City Archives Report: More Access to Your History

Stadsarkivet bidrar i hög grad till uppfyllelse av kommunfullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet.Genom att ta emot och vårda arkiv, ge snabb och god service, erbjuda en bred programverksamhet samt genom en samordnad och effektiv kommunikation görs Stockholms offentliga information tillgänglig, användbar och synlig. Stadsarkivet skapar också förutsättningar för en sammanhängande och effektiv arkiv- och informationshantering i staden som säkerställer att stadens information är tillgänglig för alla, nu och i framtiden. [Verksamhetsberättelse Stadsarkivet 2025.pdf] Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2026/296 2026-01-22 Handläggare: Till: Johan Bergkvist Kulturnämnden Telefon: 08-50828300 2026-02-17 Verksamhetsberättelse 2025 Stadsarkivet Förslag till beslut 1. Kulturnämnden godkänner Stadsarkivets förslag till verksamhetsberättelse 2025 och överlämnar ärendet till kommunstyrelsen 2. Ärendet justeras omedelbart. Stadsarkivet 08-50828300 stadsarkivet@stockholm.se start.stockholm Innehållsförteckning Sammanfattande analys ...........................................................................................................4 Uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål ..........................................................7 KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden ..........................................................................................................................................7 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid ..................................................................7 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan ..............................................................................8 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst ..................................................................................................................10 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet ......................................................................................................11 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv ..................................................................................................12 KF:s inriktningsmål: 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning .............................................................................................................................14 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring ..............................................................................15 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar ..........................................................................................................................17 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar .........................................................................................................17 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer .....................................................................................................18 KF:s inriktningsmål: 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla .................................................................................................................18 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd ......................................................................................................18 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb ..............................................................................................................................................20 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med .............................................................................................................................22 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb .............................................................................................23 Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 2(38) KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden ...................................................................................................................25 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser .......27 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt ........................................................................28 Uppföljning av ekonomi .........................................................................................................33 Analys av resultaträkning - uppföljning av driftbudget ....................................................................33 Resultatenheter .................................................................................................................................35 Investeringar .....................................................................................................................................35 Försäljningar av anläggningstillgångar .............................................................................................36 Verksamhetsprojekt (driftprojekt) ....................................................................................................36 Ombudgeteringar ..............................................................................................................................36 Medel för lokaländamål ....................................................................................................................36 Analys av balansräkning ...................................................................................................................36 Övrigt ................................................................................................................................................36 Särskilda redovisningar ..........................................................................................................36 Bedömning av nämndens interna kontroll ...........................................................................36 Systematiskt kvalitetsarbete ...................................................................................................37 Systematiskt arbetsmiljöarbete .............................................................................................38 Checklista för årlig uppföljning ........................................................................................................38 Övrigt .......................................................................................................................................39 Bilagor Bilaga 1: KuNark VB 2025 Bilaga 2: GDPR årsrapport 2025 Stadsarkivet Bilaga 3: Uppföljning av Intern kontroll Stadsarkivet 2025 Bilaga 4: Nyckeltal 2025 Stadsarkivet Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 3(38) Sammanfattande analys Stadsarkivet bidrar i hög grad till uppfyllelse av kommunfullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet. Genom att ta emot och vårda arkiv, ge snabb och god service, erbjuda en bred programverksamhet samt genom en samordnad och effektiv kommunikation görs Stockholms offentliga information tillgänglig, användbar och synlig. Stadsarkivet skapar också förutsättningar för en sammanhängande och effektiv arkiv- och informationshantering i staden som säkerställer att stadens information är tillgänglig för alla, nu och i framtiden. 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden Ett effektivt utlämnande av allmänna handlingar säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. Under 2025 har Stadsarkivet fortsatt med att utveckla arbetssätt för att säkerställa detta. Stadsarkivet har tagit emot ca 21 000 förfrågningar av arkivmaterial, en ökning med nästan nio procent jämfört med föregående år. Ökningen beror bland annat på att nya arkiv levererats till Stadsarkivet, vilket genererar nya och fler frågor. Utöver detta har förfrågningar efter betygshandlingar fortsatt att öka. Detta hänger sannolikt ihop med att fler personer söker till högre utbildningar och behöver sitt betyg inför detta. Även förfrågningar på socialtjänstens arkiv ökade markant under året, framför allt under sommaren efter en dokumentär i TV4 som ökade kännedomen om socialtjänstakter. Arkivmaterial ska vara tillgängligt både digitalt och i Stadsarkivets publika lokaler, på det sätt som bäst passar våra användare. Stadsarkivets publika lokaler har haft cirka 44 000 besök 2025, vilket är en marginell ökning jämfört med 2024. 99 000 besök har gjorts på Stadsarkivets webbplats, en ökning med cirka 5 procent, där den mest besökta sidan under perioden är "Beställ kopia på betyg". Stadsarkivet arbetar för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien. Exempel på teman som lyfts inom ramen för program och föreläsningar under 2025 är kvinnohistoria, hbtqi, minoriteter, byggnadshistoria samt sex föredrag som har knutit an till jubileet Judiskt liv i Stockholm, 250 år. Programaktiviteterna har lockat totalt 6 900 besök, en ökning med sex procent jämfört med 2024. En femtedel av programbesökarna tar del av föredragen via Stadsarkivets digitala sändningar. Kännedom om utbudet har skapats bland annat via målgruppsanpassade inlägg i sociala medier, där antalet följare ökat med nio procent jämfört med i fjol. Stadsarkivet ska vara ett stöd för lärande om historiens och demokratins roll i samhället och bidra till barn och ungas kunskap om rätten till information. Under året har 131 skolklasser från grund- och gymnasieskola besökt Stadsarkivet. Värt att nämna är det ökade intresset från stadens SFI-utbildningar (Svenska för invandrare). I Stockholmskällan har Stadsarkivet bidragit med poster som ansluter till teman som Förorten och stadens fokusområden, Migration och judiskt liv i Stockholm, Arkitektur och byggnadshistoria med mera. En inventering har påbörjats av Stadsarkivets webbsida Hitta i arkiven, där en mängd av Stadsarkivets publicerade databaser är samlade. Inventeringen ska utgöra underlag för vidare planering och strukturering av Stadsarkivets digitala arkivmaterial. Stadsarkivet har också Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 4(38) fortsatt att skanna och tillgängliggöra stadens domstolsarkiv från 1600-talet. Texten maskintolkas och publiceras via plattformen Transkribus. Arbetet har utförts av bland annat volontärer, studentanställda samt praktikanter. Stadsarkivet har under året fortsatt samarbetet med Stockholms stadsbibliotek för att utveckla Stadsarkivets bibliotek, som består av över 100 000 volymer. Avsikten är att skapa ett bestånd som tydligt speglar Stadsarkivets biblioteks fokus på Stockholm och Stockholms historia och ge kompletterande information knuten till information i arkiven. 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder till en rättvis klimatomställning Stadsarkivets verksamhet ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling. Det innebär också att bidra med en förankring bakåt i tiden. Att skapa förståelse för hur Stockholm historiskt har hanterat de förändringar som en växande stad för med sig kan hjälpa till att väcka intresse och skapa förståelse för dagens klimatutmaningar. Stadens information ska vara samlad och tillgänglig. Stadsarkivet effektiviserar lokalanvändningen genom ökat samnyttjande med övriga verksamheter. De senaste åren har Stadsarkivet successivt effektiviserat lokalanvändningen genom att disponera om kontorsytorna. Det har möjliggjort uthyrning till andra verksamheter i staden. Dessutom tillhandahåller Stadsarkivet möteslokaler som stadens verksamheter kan boka. Digitalisering av arkivhandlingar bidrar till att minska både person- och materialtransporter. Arkivmagasinen i Liljeholmskajen och på Kungsklippan erbjuder stor lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare. Projektet Töm staden på papper! stödjer stadens verksamheter att leverera sina analoga arkiv, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Det säkerställer också att stadens information bevaras och tillgängliggörs på ett likvärdigt sätt för alla stockholmare. Under 2025 har 14 verksamheter inom staden levererat sina handlingar inom ramen för projektet. 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla Stadsarkivet är stadens informationsnav. Stadens information ska vara lätt att hitta och återanvända, och bevaras på sätt som garanterar autenticitet och tillgänglighet, nu och i framtiden. Genom tillsyn, rådgivning och att erbjuda arkivtjänster stödjer Stadsarkivet stadens verksamheter i att hantera sin information på sätt som underlättar tillgången och upprätthåller offentlighetsprincipen. Under året har riktlinjerna för tillämpning av stadens arkivregler reviderats. Under 2026 ska även arkivreglerna revideras med syfte att möta verksamheternas förväntningar på tydliga riktlinjer och mer central styrning av stadens arkiv- och informationshantering. Stadsarkivet har fortsatt att stärka samarbetet och kommunikationen med stadens arkivarier och arkivansvariga för att säkerställa att Stadsarkivet erbjuder ett bra stöd. Stadsarkivets arkivtjänster har fortsatt varit starkt efterfrågade under 2025, till exempel har flera av stadens skolor önskat hjälp med ordnings- och förteckningsuppdrag som förberedelse inför leverans av arkiv kopplat till projektet Töm staden på papper!. Ändamålsenliga magasin och ett användaranpassat e-arkiv säkerställer att informationen finns Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 5(38) bevarad för framtidens stockholmare. Stadsarkivet har under året tagit emot ca 300 arkivleveranser. En mellanarkivstjänst för digitala handlingar har introducerats i syfte att möta stadens behov av att ställa av och mellanlagra sin information innan slutarkivering. Arbete pågår för att avveckla stadens tidigare diarieföringssystem Diabas och överföra informationen till e-arkivet och det nya digitala mellanarkivet. Inom ramen för Fokus Järva samverkar Stadsarkivet med Järva stadsdelsförvaltning och har medverkat vid föreningsträffar i Järvaområdet med syftet att få civilsamhällets arkiv att levereras till Stadsarkivet. Stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem eDok har uppgraderats för första gången sedan införandet. I och med uppgraderingen har eDok fått ett modernare gränssnitt, ny funktionalitet och förbättrad stabilitet. Systemet kommer nu regelbundet att uppgraderas för att fortsätta utveckla funktionalitet, användarvänlighet, säkerhet samt säkerställa en kostnadseffektiv drift. Under året har nya integrationer skett till systemet, bland annat till stadens digitala signeringstjänst. Arbetet pågår för fler integrationer, som till exempel stadens lönesystem och ekonomisystem. Under 2025 har Stadsarkivet beviljats 14 mnkr för perioden 2026-2031 för fortsatt arbete inom projektet Swedpop, där Stadsarkivet deltar tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. Syftet med projektet är att samla svenska persondatabaser och ska under kommande projektperiod även utveckla en databas med historiska personnummer. Projektet finansieras av Vetenskapsrådet och Riksbankens jubileumsfond. Forskningsprojektet Stadens ansikten har avslutats under året. Resultaten ska publiceras i en forskningsantologi som ges ut av Stockholmia Förlag 2026. En förstudie om utveckling av databasen Rotemansarkivet har genomförts. En kamerarigg har monterats på Stadsarkivet Liljeholmskajen som kan skanna stora föremål. Bland annat har ritningar till Gyllene Salens mosaik, t ex den 34 kvm stora ritningen över Mälardrottningen i Stadshuset skannats med hjälp av denna utrustning. Under 2025 har Stadsarkivet fortsatt med att implementera nya arbetssätt inom ramen för den organisation som sjösattes 2024. Cheferna har utbildats i kommunikativt ledarskap och en undersökning av den interna kommunikationen har genomförts. Ekonomisk uppföljning Stadsarkivet redovisar 2025 ett överskott om 1,2 mnkr före resultatöverföring. Efter resultatöverföring är överskottet 1,6 mnkr, en avvikelse med 0,4 procent jämfört med prognosen i tertialrapport 2 2025. Överskottet beror på den justerade avgiften för statliga arkivleveranser som Riksarkivet beslutade om i början av 2025 och som Stadsarkivet behöver följa för de statliga arkiv som Stadsarkivet förvarar. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 6(38) Uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden Uppfylls helt Analys Jämlik tillgång till den information som skapas i stadens verksamheter är en förutsättning för stockholmarnas möjligheter att agera, påverka och vara delaktiga i stadens utveckling. Genom att ge snabb och god service till alla som söker information ur arkiven, utveckla tillgången till den digitala och digitaliserade arkivinformationen samt erbjuda ett varierat programutbud till olika målgrupper, bedömer Stadsarkivet att inriktningsmålet uppfylls 2025. • Deltagandet i Stadsarkivets programaktiviteter ökar • Mängden inkomna förfrågningsärenden ökar • Besöken till Stadsarkivets publika lokaler är något fler än 2024. • Digitalisering och publicering av arkivmaterial samt insatser för bättre sökbarhet har gett användarna ökad tillgång till arkivinformationen. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid Uppfylls helt Analys Stadsarkivet har erbjudit studiebesök och visningar, utvecklat tematiska skolpaket och löpande presenterat arkivinformation på Stadsarkivets och Stockholmskällans webbplatser för barn och unga. Totalt 31 skolklasser från grund- och gymnasieskola deltagit i någon av Stadsarkivets tematiska visningar. 205 poster med fördjupad information om olika arkivhandlingar har lagts upp på Stockholmskällan. De teman som posterna anknutit till är Förorten och stadens fokusområden, Arkitektur och byggnadshistoria, Migration och judiskt liv i Stockholm, mm. Genom detta stöder Stadsarkivet lärandet om demokratins och historiens roll i dagens samhälle och bidrar till barns rätt att ta del av information. Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till barn och ungas kunskap om rätten till offentlig information. Uppfylls helt Beskrivning Genom visningar, program och målgruppsanpassad kommunikation och via Stockholmskällan erbjuder Stadsarkivet skola och förskola pedagogiskt anpassat material så att alla barn och Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 7(38) unga, oavsett var i Stockholm de bor, ska kunna få kännedom om rätten till offentlig information. Förväntat resultat Barn och unga i Stockholm ska känna till och kunna använda sig av informationen i arkiven på sina egna villkor, för eget skapande och inflytande. Analys Under 2025 har totalt 131 skolvisningar hållits för skolklasser, med varierande teman, alltid med koppling till skolans läroplan. Mest populär är visningen Vad är arkiv? där arkivens roll i en demokrati lyfts fram, tätt följd av visningen Ärbar/Sedeslös kring år 1900, där eleverna bland annat får fundera över om ordet "hora" i kommentarfälten på Internet kan hänga ihop med 1800-talets syn på sexualitet, män, kvinnor och heder. Stor tonvikt har lagts på att förklara hur arkiven kan användas och vilken sorts information som går att hitta där. Stadsarkivet har under 2025 lagt in 203 nya poster i Stockholmskällan på temat "Ytterstaden", där prioriterade områden varit Järva, Hagsätra, Rågsved, Skärholmen och Farsta. Poster har även lagt upp under det nya temat "Arkitektur", vilket appellerar till ytterstadstemat. Därutöver har flera poster med parkförvaltningens ritningar lagts upp. Stadsarkivets information i Stockholmskällan gör att lärare och elever enkelt kan komma åt Stadsarkivets poster och få hänvisningar till vilka arkiv som informationen är hämtad ifrån, direkt via webben. Där finns också lektionsmaterial från Stadsarkivet som kan användas inför eller efter besök på Stadsarkivet. Kännedomsskapande aktiviteter har skett dels via sociala medier, dels via Stockholmskällans kanaler samt med information om Stadsarkivets utbud inom ramen för lärarkvällar och mässan Skola + Museum=Sant. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan Uppfylls helt Analys Under 2025 har lärare och elever vid grundskola, gymnasium och vid universitet getts goda förutsättningar att förstå vilka möjligheter arkiven ger, både för kunskapsinhämtning om demokratins och historiens roll i samhället och för skapande verksamhet. Stadsarkivets pedagogiska verksamhet har planerat och genomfört 131 skolvisningar för barn och unga. 44 grupper från högskola och universitet har besökt Stadsarkivet. Basvisningen Vad är arkiv? har varit mest populär bland skolvisningarna, tätt följd av visningen Ärbar/sedeslös, som handlar om 1800-talets syn på frågor om ärbarhet, sexualitet och skam. Även visningen Mellan pissoar och gasverk om Stockholms industrialisering är populär. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 8(38) Stadsarkivet har publicerat totalt 203 poster i Stockholmskällan, med teman som Migration och judiskt liv i Stockholm, Arkitektur och byggnadshistoria, Tvister och brott 1600- och 1700-tal etc. Exempel på poster som lagts in är en ritning till ett lekcentrum i Rågsved, en post om ett rättegångsprotokoll från 1772 där en misstänkt barnafar vägrar svära sig fri samt en post om Järvastadens planering och utveckling mellan 1965 och 1980. Nämndmål: Stadsarkivet är ett stöd för lärande om historiens och demokratins roll i samhället Uppfylls helt Beskrivning Stadsarkivet fortsätter arbetet med barn och unga genom pedagogiska program som på olika sätt belyser frågor om demokrati och livsvillkor genom tiderna. Riktad och samordnad kommunikation med lärare är centralt för att nå ut till lärare liksom enkäter som följer upp målgruppens upplevelse av besöket. Stockholmskällan är ett samarbete mellan utbildningsförvaltningen, kulturförvaltningen och Stadsarkivet och är en viktig aktör i stadens arbete för att tillgängliggöra och inspirera till användning av historiska primärkällor i undervisningen. Under 2025 publicerar Stockholmskällans redaktörer material som relaterar till aktuella samhällsfrågor, teman som efterfrågas av lärare och/eller befintliga arbetsprocesser inom arkiv, museum och bibliotek samt kommunicerar Stockholmskällan för lärare och elever. Förväntat resultat Stadsarkivets pedagogiska verksamhet ska tillgodose barn och ungas olika behov oavsett var de bor och vilka förmågor de har, och uppmuntra till delaktighet och dialog i utformandet av utbudet. Barn och unga i Stockholm ska känna till och kunna använda sig av informationen i arkiven på sina egna villkor, för eget skapande och inflytande samt i stor utsträckning nås av Stadsarkivets program och visningar och Stockholmskällans utbud av källor och lektionsmaterial. Analys Barn och unga har via sina lärare kunnat ta del av Stadsarkivets utbud av magasinsvisningar som anpassats utifrån läroplan för respektive årskurs. Stadsarkivets lektionsmaterial finns upplagt på Stockholmskällan, vilket innebär att lärarna både kan förbereda och följa upp sitt besök på Stadsarkivet med hjälp av lektionsmaterialet. Totalt har 131 visningar genomförts för grund- och gymnasieskolan. Lärarnas upplevelse av visningarna följs upp och analyseras i syfte att i så stor utsträckning som möjligt kunna anpassa visningarna utifrån lärarnas behov. Mest populär bland lärarna är Vad är arkiv? som fokuserar på arkivens roll i en demokrati. Den är tätt följd avvisningen Ärbar/Sedeslös, som bland annat lyfter ämnen som heder, sexualitet, män och kvinnor och hur historien kan påverka vår syn på detta även i dag. Stadsarkivet har lagt upp sammanlagt 203 poster i Stockholmskällan, som knutit an till teman som Migration och judiskt liv i Stockholm, Arkitektur och byggnadshistoria, Förorten och Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 9(38) stadens fokusområden, mm. Kännedomsskapandet om Stadsarkivets utbud sker bland annat via sociala medier, via nyhetsbrev, via lärarkvällar tillsammans med Stockholmskällan och genom deltagande i skolmässan Skola+Museum= Sant där Stadsarkivet presenterar sitt visningsutbud för lärare. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst Uppfylls helt Analys Program för tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2024- 2029 I enlighet med programmet erbjuder Stadsarkivets båda läsesalar på Kungsklippan och Liljeholmskajen god tillgänglighet. Stadsarkivet samarbetar med kulturnämndens funktionshinderråd i syfte att identifiera, förebygga och undanröja hinder. Filmade föreläsningar som läggs upp på webbplatsen förses med undertexter, så att även personer med hörselnedsättning ska kunna ta del av innehållet. Föreläsningslokalerna har hörselslingor. Stadsarkivet tillämpar Klarspråk på webb och sociala medier. Nämndmål: Stadens offentliga information är tillgänglig för alla, oavsett funktionsförmåga Uppfylls helt Beskrivning Stadsarkivets publika lokaler och kontaktvägar ska vara utformade på ett sätt som ger god tillgänglighet. Funktionshinder ska identifieras, förebyggas och undanröjas. Stadsarkivet är representerat i Kulturnämndens funktionshinderråd. Rådet ges regelbundet information om hur Stadsarkivet arbetar med funktionshinderperspektivet och får möjlighet att komma med synpunkter och inspel vid utformning av lokaler, service och aktiviteter. Stadsarkivet ska kunna vägleda till och lämna ut önskade handlingar på ett sätt som är anpassat efter vars och ens möjlighet och förmåga att fråga efter och ta till sig informationen. Detta gäller oavsett vem som frågar efter informationen, och oavsett via vilken kanal kunden väljer att ta kontakt. Stadsarkivets medarbetare har ingående kunskaper i Offentlighet- och sekretesslagen (OSL) och förmåga att kommunicera regelverket till kunderna på ett pedagogiskt sätt. Stockholms stad är förvaltningsområde för minoritetsspråken samiska och meänkieli. Stadsarkivets webbplats har information om kontaktvägar, öppettider med mera på meänkieli, nordsamiska, lulesamiska och sydsamiska, samt på finska och engelska. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 10(38) Förväntat resultat Stadsarkivets publika lokaler och kontaktvägar ska upplevas som tillgängliga. Alla kunder ska bemötas enligt sina förutsättningar. Alla kunder ska få korrekta svar inom fastställda handläggningstider, och så snabbt som möjligt hänvisas vidare till rätt instans om frågan har hamnat fel. Analys Stadsarkivets båda läsesalar på Kungsklippan och Liljeholmskajen erbjuder god tillgänglighet. I samarbete med kulturnämndens funktionshinderråd ska eventuella hinder identifieras, förebyggas och undanröjas. Stadsarkivet ska också kunna vägleda till och lämna ut önskade handlingar på ett sätt som är anpassat efter var och ens möjlighet och förmåga att fråga efter och ta till sig informationen. Detta gäller oavsett vem som frågar efter informationen, och oavsett om kunden väljer att ta kontakt/söker information vid ett fysiskt besök eller via digitala kanaler som till exempel webbplatsen eller den digitala läsesalen. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet Uppfylls helt Analys Äldrevänlig stad Stadsarkivet bidrar till en äldrevänlig stad genom bland annat programverksamhet och släktforskningshjälp i läsesalen. Verksamheten vänder sig till och attraherar en bred publik. Den enskilt största användargruppen vid Stadsarkivet är släkt- och personforskare. Även om intresset för släktforskning finns i olika åldersgrupper är inslaget av äldre stockholmare dominerande. Också i den välbesökta programverksamheten dominerar stockholmare äldre än 65 år. Under året har totalt 60 programaktiviteter erbjudits både på plats och digitalt, vilket gör det lättare för vissa kategorier av äldre stockholmare att ta till sig utbudet. Stadsarkivet har också medverkat vid Seniordagen i Kungsträdgården med syftet att berätta om de olika erbjudanden som finns att ta del av för målgruppen seniorer. Varje torsdag erbjuder äldre släktforskningsvolontärer sina kunskaper åt besökare till läsesalen på Stadsarkivet Kungsklippan. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 11(38) Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till att tillgodose äldres behov av ett rikt och varierat kulturutbud Uppfylls helt Beskrivning Stadsarkivets publika verksamhet i form av möjlighet till personforskning och programverksamhet domineras idag av en publik äldre än 65 år. De som av olika skäl inte vill eller kan närvara på plats i de publika lokalerna kan ta del av föredragen via live-sändning eller titta på en textad version av föredragen i efterhand. Stadsarkivet arbetar även aktivt med volontärverksamhet. Många äldre har värdefulla kunskaper om Stadsarkivets material och stöttar mindre erfarna släktforskare i läsesalarna vid specifika tider. Förväntat resultat Stadsarkivet har ett brett och varierat utbud för olika målgrupper. Äldre personer tar fortsatt stor del i Stadsarkivets utbud av program och tjänster, även i digital form. Analys Stadsarkivets programutbud har ända sedan start lockat historieintresserade daglediga äldre och årets utfall tyder på att intresset bland den äldre målgruppen fortsätter. Stadsarkivet har under 2025 dessutom medverkat i Seniordagen i Kungsträdgården, med syfte att berätta om våra olika erbjudanden för målgruppen seniorer. Stadsarkivet medverkade för första gången även i Järvaveckan och vår monter besöktes av många äldre som där fick information om Stadsarkivets utbud. Med totalt 60 programpunkter som både skett fysiskt i Stadsarkivets lokaler och sänts direkt via länk bidrar Stadsarkivet i hög utsträckning till ett rikt och varierat programutbud för den äldre målgruppen. Dessutom läggs så gott som samtliga föreläsningar upp i efterhand, på Stadsarkivets webb med undertexter, vilket innebär att de äldre som inte har möjlighet att komma till Stadsarkivet eller ta del av live-sändningen ändå kan ta del av föreläsningarna på valfri tid. Varje torsdag erbjuder äldre släktforskningsvolontärer sina kunskaper åt besökare till läsesalen på Stadsarkivet Kungsklippan. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv Uppfylls helt Analys Stadsarkivet är Nordens mest besökta arkiv. Den publika verksamheten bedrivs på två Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 12(38) besöksplatser: Kungsklippan 6 och Liljeholmskajen. Det säkerställer att alla arkiv som förvaras av Stadsarkivet är lika tillgängliga. På båda dessa platser fortsätter arbetet med att öka synligheten och få ännu fler att upptäcka arkiven. Under året har cirka 6 900 besök gjorts inom ramen för Stadsarkivets programaktiviteter, varav 1375 varit digitala besök. I den totala besökssiffran ingår de rekordmånga 991 besök som gjordes under Kulturnatt Stockholm. Den sammanlagda besökssiffran motsvarar en ökning med nio procent jämfört med föregående år. De strategiska kommunikationsinsatserna har fokuserat på att skapa kännedom om utbudet, framför allt via sociala medier där Stadsarkivet har nästan 24 000 följare. Kännedom skapas också via Stadsarkivets nyhetsbrev som kommer ut månadsvis och har cirka 1 500 prenumeranter. Årets Onsdagshistorier på Stadsarkivet Kungsklippan har behandlat allt från kvinnohistoria till svensk afrohistoria. Några exempel är Det Kungsholmen som flytt, Kvinnorna som dog på Vasa och John Hood och hans värld (ett stycke afrosvensk historia om en svart underhållare som reste i Skandinavien på 1880-talet). Nio Stockholmiana-tisdagar har gått av stapeln på Stadsarkivet Liljeholmskajen. Några exempel på föreläsningar är Slussen genom linsen (med stadsbyggnadskontorets fotograf Lennart Johansson som i 46 år fotodokumenterat stadens och Slussens förvandling), Kampen för en vackrare stad - Skönhetsrådets första 50 år och Allt om ditt kvarter - Kristallen (ett av publiken framröstat föredrag där Stadsarkivet djupdykt i de arkiv som har koppling till kvarteret Kristallen på östra Södermalm). Stockholms stads program för idrott, motion och friluftsliv 2024-2028 Stadsarkivet beaktar Stockholms stads program för idrott, motion och friluftsliv 2024-2028 genom att erbjuda alla anställda friskvårdstimme samt lånecyklar som kan användas som färdmedel och för transport. Nämndmål: Stadsarkivet är alla stockholmares arkiv Uppfylls helt Beskrivning Ett effektivt utlämnande av allmänna handlingar säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. Arkivmaterial skall finnas tillgängligt både digitalt och i våra läsesalar, på det sätt som bäst passar våra användare. Stadsarkivet skall erbjuda goda möjligheter att forska i arkiven på egen hand genom att vara vägvisare in i källorna. Stadsarkivet ska kontinuerligt göra arkivmaterial tillgängligt via väl etablerade digitala plattformar, såsom Nationell arkivdatabas. Stadsarkivet ska arbeta för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien. Stadens invånare och akademi ska kunna bidra till kunskapen om arkivens innehåll, och därmed öka användbarheten. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 13(38) Förväntat resultat Stadsarkivet erbjuder en bred service och god tillgång till digitala resurser, som underlättar för användarna att själva återsöka arkivinformation. I kontakt med Stadsarkivet ska alla användare få korrekta svar inom fastställda handläggningstider och så snabbt som möjligt hänvisas vidare till rätt instans om frågan har hamnat fel. Program och tjänsteutbud ska stimulera alla att upptäcka och få ny kunskap om arkiven, och skapa utrymme för dialog kring aktuella händelser och företeelser i omvärlden. Under 2025 fokuserar Stadsarkivet på att förbättra sökingångar till och användbarhet av digitala resurser. Analys Att kunna erbjuda fler arkiv digitalt är efterfrågat av arkivens användare. Stadsarkivet har fortsatt skanna arkivmaterial, framförallt volymer ur stadens äldre domstolsarkiv. Dessa volymer maskintolkas och publiceras idag via plattformen Transkribus. Stadsarkivet har utrett möjligheten att skapa en e-tjänst kopplat till betygshandlingar i stadens e-arkiv, där självservice kommer underlätta handläggningen både för användare och för stadsarkivets medarbetare. Inför lanseringen nästa år har Stadsarkivet även skannat cirka 45 000 betyg. Stadsarkivet arbetar löpande för att förbättra tillgänglighet och sökbarhet i arkiven samt för att säkerställa att rutiner och regelverk är väl kända och följs. Detta görs bland annat via verksamhetsmöten, studiebesök samt via planeringsdagar och workshops. Under året har även förvaltningsövergripande arbetsgrupper skapats för att bidra till ökad informationsflöde mellan enheterna vad gäller arkivvård och arkivförteckningssystem. Programutbudet har under året varit brett och haft ett varierat innehåll. Totalt 60 föreläsningar har på olika sätt belyst stadens och stockholmares historia, med hjälp av information som hittas i arkiven och som kan ge perspektiv på dagens aktuella frågor. Kännedom har skapats via sociala medier och nyhetsbrev samt direkt på plats på Stadsarkivet, via skärmar och muntlig information. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Antal besök 44 037 st 43 184 st 50 000 st VB 2025 till Stadsarkive ts publika verksamhet Analys Besöksantalet har ökat jämfört med föregående år men når inte upp till årsmålet eller prognosen i tertialrapport 2 (45 000). Minskningen av besök hör rimligtvis ihop med ökad digital tillgänglighet till många av de arkiv som förvaras i magasinen. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Anpassning av digitalt material på Stadsarkivets hemsida 2025-01-01 2025-12-31 Utreda förutsättningar för ökad publicering i Arkis/NAD 2025-01-01 2025-12-31 Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 14(38) KF:s inriktningsmål: 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning Uppfylls helt Analys Stadsarkivet bedömer att inriktningsmålet uppfylls 2025. En effektiv användning av stadens lokaler för arbetsplatser och arkiv bidrar till att minska klimatavtrycket och till en hållbar lokalanvändning. Stadsarkivet har fortsatt arbetet med en övergång till energieffektiv belysning. • Stadsarkivet aktivitetsbaserade kontor på Kungsklippan frigör kontorsytor som hyrs ut till andra verksamheter i staden • Stadsarkivet projekt Töm staden på papper! syftar bland annat till en optimerad lokalanvändning i staden för arkiv. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring Uppfylls helt Analys Stadsarkivet har ett effektivt nyttjande av kontorslokalerna på Kungsklippan, då vissa delar av kontorslokalerna nu hyrs ut till andra verksamheter i staden. Att fler nu kan arbeta på samma yta bidrar till ett minskat klimatavtryck och skapar förutsättningar för en hållbar lokalanvändning. För att minska utsläppen vid körningar av arkivhandlingar mellan Stadsarkivets två arkivmagasin på Kungsklippan och Liljeholmskajen har Stadsarkivet använt elbilar via stadens bilpoolleverantör. Energiförbrukningen är något lägre än prognostiserat, men ändå hög, vilket till stor del beror på att luftfuktigheten varit hög i sommar och avfuktningsutrustningen på Liljeholmskajen gått på för fullt. Förbrukningen av energi är högst under sommaren på grund av den ökade temperaturen och luftfuktigheten. I övrigt har Stadsarkivet under året fortsatt att reducera sin energiförbrukning på Kungsklippan bland annat genom fortsatt arbete att byta gamla ljuskällor till LED. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Köpt energi 1,28 GWh 1,24 GWh 1,35 GWh 1 700 GWh 2025 i stadens organisatio n Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 15(38) Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till en hållbar utveckling Uppfylls helt Beskrivning Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ska ligga till grund för Stadsarkivet miljöarbete. Stadens arkivförvaring ska vara energieffektiv genom ett stabilt klimat i arkivmagasinen och energieffektiv belysning. De nya lokalerna i Liljeholmskajen erbjuder större lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Stadsarkivet ska verka för att fler av stadens verksamheter lämnar sina arkiv. Verksamheten ska i övrigt arbeta enligt stadens miljöprogram, och underlätta för medarbetare att göra resurssmarta val. Förväntat resultat Under 2025 fortsätter Stadsarkivet kunskapsuppbyggnaden om Agenda 2030:s mål för hållbar utveckling, både genom information på arbetsplatsträffar samt vid särskilda utbildningstillfällen. Sedan tidigare har ett femtontal medarbetare genomgått utbildningen "Styr mot Agenda 2030 - jämställdhet i fokus." Syftet har varit att ge deltagarna stöd i arbetet för att kunna integrera arbetet med de globala målen i sina respektive verksamhetsområden under kommande år och att ta fram specifika aktiviteter. Analys Stadsarkivet skapar möjligheter till samverkan och samnyttjande av arkivinformation och lokaler inom och utom staden. Detta sker både genom ökad kapacitet för arkivförvaring samt genom att ställa centrala verksamhetslokaler till förfogande. Den lyckade omgörningen av kontorsarbetsplatserna på Kungsklippan har bidragit till kontorslokalerna nyttjas mer effektivt då vissa delar av lokalerna nu hyrs ut till andra verksamheter i staden. Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ligger fortsatt till grund för Stadsarkivet miljöarbete. Under 2025 fortsatte Stadsarkivet kunskapsuppbyggnaden om Agenda 2030:s mål för hållbar utveckling, både genom information på arbetsplatsträffar samt vid särskilda utbildningstillfällen. Sedan tidigare har ett femtontal medarbetare genomgått utbildningen "Styr mot Agenda 2030 - jämställdhet i fokus." Syftet har varit att ge deltagarna stöd i arbetet för att kunna integrera arbetet med de globala målen i sina respektive verksamhetsområden under kommande år och att ta fram specifika aktiviteter. Stadens arkivförvaring är i stort utsträckning energieffektiv genom ett stabilt klimat i arkivmagasinen och energieffektiv belysning. Lokalerna på Liljeholmskajen erbjuder fortsatt större lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Alla dessa faktorer verkar i linje med Miljöprogrammet två delmål: 2.3 En fossilfri organisation 2030, 5.1 Hållbar konsumtion och effektiv resursanvändning samt 7.2 Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 16(38) Förbättrad ljudmiljö. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Revidera och anpassa avfallshanteringsplan 2025-01-01 2025-12-31 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar Inga data KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar Uppfylls helt Analys Stadsarkivet arbetar i riktningen att minska sina utsläpp t.ex. genom bättre källsortering och återbruk av varor samt användning av elbil när körning görs mellan Stadsarkivets två verksamhetsplatser Kungsklippan - Liljeholmskajen. Genom effektiv arkivplacering har behoven av transporter mellan läsesalarna på Kungsklippan och Liljeholmskajen minskat. Etableringen av Stadsarkivet Liljeholmskajen har också inneburit fler möjligheter till samverkan och samnyttjande av arkivinformation och lokaler inom och utom staden. Städning av verksamhetslokalerna sker med godkända och miljömärkta städprodukter. En utbyggnad av laddningsinfrastruktur för elfordon är i nuläget inte möjlig då förvaltningens lokaler saknar garage- och parkeringsplatser. Nämndmål: Stadens information är samlad på lättillgängliga besöksplatser Uppfylls helt Beskrivning Stadsarkivets arkiv och läsesalar finns på två platser, Stadsarkivet Kungsklippan och Stadsarkivet Liljeholmskajen. Båda platserna är lätta att nå med kollektivtrafik, samt har bemannade läsesalar där arkivhandlingarna tas fram på plats. Med lokalerna vid Liljeholmskajen och den omflyttning och anpassning med placeringen av arkiven finns det bättre möjlighet att på ett effektivt sätt ta emot arkiv till rätt plats. Lokalerna i Liljeholmskajen är energieffektiva med genomgående LED-belysning och stabil klimatanläggning. Förväntat resultat Stadsarkivets publika platser är lätta att hitta och besöka med kollektivtrafik. Arkivinformationen är samlad och lätt tillgänglig. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 17(38) Med större lagringskapacitet och bättre åtkomst behöver stadens verksamheter i huvudsak inte ha egna arkivlokaler utan kan leverera till Stadsarkivet, vilket i längden innebär färre transporter som minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Analys En effektiv användning av stadens lokaler bidrar till att minska klimatavtrycket. Under renoveringen av Stadsbiblioteket (Asplundhuset) förvarar Stadsarkivet hundratusentals böcker och tidskrifter från Stadsbiblioteket i sitt klimatanpassade arkivmagasin på Liljeholmskajen. Stadsarkivet har under 2025 fortsatt tillhandahållit god lagringskapacitet för arkiv och bättre åtkomst till stadens verksamheter, vilket i längden fortsatt innebär färre transporter och minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Vidare ger anpassningen och placeringen av arkiven på lokalerna på Liljeholmskajen en bättre möjlighet att på ett effektivt sätt ta emot arkiv till rätt plats. Alla dessa faktorer verkar i linje med Miljöprogrammet två delmål: 2.3 En fossilfri organisation 2030 samt7.2 Förbättrad ljudmiljö. Lokalerna i Liljeholmskajen är energieffektiva med genomgående LED-belysning och stabil klimatanläggning. Detta bidrar till vårt arbete gentemot delmål 5.1 Hållbar konsumtion och effektiv resursanvändning. Stadsarkivet fortsätter sitt arbete med belysningsstyrning och byte av ljuskällor till LED på Stadsarkivet Kungsklippan. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer Inga data KF:s inriktningsmål: 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla Uppfylls helt Analys Stadsarkivet är stadens informationsnav. Vi stödjer Stockholms stad i att ligga främst när det gäller säker, tillgänglig och öppen information om hela sin verksamhet, så att alla har möjlighet att delta i demokratin genom att påverka och granska beslutsfattandet. Genom att utveckla e-Arkiv Stockholm och systemstödet eDok för att motsvara användarnas förändrade behov, ta emot och förvalta arkiv samt etablera och utveckla nya samverkansytor, bedömer Stadsarkivet att inriktningsmålet uppfylls 2025. • Stadens dokument- och ärendehanteringssystem eDok har uppgraderats för ökad användarnytta och kostnadseffektiv drift. • Efterfrågan på Stadsarkivets arkivkonsulter är fortsättningsvis stor. • Projektet Töm staden på papper! med syfte att få fler av stadens verksamheter att leverera sina arkiv till Stadsarkivet har inletts och en kommunikationsplan tagits fram. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 18(38) KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Uppfylls helt Analys Stadsarkivet redovisar 2025 ett överskott om 1,2 mnkr före resultatöverföring. Efter resultatöverföring är överskottet 1,6 mnkr, en avvikelse med 0,4 procent jämfört med prognosen i tertialrapport 2 2025 (+1,9 mnkr). Överskottet beror på den justerade avgiften för statliga arkivleveranser som Riksarkivet beslutade om 2025 och som Stadsarkivet behöver följa för de statliga arkiv som Stadsarkivet förvarar. Stadsarkivet säkerställer en långsiktigt hållbar ekonomi genom effektivt resursutnyttjande. Stadsarkivet arbetar för att öka graden av egenfinansiering genom samverkan med andra verksamheter och öka den externa finansieringen. Under 2025 har Stadsarkivet beviljats 14 mnkr för perioden 2026-2031 för fortsatt arbete inom projektet Swedpop, där Stadsarkivet deltar tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. Syftet med projektet är att samla svenska persondatabaser och ska under kommande projektperiod även utveckla en databas med historiska personnummer. Projektet finansieras av Vetenskapsrådet och Riksbankens jubileumsfond. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Nämndens 98 % 97,9 % 100 % 100 % VB 2025 budgetföljs amhet efter resultatöver föringar Nämndens 98,5 % 97,2 % 100 % 100 % VB 2025 budgetföljs amhet före resultatöver föringar Nämndens 0 % -2 % +/-1 % +/- 1 % 2025 prognossäk erhet T2 Nämndmål: Stadsarkivets ekonomi är långsiktigt hållbar Uppfylls helt Beskrivning Genom effektivt resursutnyttjande säkerställer Stadsarkivet en långsiktigt hållbar ekonomi. Styrning och uppföljning ska vara tydlig. Medarbetare och chefer ska ha en god förståelse för de ekonomiska förutsättningarna och kunskap om på vilka sätt de kan påverka verksamhetens kostnader och intäkter. Detta bidrar till att identifiera utvecklingsområden och ta fram åtgärder vid behov och därmed uppnå en långsiktigt hållbar ekonomi. Budgeten följs upp Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 19(38) löpande med prognos på helårsutfall och anpassas kontinuerligt för att rymmas inom fastställd budgetram. Åtgärder vidtas vid avvikelser. Förväntat resultat Nämndens budget är i balans och Stadsarkivet säkerställer en långsiktigt hållbar ekonomi. Prognossäkerheten är god och åtgärder och förändringar inom budgeten vidtas vid behov. Analys Stadsarkivet redovisar 2025 ett överskott om 1,6 mnkr för 2025 efter resultatöverföring, en avvikelse med 0,4 procent jämfört med prognosen i tertialrapport 2 2025 (+1,9 mnkr). Före resultatöverföring är överskottet 1,2 mnkr. Stadsarkivet säkerställer en långsiktigt hållbar ekonomi genom effektivt resursutnyttjande, bland annat genom att anpassa kontorslokalerna för att frigöra yta som kan hyras ut till andra verksamheter i staden. Stadsarkivet arbetar för att öka den externa finansieringen. Under 2025 har Stadsarkivet beviljats 14 mnkr under perioden 2026-2031 för fortsatt arbete inom projektet Swedpop, där Stadsarkivet deltar tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb Uppfylls helt Analys Stockholm ska ha ett gott företagsklimat och ett internationellt konkurrenskraftigt näringsliv. Genom att erbjuda ett varierat programutbud och sökingångar till stadens historia, bidrar Stadsarkivet till Stockholms attraktivitet och tillväxt. Genom att publicera arkivinformation som alla fritt kan använda sig av för eget skapande och utveckling av nya tjänster, främjas innovativa och kreativa näringar. Samarbetet med arbetsmarknadsförvaltningen om Jobbpartnerskap fortsätter att vara bra och Stadsarkivet är en attraktiv arbetsplats. Många aspiranter från jobbtorgen söker sig till Stadsarkivet. Under året har Stadsarkivet tillhandahållit 8 platser för så kallade Stockholmsjobb. Stadsarkivet har under 2025 erbjudit sex studentanställningar. Syftet med anställningsformen är att ge studenter vid institutioner för historia och arkivvetenskap möjlighet till kvalificerat extraarbete. Genom dessa tjänster får studenterna värdefull arbetslivserfarenhet inom sina akademiska områden, samtidigt som de utgör en viktig resurs i Stadsarkivets dagliga arbete. Goda exempel För att öka antalet ferieplatser på Stadsarkivet anställdes under sommaren två handledare, vilket möjliggjorde för Stadsarkivet att ta emot tolv extra feriearbetare, som arbetade med Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 20(38) arkivvård på Stadsarkivet Kungsklippan och Liljeholmskajen. Upplägget skall nu utvärderas, och planen är att Stadsarkivet skall kunna tillämpa ett liknande arbetssätt kommande år. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Antal 18 st 4 st 6 st Tas fram av VB 2025 tillhandahåll nämnd/styr na platser else för feriejobb Antal 8 st 9 st 6 st Tas fram av VB 2025 tillhandahåll nämnd/styr na platser else för Stockholms jobb Antal 8 st 12 st 4 st Tas fram av VB 2025 tillhandahåll nämnd na praktikplats er för högskolest uderande samt platser för verksamhet sförlagd utbildning Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till att stockholmare kommer in i arbetslivet. Uppfylls helt Beskrivning Stadsarkivet är en mångsidig arbetsplats som erbjuder goda möjligheter till praktik på olika nivåer. Samarbetet med arbetsmarknadsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna om Stockholmsjobb fortsätter. Studenter från universitet och högskolor tas emot för praktik, framför allt inom arkivutbildningarna. I samverkan med arbetsmarknadsförvaltningen och anställande stadsdelsförvaltning tar Stadsarkivet även emot feriearbetande ungdomar. Redovisning av antalet ungdomar som fått feriearbete görs av anställande stadsdelsförvaltning. Förväntat resultat Stockholmsjobbare, praktikanter och feriearbetare ska uppleva Stadsarkivet som en attraktiv arbetsplats. Erfarenheterna från Stadsarkivet ska öka den enskildes anställningsbarhet. Analys Under året har Stadsarkivet tillhandahållit åtta platser för Stockholmsjobb från arbetsmarknadsförvaltningen. Stadsarkivet tillhandahåller också platser för andra typer av arbetsmarknadsåtgärder. Detta bidrar till konkret nytta för Stadsarkivets verksamhet, Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 21(38) samtidigt som personerna får träning, rutin och lär sig nya arbetsuppgifter som skapar en väg in på arbetsmarknaden och värdefulla erfarenheter och kontakter för ett fortsatt arbetsliv. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med Uppfylls helt Analys Stadsarkivets verksamhet i Liljeholmskajen fokuserar på arkiv som på olika sätt belyser staden som plats och Stockholms bebyggelseutveckling. Detta sker i samverkan med andra aktörer vars kompetens och egna samlingar stärker möjligheterna att belysa både stadens historiska och framtida bebyggelseutveckling. I januari lämnades och godkändes slutrapporten för det EU-finansierade projektet City Memories. Den kunskap projektet genererat har förmedlats i en rad publika program och artiklar på Stockholmskällan. En effekt av projektet är också att ett samarbete med ArkDes har inletts om kunskapsuppbyggnad om byggnadsritningar som källmaterial. Sammanhållen stad Inom ramen för Fokus Järva samverkar Stadsarkivet med Järva stadsdelsförvaltning och har medverkat vid fyra föreningsträffar i Järvaområdet med syftet att få civilsamhällets arkiv att levereras till Stadsarkivet. Stadsarkivet har även levererat historiskt faktaunderlag till Fokus Järva-satsningen. Två visningar med Järva-tema har tagits fram som kommer att användas under 2026. En Onsdagsföreläsning om 70-talets kulturförening och punkscen Oasen i fokusområdet Rågsved har hållits. "När Järva var rena rama landet" var titeln på en annan Onsdagshistoria som hållits under året inom ramen för Stadsarkivets programverksamhet. Samarbete har även ägt rum med Kyrkogårdsförvaltningen där Stadsarkivet bidragit med guidade cykelturer i området runt den nya begravningsplatsen i Järva. Stadsarkivet har under året också lagt in flera poster I Stockholmskällan med tema "Ytterstaden", där prioriterade områden varit Järva, Hagsätra, Rågsved, Skärholmen och Farsta. Poster har även lagt upp under det nya temat "Arkitektur", vilket appellerar till ytterstadsstemat. Exempel på poster som lagts in är en ritning till ett lekcentrum i Rågsved och en post om Järvastadens planering och utveckling mellan 1965 och 1980. Nämndmål: Stadsarkivet skapar utrymme för dialog om stadens utveckling med arkiven och historien som utgångspunkt Uppfylls helt Beskrivning En central del i utbudet på den publika besöksplatsen Stadsarkivet Liljeholmskajen är Stockholms historiska byggnadsritningar, cirka två miljoner ritningar från 1700-talet och Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 22(38) framåt som finns uppsatta på UNESCOS lista över världsminnen. På Stadsarkivet Liljeholmskajen är byggnadsritningarna tillgängliga för både en intresserad allmänhet och professionella målgrupper som arkitekter, byggnadsantikvarier etc. Förväntat resultat Stadsarkivets verksamhet i Liljeholmskajen fokuserar på arkiv som på olika sätt belyser staden som plats och Stockholms bebyggelseutveckling. Detta sker i samverkan med andra aktörer vars kompetens och egna samlingar stärker möjligheterna att belysa både stadens historiska och framtida bebyggelseutveckling. Analys De föreläsningar Stadsarkivet arrangerar på Stadsarkivet Liljeholmskajen fokuserar oftast på staden som plats, inom ramen för så kallade Stockholmiana-tisdagar. Under året har föreläsningar bland annat lyft ämnen som "Slussen genom linsen" (om Slussens utveckling under 46 år), "Kampen för en vackrare stad", med skönhetsrådets Henrik Nerlund och "Allt om ditt kvarter", en av publiken framröstad föreläsning som berättade om Kvarteret Kristallen på östra Södermalm. Föreläsningarna sker ofta i samtalsform och inspirerar och involverar publiken som för bjuds in i samtal och får ställa frågor. Stadsarkivet har också hållit guidade turer i området runt Liljeholmskajen, bland annat i det nya området Marievik. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Uppfylls helt Analys Under 2025 har arbetet fortsatt med att implementera nya arbetssätt inom ramen för den nya organisation som sjösattes 2024. Diskussioner har förts och handlingsplaner tagits fram på enheterna med utgångspunkt i medarbetarenkätens resultat. Under året har den interna kommunikationen varit i fokus. Cheferna har utbildats i kommunikativt ledarskap och en undersökning av den interna kommunikationen har genomförts. Resultatet har presenterats på en förvaltningsdag där medarbetarna fick jobba med att ta fram förslag på hur internkommunikationen kan utvecklas. Undersökningen och medarbetarnas förslag har gett en bra grund för fortsatta utvecklingsområden. Organisering för ett hållbart arbetsliv Stadsarkivet har genomfört verksamhetsöversyn kopplat till riktlinjen för chefsstruktur och har efter det beslutat om förändringar av förvaltningens chefsstruktur som gäller från och med 1 januari 2025. Några strukturella förändringar har inte varit nödvändiga, däremot har titulatur ändrats på chefer, från avdelnings- till enhetschef, samt titulaturen på tjänster med verksamhetsansvar som saknar personalansvar. En avvikelse från riktlinjen är att det finns chefer som har färre än 10 st medarbetare. Det handlar om tre enheter med specialistfunktioner. Förvaltningen bedömer att det är motiverat Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 23(38) med denna indelning utifrån specialistkompetens. Antal underställda medarbetare inklusive Antal chefer uppdelat per verksamhetsområde underställda chefer Intervall 0. Politisk verksamhet och gemensam Övriga Chefsnivå administration verksamhetsområden Totalt Färre än 10 st A 1 1 B 0 C 2 2 Mellan 10-30 st A 0 B 0 C 1 2 3 Fler än 30 st A 0 B 0 C 0 Chefsnivå A står för förvaltningschef, B för avdelningschef och C för enhetschef. Stadsarkivet har inte några områdeschefer eller gruppchefer. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Aktivt 82 80 83 83 2025 Medskapan deindex Analys AMI i 2025 års medarbetarenkät har ökat två punkter jämfört med föregående år. Ett utvecklingsområde som Stadsarkivet har identifierat har den interna kulturen bland annat gällande feedback, förmågan att lyssna och föra dialog. Under 2025 har därför alla chefer utbildats i kommunikativt ledarskap. Sjukfrånvar 2,8 % 1,8 % 3,9 % 2,6 % 3 % Tas fram av VB 2025 o nämnd/styr else Sjukfrånvar 0,9 % 0,6 % 1,1 % 1 % 1,5 % Tas fram av VB 2025 o dag 1-14 nämnd/styr else Nämndmål: Stadsarkivets chefer och medarbetare ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Uppfylls helt Beskrivning Under 2025 fortsätter Stadsarkivet arbetet med att förfina arbetssätt och utveckla ledarskapet och medarbetarskapet och på att stärka den interna kulturen. Samarbeten och benchmarking med andra aktörer både inom staden och utanför staden uppmuntras i syfte att få nya lärdomar och inspiration. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 24(38) Förväntat resultat Stadsarkivets chefer och medarbetare är väl insatta i Stadsarkivets mål och de värden som skapas för stockholmarna, vet vad som förväntas av dem och uppmuntras att testa nya arbetssätt och metoder för att uppnå målen. Analys Ledarskapet påverkar i hög grad den interna kulturen i en organisation. Under 2025 har arbetet fortsatt med att stärka chefernas ledarskap inom ramen för stadens ledarskapsmodell Full Range Leadership. Cheferna har också fått en utbildning i det kommunikativa ledarskapet, med fokus på hur man som ledare skapar tillit och tydlighet med hjälp av kommunikation. En undersökning om den interna kommunikationen har genomförts, vilket satt fokus på kommunikationens betydelse för den interna kulturen. Personalsammankomsterna har under året haft ambitionen att på ett övergripande plan synliggöra mål och riktning och lyfta viktiga strategiska frågor som rör alla. De nya arbetssätt som påbörjades i samband med att Stadsarkivet organiserade om sig har fortsatt att utvecklas under 2025 - med siktet inställt på att uppmuntra fler att testa nya arbetssätt och metoder. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Uppfylls helt Analys Beredskapsarbete och risk- och sårbarhetsanalys Stadsarkivet deltar i stadens säkerhetsskyddsarbete i enlighet med säkerhetsprogrammet med tillhörande tillämpningsanvisningar. Under 2025 har organisatoriska åtgärder vidtagits för att stärka detta arbete. Risker identifieras genom risk- och sårbarhetsanalyser (RSA). Analyserna skapar en beredskap för att hantera de risker som Stadsarkivet har rådighet över. Där Stadsarkivet inte har rådighet över riskerna förs dialog med berörd verksamhet. Stadsarkivets krishandlingsplan med krisledningsgrupp utgör ett starkt stöd i denna beredskap. Årlig krisledningsövning har ej genomförts 2025 på grund av resursbrist hos upphandlad leverantör. Stadsarkivet arbetar med att stärka stadens civila beredskap genom att delta i sektorsorganisationen för civil beredskap. Under perioden har sektorn för försörjning av grunddata färdigställt en sektorsövergripande risk- och sårbarhetsanalys (SRSA). Systematiskt informationssäkerhetsarbete Stadsarkivets systematiska informationssäkerhets- och dataskyddsarbete har utvecklats och förstärkts under 2025 genom ett flertal nya rutiner, bland annat för tilldelning och uppföljning av behörigheter och hantering av incidenter. Ytterligare resurser för att stärka arbetet har Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 25(38) rekryterats. Den nya cybersäkerhetslagen träder i kraft 15 januari 2026, men i väntan på kommande föreskrifter på området är det i nuläget inte klarlagt vilka krav den nya lagstiftningen kommer att medföra för Stadsarkivets del. Implementeringen av en ny lokal anvisning för informationssäkerhet kommer genomföras under våren 2026. Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Andel 70,06 % 51,34 % 80 % 70 % 2025 elektronisk a inköp Analys Jämfört med 2024 har Stadsarkivets andel inköp via inköpssystemet ökat med 20 procentenheter och når därmed kommunfullmäktiges årsmål för indikatorn. Andel 100 % 100 % 90 % 82 % 2025 prioriterade avtal där uppföljning genomförts Nämndmål: Stadsarkivets systematiska informationssäkerhet- och dataskyddsarbete bidrar till hög beredskap och stark rådighet över verksamheterna Uppfylls helt Beskrivning Under 2025 föreslås ny lagstiftning inom informationssäkerhetsområdet träda i kraft vilket tydliggör och fastställer de krav som ställs på verksamheter inom offentlig förvaltning. Stadsarkivet har sedan 2024 en ny organisation som har bättre förutsättningar att arbeta systematiskt med informationssäkerhetsfrågor än tidigare. Dessa förutsättningar behöver tillvaratas och utvecklas vidare under 2025 för att stadens riktlinjer och kommande lagstiftning inom området ska efterlevas. Förväntat resultat Genom att fortsätta utveckla det systematiska informationssäkerhetsarbetet säkerställer Stadsarkivet att det finns tillräckliga förutsättningar att uppfylla kraven som ställs i den nya lagstiftningen. Stadsarkivet ska som ett led i detta implementera en ny lokal anvisning för informationssäkerhet med utpekade ansvarsområden och organisatoriska förutsättningar för informationssäkerhetsarbetet. Analys Stadsarkivets systematiska informationssäkerhets- och dataskyddsarbete har utvecklats och förstärkts under 2025 genom ett flertal nya rutiner, bland annat för tilldelning och uppföljning av behörigheter och hantering av incidenter. Ytterligare resurser för att stärka arbetet har Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 26(38) tillkommit då en dokumentcontroller har anställts och en roll som biträdande informationssäkerhetssamordnare har införts. Under året har arbete pågått med att samla förvaltningen av Stadsarkivets större informationstillgångar i form av system och databaser under IT-enheten. Detta har gjort det enklare att bedriva ett likvärdigt informationssäkerhetsarbete. Den nya cybersäkerhetslagen träder i kraft 15 januari 2026, och då de verksamheter som träffas av lagen även behöver invänta kommande föreskrifter på området är det i nuläget inte klarlagt vilka krav den nya lagstiftningen kommer att medföra för Stadsarkivets del. Implementeringen av en ny lokal anvisning för informationssäkerhet kommer genomföras under våren 2026. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Förstärka arbetet med informationssäkerhet och dataskydd. 