Budget 2027-2029, welfare fraud, staff turnover, reuse center

Agenda: [Förvaltningsgruppens protokoll 2026-03-17.pdf] S erviceförvaltningen Protokoll Sida 1 (5) Protokoll Förvaltningsgrupp 2026-03-17 Närvarande: Arbetsgivarrepresentanter: Charlotte Goliath, förvaltningschef Karin Toll Lane, avdelningschef Lena Melin, avdelningschef Liselothe Engelgren, avdelningschef Liselotte Skoglund, avdelningschef Madeleine Nordström, avdelningschef Magnus Malmborg, avdelningschef Robin Jägestedt, avdelningschef Thomas Lundberg, avdelningschef Susanne Henriz Melin, Hr-chef Representanter arbetstagarorganisationer: Carin Trygg Monvall, Akademikerförbundet SSR (digitalt) Liina Cullblad, Vision Carl Korch, SACO Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. Anmälan av justerat protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Nämndärenden/handlingar till servicenämndens sammanträde o Nämnden har ställts in då inga beslutsärenden behövde hanteras. Samverkan Verksamhet och budget ”Treåringen” ink. kompetensförsörjningsplan - Underlag för Serviceförvaltningen budget 2027 med inriktning för 2028 och 2029. Förvaltningsdirektör går igenom de viktigaste punkterna i underlaget Palmfeltsvägen 5 för ”Treåringen” (Se bilaga 1). Beslutsärende i nämnd 21 april. Box 7005 12107 Stockholm stockholm.se Protokoll Sida 2 (5) SACO frågar: Hur rustar verksamheterna för de demografiska förändringarna i staden kopplat till födseln av färre barn och ökat antal äldre medborgare? Arbetsgivaren svarar: På t.ex. KC så har man under senare år arbetat med breddning, omskolning av medarbetare och ställt om verksamheten för att kunna möta bl.a. de demografiska förändringarna. Kompetensen fortsätter att breddas och utvecklas inom alla samtalsgrupper. Inom avdelning lokaler och hyror bistår man staden i samband med t.ex. avvecklingar och ombyggnationer av förskolor. SACO frågar: Hur arbetar vi för att stävja välfärdsbrottsligheten kopplat till t.ex. inköp- och ekonomi? Arbetsgivaren svarar: Viktigt att vi håller oss till avtalade leverantörer och fortsätter utbilda de som använder sig av avtalen. Grundkompetensen behöver höjas inom förvaltningarna i staden och här kan serviceförvaltningen bidra med sin spetskompetens inom området. Samordning, genom teamet mot välfärdsbrott, görs i staden inom ramen för flertalet kompetenser som tillsammans arbetar för att stävja välfärdsbrottsligheten på flera plan (t.ex. juridik, inköp, säkerhet m.fl.). Förslag på att ta fram ett sk.”inköpskörkort” för beställare på förvaltningar för att ge rätt grundkompetens. Finns många goda exempel inom staden och vi lär av varandra. SACO kommenterar: Det kan bli svårt att leverera på uppdrag om finansieringen inte är säkrad. ”Treåringen” är ju enbart en prognos som inte är ”budgetsäkrad”. APT-mötesanteckningar: Information till fackliga om hur man tar del av mötesanteckningar mm o Den sista fredagen varje månad gör registraturen ett utskick av aktuella APT-mötesanteckningar som diarieförts under föregående månad. En gång om året, i december, skickar registraturen ut en kontrollfråga till fackliga parter som deltar i FVG om det har skett några förändringar i vilka mötesanteckningar som är relevanta att ta del av. o Fackliga parter informeras om att de behöver inkomma med uppgift om vilka avdelningars/enheters APT- mötesanteckningar de vill ta del av samt till vilken e- postadress de ska skickas. Detta skickas till emma.thun@stockholm.se. Protokoll Sida 3 (5) Personal- och kompetensutveckling Inköp: Två nya enhetschefer (Camilla Karlsson & Mattias Wiberg) är nu på plats och har börjat bygga sina respektive team inom den ”nya” organisationen. Enhetscheferna har fått en gedigen introduktion och nu är det fullt fokus på medarbetarna. Fortfarande ”högt tryck” i verksamheten då det kvarstår en del större centrala upphandlingar som startats upp under hösten 2025. Fortsatt hög personalomsättning hos upphandlarna. Verksamheten har särskilt fokus på den här personalgruppen och vissa insatser görs för att ringa in vad som kan öka kvarstannandet. Upphandlarna är attraktiva på hela arbetsmarknaden och har goda arbetsmöjligheter i offentlig verksamhet. Tillsättning pågår av den sista vakanta avtalsförvaltartjänsten. Vakanshåller i dagsläget en verksamhetsutvecklare till dess att den nya chefsgruppen arbetat ihop sig för att säkerställa rätt kravprofil utifrån behov. SACO kommenterar: Har förstått att upphandlare från serviceförvaltningen även är attraktiva i andra delar av staden? Arbetsgivaren svarar: Upphandlare som har arbetat på servceförvaltningen är mycket attraktiva på hela arbetsmarknaden. Upphandlarna får med sig en god vana från att ha arbetat med stora upphandlingar och med en struktur som uppskattas av andra arbetsgivare. DIT: De två dataskyddsombuden har stärkts upp med två dataskyddspecialister. Fortsatt efterfrågan på dessa tjänster. Även på systemutvecklingssidan finns ökat behov på kort- och lång sikt. Sex projektledare har nu anställts och en enhetschef för enheten för projektledning och verksamhetsutveckling har utannonserats. Bra beläggning och full aktivitet i verksamheten. SACO frågar: Informationsklassningar. Kommer serviceförvaltningen kunna bistå med det? Arbetsgivaren svarar: Serviceförvaltningen kommer att kunna vara stödjande i processen men ansvarar och utför inte dessa för förvaltningar och bolag, ansvaret måste ligga kvar inom den informationsägande förvaltningen eller bolaget. Däremot kan serviceförvaltningen bistå med att se över vilken typ av infoklassningar som ska göras mm. Ekonomi: Planering pågår för övergången av hyresadministration till lokaler och hyror. Förhållandevis lugnt i övrigt. Har ett par kvalificerade uppdrag för redovisningsekonomer som stöttar interimt i bl.a. Järva, EÅV och på Kulturförvaltningen. Utredning genomförs kring utvecklingen av avd. ekonomis frivilliga interna konsulttjänster. Behovsinventering kopplat till efterfrågan görs mot förvaltningar och bolag och resultat kommer under slutet av v.12. Rekrytering av sommarvikarier pågår och verksamheten tar Protokoll Sida 4 (5) även emot två praktikanter under höst/vår. En utbildningsinsats i fakturahantering har erbjudits andra förvaltningar vilket har varit mycket uppskattat, både hos deltagarna men även för utbildarna som har kompetensutvecklats i att hålla utbildningar mm. Verksamheten fortsätter även att jobba med kompetensbreddning. Verksamhetsstöd: Ny organisation fr.o.m. den 1 mars. Ny enhetschef (Johanna Thunström) på enheten ”Digital utveckling och informationshantering” är på plats sedan den 9 mars. Övriga rekryteringar inom verksamheten är tillsatta förutom assistenten till internservice där man är i slutfasen av rekryteringsprocessen. Kontaktcenter: Ny enhetschef (Sofie Lilja) har rekryterats in till enhet 2 då tidigare enhetschef har gått i pension. Sofie börjar i juni månad. Introduktion av sommarvikarier pågår under mars och april. Lön & Pension Slutfas i rekrytering av en pensionshandläggare (ersättningsrekrytering). Pågående rekryteringar av ett antal löneadministratörer pga. bl.a. föräldraledigheter. Ett extra uppdrag inom lön och pension just nu kopplat till gravidersättning. Lokaler och hyror: Lite ”trög” start på året men ökad efterfrågan från bolagen och även övriga förvaltningar. Planering pågår för övergången av hyresadministration till lokalplanering med bl.a. ”stadigvarande förflyttnings”-förhandlingar, avtalsskrivning mm. Fr.om. den 1 april inrättas tjänsten att obligatoriskt registrera avtal i LOIS. Registrering förväntas resultera i bättre kontroll och minskad risk för felaktiga