Clearer rules for company payments and responsibilities.

[(Godkänd - R 1) Reviderad Attestinstruktion och delegationsordning tjut.pdf] Tjänsteutlåtande Dnr SGAF 2026/16 Sid. 1 (2) Styrelsen 2026-03-19 2026-03-02 Ärende 8 Handläggare Till Anders Ranefall, 08-508 35 352 Styrelsen Attestinstruktion samt delegationsordning - revidering Förslag till beslut Styrelsen för SGA Fastigheter AB beslutar att Attestinstruktion samt delegationsordning för Stockholm Globe Arena Fastigheter AB (bilaga) godkänns. Bakgrund Enligt SGAF:s arbetsordning ska ”Attestinstruktionen revideras” vid behov. Senast attestinstruktionen reviderades var styrelsemötet 2025-10-16. Bolagets firma tecknas – förutom av styrelsen i sin helhet – av följande, två i förening: • Ordförande Gustav Österman • Vice ordförande Jonas Naddebo • Tillförordnad Verkställande direktör Sara Billing Feinberg • Ekonomichef Anders Ranefall • Redovisningsansvarig Elin Roglar Firmatecknare är de personer som har rätt att skriva under i bolagets namn med rättslig bindande verkan. Hela styrelsen (alla ledamöter) tillsammans, har rätt att företräda bolaget och teckna dess firma. Enligt 8 kap 29 och 36 §§ aktiebolagslagen äger VD generellt att företräda bolaget utåt och teckna dess firma i vad som avser all löpande förvaltning, varför det inte kräver något eget separat beslut. Avtal som inte avser löpande förvaltningsåtgärder enligt 8 § kap 29 § ABL ska alltid tecknas av två firmatecknare i förening, i enlighet med bolagets arbetsordning. Ärendet Bolaget har arbetat med att uppdatera delegationsordningar inom bolaget, så att det ska både vara tydligt vad som gäller och enkelt att uppdatera. I samband med detta har bolaget genomfört en översyn av attestinstruktionen och genomför några förändringar. SGA Fastigheter AB Adress -en del av Stockholms stad Arenatorget 1 info@sgafastigheter.se Box 100 26 www.sgafastigheter.se 121 26 Stockholm-Globen Sid. 2 (2) • Uppdatering av namnet på ’Attestinstruktion för Stockholm Globe Arena Fastigheter AB’ till ’ Attestinstruktion och delegationsordning för Stockholm Globe Arena Fastigheter AB’. • Avsnitt 5 ’Ansvar och befogenheter’ har uppdaterats rörande bland annat delegationer mellan arbetsgivare och chefer, samt chefer och arbetstagare för att tydliggöra vem som har ansvar för vad och vad som gäller vid delegeringar. Sara Billing Feinberg Tf verkställande direktör Bilaga Attestinstruktion och delegationsordning Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Sara Billing Feinberg, Tf. VD 2026-03-11 --- [(Godkänd - R 1) 8_bilaga_Attest_delegation_instruktion_2026-03-19.pdf] Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 Attestinstruktion och delegationsordning för Stockholm Globe Arena Fastigheter AB SID 1(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 1. Allmänt Attestinstruktionen och delegationsordningen (”attestinstruktionen”) är en viktig komponent i Stockholm Globe Arena Fastigheter ABs (SGAF) interna kontroll och styrsystem. Syftet med attestinstruktionen är att på ett tydligt sätt beskriva hur SGAF:s styrelse respektive VD har delegerat ansvar avseende den löpande förvaltningen. Attestinstruktionen är ett viktigt dokument som har till syfte att skapa rationella och säkra rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering och utanordning samt löneutbetalningar och därmed ge förutsättningar för en tillfredställande intern kontroll vid utbetalning av pengar och andra tillhörande processer. Därutöver har attestinstruktionen kompletterats med ett nytt avsnitt (5. Ansvar och befogenheter) som berör organisationens ansvarsfördelning, kopplat till olika roller och mandat som en och samma person kan ha inom sin anställning. Dotterbolagen har upprättat egna attestinstruktioner. 