2025-01-01 2025-12-31 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Uppfylls helt Analys Som offentlig arkivmyndighet är Stadsarkivets lokaler öppna för alla besökare. Både personal och besökare som kommer till Stadsarkivets lokaler ska känna sig trygga. Stadsarkivet arbetar för att öka den upplevda tryggheten och samtidigt verka för att försvåra och förhindra att faktiska brott sker i det offentliga rummet genom skärpta säkerhetsrutiner. En säkerhetspolicy har tagits fram för att hjälpa medarbetarna som arbetar i Stadsarkivet publika lokaler om hur man ska förebygga och agera vid eventuella risker. Som del i säkerhetsskyddsarbetet har Stadsarkivet implementerat skärpta säkerhetsrutiner för tillträde till verksamhetslokalerna, både för egen personal men också för personal som arbetar i Stadsarkivets verksamhetslokaler men tillhör annan förvaltning. Alla som arbetar i Stadsarkivets verksamhetslokaler ska bära kort försett med namn och foto. De nya rutinerna bidrar till ökad säkerhet för besökare och medarbetare. Ett annat sätt att öka tryggheten och förebygga eventuella brott är kameraövervakning av Stadsarkivet publika lokaler, vilket utökats ytterligare i de publika ytorna. Arbete mot välfärdsbrottlighet Stadsarkivets arbete för att förebygga och motverka välfärdsbrott har framför allt skett genom utökad intern kontroll av leverantörer vid upphandling och uppföljning mot befintliga avtal. För att öka kännedomen ska Stadsarkivets medarbetare genomföra stadens e-utbildning om välfärdsbrott. Nämndmål: Stadsarkivets lokaler är trygga och säkra för besökare och personal Uppfylls helt Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 27(38) Beskrivning Stadsarkivet bedriver publik verksamhet på två platser, Stadsarkivet Liljeholmskajen och Stadsarkivet Kungsklippan. Under öppettiderna kan allmänheten komma till de publika lokalerna och på plats ta del av den arkivinformation som förvaras i Stadsarkivet. Stadsarkivets medarbetare bistår med hjälp av sökning och framtagning av arkivhandlingar. Såväl besökare som Stadsarkivets medarbetare ska sig känna sig trygga när det befinner sig i verksamhetens lokaler. Förväntat resultat Stadsarkivets lokaler ska vara trygga och säkra att vistas och arbeta i. Besökare ska känna sig trygga när de tar del av våra tjänster i de publika lokalerna. Analys Stadsarkivet har fortsatt arbetet med att se över och öka säkerheten i sina lokaler. Som en del i detta arbete har säkerhetsrutinerna för Stadsarkivets kontorslokaler skärpts ytterligare och alla som arbetar i lokalerna ska numera bära kort försett med namn och foto. Det kameraövervakningssystem har driftsatts för Stadsarkivets lokaler på Kungsklippan och Liljeholmskajen har utökats i de publika lokalerna. Syftet med utökad kameraövervakning och skärpta säkerhetsrutiner är att försvåra och förhindra att faktiska brott sker i verksamhetslokalerna och samtidigt bidra till att besökare och personal känner sig trygga. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Uppfylls helt Analys Agenda 2030 Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ligger till grund för Stadsarkivet miljö- och jämställdhetsarbete, tillsammans med stadens miljöprogram och program för mänskliga rättigheter. Genom att delta i stadens nätverk för MR-frågor och genom nationella och internationella kontakter och studiebesök hämtar Stadsarkivet goda exempel från andra verksamheter. Arbete för att stärka demokratin och tillgodose de mänskliga rättigheterna Stadsarkivet bidrar till MR-programmets fokusområde Kunskap och information genom föreläsningar och program på teman om att synliggöra underrepresenterade gruppers historia, som Synen på HBTQI i 1880-talets litteratur, Berit Wallenberg - den försmådda giganten i svensk kulturforskning, Politiska idéer om hemmet under 18- och 1900-talen, Judiska convertiter och Järvastories. I början av året var Stadsarkivets medarbetare även inbjudna att presentera goda exempel ur verksamheten vid stadens MR-konferens. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 28(38) Övrig redovisning Stadsarkivet deltar i stadens internationella nätverk och vidmakthåller internationella kontakter och nätverk för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Under året avslutades forskningsprojektet Stadens ansikten (City Faces). Projektets resultat presenterades vid ett flertal nationella och internationella konferenser, bland annat Nordiska Historikermötet i Reykjavik i augusti samt Nordiska Arkivdagarna i Oslo i september. Stadsarkivet bjuder in stockholmarna att bidra till kunskap om arkivens innehåll, vilket ökar användbarheten både för samtidens och framtidens användare. Volontärsamverkan sker bland annat genom att erfarna släktforskare erbjuder hjälp till besökare på Kungsklippan. Allmänheten inbjuds också att bidra till arkivens användbarhet genom att tolka handskrift i verktyget Transkribus. Stadsarkivet vill skapa långsiktiga aktiviteter som bygger förtroende för hur stadens verksamheter kan vara till nytta. Att utreda förutsättningar för att samla in material från föreningar inom området är ett sådant förslag. Stadsarkivet har också belyst olika aspekter av områdets historia i program- och publiceringsverksamhet. Nämndmål: Stadsarkivet är stadens informationsnav Uppfylls helt Beskrivning Genom tillsyn, expertkunskap och rådgivning ska Stadsarkivet stödja stadens verksamheter i att hantera sin information utifrån arkivregler och på ett sätt som underlättar tillgången och upprätthåller offentlighetsprincipen. Den digitala informationshanteringen effektiviseras genom utveckling av e-arkiv Stockholm och eDok. Säker förvaring av välordnade och sökbara arkiv garanterar tillgängligheten till arkivinformationen idag och i framtiden. Stadsarkivet tar emot arkiv från kommunala myndigheter och bolag, statliga myndigheter på länsnivå och enskilda och bygger sökvägar och strukturer som ytterligare förbättrar tillgängligheten. Modern förvaring och vård av skadade handlingar säkerställer att arkiven och informationen i dem finns bevarad för framtidens stockholmare. Stadens verksamheter har fortsatt stor efterfrågan på Stadsarkivets arkivkonsulttjänster. Tjänsten mellanarkiv ger stadens verksamheter möjlighet att bland annat överföra analogt arkivmaterial till Stadsarkivet där materialet hanteras av Stadsarkivets arkivkonsulter, men fortfarande ägs av verksamheten. Förväntat resultat Under 2025 pågår flera delprojekt för utveckling av stadens e-arkiv-lösning. Under 2025 kommer en ny version av eDok med fokus på ny funktionalitet och bättre användarupplevelse. Under 2025 beräknas också en ny standardmodul för gallring implementeras som gör det lättare för stadens verksamheter att gallra sin information. Under året introduceras också Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 29(38) Smarta sökvyer som ska underlätta för användarna att söka och hitta information i eDok. Säkerställa att Stadsarkivet erbjuder ett bra stöd och relevanta arkivtjänster som underlättar stadens verksamheter egna arkiv- och informationshantering. Det sker bland annat genom att utveckla samarbetet och kommunikationen med arkivarier och arkivansvariga i stadens verksamheter. Fler av stadens verksamheter levererar sin information genom projektet Töm staden på papper! samt avställningen av stadens tidigare ärendehanteringssystem Diabas. Stadens verksamheter upplever att de kan bedriva en kvalitativ, effektiv och långsiktigt hållbar informationsredovisning när de på sikt får ett gemensamt metodstöd kring informationshantering Analys Stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem eDok uppgraderades under våren för första gången sedan införandet. I och med uppgraderingen har eDok fått ett modernare gränssnitt, ny funktionalitet och förbättrad stabilitet. En andra uppgradering lanserades under hösten och systemet kommer nu regelbundet uppgraderas för att fortsätta utveckla funktionalitet, användarvänlighet, säkerhet samt kostnadseffektiv drift. Under året har nya integrationer skett till systemet, bland annat till stadens digitala signeringstjänst. Arbetet pågår för fler integrationer, bland annat till stadens lönesystem och ekonomisystem. Utvecklingsarbetet som pågår för att användaranpassa e-arkiv Stockholm kommer både att förenkla och göra det säkrare att få ut information ur e-arkivet. Som ett första steg kommer under 2026 en bank-ID-lösning att införas som gör det enkelt att få ut sitt betyg. Stadsarkivet har under året genomfört elva arkivinspektioner av stadens verksamheter. Revidering av riktlinjer för tillämpning av arkivregler för Stockholms stad (2015:27) till version 2.0 har slutförts och de nya riktlinjerna är beslutade i kulturnämnden. För att säkerställa att Stadsarkivet erbjuder ett bra stöd för stadens verksamheter har stort fokus lagts på att utveckla dialogen med arkivarier och arkivansvariga i staden i syfte att fånga in behov och önskemål. Stadsarkivets arkivtjänster i form av uppdrag fortsätter att vara en mycket efterfrågad tjänst. Arbetet med avställningen av systemet Diabas/Ciceron pågår. Totalt har nu 15 leveranser godkänts och är tillgängliga i e-arkiv Stockholm och två instanser är levererade till det digitala mellanarkivet. Projektet Töm staden på papper! pågår med syftet är att öka leveranser av analoga handlingar till Stadsarkivet och samtidigt minska verksamheternas framtida resurskrävande arkivvårdsinsatser. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 30(38) Utfall Periodens Utfall män/ Utfall VB KF:s Indikator kvinnor/ Årsmål Period utfall pojkar 2024 årsmål flickor Andel 60 % 75 % 2025 verksamhet er som upplever att Stadsarkive ts senaste inspektion har bidragit till en kvalitetshöj ning av arkiv- och information shanteringe n inom sin organisatio n. Analys Stadsarkivet har under året arbetat för att få fram nya, mer adekvata metoder, att mäta måluppfyllelsen inom detta område och därför följs denna indikator inte upp 2025. Indikatorn ersätts i verksamhetsplanen 2026 av "Andel förelägganden som är åtgärdade inom utsatt tid". Utfallet för denna indikator 2025 blev 80 procent, vilket är i nivå med målet i verksamhetsplan 2026. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Ta fram ett stadsgemensamt metodstöd till stadens verksamheters 2025-01-01 2025-12-31 informationshantering Analys Arbetet kommer fortsätta under 2026. Töm staden på papper 2025-01-01 2025-12-31 Analys Stadsarkivet har tagit emot 14 analoga leveranser med en sammanlagd volym om totalt 1 800 hyllmeter samt 57 000 ritningar. Arbetet fortskrider enligt projektplanen och kommer att fortsätta även under år 2026. Uppgradera eDok i syfte att förbättra användarupplevelsen 2024-01-01 2025-02-28 Nämndmål: Stadsarkivets verksamhet bidrar till en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Uppfylls helt Beskrivning Agenda 2030:s globala mål är ett stöd för att Stadsarkivets arbete i riktning mot den öppna, jämställda och demokratiska staden sker på ett normmedvetet, inkluderande och hållbart sätt. Stadsarkivet har under många år arbetat för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien, både genom programverksamhet och genom att bredda sökingångar till arkiven. Tre medarbetare är utbildade jämställdhetsstrateger. Jämställdhetsperspektivet genomsyrar verksamheten och skapar förutsättningar för jämställd bevarande av information. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 31(38) Stadsarkivet deltar i stadens internationella nätverk och vidmakthåller internationella kontakter och nätverk för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Kreativa Europa- projektet City Memories utgick från världsminnet Stockholms byggnadsritningar och inkluderade stadsarkiven i Budapest och Köpenhamn. Stadsarkivets delprojekt, Female Builders och Gendered Rooms, lyfte fram kvinnligt byggande samt genusaspekter av rumsliga funktioner. Under 2025 ska resultat och lärdomar från projektet implementeras i syfte att göra världsminnet Stockholms stads byggnadsritningar mer kända och använda Förväntat resultat Kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien synliggörs, både genom programverksamhet och genom att bredda sökingångar till arkiven. Jämställdhetsperspektivet genomsyrar verksamheten och skapar förutsättningar för jämställt bevarande av information. Stadsarkivet deltar i stadens internationella nätverk och söker aktivt internationella samarbeten. Analys Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ska ligga till grund för Stadsarkivet miljö- och jämställdhetsarbete, tillsammans med stadens miljöprogram och program för mänskliga rättigheter. Genom att delta i stadens nätverk för MR-frågor och genom nationella och internationella kontakter och studiebesök hämtar Stadsarkivet goda exempel från andra verksamheter. Stadsarkivet fortsätter att synliggöra kvinnors och andra underrepresenterade gruppers historia och även utgå från ett övergripande MR-perspektiv, med exempel som Synen på HBTQI i 1880-talets litteratur, Berit Wallenberg - den försmådda giganten i svensk kulturforskning, Politiska idéer om hemmet under 18- och 1900-talen, Judiska convertiter och Järvastories. Stadsarkivet även inbjudna till att presentera goda exempel ur verksamheten vid stadens MR- konferens i februari. Stadsarkivet bjuder in stockholmarna att bidra till kunskap om arkivens innehåll, vilket ökar användbarheten både för samtidens och framtidens användare. Volontärsamverkan sker bland annat genom att erfarna släktforskare erbjuder hjälp till besökare på Kungsklippan. Allmänheten inbjuds också att bidra till arkivens användbarhet genom att tolka handskrift i verktyget Transkribus. Stadsarkivet vill skapa långsiktiga aktiviteter som bygger förtroende för hur stadens verksamheter kan vara till nytta. Att utreda förutsättningar för att samla in material från föreningar inom området är ett sådant förslag. Stadsarkivet har också belyst olika aspekter av områdets historia i program- och publiceringsverksamhet. Stadsarkivet deltar i stadens internationella nätverk och vidmakthåller internationella kontakter och nätverk för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Under våren godkändes slutrapporten för det EU-finansierade projektet City Memories. Visualizing change in three European capitals. Stadsarkivet har varit koordinator för projektet, som genomfördes inom ramen för Kreativa Europa-programmet i samverkan med Köpenhamns och Budapests Stadsarkiv. Den kunskap projektet genererat har förmedlats i en rad publika program, Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 32(38) handledningar och artiklar på Stockholmskällan. 2025 var sista året för forskningsprojektet Stadens ansikten (City Faces),som finansierats av Vetenskapsrådet och genomförts i samarbete med bland andra Stadsmuseet (medelsförvaltare) och Uppsala Universitet. Projektets preliminära resultat har under året presenterats vid ett flertal nationella och internationella konferenser, bland annat Nordiska Historikermötet i Reykjavik i augusti samt Nordiska Arkivdagarna i Oslo i september. Stadsarkivet medverkar också i två publikationer, en samlingsvolym som presenterar alla 14 DigArv-projekt där Stadens ansikten är en del, samt en publikation med resultaten av projektet som utkommer i mars 2026. Uppföljning av ekonomi Analys av resultaträkning - uppföljning av driftbudget Stadsarkivet redovisar ett överskott på 1,2 mnkr före resultatöverföring och 1,6 mnkr i överskott efter resultatöverföring jämfört med budget. Det redovisade överskottet för 2025 beror på den justerade avgiften för statliga arkivleveranser som Riksarkivet beslutade om i början av 2025 och som Stadsarkivet behöver följa för de statliga arkiv som Stadsarkivet förvarar. Stadsarkivet prognostiserade på grund av detta ett överskott om 1,9 mnkr i tertialrapport 2. I bokslutet blev överskottet till slut 1,6 mnkr på grund av rekryteringar Stadsarkivet genomförde under hösten. Justerad Avvikelse Prognos T2 Avvikelse Driftverksamhet, mnkr Bokslut 2025 budget 2025 budget 2025 2025 prognos T2 Summa intäkter -66,7 -67,6 0,9 -66,7 0,9 Summa kostnader 145,5 145,2 0,3 144,7 -0,5 Årsutfall före resultatöverföring 78,8 77,6 1,2 78,0 0,4 Årsutfall efter resultatöverföring 78,8 77,2 1,6 76,9 -0,3 Avvikelsen mot budget består av följande poster: Avvikelser mot budget 2025 Intäkter Kostnader Netto Statliga arkivleveranser -1,6 -1,6 Avgifter utlämnande av handlingar -0,7 0,7 0,0 Uthyrning möteslokaler -0,2 0,2 0,0 Underskott eDok resultatenhet 0,3 0,3 Underskott e-arkivet resultatenhet 0,1 0,1 Netto före resultatöverföring -0,9 -0,3 -1,2 eDok resultatövering resultatenhet -0,3 e-arkivet resultatöverföring resultatenhet -0,1 Netto efter resultatöverföring -0,8 -0,2 -1,6 Stadsarkivets två resultatenheter eDok (0,3 mnkr) och e-arkivet (0,1 mnkr) redovisar totalt ett underskott om 0,4 mkr 2025. Underskotten täcks av resultatenheternas fond av upparbetade Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 33(38) överskott från tidigare år. Underskottet är lägre än det som prognostiserades i tertialrapport 2 (prognos T2: -1,1 mnkr) bland annat på grund av att en planerad upphandling inte kunde genomföras som planerat. Intäkterna för utlämnande av handlingar har ökat kraftigt under 2025 efter en höjning av avgifterna i april 2025. Detta tillsammans med uthyrningen av möteslokaler genererar totalt ökade intäkter/kostnader om 0,9 mnkr jämfört med budget och prognos i tertialrapport 2. Dessa poster har dock ingen påverkan på årsutfallet. Nedan framgår uppföljning uppdelat per verksamhetsområde jämfört med prognosen i tertialrapport 2. Avvikelserna per verksamhetsområden är de beskrivna ovan samt interna omfördelningar inom Stadsarkivets budget. Avvikelse Avvikelse Driftverksamhet, mnkr Prognos T2 2025 Utfall 2025 utfall/ prognos procent Kostnader Ledning och projekt 15,0 15,4 0,4 2,7% Främja stadens informationshantering 15,7 15,7 0,0 0,0% Tillgängliggöra arkivinformation 14,3 15,0 0,7 4,9% Verksamhetsstöd 42,7 42,7 0,0 0,0% IT och digitalisering 53,2 52,6 -0,6 -1,1% Summa driftkostnader 140,9 141,4 0,5 0,4% Intäkter (-) Ledning och projekt -23,4 -23,4 0,0 0,0% Främja stadens informationshantering -16,8 -16,6 0,2 -1,2% Tillgängliggöra arkivinformation -1,4 -2,2 -0,8 57,1% Verksamhetsstöd -4,0 -4,3 -0,3 7,5% IT och digitalisering -21,1 -21,1 0,0 0,0% Summa driftintäkter -66,7 -67,6 -0,9 1,3% Kapitalkostnader avskrivningar 2,6 2,6 0,0 0,0% internräntor 1,2 1,2 0,0 0,0% Summa kostnader 144,7 145,2 0,5 0,3% Summa intäkter -66,7 -67,6 -0,9 1,3% Netto före resultatöverföring 78,0 77,6 -0,4 -0,5% Resultatöverföring -1,1 -0,4 0,7 Netto efter resultatöverföring 76,9 77,2 0,3 0,4% Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 34(38) Jämförelse med föregående år Intäkter, mnkr 2024 2025 Förändring Statliga arkivuppdraget, ersättning Riksarkivet -19,8 -20,5 -0,7 Leveransintäkter -10,7 -12,8 -2,1 Projektintäkter -2,9 -2,0 0,9 IT-prislistan -21,1 -21,1 0,0 Övrigt -10,5 -11,2 -0,7 Totalt -65,0 -67,6 -2,6 Intäkterna har ökat med 2,6 mnkr jämfört med 2024. Det beror framför allt på de ökade intäkterna för statliga arkivleveranser och avgifter för utlämnande. Projektintäkterna har minskat jämfört med 2024 då EU-projektet City Memories avslutades 2024. Kostnader, mnkr 2024 2025 Förändring Lönekostnader 57,2 55,9 -1,3 Lokalhyra och övriga lokalkostnader 33,3 34,0 0,7 Övrig verksamhet 47,2 55,3 8,1 Totalt 137,7 145,2 7,5 Lönekostnaden har minskat på grund av det sänkta personalomkostnadspålägget i staden, vilket innebar en besparing om 3,6 procent av totala lönesumman. Kostnaden för årets löneöversyn blev ca 1 mnkr. Övrig verksamhet har ökat med anledning av satsningar inom eDok samt övrig digital tillgänglighet och kompetens. Resultatenheter Resultatenheter kan föra över- och underskott till följande år, maximalt 5 procent av enhetens budget för året. Resultatfonden får totalt uppgå till maximalt 10 procent av enhetens budget. Stadsarkivet har 2025 två resultatenheter - e-arkivet och eDok. Båda resultatenheterna avser den del av driften av de två stadsgemensamma IT-systemen som finansieras av stadens IT- prislista. eDoks budget 2025 uppgick till 13,3 mnkr och e-arkivets till 7,8 mnkr. Båda resultatenheterna redovisar underskott 2025. Underskotten täcks av resultatenheternas fond av upparbetade överskott från tidigare år. Underskotten beror främst på ökade kostnader i samband med uppgradering och nya releaser. Resultatenhet mnkr eDok E-arkivet Summa Ingående resultatfond 1,4 0,7 2,1 Årets resultat -0,3 -0,1 -0,4 Utgående resultatfond 1,1 0,6 1,7 Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 35(38) Investeringar Årets investeringsbudget uppgår till 1,0 mnkr. Stadsarkivets investeringsutgift 2025 hamnade på 0,6 mnkr, en avvikelse mot budget med 0,4 mnkr. Avvikelsen beror på att en planerad investering i Stadsarkivets AV-utrustning för publika evenemang inte hann genomföras som planerat. I tertialrapport 2 prognostiserade Stadsarkivet 0,3 mnkr i utgifter, men under hösten tillkom utgifter för kameraövervakning i lokalerna på Kungsklippan. Analys av balansräkning Anläggningstillgångarna har minskat jämfört med samma tid föregående år. Detta beror på planenliga avskrivningar. Omsättningstillgångarna har minskat bland annat på grund av att stadens nya hyresmodell innebär lägre förutbetalda lokalhyror vid bokslutet 2025, då fastighetskontoret fakturerar dessa ett kvartal i förskott. Tillgångar, mnkr 2024-12-31 2025-12-31 Anläggningstillgångar 45,4 43,4 Omsättningstillgångar 14,4 9,7 Summa tillgångar 59,8 53,1 Skulder och eget kapital, mnkr 2024-12-31 2025-12-31 Eget kapital 41,2 34,6 Kortfristiga skulder 18,6 18,5 Summa skulder och eget kapital 59,8 53,1 Bedömning av nämndens interna kontroll Tillräcklig Analys Stadsarkivet bedömer att den interna kontrollen under år 2025 varit tillräcklig. Stadsarkivets egen uppföljning av den interna kontrollen visar på god efterlevnad av rutinerna utan väsentliga avvikelser. Den löpande kontrollen omfattat bland annat ekonomi, avtal informationssäkerhet, incidenter i eDok samt inspektioner av stadens hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet har arbetat med att utveckla den interna kontrollen utifrån stadsrevisionens rekommendationer i nämndens årsrapport för 2024, bland annat kopplat till dataskyddsförordningen och informationssäkerhet. Under 2025 har ytterligare informationsklassningar genomförts och Stadsarkivet har rekryterat en dokumentcontroller vilket kommer att stärka Stadsarkivets arbete i dessa frågor. Framtagandet av lokal anvisning för informationssäkerhet har fördröjts. Arbete pågår med att ta fram en lokal anvisning enligt Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 36(38) den nya stadsgemensamma mallen under 2026. Systematiskt kvalitetsarbete Stadsarkivet arbetar sedan länge med flera av de gemensamma förhållningssätt och de strategiska fokusområden som finns identifierade i Stockholms stads kvalitetsprogram. Några exempel är stockholmarna i fokus, helhetssyn, hållbarhet och att skapa handlingsutrymme för medarbetarna. Verksamheten fokuserar på syfte och värdeskapande utifrån ett användarperspektiv. Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling och stadens program för mänskliga rättigheter är ett stöd för att kvalitetsutvecklingen sker på ett rättighetsbaserat och hållbart sätt. En kontinuerlig omvärldsbevakning och fortlöpande aktiv samverkan med intressenter och forskare inom och utom staden säkerställer att tjänster och arbetssätt kan förändras i takt med användarnas behov. Medarbetarna är centrala när det gäller användarnas upplevelse av en effektiv och kvalitativt god service. Därför är kontinuerlig kompetens- och tjänsteutveckling med utgångspunkt i användarnas behov viktigt. Detta ställer krav på ett ledarskap som förmår skapa förutsättningar för en lärande miljö och en gemensam förståelse av verksamhetens syfte. • Under året har Stadsarkivets chefer utbildats i kommunikativt ledarskap, med fokus på att skapa tillit och tydlighet med hjälp av kommunikation. En undersökning om den interna kommunikationen har genomförts, vilket satt fokus på kommunikationens betydelse för den interna kulturen. • Personalsammankomsterna har haft ambitionen att på ett övergripande plan synliggöra mål och riktning och lyfta viktiga strategiska frågor som rör alla. • De nya arbetssätt som påbörjades i samband med att Stadsarkivet organiserade om sig har fortsatt att utvecklas , med ambitionen att uppmuntra fler att testa nya arbetssätt och metoder. • En ny tjänst som dokumentcontroller har inrättats, med uppdrag att ansvara för förvaltningens övergripande dokumenthantering. I och med denna tjänst kan Stadsarkivet på ett effektivare och mer säkert sätt säkerställa att rutiner kring registratur, dokumenthantering och utlämnande är uppdaterade och följs. • Stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem eDok har framgångsrikt uppgraderats för första gången sedan införandet. I och med uppgraderingen har eDok fått ett modernare gränssnitt och ny funktionalitet. • Forskningsprojektet ”Stadens ansikten. Visuell kultur och social struktur i Stockholm 1880–1930” har avslutats efter fem år. Fördjupande studier har utförts av forskare och experter vid de samarbetande institutionerna och en antologi med flera bidrag från Stadsarkivets medarbetare utkommer på Stockholmia Förlag i mars 2026. • Det nationella forsknings- och utvecklingsprojektet Swedpop syftar till att samla svenska persondatabaser så att informationen blir tillgänglig för akademisk forskning. Projektet bedrivs tillsammans med Riksarkivet samt universiteten i Lund, Göteborg och Umeå. En ny ansökan för fortsättning av projektet har under året beviljats av Vetenskapsrådet. Projektet har också under 2025 beviljats medel från Riksbankens Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 37(38) jubileumsfond för att utveckla en databas med historiska personnummer. Stadsarkivet del av den nya finansieringen uppgår till totalt 14 mnkr för perioden 2026-2031. • Samarbetet med Stockholms stadsbibliotek för att utveckla Stadsarkivets bibliotek har fortsatt. Avsikten är att skapa ett bestånd som tydligt speglar syftet att vara ett specialbibliotek med fokus på Stockholms historia och att ge kompletterande information knuten till innehållet i arkiven. • Stadsarkivets systematiska informationssäkerhets- och dataskyddsarbete har utvecklats och förstärkts, bland annat genom nya rutiner för hantering av behörigheter och incidenter. En roll som biträdande informationssäkerhetssamordnare har införts. • Ett effektivt och rättssäkert utlämnade av information kräver kontinuerligt lärande och tjänsteutveckling. Det interna digitala biblioteket Handläggarstöd uppdateras löpande så att alla medarbetar kan ge korrekt information om arkiven. En ny e-tjänst för betygshandlingar som uppfyller kraven på användarvänlighet och informationssäkerhet lanserades under i slutet av året, • I oktober genomfördes en enkätundersökning i Stadsarkivets publika läsesalar på Kungsklippan och Liljeholmskajen. Svaren visade att samtliga besökare ansåg att de fick bra service på Stadsarkivet och att de fick den hjälp de behövde av Stadsarkivets medarbetare. Systematiskt arbetsmiljöarbete Checklista för årlig uppföljning Förbättringsområden - analys av utfall Ta fram rutiner för ökad delaktighet i arbetsmiljöarbetet på enhetsnivå för identifiering av risker och anmälningar i incidentrapporteringssysstemet IA. Framgångsfaktorer-analys av utfall Nya mallar för skyddsronder har tagits fram för uppföljning av arbetsmiljön och behöver implementeras, dels på enhetsnivå i syfte att ha direkt delaktighet hos medarbetarna, dels på övergripande verksamhetsnivå för samlad bedömning. Föregående års aktiviteter från årlig uppföljning-analys av utfall Efter omgörningen av kontorsarbetsplatserna till aktivitetsbaserat kontor och genomgång tillsammans med ergonom har nya enhetliga och delvis anpassade arbetsstolar inköpts för att förbättra den egna fysiska arbetsmiljön. Stadsarkivets arbetsmiljöhandbok har reviderats och uppdaterats med nya mallar och checklistor och implementerats hos medarbetarna i samband med arbetsplatsträffar. Stadsarkivet, Verksamhetsberättelse 38(38) Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Lennart Ploom, Stadsarkivarie 2026-02-09 --- [VB bilaga 2 GDPR årsrapport 2025 Stadsarkivet.pdf] Bilaga 4 GDPR Årsrapport År 2025 Stadsarkivet GDPR årsrapport Januari 2026 Dnr: SSA 2026/150 Utgivningsdatum: 2026-01-16 Kontaktperson: Gustav Fors 3 (28) 1 Bakgrund Dataskyddsförordningen trädde i kraft som lag i Sverige den 25 maj 2018. Syftet med förordningen var att skapa enhetliga dataskyddsregler inom EU avseende respekt för privatlivet och rätten till skydd av personuppgifter enligt artikel 7 och 8 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Dataskyddsförordningen syftar även till att säkerställa det fria flödet av personuppgifter mellan medlemsstaterna i EU. Enligt dataskyddsförordningen är varje nämnd och bolagsstyrelse inom Stockholms stad ansvarig för att verksamheten följer dataskyddslagstiftningen vid hantering av personuppgifter. Det innebär att nämnd och bolagsstyrelse behöver informera sig, styra och följa upp sin verksamhet avseende behandlingen av personuppgifter. Varje nämnd och bolagsstyrelse i Stockholms stad har i enlighet med dataskyddsförordningen utnämnt ett Dataskyddsombud (”DSO”). DSO:n har till uppgift att övervaka verksamhetens integritets- och dataskyddsregelefterlevnad samt att ge rekommendationer och rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå. Denna årsrapport är således ett medel för nämnd och styrelse att ta emot de råd och rekommendationer som DSO:n är skyldig att ge till ansvarig enligt dataskyddsförordningen samt för att få insyn i vad DSO:ns granskande arbete av verksamhetens status avseende integritet och dataskydd visar. Årsrapporten syftar till att nämnd/bolagsstyrelse ska kunna fatta beslut om prioriteringar, resurser och initiativ framåt. Detta samspel resulterar i att det blir enklare för ansvarig nämnd/bolagsstyrelse att visa hur de som personuppgiftsansvarig efterlever dataskyddslagstiftningen. Dataskyddsförordningen bygger på grundläggande principer och en av dessa principer är ansvarsskyldigheten. Den innebär att nämnd eller bolagsstyrelse ska kunna visa att verksamheten efterlever dataskyddsförordningen. Årsrapporten är en mycket viktig del av denna dokumenteringsskyldighet. Årsrapporten är även ett medel för nämnds/bolagsstyrelsens uppföljning och styrning av verksamhetens systematiska integritets- och dataskyddsarbete. 