hyresutbetalningar. Återbrukscentralen kommer att invigas i slutet av maj och det pågår ett intensivt arbete i att få allt på plats. Rekrytering för enhetschef till Återbrukscentralen pågår och MBL-förhandling inför tillsättning är planerad den 19 mars. Rekrytering: Fortsatt hög efterfrågan vilket har föranlett att man har tillsvidareanställt ytterligare tre rekryterare fr.o.m. 1 juli. Flertalet större rekryteringsinsatser genomförs mot förvaltningar inom staden (bl.a. till arbetsmarknadsförvaltningen). Rekryteringen av sommarvikariat har pågår vilket medför ett ökat tryck på rekryteringstjänster. Yttre omständigheter så som kommande lönetransparensdirektiv (1 januari 2027) och ökade krav på kontroller vid rekrytering för att säkerställa arbetstillstånd påverkar även arbetet. Fr.o.m. den 1 juni träder den nya organisationen i kraft och man välkomnar då två nya enhetschefer till avdelningen. Protokoll Sida 5 (5) Jämställdhet – och mångfald Arbetsmiljöfrågor Övriga frågor SACO frågar: Hur går arbetet med lokalflytten till Hantverkargatan sommaren 2028? Arbetsgivaren svarar: Vi är i upphandlingsskedet och anbud har inkommit. Sommaren 2028 är det som gäller i dagsläget. Avseende nuvarande hyresavtal så finns det en flexibilitet i det avtalet om det skulle uppstå behov. SSR frågar: Kommer samverkansorganisationen att förändras i samband med omorganisationerna på förvaltningen? Arbetsgivaren svarar: Nej, eftersom inga nya avdelningar inrättas så kvarstår den förvaltningsgrupp vi har i dagsläget. I förvaltningsgruppen deltar även fortsättningsvis förvaltningsdirektör, avdelningschefer, Hr-chef och Hr- konsult (sekreterare). Nästa möte 14 april 2026 kl. 08.30 – Majbrasan Meddela Linda Lillqvist om du deltar via Zoom. Kallelse kommer att uppdateras med aktuell Zoom-länk inom kort. Mötet avslutades Justering och signering av protokoll sker digitalt. Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera

Minutes: [Förvaltningsgruppens protokoll 2026-03-17.pdf] Serviceförvaltningen Protokoll Sida 1 (5) Serviceförvaltningen Palmfeltsvägen 5 Box 7005 12107 Stockholm stockholm.se Protokoll Förvaltningsgrupp 2026-03-17 Närvarande: Arbetsgivarrepresentanter: Charlotte Goliath, förvaltningschef Karin Toll Lane, avdelningschef Lena Melin, avdelningschef Liselothe Engelgren, avdelningschef Liselotte Skoglund, avdelningschef Madeleine Nordström, avdelningschef Magnus Malmborg, avdelningschef Robin Jägestedt, avdelningschef Thomas Lundberg, avdelningschef Susanne Henriz Melin, Hr-chef Representanter arbetstagarorganisationer: Carin Trygg Monvall, Akademikerförbundet SSR (digitalt) Liina Cullblad, Vision Carl Korch, SACO Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. Anmälan av justerat protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Nämndärenden/handlingar till servicenämndens sammanträde o Nämnden har ställts in då inga beslutsärenden behövde hanteras. Samverkan Verksamhet och budget ”Treåringen” ink. kompetensförsörjningsplan - Underlag för budget 2027 med inriktning för 2028 och 2029. Förvaltningsdirektör går igenom de viktigaste punkterna i underlaget för ”Treåringen” (Se bilaga 1). Beslutsärende i nämnd 21 april. Protokoll Sida 2 (5) SACO frågar: Hur rustar verksamheterna för de demografiska förändringarna i staden kopplat till födseln av färre barn och ökat antal äldre medborgare? Arbetsgivaren svarar: På t.ex. KC så har man under senare år arbetat med breddning, omskolning av medarbetare och ställt om verksamheten för att kunna möta bl.a. de demografiska förändringarna. Kompetensen fortsätter att breddas och utvecklas inom alla samtalsgrupper. Inom avdelning lokaler och hyror bistår man staden i samband med t.ex. avvecklingar och ombyggnationer av förskolor. SACO frågar: Hur arbetar vi för att stävja välfärdsbrottsligheten kopplat till t.ex. inköp- och ekonomi? Arbetsgivaren svarar: Viktigt att vi håller oss till avtalade leverantörer och fortsätter utbilda de som använder sig av avtalen. Grundkompetensen behöver höjas inom förvaltningarna i staden och här kan serviceförvaltningen bidra med sin spetskompetens inom området. Samordning, genom teamet mot välfärdsbrott, görs i staden inom ramen för flertalet kompetenser som tillsammans arbetar för att stävja välfärdsbrottsligheten på flera plan (t.ex. juridik, inköp, säkerhet m.fl.). Förslag på att ta fram ett sk.”inköpskörkort” för beställare på förvaltningar för att ge rätt grundkompetens. Finns många goda exempel inom staden och vi lär av varandra. SACO kommenterar: Det kan bli svårt att leverera på uppdrag om finansieringen inte är säkrad. ”Treåringen” är ju enbart en prognos som inte är ”budgetsäkrad”. APT-mötesanteckningar: Information till fackliga om hur man tar del av mötesanteckningar mm o Den sista fredagen varje månad gör registraturen ett utskick av aktuella APT-mötesanteckningar som diarieförts under föregående månad. En gång om året, i december, skickar registraturen ut en kontrollfråga till fackliga parter som deltar i FVG om det har skett några förändringar i vilka mötesanteckningar som är relevanta att ta del av. o Fackliga parter informeras om att de behöver inkomma med uppgift om vilka avdelningars/enheters APT- mötesanteckningar de vill ta del av samt till vilken e- postadress de ska skickas. Detta skickas till emma.thun@stockholm.se. Protokoll Sida 3 (5) Personal- och kompetensutveckling Inköp: Två nya enhetschefer (Camilla Karlsson & Mattias Wiberg) är nu på plats och har börjat bygga sina respektive team inom den ”nya” organisationen. Enhetscheferna har fått en gedigen introduktion och nu är det fullt fokus på medarbetarna. Fortfarande ”högt tryck” i verksamheten då det kvarstår en del större centrala upphandlingar som startats upp under hösten 2025. Fortsatt hög personalomsättning hos upphandlarna. Verksamheten har särskilt fokus på den här personalgruppen och vissa insatser görs för att ringa in vad som kan öka kvarstannandet. Upphandlarna är attraktiva på hela arbetsmarknaden och har goda arbetsmöjligheter i offentlig verksamhet. Tillsättning pågår av den sista vakanta avtalsförvaltartjänsten. Vakanshåller i dagsläget en verksamhetsutvecklare till dess att den nya chefsgruppen arbetat ihop sig för att säkerställa rätt kravprofil utifrån behov. SACO kommenterar: Har förstått att upphandlare från serviceförvaltningen även är attraktiva i andra delar av staden? Arbetsgivaren svarar: Upphandlare som har arbetat på servceförvaltningen är mycket attraktiva på hela arbetsmarknaden. Upphandlarna får med sig en god vana från att ha arbetat med stora upphandlingar och med en struktur som uppskattas av andra arbetsgivare. DIT: De två dataskyddsombuden har stärkts upp med två dataskyddspecialister. Fortsatt efterfrågan på dessa tjänster. Även på systemutvecklingssidan finns ökat behov på kort- och lång sikt. Sex projektledare har nu anställts och en enhetschef för enheten för projektledning och verksamhetsutveckling har utannonserats. Bra beläggning och full aktivitet i verksamheten. SACO frågar: Informationsklassningar. Kommer serviceförvaltningen kunna bistå med det? Arbetsgivaren svarar: Serviceförvaltningen kommer att kunna vara stödjande i processen men ansvarar och utför inte dessa för förvaltningar och bolag, ansvaret måste ligga kvar inom den informationsägande förvaltningen eller bolaget. Däremot kan serviceförvaltningen bistå med att se över vilken typ av infoklassningar som ska göras mm. Ekonomi: Planering pågår för övergången av hyresadministration till lokaler och hyror. Förhållandevis lugnt i övrigt. Har ett par kvalificerade uppdrag för redovisningsekonomer som