2. Grundläggande principer 2.1 Beställning • Beställning innebär befogenhet att beställa varor och tjänster inom eget ansvarsområde och inom gällande handlingsramar (budget, upphandlingsbestämmelser, föreskrifter, policy etc.). • Beställning av personlig utrustning, kurser och utbildningar ska alltid, oavsett beställningsrätt, godkännas av överordnad befattningshavare innan tjänst eller vara beställs. 2.2 Attest • Attestförfarande avses att den som attesterar en utgift/transaktion (inklusive utrangering/försäljning inventarier) med sin namnteckning, signatur eller elektronisk signatur bekräftar/intygar att erforderliga kontroller (budget/anskaffningskontroll, sak- och priskontroll, mottagning-/leveranskontroll samt granskning-/sifferkontroll) har utförts. • Attest av utgift/transaktion sker enligt en tvåhandsprincip; sakattest samt slutattest. • Sakattest innebär att följande kontroll genomförts: - Beslut om inköp/beställning fattats i behörig ordning. - Åtgärden är motiverad utifrån verksamhetens behov av varan/tjänsten. - Lagen om offentlig upphandling och andra riktlinjer/regler för upphandling följts. - Prestationen/leveransen har fullgjorts med avseende på beställd kvantitet och kvalitet. SID 2(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 - Priset och betalningsvillkoren, etc. är de avtalade. - Att konteringen är korrekt. • Innan slutattest utförs ska utgiften vara kontrollerad och signerad vad gäller pris, kvalitet och antal (sakattest). Här menas att slutattestberättigad ska vara förvissad om att kontroll av pris och leverans är utförd på så sätt som säkerställer att inga pris- eller leveransfel föreligger. • Slutattesträtt innebär skyldigheten och rätten att slutattestera, vilken begränsas av respektive befattningshavares ansvarsområde. • Slutattestberättigad får inte själv utföra både pris- och leveranskontroll (sakattest) samt slutattest, utan endast ett av de två momenten. Det krävs minst två personers signatur - varav en ska vara behörig för slutattest - för att en utgift ska få bokföras. • Vid slutattest ska underlagen för utgiften vara beskaffade så att följande kan utläsas: - Verifikationen ska innehålla uppgift om när den är upprättad. - När affärshändelsen inträffat. - Vilken motpart händelsen avser. - Följesedlar och övriga bilagor till originalfakturan ska bifogas om det inte av fakturan klart framgår vad leveransen eller tjänsten avser. - Hänvisning ska göras till beställning- eller avtalsnummer i enlighet med SGAF:s policys och riktlinjer. - Förenligt med SGAF:s verksamhet. - Förankrad i godkänd budget eller godkänd aktuell handlingsplan eller att behörigt beslut finns om budgettillägg, - Granskad och kontrollerad enligt denna attestinstruktion samt övriga instruktioner och policies för SGAF. • Kostnader som avser personlig utrustning, kurser och utbildning samt egna utgiftsredovisningar ska attesteras av överordnad befattningshavare. 2.3 Attest vid VD:s, ordförandens, vice ordförandens och styrelsens kostnader • Ordförande ska attestera VD:s kostnader. • VD ska tillsammans med ekonomichef attestera ordförandens kostnader. • VD ska tillsammans med ordförande attestera vice ordförandens kostnader. • VD ska tillsammans med ordförande och vice ordförande attestera styrelsens kostnader. Vid styrelsens utlägg för biljettkostnader, i enlighet med SGAF:s biljettpolicy, attesterar VD utlägget. SID 3(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 2.4 Bokföringsrätt Bokföringsrätt innebär rätt att godkänna bokföringsorder avseende reguljära kostnadsfördelningar, in- och utbetalningar samt rättelser av felkonteringar. Samtliga bokföringsordrar ska attesteras av två behöriga personer. 