Cemetery Committee Audit Response: Improving Finances and Operations

[Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden, RVK 2026/15.pdf] Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Rapport från stadsrevisionen Dnr: RVK 2026/15 Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Dnr: RVK 2026/15 Stadsrevisionen i Stockholms stad är kommunfullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs av stadens nämnder och bolag. I årsrapporter för nämnder och bolag sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar. På stadens webbplats, start.stockholm/revision, finns revisionsrapporter publicerade. För att prenumerera på stadsrevisionens informationsbrev, uppge e-postadress till revision.rvk@stockholm.se. Stadsrevisionen Hantverkargatan 3d 105 35 Stockholm Växel: 08-508 29 000 revision.rvk@stockholm.se start.stockholm/revision Stadsrevisionen Dnr: RVK 2026/15 2026-03-25 Revisorsgrupp 2 Till Kyrkogårdsnämnden Årsrapport 2025 Revisorerna i revisorsgrupp 2 har avslutat revisionen för kyrkogårdsnämndens verksamhet under 2025. Nämndens arbete med intern kontroll har utvecklats i jämförelse med föregående år, men det finns fortfarande områden som behöver stärkas. Avvikelser finns bland annat avseende fastighetsunderhåll och det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Väsentliga rekommendationer återstår även att åtgärda avseende styrning av investeringar samt upphandling och avtalsförvaltning. Revisorerna har den 25 mars 2026 behandlat bifogad årsrapport och överlämnar den till kyrkogårdsnämnden för yttrande. Beslutat yttrande och justerat protokollsutdrag ska ha inkommit till revision.rvk@stockholm.se senast den 26 juni 2026. Av yttrandet bör det framgå vilka åtgärder som nämnden avser att vidta gällande revisionens rekommendationer. På uppdrag av revisorerna i revisorsgrupp 2. M ia Sydow Mölleby Ordförande Anna Nording Sekreterare Sammanfattning Kommunallagen anger att revisionen årligen ska pröva om verksamheten bedrivits på ett i huvudsak ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna styrning och kontroll varit tillräcklig. Verksamhet och ekonomi Utifrån genomförd granskning bedöms kyrkogårdsnämnden i huvudsak ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen är oförändrad jämfört med föregående år. Nämnden har i huvudsak uppfyllt kommunfullmäktiges mål och reglemente samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämndens ekonomiska utfall är i linje med fullmäktiges budget. Kyrkogårdsnämndens utfall för investeringsverksamheten är 42 mnkr (23 procent) lägre än fullmäktiges investeringsram. Avvikelsen beror främst på att investeringsmedel för renoveringen av Skogskrematoriet inte har förbrukats då projektet har förskjutits i tid på grund av upptäckt av asbest. Vidare har nämnden beslutat att projektet om en ny bisättningslokal vid Skogskyrkogården inte ska genomföras då behov saknas. Intern styrning och kontroll Kyrkogårdsnämndens interna styrning och kontroll bedöms, likt föregående år, ha varit delvis tillräcklig. Nämndens arbete med internkontroll har utvecklats något i jäm- förelse med föregående år, men det finns fortfarande områden som behöver stärkas. Årets granskningar visar bland annat att det finns vissa brister i det förebyggande arbete mot oegentligheter och underhåll av nämndens fastigheter. Även stadsarkivets inspektion visar på avvikelser i nämndens hantering av allmänna handlingar. Uppföljning av rekommendationer visar att det fortsatt finns avvikelser i nämndens interna kontroll avseende styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtals- förvaltning. Innehåll 1. Årets granskning ........................................................................... 1 2. Verksamhet och ekonomi ............................................................. 2 2.1 Verksamhetsmässigt resultat ........................................................... 2 2.1.1 Fullmäktiges inriktningsmål för välfärd ....................................... 2 2.1.2 Fullmäktiges inriktningsmål för miljö och klimat .......................... 3 2.1.3 Fullmäktiges inriktningsmål för ekonomi, jobb och bostäder ...... 4 2.2 Ekonomiskt resultat .......................................................................... 6 2.2.1 Driftverksamhet ........................................................................... 6 2.2.2 Investeringsverksamhet .............................................................. 7 3. Intern styrning och kontroll .......................................................... 8 3.1 Organisation och ansvarsfördelning ................................................ 8 3.2 Riskanalys och internkontrollplan .................................................... 9 3.3 Riktlinjer och rutiner för systematisk uppföljning............................ 10 3.3.1 Verksamhets-, ekonomi- och investeringsstyrning ................... 11 4. Fördjupade granskningar ............................................................ 12 4.1 Underhåll av fastigheter ................................................................. 12 4.2 Förebyggande arbete mot oegentligheter ...................................... 12 4.3 Styrning, kontroll och uppföljning av investeringar ........................ 14 4.4 Hantering av maskiner och inventarier .......................................... 16 4.5 Hantering av betalkort (First Card) ................................................ 17 4.6 Löneprocessen .............................................................................. 17 5. Uppföljning av tidigare års granskning ..................................... 18 Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer ........................ 19 Bilaga 2 Bedömningskriterier ............................................................... 22 Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 1 (22) 1. Årets granskning Enligt kommunallagen ska revisorerna årligen pröva om verksamheten sköts på ett i huvudsak ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. I denna rapport redovisas resultat och bedömningar utifrån revisionsårets granskningar. En uppföljning av hur nämnden har åtgärdat rekommendationer i tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 1. Revisionen har utförts enligt kommunallagen, andra tillämpliga lagar, reglementet för stadsrevisionen, god revisionssed i kommunal verksamhet och utifrån nämndens reglemente. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupp 1. Gransk- ningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning av nämndens verksamhet. I granskningen har revisorerna biträtts av stadens revisionskontor. Kriterier för bedömning redovisas i bilaga 2. Revisorerna träffade våren 2025 nämndens presidium för genom- gång av 2024 års granskning och avstämning inför 2025. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningsledningen. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 2 (22) 2. Verksamhet och ekonomi I detta avsnitt redovisas revisionskontorets grund för bedömning av kyrkogårdsnämndens ändamålsenlighet avseende verksamhet och ekonomi. Genomförda granskningar redovisas mer ingående i avsnitt 4. 2.1 Verksamhetsmässigt resultat Nämnden bedöms i huvudsak ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Två av fullmäktiges tre inriktningsmål uppfylls enligt nämnden. Nämnden bedömer att inriktningsmålet ”Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder till en rättvis klimatomställning” uppfylls delvis. Bedömningen grundas främst på att nämndens transporter har ökat till följd av renoveringen av Skogskrematoriet samt att målet för köpt energi inte uppfylls vilket framgår nedan. Revisions- kontoret konstaterar dock att detta inte ligger inom nämnden kärnverksamhet. Nämnden bedömer vidare att samtliga fullmäktiges verksamhets- områdesmål som rör nämnden har uppfyllts. Vidare uppfyller nämnden reglementet. Av nämndens reglemente och kommunfullmäktiges budget framgår att nämnden är huvudman för begravningsverksamheten i Stock- holms stad och ansvarar för förvaltning av begravningsplatser. Då endast ett fåtal av kommunfullmäktiges verksamhetsområdesmål omfattar nämndens kärnverksamhet har nämnden därför fastställt egna nämndmål för samtliga av dessa. Till vissa nämndmål har indikatorer tagits fram. Revisionskontoret bedömer att den samlade rapporteringen ger rimliga förutsättningar för att bedöma uppfyllelsen av mål och reglemente. Den samlade rapporteringen beskriver i huvudsak vilka åtgärder som nämnden planerar att vidta för de mål som inte uppfyllts. Nedan analyseras kortfattat de mål som berör nämndens kärnverk- samhet. 