stöttar interimt i bl.a. Järva, EÅV och på Kulturförvaltningen. Utredning genomförs kring utvecklingen av avd. ekonomis frivilliga interna konsulttjänster. Behovsinventering kopplat till efterfrågan görs mot förvaltningar och bolag och resultat kommer under slutet av v.12. Rekrytering av sommarvikarier pågår och verksamheten tar Protokoll Sida 4 (5) även emot två praktikanter under höst/vår. En utbildningsinsats i fakturahantering har erbjudits andra förvaltningar vilket har varit mycket uppskattat, både hos deltagarna men även för utbildarna som har kompetensutvecklats i att hålla utbildningar mm. Verksamheten fortsätter även att jobba med kompetensbreddning. Verksamhetsstöd: Ny organisation fr.o.m. den 1 mars. Ny enhetschef (Johanna Thunström) på enheten ”Digital utveckling och informationshantering” är på plats sedan den 9 mars. Övriga rekryteringar inom verksamheten är tillsatta förutom assistenten till internservice där man är i slutfasen av rekryteringsprocessen. Kontaktcenter: Ny enhetschef (Sofie Lilja) har rekryterats in till enhet 2 då tidigare enhetschef har gått i pension. Sofie börjar i juni månad. Introduktion av sommarvikarier pågår under mars och april. Lön & Pension Slutfas i rekrytering av en pensionshandläggare (ersättningsrekrytering). Pågående rekryteringar av ett antal löneadministratörer pga. bl.a. föräldraledigheter. Ett extra uppdrag inom lön och pension just nu kopplat till gravidersättning. Lokaler och hyror: Lite ”trög” start på året men ökad efterfrågan från bolagen och även övriga förvaltningar. Planering pågår för övergången av hyresadministration till lokalplanering med bl.a. ”stadigvarande förflyttnings”-förhandlingar, avtalsskrivning mm. Fr.om. den 1 april inrättas tjänsten att obligatoriskt registrera avtal i LOIS. Registrering förväntas resultera i bättre kontroll och minskad risk för felaktiga hyresutbetalningar. Återbrukscentralen kommer att invigas i slutet av maj och det pågår ett intensivt arbete i att få allt på plats. Rekrytering för enhetschef till Återbrukscentralen pågår och MBL-förhandling inför tillsättning är planerad den 19 mars. Rekrytering: Fortsatt hög efterfrågan vilket har föranlett att man har tillsvidareanställt ytterligare tre rekryterare fr.o.m. 1 juli. Flertalet större rekryteringsinsatser genomförs mot förvaltningar inom staden (bl.a. till arbetsmarknadsförvaltningen). Rekryteringen av sommarvikariat har pågår vilket medför ett ökat tryck på rekryteringstjänster. Yttre omständigheter så som kommande lönetransparensdirektiv (1 januari 2027) och ökade krav på kontroller vid rekrytering för att säkerställa arbetstillstånd påverkar även arbetet. Fr.o.m. den 1 juni träder den nya organisationen i kraft och man välkomnar då två nya enhetschefer till avdelningen. Protokoll Sida 5 (5) Jämställdhet – och mångfald Arbetsmiljöfrågor Övriga frågor SACO frågar: Hur går arbetet med lokalflytten till Hantverkargatan sommaren 2028? Arbetsgivaren svarar: Vi är i upphandlingsskedet och anbud har inkommit. Sommaren 2028 är det som gäller i dagsläget. Avseende nuvarande hyresavtal så finns det en flexibilitet i det avtalet om det skulle uppstå behov. SSR frågar: Kommer samverkansorganisationen att förändras i samband med omorganisationerna på förvaltningen? Arbetsgivaren svarar: Nej, eftersom inga nya avdelningar inrättas så kvarstår den förvaltningsgrupp vi har i dagsläget. I förvaltningsgruppen deltar även fortsättningsvis förvaltningsdirektör, avdelningschefer, Hr-chef och Hr- konsult (sekreterare). Nästa möte 14 april 2026 kl. 08.30 – Majbrasan Meddela Linda Lillqvist om du deltar via Zoom. Kallelse kommer att uppdateras med aktuell Zoom-länk inom kort. Mötet avslutades Justering och signering av protokoll sker digitalt. Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera