City Archives Budget: Digital Access, AI, and Funding

[Stadsarkivets underlag för budget 2027 med inriktning 2028 och 2029.pdf] Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2026/1702 Sid 1 (17) 2026-03-31 Handläggare: Till: Ann-Sofi Forsmark Kulturnämnden Telefon: 08-50828300 2026-04-21 Underlag för budget 2027 med inriktning 2028 och 2029 för Stadsarkivet Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner Stadsarkivets underlag för budget 2027 med inriktning för 2028 och 2029 och överlämnar ärendet till kommunstyrelsen. 2. Ärendet justeras omedelbart. Lennart Ploom Stadsarkivarie start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 2 ( 17) Innehållsförteckning 1 Strategisk inriktning ..............................................................................................................3 2 Lokala utvecklingsbehov .......................................................................................................6 3 Planeringsförutsättningar för nämndens verksamhetsområden .......................................6 4 Sammanfattande ekonomisk analys ...................................................................................13 4.1 Drift .............................................................................................................................................13 4.2 Investeringar ...............................................................................................................................14 4.3 Verksamhetsprojekt .....................................................................................................................14 5 Lokalförsörjningsplan .........................................................................................................14 5.1 Sammanfattning ..........................................................................................................................14 5.2 Planeringsförutsättningar ............................................................................................................15 5.3 Hyreskostnadsutveckling ............................................................................................................15 5.3.1 Administrativa lokaler ........................................................................................................15 5.3.2 Kultur ..................................................................................................................................16 5.4 Samverkan ..................................................................................................................................16 5.5 Lokalplanering - ej pedagogisk verksamhet ...............................................................................16 5.5.1 Nuläge 31 januari 2026 .......................................................................................................16 5.5.2 Behov och planering av lokaler för (första planeringsperioden) ........................................16 5.5.3 Behov och planering för lokaler (andra planeringsperioden) .............................................17 5.6 Övrig information .......................................................................................................................17 6 Övriga redovisningar ...........................................................................................................17 Bilagor Bilaga 1: Kompetensförsörjningsplan stadsarkivet 2027-2029 Bilaga 2: KuNark 2027-2029 start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 3 ( 17) 1 Strategisk inriktning Stadsarkivet 2027-2029 Den transparenta staden: en integrerad informationshantering Demokrati stärks och utvecklas genom allas rätt till insyn och tillgång till den offentliga informationen. Stadsarkivet är med och skapar den transparenta staden och säkerställer att informationen är tillgänglig för alla, nu och i framtiden. Stadsarkivet vill skapa en integrerad informationshantering för hela staden i syfte att förenkla för verksamheterna. Ett stärkt stöd i form av utbildningsinsatser och metodutveckling ökar förutsättningarna för att informationen hanteras rätt från början, och förebygger resurskrävande åtgärder i framtiden. Stadens ärendehanteringssystem eDok har skapat förutsättningar för en hållbar informationshantering. Under den kommande perioden ska möjligheterna att använda AI- lösningar utforskas i syfte att ge ökad service och förbättrat användarstöd till stadens medarbetare och medborgare. Stadsarkivet plus: ökad tillgång till arkiven I en omvärld där fakta ofta relativiseras är snabb och säker tillgång till auktoriserad information i form av primärkällor viktigare än någonsin. Stadsarkivets databaser och sökgränssnitt behöver moderniseras för att fortsatt vara attraktiva för alla stockholmare. Samtidigt består mer än 90 % av arkivinformationen av analoga handlingar, vilket gör att de fysiska besöksplatserna bedöms ha fortsatt stor betydelse många år framöver. Stadsarkivet plus står för ett perspektiv där den efterfrågade informationen ska finnas tillgänglig på det sätt som passar användaren. Bättre sökbarhet och ökad prestanda på våra digitala plattformar samt en utökad service på våra fysiska besöksplatser berikar användarupplevelsen och främjar förståelsen för arkivens möjligheter. I detta syfte vill Stadsarkivet även initiera och intensifiera samarbeten med institutioner som Riksarkivet, Stadsbyggnadskontoret och Stadsmuseet. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden Stadsarkivet är alla stockholmares arkiv Stadsarkivet är ett av Europas mest besökta arkiv med drygt 43 000 fysiska besök till de publika lokalerna 2025. Arkivets karaktär av öppen publik institution har på ett påtagligt sätt förstärkts under den senaste tioårsperioden. Antalet fysiska besök till läsesalar och program fördubblades från 2014 fram till 2019. Under pandemiåren sjönk antalet fysiska besökare, samtidigt som Stadsarkivet genomförde en rad åtgärder som gjorde det lättare att både eftersöka information och delta i aktiviteter digitalt. De digitala besöken utgör numera en väsentlig del av den publika verksamheten. Under 2025 hade webbplattformen Hitta i arkiven i snitt 2 100 unika besök per månad. Webbplatsen stadsarkivet.stockholm hade nästan 100 000 besök och Stadsarkivet hade cirka 24 000 följare på sociala medier. De livesända föredragen följdes av 1 400 onlinebesökare. Förväntningarna på att arkivinformationen och programverksamheten ska vara tillgänglig och användbar digitalt kommer sannolikt öka start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 4 ( 17) ytterligare de närmaste åren. Stadsarkivet har även utökat sitt deltagande i tvärsektoriella, nationella och internationella forsknings- och utvecklingssamarbeten. Gemensamt för dessa samarbeten är att de syftar till att skapa förutsättningar för nya sätt att använda arkiven, och därmed ökar arkivens användbarhet. Ytterligare en aspekt är att verksamheten berikas med andra perspektiv samt att den extern finansieringen bidrar till en hållbar ekonomi. Infrastrukturprojektet SwedPop (Swedish Population Databases) genomförs i samverkan med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. För åren 2027-2030 har projektet beviljats 7 mkr från Vetenskapsrådet och för 2026- 2031 drygt 7 mkr från Riksbankens Jubileumsfond. Strategiska prioriteringar • För att ge användarna snabb och säker tillgång till informationen behöver de digitala plattformarna moderniseras och sökgränssnitten utvecklas. Det ska kännas lätt och logiskt att hitta arkivmaterial. Användaren ska kunna se och förstå vad som är åtkomligt direkt online, och vad som är tillgängligt via våra fysiska besöksplatser Kungsklippan och Liljeholmskajen. • Stadsarkivets karaktär av öppen publik institution har på ett påtagligt sätt förstärkts under den senaste tioårsperioden. Arkivet ska fortsatt vara en attraktiv besöksplats som erbjuder en varierad programverksamhet för alla stockholmare och ett pedagogiskt utbud för stadens skolor. • Kunskap och data från det metodutvecklande forskningsprojektet Stadens ansikten. Visuell kultur och social struktur i Stockholm 1880-1930 samt infrastrukturprojektet SwedPop ska realiseras i en webbpublicering av databasen Rotemansarkivet, som innehåller Stockholms folkbokföring 1878-1926. Nya forskningsmedel för 2027 och framåt söks under 2026 från Riksbankens Jubileumsfond och andra finansiärer. Samordning och samverkan med Stadsmuseets forskningsverksamhet ska fortsatt prioriteras. Genom att utveckla de digitala plattformarna, förbättra servicen på besöksplatserna och säkerställa användarnyttan av forsknings-och utvecklingsprojekten väntas arkivens användbarhet för alla stockholmare öka, vilket i hög grad bidrar till inriktningsmålet Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning Stadsarkivet bidrar till en hållbar utveckling Arkiven är en oändlig informationsresurs som bevaras för att användas. Moderna magasin och resurseffektiv vård av både analoga och digitala arkiv säkerställer att informationen är användbar för framtidens stockholmare. Stadens information ska vara samlad och tillgänglig. Arkivlokalerna i Liljeholmskajen har möjliggjort för andra verksamheter att minska sin lokalyta för arkivförvaring samt lämna över de arkiv som fortsatt finns kvar. Detta förhindrar informationsförluster samt förebygger framtida omfattande och resurskrävande insatser. Parallellt har Stadsarkivet genom digitalisering av stora informationsmängder skapat förutsättningar för fler användare att kunna återsöka och använda arkivinformationen, oavsett fysisk plats. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 5 ( 17) De senaste åren har Stadsarkivet successivt effektiviserat lokalanvändningen genom en intern omdisponering av kontorsytorna som möjliggjort uthyrning till andra verksamheter i staden, både i form av permanenta arbetsplatser och tillfälliga bokningar av våra möteslokaler. Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling är ett stöd för Stadsarkivets arbete i riktning mot den öppna, jämställda och demokratiska staden, tillsammans med stadens miljöprogram och program för mänskliga rättigheter. Strategiska prioriteringar • Projektet Töm staden på papper stödjer stadens verksamheter att leverera sina analoga arkiv, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Det säkerställer också att stadens information bevaras och tillgängliggörs på ett likvärdigt sätt för alla stockholmare. • En effektiv resurshantering av de stora informationsmängder som de senaste årens digitaliseringsinsatser genererat förutsätter möjligheten att publicera, återsöka och återanvända materialet. • Samverkan med stadens förvaltningar och bolag genom uthyrning av kontors- och möteslokaler ska fortsätta. Det bidrar till minskat klimatavtryck. • Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling pekar ut riktningen fram till 2030. Handlingsplanerna för Stadens miljöprogram samt Program för mänskliga rättigheter ska integreras i den ordinarie verksamheten. Kunskapsuppbyggnad och erfarenhetsutbyte sker genom deltagande i stadens olika nätverk och e-utbildningar. Ovanstående åtgärder fokuserar på optimering och nyttjande av existerande resurser och bidrar i hög grad till inriktningsmålet Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla Stadsarkivet är stadens informationsnav Stadsarkivet är en central resurs i stadens informationshantering och en av förutsättningarna för att offentlighetsprincipen ska fungera när förväntningarna på digital tillgänglighet ökar. Det ska vara lätt för alla att hitta och återanvända arkivinformationen, samtidigt som autenticiteten måste kunna garanteras. I en omvärld där informationen flödar alltmer oberoende av sin ursprungskälla är detta viktigare än någonsin. Stadsarkivet står inför ett teknikskifte där en ny modern plattform kan ge nya möjligheter avseende sökning, publicering och tillgängliggörande av arkivinformation. Att rätt balansera omvärldens förväntningar på tillgänglighet och tillförlitlighet kommer att vara avgörande för hur väl Stadsarkivet lyckas med sitt uppdrag de närmaste åren. Ett stadsgemensamt perspektiv är nödvändigt för en resurseffektiv utveckling. Stadsarkivet vill bidra till en stärkt samordning och kontroll av den fortsatta digitala utvecklingen och infrastrukturen, något som skulle kunna öka nyttorna och minska kostnaderna för staden. Strategiska prioriteringar • Stadens ärendehanteringssystem eDok har skapat förutsättningar för en hållbar start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 6 ( 17) informationshantering. Under kommande period fortsätter investeringar i systemintegrationer mellan eDok och andra stadsgemensamma system i syfte att automatisera informationsförsörjningen och att bidra till ett sammankopplat IT- ekosystem. • Stadsarkivet vill realisera de möjligheter som Artificiell Intelligens innebär. Genom att utveckla och implementera AI-lösningar kan ökad service och förbättrat användarstöd erbjudas stadens medarbetare och medborgare, till exempel gällande återsökning av arkivinformation. • e-arkiv Stockholm fortsätter att gå mot en standardprodukt för att uppnå en långsiktig hållbar förvaltning. Samtidigt fortsätter implementeringen av nya lösningar, som fler självbetjäningstjänster och modernisering av inleveranser. • För att efterleva nya lagkrav krävs ökade satsningar på informationssäkerhet. Detta gäller för alla system, från utveckling till support och underhåll • För att kvalitetssäkra och skapa en integrerad informationshantering för hela staden ska Stadsarkivet erbjuda ökat stöd till verksamheterna i form av rådgivning, utbildningsinsatser och metodutveckling. Ovanstående insatser väntas effektivisera informationshanteringen både för stadens medarbetare och medborgare och i hög grad bidra till inriktningsmålet Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla. 2 Lokala utvecklingsbehov 3 Planeringsförutsättningar för nämndens verksamhetsområden Stadsarkivet i staden och omvärlden Stadens information ska vara tillgänglig för alla. Genom att göra den information som skapats och skapas i staden lätt att hitta och använda, vill Stadsarkivet stimulera alla att upptäcka och få ny kunskap om sin egna och andras historia och samtid, nu och i framtiden. Stadsarkivet förvaltar och tillgängliggör information om Stockholms invånare och stadens utveckling från medeltiden fram till idag. I magasinen på Kungsklippan och Liljeholmskajen förvaras omkring 10 mil handlingar efter drygt 6 700 verksamheter, föreningar och enskilda, samt cirka 4 miljoner kartor och ritningar. e-arkiv Stockholm innehåller 11 miljoner filer. Stadsarkivet Liljeholmskajen ska vara en mötesplats och resurs för kunskapsuppbyggnad och dialog om Stockholms bebyggelsehistoria och framtida utveckling. Utgångspunkten är de mycket omfattande bebyggelserelaterade arkiv Stadsarkivet förvarar, däribland världsminnet Stockholms bygglovsritningar. Inom ramen för EU-projektet "City Memories - visualizing change in three European capitals" utvecklades metoder för att öka tillgången till och användbarheten för byggnadsritningarna. Under kommande period avser Stadsarkivet söka fortsatt samverkan med parter inom och utom staden för att ytterligare lyfta den världsunika samlingen. Stadsarkivet stöder stadens verksamheter i deras arbete att ha en säker och ändamålsenlig informationshantering. Genom metodutveckling, tillsyn, rådgivning, arkivtjänster i form av start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 7 ( 17) konsultverksamhet samt genom ändamålsenliga kommunikationsinsatser skapas förutsättningar för en integrerad informationshantering i staden. En samlad arkivhantering Stadsarkivets verksamhet bedrivs simultant på fysiska och digitala platser. Besökare kan komma till läsesalarna på Kungsklippan och Liljeholmskajen eller ta del av utbudet via digitala plattformar. Användarna finns inom stadens verksamheter, i civilsamhället, inom akademien och i näringslivet. Arkivinformationen finns på pergament och papper, som digitaliserade handlingar och digitalt född information. Kilometerlånga hyllrader med arkivmappar har fått sällskap av ettor och nollor på arkivservrar. Kärnuppdraget förblir dock detsamma: att ta emot, förvalta och skapa tillgång till arkiven. Om informationen inte struktureras, vårdas och publiceras går den inte att hitta och använda, vare sig nu eller i framtiden. Förändrade användarmönster År 2030 kommer Stadsarkivet att ha ungefär 14 mil analoga arkiv och 28 TB digitala arkiv. Stadsarkivet vill utöka utbudet av ofta efterfrågat material, så att informationen finns tillgänglig på det sätt som passar användaren. Redan nu finns det en ökad förväntan från användarna att genom självservice kunna utföra sina ärenden online. I takt med att alltmer avancerade sökmöjligheter erbjuds på webben ser vi också ett förändrat användarbeteende där frågeställningen är kopplad till den egna personen, en specifik plats eller företeelse, och där svaret ofta kräver att informationen hämtas från olika källor. De närmaste åren behöver Stadsarkivet kartlägga och analysera hur vår befintliga digitala arkivinformation kan struktureras om för att bli mer tillgänglig och användbar för olika målgrupper. De system som Stadsarkivet förvaltar behöver integreras i IT-ekosystem på lokal och nationell nivå, så det blir lätt för användare att hitta och använda information från fler källor. Samtidigt vill Stadsarkivet utveckla läsesalarnas service, så att dessa främjar och uppmuntrar till användandet av det analoga källmaterial som utgör mer än 90% av arkivbeståndet. En osäker omvärld Den osäkra omvärlden ställer ökade krav på effektiv resursanvändning för att säkerställa en långsiktigt hållbar ekonomi. Stadsarkivet har under många år arbetat för att öka graden av egenfinansiering genom att erbjuda tjänster till och samverka med andra verksamheter samt genom att söka extern finansiering. Detta sker både för att möta förväntade kostnadsökningar men också för verksamhetens utveckling och för att frigöra resurser för nya uppdrag. Detta fokus fortsätter under planperioden. Det allvarliga säkerhetsläget innebär även att arbetet med säkerhetsskydd kommer att prioriteras. Kompetensbehov och medarbetarutveckling Stadsarkivets kompetensrelaterade utmaningar gäller framför allt digital kompetens. Ökade krav på samverkan och externfinansiering kommer medföra behov av erfarenhet av projektstyrning och god kommunikativ förmåga. 2026 inleds en kompetensutvecklingsinsats inom området Kommunikativt medarbetarskap. Omvärldsbevakning, både vad gäller den egna start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 8 ( 17) professionen och nya metoder och arbetssätt, ska ske kontinuerligt genom till exempel studiebesök och deltagande i relevanta nätverk och konferenser. Under perioden ska Stadsarkivet också utforska möjligheten till extern finansiering av fortbildningsinsatser, till exempel via Europeiska Socialfonden. Stadsarkivet ska dra nytta av medarbetarnas sammanlagda kompetens och säkerställa att det vi gör skapar värde för stockholmarna. De aktivitetsbaserade kontorslokalerna på Stadsarkivet Kungsklippan erbjuder en mångfald av ytor för olika sorters möten och träffpunkter. Detta främjar såväl formella som informella samarbeten och ökar möjligheterna till kollegial kunskapsdelning. Stadsarkivet tillämpar studentanställningar i delar av verksamheten, främst vid bemanning av läsesalen och för att transkribera digitaliserat material. Detta avlastar verksamheten och erbjuder relevanta och kompetenshöjande uppgifter till studenterna. Stadsarkivets verksamhetsområden 2027-2029 Stadsarkivet är en kompetent organisation med en verksamhet som är mycket uppskattad av användare och beställare. I en allt mer komplex omvärld där förutsättningar, behov och förväntningar snabbt ändras behöver dock verksamhetens förmåga till anpassning öka, till exempel att periodvis kunna kraftsamla inom ett visst område och tona ner ett annat. Olika kunskaper och kompetenser behöver samspela mera för att hitta nya lösningar utifrån olika målgruppers behov. Det kommunikativa perspektivet ska finnas med i tidig planering och analys, i syfte att stödja ett effektivt utvecklingsarbete i hela verksamheten. Tillgängliggöra arkivinformation Tillgängliggöra arkivinformation har i uppdrag att: • ge snabb och god service till besökare och användare, oavsett hur de väljer att kontakta oss eller ta del av vårt utbud. Effektivt utlämnande av allmänna handlingar Stadsarkivet säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. För att möta användarnas förväntan på snabb åtkomst till arkivinformationen bedömer vi att en minskning av handläggningstiderna kommer att vara nödvändig. Den kommande perioden avser Stadsarkivet inventera och analysera sina resurser, i syfte att ta rätt beslut om utveckling av framtida tjänster för användarna. Fokus kommer att ligga på att skapa färre och tydligare kanaler där användare kan ta del av arkivmaterial samt att urskilja arbetsflöden som kan automatiseras helt eller delvis. En prioriterad kanal är Nationell Arkivdatabas (NAD). Attraktiva besöksplatser och användbara publika gränssnitt Stadsarkivet är ett av Europas mest besökta arkiv. För att Stadsarkivet Kungsklippan och Stadsarkivet Liljeholmskajen ska behålla sin karaktär av attraktiva besöksplatser behöver de utvecklas i takt med nya användarbehov vad gäller öppettider och service. Under kommande period färdigställs arbetet med att skapa ett tillgängligt och relevant läsesalsbibliotek, som ska bidra till ökad förståelse för och fördjupad kunskap om arkivinformationen. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 9 ( 17) Parallellt behöver investeringar göras i de digitala besöksplattformarna. Stadsarkivets databaser och sökgränssnitt behöver moderniseras för att fortsatt vara attraktiva för alla stockholmare. Förbättrade sökingångar, användbarhet och integrering mot lokala och nationella sökplattformar ska prioriteras. Möjligheten att styra vissa typer av utlämnanden till tjänster som kräver inloggning via Bank-ID kan öppna upp för utlämning av material som omfattas av GDPR. Stadsarkivet ska fortsätta arbetet med maskintolkning av handskrift via verktyget Transkribus i syfte att öka arkivens användbarhet. Ett nytt webbgränssnitt för Databasen Rotemansarkivet, som innehåller Stockholms folkbokföring 1878 - 1926, ska publiceras under 2027. Främja stadens informationshantering Främja stadens informationshantering har i uppdrag att: • Genom tillsyn, rådgivning och stöd säkerställa att stadens verksamheter har en god, effektiv och transparent informationshantering som upprätthåller offentlighetsprincipen och lever upp till gällande regelverk. • Genom god arkivvård säkerställa att de arkiv vi har och tar emot är sökbara och tillgängliga. Under perioden 2027-2029 prioriteras följande områden inom verksamheten: En integrerad informationshantering Stadsarkivet stödjer stadens verksamheter i arbetet med att ha en ändamålsenlig och säker informationshantering. De närmaste åren ska Stadsarkivet ta fram stadsövergripande lösningar för stadens informationshantering. Ett stärkt stöd i form av metodutveckling och rådgivning ökar förutsättningarna för att informationen hanteras rätt från början, och förebygger resurskrävande åtgärder i framtiden. Töm staden på papper! Stadens information ska vara samlad och tillgänglig. Ett av Stadsarkivets kärnuppdrag är att ta emot arkivleveranser. Arkivlokalerna i Liljeholmskajen har möjliggjort för andra verksamheter att minska sin lokalyta för arkivförvaring. Den särskilda insatsen Töm staden på papper! syftar till att öka viljan hos stadens verksamheter att leverera sitt analoga arkivmaterial genom ett proaktivt arbetssätt där Stadsarkivet erbjuder tjänster som underlättar leveransförberedelserna. På så sätt förhindras informationsförluster, samtidigt som framtida resurskrävande informationsredovisnings- och vårdinsatser förebyggs. En samordnad arkivvård Stadsarkivet tar emot och förvaltar arkiv, samt bygger sökvägar och strukturer som ytterligare förbättrar tillgängligheten. Modern och säker förvaring, digitalisering och vård av skadade handlingar säkerställer att arkiven och informationen i dem finns bevarad för framtidens stockholmare. Under kommande period ska arbetssätt och metoder ses över för optimal integrering med övriga verksamhetsområden. Särskilt prioriterat är att förbättra förvaring och sökbarhet för världsminnet Stockholms byggnadsritningar. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 10 ( 17) IT och digitalisering Stadsarkivets IT och digitalisering har i uppdrag att: • förvalta de tre stadsgemensamma systemstöden eDok, e-arkiv Stockholm och Diabas • säkerställa den lokala IT-försörjningen på Stadsarkivet Under 2027-2029 vill Stadsarkivet utforska molnets möjligheter som spelplan för framtidens infrastruktur, med fokus på att förenkla sökning bland publicerat arkivmaterial. Under 2027 ska Stadens befolkning 1878-1926 (f d Rotemansarkivet), publiceras som en webbapplikation i molnet. Avsikten är att fler av Stadsarkivets egenutvecklade applikationer ska kunna använda sig av det koncept som utvecklas, och att möjligheterna att integrera informationen ska öka. Stadsarkivet fortsätter under kommande period att investera i systemintegrationer mellan eDok och andra stadsgemensamma system i syfte att automatisera informationsförsörjningen , vilket bidrar till ett sammankopplat IT-ekosystem. Vidareutveckla e-arkiv Stockholm e-arkiv Stockholm som stadens informationsnav fortsätter sin resa mot en standardprodukt. Fokus ligger på att förenkla och effektivisera inleveranserna så att stadens verksamheter själva ska kunna läsa in sin digitala information, och att förbättra sökbarheten så användarna enklare kan hitta relevanta uppgifter. Öka nyttan av eDok eDok säkerställer en hållbar informationshantering och skapar förutsättningar för arbetssätt som stärker det gemensamma värdeskapandet. Under perioden planeras systemintegrationer mot e-arkiv Stockholm för en sömlös mellanlagring och slutförvaring av stadens ärenden och handlingar. Systemintegrationer mot eDok och Agresso ska möjliggöra tids- och kostnadsrapportering för stadens verksamheter och användas för fakturering. Stärka kompetensen inom informationssäkerhet och dataskydd Den information som Stadsarkivet förvarar och hanterar behöver skyddas så att den kan användas nu och i framtiden. Informationen ska vara korrekt och tillgänglig för dem som behöver använda den, samtidigt som den inte får att röjas för obehöriga, förvanskas eller förstöras. Stadsarkivet arbetar systematiskt med att höja informationssäkerheten inom samtliga områden. Under perioden kommer arbetet bland annat att fokusera på implementation av cybersäkerhetslagen och att tydliggöra roller och ansvar inom dataskydds- och informationssäkerhetsarbetet. För att säkerställa att dessa perspektiv genomsyrar hela verksamheten ska en ny lokal anvisning ska tas fram och implementeras och utbildningsinsatser genomföras. Pedagogik Stadsarkivets pedagogiska verksamhet ingår i enheten Kommunikation och pedagogik och har i uppdrag att: start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 11 ( 17) • Genom visningar och events öka kunskapen om och intresset för arkivens innehåll och användbarhet bland skolor, universitet, nyfikna stockholmare och professionella användare Under perioden 2027-2029 prioriteras följande områden inom verksamheten: En breddad kännedom om arkivens möjligheter Stadsarkivet pedagogiska arbete med barn och unga belyser frågor om demokrati och livsvillkor genom tiderna. Under perioden ska riktade erbjudanden utvecklas, där arkivmaterial på ett lätt och tillgängligt sätt kan användas i den egna pedagogiska verksamheten. Utvecklingen ska ske i samverkan med Stockholmskällans utbud av källor och lektionsunderlag. Genom samverkan med andra verksamheter inom och utanför staden kan perspektiven breddas. Delar av program- och visningsverksamheten ska knyta an till ämnen som ryms inom stadens fokusområden, med särskild tonvikt på Fokus Järva. Ledning och projekt Enheten ledningsstöd har i uppdrag att: • styra, samordna och följa upp förvaltningsövergripande uppföljnings- och planeringsinsatser, projekt och åtaganden • stärka och utveckla Stadsarkivets kommunikation och kommunikativa förmågor • bevaka och delta i stadsövergripande samarbeten och nätverk Under perioden 2027-2029 prioriteras följande områden inom verksamheten: En systematisk och samordnad kommunikation Stadens kommunikationsprogram betonar värdet av att det kommunikativa perspektivet finns med i tidig planering och analys, i syfte att stödja ett effektivt utvecklingsarbete i hela verksamheten. Kommunikationsfunktionen stödjer hela Stadsarkivets verksamhet i arbetet med att definiera målgrupper och behov. Funktionen ansvarar också för att utveckla och fylla Stadsarkivets övergripande kanaler med målgruppsanpassat innehåll. Alla på Stadsarkivet har en kommunikativ roll i arbetet med att utveckla såväl ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö som intern kultur. Stadsarkivet ska de kommande åren bli en mer kommunikativ organisation som kommunicerar samordnat, planerat och utgår från målgruppens behov. Förstärka styrning och implementering av forsknings- och utvecklingsprojekt. Det metodutvecklande forskningsprojektet Stadens ansikten. Visuell kultur och social struktur i Stockholm 1880-1930 avslutades 2025. För att ta vara på projektets resultat behöver verksamheten investera i infrastrukturen för den kunskap och data som skapas. Särskilt strategiskt viktig är en webbpublicering av databasen Rotemansarkivet som innehåller Stockholms folkbokföring 1878-1926. Samordning och samverkan med Stadsmuseets forskningsverksamhet ska fortsatt prioriteras, bland annat genom ansökan om externa forskningsmedel. Inom ramen för samarbetet utvecklas även innovativa mikrohistoriska och mikrodigitala metoder, applicerbara i båda verksamheterna. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 12 ( 17) Infrastrukturprojektet SwedPop samlar, standardiserar och utvecklar persondatabaser i syfte att förbättra tillgängligheten för forskning om Sveriges befolkning. Stadsarkivet ingår sedan 2018 i konsortiet tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. För åren 2027-2030 har projektet beviljats 7 mkr från Vetenskapsrådet och för 2026- 2031 drygt 7 mkr från Riksbankens Jubileumsfond. Integrera miljö- och MR-programmen och fortsätt stärka jämställdhetsperspektivet Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling pekar ut riktningen fram till år 2030. Handlingsplanerna för Stadens miljöprogram samt Program för mänskliga rättigheter ska integreras i den ordinarie verksamheten, med fokus på ett rättighetsbaserat arbetssätt och ett cirkulärt tänkande. Kunskapsuppbyggnad och erfarenhetsutbyte sker genom deltagande i stadens olika nätverk och e-utbildningar. Genom ett långsiktigt och gediget arbete med jämställdhetsintegrering har Stadsarkivet lyfts fram som ett föredöme både i staden och nationellt. Stadsarkivet ska använda sig av erfarenheterna av detta arbete på andra områden. Samtidigt ska Stadsarkivet fortsätta skapa förutsättningar för jämställt bevarande och återsökande av arkivinformation, samt synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien. Verksamhetsstöd Enheten Verksamhetsstöd har till uppdrag att: • säkerställa verksamhetslokalernas tillgänglighet, säkerhet och användbarhet • erbjuda effektiv service till Stadsarkivets medarbetare och hyresgäster Under perioden 2027-2029 prioriteras följande områden inom verksamheten: Klimatsmart lokalanvändning För att uppnå en kostnadseffektiv och klimatsmart användning av kontorslokalerna har Stadsarkivet det senaste åren utvecklat nya former för lokalsamverkan med andra verksamheter i staden. Under kommande period vill Stadsarkivet inrätta en gemensam reception som skulle underlätta både för Stadsarkivet och våra hyresgäster att hantera besök. Detta skulle även möjliggöra framtagningen av analoga handlingar även under så kallat förtroendeöppet. Arkivmagasinen på Liljeholmskajen har tillsammans med magasinen på Kungsklippan skapat större lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Under perioden vill Stadsarkivet optimera användandet av arkivmagasinen genom att underlätta för staden och statliga myndigheter i stockholmsregionen att leverera sina kvarstående analoga arkiv. Stadsarkivet ska fortsatt även hyra ut utrymmen för deposition av arkiv på kort och lång sikt. Ett exempel är Stadsbiblioteket som har behov av förvaringsplats för sina böcker under renoveringen av Asplundhuset 2025-2027. Förstärkt säkerhetsskydd och civil beredskap Stadsarkivet är en av de särskilt utvalda förvaltningarna som ska bedriva systematiskt start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 13 ( 17) säkerhetsskyddsarbete, vilket innebär att verksamheten och arkivinformationen ska skyddas mot otillbörlig påverkan och hot från främmande makt. Till grund för arbetet ligger en verksamhetsanalys där skyddsvärden identifierats och åtgärder föreslagits för att minska sårbarheter gällande hantering och förvaring av säkerhetskänsligt arkivmaterial. Under 2027 vill Stadsarkivet göra en fördjupad förstudie för att utreda skyddsnivåer och kostnader för inrättandet av ett säkerhetsskyddsarkiv i ett av sina arkivmagasin, som även kan nyttjas för framtida leveranser från stadens verksamheter. 4 Sammanfattande ekonomisk analys 4.1 Drift Stadsarkivets underlag till budget för 2027-2029 utgår från kommunfullmäktiges budget för 2026 och analysen av kostnader och intäkter utgår från bedömd pris- och lönenivå för innevarande år. Nedan följer Stadsarkivets prognos för perioden 2027 till 2029 i tabellform. Stadsarkivets tillkommande behov 2027-2029: mnkr Kostnader Intäkter Netto KF plan 2027 108,4 -37,3 71,1 Stadsarkivets tillkommande behov: Modernisera plattformar och sökgränssnitt 2,5 2,5 Lokalkostnader 2,0 2,0 Prognostiserade omslutningsförändringar 5,0 -5,0 0,0 Stadsarkivet underlag till budget 2027 117,9 -42,3 75,6 Enligt KFs plan: Databasen Rotemansarkivet -1,0 0,0 -1,0 Stadsarkivet underlag till budget 2028 116,9 -42,3 74,6 Stadsarkivets underlag till budget 2029 116,9 -42,3 74,6 För att ge användarna snabb och säker tillgång till informationen behöver Stadsarkivets digitala plattformar moderniseras och sökgränssnitten utvecklas. Det ska vara lätt och logiskt att hitta arkivmaterial. Användaren ska kunna se och förstå vad som är åtkomligt direkt online, och vad som är tillgängligt via våra fysiska besöksplatser. Det pågående arbetet med Rotemansarkivets databas och den nya webbapplikation som lanseras under 2027 har gett lärdomar och skapat förutsättningar för att ta ett samlat grepp om Stadsarkivets digitala plattformar. För att realisera detta behöver Stadsarkivets tillföra utvecklarkompetens samt köpa in licenser och infrastruktur. För detta arbete bedömer Stadsarkivet att det totala tillkommande behovet uppgår till 2,5 mnkr per år. Fastighetskontoret har lämnat preliminära hyresnivåer 2027 avseende Stadsarkivets lokaler på Kungsklippan och Liljeholmskajen. Stadsarkivets lokalhyra ökar 2027 preliminärt med 2,6 mnkr till totalt 24,7 mnkr, en ökning med över 10 procent jämfört med 2026. Orsaken till detta är främst ökade OH-kostnader. Med reservation för att det fortfarande är preliminära start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 14 ( 17) hyresnivåer bedömer Stadsarkivet att enbart en del av denna kostnadsökning, 0,5 mnkr, kan hanteras inom beslutad budgetram. Resterande 2,0 mnkr är ett tillkommande behov. Prognostiserade omslutningsförändringar avser ökade intäkter och kostnader inom specifika områden som inte påverkar nettot. Stadsarkivets prognostiserar omslutningsförändringar om totalt 5,0 mnkr kopplade till statliga arkivuppgifter, reglerat i det avtal Stadsarkivet har med Riksarkivet. Omslutningsförändring, mnkr Kostnader Intäkter Netto Hantering av statliga arkivuppgifter 5,0 -5,0 0,0 Summa 5,0 -5,0 0,0 För att bidra till en långsiktigt hållbar ekonomi för staden arbetar Stadsarkivet kontinuerligt för att öka graden av egenfinansiering genom samverkan med andra verksamheter, erbjuda arkivarietjänster och söka extern finansiering. Detta sker för att både möta förväntade kostnadsökningar men också frigöra resurser för att utveckla verksamheten. Detta fokus fortsätter under planperioden. Stadsarkivet har nyligen beviljats 14 mnkr för perioden 2026-2031 för fortsatt arbete inom projektet Swedpop, där Stadsarkivet deltar tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. Syftet med projektet är att samla svenska persondatabaser och ska under kommande projektperiod även utveckla en databas med historiska personnummer. Projektet finansieras av Vetenskapsrådet och Riksbankens jubileumsfond. Nya forskningsmedel inom andra projekt kommer sökas under 2026 från Riksbankens Jubileumsfond och andra finansiärer. 4.2 Investeringar Stadsarkivet har för 2026 en investeringsbudget på 1 mnkr för maskiner och inventarier och bedömningen för planperioden 2027-2029 är ett fortsatt investeringsbehov på 1 mnkr per år. 4.3 Verksamhetsprojekt I samverkan med stadsledningskontoret genomför Stadsarkivet arbete för att på sikt möjliggöra en övergång till digitala personalakter i staden. Syftet är att uppnå effektivare arbetssätt och långsiktigt bevarande av personalakterna. Ärendet är nu ute på remiss hos stadens verksamheter och finansiering föreslås i ärendet ske genom stadens årligen reserverade medel för utvecklingskostnader IT i central medelsreserv 2. 5 Lokalförsörjningsplan 5.1 Sammanfattning Lokalförsörjningsplanen är ett styrdokument för respektive nämnd där nämndens kort- och långsiktiga lokalbehov och planerade lokalförändringar presenteras. Nämndernas lokalförsörjningsplaner aggregeras till stadens övergripande lokalresursplan som årligen föreläggs kommunstyrelsen. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 15 ( 17) Stadsarkivet har två lokaler som hyrs av fastighetskontoret - Stadsarkivet Kungsklippan och Stadsarkivet Liljeholmskajen. Lokalerna används för förvaring av arkiv, läsesalar, programverksamhet och kontor. Den totala lokalytan uppgår till ca 19 000 m2. Enligt fastighetskontorets preliminära hyresnivåer kommer lokalhyran bli totalt 24,7 mnkr 2027, en ökning med ca 10 procent jämfört med 2026. Verksamhetslokalerna tillgodoser Stadsarkivets lokalförsörjning på lång sikt vad gäller arkivförvaring och kontor. För en effektiv lokalanvändning hyr Stadsarkivet ut delar av sina kontor till andra verksamheter inom staden. Det kan bli aktuellt att göra vissa anpassningar av arkivmagasinen utifrån arbetet med säkerhetsskydd samt för att minska risken för angrepp från bland annat skadedjur på pappershandlingarna. 5.2 Planeringsförutsättningar Den långsiktiga arkivförvaringen är tillgodosedd med befintliga accessionsutrymmen och kontor. Klimatförändringar kan påverka arkiv på flera sätt. Ökade temperaturer och fuktighet ökar risken för mögel- och insektsangrepp samt påskyndar nedbrytningen av pappershandlingar. För att hantera dessa risker kommer Stadsarkivet undersöka olika alternativ för att ytterligare förebygga skadedjur i arkiven, till exempel att utreda förutsättningarna till frysrum i magasinet. Frysning av papper är en etablerad teknik som Stadsarkivet redan idag använder i mindre skala för att minimera risken att nyinkomna handlingar innehåller skadedjur. 5.3 Hyreskostnadsutveckling Stadsarkivets totala hyreskostnad beräknas uppgå till 22,1 mnkr 2026, vilket motsvarar ca 20 procent av Stadsarkivets totala budget. Stadsarkivets två lokaler hyrs av fastighetskontoret och 2026 minskade hyreskostnaden med 8,7 mnkr med anledning av fastighetskontorets nya hyresmodell. Enligt fastighetskontorets preliminära hyra kommer hyreskostnaden 2027 bli 24,7 mnkr, en ökning med ca 10 procent. En tydlig bedömning av hyresutveckling följande är svårbedömd med anledning av den nya hyresmodellen. start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 16 ( 17) 5.3.1 Administrativa lokaler Bedömning hyreskostnad 22 147 608 Befintlig hyreskostnad 32 390 775 5.3.2 Kultur Inga tillgängliga data 5.4 Samverkan På Stadsarkivet Liljeholmskajen sker samverkan med trafikkontoret och kulturförvaltningen (stadsbiblioteket), där trafikkontoret har egen permanent arkivenhet och Stadsbiblioteket en tillfällig förvaring i avvaktan ombyggnationen av lokalerna på Odenplan. På Kungsklippan samverkar Stadsarkivet med stadsledningskontorets HR- och utvecklingsavdelning samt Kungsholmens stadsdelsförvaltning, både genom att tillhandahålla kontorsplatser samt sammanträdesrum för stadsdelsnämndens sammanträden. Stadsarkivet erbjuder även uthyrning av möteslokalerna på Kungsklippan och Liljeholmskajen till stadens verksamheter. Under kommande period vill Stadsarkivet inrätta en gemensam reception som skulle underlätta både för Stadsarkivet och våra hyresgäster att hantera besök. 5.5 Lokalplanering - ej pedagogisk verksamhet 5.5.1 Nuläge 31 januari 2026 Kapacitet Totalgruppering Area Hyreskostnad Summering arbetsplatser Administrativa lokaler Area Befintlig Hyreskostnad/area 18 951 hyreskostnad 1 709 32 390 775 start.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 17 ( 17) Kapacitet Totalgruppering Area Hyreskostnad Summering arbetsplatser Kultur och fritid Stadsarkivets omgörning av kontoret på Kungslippan 2024 moderniserade kontoret och effektiviserade lokalutnyttjandet. Anpassningen bidrar till ett mer resurseffektivt nyttjande av lokalerna och delar av lokalerna har kunnat hyras ut till andra verksamheter inom staden. En förstudie har genomförts för att undersöka möjligheten att skapa fler arbetsplatser på Liljeholmskajen. 5.5.2 Behov och planering av lokaler för (första planeringsperioden) Stadsarkivet bedömer att de lokaler som Stadsarkivet förfogar över kommer att räcka till såväl arkivförvaring som arbetsplatser inom överskådlig framtid. Under 2027 avser Stadsarkivet göra en fördjupad förstudie för att utreda skyddsnivåer och kostnader för inrättandet av ett säkerhetsskyddsarkiv på Kungsklippan, som även kan nyttjas för framtida leveranser från stadens verksamheter. Under denna period kan det bli aktuellt med åtgärder till följd av förstudien. 5.5.3 Behov och planering för lokaler (andra planeringsperioden) Inga förändringar är planerade under planeringsperioden. start.stockholm --- [Bilaga 1 Kompetensförsörjningsplan Stadsarkivet 2027-2029.pdf] Stadsarkivet Kompetensförsörjningsplan 2026-02-17 Kompetensförsörjningsplan Stadsarkivet 2027-2029 Innehållsförteckning frida.stromberg@s1t6as3rtto0.sc8tk ohScopklåhmno.gslmea Inledning ....................................................................................................2 Bakgrund ....................................................................................................2 Stadsarkivets uppdrag ................................................................................3 Analys ........................................................................................................4 Personalsammansättning ...........................................................................4 Nyckeltal per sista januari 2026 ..................................................................4 Summering personalsammansättning ........................................................5 Nuläge och aktuella utmaningar .................................................................5 Kompetensbehov – kort och lång sikt ....................................................6 Utveckla ......................................................................................................6 Systematisk och kontinuerlig kompetensutveckling ...................................6 Generella IT-kunskaper ..............................................................................7 Kompetens digital informationshantering ...................................................7 Kompetens för att utveckla digitala och användaranpassade tjänster .......7 Spetskompetens inom it och digitalisering .................................................8 Behålla ........................................................................................................8 Ledarskap ...................................................................................................8 Medarbetarskap ..........................................................................................8 Kommunikativ organisation ........................................................................9 Attrahera .....................................................................................................9 Rekrytera ....................................................................................................9 Introducera .................................................................................................9 Avsluta ......................................................................................................10 Summering av kompetensbehov ..............................................................10 Möjligheter kopplade till kompetensbehovet .............................................10 Aktiviteter i kompetensförsörjningsplanen .........................................10 Uppföljning av genomförda aktiviteter och dess resultat 2025 .................11 Aktiviteter i verksamhetsplan 2026 ...........................................................12 Inledning Bakgrund Att jobba strategiskt med kompetensförsörjning innebär att säkerställa att det finns rätt kompetens i organisationen, på kort och lång sikt, för att nå uppsatta mål och möta framtida utmaningar. Kompetensförsörjning är ett samlingsbegrepp för hur verksamheten utvecklar och säkerställer kompetensen hos medarbetarna. Stockholms stad definierar kompetensförsörjning som en process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov. Det är en förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Syftet med Stadsarkivets kompetensförsörjningsplan linjerar med Stockholms stads strategier och mål. Kompetenta och engagerade medarbetare är en förutsättning för att stadens verksamheter ska nå uppsatta mål. Värdet med att ha ett strategiskt förhållningssätt i kompetensförsörjningsarbetet kan beskrivas utifrån tre perspektiv: - Samhällsperspektivet som innebär att det blir en tydligare koppling mellan verksamhetens mål och uppdrag, kompetensen i verksamheten och kvaliteten på samhällsservicen för de vi är till för. - Chefsperspektivet som innebär att chefen kan synliggöra kompetenskraven och föra dialog om medarbetarens behov av kompetenshöjande åtgärder/aktiviteter med fokus på verksamhetens mål och uppdrag. - Medarbetarperspektivet där förhållningssättet bidrar till en god arbetsmiljö och underlättar förverkligandet av de förväntningar och krav som finns i personalpolicyn. Arbetet sker i fyra steg utifrån stadens kompetensförsörjningsprocess: 1. Kompetensanalys: utifrån nuläge och framtida utmaningar identifieras kompetensgap, det vill säga skillnaden mellan kompetensbehov (organisationens behov) och befintlig kompetens (den kompetens som finns) 2. Kompetensplanering: aktiviteter som ska säkra den kompetens som behövs, kompetensförsörjningsplaner på olika nivåer inom verksamheten samt individuella utvecklingsplaner 3. Genomförande av aktiviteter 4. Utvärdering: aktiviteter för att löpande utvärdera och följa upp kompetensförsörjningsarbetet Stadens modell för kompetensförsörjningsplan följer en UBARA-modell, vilket innebär att aktiviteterna i kompetensplaneringen utgår från områdena utveckla, behålla, attrahera, rekrytera och introducera samt avsluta/avveckla. Kompetensförsörjningsplanen är en del i Stadsarkivets arbete med att säkerställa att verksamheten på kort och lång sikt har den kompetens som krävs för att klara uppdraget, samt att Stadsarkivet upplevs om attraktiv arbetsgivare och att förtroende för Stadsarkivet är högt. Kompetensförsörjningsplanen redovisar kompetensbehov samt prioriterade aktiviteter inom kompetensförsörjning för Stadsarkivet de närmaste åren. Aktiviteter kommer kontinuerligt läggas in i ILS under nämndens mål för verksamhetsområdet. Utifrån den övergripande kompetensförsörjningsplanen gör varje enhet individuella kompetensutvecklingsplaner för varje medarbetare utifrån funktion, roll samt verksamhetens behov. Stadsarkivets uppdrag Stadsarkivets uppdrag förutsätter en förmåga att ständigt möta nya krav och förväntningar från uppdragsgivare och kunder i syfte att skapa relevanta värden. Stadsarkivet prioriterar under perioden följande områden i kärnverksamheten: • Möta stockholmarnas förväntningar på snabb, säker och sökbar tillgång till arkivinformationen • Möta Stockholms stads verksamheters behov på snabba och effektiva leveranser till Stadsarkivet • Möta Stockholms stads verksamheters förväntningar på tydliga riktlinjer och mer central styrning av stadens arkiv- och informationshantering. • Stadsarkivet säkerställer att stadens digitala information är strukturerad, långtidssäkrad och tillgänglig genom de stadsgemensamma systemen eDok och e- arkiv Stockholm för stadens medarbetare, förtroendevalda och medborgare. • Stadsarkivet tillhandahåller innovativa, effektiva och användarfokuserade IT-tjänster till sina medarbetare och medborgare. • Utveckla publika lokaler, plattformar och program för olika målgrupper, särskilt barn och unga • Förstärka innovation och medskapande genom samverkan med forskning, näringsliv och civilsamhälle Dessa prioriteringar liksom Stadsarkivets övergripande uppdrag för med sig att såväl chefer som medarbetare behöver vara kompetensmässigt rustade för att möta användarnas behov och önskemål inom vart och ett av de prioriterade områdena. Ett välutvecklat ledarskap och medarbetarskap är två centrala delar för att lyckas leverera i de uppdrag som Stadsarkivet har. Ett gott, tydligt och coachande ledarskap skapar förutsättningar för engagemang och välbefinnande på arbetsplatsen, som i sin tur påverkar organisationens resultat positivt. Chefer behöver därför kontinuerlig kompetensutveckling och stöd i arbetet med att skapa bästa möjliga förutsättningar för sina medarbetare att uppnå goda resultat. Stadsarkivet arbetar med kompetensutveckling utifrån de identifierade områden som ingår och förväntas av chefsuppdraget. Förväntningar på medarbetarskapet beskrivs i Stockholm stads personalpolicy. För att utvecklas i takt med omvärlden behöver organisationen ha förmåga att anpassa sig och ta vara på de kompetensutvecklingsinsatser som är relevanta för Stadsarkivets uppdrag. Analys Personalsammansättning Nyckeltal per sista januari 2026 Antal anställda totalt: Antal tillsvidareanställda: Antal visstidsanställda (exklusive arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska insatser): Antal anställda per åldersgrupp: Personalomsättning Det lägsta talet av avgångar eller rekryteringar av tillsvidareanställningar under året ställs mot det genomsnittliga antalet tillsvidareanställningar per verksamhetsnivå under året. Definitioner: Rekr.väg 2 och avg.väg 2 = Till/från annan förvaltning Rekr.väg 3 och avg.väg 3 = Till/från externt Avgångar med anledning av ålderspension 2026: 0 Summering personalsammansättning Sammantaget visar nyckeltal gällande stadsarkivets personalsammansättning att det överlag finns goda förutsättningar för förvaltningens kompetensförsörjning de kommande tre åren. Nuläge och aktuella utmaningar Stadsarkivet har 2026 budgetuppdrag som leder till fortsättning av pågående utvecklingsarbete och verksamhetsutveckling samt även nya satsningar. Stadens kvalitetsprogram är styrande dokument för alla förvaltningars kvalitetsarbete. Kvalitetsprogrammet innebär en förändring av kultur och arbetssätt i våra verksamheter och är en utgångspunkt i förvaltningens kompetensförsörjningsarbete. Förhållningssätten går i linje med stadens personalpolicy och bildar en helhet för att tydliggöra de förväntningar och krav staden som arbetsgivare har på såväl chefer som medarbetare. För Stadsarkivets chefer finns även stadens chefsprofil och ledarskapsmodell Full Range Leadership Modell som utgör en plattform för stadens syn på chefers ledarskap. Som komplement till ledarskapsmodellen finns även stadens kommunikationsprogram som uttrycker att stadens chefer i sitt ledarskap har ett särskilt ansvar för att säkerställa ett kommunikativt perspektiv inom sitt verksamhetsområde. Det innebär att förstå hur den egna verksamheten uppfattas av målgrupper och intressenter och utifrån den förståelsen tillgängliggöra beslut, sammanhang och verksamheter i syfte att bidra till öppenhet, tillit och goda relationer. Stockholms stad har tagit fram en gemensam riktlinje för chefsstruktur. Riktlinjen är en fortsättning på stadens arbete med en gemensam chefsprofil och ledarskapsmodell. Riktlinjen tydliggör ytterligare chefsrollen i staden och ser till att det finns förutsättningar för att uppfylla chefsprofilen och ledarskapsmodellen för alla chefer. Stadsarkivet har goda förutsättningar i sin chefsstruktur, som även stämmer överens med stadens riktlinje för chefsstruktur. Kompetensbehov – kort och lång sikt Stadsarkivet behöver överlag kompetens som matchar fortsatt verksamhetsutveckling och uppdrag samt nya satsningar. De samlade kompetensbehoven för Stadsarkivet kan delas in i följande områden, och redovisas under rubrikerna för stadens modell för kompetensförsörjningsplan UBARA (utveckla, behålla, attrahera, rekrytera och introducera samt avsluta/avveckla) Utveckla Systematisk och kontinuerlig kompetensutveckling I och med att Stadsarkivet relativt sett har en låg personalomsättning tillförs inte ny kompetens utifrån i nödvändig omfattning. Därför behöver Stadsarkivet fortsatt utveckla sätt att systematisk och kontinuerligt kompetensutveckla Stadsarkivets chefer och medarbetare. Detta för att utveckla och säkra den generella förmågan att prioritera och anpassa verksamheten efter en komplex och föränderlig omvärld. För att säkerställa att förvaltningen får ut effekt av kompetensutvecklingsinsatser skulle förvaltningen kunna öka sin kompetens gällande ”transfer of training”. Inom Stockholms stad rekommenderas metoden ”transfer of training” för att säkerställa att utbildningsinsatser ger effekt och leder till nya eller förändrade beteenden. Transfer of training handlar om i vilken omfattning lärande från någon form av lärandetillfälle blir överfört till arbetet och leder till meningsfulla förändringar av individens beteende. I ett första steg kan förvaltningen gynnas av att chefer och roller som arbetar med att skapa lärande ökar sin kompetens. Enheten för IT och digitalisering avviker när det gäller personalomsättning och ser att det finns större utmaningar med att behålla kompetens inom it och digitalisering. Det är en högre naturlig personalomsättning på grund av större möjligheter inom IT-branschen jämfört med arkivbranschen. På grund av utmaningar med att både attrahera, rekrytera och behålla kompetens inom it och digitalisering behöver enheten se över möjligheterna till kompetensutveckling genom mentorskap och kunskapsdelning. Generella IT-kunskaper Dagens arbetsliv förutsätter generella IT-kunskaper, t ex förmåga att kunna hantera Outlook, Zoom-x, digitala administrativa system, etc. Idag är den digitala kompetensnivån bland medarbetarna fortsatt ojämn. För att Stadsarkivet ska kunna verka fullt ut behöver fler anamma digitala arbetssätt och behärska de nödvändiga digitala verktygen. Det behöver bli tydligt att var och en som arbetar på Stadsarkivet behöver ta till sig nödvändig digital kunskap. När det gäller grundkompetens generella IT-kunskaper finns potentiella samordningsvinster med att ta del av kulturförvaltningens utvecklingsinsatser. T.ex. möjlighet att ta del av grundläggande webbutbildningar, föreläsningar osv. Det är dock viktigt att respektive enhet planerar, prioriterar och anpassar vilken sorts utvecklingsinsatser som ger bäst utfall för den specifika verksamheten samt enskilda medarbetare. T.ex. lyfts att praktisk handledning i vardagen ger stor effekt för många medarbetare. Kompetens digital informationshantering Stadens information blir alltmer digital. En stor del av den information som Stadsarkivet hanterar är idag analog. Den digitala informationshanteringen kräver en annan kompetens än den kompetens som behövs vid analog informationshantering. Den kompetens som idag finns rörande den digitala informationshanteringen behöver finnas hos fler. Det för att säkerställa den digitala informationens autenticitet på lång sikt. Behov finns även att stärka specifik kompetens för intern utveckling genom t.ex. systemförvaltare med kunskap kring databaser och dataapplikationer för att granska outsourcade tjänster. Kompetens finns redan idag kring kravställning och informationssäkerhet vilket behöver behållas och löpande utvecklas framåt. Stadsarkivet ser även behov av att fortsätta stärka kunskaper kring AI för att applicera där det är lämpligt. Ett användande av AI kopplat till eDok skulle kunna underlätta för politiken, förtroendevalda och tjänsteman inom hela staden och göra eDok än mer tillgängligt för stadens användare. Framåt ser förvaltningen även att kompetens att arbeta med digitala leveranser och digital vård behöver stärkas. Kompetens för att utveckla digitala och användaranpassade tjänster Stadsarkivet behöver fortsätta utveckla lättanvända och flexibla tjänster som är anpassade efter användarnas behov. Det gäller allt från utlämnande av allmän handling till utformningen av digitala tjänster. Kompetensen för att förnya och utveckla Stadsarkivets generella tjänsteutbud med utgångspunkt i nya förväntningar från användare och omvärld behöver fortsatt öka. Det handlar bland annat om att utveckla förmågan att systematiskt identifiera användarbehoven och koppla det till utformande av tjänster. Förvaltningen har utbildat medarbetare inom användarcentrerad tjänstedesign som t.ex. Design thinking och ser behov av att fortsätta det för att få in som naturligt arbetssätt i vardagen. Spetskompetens inom it och digitalisering Enheten it och digitalisering bedriver egen utveckling internt utan outsourcing samt är objektägare till tre stadsgemensamma objekt med krav på skilda kompetenser. Det gör att förvaltningen och enheten framåt har stort behov av kompetens inom digitalisering och att bedriva innovation. Kompetenser som behövs framåt är systemutveckling, systemarkitektur, informationssäkerhet, Data science och AI, DevOps, UX/UI design, Kravanalys, Scrum, ITIL, Pm3, Lilla Ratten och Test automation. För att möta framtida behov ser enheten It och digitalisering behov av att introducera agila arbetssätt med roller som Scrum master, produktägare, kravanalytiker och UX-designer. Stadsarkivet ser även att enhetens uppdrag skulle gynnas av att öka förståelsen kring rimlig kravställan för att främja en god dialog, vilket gäller både mellan verksamheten och IT (kravställare och utförare) samt förvaltningen och stadsledningskontoret. Behålla Ledarskap När det gäller ledarskap i förhållande till stadens chefsprofil och ledarskapsmodell har förvaltningen identifierat ett övergripande behov i att stärka och fokusera på ledarskapet. Förvaltningen har under 2025 arbetat vidare med utveckling av ledarskap, i förhållande till stadens ledarskapsmodell Full Range Leadership Modell samt kommunikativt ledarskap. När det gäller det kommunikativa ledarskapet har utvecklingsinsats skett för förvaltningens ledningsgrupp där det finns fortsatt behov av att tydliggöra chefens roll i kommunikationsarbetet. Det finns även behov att öka kompetensen hos förvaltningens gruppledare. Kunskapspåfyllnad och erfarenhetsutbyte för chefer sker även genom stadens chefsseminarium som alla chefer uppmanas att ta del av samt kulturförvaltningens chefsutbildningar och stödmaterial som Stadsarkivets chefer har möjlighet att ta del av. Förvaltningen ser överlag att kompetens inom projektledning, förändringsledning och agila arbetssätt behövs, för chefer i syfte att jobba med det tillsammans med medarbetare. Medarbetarskap Stadsarkivet har även identifierat ett behov av att arbeta med ledarskap och medarbetarskap kombinerat med varandra för att nå större effekt. Förväntningarna kring både ledarskap och medarbetarskap behöver vara tydliga och är lika viktiga att arbeta med. Förvaltningen fortsätter med fokus på medarbetarskap och ledarskap för vinster i både resultat och arbetsmiljö. Förväntningar på medarbetarskapet beskrivs i Stockholm stads personalpolicy. Utöver detta planerar Stadsarkivet att tydliggöra vad medarbetarskapet består i specifikt för Stadsarkivet inom ramen för arbetet med att utveckla Stadsarkivets till att bli en mer kommunikativ organisation. Hit hör t.ex. att utveckla och tydliggöra förväntningar på det kommunikativa medarbetarskapet och vad det innebär i praktiken. Ett ökat fokus på kommunikativt medarbetarskap planeras under 2026 och blir en fortsättning på ledarutvecklingsinsatsen. Insatser planeras utifrån resultat i utvärdering av internkommunikation. Kommunikativ organisation Stadsarkivet behöver fortsatt vara en kommunikativ organisation där ett kommunikativt perspektiv råder och där kommunikation är ett självklart verktyg och en förutsättning för måluppfyllelse och framgång. Chefer, gruppledare och medarbetare behöver vara kommunikativa, vilket försätter en förståelse av vad det innebär i praktiken. Tydlighet kring innebörden behöver definieras i styrdokument som rör Stadsarkivets kommunikationsarbete. Den interna kommunikationen har varit i fokus under 2025 och fortsätter att prioriteras under kommande år. Även inom kommunikationsområdet är AI och digitalisering viktigt framåt. Attrahera Det stadsgemensamma uppdraget och den digitala omställningen ställer krav på ny kompetens vid Stadsarkivet. Stadsarkivet har byggt upp grundkompetens inom förändringsledning, pm3, ITIL samt agila arbetssätt men är i behov av ytterligare kompetens framåt. Förvaltningen har identifierat att det är särskilt svårt att attrahera och rekrytera kompetens inom systemutveckling framförallt kopplat till Platina (grundprodukten till eDok), systemarkitektur, informationssäkerhet och AI som förvaltningen har behov av framåt. Det gäller både konsulter och tillsvidareanställd personal. Stadsarkivet ser behov av att tydliggöra förvaltningens arbetsgivarvarumärke och profil för kompetens inom it och digitalisering framåt för att stärka möjligheterna att attrahera rätt kompetens. Det gäller både externt för att skapa medvetenhet om att förvaltningen har tunga uppdrag inom IT och digitalisering samt internt inom förvaltningen för att enheten ska få en framträdande roll vilket gynnar arbetsgivarvarumärket och gör det lättare att både rekrytera och behålla den kompetens som behövs. Rekrytera Stadsarkivet står under perioden 2027-2029 inför ett antal pensionsavgångar samt har fått tillskott i budget vilket skapar förutsättningar för att tillföra ny kompetens. Stadsarkivet har generellt låg personalomsättning. Detta medför att den kompetens som rekryteras och utvecklas vid arkivet kommer verksamheten tillgodo under lång tid. För närvarande upplever Stadsarkivet en ökad personalomsättning i förhållande till tidigare. Det ger nya möjligheter att tillföra ny kompetens. Vid samtliga rekryteringar till Stadsarkivet behöver digital kompetens finnas med som ett grundkrav, t ex digitala arbetssätt, kunskap inom digital arkivhantering etc. Tydlighet kring förväntningar inom digital kompetens kan även underlätta kompetensutveckling för befintliga medarbetare så att insatser sätts in på rätt område. Under 2025 har förvaltningens ledningsgrupp fått en presentation kring hur kulturförvaltningen arbetar med ramverk för digital kompetens för både befintliga och nya medarbetare. Ledningsgruppen ser över hur kulturförvaltningens arbete kan användas för Stadsarkivet framåt. Introducera Forskning har visat att en lyckad onboarding för nya medarbetare ökar möjligheterna för att medarbetare stannar kvar hos arbetsgivaren. Förvaltningen upplever för närvarande en ökad personalomsättning med möjligheter att tillföra ny kompetens. Processen med arbetsplatsintroduktion (onboarding) utvecklas fortlöpande. Avsluta Förvaltningens målsättning är att avveckla och avsluta anställningar på ett sådant sätt att den som väljer att sluta blir en ambassadör för stadsarkivet och Stockholms stad. Avslutningssamtal ska hållas av ansvarig chef för att fånga upp eventuella förbättringsförslag både för verksamheten men också för det egna ledarskapet. Summering av kompetensbehov • Behov av systematisk och kontinuerlig kompetensutveckling. • Behov av fokus och utveckling gällande generella IT-kunskaper. • Behov av ökad kompetens kring digital informationshantering. • Behov av ökad kompetens för att utveckla digitala och användaranpassade tjänster. • Behov av kompetens för att vara en kommunikativ organisation. • Behov av fokus och utveckling gällande ledarskap i förhållande till stadens chefsprofil och ledarskapsmodell. • Behov av fokus och utveckling gällande medarbetarskap i förhållande till stadens personalpolicy, kommunikationsprogram och kvalitetsprogram. • Spetskompetens inom it och digitalisering. Möjligheter kopplade till kompetensbehovet Stadsarkivet ser flera möjligheter kopplat till kompetensbehoven: • Stadsarkivets medarbetare är generellt sett positiva till nya kunskaper och många tar egna initiativ till kompetensutveckling. • Ett fokus ligger på kompetenshöjning inom områdena digitala arbetssätt och digital informationshantering. Ett förändringsarbete är inlett. • Systematisk kompetensöverföring: Flera medarbetare har utvecklat sin kompetens inom digital informationshantering genom att följa kollegor med mer kvalificerade digitala kunskaper. Det arbetssättet kan utvecklas vidare - bland annat i projektform där kollegor med olika kompetenser ingår, kan medarbetare lära mer av varandra och kompetensnivån inom flera områden höjas ytterligare. Detta arbetssätt har stärkts under 2025 vilket redan har lett till kompetenshöjning. • Befintliga kommunikativa styrdokument utgör i stort en bra grund för det fortsatta arbetet med att utveckla Stadsarkivet till en mer kommunikativ organisation. Aktiviteter i kompetensförsörjningsplanen Aktiviteterna i kompetensförsörjningsplanen utgår från den övergripande analysen kring vilken kompetens som behövs hos förvaltningen på kort och lång sikt. Stadsarkivet genomför redovisade aktiviteter vilket medför kostnader i form av till exempel utbildningstid, genomförandetid och utvecklande av processer och verktyg som bör ses som investeringar för att förvaltningen ska nå utsatt inriktning, uppdrag och mål. Uppföljning av genomförda aktiviteter och dess resultat 2025 Mål Aktivitet Måldatum Ansvarig Uppföljning Flera projekt och arbetsgrupper har För att öka kompetensöverföring inom drivits organisationen behöver delar av arbetet Chef överskridande med ske på ett sätt som gynnar sådan Tillgängliggöra goda resultat. T.ex. kompetensöverföring, t ex i form av arkivinformation, Öka avveckling av projekt. Ansvariga ska fortsätta att skapa chef Främja kompetensöverföring 2025-12-31 beståndsregistret, och utveckla arbetsgrupper med stadens inom organisationen. uppgradering av erfarenheter från flera områden. Det informationshant iipax, eDok resulterar i att resurssättningen kan bli ering och chef It uppgradering och effektivare och kraftfullare insatser kan och digitalisering kommande projekt sättas in. rotemannen och uppgradering av i3 Insatser för att utveckla Stadsarkivet till att bli mer kommunikativt kan ske på olika sätt med syftet att stärka såväl Kommunikations Insatser har inletts Öka kompetens för att chefers som medarbetares kommunikativa chef i samarbete och kommer att vara en kommunikativ förmåga. Fortsätta stärka 2025-12-31 med övriga fortsätta under nästa organisation. internkommunikationen i form av chefer år. utvecklat kommunikativt ledarskap för chefer och gruppledare (insatser och stöd). Förstärkt enhetens kompetens med Kompetens för att utveckla digitala konsulter inom användaranpassade tjänster som både agila arbetssätt, Stärka kompetens för förenklar åtkomst till information och kravanalytiker, digitala och Chef för It och bidrar till en hög tillgänglighet. En 2025-12-31 utvecklare. En användaranpassade digitalisering fördjupad behovsanalys av vilka tjänster fördjupad tjänster. och hur tillgängligheten ska se ut behöver behovsanalys göras för att ringa in rätt åtgärder. kvarstår och behöver tas med till nästa år. Tagit stöd av data scientist och tagit Öka kompetens kring AI Undersöka möjligheterna och förbereda fram AI-agent till i syfte att undersöka för ett eventuellt användande av AI Chef för It och eDok, hållit två möjligheter som blir till kopplat till eDok. Kompetens kring AI 2025-12-31 digitalisering föredrag om AI nytta för stadens behöver tillföras för att genomföra samt identifierat användare. aktiviteten. flera användningsfall. Definiera och använda krav kring digital Ramverk för digital Tydlighet kring kompetens vid rekrytering till Ansvarig: Chef kompetens KuF grundläggande digital Stadsarkivets tjänster. Definition av krav för It och presenteras för kompetens som behövs för digital kompetens kan även underlätta 2025-12-31 digitalisering. förvaltningens för förvaltningens kompetensutveckling för befintliga Stöd från hr- ledningsgrupp 27 medarbetare. medarbetare så att insatser sätts in på rätt enheten KuF. oktober. område. Fokus på Kommunikations Tydliggöra vad medarbetarskapet består i medarbetarskap i syfte chef i samarbete Avvaktats med för specifikt för Stadsarkivet. Fortsättning på att skapa bättre med övriga att se resultat från ledarskapsutvecklingsinsatsen genom att förutsättningar för 2025-12-31 chefer. Stöd från utvärdering ta fram övningar kring medarbetarskap arbetsmiljö, samarbete, hr-enheten KuF internkommunikati för användande på APT eller liknande arbetsklimat och och extern on först. forum. resultat. leverantör. Aktiviteter i verksamhetsplan 2026 Mål Aktivitet Måldatum Ansvarig Uppföljning - För att öka kompetensöverföring inom organisationen behöver delar av arbetet ske på ett sätt Chef som gynnar sådan Tillgängliggöra kompetensöverföring, t ex i form arkivinformation, Uppföljning i Öka av projekt. chef Främja samband med nästa kompetensöverföring - Ansvariga ska fortsätta att skapa 2026-12-31 stadens år revidering av inom organisationen. och utveckla arbetsgrupper med informationshant plan. erfarenheter från flera områden. ering och chef It Det resulterar i att och digitalisering resurssättningen kan bli effektivare och kraftfullare insatser kan sättas in. - Insatser för att utveckla Stadsarkivet till att bli mer kommunikativt kan ske på olika sätt med syftet att stärka såväl chefers som medarbetares Öka kompetens för att kommunikativa förmåga. Kommunikations Uppföljning i vara en kommunikativ - Fortsätta stärka chef i samarbete samband med nästa organisation, inom både internkommunikationen i form 2026-12-31 med övriga år revidering av medarbetarskap och av utvecklat kommunikativt chefer plan. ledarskap. ledarskap för chefer och gruppledare (insatser och stöd). - Tydliggöra vad kommunikativt medarbetarskapet består i specifikt för Stadsarkivet. - Kompetens för att utveckla digitala användaranpassade tjänster som både förenklar Stärka kompetens för åtkomst till information och Chef för It och Uppföljning i digitala och bidrar till en hög tillgänglighet. digitalisering i samband med nästa 2026-12-31 användaranpassade - En fördjupad behovsanalys av samarbete med år revidering av tjänster. vilka tjänster och hur övriga chefer. plan. tillgängligheten ska se ut behöver göras för att ringa in rätt åtgärder. - Fortsätta undersöka Öka intern kompetens möjligheterna kopplat till AI och Chef för It och Uppföljning i kring AI i syfte att möjlighet att lansera AI-agent till digitalisering i samband med nästa undersöka möjligheter eDok - i lärande och 2026-12-31 samarbete med år revidering av som blir till nytta för utvärderande syfte. övriga chefer. plan. användare. - Omvärldsbevaka AI-lösningar inom arkivverksamhet - Se över hur förvaltningen kan skapa ett tydligare arbetsgivarvarumärke och profil för att visa förvaltningens uppdrag inom IT. Tydliggöra - Marknadsföra stadsarkivet arbetsgivarvarumärke externt som en tung IT- Chef för It och Uppföljning i och profil för IT- verksamhet med uppdrag och digitalisering och samband med nästa kompetens för att stärka 2026-12-31 utvecklingsprojekt. kommunikations år revidering av möjlighet att attrahera - Se över hur It och digitalisering chef plan. och behålla rätt kan få en tydligare roll internt kompetens som arkivverksamhet. - Se över hur förvaltningen kan öka förståelsen externt och internt kring kravställan och samsyn gällande förväntningar. Uppföljning i Öka kompetens för att - Webbutbildning transfer of samband med nästa få ut effekt av 2026-06-30 Alla chefer training för förvaltningens chefer år revidering av kompetensutveckling plan. --- [Bilaga 2 Underlag till budget KuNark 2027-2029.pdf] Kulturnämnden: stadsarkivet Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Utfall KF Nämndens Nämndens Prognos för Förändring Nämndens Prognos för Förändring Nämndens Prognos för Förändring Mnkr budget vp underlag omslutnings- jämfört med underlag omslutnings- jämfört med underlag omslutnings- jämfört med 2025 2026 2026 2027 förändring budget 2028 förändring nämndens underlag 2029 förändring nämndens underlag exl 2027 2026 exl 2028 till budget exl 2029 till budget omslutnings- ( 4-2) omslutnings- 2027 omslutnings- 2028 förändring förändring (8-4) förändring (12-8) 1 2 3 4 5 7 8 9 11 12 13 15 Driftverksamhet Kostnader 141,4 104,6 138,2 104,6 5,0 0,0 103,6 5,0 -1,0 103,6 5,0 0,0 Ledning och projekt 15,4 14,1 16,6 14,1 1,5 0,0 14,1 1,5 0,0 14,1 1,5 0,0 Främja stadens informationshantering 15,7 12,4 16,5 12,4 3,0 0,0 12,4 3,0 0,0 12,4 3,0 0,0 Tillgänggligöra arkivinformation 15,0 14,3 14,8 14,3 0,5 0,0 14,3 0,5 0,0 14,3 0,5 0,0 Verksamhetsstöd 42,7 32,3 35,3 32,3 0,0 0,0 32,3 0,0 0,0 32,3 0,0 0,0 IT och digitalisering 52,6 31,5 55,0 31,5 0,0 0,0 30,5 0,0 -1,0 30,5 0,0 0,0 Intäkter (-) -67,6 -37,3 -70,9 -37,3 -5,0 0,0 -37,3 -5,0 0,0 -37,3 -5,0 0,0 Ledning och projekt -23,4 -20,8 -23,3 -20,8 -1,5 0,0 -20,8 -1,5 0,0 -20,8 -1,5 0,0 Främja stadens informationshantering -16,6 -12,8 -16,9 -12,8 -3,0 0,0 -12,8 -3,0 0,0 -12,8 -3,0 0,0 Tillgänggligöra arkivinformation -2,2 -1,5 -2,0 -1,5 -0,5 0,0 -1,5 -0,5 0,0 -1,5 -0,5 0,0 Verksamhetsstöd -4,3 -2,2 -5,2 -2,2 0,0 0,0 -2,2 0,0 0,0 -2,2 0,0 0,0 IT och digitalisering -21,1 0,0 -23,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Verksamhetens nettokostnader exkl kap kostnad 73,8 67,3 67,3 67,3 0,0 0,0 66,3 0,0 -1,0 66,3 0,0 0,0 avskrivningar 2,6 2,6 2,6 2,6 0,0 0,0 2,6 0,0 0,0 2,6 0,0 0,0 internräntor 1,2 1,2 1,2 1,2 0,0 0,0 1,2 0,0 0,0 1,2 0,0 0,0 Summa kostnader 145,2 108,4 142,0 108,4 5,0 0,0 107,4 5,0 -1,0 107,4 5,0 0,0 Summa intäkter -67,6 -37,3 -70,9 -37,3 -5,0 0,0 -37,3 -5,0 0,0 -37,3 -5,0 0,0 Netto 77,6 71,1 71,1 71,1 0,0 0,0 70,1 0,0 -1,0 70,1 0,0 0,0 4, 8 och 12 I kommunfullmäktiges budget redovisas endast kostnader/intäkter för nämndens egen verksamhet. Beräknade omslutningsförändringar skall anges av nämnden i verksamhetsplanen och redovisas till kommunstyrelsen. 5, 9 och 13 Prognos för omslutningsförändringar till följd av köp och försäljning av tjänster mellan olika nämnder, externa transaktioner, kompetensfonden och miljömiljarden redovisas här. Kommunfullmäktiges beslutade budget KF budget 2026 och plan för 2027 och 2028 2026 2027 2028 Summa kostnader inkl kapitalkostnader -108,4 -108,4 -107,4 Drift och underhåll -108,4 -108,4 -107,4 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 Internränor 0,0 0,0 0,0 Intäkter 37,3 37,3 37,3 Netto -71,1 -71,1 -70,1 Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 Specifikation av förändringar i driftverksamheten (-) = ökade kostnader/minskade intäkter Mnkr Kostnader Intäkter Budget 2026 -108,4 37,3 Av kommunfullmäktige beslutat plan 2027 -108,4 37,3 Av nämnden beräknade förändringar 2027 Ökade intäkter för: Minskade intäkter genom att: Nämndens underlag till budget för 2027 -108,4 37,3 (ska överensstämma med av KF beslutad plan för 2027) Minskade kostnader för: Uppdatering av databasen Rotemansarkivet 1,0 Av nämnden beräknade förändringar 2028 Ökade intäkter för: Minskade intäkter genom att: Nämndens underlag till plan för 2028 -107,4 37,3 (ska överensstämma med av KF beslutad plan för 2028) Av nämnden beräknade förändringar 2029 Ökade intäkter för: Minskade intäkter genom att: Nämndens underlag till plan för 2029 -107,4 37,3 Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. Kapitalkostnader i ett tioårsperspektiv E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se (löpande prisnivå, mnkr) Utfall 2025 Budget 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 Kapitalkostnader Kapitalkostnader på befintliga, ej avskrivna anläggningstillgångar. Internränta 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Avskrivningar 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 Summa kapitalkostnader 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 Kapitalkostnader på nya investeringar i Pågående och beslutade projekt Internränta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa kapitalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kapitalkostnader på nya investeringar i Planeringsprojekt, uppbunden investeringsplan Internränta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa kapitalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kapitalkostnader på nya investeringar i Nya planeringsprojekt Internränta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa kapitalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalt, inkl. kapitalkostnader på samtliga nya investeringar Internränta 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Avskrivningar 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 2,6 Summa kapitalkostnader 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 kapitalkostnader Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Investeringsplan 2027 och kommande år Prognos (mnkr) Prognos Plan 2027 Plan 2028 Plan 2029 Plan 2030 Plan 2031 Plan 2033-- Utfall 2025 Plan 2032(7) 2026 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) Inventarier och maskiner 0,6 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1. Prognos 2026 2-5. Nämndens underlag för budget 2027-2030, inom av KF beslutade planeringsnivåer i budget 2026. 6-8. Nämndens plan för 2030 och framåt 2026-04-09 14:07 Invent o maskiner Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Kostnader och intäkter (-) för strategiskt viktiga projekt eller projekt över 50 mnkr som ej är investeringar Ackumulerat utfall Budget Prognos Totalt Period t o m 2025 2026 2026 2027 2028 2029 2030 Beslutat Prognos Beslutat Prognos Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Start Slut Start Slut Mnkr (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) Projekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Vid behov kan egna delsummeringar för grupper av projekt infogas. OBS att summaformeln kan behöva ändras. Kolumn D-E Budget som beslutats i VP 2026, gäller hela 2026 - även i uppföljningsärenden Kolumn P-S Totalt beslutad/beviljad kostnad resp. intäkt för projektet. Kolumn T-U Datum projektet skall starta resp. avslutas enligt beslutet. Kolumn V-W Prognos för projektets start- resp. slutdatum. Avikelser från beslutade datum skall förklaras. Innehållet i blanketten skall analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Avvikelser gentemot budget eller totalt beslutad kostnad resp. intäkt skall speciellt kommenteras med angivelse av dess orsak samt vidtagen åtgärd. Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens underlag till budget 2027 och plan 2028 och 2029 Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Nämnderna ska redovisa samtliga taxor och avgifter som nämnden beslutar om. Redovisningen ska innehålla en kortfattad beskrivning av bakgrunden för avgiftsuttaget, till exempel koppling till lagrum med mera, och grunderna för beräkning av avgifterna. Taxor och avgifter Total intäkt VP Grund för avgiftsuttag Beslut om Senast Planerad Nuvarande nivå 2026 (lagrum, reglemente Grund för beräkning Eventuell taxa/avgift Taxa/avgift (namn) justerad justering (kr) (mnkr) etc.) av taxa/avgift indexreglering fattas av Kommentar Kulturnämndens arkivutskott fattar beslut på delegation av KuN. I kopia 1-10 5kr/st, fr egenskap av utförare av kopia 11 - 2 kr/st. det statliga Utdrag 125kr, forskning arkivmyndighetsuppdrage 1000 kr/timme, t i Stockholms län följer Avgifter för kopior, släktutredning 1500- Avgiftsförordningen Stadsarkivet Riksarkivets utdrag och forskning 2025 3000 kr/st 1,3 (1992:191) Riksarkivets prislista KuN/arku prislista Förvaring arkivhandlingar - Stadsarkivets/ pappershandlingar Arkivlagen Riksarkivets mm 2025 10-490 kr/hm/år 13,1 (1990:782) prislista KuN/arku