3. Fakturahantering 3.1 Agresso – system för fakturahantering SGA Fastigheter AB har elektronisk fakturahantering i systemet Agresso. Den löpande grundadministrationen av fakturor hanteras av Stockholms stads serviceförvaltning, Ekonomi (SF). Bolagets fakturor skannas elektroniskt av Bankgirocentralen som skickar fil för inläsning av fakturor till Tietoevry. Tietoevry läser in fakturafilen i Agresso. SF ansvarar för att leverantörer registreras i leverantörsregistret samt att rätt plus-eller bankgironummer anges. En slutattesterad faktura innebär beslut om utbetalning. SF tar fram ett betalningsförslag som sedan bekräftas av särskilt utsedda personer på SF. Därefter sänds fil av SF till Nordea för betalning från bolagets plusgirokonto, vilken signeras av behöriga hos SGAF. 4. Löneadministration SGAF har löneadministration i systemet Agda PS. Den löpande grundadministrationen av löner hanteras av HH Lönekonsult AB. I det elektroniska flödet för löneadministration finns följande steg: 1. Alla anställdas avvikelser rapporteras in i Agdaportalen och attesteras av behörig chef. 2. HH Lönekonsult bearbetar lönerna med tillhörande underlag. Ett löneförslag skickas till bolaget där ekonomifunktionen kontrollerar förslaget mot underlag och godkänner detta. 3. HH Lönekonsult skickar en lönefil till Nordea. 4. SGAF:s behöriga personal registrerar och signerar lönesumman hos Nordea, i enlighet med bankfil från HH Lönekonsult. 5. Ansvar och befogenheter Enligt regler för ekonomisk förvaltning ska verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen bidra till utformningen av konkreta regler och anvisningar för en tillräcklig intern kontroll inom sina verksamhetsområden, samt informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. SGAF AB är ett litet bolag med cirka 20 anställda. I ett litet bolag är det inte ovanligt att anställda och chefer har flera olika roller och ansvarsområden, vilket också är fallet i SGAF. SID 4(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 I grundstrukturen ingår att varje chef ansvarar för sitt område, med ett delegerat ansvar genom sin roll: • Systematiskt ArbetsMiljöarbete (SAM) för sin personal • Personalansvar • Ekonomiskt ansvar för respektive område • Övergripande ansvar inom respektive område Det finns en risk att kombinationer av flera roller hos samma person medför intressekonflikter och minskad transparens när det gäller de beslut som fattas i verksamheten. Hos SGAF finns en utarbetad modell för att minska såväl sårbarhet vid frånvaro, som säkerhet vid beslutsfattande. Därför har alla roller och uppdrag hos SGAF en backup-funktion som nedan uttrycks som ”stöd” och där beslutsfattande sker i samråd med olika funktioner. På så sätt hanterar SGAF att flera ansvarsområden finns hos samma person. Ytterligare ansvarsområden och fördelningar kan ske, bland annat inom områden som rör ’arbetsmiljö’ Formaterat: Indrag: Vänster: 0 cm, Hängande: 0,02 och ’fastighetsförvaltning’, men i dessa fall så sker specifika skriftliga delegationer utifrån cm, Avstånd Efter: 0,2 pt, Radavstånd: Flera 1,04 li, arbetsmiljölagstiftning och dylikt. I dessa fall kan delegationen ske från såväl VD till annan chef, som från Ingen numrering chef till arbetstagare. Vid delegering innebär att arbetsgivaren alternativt chef fördelar praktiskt ansvar för ett arbete till chefer eller arbetsledare som är närmast verksamheten. Det är viktigt att fördelningen är skriftlig och att mottagaren har tillräcklig kunskap, resurser och befogenheter att agera. Om en person inte har resurser eller kunskap att sköta den delegerade uppgiften, har de rätt att returnera uppgiften tillbaka till chef eller arbetsgivare. Arbetsgivaren, genom VD, bär dock alltid det övergripande ansvaret. Delegationer ska förvaras digitalt på serverdisken Personal SD-004602. Befattning/ Ytterligare namn Ansvarsomr Uppdrag Känslig info Stöd/backup Beslut Budget åde Ekonomichef Anders Ranefall IT Samordnar Nej, rollen IT-specialist Ledningsgru I och hanterar ej pp enlighet rapporterar specifikt