City Archives Inspection: Report on Resident Document Security

[Åtgärdsrapport, stadsarkivets inspektion.pdf] Serviceförvaltningen Verksamhetsstöd 12107 Stockholm serviceforvaltningen@stockholm.se start.stockholm Sida 1 (3) Åtgärdsrapport efter inspektion av serviceförvaltningens hantering av allmänna handlingar Bakgrund Serviceförvaltningen inspekterades 2025-10-09. Inför inspektionen har förvaltningen besvarat utskickat frågeformulär om sin hantering av allmänna handlingar och återsänt detta till Stadsarkivet, tillsammans med flera andra styrdokument för informations- redovisningen som beskriver myndighetens informationshantering. Stadsarkivet skriver i sin inspektionsrapport att hanteringen av allmänna handlingar hos Serviceförvaltningen är god. Förvaltningen har en tydlig styrning av sin arkiv- och informationshantering och arbetar målmedvetet med frågorna. Det finns en stor medvetenhet kring arkivregelverket. Serviceförvaltningen fick dock tre förelägganden och sex rekommendationer, se avsnittet åtgärder nedan. Serviceförvaltningen ska senast 2026-05-29 inkomma med en åtgärdsrapport där Serviceförvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. I avsnittet nedan redovisar serviceförvaltningen alla åtgärder. Serviceförvaltningen har valt att både redovisa hur man har åtgärdat sina förelägganden och rekommendationer. Åtgärder Förelägganden Serviceförvaltningen har åtgärdat föreläggandena på följande sätt: Föreläggande Åtgärd Utreda och dokumentera förvaltningens arkivbildning. Kommentar: avser upprättade handlingar i uppdrag åt andra förvaltningar, se del 1 och Serviceförvaltningen har åtgärdat föreläggandet genom att uppdatera mallen för sina serviceavtal med en ny text rörande överlämnande och Serviceförvaltningen Verksamhetsstöd Rapport SF 2025/514 12107 Stockholm serviceforvaltningen@stockholm.se start.stockholm Rapport Sida 2 (3) Åtgärdsrapport efter inspektion av serviceförvaltningens hantering av allmänna handlingar resonemang om avtalshantering och skrivningar om överlämnande eller utlämnande av information i samband med de tjänster förvaltningen utför så att gränsdragningen blir tydlig. utlämnande av handlingar som hanteras på uppdrag av andra förvaltningar/bolag. Den nya texten är avstämd med informationsstyrning och stadsarkivets jurist. Kommer att gälla för serviceavtalen 2027 – 2030. Ansöka om beslut om godkännande för arkivlokal. Kommentar: avser Förråd på plan 3 Serviceförvaltningen har ansökt och fått beslut om godkännande av arkivlokal samt dispens för brandklass E60, se SSA 2026:07. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar och/eller dispensansökan för arkivskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Kommentar: avser det 60-skåp som inte täcks av befintligt dispensbeslut. Serviceförvaltningen har åtgärdat föreläggandet genom att tömma alla arkivskåp på plan 1 och leverera sin tidigare arkivbildning 2007 – 2020 till stadsarkivet. Finns ingen förvaring av allmänna handlingar på plan 1 längre. Rekommendationer Serviceförvaltningen har åtgärdat rekommendationerna på följande sätt: Rekommendation Åtgärd Säkerställa att frågor rörande arkiv- och informationshantering rutinmässigt bevakas och omhändertas vid verksamhetsförändringar. Kommentar: avser interna verksamhetsförändringar. Rekommendationen har åtgärdats genom att en aktivitet har lagts till i serviceförvaltningens årshjul för arkiv- och informationshantering. Säkerställa att hanteringsanvisningarna är aktuella och innehåller korrekta Hanteringsanvisningarna och övriga styrdokument är uppdaterade synkroniserade Rapport Sida 3 (3) Åtgärdsrapport efter inspektion av serviceförvaltningens hantering av allmänna handlingar uppgifter. Kommentar: Avser att se över och undvika de diskrepanser mellan hanteringsanvisningarna och övrig arkivredovisning som hittats samt arbetet med att synkronisera blankettarkivet med hanteringsanvisningarna. med varandra så att det inte längre finns någon diskrepans. Blanketterna i blankettarkivet redovisas i hanteringsanvisningarna. Följa de allmänna råd för arkivförvaringen som anges i RA-FS 2013:4 (t ex riktvärden för lufttemperatur och luftfuktighet). Rekommendationen har åtgärdats genom att en logg har upprättats där serviceförvaltningen kontinuerligt kontrollerar lufttemperatur och luftfuktighet samt kollar om det förekommer eventuella skadedjur i arkivlokalen/arkivskåpen. Utreda möjligheter till att digitalt skapad och hanterad information även arkiveras i digital form. Kommentar: rör Strategin för långtidslagring och en jämnare beskrivning av format samt handlingsslag Strategin är uppdaterad utifrån rekommendationen och synkad med övrigs styrdokument inom arkiv- och informationshantering. Se över möjligheter att leverera arkiv till Stadsarkivet. Kommentar: avser förvaltningens äldre arkivbildning och både analogt och digitalt material, senast i samband med förestående kontorsflytt men gärna tidigare. Serviceförvaltningen har genomfört en leverans till stadsarkivet. Arkivbildningen 2007 – 2020 är levererad. Ompröva tidigare gallringsbeslut. Kommentar: Avser t ex om handlingar i egna gallringsbeslut numera omfattas av stadsgemensamma beslut eller om handlingarna bytt medium från analogt till digitalt. Serviceförvaltningen har fått ett nytt gallringsbeslut SSA 2025:20 Serviceförvaltningen, beslut om bevarande och gallring. Beslutet är heltäckande för förvaltningens verksamhet i nuläget men kommer att omprövas löpande.