Internal company payment rules approved

Styrelsen godkänner attestinstruktion för Mässfastigheter i Stockholm AB. [Tjänsteutlåtande: Attestinstruktion för Mässfastigheter i Stockholm AB.pdf] S:t Erik Markutveckling Tjänsteutlåtande Mässfastigheter i Stockholm AB Dnr STEM 2026/47 2026-02-06 Sida 1 (1) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Handläggare Till Micaela Caldegren Styrelsen Telefon: 08-50829917 Per capsulam Attestinstruktion för Mässfastigheter i Stockholm AB Förslag till beslut Styrelsen godkänner attestinstruktion för Mässfastigheter i Stockholm AB. Bakgrund S:t Erik Markutveckling AB förvärvade den 9 januari 2026 Mässfastigheter i Stockholm AB. Ärendet Attestinstruktionen är en viktig komponent i S:t Erik Markutvecklings interna kontroll och styrsystem. Instruktionen ska på ett tydligt sätt beskriva hur styrelse respektive VD har delegerat ansvar avseende den löpande förvaltningen. Föreslagen instruktion avser S:t Erik Markutveckling AB:s samt dess dotterbolag, varav Mässfastigheter i Stockholm ingår. Synpunkter och förslag Bolaget föreslår att styrelsen godkänner attestinstruktion för Mässfastigheter i Stockholm AB. Daniel Roos VD Bilagor 1. Attestinstruktion 2. Befogenhetsmatris S:t Erik Markutveckling Kaplansbacken 10 Stadshuset 105 35 Stockholm Växel 08-508 290 00 info@sterikmark.se sterikmark.se Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Daniel Roos, VD 2026-02-06 --- [Attestinstruktion.pdf] 2025-05-20 S:t Erik Markutveckling AB Attestinstruktion för S:t Erik Markutveckling AB med dotterbolag S:t Erik Markutveckling AB Org.nr 556064-5813 Telefon Fax Ingår i Postadress 08-508 290 00 08-509 290 80 koncernen c/o Stockholms Stadshus AB Besöksadress E-post Stockholms 105 35 STOCKHOLM Kaplansbacken 10 info@sterikmark.se Stadshus AB Innehållsförteckning 1. Inledning .....................................................................................................................3 2. Grundläggande principer ..........................................................................................3 2.1 Beställning ......................................................................................................3 2.2 Attest ..............................................................................................................3 2.2.1 Attestrutin för leverantörsfakturor .................................................................4 2.2.2 Löneadministration ........................................................................................4 2.2.3 Utanordning ...................................................................................................4 2.3 Delegation .......................................................................................................5 2.4 Firmateckning .................................................................................................5 2.5 Fullmakter ......................................................................................................5 2.6 Bokföring ........................................................................................................6 3. Upphandling och ramavtal ........................................................................................6 4. Beloppsramar för beställningar och attest ..............................................................7 1. Inledning S:t Erik Markutveckling AB med dotterbolag har en liten egen organisation där flera funktioner tillhandahålls av extern fastighetsförvaltare (f.n. Novier), Stockholms Stadshus AB, via Stadsledningskontoret, och Stockholms stads serviceförvaltning. Därmed finns behov av en gemensam policy beträffande ansvar och befogenheter. Attestinstruktionen är en viktig del i S:t Erik Markutvecklings AB:s interna kontroll- och styrsystem. Syftet med attestinstruktionen är att tydliggöra hur S:t Erik Markutveckling AB har reglerat attesträtten inom koncernen. Attestinstruktionen ska bidra till rationella och säkra rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering och därmed ge förutsättningar för en tillfredsställande internkontroll vid utbetalning av pengar. 