Improving Cemetery Property Maintenance and Planning

[Yttrande över revisionsrapport nr 5/2025 - Underhåll av fastigheter.pdf] Kyrkogårdsförvaltningen Tjänsteutlåtande Avdelningen för gravplats, fastighet och Dnr KYF 2025/4884 kulturarv 2026-01-13 Sida 1 (5) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Handläggare Till Isabelle Zachrisson Kyrkogårdsnämnden Telefon: 08-50830130 2026-02-18 Underhåll av fastigheter, revisionsrapport nr 5 2025 Yttrande till stadsrevisionen RVK 2025/68 Förvaltningens förslag till beslut Kyrkogårdsnämnden överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande till stadsrevisionen som svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Stadsrevisorerna, revisorsgrupp 1, har avslutat revisionen avseende underhåll av fastigheter. I granskningen ingick förutom kyrkogårdsnämnden, också Skolfastigheter i Stockholm AB, Micasa Fastigheter AB och fastighetsnämnden. Granskningen syftade till att se hur ovan nämnda bolag och nämnder arbetar för att säkerställa att underhållsarbeten genomförs för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Granskningen visar att bolag och nämnder planerar och genomför underhållsåtgärder. Det finns inte något övergripande samarbete, gemensamma arbetssätt eller systemstöd för underhållsarbetet inom kommunkoncernen. Revisonen visar att granskade nämnder saknar fastställda principer för hur underhållsarbetet ska genomföras. Därför anser revisorerna att kyrkogårdsnämnden behöver utveckla beslutsunderlag gällande prioritering av underhållsåtgärder. Bedömningen är att nämnden riskerar att fatta beslut på otillräckliga underlag. I granskningen gavs följande rekommendationer till kyrkogårdsnämnden: • Fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder. • Säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov. • Säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastigheter. Kyrkogårdsförvaltningen • Säkerställa att det finns en process för att systematiskt Palmfelt Center Box 9, 121 25 Stockholm inventera och dokumentera underhållsbehovet. Växel: 08-508 301 00 kyrkogardsforvaltningen@stockholm.se begravning.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2025/4884 Sida 2 (5) Bakgrund Stadsrevisionen har överlämnat granskningen Underhåll av fastigheter till kyrkogårdsnämnden för yttrande senast den 27 februari 2026. Frågorna som ställdes i granskningen var: • Finns en process för systematisk statusinventering och dokumentation av underhållsbehov som kan utgöra underlag för planering och prioritering av underhållsarbetet? • Sker underhåll i enlighet med identifierat och dokumenterat underhållsbehov? • Ger rapportering och uppföljning tillräckligt underlag för att ansvarig nämnd/bolag ska kunna fatta nödvändiga beslut? Ärendet Kyrkogårdsnämnden äger och förvaltar tolv begravningsplatser, två krematorier och 14 ceremonilokaler. Förutom detta ägs och förvaltas ytterligare ett 40-tal byggnader. Vissa av fastigheterna är av kulturhistoriskt värde. Organisation och stöddokument Revisionen visar att stöddokument för underhåll finns, men att det saknas processbeskrivning specifikt för underhållsprocessen, samt delprocesser. Information och dokumentation av underhåll De vård- och underhållsplaner som revisionskontoret tagit del av innehåller bland annat uppgifter på en övergripande nivå om vilka åtgärder som bör genomföras under de kommande tio åren. Det saknas dock uppgifter om när i tiden åtgärderna ska genomföras samt uppskattad kostnad för åtgärden. Underhållsplanerna är också upprättade i Excel. Dessa uppdateras inte löpande, varken gällande vilket underhåll som genomförts eller vad som planeras att genomföras. Dokumentationen bedöms också vara på en grov nivå, där flera detaljer saknas. Ett nytt systemstöd för planering och dokumentation av underhåll ska införas. Stickprov genomfördes på tio fastigheter, där nio av dessa saknade uppgifter om kommande års planerade underhåll. Nämnden saknar också underlag som specificerar eller planerar för underhållsbehovet kopplat till underhållsskulden gällande vatten- och avloppsledningar samt el. Revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2025/4884 Sida 3 (5) Planering och prioritering av underhåll Revisorernas granskning visar att kyrkogårdsnämnden inte har beslutat om en underhållsstrategi där principer för prioritering av olika åtgärder finns nedtecknat. Åtgärder enligt säkerhets- och myndighetskrav har dock högsta prioritet. Granskningen visar också att det saknas dokumentation kring dialog med nämnden avseende de prioriteringar som gjorts. Utfört underhåll i förhållande till behov Av nämndens verksamhetsberättelser för åren 2022–2024 framgår att i genomsnitt 90 procent av nämndens totala investeringsbudget har nyttjats. Av intervjuer och av nämndens treårsplan för åren2026–2028 framgår att nämnden inför kommande år begär en utökning av den långsiktiga investeringsplanen med hänvisning till framtida underhållsåtgärder. Rapportering till nämnd Nämnden informeras huvudsakligen i samband med den löpande rapporteringen i enlighet med kommunstyrelsens riktlinjer. För större projekt får nämnden information via löpande statusrapportering, samt ekonomisk uppföljning. Nämnden har dock inte tagit del av någon dokumentation gällande nämndens samlade underhållsbehov, samt hur prioriteringar mellan underhållsåtgärder har genomförts. Ärendets beredning Ärendet har beretts i förvaltningsledningen, hos administrativa avdelningen samt hos avdelningen för gravplats, fastighet och kulturarv. Ärendet kommer att beredas i förvaltningsgruppen den 9 februari. Förvaltningens synpunkter och förslag Förvaltningens uppfattning är att revisorernas granskning ger en rättvis och korrekt bild av nämndens verksamhet rörande fastighetsunderhåll. Granskningen visar att det finns utvecklingsområden. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att uppmärksamma och åtgärda de rekommendationer som revisionen lyfter fram. Revisionskontoret bedömer att kyrkogårdsnämnden inte säkerställer att underhållsarbetet genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt, för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Granskningen visar också att nämnden inte har kvantifierat eller redogjort för hur det samlade underhållsbehovet ska omhändertas i framtiden. Revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2025/4884 Sida 4 (5) Under 2025 tecknades ett avtal med en systemleverantör av systemet Planima. Målsättningen på sikt är att få in både fastigheters underhållsbehov och det långsiktiga investeringbehovet för byggnader, samt för utemiljö. I dagsläget har en registrering av samtliga begravningsplatser påbörjats. I nästa steg behövs externt stöd för en fortsatt statusinventering och för framtagande av underhållsplan som ska implementeras i ovan nämnda system. Då dokumentation av genomfört underhåll och planerat underhåll är bristfällig, har det i granskningen inte varit tydligt utifrån vilka underlag som planeringen och prioriteringen genomförs. När Planima i sin helhet är implementerat, kommer alla underlag gällande underhållsbehov att vara nedtecknade och samlade på ett och samma ställe. Den sammantagna bedömningen är att nämnden på grund av detta, inte har en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov när nämnden fattar beslut. Granskningen visar också att behov finns av att prioritera löpande underhåll i förhållande till riktade satsningar. Med hjälp av det nya systemet, kommer det vara lättare att ta fram ett överskådligt underlag till nämnden gällande budgetuppskattning, prioriteringsordning etcetera, inför beslut och för löpande statusrapportering. Förvaltningen och nämnden behöver tillsammans komma överens om en rimlig nivå för rapportering. Vid tillfället för granskningen saknade nämnden systemstöd för underhållsplanering. Dokumentationen i Excel var inte uppdaterad eller komplett. Därför är det mycket viktigt att slutföra arbetet med att införa ett systemstöd och den inventering av fastigheternas underhållsbehov och underhållsplaner som görs i samband med införandet. Arbetet med implementering av systemstöd är påbörjat och under 2026 kommer förvaltningen primärt att prioritera verksamhetsviktiga byggnader, så som krematorier, kylhus och ekonomi- och personalbyggnader. Efter detta fortsätter arbetet med kapell och andra byggnader inom nämndens bestånd. Förvaltningen kommer att utse en systemansvarig som tillser att ny information registreras i systemet och att befintlig information hålls aktuell. Åtgärder från ronderingsprotokoll ska också registreras i systemet, liksom rutiner för avstämningar med enhetschefer gällande byggnaders nuvarande skick och åtgärdsbehov. Genom regelbundna statusbesiktningar, beslutas om eventuella omprioriteringar av underhåll. Också detta ska uppdateras i systemet. Revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter Tjänsteutlåtande Dnr KYF 2025/4884 Sida 5 (5) Förvaltningen föreslår att kyrkogårdsnämnden överlämnar tjänsteutlåtandet till revisionskontoret som svar på remissen. Patric Rylander Förvaltningschef Kyrkogårdsförvaltningen Bilaga Revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter, RVK 2025/68 Revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Patric Rylander, Förvaltningschef 2026-01-30 --- [Revisionsrapport nr 5/2025 - Underhåll av fastigheter.pdf] Underhåll av fastigheter Revisionsår 2025, nr 5 2025 Stadsrevisionen Dnr: RVK 2025/68 Stadsrevisionen i Stockholms stad är kommunfullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs av stadens nämnder och bolag. På stadens webbplats, start.stockholm/revision, finns revisionsrapporter publicerade. För att prenumerera på stadsrevisionens informationsbrev, uppge e-postadress till revision.rvk@stockholm.se. Underhåll av fastigheter Revisionsår 2025 nr 5 2025 Stadsrevisionen Dnr: RVK 2023/68 Till Micasa Fastigheter i Stockholm AB Skolfastigheter i Stockholm AB Kyrkogårdsnämnden Fastighetsnämnden Underhåll av fastigheter Revisorsgrupp 1 har den 18 november 2025 behandlat bifogad revisionsrapport (nr 5 2025). Stockholms stads kommunkoncern äger ett stort fastighetsbestånd till ett betydande ekonomiskt värde. Flertalet fastigheter används i den kommunala verksamheten. Stadsrevisionen