Switch to Digital Personnel Files
The Kungsholmen District Council has responded to the City Executive Board regarding a referral to transition to digital personnel records, expressing a positive view on digitalization for safer and more efficient handling of personnel documents. However, council members Charlotta Schenholm (L) and Henrik Sjölander (M) emphasized the importance of a careful and deliberate project implementation, learning from past digitalization efforts to avoid new issues and ensure user-friendliness and legal certainty.
This item has been updated with information from the minutes of the 2026-04-23 meeting.
From the original document
§ 16
Övergång till digital personalakt
Svar på remiss från kommunstyrelsen
KUNG 2026/92
Beslut
Kungsholmens stadsdelsnämnd överlämnar stadsdelsförvaltningens
tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som svar på remissen.
Sammanfattning av ärendet
Kungsholmens stadsdelsnämnd har fått remissen Övergång till
digital personalakt från kommunstyrelsen och ombeds göra ett
yttrande.
I Stockholms stads anvisningar för hantering och förvaring av
personalhandlingar beskrivs hur stadens förvaltningar ska hantera
personalhandlingar. Kungsholmens stadsdelsförvaltnings
personalakter förvaras analogt i arkivskåp på förvaltningen.
Hanteringen av personalakter såsom insortering, gallring, och
arkivering är ett omfattande administrativt arbete och övergång till
digitala personalakter skulle kunna innebära ett mer effektivt, säkert
och kvalitativt sätt att hantera personalhandlingar.
Kungsholmens stadsdelsförvaltning menar att en digitalisering av
personalakterna minskar flera risker som finns i den nuvarande
analoga förvaringen, vad gäller t.ex förflyttning av handlingar,
spårbarhet och tillgänglighet. Det är viktigt att det system som
används för ändamålet är användarvänligt och säkert samt att
projektet hålls ihop centralt för säkerställa att stadens förvaltningar
ska kunna fortsätta ha en enhetlig informationshantering med
standardiserade arbetsprocesser.
Särskilt uttalande
Charlotta Schenholm (L) och Henrik Sjölander m.fl. (M) anmälde
ett särskilt uttalande enligt följande:
Stockholmsliberalerna och Moderaterna ser i grunden positivt på en
övergång till digital personalakt. En väl genomförd digitalisering
kan bidra till bättre tillgänglighet, ökad rättssäkerhet och mer
effektiva arbetssätt i stadens verksamheter.
Samtidigt är det avgörande att ett sådant arbete genomförs med stor
noggrannhet. Erfarenheter från tidigare digitaliseringsprojekt i
staden visar att införanden som inte är tillräckligt förberedda
Sida 29 (47)
Kungsholmens stadsdelsnämnd
Protokoll nr 5/2026
2026-04-23
riskerar att skapa nya problem i stället för att lösa befintliga. Det
gäller inte minst frågor om användbarhet, rättssäker hantering av
uppgifter och hur systemen fungerar i den dagliga verksamheten.
Det är därför viktigt att dra lärdom av stadens egna erfarenheter. Ett
tydligt exempel är Överförmyndarnämndens arbete med
digitalisering, där det visat sig att införandet kräver omfattande
förberedelser, tydlig struktur och ett långsiktigt genomförande för
att fungera väl. Inblandade tekniska konsulter behöver också ha god
insikt i verksamhetens mycket speciella karaktär och känslighet.
Den typen av förändringar är komplexa och påverkar både
arbetssätt och ansvarsfördelning i verksamheten.
En övergång till digital personalakt innebär inte enbart ett
teknikskifte, utan en förändring av hur information hanteras,
dokumenteras och används i organisationen. Det ställer krav på
tydliga processer, utbildning, stöd till verksamheterna och en
genomtänkt implementering.
Mot denna bakgrund är det viktigt att arbetet inte drivs fram i för
högt tempo. För att uppnå de positiva effekter som eftersträvas
krävs en stegvis och välplanerad övergång där verksamheternas
behov och erfarenheter tas tillvara.
Det är först då en digitalisering kan bidra till verklig förbättring i
stadens arbete och inte riskera att skapa nya brister i hanteringen.
Handlingar i ärendet
• KUNG 2026/92-2 Tjänsteutlåtande daterat 260402 Övergång
till digital personalakt
• KUNG 2026/92-1.1 (Godkänd - R 1) KS 2026/153
Tjänsteutlåtande - Övergång till digital personalakt
Sida 30 (47)
Kungsholmens stadsdelsnämnd
Protokoll nr 5/2026
2026-04-23
The original document is available at
meetingspublic.stockholm.se.