känslig alternativt med information information VD beloppsr amar för beställni ng och attester SID 5(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 HR/Personal Samordnar Ja, rollen Redovisningsans Ledningsgru I och hanterar känslig varig stödjer i pp enlighet rapporterar information praktiska frågor alternativt med information VD beloppsr amar för beställni ng och attester Tillförordnad VD Utvecklingsch ef/ Vice VD Sara Feinberg Tillförordna Beslutsfattar Ja Ledningsgruppe Beslutsfatta I d VD fram e i enlighet n och nde, men vid enlighet till med Stockholms behov med med rekrytering aktiebolagsl Stadshus AB ledningsgrup beloppsr av VD agen pen och amar för Stockholms beställni Stadshus AB ng och samt attester ordförande Information Samordnar Ja, rollen Hanteras i Ledningsgru I ssäkerhet, och hanterar känslig samråd med pp vid behov enlighet ISAM rapporterar information ISAM för S:t Erik med stöd av med information, Försäkring, S:t dataskyddso beloppsr incidenter Erik mbud (DSO) amar för Markutveckling beställni och Stockholms ng och Stadshus AB attester Säkerhetssa Samordnar Ja, rollen Förvaltare Ledningsgru I morndare information, hanterar känslig pp enlighet rapporterar information med beloppsr amar för beställni ng och attester Arkiv I enlighet Nej, rollen Hanteras i I samråd I med hanterar ej samråd med med enlighet arkivlagen specifikt känslig arkivkonsult/ arkivkonsult med information stadsarkivet stadsarkivet beloppsr samt stöd av amar för informationsred beställni ovisningsansvari ng och g SGAF attester Upphandlin Samordnar Nej, rollen Upphandlingsko Ansvarig I g och hanterar ej nsult chef, enlighet /inköp rapporterar specifikt känslig ledningsgrup med information information p beloppsr amar för SID 6(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 beställni ng och attester Hållbarhet Kontaktpers Nej, rollen Hanteras i Ekonomichef I on hanterar ej samråd med , enlighet specifikt känslig ekonomichef/ek ledningsgrup med information onomi. p beloppsr Rapporteras av amar för ekonomichef/ek beställni onomi ng och attester Kommunika Kontaktpers Nej, rollen Vid behov Ledningsgru I tion on hanterar ej Konsultstöd pp och enlighet specifikt känslig Stockholms med information Stadshus AB beloppsr amar för beställni ng och attester SID 7(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 Beloppsramar för beställningar och attester Befattning/namn Beställningsrätt, Attesträtt, Utbetalningsrätt Bokföringsrätt Firmatecknare maxbelopp maxbelopp plusgirokonto 296707-3, 814385- 1 Tillförordnad VD Obegränsat för Obegränsat för Ja (två i förening) Ja (två i Ja (två i Utvecklingschef/ löpande löpande förening) förening) vice VD Sara verksamhet, i verksamhet, i * Feinberg övrigt övrigt enligt enligt arbetsordning. arbetsordning. Ekonomichef 1 000 000 kr 1 000 000 kr Ja (två i förening) Ja (två i Ja (två i Anders Ranefall förening) förening) Förvaltare 500 000 kr 500 000 kr Nej Nej Nej Victor Axgaard Fastighetschef 500 000 kr 500 000 kr Nej Nej Nej Mimmi Zetterman Redovisningsansvarig 500 000 kr 500 000 kr Ja (två i förening) Ja (två i Ja (två i Elin Roglar förening) förening) Controller 50 000 kr Ej attesträtt Ja (två i förening) Ja (två i Nej Jannika Tenö förening) Övriga anställda 50 000 kr Ej attesträtt Nej Nej Nej SGAF HH Lönekonsult AB Nej Nej Nej Ja, enligt Nej (556947-1443) fullmakt (två i förening) Ordförande i - - - - Ja (två i styrelsen för SGAF förening) Vice ordförande i - - - - Ja (två i styrelsen för SGAF förening) SID 8(9) Förslag till styrelsemöte med synliga ändringar 2026-03-19 *Enligt 8 kap 29 och 36 §§ aktiebolagslagen äger VD generellt att företräda bolaget utåt och teckna dess firma i vad som avser all löpande förvaltning. SID 9(9) Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Sara Billing Feinberg, t.f. VD 2026-03-11