har därför granskat hur Skolfastigheter i Stockholm AB, Micasa Fastigheter AB, kyrko- gårdsnämnden och fastighetsnämnden arbetar för att säkerställa att underhållsarbeten genomförs för att bibehålla fastigheternas funk- tion för verksamheten. Granskningen visar att bolag och nämnder planerar och genomför underhållsåtgärder. Det finns inte något övergripande samarbete, gemensamma arbetssätt eller systemstöd för underhållsarbetet inom kommunkoncernen. Styrelserna för bolagen har fastställt principer för hur underhållsarbete ska prioriteras, vilket saknas för nämn- derna. Vi revisorer anser att såväl fastighetsnämnden som kyrko- gårdsnämnden behöver utveckla sina beslutsunderlag för priorite- ring av underhållsåtgärder. Det behövs både underhållsplaner för varje fastighet och en samlad bild över fastighetsbeståndens sammantagna underhållsbehov. Sammantaget bedömer vi att det finns en betydande risk att nämnderna fattar beslut på otillräckligt underlag. Vi hänvisar i övrigt till rapporten och överlämnar den för yttrande till Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Skolfastigheter i Stockholm AB, kyrkogårdsnämnden och fastighetsnämnden. Rapporten över- lämnas även till kommunstyrelsen samt moderbolaget Stockholms stadshus AB för kännedom och möjlighet till yttrande. Beslutat yttrande och protokollsutdrag ska ha inkommit till revisorsgrupp 1, revision.rvk@stockholm.se, senast den 27 februari 2026. På revisorernas vägnar Bo Ringholm Therese Kandeman Ordförande Sekreterare Stadsrevisionen Hantverkargatan 3d 105 35 Stockholm Växel: 08-508 29 000 revision.rvk@stockholm.se start.stockholm/revision Innehåll Underhåll av fastigheter 1. Sammanfattande bedömningar och rekommendationer ........... 1 2. Inledning ......................................................................................... 4 2.1 Motiv till granskning ......................................................................... 4 2.2 Syfte och revisionsfrågor ................................................................. 4 2.3 Omfattning/avgränsning ................................................................... 5 2.4 Revisionskriterier ............................................................................. 5 2.5 Metod ............................................................................................... 5 3. Skolfastigheter i Stockholm AB ................................................... 7 3.1 Organisation och stöddokument ...................................................... 7 3.2 Information och dokumentation av underhållsbehov ....................... 8 3.3 Planering och prioritering av underhåll ............................................ 9 3.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll ............... 10 3.5 Utfört underhåll i förhållande till behov .......................................... 11 3.6 Rapportering till styrelsen .............................................................. 11 3.7 Revisionskontorets bedömning ...................................................... 12 4. Micasa Fastigheter i Stockholm AB ........................................... 13 4.1 Organisation och stöddokument .................................................... 13 4.2 Information och dokumentation av underhållsbehov ..................... 14 4.3 Planering och prioritering av underhåll .......................................... 15 4.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll ............... 16 4.5 Utfört underhåll i förhållande till behov .......................................... 16 4.6 Rapportering till styrelsen .............................................................. 17 4.7 Revisionskontorets bedömning ...................................................... 17 5. Kyrkogårdsnämnden ................................................................... 18 5.1 Organisation och stöddokument .................................................... 18 5.2 Information och dokumentation av underhåll ................................. 19 5.3 Planering och prioritering av underhåll .......................................... 20 5.4 Utfört underhåll i förhållande till behov .......................................... 20 5.5 Rapportering till nämnd .................................................................. 21 5.6 Revisionskontorets bedömning ...................................................... 21 6. Fastighetsnämnden ..................................................................... 23 6.1 Organisation och stöddokument .................................................... 23 6.2 Information och dokumentation av underhållsbehov ..................... 24 6.3 Planering och prioritering av underhåll .......................................... 25 6.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll ............... 26 6.5 Utfört underhåll i förhållande till behov .......................................... 26 6.6 Rapportering till nämnd .................................................................. 27 6.7 Revisionskontorets bedömning ...................................................... 27 Bilaga 1 –Underhållsbegrepp ................................................................ 29 Bilaga 2 – Beskrivning av revisionskriterier ....................................... 30 Underhåll av fastigheter Sida 1 (32) 1. Sammanfattande bedömningar och rekommendationer Av kommunfullmäktiges investeringsstrategi framgår att en förut- sättning för god ekonomisk hushållning är en långsiktigt hållbar och kostnadseffektiv förvaltning av fastigheter. Revisionskontoret har därför granskat om Stockholm Skolfastigheter AB (SISAB), Micasa fastigheter i Stockholm AB (Micasa), kyrkogårdsnämnden och fastighetsnämnden säkerställer att underhåll genomförs för att bibe- hålla fastigheternas funktion för verksamheten. Dessa nämnder och bolag förvaltar sammantaget ett hundratal fastigheter till ett bety- dande värde för kommunkoncernen. Fastigheterna är också viktiga för att lokalförsörja stadens kärnverksamheter. Revisionskontoret bedömer att SISAB och Micasa i huvudsak be- driver ett tillräckligt underhållsarbete för att säkerställa att fastighet- ernas funktion för verksamheten bibehålls. Kyrkogårdsnämnden och fastighetsnämnden bedöms inte säkerställa att underhåll genom- förs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att säkerställa att fastighet- ernas funktion bibehålls. Granskningen visar att nämnder och bolag arbetar på olika sätt. Det finns inte något övergripande samarbete, gemensamma arbetssätt eller systemstöd. Respektive nämnd och bolag organiserar, systema- tiserar och utför arbete med underhåll utifrån de förutsättningar som respektive fastighetsbestånd innebär samt de krav som anges i avtal, reglementen, bolagsordningar och ägardirektiv samt budget. SISAB och Micasa har antagit underhållstrategier som styr inriktningen för respektive bolags arbete. SISAB:s underhållsstrategi anger även hur olika typer av underhållsbehov ska prioriteras mot varandra. Såväl kyrkogårdsnämnden som fastighetsnämnden saknar en dokumente- rad underhållsstrategi eller liknande styrdokument. SISAB har en organisation, arbetssätt och systemstöd för under- hållsarbetet som ger förutsättningar för att identifiera, planera och prioritera underhållsåtgärder på ett systematiskt sätt. Styrelsen har beslutat om en underhållsstrategi och det finns underhållsplaner för samtliga fastigheter. Däremot behöver bolaget öka nyttjandegraden av tillgängliga investeringsmedel för underhåll så att medeln an- vänds enligt plan. Micasa har en övergripande långsiktig underhållsplanering kopplad till kommunfullmäktiges äldreboendeplan. Det finns processer för planering, systematisk inventering samt dokumentation. Gransk- ningen visar på utvecklingsområden avseende kopplingen mellan underhållsplanering och budget. Ett systemstöd planeras att införas Underhåll av fastigheter Sida 2 (32) inom kort som enligt uppgift ska möjliggöra en enhetlig struktur och samlad bild. Kyrkogårdsnämnden saknar fullständig och sammanställd informat- ion om fastigheternas status och underhållsbehov. Nämnden har inte heller kvantifierat eller redogjort för hur det samlade behovet av un- derhåll ska omhändertas i den framtida planeringen. Det saknas också en tydlig process för att systematisk inventera och dokumen- tera fastigheternas underhållsbehov samt principer för hur olika un- derhållsåtgärder ska prioriteras. Revisionskontoret bedömer att detta sammantaget medför att nämnden inte har en samlad bild av fastig- heternas underhållsbehov som grund för att fatta beslut. Det finns dock en medvetenhet om ovanstående brister och ett utvecklings- arbete har påbörjats främst vad gäller införande av systemstöd och inventering av fastigheternas status och underhållsbehov. Fastighetsnämnden genomför kontinuerligt underhållsåtgärder, men saknar underlag på aggregerad nivå vilket innebär att det inte är möjligt att samlat analysera behov och åtgärder. Fastighetsnämnden har inte heller fastställt principer för hur olika underhållsåtgärder ska prioriteras. I planering och rapportering hålls inte underhålls- och ersättningsinvesteringar isär från andra typer av investeringar. Detta innebär att det saknas underlag för att bedöma hur mycket investeringsmedel som nämnden lägger på underhåll. Underhålls- planeringen är till viss del personberoende och det saknas ett funge- rande systemstöd. Sammantaget bedömer revisionskontoret att ovan noterade brister medför en betydande risk för att nämnden fattar be- slut om prioritering av investeringsmedel baserat på ett otillräckligt beslutsunderlag. Micasa rekommenderas att: • Stärka kopplingen mellan identifierade behov i underhålls- planer och budget. Underhåll av fastigheter Sida 3 (32) Kyrkogårdsnämnden rekommenderas att: • Fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder. • Säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov. • Säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastig- heter. • Säkerställa att det finns en process för att systematiskt in- ventera och dokumentera underhållsbehovet. Fastighetsnämnden rekommenderas att: • Fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder. • Säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov. • Säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastig- heter. • Stärka rapporteringen av fastighetsunderhåll genom att sär- redovisa ersättningsinvesteringar. Underhåll av fastigheter Sida 4 (32) 2. Inledning 2.1 Motiv till granskning Stockholms stad äger ett stort antal fastigheter till ett betydande värde. Av kommunfullmäktiges investeringsstrategi framgår att en förutsättning för långsiktigt god ekonomisk hushållning är en lång- siktigt hållbar och kostnadseffektiv förvaltning av fastigheter. Re- spektive nämnd och bolag organiserar, systematiserar och utför arbete med underhåll utifrån de förutsättningar som respektive fastighetsbestånd innebär samt de krav som anges i avtal, reglemen- ten, bolagsordningar och ägardirektiv samt budget. Stadsrevisionen har granskat underhåll inom olika verksamhets- områden vid flera tillfällen och noterat brister. Granskningar har t.ex. tidigare genomförts avseende Stockholm Vatten och Avfall AB:s underhåll av ledningsnätet, trafiknämndens underhåll av gator, broar och tunnlar samt bostadsbolagens fastighetsunderhåll. Slutsat- sen av de brister som noterats i dessa granskningar har bland annat handlat om att det finns risk för att eftersatt underhåll leder till ökade kostnader för akut underhåll samt negativa effekter för verk- samheten. Vidare att det saknas tillräckliga underlag för att avgöra det faktiska underhållsbehovet samt att det finns risk för att ny- investeringar tränger undan nödvändiga ersättningsinvesteringar. Revisorerna har därför i revisionsplanen för 2025 beslutat om ytter- ligare granskning inom området. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder och bolag säkerställer att underhållsarbeten genomförs för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Granskningen besvaras med följande revisionsfrågor: • Finns en process för systematisk statusinventering och doku- mentation av underhållsbehov som kan utgöra underlag för planering och prioritering av underhållsarbetet? • Sker underhåll i enlighet med identifierat och dokumenterat underhållsbehov? • Ger rapportering och uppföljning tillräckligt underlag för att ansvarig nämnd/bolag ska kunna fatta nödvändiga beslut? Underhåll av fastigheter Sida 5 (32) 2.3 Omfattning/avgränsning Granskningen omfattar Skolfastigheter i Stockholm ABs (SISAB), Micasa Fastigheter i Stockholm ABs, kyrkogårdsnämndens och fas- tighetsnämndens arbete med underhåll av fastigheter. Granskningen omfattar inte räkenskaper, dvs. hur underhåll bokförs. 2.4 Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som revisionen utgår ifrån vid analys och bedömning. Följande revisionskriterier har til- lämpats i granskningen: • Kommunallagen (2017:725), 11 kap 1 § • Granskningsobjektens reglementen respektive bolags- ordningar och ägardirektiv • Regler för ekonomisk förvaltning 1 kap 7b (Kommunfull- mäktiges budget 2025 bilaga 8) • Investeringsstrategi (Kommunfullmäktiges budget 2025 bi- laga 9) • Fastighets- och lokalpolicy (Kommunfullmäktiges budget 2025 bilaga 10) Revisionskriterierna redogörs för i bilaga 2. 2.5 Metod Revisionskontoret genomförde granskningen under 2025. Gransk- ningen har utförts i enlighet med SKYREV:s vägledning för verk- samhetsrevision. Granskningen har genomförts genom intervjuer samt dokument- studier av rutiner och arbetssätt. Inom ramen för granskningen har även ekonomisk budget- och utfallsdata för granskade nämnder och bolag analyserats samt uppföljning och rapportering av underhålls- arbetet. Slutligen har stickprovskontroller genomförts avseende om det finns underlag för underhållsplanering i form av systematiserad information om fastigheternas status. I analysen tas i beaktande fastigheternas framtida användning. Om ingen uppgift finns om att fastigheten ska användas för annan verk- samhet eller avyttras antas att fastigheten även i framtiden kommer att nyttjas på samma sätt som idag. Nyckelbegrepp i granskningen definieras i bilaga 1. Exempel på nyckelbegrepp är underhåll, underhållsplan, ersättningsinvesteringar etc. Underhåll av fastigheter Sida 6 (32) Intervjuer har genomförts med tjänstepersoner som förvaltar fastig- heter och områdeschefer. Intervjuer har även genomförts med före- trädare för idrottsnämnden, utbildningsnämnden samt Södermalms stadsdelsnämnd i deras roll som hyresgäst. Rapporten har faktakontrollerats av berörda tjänstepersoner. Underhåll av fastigheter Sida 7 (32) 3. Skolfastigheter i Stockholm AB Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) äger och förvaltar mer- parten av stadens skolor och förskolor, vilket omfattar cirka 600 byggnader om totalt 1,8 miljoner kvadratmeter. 3.1 Organisation och stöddokument Bolaget genomförde en omorganisation år 2023. Ett syfte med om- organisationen var bland annat att organisationen skulle ha ett tyd- ligare kundfokus samt ökat fokus fastighetsförvaltning och under- håll. l. På grund av vikande elevunderlag har ett skifte skett från fokus nya lokaler till underhåll. Innan 2023 var bolagets fokus på nybyggnation. Implementeringen av den nya organisationen inklusive utveckling av systemstöd och arbetssätt fortsätter även under 2025. Den nya organisationen beskrivs genomgående i intervjuer ha bi- dragit till en större tydlighet vad gäller ansvar och roller samt ett tydligare fokus på SISAB:s förvaltningsuppdrag. Omorganisationen innebär att förskolor och paviljonger respektive grundskolor och gymnasier delades in i var sitt affärsområde som i sin tur indelas i förvaltningsområden. Inom respektive förvaltningsområde samlas nyckelkompetenser vad gäller statusinventering, dokumentation, planering och prioritering av underhåll. Fastighetsförvaltarna är den funktionen inom respektive förvalt- ningsområde som ska säkerställa att information om fastigheters status är aktuell och korrekt. Förvaltarna ska fungera som ett nav vad gäller informationsinhämtning, dokumentation och kommuni- kation kring de fastigheter som hen ansvarar för. Som stöd till fas- tighetsförvaltarna finns inom respektive förvaltningsområde funkt- ionen fastighetsförvaltare underhåll. Denne ansvarar för att sam- manställa underhållsplaneringen för respektive förvaltningsområde. Stöddokument finns i form av bolagsinterna investeringsanvisningar samt processbeskrivningar för underhållsprocessen. Processbeskriv- ningarna innehåller övergripande information om krav på doku- mentation, avstämning med hyresgäst och beslutsnivåer. Utöver stöddokument beskrivs i intervju att fastighetsförvaltarna har regel- bundna möten där erfarenheter utbyts. Mötena syftar även till att säkerställa att förvaltningsområdena arbetar på ett likartat sätt. Underhåll av fastigheter Sida 8 (32) 3.2 Information och dokumentation av underhållsbehov Information om fastigheters status inhämtas bland annat genom regelbundna ronderingar, besiktningar och felanmälningar. Denna information kompletteras med information om komponenter och fastigheters tekniska livslängd samt vid behov fördjupade status- inventeringar. Information om fastigheternas status inhämtas även genom avstämningar med bolagets driftpersonal och avstämningar med hyresgästernas verksamhetsansvariga. Information om fastigheternas status dokumenteras direkt i något av SISAB:s två systemstöd; Facit respektive Vitec. Systemen beskrivs i intervjuer vara väl implementerade i verksamheten och bolaget har haft systemen sedan 2006. Detaljerad information om de tekniska installationerna dokumente- ras i Facit. Dokumentation i systemet görs enligt intervju ofta av an- svarig driftpersonal eller anlitade konsulter och entreprenörer. In- formationen i systemet är omfattande och innehåller över 300 000 komponenter. Information om fastigheternas samlade status och därmed under- hållsbehov över tid dokumenteras i Vitec. Informationen i Vitec är organiserad utifrån en fast struktur. Underhållsbehov prissätts i sy- stemet, men systemet räknar inte automatiskt upp återkommande åt- gärder med index. Detta medför att respektive fastighetsförvaltare får göra en egen uppskattning av prisökningen över tid. Det besk- rivs i intervju vara en viss systembegränsning. Flera funktioner har möjlighet att dokumentera information i systemet, men det är fastig- hetsförvaltaren som ansvarar för att säkerställa att informationen är fullständig, aktuell och uppfyller angivna minimikrav vad gäller innehåll och detaljeringsgrad. Det är även fastighetsförvaltaren som ansvarar för att nödvändig information från Facit överförs till Vitec. Denna överföring sker manuellt, vilket i intervju beskrivs som en systembegränsning. Den sammanställda dokumentationen av respektive fastighets un- derhållsbehov i Vitec benämns långtidsplanerat underhåll (LPU) och motsvarar en underhållsplan. Det finns en LPU för samtliga fas- tigheter. Däremot finns det enligt intervjuer vissa brister vad gäller detaljeringsgrad för historiska åtgärdsdata, till exempel att det inte anges vilken del av en fastighet som målats om utan endast att om- målning skett. En stickprovskontroll omfattande 10 fastigheter har genomförts avseende den underhållsinformation som är dokumen- terad i systemstöd. LPU:er finns för samtliga kontrollerade fastig- heter. LPU:erna anger vilka underhållsåtgärder som är planerade för fastigheten och när i tid de beräknas infalla. Underhåll av fastigheter Sida 9 (32) Utöver LPU:er för respektive fastighet har bolaget i samarbete med utbildningsnämnden utifrån en gemensam upprustningsplan tagit fram en prioritering och inriktning över vilka av stadens skolor som är i störst behov av upprustning och förslag på evakueringslös- ningar. Enligt uppgift kommer bolaget följande år att fokusera på de fastigheter som behöver underhållsprojekt de kommande tio åren. Bolaget har identifierat cirka 40 underhållsprojekt som kräver eva- kuering där cirka tio stycken fastigheter har en evakueringslösning. Kostnadsbilden per projekt beräknas mellan 150-200 miljoner per fastighet. Metodiken utgår från att använda tomställda lokaler för att kunna möjliggöra ett evakueringspussel. Såväl intervjuade från SISAB som utbildningsförvaltningen beskriver att samarbetet i stort fungerar väl. Eftersom förskolor generellt är mindre till ytan bedömer bolaget att det inte föreligga behov att ta fram en motsvarande sammanhållen upprustningsplan för dem. En statuskontroll omfattande samtliga förskolor genomfördes enligt intervju under 2024 och 2025. Resul- tatet dokumenterades inte i en särskild rapport utan direkt i Vitec. I intervju beskrivs däremot att underhållsbehov avseende förskolor framförallt bevakas genom kontinuerliga avstämningar med repre- sentanter för stadsdelsnämnderna samt genom löpande kontroller, inventeringar och ronderingar. Fokus är lokalernas inomhusklimat samt att förebygga risk för fuktproblematik. Som del av genomförd stickprovskontroll har sammanställningar av genomförda kontroller och noteringar från dessa inhämtats och stämts av. I intervju besk- rivs att kontrollrutiner för förskolor och skolor kontinuerligt ses över så att relevanta risker för fastigheterna beaktas. Till exempel har kontroll av risker vid skyfall nyligen lagts till i rutinen. Plan för underhåll av respektive stadsdelsnämnds förskolor och skolor sam- manställs enligt intervju i arbetsdokument som stäms av med stads- delsnämndens representant två gånger per år. 3.3 Planering och prioritering av underhåll Utifrån den information som finns dokumenterad i systemstöd sva- rar respektive fastighetsförvaltare för att identifiera och föreslå prio- ritering av underhållsbehov för de fastigheter den ansvarar för. Fas- tighetsförvaltare underhåll sammanställer sedan fastighetsförvaltar- nas förslag för vidare planering. Prioritering av underhåll sker uti- från det underlag fastighetsförvaltare underhåll sätter ihop först på affärsområdesnivå och slutligen på bolagsövergripande nivå. När planerings- och prioriteringsprocessen för kommande period är klar uppdaterar fastighetsförvaltare underhåll respektive fastighets LPU. Underhåll av fastigheter Sida 10 (32) SISAB:s styrelse har beslutat om en underhållsstrategi. Strategin ger vägledning vad gäller prioritering av underhåll. Underhålls- behov delas in i fyra olika kategorier där åtgärder som krävs för att trygga personsäkerhet i fastigheterna alltid prioriteras högst. Där- efter kommer underhåll för att säkra byggnadernas klimatskal (tak, fasad, fönster, dörrar och grund) och invändiga installationer. Åt- gärder för att förebygga eller avhjälpa myndighetsanmärkningar (t.ex. kring ventilation) kommer näst i ordningen. Slutligen kommer övriga åtgärder som inte omfattas av ovanstående. Prioriterings- ordningen beskrivs genomgående i intervjuer som ett stöd vid pla- nering och prioritering av tillgängliga medel för underhåll. 3.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll Avtals- och hyresförhållanden mellan SISAB som fastighetsägare och utbildningsnämnden respektive stadsdelsnämnderna som hyres- gäster regleras genom ett samverkansavtal (2022) mellan SISAB och Stockholms stad samt genom enskilda fastighetsspecifika hy- resavtal. Hyresavtalen utgår från de villkor som framgår i samver- kansavtalet. Vid extern uthyrning tillämpas marknadsmässig hyrs- sättning och avtalsvillkor. Samverkansavtalet är formulerat med mål att hyran över tid ska täcka SISAB:s kostnader för kapital, löpande drift och underhåll. En så kallad underhållsschablon om 866 kr/kvm ingår i hyran. Utifrån fastighetsbeståndets storlek korresponderar denna schablon till ett årligt investeringsutrymme om 600 mnkr för ersättningsinveste- ringar i befintligt fastighetsbestånd. Enligt samverkansavtalet räk- nas alla schabloner upp med 80 procent av konsumtprisindex. Gränsdragning för vilka reparationer och underhållsåtgärder som omfattas av schablonen regleras i bilaga till avtalet. Bolaget redogör i bland annat i sin treårsplan 2026–2028 Tertial 1 2025 för bedömt behov av ersättningsinvesteringar (större under- hållsåtgärder) per år perioden 2026–2030. Behovet varierar mellan åren, från som lägst 656 mnkr år 2022 till som högst 1 247 mnkr år 2029. Behovet överstiger därmed varje år under perioden 2026- 2030 de 600 mnkr per år som bolaget har till förfogande genom samverkansavtalet. Underhåll av fastigheter Sida 11 (32) 3.5 Utfört underhåll i förhållande till behov I intervjuer beskrivs att SISAB historiskt inte nyttjat tillgängliga in- vesteringsmedel för ersättningsinvesteringar. Den förklaring som ges är att underhåll oftast skett i samband med kapacitetsökningar och att ansvarsförhållandena avseende underhåll sett olika ut över tid. I intervjuer och rapportering till bolagsstyrelsen anges att ett fokus- område för bolaget är att säkerställa att tillgängliga medel förbrukas genom att underhållsåtgärder och ersättningsinvesteringar genom- förs i den takt som planerats. En förutsättning för detta är den ge- mensamma planering som finns mellan bolaget och utbildnings- nämnden. Bolaget har endast redovisat ersättningsinvesteringar som egen investeringskategori till styrelsen sedan år 2023. År 2023 och 2024 uppgick nyttjandegraden av tillgängliga investeringsmedel för ersättningsinvesteringar i snitt till cirka 79 procent. Utfallet var högre 2024 än 2023. Bolagets nyttjandegrad för budgeterade medel för felavhjälpande och förebyggande underhåll (som belastar bolagets resultat direkt) är i genomsnitt högre åren 2022 till 2024, cirka 92 procent. Utgifter för felavhjälpande underhåll har överstigit budget samtliga år under perioden 2022–2024. Att öka andelen förebyggande underhåll i för- hållande till avhjälpande underhåll är enligt bolaget verksamhets- plan 2025 ett prioriterat område för bolaget. 3.6 Rapportering till styrelsen Den information och rapportering som bolagsstyrelsen får avseende kommande underhållsbehov följer i huvudsak Stockholm Stadshus AB:s (SSAB:s) anvisningar. Bolaget har dock själva i verksamhets- plan och treårsplan 2026–2028 lagt till ytterligare information om fastighetsbeståndets status och bedömt behov av ekonomiska resur- ser för att adressera identifierade underhållsbehov. Uppföljning och rapportering av genomfört underhåll till styrelsen sker i huvudsak i samband med rapportering per tertial 1 och tertial 2 samt per helår i utfallsrapport och årsredovisning. Rapporteringen följer i huvusak SSAB:s anvisningar. I rapporteringen redogörs lö- pande för vilka underhållsåtgärder som genomförts samt utfall för bolagets investeringar, inklusive ersättningsinvesteringar. Underhåll av fastigheter Sida 12 (32) 3.7 Revisionskontorets bedömning Revisionskontoret bedömer att SISAB i huvudsak säkerställer att underhållsarbete genomförs för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Bedömningen grundas på att bolaget har organisation, arbetssätt och systemstöd för arbetet med underhåll som ger förutsättningar för att identifiera, planera och prioritera underhållsåtgärder på ett syste- matiskt sätt. Styrelsen har beslutat om en underhållstrategi, inklu- sive prioriteringsordning, för bolagets arbete med underhåll. Det finns underhållsplaner för samtliga fastigheter samt en specifik upp- rustningsplan avseende skolfastigheter som arbetats fram i dialog med utbildningsförvaltningen. Vidare bedömer revisionen att rap- portering till styrelsen, inom ramen för både budget- och uppfölj- ningsprocesserna, är tillräckligt utförlig. Revisionskontoret noterar att bolaget historiskt och under de senaste åren inte nyttjat samtliga tillgängliga budgetmedel för ersättnings- investeringar. Utifrån det underhållsbehov som bolaget själv beskri- ver i budget- och plandokument bedömer revisionskontoret att bola- get behöver fortsätta utveckla styrningen av pågående ersättnings- investeringsprojekt för att tillse att tillgängliga budgetmedel nyttjas enligt plan. Underhåll av fastigheter Sida 13 (32) 4. Micasa Fastigheter i Stockholm AB Micasa Fastigheter i Stockholm AB (Micasa) har 102 fastigheter om totalt 944 000 kvm. Bolaget äger och förvaltar vård- och om- sorgsboenden, servicehus, seniorbostäder, LSS-boenden, hem för vård och boende (HVB) samt bostäder för grupper med svag ställ- ning på bostadsmarknaden. Ett av kommunfullmäktiges mål för Micasa är att bolagets verksamhet ska bidra till låga lokalkostnader och att bolaget ska skötas på ett allmännyttigt och affärsmässigt sätt. 4.1 Organisation och stöddokument Planeringen av bolagets underhåll hanteras i två avdelningar. Fas- tighetsutveckling som hanterar större åtgärder och fastighetsavdel- ningen som hanterar underhåll i ordinarie förvaltning. Genomfö- rande av underhåll när det gäller totalrenoveringar och större under- hållsåtgärder utförs av bolagets projektavdelning, och mindre un- derhållsprojekt och åtgärder utförs av enheten förvaltningsprojekt på fastighetsavdelningen. Inom fastighetsavdelningen är det vidare enheten för teknisk för- valtning som ansvarar för underhållsarbetet. Enheten är indelad i sex förvaltningsområden. Varje förvaltningsområde omfattar ett an- tal fastigheter som förvaltas av ett team bestående av en teknisk för- valtare, kundförvaltare och en underhållsprojektledare. Därutöver har respektive team en förvaltare som har ansvaret för det ekono- miska perspektivet i varje fastighet. De tekniska förvaltarna plane- rar åtgärder och projekt som krävs för respektive fastighetsunderhåll enligt en bestämd prioriteringslista. Det finns rutiner och stöddoku- ment som beskriver hur underhållet ska dokumenteras och invente- ras per fastighet. De tekniska förvaltarna ansvarar även för att en budget tas fram för underhållsarbete inom sitt förvaltningsområde. Budgetunderlagen samordnas inom fastighetsavdelningen. Utöver det operativa arbetet ansvarar en kundförvaltare för hyresgästfrågor. Merparten av bolagets fastigheter är uppförda under perioden 1970– 1980 och har därför behov av omfattande underhållsåtgärder. Detta har även lyfts fram i den stadsövergripande ”Äldreboendeplan för 2025 med inriktning 2050”. Planen anger tidpunkter för färdigstäl- lande av renoveringar och nybyggnation av vård- och omsorgsboen- den. Underhåll av fastigheter Sida 14 (32) 4.2 Information och dokumentation av underhållsbehov De tekniska förvaltarna ansvarar för att dokumentera underhållsbe- hovet inom sitt förvaltningsområde. De tekniska förvaltarna ansva- rar för att dokumentera underhållsbehovet inför kommande års bud- getarbete. De tekniska förvaltarna besöker fastigheterna regelbundet och har en gång om året ett underhållsmöte tillsammans med hyres- gästrepresentant