2.1.1 Fullmäktiges inriktningsmål för välfärd Kommunfullmäktiges första inriktningsmål är ”Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden”. Nämnden omfattas av inriktningsmålet genom den aktivitet som innebär att nämnden ska bidra till en långsiktig implementering av Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 3 (22) den nationella världsarvsstrategin för Skogskyrkogården. Den nationella strategin är Sveriges gemensamma riktlinjer för hur landets världsarv ska bevaras och utvecklas på ett hållbart sätt. Därutöver har nämnden tagit fram egna mål och indikatorer med koppling till sin kärnverksamhet. En del i arbetet med att implementera strategin har varit projektet ”Hållbara besök i Världsarvet Skogskyrkogården” vilket slutfördes 2025. Inom ramen för strategin har nämnden tillsammans med Stockholms stadsmuseum tagit fram ett kalendarium för aktiviteter och kommunikation för att belysa världskulturarvet Skogskyrko- gården som besöksmål. Världsarvsstrategin sträcker sig fram till 2030, varför arbetet kommer att fortgå kommande år. Enligt nämndens redovisning bidrar den också till fullmäktiges mål genom att erbjuda begravningsceremonier enligt olika trosinrikt- ningar och borgerliga förrättningar. Den nya begravningsplatsen på Järvafältet har bidragit till fler kistgravar. För att möta behovet av askgravlundar har nya sådana anlagts på Skogskyrkogården och Galärvarvskyrkogården. Den befintliga minneslunden på Bromma kyrkogård har byggts ut för att möta det ökade behovet. Nämnden bidrar även till målet genom sitt arbete med tillgänglig- hetsanpassningar av begravningsplatser och ceremonilokaler. Arbetet sker i samverkan med nämndens råd för funktionshinder- frågor och utgår bland annat från fullmäktiges program för tillgänglighet och delaktighet. Vidare genomförs insatser på begravningsplatserna för att förbättra tillgängligheten, bland annat genom enhetlig skyltning, bättre framkomlighet och anpassad belysning. Nämnden bedömer att inriktningsmålet uppfylls helt. I jämförelse med föregående år är utfallet för 2025 därmed oförändrat. Revisionskontoret delar nämndens bedömning. 2.1.2 Fullmäktiges inriktningsmål för miljö och klimat Kommunfullmäktiges andra inriktningsmål är ”Ett grönt och fossil- fritt Stockholm som leder till en rättvis klimatomställning”. Inrikt- ningsmålet omfattar ett verksamhetsområdesmål och tre indikatorer för nämnden. Nämnden ska, enligt kommunfullmäktiges budget, säkerställa håll- bara och välskötta begravningsplatser samt värna kultur- och natur- värden. Vidare ska nämnden stärka den biologiska mångfalden, minska bevattnings- och energibehovet samt successivt fasa ut fossila bränslen i fordon och maskiner för att möjliggöra fossilfri drift. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 4 (22) Nämnden har under året fortsatt arbetet med att stärka den biolog- iska mångfalden genom att placera ut bikupor på begravnings- platserna och anlägga perenna rabatter som gynnar pollinatörer samt bidrar till att minska vattenförbrukningen. För att ytterligare minska vattenförbrukningen samlas regn- och dräneringsvatten upp för bevattning. På Järva begravningsplats har exempelvis inget bevattningssystem anlagts av miljöskäl. Detta har bidragit till att vattenförbrukningen har minskat med cirka 30 procent jämfört med föregående år. För att energieffektivisera verksamheten har nämnden under 2025 utrett möjligheterna att förse fler byggnader med solceller. Vidare har arbetet fortsatt under året med att se över och om möjligt ersätta direktverkande elvärme med energisnålare uppvärmningslösningar, förbättra styrningen av elektriska system och byta ut belysnings- armaturer. Dock uppfylls fullmäktiges indikator avseende köpt energi endast delvis. Av nämndens redovisning framgår att användningen av eldrivna verktyg, maskiner och fordon medför en ökad elförbrukning. Nämnden bedömer att inriktningsmålet uppfylls delvis. Bedöm- ningen grundas främst på att verksamhetsområdesmålet uppfylls delvis då nämndens transporter har ökat tills följd av renoveringen av Skogskrematoriet samt att målet för köpt energi inte uppfylls. I jämförelse med föregående år är utfallet för 2025 därmed en försämring. Revisionskontoret delar nämnden bedömning. 2.1.3 Fullmäktiges inriktningsmål för ekonomi, jobb och bostäder Kommunfullmäktiges tredje inriktningsmål är ”Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla”. Nämnden ska, enligt kommunfullmäktiges budget, bland annat bidra till en kostnadseffektiv verksamhet och en låg begravnings- avgift. Vidare ska nämnden arbeta för att utveckla investerings- verksamheten genom att bland annat stärka styrningen av invester- ingsprojekt, förbättra prognossäkerheten och förstärka underhållet av begravningsplatserna. Nämnden ska även delta i arbetet för civil beredskap. Kommunfullmäktige har fastställt fyra verksamhetsområdesmål under inriktningsmålet som omfattar nämndens kärnverksamhet. Nämnden bedömer att tre av fyra verksamhetsområdesmål har uppfyllts helt och ett delvis. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 5 (22) Av nämndens redovisning framgår att de bidrar till målet genom sitt arbete med att säkerställa verksamhetens kontinuitet vid oönskade händelser. För att bland annat säkerställa bemanningen vid höjd beredskap och krig har en kontinuitetsplan tagits fram och håller på att implementeras i organisationen. Förvaltningen har även deltagit i den sektorsövergripande risk- och sårbarhetsanalysen samt fortsatt arbetet med att öka säkerheten och tryggheten på begravnings- platserna, bland annat genom förbättrad belysning och tillträdes- begränsningar för motorfordon. Det verksamhetsområdesmål som uppfylls delvis är ”Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb”. Nämndens bedömning grundar sig på att indikatorn som mäter resultatet från medarbetarundersökningen, aktivt medskapandeindex (AMI) och sjukfrånvaro inte uppfylls. Utfallet för AMI ligger nära målet för indikatorn, utfall 82 jämfört med årsmål 84. En positiv utveckling kan ses då AMI och samtliga underliggande index har ökat jämfört med föregående år. Nämnden har informerats om enkätresultaten och de områden där förvaltningen behöver utveckla sitt arbete. Årsmålen för sjukfrånvaron uppfylls inte och har ökat jämfört med föregående år. Nämnden förklarar utvecklingen med att merparten av förvaltningens medarbetare saknar möjlighet till distansarbete och därför i högre grad behöver vara hemma vid sjukdom. En fördjupad analys planeras i början av 2026 och en åtgärdsplan ska tas fram utifrån resultatet. Utfallet för indikatorn ”Andel prioriterade avtal där uppföljning genomförts” uppgår till 100 procent och uppfylls därmed. Av nämn- dens tolv avtal som överstiger direktupphandlingsgränsen har två prioriterats för uppföljning, vilka avser nämndens större entrepre- nadavtal. Uppföljningen sker framförallt genom dokumenterade byggmöten. Nämnden bedömer att inriktningsmålet uppfylls. I jämförelse med föregående år är utfallet för 2025 därmed oförändrat. Revisions- kontoret delar nämndens bedömning. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 6 (22) 2.2 Ekonomiskt resultat Nämnden bedöms i huvudsak ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden har dock endast delvis beskrivit och analyserat avvikelserna mot budget på ett tillfredsställande sätt. 2.2.1 Driftverksamhet Nämnden redovisar följande utfall och avvikelser för år 2025: Driftverksamhet (mnkr) Budget inkl. justeringar 2025 Utfall inkl. justeringar 2025 Avvikelse 2025 Avvikelse 2025, % Avvikelse 2024, % Intäkter 35 44 9 26 % 17 % Kostnader -331 -331 0 0 % -3 % Verksamhetens nettokostnader -296 -287 9 3 % 1 % Nämndens ekonomiska utfall avviker med 9 mnkr i förhållande till fullmäktiges budget. Avvikelsen är 3 procent mot budget. Revisionskontoret konstaterar att nämndens ekonomiska utfall ligger i linje med kommunfullmäktiges budget. Under året har nämnden beviljats en omslutningsförändring om 1 mnkr avseende ökade intäkter och kostnader för avtalskremationer. Omslutnings- förändringen är därmed resultatneutralt. Intäkterna uppgår till 44 mnkr, vilket är 9 mnkr (27 procent) högre än budget. De ökade intäkterna är bland annat hänförliga till att efterfrågan på avtalskremeringar (2 mnkr) och skötsel av gravar (1 mnkr) blivit högre än vad som planerats samt i kombination med avgiftshöjningar. Vidare har en återbetalning av koldioxidskatt om drygt 2 mnkr positiv påverkat utfallet för intäkterna. Intäkterna påverkas även av att uttag ur nämndens begravningsfond gjorts med 2 mnkr. Kostnaderna uppgår till 331 mnkr, vilket är i nivå med budget. Jämfört med 2024 har intäkterna ökat med 3 mnkr (7 procent), vilket främst beror på återbetalning av koldioxidskatt samt försälj- ning av maskiner. Kostnaderna har ökat med 25 mnkr (8 procent), vilket kan hänföras till prisökningar för vatten och avlopp samt ökade kostnader för huvudverksamhet och transporter kopplade till ombyggnaden av Skogskrematoriet. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 7 (22) 2.2.2 Investeringsverksamhet Investeringsverksamhet (mnkr) Budget inkl. justeringar 2025 Utfall inkl. justeringar 2025 Budget avvikelse 2025 Budget avvikelse 2024 Nettoutgifter -181 -139 42 (23 %) 14 (11 %) Varav ansökta och beviljade justeringar -5 -5 - - Nämndens utfall för investeringsverksamheten avviker med 42 mnkr (23 procent) i förhållande till kommunfullmäktiges netto- budget om 181 mnkr. Enligt nämndens rapportering beror avvikelsen främst på att investeringsmedel för projekten renovering av Skogskrematoriet (13 mnkr), ny bisättningslokal vid skogskyrkogården (25 mnkr) samt reservkraftsanläggning (11 mnkr) inte har förbrukats. Projektet gällande säkerhet redovisar ett underskott (-10 mnkr). Renoveringen av Skogskrematoriet har förskjutits i tid, dels på grund av att arbeten inte påbörjats i den takt som planerats och dels på upptäckt av asbest, vilken behöver saneras innan renoveringen kan fortsätta. Trots förskjutning i tid bedömer nämnden att projektet kommer rymmas inom beslutad budget samt färdigställas i tid. Nämnden har ett budgetuppdrag från 2019 att bygga en ceremoni- lokal vid Strandkyrkogården. Nämnden har under året tagit beslut om att projektet ska avslutas då det inte längre bedöms finnas något behov av en sådan lokal. Nämnden har inte erhållit någon budget för 2025 för ceremonilokalen, dock finns förgäveskostnader om 3mnkr vilka har belastat årets investeringsbudget. Även projektet ny bisättningslokal avslutas då förvaltning gjort bedömningen att behov saknas. Gällande reservkraftsanläggningen kommer den att leasas i stället för anskaffas, vilket har medfört att investeringsmedlen inte förbrukats. Avvikelsen som redovisas för projektet säkerhet är en följd av att projektet slutförts tidigare än planerat, vilket har medfört att merparten av investeringsutgifterna belastat årets investeringsbudget. Nämnden har i samband med verksamhetsberättelsen ansökt om en justering av investeringsbudgeten om 4,8 mnkr för ej aktiverbara utgifter. Justeringen hänförs främst till renoveringen av Skogs- krematoriet. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 8 (22) 3. Intern styrning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets grund för bedömning av nämndens interna styrning och kontroll. Genomförda granskningar redovisas mer ingående i avsnitt 4. Den samlade bedömningen är att nämndens interna styrning och kontroll av verksamheten har varit delvis tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att årets granskningar bland annat visar att det finns vissa brister i nämndens förebyggande arbete mot oegentligheter samt underhåll av nämndens fastigheter. Även stadsarkivets inspek- tion visar att nämnden inte helt uppfyller kraven i hantering av allmänna handlingar. Nämndens arbete med interkontroll har utvecklats något i jämförelse med föregående år, men det finns fortfarande områden som behöver utvecklas och stärkas. Uppföljning av rekommendationer visar att det fortsatt finns avvik- elser i nämndens interna kontroll avseende styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtalsförvalt- ning. 3.1 Organisation och ansvarsfördelning Nämnden har i huvudsak en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter för att stödja verksamheten och förhindra avsiktliga samt oavsiktliga fel. Arbetet med den interna kontrollen är en integrerad del av styrning och uppföljning. Nämndens årliga uppföljning av den interna kontrollen visar huvud- sakligen på tillräcklig intern kontroll gällande bland annat hantering och utlämning av aska, förebyggande arbete mot oegentligheter, investeringar och upphandlingar. Revisionskontorets granskningar av nämndens interna kontroll avseende hantering av inventarier, hantering av betalkort samt löneprocessen har genomförts utan att väsentliga avvikelser noterats. Se vidare avsnitt 4.4 och 4.5. Förvaltningen har fortsatt arbetet som inleddes 2024 med att se över och utveckla organisation och arbetssätt. Under året har förbered- elser gjorts inför den omorganisation som genomfördes vid års- skiftet 2025/2026, där avdelningar har renodlats utifrån ansvar och funktion. Vidare har enheter delats upp och fler enhetschefer anställs, detta för att minska antalet medarbetare per chef. Arbetet med omorganisationen fortsätter under 2026 och beräknas vara helt slutfört vid halvårsskiftet. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 9 (22) 3.2 Riskanalys och internkontrollplan Nämnden genomför årliga analyser som huvudsakligen fångar upp väsentliga risker och hur de ska hanteras för att verksamhetens mål ska uppfyllas. Exempelvis gällande inköp och avtalsuppföljning, otillåten påverkan och välfärdsbrott samt informationssäkerhet. Även risker inom nämndens kärnverksamhet har identifierats, såsom risken för att gravskötsel inte genomförs enligt beställning eller att kremering och handhavande sker på ett icke etiskt godtagbart sätt. Nämnden har i sin internkontrollplan fastställt vilka åtgärder som ska hantera prioriterade risker. Kontroller enligt den interna kontrollplanen följs upp systematiskt och fortlöpande. Av nämndens redovisning framgår att inga avvikelser har noterats samt att nämnden bedömer att den interna kontrollen varit tillräcklig. Revisionskontorets granskning visar att nämndens risk- och väsentlighetsanalys för verksamhetsåret 2025 har genomförts på en organisatoriskt övergripande nivå, vilket kan medföra att risker i de olika verksamheterna inte identifieras och omhändertas i tillräcklig utsträckning. Detta var även en iakttagelse som gjordes i revisions- kontorets granskning av förebyggande arbete mot oegentligheter. Inför verksamhetsplan 2026 uppges att arbetssättet har förändrats och arbetet med att ta fram väsentlighet- och riskanalys sker på avdelnings- och enhetsnivå. Framtagandet av interkontrollplanen sker på övergripande nivå. I jämförelse med föregående år har dock riskanalysen och intern- kontrollplanen i övrigt utvecklats. Exempelvis finns kontroll- aktiviteter framtagna för merparten av de systematiska kontrollerna, vilket tidigare saknades. Det saknas dock i flera fall en beskrivning av vad kontrollaktiviteterna ska omfatta och hur de ska genomföras. Motsvarande gäller även de systematiska kontrollerna. I nämndens uppföljning av internkontrollplanen framgår i de flesta fall inte resultatet av genomförda kontrollaktiviteter utan endast att det inte är någon avvikelse. Detta försvårar möjligheten att bedöma om kontrollerna genomförts på ett tillräckligt sätt. Vidare begränsar det nämndens förutsättningar att följa upp risker, vidta nödvändiga åtgärder och säkerställa att internkontrollen fungerar som avsett. De stickprovskontroller som revisionskontoret genomfört av nämndens internkontrollplan har omfattat investeringar och upp- handling. Det beskrivs hur kontrollaktiviteten genomförts, men det saknas dokumentation av vad som kontrollerats och vad kontrollen visade. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 10 (22) 3.3 Riktlinjer och rutiner för systematisk uppföljning Revisionskontoret bedömer att nämndens rapportering delvis ger en aktuell, rättvisande och tillförlitlig information om verksamhet och ekonomi. Förbättringsområden konstateras till exempel i revisionskontorets granskning av det förebyggande arbete mot oegentligheter. Gransk- ningen visar att det finns rutiner och riktlinjer, men att dessa be- höver bli kända och implementeras i organisationen. Det behöver också säkerställas att det finns underlag och att dessa är fullständiga vid utbetalning av stöd till församlingar. Gällande nämndens underhåll av fastigheter behöver bland annat systematiken i inventering och dokumentation av fastigheternas underhållsbehov utvecklas. Se vidare avsnitt 4.3. Enligt uppdrag i kommunfullmäktiges budget har nämnden under ett antal år arbetat med att återta skötseln vid begravningsplatserna i egen regi. Återtagandet sker i samband med att avtalet med entre- prenören löper de. Vid de begravningsplatser där avtal fortfarande finns med entreprenörer för skötsel sker uppföljning löpande vid så kallade byggmöten. Revisionskontorets uppföljning av tidigare lämnad rekommendation avseende upphandling och avtalsförvaltning visar att nämnden vid- tagit åtgärder för att utveckla den interna kontrollen inom området. Exempelvis har utbildningar i upphandling och projektstyrning genomförts. Vidare har rutiner samt policydokument återkommande kommunicerats muntligen och via årliga utskick. Dock visar upp- följningen fortsatt på vissa avvikelser inom inköpsorganisationen. Stickprovskontroller visar att avtalsuppföljningar ofta saknas eller är bristfälligt dokumenterade samt att lagen om offentlig upphand- ling (LOU) har frångåtts vid minst två tillfällen. Stadsarkivet har genomfört en inspektion av nämndens hantering av allmänna handlingar. Inspektionsrapporten beskriver att förvalt- ningen har kunskap om allmänna handlingar, men pekar även på ett antal avvikelser och förelägganden. Hanteringsanvisning, arkiv- beskrivning och bevarandeförteckning behöver uppdateras och kompletteras med saknad information. Dessutom saknas en lång- siktig strategi för hur den digitala informationen ska hanteras. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 11 (22) 3.3.1 Verksamhets-, ekonomi- och investeringsstyrning Nämndens verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat är i linje med fullmäktiges budget, se vidare avsnitt 2.1 och 2.2. Dock visar revisionskontorets granskning av underhåll av fastigheter att nämnden inte säkerställer att underhåll genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att säkerställa att fastigheternas funktion bibe- hålls. Nämnden saknar en fullständig och sammanställd information om fastigheternas status och underhållsbehov. Vidare saknas en kvantifiering och redogörelse för hur det samlade underhållsbehovet ska hanteras i den framtida planeringen. Granskningen visar även att nämnden behöver utveckla systematiken i inventering och dokumentation av fastigheternas underhållsbehov. Det finns dock en medvetenhet om ovanstående brister, och ett utvecklingsarbete har påbörjats främst vad gäller införande av systemstöd och inventering av fastigheternas status och underhållsbehov. Se vidare avsnitt 4.1. Förbättringsområden har även konstaterats i revisionskontorets uppföljande granskning av styrning av investeringar. Granskningen visar bland annat att beslutsunderlagen avseende investerings- budgeten behöver bli tydligare samt att återrapporteringen i tertialrapporter och verksamhetsberättelse behöver utvecklas. Vidare har förvaltningen tagit fram en långsiktig investeringsplan som omfattar sex år. Det noteras dock att planen inte varit föremål för behandling av nämnden, se vidare avsnitt 4.3. Nämndens utfall avseende investeringsverksamheten avviker från den prognos som redovisades vid tertialrapport 2. Avvikelsen upp- går till 10 procent och beror på att renoveringen av Skogskrema- toriet förskjutits i tid på grund av upptäckt av asbestförekomst i byggnaden. Föregående år uppmärksammades att nämnden, utöver information om större investeringsprojekt, inte erhöll någon skriftlig rapport- ering om nämndens övriga verksamhet och ekonomi annat än vid tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Av nämndhandlingar framgår att nämnden under 2025 fått löpande information om verk- samhet och ekonomi i form av månadsrapporter. Liksom föregå- ende år lämnas även information vid varje nämndsammanträde om framdrift och ekonomi i nämndens större investeringsprojekt. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 12 (22) 4. Fördjupade granskningar Nedan redovisas de fördjupade granskningar som berört nämnden under året. 4.1 Underhåll av fastigheter En granskning har genomförts med syfte att bedöma om Stockholm Skolfastigheter AB (SISAB), Micasa fastigheter i Stockholm AB (Micasa), kyrkogårdsnämnden och fastighetsnämnden säkerställer att underhåll genomförs för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Den sammanfattande bedömningen är att kyrkogårdsnämnden inte säkerställer att underhåll genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att säkerställa att fastigheternas funktion bibehålls. För att stärka arbetet behöver bland annat systematiken i inventering och dokumentation av fastigheternas underhållsbehov utvecklas. Nämnden rekommenderas att: • Fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder. • Säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov. • Säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastigheter. • Säkerställa att det finns en process för att systematiskt inventera och dokumentera underhållsbehovet. För mer information om granskningen, se rapporten Underhåll av fastigheter (revisionsrapport 2025:5). Av yttrandet framgår att kyrkogårdsnämnden anser att revisorernas granskning ger en rättvis och korrekt bild av nämndens verksamhet rörande fastighetsunderhåll. Nämnden arbetar med att åtgärda de rekommendationer som lämnats. 4.2 Förebyggande arbete mot oegentligheter En granskning har genomförts med syfte att bedöma om kyrko- gårdsnämnden bedriver ett förebyggande arbete för att minska risken för oegentligheter och förtroendeskadligt agerande. Gransk- ningens fokus har varit den interna kontrollstrukturen inom granskat område, inte att upptäcka eventuella oegentligheter. Granskningen har avsett styrning och kontroll på övergripande nivå samt verifiering av hur det övergripande arbetet mot oegentligheter har implementerats längre ner i organisationen. Vidare har en enkät- undersökning riktad till anställda vid förvaltningens begravnings- Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 13 (22) platser och krematorier genomförts. Enkäten skickades till 126 medarbetare och svarsfrekvensen uppgick till 47,6 procent (60 personer). Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att nämnden del- vis bedriver ett systematiskt arbete med att förebygga oegentlig- heter och förtroendeskadligt agerande. Bedömningen grundar sig på följande iakttagelser. Nämnden tillämpar stadens riktlinjer om mutor och representation. Det finns även andra riktlinjer och rutiner som främjar kontroll- miljön såsom fakturakontroll, hantering av inventarier, kontroll av löner, handlingsprogram för hot, våld och andra oönskade händelser etc. Information om att anmäla bisyssla mejlas en gång per år till samtliga tillsvidareanställda på förvaltningen. I intervjuerna och enkätundersökning framkommer att den infor- mation som medarbetare får om oegentligheter och förtroendeskad- lig arbetet skiljer sig åt i både i omfattning och innehåll. Även om merparten av respondenterna uppger att de har fått information om mutor, jäv och representation är det också en stor del som uppger att de inte får tillräckligt med information och utbildning avseende oegentligheter och förtroendeskadligt agerande. Revisionskontoret bedömer att det är viktigt att det finns en gemensam struktur för hur medarbetare ska informeras och vad informationen ska innehålla. Det är även av vikt att information ges regelbundet. I genomförd enkätundersökning svarar majoriteteten av respondent- erna att de har kännedom om till vem de ska rapportera om de upp- täcker och/eller misstänker oegentligheter eller försök till oegentlig- heter. Merparten av respondenterna har kännedom om stadens gemensamma visselblåsarfunktion. Respondenterna upplever att förvaltningsledningens ställningstagande till oegentligheter och förtroendeskadligt agerande är tydligt uttalat. Nämndens risk- och väsentlighetsanalys genomförs på övergripande nivå och flera risker för oegentligheter och förtroendeskadlig ager- ande har identifierats. Då väsentlighets- och riskanalysen endast görs på en övergripande nivå finns det dock en risk för att väsent- liga risker för oegentligheter och förtroendeskadligt agerande i de olika verksamheterna inte identifieras och omhändertas i tillräcklig utsträckning. Revisionskontorets stickprovsgranskning har omfattat följsamhet till rutiner avseende privata utlägg, ekonomiskt stöd till försam- lingar samt transport av kistor och urnor. När det gäller utbetalning av ekonomiskt stöd till församlingar visar stickprovsgranskningen att det i fyra av åtta stickprov saknades underlag som styrker att Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 14 (22) åtgärder enligt nämndens beslut har utförts och till vilken kostnad. I övriga stickprovs noterades inte några avvikelser. Nämnden rekommenderas att: • Säkerställa att rutiner och riktlinjer för att förebygga och förhindra oegentligheter och förtroendeskadligt agerande är kända i verksamheten. • Säkerställa att väsentlighets- och riskanalysen avseende oegentligheter och förtroendeskadligt agerande fångar upp nämndens alla verksamhetsområden. • Säkerställa att det vid utbetalning av stöd till församlingar finns fullständigt underlag som styrker att beslutade åtgärder har genomförts och till vilken kostnad. 