2. Grundläggande principer 2.1 Beställning Beställning innebär befogenhet att beställa varor och tjänster inom eget ansvarsområde och inom gällande handlingsramar såsom budget, upphandlingsbestämmelser, föreskrifter, policies etc. Beställning av personlig utrustning, kurser och utbildning ska alltid godkännas av överordnad befattningshavare innan tjänst eller vara beställs. Extern fastighetsförvaltare är ombud för S:t Erik Markutveckling AB:s dotterbolag. I avtal med förvaltare regleras vad som ingår i de administrativa arbetsuppgifterna, exempelvis rörande drift och underhåll. Förvaltaren har rätt att besluta om avrop av felavhjälpande underhåll inom vissa beloppsgränser. Se bilaga 1 för detaljerade befogenheter. 2.2 Attest Med attestförfarande avses att den som attesterar en utgift/transaktion med sin namnteckning, signatur eller elektronisk signatur bekräftar att erforderliga kontroller har utförts. Attest finns i tre nivåer i ekonomisystemet: Kontrollattest • kontroll av fakturans grunduppgifter Sakattest • beslut om inköp/beställning har fattats i behörig ordning, • åtgärden är motiverad utifrån verksamhetens behov av varan/tjänsten, • lagen om offentlig upphandling och andra riktlinjer/regler för upphandling har följts, • leveransen har fullgjorts med avseende på beställd kvantitet och kvalitet, • priset och betalningsvillkoren, etc. är de avtalade, • rätt kontering har skett, Slutattest • transaktionen är förenlig med bolagets verksamhet och • transaktionen är förankrad i godkänd budget eller aktuell verksamhetsplan. Kostnader som avser personlig utrustning, kurser och utbildning samt egna utgiftsredo- visningar ska attesteras av överordnad befattningshavare. Ordförande ska attestera: • verkställande direktörens kostnader. Verkställande direktören ska tillsammans med vice ordförande attestera: • ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande attestera: • vice ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande och vice ordförande attestera: • styrelsens kostnader 2.2.1 Attestrutin för leverantörsfakturor S:t Erik Markutveckling AB med dotterbolag har elektronisk fakturahantering i stadens ekonomisystem. Den löpande grundadministrationen samt kontrollattest av leverantörsfakturor hanteras av Stockholms stads serviceförvaltning. För koncernens dotterbolag emottar extern fastighetsförvaltare fakturor för kontering och sakattest, varefter slutattest sker av personal hos S:t Erik Markutveckling AB inom ramen för attesträtten. För S:t Erik Markutveckling AB emottar personal på Stadsledningskontoret fakturor för kontering, varefter sakattest och slutattest sker av personal hos S:t Erik Markutveckling AB inom ramen för attesträtten. Serviceförvaltningen tar fram betalningsförslag efter slutattest av fakturorna. 2.2.2 Löneadministration S:t Erik Markutveckling AB:s löneadministration hanteras av upphandlad lönebyrå (fn HHLön) i ett externt lönesystem. Alla anställda registrerar frånvaro samt utgifter månadsvis i systemet. Attest sker av VD. Ordförande attesterar VD:s rapportering. Lönebyrån bearbetar lönerna med tillhörande underlag och gör en preliminär lönekörning samt tar fram betalningsförslag. Ekonomichefen går igenom den preliminära lönekörningen, säkerställer dess riktighet och attesterar betalningsförslaget. Lönebyrån genomför en definitiv lönekörning och skickar lönefil till bolagets bank. 2.2.3 Utanordning Med utanordning menas ett slutgiltigt godkännande av att betalningsunderlaget är behandlat i föreskriven ordning så att utbetalning kan ske på riktiga grunder. Rätten att utanordna medför således ett slutgiltigt ansvar för att betalningen är korrekt. Att betalningsunderlaget är behandlat i föreskriven ordning innebär bl.a. att: • utbetalningen godkänns • underlaget har blivit slutattesterat • underlaget är förenligt med lagar och förordningar • leverantören är godkänd Utbetalning av fakturor verkställs av personal hos Stockholms stad. Löneutbetalning verkställs av personal på extern lönebyrå samt Stadsledningskontoret. Övriga utbetalningar sker av ekonomichef, administrativ chef, utvecklingschef och VD, två i förening. Utanordning sker från nedanstående dokument: • Betalningsförslag avseende leverantörsfakturor. • Löneutbetalningar avseende S:t Erik Markutveckling AB. • Övriga utbetalningar t ex betalning till skattekonto. Utanordning sker elektroniskt hos bank. Utanordningsansvaret är kompletterat med fullmakt hos bank som ger person rätt att verkställa utbetalning, överföringar m.m. 2.3 Delegation Den som är attestberättigad äger rätt att skriftligt delegera utförandet av erforderliga kontrollåtgärder. Utförd kontroll ska alltid dokumenteras, med signatur, så att det i efterhand går att se vem som utfört kontrollen. 2.4 Firmateckning Firmatecknare är de som med för bolagets bindande verkan mot extern part kan ingå avtal och för bolaget ingå skuldsättning, förpliktelser och överföra tillgångar. Vilka personer som har firmateckningsrätt fastställs av respektive styrelse. Utöver detta kan även personer med skriftlig fullmakt eller ställningsfullmakt ådra bolaget skulder och förpliktelser som anses utgöra en del av den normala verksamheten. Firman i S:t Erik Markutveckling AB och i respektive dotterbolag tecknas av styrelsen i sin helhet eller av två i förening av styrelseledamöter, VD och ekonomichef. Dessutom har VD rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. 2.5 Fullmakter Fullmakter till befattningshavare inom S:t Erik Markutveckling AB att utföra aktiviteter inom attesträtten utfärdas vid behov för att hantera externa relationer. Parallellt gäller beträffande det interna ansvaret (befogenheter) de attestregler som omnämns i detta dokument. Förvaltaren Novier, lönebyrån HHLön samt Stockholms stad har erhållit fullmakt hos bank som ger namngivna personer rätt att skicka betalningar till betalinstitut och ta ut kontoutdrag. Utöver ovanstående beskrivning av fullmakter inom firmateckningsrätten tillkommer ställningsfullmakter som ger befattningshavare rätt att företräda och agera för bolaget i den utsträckning som sedvänja och praxis ger enskilda befattningar inom verksamhetsområdet. Förutsättningen är att motparten är i ”god tro”. 2.6 Bokföring Bokföringsrätt innebär rätt att godkänna bokföringsorder avseende reguljära kostnadsfördelningar, in- och utbetalningar samt rättelser av felkonteringar. VD eller Ekonomichef utser de som ska ha bokföringsrätt enligt separat beslut. 