Switch to Digital Personnel Files

§ 13 Remiss övergång till digital personalakt Svar på remiss från Kommunstyrelsen Dnr KS 2026/153 HV 2026/208 Beslut 1. Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd godkänner förvaltningens yttrande över remissen och överlämnar det till kommunstyrelsen. 2. Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd beslutar att ärendet justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Stadsledningskontoret har utrett möjligheterna att gå över från pappersbaserade till digitala personalakter. Utredningen har identifierat flera fördelar med en digital personalakt, såsom: • Effektiv och smidig hantering av dokument • Uppdaterade och sökbara personalakter • Säker tillgång till akterna och överlämning av information • Enhetlig och säker informationshantering Stadsledningskontoret föreslår att staden ska gå över till digitala personalakter. Detta förväntas leda till en förbättrad och enhetlig informationshantering för chefer och medarbetare, samt en säkrare hantering av personalhandlingar för alla medarbetare. Förvaltningen ställer sig positiv till en övergången till digital personalakt då det är ett viktigt steg för att förbättra kvaliteten och förenkla processen kring hantering av personalakter. Förslag till beslut Ordförande Lisa Carlsson (S) föreslår att nämnden ska besluta i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutsgång Nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Särskilt uttalande Ledamot Aras Amin (M), ledamot Busra Lina Kocaturk (M) och tjänstgörande ersättare Ann-Margrete Nilsson (M) lämnar följande särskilt uttalande: "Vi ställer oss i grunden positiva till en övergång till digital personalakt. Det har potential att bidra till bättre tillgänglighet, ökad rättssäkerhet och mer effektiva arbetssätt i stadens verksamheter. Sida 20 (43) Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Protokoll nr 5/2026 2026-04-23 Samtidigt är det av yttersta vikt att ett sådant arbete genomförs med stor noggrannhet och med säkerheten i första rummet. Sveriges regering och Nationellt Cybersäkerhetscenter (NCSC) har varnat för ett nytt och mer aggressivt tillvägagångssätt från främmande makt, särskilt Ryssland. Hotbilden har förflyttats från tidigare överbelastningsattacker till direkta försök att förstöra vitala system samt återkommande försök till stöld av kritisk data. I frågan om digitalisering av personalakter i Stockholms stad kan vi konstatera att incidenter med datastöld redan har inträffat. Detta gör att vi ser extra allvarligt på att säkerheten – både tekniskt och behörighetsmässigt – måste hålla absolut högsta klass. Dessutom visar erfarenheter från tidigare digitaliseringsprojekt i staden att införanden som inte är tillräckligt förberedda riskerar att skapa nya problem istället för att lösa befintliga. Ett tydligt exempel är Överförmyndarnämndens arbete med digitalisering, där det framkommit att ett lyckat införande kräver omfattande förberedelser, en tydlig struktur och ett långsiktigt genomförande. En övergång till digital personalakt är inte enbart ett teknikskifte, utan en fundamental förändring av hur information hanteras, dokumenteras och används i organisationen. En övergång av denna storlek ställer stora krav på tydliga processer, utbildning och stöd till verksamheterna. Arbetet får inte drivas fram i för högt tempo. För att uppnå de positiva effekter som eftersträvas krävs en stegvis och välplanerad övergång där verksamheternas behov och erfarenheter tas tillvara. Det är först när dessa grundläggande förutsättningar är på plats som en digitalisering kan bidra till en verklig och varaktig förbättring i stadens arbete, utan att riskera att skapa nya brister i hanteringen av känslig information." Särskilt uttalande Ledamot Fatima Nur (L) lämnar följande särskilt uttalande: "Stockholmsliberalerna ser i grunden positivt på en övergång till digital personalakt. En väl genomförd digitalisering kan bidra till bättre tillgänglighet, ökad rättssäkerhet och mer effektiva arbetssätt i stadens verksamheter. Samtidigt är det avgörande att ett sådant arbete genomförs med stor noggrannhet. Erfarenheter från tidigare digitaliseringsprojekt i staden visar att införanden som inte är tillräckligt förberedda riskerar att skapa nya problem i stället för att lösa befintliga. Det gäller inte minst frågor om användbarhet, rättssäker hantering av uppgifter och hur systemen fungerar i den dagliga verksamheten. Sida 21 (43) Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Protokoll nr 5/2026 2026-04-23 Det är därför viktigt att dra lärdom av stadens egna erfarenheter. Ett tydligt exempel är Överförmyndarnämndens arbete med digitalisering, där det visat sig att införandet kräver omfattande förberedelser, tydlig struktur och ett långsiktigt genomförande för att fungera väl. Inblandade tekniska konsulter behöver också ha god insikt i verksamhetens mycket speciella karaktär och känslighet. Den typen av förändringar är komplexa och påverkar både arbetssätt och ansvarsfördelning i verksamheten. En övergång till digital personalakt innebär inte enbart ett teknikskifte, utan en förändring av hur information hanteras, dokumenteras och används i organisationen. Det ställer krav på tydliga processer, utbildning, stöd till verksamheterna och en genomtänkt implementering. Mot denna bakgrund är det viktigt att arbetet inte drivs fram i för högt tempo. För att uppnå de positiva effekter som eftersträvas krävs en stegvis och välplanerad övergång där verksamheternas behov och erfarenheter tas tillvara. Det är först då en digitalisering kan bidra till verklig förbättring i stadens arbete och inte riskera att skapa nya brister i hanteringen." Handlingar i ärendet • HV 2026/208-2 Svar på remiss Övergång till digital personalakt • HV 2026/208-1.1 Tjänsteutlåtande - Övergång till digital personalakt Sida 22 (43) Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Protokoll nr 5/2026 2026-04-23