Stockholm City Library buys new book return and sorting machines

Stockholms stadsbibliotek har idag tio återlämnings- och sorteringsmaskiner. Av dessa är nio i aktiv drift, medan en ny installation planeras till nästa år. En genomgång av maskinparken visar att fyra av de befintliga sorteringsmaskinerna når sin absoluta tekniska livslängd under kommande avtalsperiod.Det tidigare ramavtalet för inköp och tjänster kopplade till sorteringsmaskiner har löpt ut och kan inte förlängas. För att säkerställa fortsatt drift, ersättning av åldrande maskiner samt etablering av nya anläggningar behöver en ny upphandling genomföras.Upphandlingen föreslås genomföras som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering enligt LOU 6 kap. Detta eftersom det beräknade totala kontraktsvärdet över avtalsperioden överstiger tröskelvärdet om 1,9 miljoner kronor. [Upphandling av sorteringsverk.pdf] Kulturförvaltningen Stadsbiblioteket Askebykroken 13 Box 8100 163 08 Spånga Växel 08-50831900 Fax kultur@stockholm.se https://start.stockholm Sida 1 (3) Upphandling av sorteringsverk Förvaltningens förslag till beslut Kulturförvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar 1. att uppdra åt kulturförvaltningen att genomföra en upphandling av återlämnings- och sorteringsmaskiner med tillhörande tjänster i enlighet med detta tjänsteutlåtande 2. att uppdra åt kulturdirektören att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal med vald anbudsgivare Sammanfattning Stockholms stadsbibliotek har idag tio återlämnings‑ och sorteringsmaskiner. Av dessa är nio i aktiv drift, medan en ny installation planeras till nästa år. En genomgång av maskinparken visar att fyra av de befintliga sorteringsmaskinerna når sin absoluta tekniska livslängd under kommande avtalsperiod. Det tidigare ramavtalet för inköp och tjänster kopplade till sorteringsmaskiner har löpt ut och kan inte förlängas. För att säkerställa fortsatt drift, ersättning av åldrande maskiner samt etablering av nya anläggningar behöver en ny upphandling genomföras. Upphandlingen föreslås genomföras som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering enligt LOU 6 kap. Detta eftersom det beräknade totala kontraktsvärdet över avtalsperioden överstiger tröskelvärdet om 1,9 miljoner kronor. Bakgrund Stockholms stadsbibliotek har under flera år arbetat med att automatisera återlämningsflödena genom installation av självbetjäningsautomater och sorteringsmaskiner. Idag finns nio aktiva sorteringsmaskiner på större bibliotek. Tillsammans hanterar de över en miljon återlämningar per år. Detta motsvarar mer än en tredjedel av bibliotekens totala återlämning av fysiska medier. Handläggare Elisabeth Aquilonius Telefon: 08-50830892 Till Kulturnämnden 2026-09-29 Kulturförvaltningen Stadsbiblioteket Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1674 2026-08-12 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1674 Sida 2 (3) 2.3.2 Ärende- Försörjningsupphandling av sorteringsverk Ett sorteringsverk planeras att etableras under nästa år, samtidigt som fyra av de befintliga sorteringsverken når slutet av sin livslängd under en kommande fyraårsperiod. De bedöms ha nått sin absoluta livslängd och behöver ersättas för att undvika driftstörningar och ökade underhållskostnader. Ekonomiska förutsättningar Kostnaden för en sorteringsmaskin beror på maskinens storlek och antal sorteringsfack samt de lokalmässiga förutsättningarna. Kostnaden är omkring 1 mnkr för en mindre anläggning och upp till 10 mnkr för de allra största. Ärendet Förslag på genomförande av ny upphandling för sorteringsmaskin. Sorteringsmaskinerna är avgörande för att: • säkerställa god arbetsmiljö med en effektiv och ergonomisk hantering av återlämnade medier • frigöra personalresurser till publik verksamhet • minska köer och därigenom förbättra servicen i bibliotek med höga cirkulationstal Syftet med upphandlingen är att säkerställa en stabil och effektiv hantering av återlämnat material i bibliotekets verksamhet. Upphandlingen är en del av den pågående utvecklingen av bibliotekets logistik, där införandet av Intelligent Material Management System (IMMS) och utveckling av central sortering innebär förändrade arbetssätt och flöden. Målet är att: • säkerställa möjlighet att ersätta äldre sorteringsverk i takt med att de når sin tekniska livslängd • möjliggöra avrop av nya sorteringsverk utifrån verksamhetens faktiska behov • säkerställa att upphandlad lösning fungerar i praktisk drift och stödjer verksamhetens arbetssätt • minska beroendet av en enskild leverantör och därigenom stärka organisationens handlingsutrymme Det ramavtal som finns löper ut i december 2026 för inköp, service och support av sorteringsmaskiner, vilket innebär att en ny upphandling är nödvändig. Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1674 Sida 3 (3) 2.3.2 Ärende- Försörjningsupphandling av sorteringsverk Ärendets beredning Ärendet har beretts inom stadsbibliotekets digitala enhet i samverkan med administrativa enheten. Underlaget har tagits fram i dialog med berörda verksamheter och med stöd av upphandlingskompetens inom förvaltningen för att säkerställa en korrekt kravbild, tekniska förutsättningar och en ändamålsenlig upphandlingsstrategi. Förvaltningens förslag Förvaltningen föreslår att kulturnämnden: • ger förvaltningen i uppdrag att genomföra en upphandling av återlämnings‑ och sorteringsmaskiner med tillhörande tjänster • beslutar att upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering enligt LOU 6 kap. • beslutar om en tidplan för upphandlingen med början i oktober 2026 och med mål om att slutföras i februari 2027. • delegerar till kulturdirektören att godkänna förfrågningsunderlaget, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal med vald leverantör Maria Jansén Elisabeth Aquilonius Förvaltningschef Avdelningschef Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen