Improving City Property Maintenance and Investment Reporting

[(Godkänd - R 1) Skrivelse med anledning av revisionsrapport nr 5 2025 - Underhåll av fastigheter. Svar på skrivelse.pdf] F astighetskontoret Tjänsteutlåtande Fastighetsavdelningen Dnr FSK 2025/759 Sida 1 (3) 2026-01-23 Handläggare Till Jonas Kroglund Fastighetsnämnden Telefon: 08-50826855 2026-03-24 Skrivelse med anledning av revisionsrapport nr 5 2025 – Underhåll av fastigheter Svar på skrivelse Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner och överlämnar fastighetskontorets tjänsteutlåtande som svar på skrivelsen. Ärendet Bakgrund Fastighetsnämnden mottog i slutet av november 2025 en skrivelse från Henrik Virro med fler (samtliga M) som lämnats till fastighetskontoret för beredning. Skriftställaren efterfrågar en redogörelse angående stadsrevisionens revisionsrapport nr 5 avseende underhåll av stadens fastigheter (dnr: RVK 2025/68, 2025-11-18) som överlämnats som yttrande till bland annat fastighetsnämnden. I revisionsrapporten rekommenderas bland annat fastighetsnämnden att: • fastställa principer för prioritering av underhållsåtgärder • säkerställa att det finns en samlad bild av fastigheternas underhållsbehov • säkerställa att underhållsplaner finns för samtliga fastigheter • stärka rapporteringen av fastighetsunderhåll genom att särredovisa ersättningsinvesteringar. I ett yttrande, dnr 2025/757, fastställt av fastighetsnämnden 17 februari 2026, svarar kontoret ingående på revisionens rekommendationer ovan. Kontoret hänvisar skriftställaren i första Fastighetskontoret Fastighetsavdelningen hand till detta svar. I svaret framgår att kontoret är positivt till föreslagna rekommendationer och slutsatser i rapporten och Fleminggatan 4 Box 8312 kommer att vidta lämpliga åtgärder för att följa majoriteten av de 104 20 Stockholm rekommendationer som revisionen lämnat. Växel 08-508 270 00 Fax 08-508 27 070 fastighetskontoret@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/759 Sida 2 (3) Kontorets analys Nedan redogörs för skriftställarens frågor och kontorets svar. • Vilka konkreta åtgärder vidtar fastighetskontoret för att ta fram en samlad bild av underhållsbehoven för hela fastighetsbeståndet och när kan en sådan redovisning presenteras? • Hur arbetar kontoret för att införa eller vidareutveckla det systemstöd som revisionen pekar ut som nödvändigt för att få en samlad och jämförbar bild av underhållsbehoven? Kontoret hänvisar till yttrande dnr 2025/757, där man konstaterar att det i dag inte finns möjlighet att ha en samlad bild utifrån det systemstöd som finns tillgängligt. Ett projekt, Underhålls- och investeringsplanering, har påbörjats för att säkerställa ett adekvat systemstöd och arbetssätt för att möjliggöra för en samlad underhållsplanering – både utifrån ett praktiskt och ekonomiskt perspektiv. Målbilden är att under 2026 kunna besluta samt påbörja upphandling och implementering av nytt arbetssätt i ett för ändamålet adekvat system. • Hur arbetar fastighetskontoret med att ta fram fasta principer för prioritering av underhållsåtgärder så att investeringar kan styras efter behov, risk och livscykel i stället för efter ad hoc-beslut? • Vilka risker har fastighetskontoret identifierat kopplade till att fastighetsnämnden enligt revisionen saknar fastställda principer och aggregerade underlag för prioritering av underhåll, och hur påverkar dessa risker driftssäkerhet och ekonomi? Kontoret hänvisar till yttrande dnr 2025/757, där man konstaterar att kontoret i dag arbetar utifrån vedertagna principer kring prioritering av underhållsåtgärder; dessa är dock inte formaliserade i ett styrande dokument eller fastställda av fastighetsnämnden utan mer ett inarbetat arbetssätt. Kontoret planerar att ta fram underlag för prioritering och besluta kring dessa under första tertialen 2026. • Vilka åtgärder vidtas för att säkerställa att underhålls- och ersättningsinvesteringar särredovisas från andra investeringar så som revisionen efterfrågar? Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/759 Sida 3 (3) Kontoret hänvisar till yttrande dnr 2025/757, där man konstaterar att i flertalet av kontorets investeringar sker ersättnings- respektive nyinvesteringar parallellt och samtidigt i en fastighet när olika projekt genomförs. Detta på grund av byggtekniska behov, nya verksamhetsanpassningar utifrån utökade behov som inträffat efter byggnadens uppförande- eller byggår och ekonomiska samordningsvinster vid genomföranden. På grund av detta är det för en stor andel av projekten svårt att särskilja typen av investerings- kostnad, medan det för en nybyggnation är avsevärt enklare. Kontoret avser att se över nuvarande rutiner för att om möjligt kunna förtydliga formen av investering utifrån ett redovisnings- perspektiv. • Vilka fastigheter i dagens bestånd bedöms som strategiska för stadens långsiktiga lokalförsörjning, och vilka