3. Upphandling och ramavtal Upphandlingsuppdrag beslutas årligen, eller vid behov, på styrelsemöte. Ramavtal och tilldelningsbeslut inför sådant avtal, som upphandlas enligt gällande upphandlingsrutin, undertecknas av VD. 4. Beloppsramar för beställningar och attest Beloppsgränserna nedan gäller totalt åtagande för en händelse/transaktion. Beloppen är exklusive moms. Beträffande hyresavtal avses bashyra exklusive tillägg. S:t Erik Markutveckling AB Befattning Beställningsrätt Attesträtt maxbelopp maxbelopp Ordförande 3.000.000 kr 3.000.000 kr Vice ordförande 3.000.000 kr 3.000.000 kr VD 3.000.000 kr 3.000.000 kr Ekonomichef 500.000 kr 500.000 kr Administrativ chef 500.000 kr Fastighetschef 500.000 kr Utvecklingschef 500.000 kr Projektchef 500.000 kr Administrativ samordnare 50.000 kr Avtal Teckna ramavtal VD, upphandlingsuppdrag i styrelsen Förvaltningsentreprenad ➢ Nytt avtal VD, upphandlingsuppdrag i styrelsen ➢ Tilläggsavtal VD Dotterbolag till S:t Erik Markutveckling AB Befattning Beställningsrätt Attesträtt maxbelopp maxbelopp Ordförande 10.000.000 kr 10.000.000 kr Vice ordförande 10.000.000 kr 10.000.000 kr VD 10.000.000 kr 10.000.000 kr Fastighetschef 500.000 kr 500.000 kr Ekonomichef 500.000 kr Administrativ chef 500.000 kr Utvecklingschef 500.000 kr Projektchef 500.000 kr Administrativ samordnare 50.000 kr Avtal Teckna hyresavtal ➢ Fastighetschef Bashyra/-avgift 1.000.000 kr/år max 3 år ➢ VD Bashyra/-avgift 10.000.000 kr/år max 5 år ➢ VD med anmälan till styrelsen Bashyra/-avgift > 10.000.000 kr/år och 5 år Beviljande av hyresrabatter ➢ Fastighetschef Bashyra/-avgift 1.000.000 kr/år max 3 år ➢ VD Bashyra/-avgift 10.000.000 kr/år max 5 år ➢ VD med anmälan till styrelsen Bashyra/-avgift > 10.000.000 kr/år och 5 år Uppsägning av hyresavtal ➢ Fastighetschef Bashyra/-avgift 1.000.000 kr/år max 3 år ➢ VD Bashyra/-avgift 10.000.000 kr/år max 5 år ➢ VD med anmälan till styrelsen Bashyra/-avgift > 10.000.000 kr/år och 5 år Teckna ramavtal VD, upphandlingsuppdrag i styrelsen Tomträttsavtal, arrendeavtal VD Övriga avtal och avrop ➢ Fastighetschef 500.000 kr ➢ VD 10.000.000 kr Befogenheter för förvaltare redovisas i bilaga. --- [Befogenhetsmatris.pdf] BEFOGENHETSMATRIS S:t Erik Markutveckling AB - Novier 2025-05-09 Befogenhet Typ av belopp Beställare (B) Förvaltning (L) Kommentarer Fastighetschef Utvecklingschef Ekonomichef Uppdrags- SEK, allt exklusive moms VD Projektchef ansvarig (U) Förvaltare (F) Teknisk förvaltare (T) Ekonom 0. Kontrakt förvaltningsentreprenad 0.1 Beslut om tillägg till avtal X Ombuden skriver på tillägg till avtalet, ex. tillkommande fastighet 0.2 Beställa tilläggsarbeten X Förslaget ska vara skriftligt från L, B beställer genom agresso inköp Förändringar av avtal krävs påskrift av ombud. Tolkningar hanteras av Uppdragsansvarig och Fastighetschef, 0.3 Övriga avtalsfrågor X dessa ska dokumenteras. 1. Fastighetsköp och försäljningar Hanteras av B efter beslut av Kommunfullmäktige 2. Hyresavtal L upprättar hyresavtal enligt överenskommen avtalsmall, samt granskar. Utkast skickas till B(Fastighetschef) för 2.1 Underteckna nytt hyresavtal X godkännande. L skickar sedan ut för elektronisk signering. Se attestordning för signering L upprättar hyresavtal enligt överenskommen avtalsmall, samt granskar. Utkast skickas till B för godkännande. L 2.2 Ändring av hyresavtal (tilläggsavtal) X skickar sedan ut för elektronisk signering. Förtydligande: hyresrabatter regleras alltid i undertecknade avtal 2.3 Ingå övriga hyresavtal (t.ex. skyltar, L upprättar och tecknar avtal i enlighet med överenskommen avtalsmall. Förtydligande: hyresrabatter regleras X parkeringsplatser) alltid i undertecknade avtal 2.4 Underteckna X L upprättar uppsägning. granskar och skickar för B.s godkännande, B signerar för hand. Se attestordning uppsägning(avflyttning/villkorsändring) Ansvarig F har rätt att lämna hyresoffert bättre eller lika med överenskommen hyresnivå 2.5 Lämna hyresoffert X (affärsplan/fastighetsmöte). 2.6 Avskriva hyresförluster X L upprättar alltid skriflig överenskommelse. B signerar. Se attestinstruktion L upprättar avtal, samt granskar. Utkast skickas till B(Fastighetschef) för godkännande. L skickar sedan ut för 2.7 Överenskomma om förändrat nyttjande X elektronisk signering. Se attestordning för signering L har rätt att besluta om mindre avvikelser från gränsdragningslista för att främja hyresgästrelationen. Tex nya 2.8 Mindre avvikelser från gränsdragningslista X vitvaror, byte krånglande armaturer. 3. Investeringsprojekt (hyresgästanpassningar och större, komplexa planerade underhåll) 3.1 Beslut om investeringsprojekt X L tar fram investeringsbeslut, med motivering till investeringen för godkännande av B. Se attestordning L förbereder beställning/avtal och B signerar, se attestordning. Beställningar av underkonsulter som ryms inom 3.2 Beställning av beslutat investeringsprojekt X avrop för projektledning beställs direkt av L. 3.3 Beställning vid kostnadsavvikelse Beställning av kostnadsavvikelse görs av utsedd projektledare, efter godkännande av B investeringsprojekt 4. Underhållskostnader L har rätt att beställa i enlighet med särskild beställningsrutin förutsatt att det rör sig inom ramen för fastställd 4.1 Beställning planerat underhåll Under 300 000 X budget. L tar fram investeringsbeslut för godkännande av B(Fastighetschef). Beställning sker sedan enligt upphandling- 4.2 Beställning planerat underhåll Över 300 000 X och beställningsrutin. Omprioritering av underhållsåtgärder mot årets slut. Förutsatt att det ryms inom koncernens budget. I annat 4.3 Beslut om tidigarelagt planerat underhåll X fall skall förslag godkännas av B. 4.4 Beslut vid kostnadsavvikelse underhållsprojekt X Vid 10% överskridande innebär att L omedelbart ska informera till B. 5. Driftskostnader 5.1 Beställning avhjälpande underhåll Under 50 000 X 5.2 Beställning avhjälpande underhåll Över 50 000 X L ska göra beställning enligt särskild beställningsrutin, alltid med skriftligt godkännande av B. 5.3 Inköp av förbrukningsmaterial och varor X Avser inköp inom fastighetens budget och sådant som B bekostar (ex ljuskällor). Faktura från L. 6. Skatter och myndighetsavgifter 6.1 Upprättande av deklaration X L är deklarationsombud och ansvarar för inlämning i tid 6.2 Utanordning X Skickas med betalfil eller attestarar manuellt av två i förening(VD och Ekonomichef/Utvecklingschef). 7. Upphandling, avtal 7.1 Försörjningsmedia X Avser det som ej ingår i L:s leverans. Inom fastighetens budget. Enskild fastighet endast T, övergripande 7.2 Teckna serviceavtal X tillsammans med U. 7.3 Inköp av tjänster inom drift och underhåll X Utanför L:s åtagande. Inom fastighetens budget. Enskild fastighet endast T, övergripande tillsammans med U. Avser det som ej ingår i L:s leverans. Inom fastighetens budget. Enskild fastighet endast T, övergripande 7.4 Övriga fastighetsavtal X tillsammans med U. 8. Manuella bokföringsorder 8.1 Attest X L utför löpande bokföringsordrar. B(Ekonomichef) attesterar tertialvis. 9. Likvidöverföring 9.1 Utanordning X Två i förening (VD och Ekonomichef/Utvecklingschef). 10. Fakturor 10.1 Attest av leverantörsfakturor Alla X L ansvarar själv för uppsättning av sakgranskning, minst en sakattestant. B(Fastighetschef) alltid slutattestant 10.2 Attest av fakturor från L Alla X X X Sakattest av L (avhjälpande underhåll - teknisk förvaltare, arvode-UL), attest av B. 11. Administration 11.1 Rapport till myndigheter X X Ex skriva på köldmedierapportering, taxeringsunderlag 11.2 Uppgifter till SCB X Fylla i och skicka in. Övrigt: Bilaga 1 D.nr. STEM 2024-116 Sidan 1 av 1