för att få hyresgästens behov och priortiering av underhåll. Underhållsbehovet dokumenteras i bolagets affärsplaner, vilka fungerar som övergripande underhållsplaner. Större underhållsinsatser dokumenteras även vid statusinventering av byggnadsinventarier. Inventeringen genomförs av tekniska kon- sulter med särskild kompetens inom området. Det kan t.ex. handla om inventering av hissar. Resultatet framgår av utredningar som hanteras av tekniska förvaltare som underlag i budgetarbetet. Status för byggnadsinventarier framgår även i bolagets övergripande fas- tighetsutvecklingsplan vilken innehåller en förteckning med alla fastigheter som återfinns i bolagets fastighetsbestånd. I dagsläget saknas ett systemstöd som samordnar all information om underhållsarbete per fastighet. Det nuvarande programmet (Fast2) uppfyller inte de önskemål bolaget har gällande systemstöd på om- rådet. Mot bakgrund av detta har bolaget initierat ett pilotprojekt där programmet Greenview testas som ett systemstöd. Det nya system- stödet kommer börja användas för underhållsarbete vid årsskiftet 2025/2026. Stickprovsgranskningen visar att underlag till underhållsåtgärderna både finns i bolagets affärsplan och budget samt i enskilda arbets- dokument som tillhör de tekniska förvaltarna. Det innebär att un- derlagen till underhållsbehoven inte finns samlat, och också varierar i omfattning. I Micasas budget i treårsplan 2026–2028 framgår att investeringar avseende underhåll kommer att öka. För de två kommande åren be- dömer bolaget att investeringar kommer att uppgå till 785 mnkr (2026) respektive 1 902 mnkr (2027). I treårsplanen listas både ny- byggnationsprojekt och ombyggnationsprojekt med belopp som be- höver beslut från kommunfullmäktige. Däremot framgår inte hur stor andel av investeringsutrymmet som är av underhålls-/ersätt- ningskaraktär, dvs. investeringar som omfattar löpande underhåll och större underhållsinsatser som inte överstiger kommunfullmäkti- ges investeringsgräns. Underhåll av fastigheter Sida 15 (32) 4.3 Planering och prioritering av underhåll Bolagets fastighetsutvecklingsplan, vilken utgår ifrån fastigheternas affärsplaner, innehåller en långsiktig planering (50 år) för varje fas- tighet inom fastighetsbeståndet. Planen täcker samtliga om- och ny- byggnadsprojekt samt status på fastigheter med akuta eller mindre akuta underhållsåtgärder. Fastighetsutvecklingsplanen innehåller även kommunfullmäktiges planerade inriktningsbeslut och genom- förandebeslut för fastigheter där det finns behov av omfattande in- vesteringar. Fastighetsutvecklingsplanen korrelerar med den tids- plan som finns i den stadsövergripande ”Äldreboendeplanen 2025 med utblick 2050”, där specifika vård- och omsorgsboenden har planerade tidpunkter för när dess renovering eller nyproduktion ska vara färdigställt. Styrelsen antog år 2022 en underhållsstrategi som anger att under- hållsåtgärder ska vara tidsatta och omfatta en treårsperiod. Detta är i linje med samverkansavtalet (2019) för hyresgäster där det anges att hyresvärden ska samråda med hyresgästen kring planerade under- hållsåtgärder. Micasa har tidsatta åtgärder i budgeten för löpande underhåll. Det är dock inte tydligt hur dessa åtgärder har en kopp- ling till underhållsbeskrivningen i bolagets affärsplaner och i de en- skilda arbetsdokument som tillhör de tekniska fastighetsförvaltarna. Enligt uppgift kan en förklaring vara att åtgärdernas status kan för- ändras efter statusinvensteringar av respektive kompontent. Affärs- planer innehåller vidare information om respektives fastighets un- derhållsbehov, däremot framgår inte hur akuellt behovet är. Detta visar revisionskontorets stickprov av tio affärsplaner. När det gäller prioritering ska det enligt bolagets underhållstrategi ske utifrån ägardirektiv, fastigheternas underhållsbehov samt sta- dens olika prorgram. Vidare anges av bolagets prioriteringsplan för kostnader i planerat underhåll och projekt att åtgärder som inte in- ryms i det ekonomiska utrymmet för innevarandet året kan priortie- ras upp om det finns ekonomiskt utrymme för det. Beslut av ompri- oritering fattas av teknisk förvaltare i samråd med enhetschef vid teknisk förvaltning. Efter beslut ska hyresgäst informeras om för- ändringen. Prioritering sker vidare utifrån en prioriteringslista vil- ken är en vägledning för prioriering av underhåll. Underhållss- behoven delas in i fem olika kategorier. Det framgår bland annat att priortieringen ska fokusera dels på risk för allvarliga ska- dor/verksamhetstörning, dels lagkrav/myndighetskrav samt energi- besparande åtgärder. Underhåll av fastigheter Sida 16 (32) 4.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll Avtals- och hyresförhållanden mellan Micasa som fastighetsägare och respektive stadsdelsnämnd och socialnämnden som hyresgäst regleras genom ett samverkansavtal (2019) mellan Micasa och Stockholms stad. Nämnderna är hyresgäster och tecknar självstän- digt och svarar för objektiva hyresavtal inom sitt ansvarsområde. Hyresavtalen utgår i regel från de villkor som framgår i samver- kansavtalet. I bilaga till samverkansavtalet specificeras ansvarsfördelningen mellan hyresgäst och Micasa. Micasa ansvarar för drift samt inre och yttre underhåll. Investeringar för underhåll av stora eller mindre åtgärder avseende enskilda lägenheter ska finansieras av ordinarie hyra. Det finns i dagsläget ingen särkild uppdelning eller fördelning av hyrestillägg avseende underhållsinsatser. Budget för alla investeringar beskrivs i bolagets treårsplan 2026- 2028. Underhållsarbetet ingår i den samlade projektportföljen för alla investeringar de kommande tre åren. I bilaga till flerårsplanen framgår budget för ombyggnation, nyproduktion och ersättnings- investeringar. Enligt Micasa finns det många fastigheter med ett stort underhålls- behov och enligt intervju uppges att hyressättningen är historiskt sett inte förändrad i jämförelse med likvärdiga lokaler. 4.5 Utfört underhåll i förhållande till behov Budget för det genomförda underhållet har varierat mellan 60–100 mnkr under perioden 2022–2024. Budgetföljsamheten har generellt varit god. För de större investeringar över 300 mnkr som krävt in- riktningsbeslut av kommunfullmäktige finns dock avvikelser. År 2023 nyttjades 104 procent av investeringsramen och år 2024 nytt- jades 71 procent. Avvikelserna förklaras av att flera investerings- projekt inte hade fortlöpt enligt plan. Enligt uppgift beror det på ute- blivna beslut och fördröjda beslut. Underhåll av fastigheter Sida 17 (32) 4.6 Rapportering till styrelsen Rapportering till styrelsen visar samlad information om de ersätt- ningsinvesteringar som pågår. För strategiska investeringar redovi- sas information på en mer detaljerad nivå. Den information som sty- relsen får avseende kommande underhållsbehov samt löpande upp- följning och rapportering följer i huvudsak Stockholms Stadshus AB anvisningar för flerårsplan och verksamhetsplanering. Uppfölj- ningen är i enlighet med kommunfullmäktiges årshjul. Vidare be- slutar styrelsen budgeten för löpande underhåll i enlighet med bola- gets budgetprocesser. 4.7 Revisionskontorets bedömning Revisionskontoret bedömer att Micasa i huvudsak säkerställer att underhållsarbete genomförs för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Bedömningen grundas på att det finns underlag som utgör planering och prioritering av underhållsarbetet utifrån systematisk inventering och dokumentation. Styrelsen tar även del av underlag för beslut i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar samt genom att budge- ten för löpande underhåll beslutas av styrelsen i enlighet med bola- gets budgetprocesser. Det långsiktiga underhållsarbetet utgår från en övergripande lång- siktig planering som speglar den stadsövergripande ”Äldreboende planen 2050”. Däremot finns förbättringsområden avseende bolagets underhålls- planer i affärsplanerna. Utifrån revisionskontorets stickprov finns det ingen tydlig koppling mellan de investeringar som ingår i det planerade underhållet i underhållsplaner och budgeten för under- håll. Det framgår inte tydligt hur åtgärder i budgeten speglar under- hållsbeskrivningen i respektive underhållsplan. Ytterligare ett förbättringsområde är att samla bolagets identifierade behov för underhåll. Idag beskrivs detta i olika dokument, vilket försvårar bolagets kontroll över om underhållsplanering sker i enlig- het med identifierade behov. Det saknas även ett befintligt system- stöd som säkerställer att underhållsplaneringen sker samordnat för varje fastighet. Ett nytt systemstöd ska enligt plan driftsättas vid årsskiftet 2025/2026. Underhåll av fastigheter Sida 18 (32) 5. Kyrkogårdsnämnden Kyrkogårdsnämnden är huvudman för begravningsverksamheten i Stockholms stad. Nämnden äger och förvaltar tolv begravnings- platser, upplåter gravplatser, ställer ceremonilokaler till allmän- hetens förfogande samt svarar för två krematorier. Vissa av fastig- heterna har ett kulturhistoriskt värde, vilket ställer krav på hur un- derhållsarbetet bedrivs. I kommunfullmäktiges budget 2025 fram- hålls att underhållet av begravningsplatserna ska förstärkas samt att en god nivå på underhållet ska värnas genom långsiktig underhålls- och investeringsplanering. Totalt finns inom nämndens ansvar ett 40-tal fastigheter och 14 ceremonilokaler. Den sammanlagda ytan uppgår till cirka 28 100 kvadratmeter. 5.1 Organisation och stöddokument Ansvaret för förvaltningens fastighetsbestånd är placerat på begrav- nings- och serviceavdelningen. Avdelningen är uppdelad i en stabs- funktion och tre geografiskt indelade enheter som ansvarar för begravningsverksamhet och markskötsel vid de olika begravnings- platserna. Avdelningen har under de senaste åren utökats, dels på grund av den ökande investeringsverksamheten och dels på grund av ett större fokus på underhåll av fastigheter. Vidare har skötseln av begravningsplatser/kyrkogårdar till stor del övergått till egen regi från att tidigare ha varit entreprenadupphandlad. Förvaltning av fastigheter är organisatorisk placerade på stabsfunk- tionen där förvaltningens två fastighetsingenjörer har det huvudsak- liga ansvaret för den dagliga driften av fastigheterna samt för att planera och följa upp genomförandet av underhållsåtgärder. En av fastighetsingenjörerna ansvarar huvudsakligen för drift och installa- tioner och den andra för underhållsplanering och projekt. På staben finns även en nyinrättad tjänst som fastighetstekniker med ansvar för att bland annat göra inventering av underhållsbehov och ronde- ringar etc. Enhetscheferna vid de tre geografiskt indelade enheterna ansvarar för skötseln av begravningsplatserna, men även för fel- anmälningar. Stöddokument för underhåll finns bland annat i form av stadsöver- gripande, men också interna investeringsanvisningar. Däremot sak- nas processbeskrivning specifikt för underhållsprocessen och dess delprocesser. Underhåll av fastigheter Sida 19 (32) 5.2 Information och dokumentation av underhåll Fastighetsingenjörerna har en central roll när det gäller att säker- ställa att information om fastigheternas status är aktuell och korrekt. Arbetet sker i samverkan med fastighetsteknikerna och enhetschef- erna för de olika begravningsplatserna. Informationsinhämtningen görs genom statusinventeringar utifrån kännedom om fastigheten, ronderingar och inkomna felanmälningar Även de vård- och under- hållsplaner som tas fram utgör en grund för statusinventeringen. En till två gånger per år träffas fastighetsingenjörer tillsammans med fastighetstekniker och enhetschefer för att inhämta information och åsikter om vilka åtgärder/underhåll som behöver göras på de fastigheter de ansvarar för. För kulturmiljöer som är uppförda före 1940 finns krav på att vård- och underhållsplaner ska upprättas. Planerna löper över 10 år och ska därefter revideras. Planerna ska vara ett grundläggande verktyg för förvaltning och underhåll av fastigheten. De vård- och under- hållsplaner som revisionskontoret tagit del av innehåller bland annat uppgifter på en övergripande nivå om vilka åtgärder som bör genomföras under de kommande 10 år. Det saknas dock uppgifter om när i tiden åtgärderna ska genomföras och uppskattad kostnad. De underhållsplaner som revisionskontoret tagit del av är upprätt- ade i Excel. En generell iakttagelse är att Exceldokumenten inte uppdateras löpande, vare sig med vilket underhåll som har genom- förts eller som planeras att genomföras. Detta bekräftas också i in- tervjuer. Dokumentationen är på en grov nivå, bland annat saknas information om ålder och status för olika komponenter i fastighet- erna. För att utveckla sitt arbete med dokumentation och planering av underhåll implementerar nämnden för närvarande ett nytt systemstöd. I samband med detta görs också en inventering av fas- tigheternas underhållsbehov. Målsättningen är att systemet ska tas i drift under 2025. En stickprovskontroll, omfattande tio fastigheter, har gjorts med av- seende på om det finns aktuella underhållsplaner och i förekom- mande fall vård- och underhållsplaner för fastigheterna. För samt- liga fastigheter finns underhållsplaner där tidigare genomfört under- håll framgår. Däremot saknas det för 9 av 10 fastigheterna uppgifter om kommande års planerade underhåll. Endast en fastighet har en underhållsplanering som sträcker sig fram till 2028. Underhåll av fastigheter Sida 20 (32) Av nämndens verksamhetsplan 2025 framgår att det finns en stor underhållsskuld kopplat till vatten- och avloppsledningar samt el. Det finns inget underlag som kvantifierar och specificerar behovet av underhåll eller en plan/strategi för hur underhållsbehovet ska åt- gärdas. 5.3 Planering och prioritering av underhåll Planering och prioritering av underhåll görs i ett första steg av fas- tighetsingenjörerna utifrån tillgänglig information om fastigheternas underhållsbehov. Den slutliga prioriteringen görs av avdelningschef och i vissa fall i samråd med förvaltningschef. Utifrån tjänste- personernas prioriteringar fattar nämnden beslut i samband med att verksamhetsplanenen behandlas. Granskningen visar att det inte i några handlingar framkommer att dialog förts med nämnden avse- ende de prioriteringar som gjorts. Kyrkogårdsnämnden har inte beslutat om någon underhållsstrategi eller liknande där principer för prioriteringsordning mellan olika un- derhållsåtgärder anges. I intervjuer beskrivs att åtgärder enligt sä- kerhets- och myndighetskrav har högsta prioritet. Därefter planeras övrigt underhållsbehov. 5.4 Utfört underhåll i förhållande till behov I kommunfullmäktiges budget 2025 är kyrkogårdsnämndens inve- steringsbudget uppdelad i en långsiktig investeringsbudget (30 mnkr) respektive utökad investeringsbudget (146 mnkr). Den utö- kade investeringsbudgeten anger tilldelning av medel för särskilt angelägna åtgärder som oftast är politiskt prioriterade. Den långsik- tiga investeringsbudgeten avser det löpande underhållet. Det är inte tillåtet att flytta investeringsmedel mellan de två budgeterna för att kunna göra omprioriteringar eller täcka uppkomna underskott. Av nämndens verksamhetsberättelser för åren 2022–2024 framgår att i genomsnitt 90 procent av nämndens totala investeringsbudget har nyttjats. Av de medel som avser den långsiktiga investerings- budgeten har i genomsnitt 135 procent nyttjats, vilket innebär att tilldelad budget har överskridits. När det gäller den utökade investe- ringsbudgeten har i snitt 83 procent nyttjas. Av intervjuer och av nämndens treårsplan för åren 2026–2028 fram- går att nämnden inför kommande år begär en utökning av den lång- siktiga investeringsplanen med hänvisning till framtida under- hållsåtgärder. Underhåll av fastigheter Sida 21 (32) 5.5 Rapportering till nämnd Den information som nämnden får avseende kommande underhålls- behov samt löpande uppföljning och rapportering följer i huvudsak kommunstyrelsens anvisningar för treårsplan och verksamhetsplan- ering. Uppföljning och rapportering av underhåll till nämnd sker därmed i huvudsak i samband med den löpande rapporteringen, det vill säga tertialrapporter och verksamhetsberättelse. För större ersättningsinvesteringar ges vid nämndsammanträdena löpande statusrapporteringar om framdriften i projektet och ekonomisk upp- följning. Detta framgår av nämndhandlingar och protokoll. Granskningen visar att nämnden inte har tagit del av någon doku- mentation som beskriver nämndens samlade underhållsbehov och hur prioritering mellan olika underhållsåtgärder har gjorts. Detta ut- ifrån en genomgång av nämndhandlingar och nämndprotokoll under 2022-2025. 5.6 Revisionskontorets bedömning Revisionskontoret bedömer att kyrkogårdsnämnden inte säkerställer att underhållsarbete genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att bibehålla fastigheternas funktion för verksamheten. Bedömningen grundas på att nämnden saknar en fullständig och sammanställd information om fastigheternas status och underhålls- behov. Kopplat till detta visar granskningen att nämnden inte har kvantifierat eller redogjort för hur det samlade behovet av underhåll ska omhändertas i den framtida planeringen. Det saknas även en tydlig process för att systematisk inventera och dokumentera fastig- heternas underhållsbehov samt principer för hur olika underhållsåt- gärder ska prioriteras. Då dokumentation av genomfört underhåll och planerat underhåll är bristfällig, har det i granskningen inte varit tydligt utifrån vilka un- derlag som planeringen och prioriteringen genomförs. Revisionskontoret bedömer att detta sammantaget medför att nämn- den inte har en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov som grund för att fatta beslut. Revisionskontorets analys av hur nämnden under senare år nyttjat investeringsmedel indikerar behov av att pri- oritera löpande underhåll i förhållande till riktade satsningar. Underhåll av fastigheter Sida 22 (32) Nämnden saknar i dagsläget systemstöd för sin underhållsplanering. Den dokumentation som finns i Excel är varken uppdaterad eller komplett vilket bidrar till att det är svårt att få fram information på aggregerad nivå. Det är därför av vikt att det arbete som påbörjats med att införa ett systemstöd och att den inventering av fastighet- erna underhållsbehov och underhållsplaner som görs i samband med införandet slutförs. Underhåll av fastigheter Sida 23 (32) 6. Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden förvaltar ett varierat bestånd om cirka 1 030 byggnader samt 550 bostadsrätter (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) boenden, förskolor och enskilda lä- genheter). Fastighetsbeståndet består bland annat av kontorsfastig- heter, idrottsanläggningar, bibliotek och andra lokaler för kultur- aktiviteter samt ett mindre bestånd som idag används av externa ak- törer. 6.1 Organisation och stöddokument Fastighetskontorets förvaltning av fastigheter sköts av fastighets- avdelningen, genom de fem enheterna: Teknikspecialister, Driften- heten, Kundförvaltning 1 och 2 samt Teknisk förvaltning. Teknik- specialister är sakområdesexperter inom olika tekniska installations- områden. Driftenheten ansvarar för löpande drift av fastigheterna samt genomför mindre omfattande reparationer och kontroller av fastigheternas status. Kundförvaltare ansvarar för hyresavtal och kontakter med hyresgäster. Teknikförvaltarna svarar för att samla in, dokumentera, planera och följa upp genomförandet av under- hållsåtgärder. Som stöd för teknikförvaltarna finns rutinbeskriv- ningar för hur underhållsarbeten ska registreras i systemstödet samt processbeskrivningar omfattande myndighetsbesiktning och plane- ring, genomförande och uppföljning av enskilda underhållsåtgärder. Det finns också ett årshjul för teknikförvaltarnas budgetår som tyd- liggör tidplan för planering och rapportering av underhållsåtgärder. För samtliga fastigheter finns en kund- och en teknikförvaltare. An- talet fastigheter som respektive teknikförvaltare ansvarar för varie- rar beroende på fastigheternas storlek och hur krävande fastighet- erna är utifrån ett underhållsperspektiv. Vissa tekniska förvaltare ansvarar för ett fåtal större och mer krävande fastigheter (mellan 5- 20 stycken), medan andra teknikförvaltare ansvarar för ett stort an- tal mindre krävande fastigheter (över 100 stycken). I intervjuer be- skrivs att det är en utmaning att få en god överblick över fastighets- beståndets status eftersom beståndet innehåller en stor variation av olika typer av fastigheter. Den stora variationen innebär också att det är svårt att hitta gemensamma arbetssätt då olika hänsyn behö- ver tas utifrån fastighetens kulturhistoriska värden, verksamheternas behov och hyresgästernas betalningsförmåga etc. Underhåll av fastigheter Sida 24 (32) 6.2 Information och dokumentation av underhållsbehov Teknikförvaltare ansvarar för att regelbundet (cirka en gång per må- nad) bjuda in kundförvaltare samt driftpersonal till samordnings- möten för de fastigheter de ansvarar för. Vid mötena delas informat- ion om aktuella fastighetsrelaterade frågor, inklusive planerade un- derhållsinsatser. Denna typ av information förmedlas även löpande utifrån behov. Information inhämtas också från hyresgäster vid mö- ten där teknik- och kundförvaltare från fastighetskontoret träffar hyresgästrepresentanter. Information om fastigheters status inhämtas bland annat genom re- gelbundna ronderingar, besiktningar och felanmälningar. Fördjupad information om fastigheternas status inhämtas genom specifika sta- tusinventeringar som teknikförvaltare genomför eller beställer från ramavtalade teknikkonsulter. Det är respektive teknikförvaltare som ansvarar för att identifiera behov av och sköta genomförandet av statusinventeringar för sina fastigheter. Underhållsinformationen dokumenteras och sparas i fastighetskontorets mappstruk- tur/dokumentbibliotek. Respektive teknikförvaltare avgör hur in- formationen ska organiseras i varje mapp. Fastighetskontoret har ett systemstöd för fastighetsförvaltning (Faciliate) sedan 2020. Systemet har funktionalitet för att vara en databas för teknisk information om respektive fastighet. Det vill säga för att lagra och systematiskt ordna teknisk information, in- formation om ålder och status för olika komponenter i fastigheten samt att utifrån den lagrade informationen analysera och simulera underhållsbehov. Systemets funktionalitet för analys och simulering används dock inte. I intervju uppges att orsaken är att det saknas korrekt och komplett data i systemet för att detta ska vara möjligt. Det beskrivs i intervjuer vara respektive teknikförvaltare som avgör vilken information som är relevant att dokumenteras i systemet. Av intervjuer framgår vidare att fastighetskontoret sedan ett antal år identiferat ett behov av att utveckla befintligt systemstöd eller inför- skaffa ett nytt. Utvärdering avseende om stadens systemstöd Hyper- gene skulle kunna nyttjas som systemstöd uppges ha pågått under cirka två år. Under 2025 har det vissat sig att så inte är fallet och fastighetskontoret har enligt intervju återupptagit arbetet med att se över möjligheten att utveckla befintligt systemstöd för underhåll el- ler införskaffa ett nytt. Av den stickprovskontroll av 12 fastigheter som genomförts inom ramen för granskningen framgår att det saknas underhållsplaner (se definition i bilaga 1) för kontrollerade fastigheter. För respektive Underhåll av fastigheter Sida 25 (32) fastighet finns en investeringsplan (se definition i bilaga 1). Grans- kade investeringsplaner omfattar i hälften av fallen de kommande 1–2 år. För övriga fastigheter finns investeringar planerade för också de kommande 3-5 åren och i ett fall fanns investeringar pla- nerade 8 år framåt i tiden. I samband med faktagranskning framkom att fastighetskontoret un- der åren 2014-2015 arbetade fram ett underlag som visar fastighets- beståndets underhållsbehov utifrån olika komponenters tekniska livslängd. Underlaget är i form av en excel-fil och syftade till att vara ett underlag för underhållsplanering. Att uppdatera framtaget underlag beskrivs i intervju vara mycket resurskrvävande och un- derlaget har därför inte uppdaterats på ett väsentligt sätt sedan dess framtagande. Till exempel har inte nya fastigheter och komponenter lagts in i dokumentet. Underlaget nyttjas idag inte aktivit i teknik- förvaltares löpande arbete med underhållsplanering. Av fastighetsnämndens ”Underlag för budget 2026 med inrikting 2027 och 2028” (budgetunderlag 2026-2028) framgår att nämnden anser att det finns ett eftersatt underhåll. Nämnden anger dock inte hur omfattande underhållsbehovet är eller vilka ekonomiska medel som bedöms krävas för att åtgärda det. 6.3 Planering och prioritering av underhåll Planering och prioritering av underhåll görs i ett första steg av re- spektive teknikförvaltare utifrån tillgänglig information om fastig- heternas underhållsbehov. Denna information dokumenteras i form av planerade investeringar i systemstödet (Faciliate). Utifrån det görs sedan en sammanvägd analys på avdelningsnivå, där olika fas- tigheters underhållsbehov prioriteras inför kommande budgetår uti- från tillgängliga budgetramar. De investeringar som dokumenteras i investeringsplanen är enligt intervjuade de investeringar som be- döms ha högst prioritet. Ju närmare i tiden en investering ligger i investeringsplanen, desto högre prioritet har den. Fastighetsnämnden har inte beslutat om någon underhållsstrategi eller principer för prioritering mellan olika underhållsåtgärder, fas- tigheter eller fastighetstyper. I intervju beskrivs att som regel priori- teras åtgärder som krävs ur ett personsäkerhetsperspektiv (säker- hets- och myndighetskrav) samt åtgärder som krävs för att fastighet- ens yttre skal ska vara tätt (fasad, tack, fönster m.m.). Därefter prio- riteras övriga underhållsåtgärder. I intervju med representanter från idrottsförvaltningen framgår att de, i rollen som hyresgäst, deltar i hur investeringsmedeln avseende idrottsfastigheter ska prioriteras. Formerna för dialog beskrivs ha arbetats fram över tid och uppges fungera väl. Dialogen fokuserar Underhåll av fastigheter Sida 26 (32) vanligtvis på kommande budgetår och de därpå följande tre åren. Detta då det saknas ett sammanställt underlag för planering och pri- oritering på längre sikt (t.ex. 10 år). Underlag för långsiktig planering finns inom delar av beståndet. Framförallt avseende simhallar där en fördjupad utredning av status och underhållsbehov för perioden 2020-2030 togs fram år 2020. Det pågår en uppdatering av utredningen avseende simhallarnas status och underhållsbehov. Vidare har en parkleksstrategi arbetats fram av fastighetskontoret och förankrats med berörda stadsdelar genom parkleksplaner. 6.4 Ekonomiska förutsättningar för att genomföra underhåll Förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst regleras genom hyres- avtal. Vilka löpande underhålls- och reparationskostnader som beta- las av hyresvärd respektive hyresgäst regleras av en så kallad gräns- dragningslista, som är en bilaga till hyresavtalen. I hyresavtalen in- går som regel ingen schablon för underhåll. Kostnader för genom- fört underhåll finansieras istället genom fastighetsnämndens budget och läggs sedan till på hyran enligt självkostnadsprincipen. Vid extern uthyrning tillämpas marknadsmässig hyrssättning och avtals- villkor. I såväl rapportering till nämnd som i intervjuer beskrivs att denna hantering innebär att det i vissa fall är svårt att genomföra un- derhållsåtgärder. Det finns flera fastigheter där hyresgästerna inte har betalningsförmåga att klara av en högre hyra, vilken en renove- ring skulle innebära. Det gäller bland annat fastigheter som hyrs ut till ideella föreningar, stugor och lantfastigheter samt fastigheter som idag fungerar som ateljéer eller nyttjas för andra konstnärliga ändamål. 6.5 Utfört underhåll i förhållande till behov Fastighetsnämndens investeringsbudget uppgick åren 2022–2024 i genomsnitt till 1 632 mnkr per år. Investeringsbudgeten är uppdelad i en långsiktig investeringsplan och en utökad investeringsplan. Un- derhålls- och ersättningsinvesteringar (se definitioner i bilaga 1), förekommer i både den långsiktiga och den utökade investerings- planen. Det går däremot inte av nämndens investeringsplan att av- göra hur stor andel av nämndens investeringsbudget som avser un- derhålls- och ersättningsinvesteringar, kontra till exempel nyinve- steringar. Bakgrunden till detta beskrivs i intervju vara att fastig- hetskontoret inte regelmässigt kategoriserar investeringar som till exempel ersättningsinvesteringar respektive nyinvesteringar i sitt ekonomisystem. Underhåll av fastigheter Sida 27 (32) Av fastighetsnämndens verksamhetsberättelser åren 2022–2024 framgår att nämnden i genomsnitt har nyttjat cirka 72 procent av tillgängliga investeringsmedel. Nyttjandegraden har varierat mellan åren, från som lägst 66 och 67 procent år 2024 och 2022 till som högst 83 procent 2023. Avhjälpande respektive planerat underhåll avser underhållsåtgärder som belastar nämndens driftbudget. Utfall för dessa poster har ökat varje år under perioden 2022–2024. Under perioden har utfallet för dessa poster överstigit budget med 25 procent. Av nämndens verk- samhetsberättelse 2024 och budgetunderlag 2026–2028 framgår att ökningen förklaras av att den tekniska livslängden uppnåtts för flera komponenter samt att ökningen är ett resultat av ett eftersatt under- håll. 6.6 Rapportering till nämnd Information om kommande behov av underhåll beskrivs övergri- pande i den budgetunderlag 2026-2028 och verksamhetsplan som nämnden överlämnar till kommunstyrelsen. Rapporteringen följer i huvudsak de anvisningar som kommunstyrelsen tar fram. Fastig- hetsnämnden har inte efterfrågat någon ytterligare rapportering av- seende fastighetsbeståndets underhållsbehov. Uppföljning och rapportering av underhåll sker i huvudsak som en del av den löpande rapporteringen per tertial 1och tertial 2 samt i den verksamhetsberättelse för helåret som överlämnas till kommun- styrelsen. Av rapporteringen framgår inte vilka av nämndens inve- steringar som är ersättningsinvesteringar enligt definition i fullmäk- tiges investeringsstrategi. Rapporteringen per tertial följer de anvis- ningar som kommunstyrelsen tar fram. Investeringsprojekt tas upp som enskilda beslutsärenden till nämnden enligt regelverk och nämnden tar därigenom del av vissa ersättningsinvesteringar som enskilda beslutsärenden. Nämnden tar inte regelmässigt del av någon annan rapportering som specifikt avser genomfört underhåll. 6.7 Revisionskontorets bedömning Revisionskontoret bedömer att fastighetsnämnden inte säkerställer att underhåll genomförs på ett tillräckligt strukturerat sätt för att säkerställa fastigheternas funktion för verksamheten. Bedömningen grundas på att fastighetsnämnden saknar underlag för fastighetsbeståndets underhållsbehov på aggregerad nivå vilket in- nebär att det inte är möjligt att samlat analysera behov och åtgärder. Nämnden bryter heller inte på ett systematiskt sätt ut ersättnings- investeringar från andra typer av investeringar i varken planerings- eller uppföljningsdokument. Det är en förutsättning för att det ska Underhåll av fastigheter Sida 28 (32) gå att fastställa hur stor del av nämndens investeringsbudget som avser investeringar av underhålls- och ersättningskaraktär och om dessa investeringsmedel nyttjas i enlighet med plan. Sammantaget innebär detta att det saknas underlag för att bedöma hur mycket in- vesteringsmedel som nämnden lägger på underhåll samt för att sam- lat bedöma och prioritera behovet av underhåll inom fastighets- beståndet. Fastighetsnämnden har inte heller fastställt principer för hur olika underhållsåtgärder ska prioriteras. Underhållsplaneringen utförs i huvudsak av teknikförvaltare utifrån deras objektsansvar. Ett etablerat arbetssätt finns på generell nivå för hur teknikförvaltarna samarbetar med och samlar in information om fastigheternas status och underhållsbehov från driftpersonal och hyresgäster. Däremot är det respektive förvaltare som utifrån känne- dom om sitt bestånd och erfarenhet avgör vilka fördjupade status- inventeringar och utredningar som behöver göras samt hur informa- tion som är relevant att dokumentera och spara. Revisionskontoret konstaterar att en delförklaring till detta arbetssätt är att nämndens fastighetsbestånd är varierat vad gäller typer av fastigheternas samt fastigheternas storlek, ålder, kulturminnesvärde och verksamhetsän- damål. Däremot noterar revisionskontoret att arbetssättet medför risk att underhållsarbetet blir allt för personberoende. Det systemstöd som finns (Faciliate) används i mindre omfattning, vilket medför att det är svårt att få fram information om behov av underhåll på aggregerad nivå. Fastighetsnämnden får endast rappor- tering om planerade och pågående underhållsåtgärder genom den rapportering som sker inom ramen för den ordinarie budget- och uppföljningsprocessen. Rapporteringen utgår från kommunstyrel- sens anvisningar. Nämnden har inte efterfrågat ytterligare underlag. Sammantaget bedömer revisionskontoret att detta medför en bety- dande risk för att nämnden fattar beslut om prioritering av investe- ringsmedel baserat på ett otillräckligt beslutsunderlag. Underhåll av fastigheter Sida 29 (32) Bilaga 1 –Underhållsbegrepp Begrepp Definition Underhåll Åtgärder för att bibehålla anläggningens funktion under hela dess livslängd. Underhållsstrategi Långsiktig, övergripande strategi som beskriver hur bolaget/nämnden/kommunen ska arbeta med underhåll, vilka principer som gäller, och vilka mål som ska uppnås. Investeringsplan En investeringsplan är ett strukturerat dokument eller strategiskt verktyg som beskriver planerade investeringar i byggnader, tekniska system och anläggningar över en viss tidsperiod, med syfte att säkerställa långsiktig funktion, värdeutveckling och ekonomisk hållbarhet. Underhållsplan Det praktiska genomförandet. Ett konkret dokument som visar vad som ska göras, när det ska göras och vad det kostar – ofta för en specifik byggnad, anläggning eller system. Akut underhåll Felavhjälpande underhållsåtgärd som måste utföras snarast för att förhindra person- eller sakskada. Avhjälpande eller felavhjälpande Underhåll som utförs efter att ett fel har inträffat, med syftet att återställa underhåll en tillgång – exempelvis en maskin, byggnadsdel eller teknisk installation – till ett fungerande skick. Förebyggande underhåll Systematiska och planerade insatser som utförs i syfte att identifiera, förhindra eller fördröja uppkomsten av fel, baserat på tid, användning eller tillstånd. Löpande Fortlöpande underhållsåtgärder med begränsad omfattning, som syftar underhåll till att bevara funktion och säkerhet – utan att förändra objektets ursprungliga standard eller livslängd. Periodiskt Underhåll som sker enligt en fastställd cykel, vanligtvis med intervall underhåll längre än ett år, och omfattar större insatser som kräver planering, budgetering och ibland upphandling. Planerat Underhåll som utförs enligt en i förväg fastställd plan, baserad på underhåll tillgångens livslängd, skick och behov – med syftet att förebygga fel, minska kostnader och förlänga livslängden. Kan avse både engångsinsatser och återkommande åtgärder. Långtidsplanerat underhåll (LPU) Underhållsåtgärder som planeras och budgeteras i ett flerårsperspektiv, baserat på tillgångarnas tekniska livslängd, skick och framtida behov – med målet att säkerställa funktion, värde och hållbar ekonomi över tid. Ersättningsinvesteringar eller Investeringar som ger en uppgradering av anläggningar till minst den reinvesteringar tidigare fastställda tekniska nivån eller nya miljöbetingelser. För att säkerställa funktionen och bevara värdet på stadens anläggningar och (stadens definition) byggnader ska underhållsplaner och reinvesteringsprogram finnas som en del av stadens långsiktiga investeringsplanering. Omfattningen av reinvesteringsbehov är en viktig beslutsparameter när investeringsplaner fastställs. Strategiska investeringar eller Framtidsinriktade investeringar som skapar en större nytta samt nya och nyinvesteringar förbättrade funktioner jämfört med vad staden har idag. (stadens definition) Vård- och underhållsplaner För kulturmiljöer som är uppförda före 1940 finns krav på att vård- och underhållsplaner ska upprättas. Planerna löper över 10 år och ska därefter revideras. Underhåll av fastigheter Sida 30 (32) Bilaga 2 – Beskrivning av revisionskriterier Kommunallagen (2017:725) Enligt 11 kap. 1 § kommunallagen ska kommuner och regioner bed- riva sin verksamhet med god ekonomisk hushållning. Detta innebär att den ekonomiska förvaltningen ska präglas av lång-siktighet, ef- fektivitet och ansvarstagande. Begreppet god ekonomisk hushåll- ning omfattar både finansiella och verksamhetsmässiga aspekter, där resurser ska användas på ett sätt som främjar en hållbar utveckl- ing och tillgodoser medborgarnas behov över tid. Regler för ekonomisk förvaltning, kommunfull- mäktiges budget 2025 bilaga 8 I fullmäktiges regler för ekonomisk förvaltning framgår bland annat av 1 kap 7 § hur styrning, planering, prioritering och uppföljning in- vesteringar och stora projekt ska göras. Utrednings-, inriktings- och genomförandebeslut För investeringar där investeringsutgiften bedöms överstiga 50 mnkr för nämnder respektive 300 mnkr för bolag, eller är av strate- gisk eller principiell vikt, ska ett utredningsbeslut fattas av ansvarig nämnd respektive bolagsstyrelse. För investeringar där investeringsutgifterna bedöms överstiga 300 mnkr ska ett beslutsunderlag för inriktningsbeslut lämnas till kom- munfullmäktige i ett särskilt ärende. För investeringar där investeringsutgifterna bedöms överstiga 50 mnkr för nämnder respektive 300 mnkr för bolag, eller är av strate- gisk eller principiell vikt, ska ett beslutsunderlag för genomförande- beslut lämnas till kommunfullmäktige i ett särskilt ärende. Uppföljning Om uppföljningen av ett projekt visar på avvikelser mot vad som ursprungligen kalkylerades, eller att andra förutsättningar ändrats i väsentlig mån, ska detta omgående redovisas för nämnden eller bo- lagsstyrelsen. Nämnden eller bolagsstyrelsen ska snarast vidta åtgärder för att för- hindra fördyringar eller göra omprioritering inom ramen för sin totala investeringsbudget. Underhåll av fastigheter Sida 31 (32) Investeringsprojekt som uppvisar en avvikelse mot investeringsbe- slut överstigande 15 procent, dock minst 20 mnkr, av invester- ingens nettoutgift för nämnder och nettonuvärde för bolag eller annan avvikelse av strategisk vikt, ska tillställas kommunfull- mäktige. Investeringsstrategi, kommunfullmäktiges budget 2025 bilaga 9 Strategin anger att den höga ambitionsnivån ökar kravet på prio- riteringar i investeringsverksamheten och kostnadsmedvetenhet i projekten, med fokus på att begränsa investeringsutgifterna. Investeringsstrategins syfte är bland annat att öka samordning och styrning av stadens investeringsverksamheter samt att säkerställa att investeringsverksamheten bedrivs i enlighet med principen om god ekonomisk hushållning. Investeringsstrategin ska utgöra en länk mellan den långsiktiga planeringen och nämnder och bolags- styrelsers investeringsplaner. Vidare anges att ansvaret för uppföljningen ligger hos den nämnd eller bolagsstyrelse som genomför investeringsprojektet. Fastighets- och lokalpolicy, kommunfullmäktiges budget 2025 bilaga 10 Fastighets- och lokalpolicyn syftar till att ge övergripande mål och grundläggande principer för stadens fastighetsinnehav samt hanter- ing av fastigheter och lokaler. Policyn omfattar samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Utgångspunkten är att befintliga lokaler och byggnader underhålls. Långsiktiga underhållsplaner ska finnas för samtliga byggnader. In- vändiga och utvändiga åtgärder bör vara anpassade till den tid som det finns ett dokumenterat behov av fastigheten eller till den tid som det finns beslut om att fortsatt äga fastigheten inför en framtida för- säljning eller avyttring. Ägda och hyrda fastigheter ska vara doku- menterade i system som stödjer en effektiv fastighetsförvaltning och som underlättar planering, uppföljning och administration. Reglementen I reglementena för fastighetsnämnden och kyrkogårdsnämnden framgår inte att nämnderna har något särskilt ansvar för underhåll för de fastigheter de förvaltar. Underhåll av fastigheter Sida 32 (32) Ägardirektiv Av ägardirektivet för Micasa Fastigheter i Stockholm AB framgår följande: • bolaget ska prioritera underhållsåtgärder i fastigheter med stora underhållsbehov. • pröva andra alternativ för fastigheter med underhållsbehov och som inte är långsiktigt strategiskt viktiga för bolaget. • utveckla arbetet med att integrera äldeboendeplaneringen och behovssituationen i arbetet med underhållsplaneringen. Skolfastigheter i Stockholm AB har inte något ägardirektiv kopplat till underhållsbehov, underhållsåtgärder eller underhållsplanering.