fastigheter kan på sikt avyttras för att frigöra resurser till ett mer strukturerat underhåll av de strategiska fastigheterna? I nämndens uppdrag ingår för närvarande bland annat att fastigheter som står inför kostsamma renoveringar och saknar betydelse för stadens verksamheter, eller inte bidrar till måluppfyllelse, ska prövas för avyttring. Att specificera dessa byggnader är dock inte möjligt, då respektive byggnad utreds separat i det fall den föreslås prövas för eventuell avyttring. • Hur säkerställer kontoret att dagens nivåer av eftersatt underhåll inte leder till ökade akuta insatser och därmed högre kostnader över tid? Kontoret informerar löpande nämnden genom exempelvis sina verksamhetsplaner och flerårsplaner vilka behov och underhålls- åtgärder som behöver omhändertas framåt. Vilka åtgärder som de fakto utförs beror på beslutad budget och uppdrag från staden och fastighetsnämnden. Kontoret eftersträvar alltid att lyfta vilka byggnader som har ett eftersatt underhåll och hur detta ska åtgärdas. Slut Bilagor 1. Skrivelsen Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Anders Kindberg, Fastighetsdirektör 2026-03-11 Carina Jonsson, Avdelningschef 2026-03-11 --- [Bilaga 1 Skrivelsen.pdf] Fastighetsnämnden Skrivelse Skrivelse med anledning av revisionsrapport nr 5 2025 Underhåll av fastigheter Henrik Virro m.fl. (M) Skrivelse till fastighetskontoret Stadsrevisionens rapport om underhåll av stadens fastigheter visar att fastighetsnämnden saknar en samlad bild av underhållsbehoven, att det inte finns fastställda principer för prioritering och att det saknas ett gemensamt arbetssätt och fungerande systemstöd. Revisorerna bedömer att detta innebär en betydande risk för att nämnden fattar beslut på otillräckligt underlag, vilket direkt påverkar ekonomin, livslängden på fastigheterna och skattebetalarnas långsiktiga åtaganden. Rapporten visar även att andra delar av stadens fastighetsorganisation kommit längre i sitt underhållsarbete. Skolfastigheter i Stockholm AB har antagna underhållsplaner för samtliga fastigheter och enhetliga processer. Micasa har långsiktiga underhållsplaner kopplade till verksamhetsbehoven och utvecklar systemstöd för att få en samlad bild av status och åtgärdsbehov. Fastighetsnämnden saknar motsvarande styrning och här kan kontoret lära av andra delar av stadens förvaltning. Ett eftersatt underhåll innebär inte bara risker för driftsstörningar och akuta kostnadsökningar, utan är också ett strukturellt problem som binder upp resurser och tränger undan investeringar som hade kunnat skapa nytta i verksamheterna. Det är skattebetalarnas pengar som står på spel när fastigheter för hundratals miljoner saknar långsiktiga underhållsplaner. Vi ser även behov av att fastighetskontoret ges ett tydligare fokus. När stadens bestånd är brett och innehåller många fastigheter utan strategisk betydelse blir både underhållsplaneringen och prioriteringen splittrad. Genom att successivt avyttra fastigheter som inte är strategiska kan resurser, kompetens och investeringar koncentreras till de byggnader som staden verkligen behöver äga och förvalta över tid. Ett sådant skifte skulle skapa bättre förutsättningar för ett strukturerat och förstärkt underhållsarbete, i linje med revisionens rekommendationer. Mot bakgrund av detta önskar vi att fastighetskontoret besvarar följande frågor. • Vilka konkreta åtgärder vidtar fastighetskontoret för att ta fram en samlad bild av underhållsbehoven för hela fastighetsbeståndet och när kan en sådan redovisning presenteras • Hur arbetar fastighetskontoret med att ta fram fasta principer för prioritering av underhållsåtgärder så att investeringar kan styras efter behov, risk och livscykel i stället för efter ad hoc-beslut • Vilka åtgärder vidtas för att säkerställa att underhålls och ersättningsinvesteringar särredovisas från andra investeringar så som revisionen efterfrågar • Hur arbetar kontoret för att införa eller vidareutveckla det systemstöd som revisionen pekar ut som nödvändigt för att få en samlad och jämförbar bild av underhållsbehoven • Vilka fastigheter i dagens bestånd bedöms som strategiska för stadens långsiktiga lokalförsörjning, och vilka fastigheter kan på sikt avyttras för att frigöra resurser till ett mer strukturerat underhåll av de strategiska fastigheterna • Vilka risker har fastighetskontoret identifierat kopplade till att fastighetsnämnden enligt revisionen saknar fastställda principer och aggregerade underlag för prioritering av underhåll, och hur påverkar dessa risker driftsäkerhet och ekonomi • Hur säkerställer kontoret att dagens nivåer av eftersatt underhåll inte leder till ökade akuta insatser och därmed högre kostnader över tid Vi anser att tydliga svar på dessa frågor är avgörande för att fastighetsnämnden ska kunna styra mot en långsiktig, ekonomiskt ansvarsfull och strategiskt inriktad förvaltning av stadens fastigheter.