4.3 Styrning, kontroll och uppföljning av investeringar En granskning har genomförts i syfte att bedöma om kyrkogårds- nämnden säkerställer en tillräcklig styrning, kontroll och uppfölj- ning av investeringar. I det ingår en samlad uppföljning av tidigare rekommendationer. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden delvis säker- ställer en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av invester- ingar. Bedömningen grunds på att nämnden har åtgärdat flera av de rekommendationer som lämnats vid tidigare granskningar, men att det fortsatt återstår ett antal väsentliga rekommendationer att åtgärda. Granskningen visar att förvaltningen har tagit fram en långsiktig investeringsplan som omfattar sex år. Investeringsplanen fungerar som stöd vid planering och prioritering av investeringar. Däremot har den långsiktiga investeringsplanen inte varit föremål för behandling i nämnd. Rutiner, mallar och instruktioner för hur investeringsprojekt ska bedrivas utgår från stadens regelverk, men dessa har anpassats utifrån kyrkogårdsnämndens verksamhet. Nämnden har inget dedikerat projektstyrningsverktyg, men dokumentation avseende investeringsprojekt finns dels i förvaltningens lokala mappstruktur och dels i systemstöd för informationsdelning med anlitade konsulter och entreprenörer. Av förvaltningens mallar och stadens bakomliggande styrning framgår vilka beslutsunderlag som ska finnas framtagna inför beslut och genomförande av en investering. Kyrkogårdsnämnden har år 2025 ett investeringsprojekt som överstiger 50 mnkr, restaurering av Skogskrematoriet (RASK). För detta investeringsprojekt är Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 15 (22) beslutsunderlag framtagna i enlighet med regelverk. Nämndens övriga pågående investeringsprojekt är mindre till omfattning och uppgår som högst till 6 mnkr. För dessa projekt visar revisions- kontorets stickprovsgranskning att stöddokument endast används i begränsad utsträckning samt att beslutsunderlag i form av kalkyl och riskanalys saknas. Återrapporteringen av nämndens samlade investeringsverksamhet sker per tertial. Återapporteringen är på övergripande nivå och mer djupgående analyser av utfall i förhållande till budget eller avseende enskilda investeringsprojekt saknas i uppföljningen. Utöver denna rapportering delges nämnden en statusrapport för stora invester- ingsprojekt vid varje sammanträde. Statusrapporten omfattar projekt över 50 mnkr, i nuläget endast RASK. Statusrapporten omfattar redovisning av projektets nuläge, utfall i förhållande till budget, hittills godkända ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten (ÄTA) samt risker. Redovisningen av projektets risker omfattar en för- teckning över risker i projektet, inklusive beskrivning av risken och bedömt riskvärde. Däremot framgår inte vilken ekonomisk effekt risken bedöms ha på projektet om den faller ut, eller vilka åtgärder som tagits fram för att hantera risken. Uppgifter om projektets riskbuffert och utfall i förhållande till den framgår inte av rapport- eringen. Risker kopplade till nämndens investeringsprocess behandlades i väsentlighets- och riskanalysen inför verksamhetsåret 2025. Två oönskade händelser, fördyring och försening, värderas i väsentlig- hets- och riskanalysen och båda bedöms ha ett totalt riskvärde av 9. Båda de oönskade händelserna har även inkluderats i nämnden internkontrollplan för 2025. Risker kopplade till investeringar ingår också i nämndens väsentlighets- och riskanalysen och intern- kontrollplan för år 2026. Efter genomförd granskning görs bedömningen att nämnden har åtgärdat följande rekommendationer: • Stärka styrning och kontroll gällande investeringsprojekt. • Fastställa rutiner samt förvaltningsgemensamma mallar och checklistor avseende enskilda investeringsprojekt. • Säkerställa att risker kopplat till investeringsprocessen och enskilda investeringsprojekt årligen hanteras i nämndens risk- och väsentlighetsanalys. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 16 (22) Efter genomförd granskning görs bedömningen att nämnden delvis har åtgärdat följande rekommendationer: • Fastställa en långsiktig investeringsplan som omfattar längre period än aktuellt budgetår och kommande två plan år. • Säkerställa ändamålsenlig dokumentationshantering i syfte att samla samt tillgängliggöra dokumentation och öka spårbarheten. • Förtydliga beslutsunderlagen gällande vilka beräkningar som ligger till grund för investeringsbudgeten. • Utveckla återrapporteringen i tertialrapporter och verksamhetsberättelse gällande investeringar. 4.4 Hantering av maskiner och inventarier En granskning har genomförts av kyrkogårdsnämndens hantering av maskiner och inventarier i syfte att bedöma om nämnden har en tillräcklig intern styrning och kontroll utifrån gällande redovisningsregler och kommunfullmäktiges regler för ekonomisk förvaltning. Per den 31 december 2024 uppgick anskaffningsvärdet för maskiner och inventarier till 73 mnkr och bokfört värde till 22 mnkr. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden har en till- räcklig intern kontroll i hanteringen av maskiner och inven- tarier. En anläggningstillgång är en maskin eller inventarie som är avsedd för en nyttjandeperiod på mer än tre år och med ett värde som är minst ett prisbasbelopp (ca 60 tkr år 2025). Korttids- inventarier definieras som de maskiner eller inventarier som inte uppfyller villkoren för en anläggningstillgång. Det innebär att en korttidsinventarie har en kortare nyttjandeperiod än tre år och/eller har en beloppsgräns under ett prisbasbelopp. Här ingår även stöldbegärliga inventarier och konst, om villkoren för en anläggningstillgång inte är uppfyllda. Granskningen visar att nämnden har rutiner avseende hantering och redovisning av maskiner och inventarier. Rutinerna behöver dock utvecklas med information kring hantering vid försäljning av anläggningstillgångar och korttidsinventarier. Vidare framgår det av granskningen att nämnden har ett register för anlägg- ningstillgångar och korttidsinventarier samt genomför inven- tering av dessa. I genomförd stickprovskontroll återfanns samt- liga inventarier. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 17 (22) Nämnden rekommenderas att: • Säkerställa att rutiner finns för försäljning av anläggningstillgångar och korttidsinventarier. 4.5 Hantering av betalkort (First Card) Revisionskontoret har genomfört en granskning i syfte att bedöma om kyrkogårdsnämnden har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av betalkort (First Card). Kyrkogårdsnämndens inköp med betalkort uppgår till 75 tkr mellan 1 januari och 30 september 2025. Den sammanfattande bedömningen är att kyrkogårdsnämnden i huvudsak har en tillräcklig intern kontroll i sin hantering av First Card-bokningar. Granskningen har omfattat stickprovskontroll av 20 transaktioner. Stickprovsgranskningen visar att transaktionerna i huvudsak har till- räckliga underlag, är korrekt attesterade, redovisade och hanterade utifrån skattemässiga regler. Det finns kontroller för inköpsmönster, kontantuttag samt belopps- och limitgränser samt att betalkorten inte används för privata köp. 4.6 Löneprocessen Revisionskontoret har genomfört en granskning i syfte att bedöma om kyrkogårdsnämnden har en tillräcklig intern kontroll i processen för löneadministration. Den sammanfattande bedömningen är att kyrkogårdsnämnden i huvudsak säkerställt en tillräcklig intern kontroll i processen för löneadministration. Stadsledningskontorets anvisningar anger hur ofta och vilka kon- troller som ska genomföras av löner. De systematiska kontrollerna ska bland annat omfatta personalförteckning, utbetald lön, övertid, attesträtt, behörigheter, organisationsträd samt löneskulder. Gransk- ningen visar att nämnden i huvudsak har genomfört kontrollerna i enlighet med anvisningarna. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 18 (22) 5. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har resulterat i ett antal rekommendationer. Rekommendationerna redovisas i bilaga 1. Uppföljning visar att nämnden delvis har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer. Väsentliga rekommendationer som återstår att åtgärda är bland annat styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtalsförvaltning. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 19 (22) Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer Rapport Rekommendation Har åtgärder vidtagits (Ja/Delvis/Nej) Uppföljning Revisions- rapport nr 5/2025 Underhåll av fastigheter Nämnden rekommenderas att: Fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder. Säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov. Säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastigheter. Säkerställa att det finns en process för att systematiskt inventera och dokumentera underhållsbehovet Se kommentar Följs upp 2026. Årsrapport 2025 Förebyggande arbete mot oegentlig- heter Nämnden rekommenderas att: Säkerställa att det vid utbetalning av stöd till församlingar finns fullständigt underlag som styrker att beslutade åtgärder har genomförts och till vilken kostnad. Säkerställa att riskanalysarbetet fångar upp risker för oegentligheter och jäv inom enheterna i enlighet med nämndens system för intern kontroll. Säkerställa att rutiner och riktlinjer för att förebygga och förhindra oegentlig- heter och förtroendeskadligt agerande är kända i verksamheten. Säkerställa att väsentlighets- och riskanalysen avseende oegentligheter och förtroendeskadligt agerande fångar upp nämndens alla verksamhets- områden. Se kommentar Följs upp 2026 Årsrapport 2025 Hantering av maskiner och inventarier Nämnden rekommenderas att: Säkerställa att rutiner finns för försälj- ning av anläggningstillgångar och korttidsinventarier. Se kommentar Följs upp 2026 Årsrapport 2024 Löneprocessen Nämnden rekommenderas: Säkerställa att genomförda kontroller dokumenteras och att det finns spårbarhet till vem som genomfört kontrollerna och när. Ja Den uppföljande granskningen visar att det finns spårbarhet i resultatet av utförd kontroll samt information om när och av vem kontrollen har utförts. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 20 (22) Rapport Rekommendation Har åtgärder vidtagits (Ja/Delvis/Nej) Uppföljning Årsrapport 2023 Upphandling och avtalsförvaltning Nämnden rekommenderas att: Säkerställa en tillräcklig intern kontroll avseende nämndens inköpsorganisa- tion, i syfte att säkerställa ändamåls- enlig styrning och uppföljning. (Rekommendation delvis åtgärdad) Förtydliga ansvaret och systematiken avseende upphandling, exempelvis genom att ta fram gemensamma rutiner. (Rekommendation åtgärdad) Säkerställa att LOU efterlevs vad gäller att upphandla inköp som överstiger direktupphandlingsgränsen. (Rekommendation kvarstår) Säkerställa att stadens krav efterlevs i de upphandlingar som genomförs, exempelvis vad gäller antidiskriminer- ingsklausul, miljökrav och dokumen- terad plan för uppföljning. (Rekommendationen delvis åtgärdad) Säkerställa att förvaltningen internt har tillräcklig kunskap och kompetens avseende upphandling och avtals- förvaltning. (Rekommendation åtgärdad) Delvis Den uppföljande granskningen visar att nämnden har vidtagit vissa åtgärder sedan föregående uppföljning, men att den interna kontrollen inom inköpsorganisationen fortfarande inte är tillräcklig för att säkerställa effektiv styrning och uppföljning. Nämnden använder stadens mallar i Kommers och avtalsansvarig ska årligen följa upp avtal. Den uppföljande granskningen visar dock att uppföljningar ofta saknas eller är bristfälligt dokumenterade. Stickprov visar även två fall där LOU har frångåtts. Granskningen visar vidare att antidiskrimineringsklausul anges i de flesta avtal. Däremot saknas miljökrav i merparten av stickproven. Samtliga ingenjörer har genomgått utbildningar i upphandling och projektstyrning, och flera medarbetare har tidigare genomfört ytterligare utbildningar. Rutiner för inköp och policydokument har återkommande kommunicerats muntligen och via årliga utskick. Revisions- rapport nr 9/2023 Styrning av samhällsviktiga projekt Nämnden rekommenderas att: Stärka styrning och kontroll gällande investeringsprojekt. (Rekommendation åtgärdad) Förtydliga beslutsunderlag gällande vilka beräkningar som ligger till grund för investeringsbudgeten. (Rekommendation delvis åtgärdad) Utveckla återrapporteringen i tertial- rapporter och verksamhetsberättelse gällande investeringar. (Rekommendation delvis åtgärdad) Delvis Uppföljningen visar att rutiner, mallar och instruktioner för investeringsprojekt följer stadens regelverk och är anpassade till nämndens verksamhet. Nämnden saknar dock ett särskilt projektstyrningsverktyg, men dokumentation avseende investeringsprojekt hanteras i förvaltningens lokala mappstruktur samt i systemstöd för informationsdelning med konsulter och entreprenörer. Stadens styrdokument och nämndens mallar anger vilka beslutsunderlag som krävs inför investeringsbeslut. För det pågående investeringsprojektet över 50 mnkr har underlagen tagits fram enligt regelverket. Stickprov av mindre projekt, upp till 6 mnkr, visar däremot att stöddokument används sparsamt och att kalkyler och riskanalyser ofta saknas. Nämndens investeringsverksamhet återrapporteras tertialvis på en övergripande nivå, utan fördjupad analys av budgetavvikelser eller enskilda projekt. Vid varje sammanträde redovisas status för projekt över 50 mnkr, men rapporterna saknar bedömningar av riskernas ekonomiska konsekvenser, vidtagna åtgärder samt uppgifter om projektens riskbuffert och utfall. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 21 (22) Rapport Rekommendation Har åtgärder vidtagits (Ja/Delvis/Nej) Uppföljning Årsrapport 2020 Styrning, uppföljning och kontroll avseende investeringar Nämnden rekommenderas att: Fastställa riktlinjer och rutiner avseende förvaltningens investeringsprocess. (Rekommendations delvis åtgärdad) Fastställa rutiner samt förvaltnings- gemensamma mallar och checklistor avseende enskilda investeringsprojekt. (Rekommendation åtgärdad) Säkerställa ändamålsenlig dokumenta- tionshantering i syfte att samla samt tillgängliggöra dokumentation och öka spårbarhet. (Rekommendations delvis åtgärdad) Fastställa långsiktig investeringsplan som omfattar längre period än aktuellt budgetår och kommande två år. (Rekommendations delvis åtgärdad) Säkerställa att risker kopplat till investeringsprocess och enskilda investeringsprojekt årligen hanteras i nämndens väsentlighets- och risk- analys. (Rekommendation åtgärdad) Delvis Uppföljningen visar att rutiner, mallar och instruktioner för investeringsprojekt följer stadens regelverk och är anpassade till nämndens verksamhet. Nämnden saknar dock ett särskilt projektstyrningsverktyg, men dokumentation avseende investeringsprojekt hanteras i förvaltningens lokala mappstruktur samt i systemstöd för informationsdelning med konsulter och entreprenörer. Stadens styrdokument och nämndens mallar anger vilka beslutsunderlag som krävs inför investeringsbeslut. För det pågående investeringsprojektet över 50 mnkr har underlagen tagits fram enligt regelverket. Stickprov av mindre projekt, upp till 6 mnkr, visar däremot att stöddokument används sparsamt och att kalkyler och riskanalyser ofta saknas Uppföljningen visar att förvaltningen har tagit fram en sexårig investeringsplan som stöd för planering och prioritering av investeringar. Planen har dock ännu inte behandlats av nämnden. Risker i nämndens investeringsprocess har behandlats i väsentlighets- och riskanalysen inför 2025, där fördyring och försening båda bedömts ha ett riskvärde på 9 och inkluderats i internkontrollplanen. Risker kopplat till investeringar ingår också i nämndens väsentlighets- och riskanalysen och intern-kontrollplan för år 2026. Årsrapport 2019 Kyrkogårdsnämndens underhålls- arbete Nämnden rekommenderas att: Förbättra process och ställningstagande vad gäller prioriteringar och underhålls- åtgärder, både på kort och lång sikt. (Rekommendation avslutad, delvis åtgärdad) Ta fram och följa upp vård- och underhållsplaner. (Rekommendation åtgärdad) Förbättra dokumentationen rörande underhållsarbetet. (Rekommendation avslutad, delvis åtgärdad) Delvis Nämnden har inte beslutat om någon underhållsstrategi eller liknande där principer för prioriteringsordning. Vård- och underhållsplaner har tagits fram för befintliga begravningsplatser. Enligt uppgifter utgör dessa en del i nämndens underhållsplanering. De underhållsplaner som revisionskontoret granskat i samband med granskningen underhåll av fastigheter är Excelbaserade och uppdateras inte löpande. Dokumenta- tionen är översiktlig och saknar bland annat uppgifter om komponenters ålder och status. Nämnden inför ett nytt systemstöd vilket planeras vara i drift 2025/2026. Årsrapport 2025 Kyrkogårdsnämnden Sida 22 (22) Bilaga 2 Bedömningskriterier Nedan redovisas de kriterier och nivåer som ligger till grund för revisionskontorets bedömningar. Kriterierna bygger på Sveriges Kommuner och Regioners God revisionssed i kommunal verksamhet, SKYREVs Vägledning nr 6 Grundläggande granskning samt kommunfullmäktiges mål, beslut och riktlinjer. Bedömning av ändamålsenlighet och ekonomi Bedömningen utgår från att nämndens/bolagets: • verksamhet bedrivits i enlighet med gällande lagar, föreskrifter m.m., • verksamhet har uppnått kommunfullmäktiges mål, resultatkrav, samt efterlever reglemente/bolagsordning och övriga direktiv, • verksamhetsresultat och det ekonomiska resultatet står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömning av intern styrning och kontroll Bedömningen utgår från att nämnden/bolaget har en intern styrning och kontroll som bidrar till måluppfyllelse, ändamålsenlig verksamhet och regelefterlevnad. Det ska även finnas systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner. Nämnden/bolaget har: • en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. • ett systematiskt riskarbete. • riktlinjer och rutiner för väsentliga områden. • tillförlitlig och tillräcklig information om verksamhet och ekonomi. • tillräcklig beredning av ärenden. • systematisk uppföljning av ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, inklusive analys av och åtgärder vid eventuella väsentliga avvikelser. Bedömningsnivåer I huvudsak tillfredsställande/tillräcklig Bedömningskriterierna är i allt väsentligt uppfyllda. Det kan förekomma mindre avvikelser. Delvis tillfredsställande/tillräcklig Bedömningskriterier är delvis uppfyllda. Påpekade brister behöver åtgärdas. Inte tillfredsställande/tillräcklig Bedömningskriterierna är inte uppfyllda. Väsentliga brister behöver åtgärdas snarast. --- [Yttrande över stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden.pdf] Kyrkogårdsförvaltningen Staben Palmfeltsvägen 5 Box 9, 121 25 Stockholm Växel: 08-508 301 00 kyrkogardsforvaltningen@stockholm.se begravning.stockholm Sida 1 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden Yttrande till stadsrevisionen, RVK 2026/15 Förvaltningens förslag till beslut Kyrkogårdsnämnden överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt yttrande över revisionsrapporten. Sammanfattning Revisorerna för kyrkogårdsnämnden har avslutat revisionen för nämndens verksamhet för 2025. I årsrapporten redovisas resultat och bedömningar av revisionsårets granskningar, samt hur rekommendationer från tidigare års granskningar har tagits hänsyn till. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet för kyrkogårdsnämnden bedöms bedrivits på ett tillfredsställande sätt. Bedömningen är oförändrad jämfört med föregående år. Nämnden har i huvudsak uppfyllt kommunfullmäktiges mål och reglemente samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämndens ekonomiska utfall är i linje med fullmäktiges budget. Kyrkogårdsnämndens interna styrning och kontroll bedöms, likt föregående år, ha varit delvis tillräcklig. Nämndens arbete med internkontroll har utvecklats något i jämförelse med föregående år, men det finns fortfarande områden som behöver stärkas. Uppföljning av rekommendationer visar att det fortsatt finns avvikelser i nämndens interna kontroll avseende styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtalsförvaltning. Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Uppföljning visar att nämnden delvis har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer. Väsentliga rekommendationer som återstår att åtgärda är bland annat styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtalsförvaltning. Handläggare Isabelle Zachrisson Telefon: 08-50830130 Till Kyrkogårdsnämnden 2026-06-03 Kyrkogårdsförvaltningen Staben Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 2026-04-28 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 2 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden Bakgrund Stadsrevisionen i Stockholms stad har överlämnat Årsrapport 2025 till kyrkogårdsnämnden för yttrande senast den 26 juni 2026. Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande tre områden: • Verksamhet och ekonomi • Intern kontroll • Räkenskaper Revisionen har utförts enligt kommunallagen, andra tillämpliga lagar, reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktningen och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning av nämndens verksamhet. Bedömningen sker utifrån fastställda kriterier. Ärendet I årsrapporten redovisas resultat och bedömningar utifrån revisionsårets granskningar samt hur förvaltningen har tagit hänsyn till rekommendationer från tidigare års granskningar. Verksamhet och ekonomi Utifrån granskningen bedöms nämnden i huvudsak ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Två av fullmäktiges tre inriktningsmål uppfylls enligt nämnden. Nämnden bedömer att inriktningsmålet ”Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder till en rättvis klimatomställning” uppfylls delvis. Revisionskontoret bedömer att den samlade rapporteringen ger rimliga förutsättningar för att bedöma uppfyllelsen av mål och reglemente. Den samlade rapporteringen beskriver i huvudsak vilka åtgärder som nämnden planerar att vidta för de mål som inte uppfyllts. Viss avvikelse mot budget redovisas. Nämnden bedöms i huvudsak ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden har dock endast delvis beskrivit och analyserat avvikelserna mot budget på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll Den samlade bedömningen är att nämndens interna styrning och kontroll av verksamheten har varit delvis tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att årets granskningar bland annat visar att det finns vissa brister i nämndens förebyggande arbete mot oegentligheter Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 3 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden samt underhåll av nämndens fastigheter. Även stadsarkivets inspektion visar att nämnden inte helt uppfyller kraven i hantering av allmänna handlingar. Nämndens arbete med interkontroll har utvecklats något i jämförelse med föregående år, men det finns fortfarande områden som behöver utvecklas och stärkas. Uppföljning av rekommendationer visar att det fortsatt finns avvikelser i nämndens interna kontroll avseende styrning, kontroll och uppföljning av investeringar samt upphandling och avtalsförvaltning. Arbetet med den interna kontrollen är en integrerad del av styrning och uppföljning. Revisionskontorets granskning visar dock att nämndens risk- och väsentlighetsanalys för verksamhetsåret 2025 har genomförts på en organisatoriskt övergripande nivå, vilket kan medföra att risker i de olika verksamheterna inte identifieras och omhändertas i tillräcklig utsträckning. Samma iakttagelse gjordes för fjolåret. I jämförelse med föregående år har dock riskanalysen och intern kontrollplanen i övrigt utvecklats. Bland förbättringarna syns bland annat kontrollaktiviteter för merparten av systematiska kontroller, något som tidigare saknades. Fortsatt saknas dock en beskrivning av vad kontrollaktiviteterna ska omfatta, samt hur de ska genomföras. Detsamma gäller för de systematiska kontrollerna. I uppföljning saknas i de flesta fall resultat av kontrollerna, enbart huruvida avvikelse funnits eller inte rapporteras. De stickprovskontroller som revisionskontoret genomfört av nämndens internkontrollplan har omfattat investeringar och upp handling. Det beskrivs hur kontrollaktiviteten genomförts, men det saknas dokumentation av vad som kontrollerats och vad kontrollen visade. Riktlinjer och rutiner för systematisk uppföljning Revisionskontoret bedömer att nämndens rapportering delvis ger en aktuell, rättvisande och tillförlitlig information om verksamhet och ekonomi. I det förebyggande arbetet mot oegentligheter finns förbättringsåtgärder. Rutiner och riktlinjer finns enligt granskningen, men dessa behöver implementeras och göras kända inom förvaltningen. Det behöver också säkerställas att det finns underlag och att dessa är fullständiga vid utbetalning av stöd till församlingar. Revisionskontorets uppföljning av tidigare lämnad rekommendation avseende upphandling och avtalsförvaltning visar att nämnden vid tagit åtgärder för att utveckla den interna kontrollen inom området. Granskningen visar dock att det fortsatt finns avvikelser i inköpsorganisationen. Avtalsuppföljning saknas ofta och lagen om offentlig upphandling, LOU, har frångåtts vid två tillfällen. Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 4 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden Stadsarkivet har genomfört en inspektion av nämndens hantering av allmänna handlingar. Rapporten visar att förvaltningen har kunskap om hantering allmänna handlingar. Hanteringsanvisning, arkivbeskrivning och bevarandeförteckning behöver dock uppdateras och kompletteras med saknad information. En långsiktig strategi för hantering av digital information saknas också. Verksamhets-, ekonomi- och investeringsstyrning Nämndens verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat är i linje med fullmäktiges budget, men revisionskontorets granskning visar att nämnden inte säkerställer att underhåll av fastigheter genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att säkerställa att fastigheternas funktion bibehålls. Också revisionskontorets granskning av styrning av investeringar visar på förbättringsområden. Nämndens utfall avseende investeringsverksamheten avviker från den prognos som redovisades vid tertialrapport 2. Avvikelsen upp går till 10 procent och beror på att renoveringen av Skogskrematoriet förskjutits i tid på grund av upptäckt av asbestförekomst i byggnaden. Fördjupade granskningar Underhåll av fastigheter En granskning genomfördes för att bedöma om bland annat kyrkogårdsnämnden säkerställer att fastighetsunderhåll sker för att bibehålla fastigheternas funktioner. Rapporten besvarades i ett enskilt svar. Förebyggande arbete mot oegentligheter En granskning har genomförts med syfte att bedöma om kyrkogårdsnämnden bedriver ett förebyggande arbete för att minska risken för oegentligheter och förtroendeskadligt agerande. Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att nämnden delvis bedriver ett systematiskt arbete med att förebygga oegentligheter och förtroendeskadligt agerande. Nämnden rekommenderas att: • Säkerställa att rutiner och riktlinjer för att förebygga och förhindra oegentligheter och förtroendeskadligt agerande är kända i verksamheten. • Säkerställa att väsentlighets- och riskanalysen avseende oegentligheter och förtroendeskadligt agerande fångar upp nämndens alla verksamhetsområden. Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 5 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden • Säkerställa att det vid utbetalning av stöd till församlingar finns fullständigt underlag som styrker att beslutade åtgärder har genomförts och till vilken kostnad. Styrning, kontroll och uppföljning av investeringar En granskning har genomförts i syfte att bedöma om kyrkogårdsnämnden säkerställer en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av investeringar. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden delvis säkerställer en tillräcklig styrning verksamheten i fråga. Flera rekommendationer från tidigare års granskningar bedöms nu som åtgärdade, medan ett antal bedöms som delvis åtgärdade. Hantering av maskiner och inventarier En granskning har genomförts av kyrkogårdsnämndens hantering av maskiner och inventarier i syfte att bedöma om nämnden har en tillräcklig intern styrning och kontroll utifrån gällande redovisningsregler och kommunfullmäktiges regler för ekonomisk förvaltning. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden har en tillräcklig intern kontroll i hanteringen av maskiner och inventarier. Nämnden rekommenderas att: • Säkerställa att rutiner finns för försäljning av anläggningstillgångar och korttidsinventarier. Uppföljning av tidigare års granskningar Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Uppföljning visar att nämnden delvis har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer. Ärendets beredning Ärendet har beretts i samverkan med förvaltningsledningen. Samverkan med personalorganisationerna sker i förvaltningsgruppen den 25 maj. Förvaltningens synpunkter och förslag Förvaltningens uppfattning är att revisionens årsrapport ger en samlad och tydlig bild över de granskningar som revisionen genomfört av nämndens verksamhet under året. De granskningar som revisionen har genomfört under året visar på vissa utvecklingsområden. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att uppmärksamma och åtgärda de rekommendationer som revisionen Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 6 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden lyfter fram. Nedan kommenterar förvaltningen den rekommendationer som lyfts fram i årsrapporten för 2026. Underhåll av fastigheter Förvaltningen har köpt in ett system, Planima, för bättre sammanställning och kontroll av fastighetsbeståndets behov och planering. Rekommendationen besvarades i sin helhet i separat rapport. Förebyggande arbete mot oegentligheter Gällande rekommendationerna för förebyggande arbete mot oegentligheter, arbetar förvaltningen vidare med att utveckla processen för väsentlighets- och riskanalys, för att än mer innefatta hela förvaltningens verksamhet. Vidare kommer chefer uppmanas att göra rutiner och riktlinjer mer kända i sina arbetsgrupper. För stöd till församlingar, kommer bättre underlag att tas fram. Styrning, kontroll och uppföljning av investeringar Gällande rekommendationerna om styrning, uppföljning och kontroll avseende investeringar fortsätter förvaltningen att arbeta enligt tidigare rapporterade åtgärder. Projekt följer den framarbetade ”Lilla ratten”. Förvaltningen arbetar gemensamt med prioriteringar och omprioriteringar kopplade till den så kallade ”treåringen” och de sedan tidigare beskrivna avstämningar i maj och september mellan projektledare, ekonomi och avdelningschefer gällande ekonomi inom projekten, fortsätter. Hantering av maskiner och inventarier En rutin finns idag, som innebär att inventarier bör kasseras om • det är billigare att köpa nytt än att reparera. • de är föråldrade och därför inte kan användas. • förvaltningen inte längre har användning av dem. Inventarier som kasseras, säljs, blir stulna eller flyttas mellan enheter ska finns kvar på förteckningen i ett år. En notering görs på förteckningen om vad som skett med föremålet och när. Ett arbete med att förnya rutinen pågår. Årets granskning omfattade även områdena: • Hantering av betalkort • Löneprocessen Revisionskontorets granskning föranleder inga rekommendationer gällande dessa områden. Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2026/1543 Sida 7 (7) Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Nämnden arbetar kontinuerligt för att tillse att dessa rekommendationer uppfylls. Gällande rekommendationerna om upphandling och avtalsförvaltning, har en process för tätare uppföljning av avtalshantering tagits fram. Detta ska förbättra den interna kontrollen av inköp och säkerställa att upphandlingar sker enligt avtal, men också att de avtal som görs läggs in i avtalsdatabasen. För att säkerställa att kunskaper om upphandlingsförfarande är korrekta och uppdaterade, sker upphandling idag via externt bolag som är upphandlat av staden. För rekommendationerna om styrning av samhällsviktiga projekt, har förvaltningen sedan andra kvartalet 2025, överlämnat en skriftlig rapport till nämnden vid sammanträde rörande nämndens större investeringsprojekt. Vid varje nämnd följer också en rapport av det ekonomiska läget. Detta ska tillsammans öka transparensen och spårbarheten gentemot nämnden. Till tertialrapport två, ska en djupare analys av investeringar genomföras. Förutom detta arbetar förvaltningen vidare enligt tidigare rapporterade åtgärder. Detsamma gäller för de äldre rekommendationerna gällande styrning, uppföljning och kontroll avseende investeringar, där förvaltningen fortsätter att arbeta enligt tidigare rapporterade åtgärder. Projekt följer den framarbetade ”Lilla ratten”. Förvaltningen arbetar gemensamt med prioriteringar och omprioriteringar kopplade till den så kallade ”treåringen” och de sedan tidigare beskrivna avstämningar i maj och september mellan projektledare, ekonomi och avdelningschefer gällande ekonomi inom projekten, fortsätter. Förvaltningen föreslår att kyrkogårdsnämnden överlämnar tjänsteutlåtandet till revisionskontoret som sitt yttrande över remissen. Patric Rylander Kyrkogårdsförvaltningen Bilagor Stadsrevisionens årsrapport 2025 för kyrkogårdsnämnden Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Patric Rylander, Förvaltningschef 2026-05-13