4 (28) Innehåll 1 Bakgrund .........................................................................................3 2 Sammanfattning .............................................................................5 3 Obligatoriska rapporteringsområden ...........................................6 3.1 Registerförteckning ..........................................................................7 3.2 Styrdokument .................................................................................10 3.3 Tekniska och organisatoriska åtgärder för personuppgiftsbehandlingar ...........................................................13 3.4 Konsekvensbedömningar ...............................................................15 3.5 Individens rättigheter ......................................................................18 3.6 Personuppgiftsincidenter ................................................................20 4 Genomförda granskningar under året ........................................22 4.1 Sammanfattning .............................................................................22 4.2 Syfte ...............................................................................................22 4.3 Genomförda granskningar och deras resultat ................................22 4.4 DSO ger råd och rekommendationer till PUA .................................22 5 Risker inom dataskydd ................................................................24 5.1 Sammanfattning .............................................................................24 5.2 Syfte ...............................................................................................24 5.3 Resultatet av riskkartläggningen ....................................................24 5.4 DSO ger råd och rekommendationer till PUA .................................25 6 Planerade granskningar under det nya verksamhetsåret ........26 6.1 Sammanfattning .............................................................................26 6.2 Syfte ...............................................................................................26 6.3 Planerade granskningar .................................................................26 7 Övrigt att rapportera ....................................................................28 5 (28) 2 Sammanfattning Stadsarkivet har flera viktiga delar på plats när det kommer till dataskyddsarbetet. Det finns en omfattande registerförteckning och det finns vissa mallar och stöddokumentation tillgänglig. Det saknas dock tydliga rutiner för hur arbetet med dataskydd ska ske i den löpande verksamheten. Det leder till brister i det systematiska dataskyddsarbetet. Det finns även en del organisatoriska brister där en del av det ansvar gällande dataskyddsarbete som egentligen åligger informationsägarna istället hamnar hos DSO, vilket ofta är olämpligt med tanke på att DSO:n främst ska ha en granskande roll. DSO bedömer dock att Stadsarkivet har bättre förutsättningar nu än tidigare att omhänderta de brister som finns på området. En större personuppgiftsincident drabbade Stockholms stad under 2025 vilket ger anledning till att Stadsarkivet bör göra en översyn över hur personuppgifter tillhörande anställda inom förvaltningen behandlas av övriga verksamheter i staden och om nödvändiga åtgärder har vidtagits inom ramen för detta. 6 (28) 3 Obligatoriska rapporteringsområden Denna årsrapport spänner över sex obligatoriska rapporteringsområden som Personuppgiftsansvarig (”PUA”) som ett minimum ska informera sig om årligen för att kunna anses leda och styra dataskyddsarbetet så som dataskyddsförordningen avser. De obligatoriska rapporteringsområdena är registerförteckning, styrdokument, tekniska och organisatoriska åtgärder för personuppgiftsbehandlingar, konsekvensbedömningar, individens rättigheter och personuppgiftsincidenter. Nedan redogörs för nämndens eller bolagets status och DSO:ns slutsatser samt rekommendationer gällande de obligatoriska rapporteringsområdena efter DSO:ns genomförda uppföljning och granskning. 7 (28) 3.1 Registerförteckning 3.1.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Antal behandlingar som är 148 registrerade? Har nödvändiga uppdateringar Delvis gjorts? Bedöms registerförteckningen vara Nej fullständig? Har verksamheten lämpliga rutiner Nej för registerföring? 3.1.2 Syfte I enlighet med dataskyddsförordningens artikel 30 ska stadens alla förvaltningar och bolag inventera alla personuppgifter som behandlas i verksamheten, både i rollen som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde, och dokumentera dem i en så kallad registerförteckning. När registerförteckningen är upprättad skapar den en intern synlighet och förståelse för vilka personuppgifter som behandlas samt hur de hanteras. Registerförteckningen är därför dataskyddsarbetets centrala utgångspunkt och bas samt säkerställer att verksamheten beaktar att det ska finnas en laglig grund för all personuppgiftsbehandling. Det är därför viktigt att PUA får information om hur komplett verksamhetens förteckning är. Om dokumenteringskravet uppfylls kan verksamheten arbeta effektivt, systematiskt och riskbaserat och samtidigt värna individens integritet, särskilt när känsliga och särskilt skyddsvärda personuppgifter behandlas av verksamheten. Att ha en registerförteckning på plats leder till att verksamheten kan arbeta mer resurs- och kostnadseffektivt med sitt systematiska och riskbaserade dataskyddsarbete. Man kan styra insatserna där de gör störst nytta. Syftet med detta rapporteringsområde är således att rapportera till PUA hur väl verksamhetens har lyckats inventera sina personuppgifter och de personuppgifter som behandlas för annans räkning och upprätta en registerförteckning. 8 (28) 3.1.3 Resultat DSO kontrollerar hur många behandlingar som registrerats [Text] DSO kontrollerar om nödvändiga uppdateringar gjorts Uppdateringar görs delvis, men är personberoende. Tydliga rutiner för uppföljning saknas DSO bedömer hur fullständig registerförteckningen är Registerförteckningen är omfattande men då den inte uppdateras regelbundet är den inte fullständig. Vissa behandlingar saknas helt och vissa behandlingar saknar en angiven informationsägare. DSO bedömer om verksamheten har lämpliga rutiner för registerföring Det saknas tydliga rutiner för hur, när och av vem registerförteckningen ska uppdateras. 3.1.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten X Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade Då det saknas tydliga rutiner för när, hur och av vem personuppgiftsregistret ska uppdateras skiljer det sig åt mellan Stadsarkivets olika verksamhetsgrenar hur ofta nya behandlingar läggs till i förteckningen och när tidigare behandlingar uppdateras. Den befintliga förteckningen är dock omfattande och det är DSO:s uppfattning att de flesta behandlingar finns med i företeckningen. Om rutiner för uppdatering inte tas fram riskerar registerförtekningen att bli daterad och ofullständig, vilket innebär 9 (28) att den inte lever upp till kraven som ställs i dataskyddsförordningen. 3.1.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA För att säkerställa att registerförteckningen uppdateras regelbundet behöver det fastställas vem som har det övergripande ansvaret att samordna arbetet med registerförteckningen och ta fram lämpliga rutiner i samråd med exempelvis DSO och ämbetsarkivarie. DSO rekommenderar att detta samordningsansvar ska tilldelas Stadsarkivets dokumentcontroller. 10 (28) 3.2 Styrdokument 3.2.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Finns lämplig styrande Delvis dokumentation på plats? Håller innehållet i de existerande Delvis dokumenten lämplig kvalitet? Är dokumenten pedagogiska och ger Delvis de ett tillräckligt stöd? Är dokumenten uppdaterade? Nej Finns ägare till dokumenten Nej utpekade, så att uppdateringar kan bli gjorda vid behov? 3.2.2 Syfte Området syftar till att PUA genom styrdokument ska kunna visa att den bedriver ett systematiskt dataskyddsarbete och att den styr sina medarbetares hantering av personuppgifter. Genom styrdokument kommunicerar PUA till medarbetare i sin verksamhet om vad som gäller och vad som förväntas av medarbetarna, när de hanterar personuppgifter. Att styrdokument finns nedtecknade, beslutade och kommunicerade medför att medarbetaren får dataskyddsinformation och kan behålla kunskapen över tid och tillämpa den på ett konsekvent sätt. En röd tråd i Dataskyddsförordningen är att viktiga arbetssätt och rutiner ska vara dokumenterade. Detta följer bland annat av kravet på att den personuppgiftsansvarige måste kunna visa att dataskyddsförordningens principer för behandling av personuppgifter efterlevs (artikel 5). Rapporteringen av området är tvådelad: dels ska DSO bedöma om verksamheten har de styrdokument antagna och på plats, dels ska rapporteringen visa om dokumentationen innehållsmässigt håller en lämplig kvalitet, i vilket ingår bl.a. att dokumentationen ska vara uppdaterad och aktuell. 11 (28) 3.2.3 Resultat Finns lämplig styrande dokumentation på plats? Stadsarkivet har de flesta av de styrande dokument som dataskyddsförordningen föreskriver och som Stadsledningskontoret (SLK) uppmanar till på plats. I en del fall finns centrala dokument och mallar framtagna av SLK, dessa har i viss mån anpassats till Stadsarkivets verksamhet. De styrdokument och mallar som finns är samlade och tillgängliga för Stadsarkivets medarbetare i en gemensam katalog. En lokal anvisning för informationssäkerhet saknas. En sådan lokal anvisning redogöra för hur stadens övergripande ledningssystem för informationssäkerhet omhändertas i den egna verksamheten. I detta ingår även att beskriva ansvarsfördelningen för dataskyddsarbetet inom förvaltningen, så väl det operativa som det granskande och stödjande. DSO bedömer om innehållet i existerande dokument håller lämplig kvalitet Merparten av existerande dokumentation behöver ses över och troligen uppdateras för att anpassas till Stadsarkivets nuvarande organisation. 3.2.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten X Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade Dokumentation finns men den är inte alltid uppdaterad och anpassad till Stadsarkivets nuvarande organisation. Det finns också vissa frågetecken kring hur kännedomen kring dessa styrdokument är i organisationen. En lokal anvisning för informationssäkerhet saknas och i och med det även en dokumenterad ansvarsfördelning avseende dataskyddsarbetet. Det innebär att det finns en otydlighet 12 (28) kring var ansvaret för det operativa dataskyddsarbetet ligger vilket riskerar att leda till att nödvändiga åtgärder uteblir. Viss ny styrdokumentation har dock tillkommit avseende enheten IT och Digitalisering vilket är positivt. 3.2.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA Befintlig dokumentation behöver ses över och vid behov uppdateras. En fastställd ansvarsfördelning avseende dataskyddsarbetet bör tas fram, förslagsvis till att börja med som en del av den lokala anvisningen för informationssäkerhet. 13 (28) 3.3 Tekniska och organisatoriska åtgärder för personuppgiftsbehandlingar 3.3.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Hur många av 6 personuppgiftsbehandlingarna som finns i verksamheten har informationsklassats? Är klassade Ja personuppgiftsbehandlingar aktuella? 3.3.2 Syfte För att kunna skydda information (inklusive personuppgifter) med rätt slags skydd så ska verksamheten informationsklassa sin information. Stadens riktlinjer för informationssäkerhet föreskriver att alla stadens informationstillgångar ska vara klassade med stöd av SKR:s verktyg KLASSA. Utan informationsklassningen har verksamheten inte förutsättningar att välja rätt åtgärder för att skydda sin information. Det är därför av stor betydelse för dataskyddsarbetet att PUA ges en uppdaterad bild varje år av huruvida informationsklassning är genomförd för personuppgifter som verksamheten hanterar. Ansvaret för att informationsklassning genomförs ligger på den del av verksamheten som är informationsägare. En första kontrollpunkt måste därför vara om en informationsägare eller en informationsägarrepresentant med ansvar för klassning är identifierad i verksamheten. Om en ansvarig för klassningen inte har pekats ut och känner till sitt ansvar för klassning, minskar sannolikheten avsevärt att en klassning faktisk initieras. Notera att enbart sådan informationsklassning som avser behandling av, eller system som omfattar, personuppgifter är av intresse för DSO:s årsrapportering. Eftersom informationsklassning är ett arbete som görs inom ramen för informationssäkerhetsarbetet, bör DSO samråda och planera uppföljningen tillsammans med informationssäkerhetssamordnare. Enligt stadens metodik klassas personuppgifter och övrig 14 (28) information i samma workshop, och slutsatserna kring klassningen dokumenteras i samma protokoll. 3.3.3 Resultat Arbetet med att informationsklassa Stadsarkivets informationstillgångar går framåt. Under året har bland annat Stadsarkivets egen information i eDok informationsklassats. Det kvarstår ett arbete med att informationsklassa alla informationstillgångar som innehåller personuppgifter men DSO:s bedömning är att förutsättningarna för att Stadsarkivet ska genomföra nödvändiga informationsklassningar är bättre än tidigare. 3.3.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder X Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade 3.3.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA DSO rekommenderar att informationstillgångar innehållandes personuppgifter prioriteras i arbetet med informationsklassningar. Övriga rekommendationer angående informationsklassningar ges av informationssäkerhetssamordnare i Ledningens genomgång av informationssäkerhet. 15 (28) 3.4 Konsekvensbedömningar 3.4.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Har man identifierat alla Nej behandlingar som det borde göras konsekvensbedömningar av? Har alla potentiella Nej högriskbehandlingar konsekvensbedömts? Är de genomförda bedömningarna Ja aktuella? 3.4.2 Syfte Konsekvensbedömningen hjälper organisationen att identifiera och minimera integritetsriskerna för personuppgifter som behandlas i verksamheten. En konsekvensbedömning har till syfte att identifiera och dokumentera risker kopplade till en viss behandling, samt att bedöma sannolikheten och konsekvensen om riskscenariot skulle inträffa. Baserat på bedömningen kan eller ska riskförebyggande åtgärder vidtas. Konsekvensbedömningen anses liksom registerförteckning och informationsklassning som ett viktigt verktyg för verksamhetens dataskyddsarbete. Kravet på konsekvensbedömning är dessutom ett uttryckligt krav enligt dataskyddsförordningen. och ska utföras för alla behandlingar som ”sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter” (artikel 35.1). Notera att IMY på sin webbplats har publicerat en förtydligande förteckning över när personuppgiftsbehandlingar kräver en konsekvensbedömning. Det är viktigt att PUA genom årsrapporten får en uppdaterad bild av hur fullständig verksamhetens situation är i fråga om konsekvensbedömningar avseende dataskydd. 16 (28) 3.4.3 Resultat Har man identifierat alla behandlingar som det borde göras konsekvensbedömningar av? Nej, ingen fullständig genomgång av vilka behandlingar som behöver konsekvensbedömmas har gjorts. En inventering av vilka av Stadsarkivets register och databaser som innehåller personuppgifter har dock påbörjats. Har konsekvensbedömning gjorts för alla potentiella högriskbehandlingar av personuppgifter? Konsekvensbedömning har under 2025 gjorts för den behandling som enligt bedömning sannolikt kunnat leda till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Behandling är ett led i Stadsarkivets arbete med att tillgängliggöra skolbetyg via en webtjänst. Det kan dock finnas fler högriskbehandlingar där konsekvensbedömning ej genomförts, i och med att ingen fullständig genomgång av vilka behandlingar som bör konsekvensbedömmas har gjorts. Är de genomförda konsekvensbedömningarna aktuella? Ja, men sannolikt bör fler bedömningar genomföras. 3.4.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala X Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade Avsaknaden av konsekvensbedömningar och riskanalyser är en allvarlig brist i Stadsarkivets dataskyddsarbete. Då konsekvensbedömningar är ett krav för vissa personuppgiftsbehandlingar och även i övrigt är ett bra verktyg för 17 (28) att identifiera vilka risker en viss personuppgiftsbehandling kan medföra för de registrerade är det av högsta vikt att en ordentlig översyn görs på detta område. 3.4.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA Bristerna avseende konsekvensbedömningar kvarstår i stort från tidigare år. En viss förbättring har skett då konsekvensbedömning avseende en högriskbehandling har gjorts i enlighet med dataskyddsförordningens regler. Det saknas dock fortfarande tydliga rutiner för när och hur konsekvensbedömningar ska genomföras. DSO rekommenderar att resurser avsätts för att göra en genomlysning av Stadsarkivets personuppgiftsbehandlingar för att i första hand identifiera potentiella högriskbehandlingar där konsekvensbedömning ska genomföras enligt dataskyddsförordningen. 18 (28) 3.5 Individens rättigheter 3.5.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Hur många begäran (om 3 registerutdrag, begränsning, radering etc.) har inkommit från registrerade personer? Hur många av dessa begäran har Samtliga hanterats av verksamheten inom 30 dagar? 3.5.2 Syfte Registrerade personer har enligt dataskyddsförordningen ett antal rättigheter som på olika sätt ska garantera att den registrerade personen har insyn i hur dennes personuppgifter hanteras samt har en viss kontroll över personuppgiftsbehandlingen. Det är ett krav enligt förordningen att personuppgiftsansvarig tillgodoser rättigheterna i fråga. Rättigheterna medför en rätt att ställa krav på att verksamheten vidtar vissa åtgärder, som exempelvis att lämna ut ett så kallat registerutdrag eller begära rättning av vissa uppgifter. Verksamheten har enligt dataskyddsförordningen en skyldighet att vidta åtgärder inom trettio dagar efter att ha mottagit begäran. 3.5.3 Resultat Har verksamheten förutsättningar att hantera registrerades rättigheter inom föreskriven tidsfrist? DSO bedömer att verksamheten har mycket goda förutsättningar att hantera registrerades rättigheter i tid. I regel gäller de begäran om rättelse, radering etc. som Stadsarkivet får in ändring av personuppgifter i arkivhandlingar. När det gäller personuppgifter i arkiverade handlingar hos en arkivmyndighet finns det undantag från dessa rättigheter i arkivförordningen (1991:446) vilket innebär att Stadsarkivet inte har någon skyldighet att exempelvis rätta 19 (28) personuppgifter i arkivhandlingarna. Begäran ska ändå besvaras inom de stadgade 30 dagar, vilket Stadsarkivet har goda rutiner för. 3.5.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga X Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade 3.5.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA De begäran som inkommit från registrerade personer har behandlats snabbt och korrekt av Stadsarkivet. Den enda synpunkt DSO har är att, vilket sammanfaller med det som nämnts ovan i avsnitt 3.2, den dokumentation som finns gällande de registrerades rättigheter kan behöva ses över. Detta som ett led i att få till tydligare och mindre personberoende rutiner. 20 (28) 3.6 Personuppgiftsincidenter 3.6.1 Sammanfattning Fråga/kontroll Svar Hur upptäcks Av medarbetare som rapporterar personuppgiftsincidenter? till DSO. Hur många personuppgiftsincidenter 1 har dokumenterats? Hur många av dessa har ansetts 1 behöva rapporteras (till IMY resp. till berörda personer) och inte? Hur många av incidenterna har Samtliga rapporterats i tid till tillsynsmyndigheten? 3.6.2 Syfte Med begreppet personuppgiftsincident avses enligt dataskyddsförordningen (artikel 4.12) ”en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.” I en verksamhet kan förekomma många andra typer av incidenter, som inte involverar personuppgifter. Det är viktigt att hålla den saken i åtanke, så att årsrapporteringen inte omfattar annat än just personuppgiftsincidenter. Vidare är det en grundförutsättning för hanteringen av personuppgifter att incidenter över huvud taget upptäcks, samt att verksamheten förstår att hantera incidenter som rör personuppgifter på det särskilda sätt som dataskyddsförordningen kräver. Hantering av personuppgiftsincidenter är en viktig och obligatorisk komponent bland dataskyddsförordningens olika verktyg för att åstadkomma en sund personuppgiftshantering. Incidenthanteringen består av två huvudsakliga moment – dokumentering respektive rapportering. Stadens mall för DSO:s årsrapport är avsedd att fokusera på rapporteringen. 21 (28) 3.6.3 Resultat Hur väl förmår verksamheten att rapportera personuppgiftsincidenter i tid till Integritetsskyddsmyndigheten? För de incidenter som upptäcks och dokumenteras görs en bedömning av om rapportering till IMY behöver ske och eventuell rapportering görs inom de föreskrivna 72 timmarna. 3.6.4 DSO anger hur allvarliga bristerna är på en skala Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga X Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade De incidenter som rapporteras behandlas inom föreskriven tid. Dock är det väldigt få incidenter som rapporteras. Det är därför troligt att incidenter som av medarbetare uppfattas som mindre allvarliga inte rapporteras. 3.6.5 DSO ger råd och rekommendationer till PUA Utbildning av medarbetare och kommunikation kring vikten av att rapportera alla personuppgiftsincidenter oavsett hur allvarliga de tycks vara behövs. Den incident som anmälts till IMY var den stadsövergripande incidenten som skedde i företaget Miljödatas system. Denna incident föranleder ett behov av att utreda hur personuppgiftsansvaret är reglerat mellan stadens nämnder. DSO rekommenderar att detta följs upp. Se mer under avsnitt 7 ”Övrigt att rapportera”. 22 (28) Genomförda granskningar 4 under året 4.1 Sammanfattning Genomförda granskningar: • Personuppgiftsbiträdesavtal 4.2 Syfte DSO ska i sitt arbete göra återkommande granskningar av hur väl GDPR efterlevs i verksamheten. Resultaten av granskningarna ligger sedan till grund för vilka beslut verksamheten fattar i fråga om dataskyddsåtgärder. För PUA är det därför av stor betydelse att få rapportering om vilka granskningar som gjorts under det gångna året och resultatet av granskningarna. 4.3 Genomförda granskningar och deras resultat Personuppgiftsbiträdesavtal Allvarliga brister identifierade som omgående kräver insatser av ledning och/eller övriga verksamheten X Brister identifierade som bedöms vara omfattande och/eller kräva omgående åtgärder Brister identifierade som bör åtgärdas men ej bedöms vara brådskande, omfattande eller allvarliga Inga brister av nämnvärd betydelse identifierade En granskning av Stadsarkivets personuppgiftsbiträdesavtal visar att det finns vissa brister både vad gäller kvaliteten och förekomsten avseende personuppgiftsbiträdesavtal. 4.4 DSO ger råd och rekommendationer till PUA En översyn bör göras dels av Stadsarkivets befintliga personuppgiftsbiträdesavtal men också en inventering av var det i nuläget saknas avtal. Både vad gäller de fall där Kulturnämnden 23 (28) genom Stadsarkivet är personuppgiftsansvarig och där den är personuppgiftsbiträde. En uppdatering pågår av de personuppgiftsbiträdesavtal som Stadsarkivet tecknar med andra bolag och nämnder inom staden i samband med de arkivtjänster Stadsarkivet erbjuder. Motsvarande översyn bör göras avseende behovet av personuppgiftsbiträdesavtal mellan Stadsarkivet och stadens verksamheter när det gäller förvaltningen av det stadsgemensamma ärendehanteringssystemet eDok. En sådan översyn är dock beroende av hur staden centralt ser på de behandlingar som sker i stadens gemensamma centrala system. Stadsarkivets samverkan med Riksarkivet och användandet av arkivredovisningssystemet Arkis behöver också utredas avseende personuppgiftsansvaret. 24 (28) Risker inom dataskydd 5 5.1 Sammanfattning Den största risken inom dataskydd för Stadsarkivet är att avsaknaden av tydliga rutiner och en otydlig ansvarsfördelning gör att dataskyddsarbetet riskerar att bli eftersatt inom vissa områden. Den största utmaningen i Stadsarkivets dataskyddsarbete är att få dessa rutiner på plats och att göra dataskyddsfrågorna till en integrerad del av den ordinarie verksamheten. För att komma till rätta med detta behöver en tydlig organisation för dataskydds- och informationssäkerhetsarbetet finnas på plats. DSO:s roll behöver renodlas till en granskande och rådgivande funktion så det faktiska dataskyddsarbetet kan pågå integrerat i verksamheterna. Förutsättningarna för att få till en fungerande dataskyddsorganisation är bättre än tidigare på Stadsarkivet. Dels på grund av att omorganisationen lett till en tydligare ansvarsfördelning avseende Stadsarkivets IT och dels då en dokumentcontroller med ansvar för att ta fram rutiner för Stadsarkivets informationshantering har anställts. 5.2 Syfte Verksamheten har ansvar för att göra vissa typer av riskanalyser, så som konsekvensbedömningar och informationsklassningar, men dessa ger inte en heltäckande bild av personuppgiftsriskerna i verksamheten. DSO behöver som underlag för sin egen planering och sitt löpande arbete ha kontinuerlig överblick över dessa risker, i verksamhetens samtliga personuppgiftsbehandlingar. Exempelvis krävs en sådan överblick för att kunna välja ut vilka områden som bör granskas under det kommande året eller för att avgöra vilka råd som DSO behöver lämna till verksamheten om dataskyddsåtgärder som behöver vidtas. 5.3 Resultatet av riskkartläggningen Risken med att Stadsarkivets dataskyddsarbete är personberoende och inte en integrerad del av den löpande verksamheten med tydliga rutiner är kvarstående från tidigare år. DSO är medveten om att det för en mindre organisation finns svårigheter med att avsätta nödvändiga resurser för att prioritera dataskyddsarbetet. Men bedömningen är att det finns bättre förutsättningar nu än tidigare för att genomföra vissa insatser för att förbättra det löpande dataskyddsarbetet. 25 (28) Stadsarkivets omorganisation har lett till att ansvaret för Stadsarkivets IT-system har samlats i en enhet där erfarenhet finns sedan tidigare avseende informationssäkerhets- och dataskyddsarbete som ett led i förvaltningen av eDok. De rutiner och lathundar som finns på plats för enheten IT och digitalisering kan användas för att ta fram rutiner som är övergripande för hela Stadsarkivet. En dokumentcontroller med ansvar för att ta fram rutiner avseende Stadsarkivets informationshantering har anställts. Denna nya funktion ger också förutsättningar för att ta fram och implementera rutiner avseende dataskyddsarbetet. 5.4 DSO ger råd och rekommendationer till PUA DSO rekommenderar att de förbättrade förutsättningarna för att utveckla dataskyddsarbetet tas tillvara på under 2026 så att rutiner och riktlinjer kommer på plats och blir kända i organisationen. 26 (28) Planerade granskningar under 6 det nya verksamhetsåret 6.1 Sammanfattning Relevanta granskningsområden inom verksamheten: • Stadsarkivets publicerade information • Stadsarkivets sociala medier och andra externa kommunikationskanaler Samt uppföljning av personuppgiftsbiträdesavtal. 6.2 Syfte Det granskande arbetet en av dataskyddsombudets viktigaste uppgifter. Eftersom dataskyddsombudet ofta har begränsat med tid, behöver granskningsplanen för det nya året utformas med eftertanke. Som en tumregel bör två-tre granskningar ses som en rimlig granskningsinsats under ett verksamhetsår. Granskningsområdena bör lämpligen väljas utifrån ett riskbaserat synsätt, det vill säga att fokus bör ligga på områden där verksamhetens mest relevanta risker har identifierats i riskanalysen och i de övriga rapporteringspunkter i årsrapporten som visar på brister. Därigenom åstadkoms en röd tråd i dataskyddsarbetet från ett verksamhetsår till nästa samtidigt som de största riskerna elimineras eller åtminstone sänks till en mer acceptabel nivå. 6.3 Planerade granskningar Stadsarkivets publicerade information En granskning av den information som Stadsarkivet har publicerat i externa kanaler och huruvida den innehåller personuppgifter och om nödvändiga åtgärder i sådana fall har vidtagits. I och med att informationen gjorts tillgänglig för allmänheten är det av särskild vikt att personuppgiftsbehandlingen det kan innebära sker i enlighet med dataskyddsförordningens regler. Stadsarkivets sociala medier och externa kommunikationskanaler Likt Stadsarkivets publicerade information vänder sig Stadsarkivets användande av sociala medier och andra externa kommunikationskanaler till allmänheten. Det finns också anledning 27 (28) att granska de eventuella tredjelandsöverföringar som kan ske i samband med detta. 28 (28) Övrigt att rapportera 7 Under 2025 drabbades staden av en större personuppgiftsincident där uppgifter om anställda röjdes. Incidenten skedde i form av ett antagonistiskt angrepp, en så kallad ransomware-attack, mot leverantören Miljödatas IT-miljöer. Uppgifter om stadens anställda fanns i en version av arbetsmiljösystemet Stella som ännu inte tagits i drift. Personuppgifterna hade överlämnats till Miljödata från enheten för hr-system vid Stadsledningskontoret. Incidenten väcker frågor kring hur Stockholms stad ser på personuppgiftsansvaret när personuppgifter avseende anställda vid en förvaltning behandlas av en annan nämnd, exempelvis när det gäller stadsgemensamma centrala system. I det aktuella fallet uppmanades alla förvaltningar att göra en egen incidenthantering trots att incidenten i realiteten varit skett med i en personuppgiftsbehandling som Stadsledningskontoret ansvarat för och att personuppgiftsbiträdesinstruktion mellan Stadsledningskontoret och övriga nämnder saknats avseende denna behandling. En central översyn av personuppgiftsansvaret för dessa typer av behandlingar ska göras av Stadsledningskontoret. DSO rekommenderar att denna översyn följs upp och att Stadsarkivet ser över vilka personuppgifter för anställda som behandlas av andra aktörer inom staden. Översynen kan också få påverkan för vilka krav som ställs på Stadsarkivets behandling av andra verksamheter i stadens personuppgifter inom förvaltningen av det stadsgemensamma systemet eDok. --- [VB bilaga 1 KuNark VB 2025.pdf] Kulturnämnden: stadsarkivet Uppföljning av budget 2025 - verksamhetsberättelse och bokslut Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Kostnader och intäkter (-) för betydande projekt eller projekt över 50 mnkr som ej är investeringar Ack. t.o.m. 2024 2025 2026 Total Budget Utfall Budget Prognos Beslutat Prognos Beslutat Prognos Mnkr (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Total Total Total Total Start- Avslutn. Start- Avslutn. (-) (-) (-) (-) (-) kostnad intäkt kostnad intäkt datum datum datum datum Projekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Vid behov kan egna delsummeringar för grupper av projekt infogas. OBS att summaformeln kan behöva ändras. 1 och 2 Ackumulerad kostnad resp. intäkt t.o.m. 2024 för projektet. 11 och 12 Totalt beslutad/beviljad kostnad resp. intäkt för projektet. 15 och 16 Datum projektet ska starta resp. avslutas enligt beslutet. 17 och 18 Prognos för projektets start- respektive slutdatum. Avikelser från beslutade (15 resp. 16) datum ska förklaras. Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Avvikelser gentemot budget eller totalt beslutad kostnad resp. intäkt ska speciellt kommenteras med angivelse av dess orsak samt vidtagen åtgärd. 2026-01-27 10:28 Verksamhetsprojekt Kulturnämnden: stadsarkivet Vid frågor kontakta slk-controller för nämnden, vid stadsledningskontoret Uppföljning av budget 2025 - verksamhetsberättelse och bokslut Resultatenhetens namn Resultat- Varav 5 % av Resultat- Resultat 2025 Har resultatet Ackumulerad Ackumulerad 10 % av Årets enheternas resultat- enheternas (exkl. resultatfond) uppkommit av resultatöverföring resultatöverföring resultat- resultat- (Intraprenader anges särskilt) bruttobudget enheternas resultat Överskott (-) resultatenhetens till 2026 till 2026 enheternas överföring 2025 bruttobudget 2024 Underskott (+) eget handlande? Överskott (+) % bruttobudget % 2025 Överskott (-) Underskott (-) MAX 10 % 2025 MAX 5 % tkr Underskott (+) JA / NEJ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0,0 0,0% 0 0,0% Uppföljning av resultatenheter eDok IT-prislistan 13 300,0 665,0 -1 425,0 299,0JA 1 126,0 8,5% 1 330 -2,2% e-arkivet IT-prislistan 7 800,0 390,0 -649,0 61,0JA 588,0 7,5% 780 -0,8% Anvisningar för ifyllande av blankett Resultatenheter 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 1) Resultatenhetens namn (intraprenader skall särskilt anges). 0,0 0,0% 0 0,0% 2) Resultatenhetens bruttobudget t.ex. beräknad ersättning (anges i tkr) 0,0 0,0% 0 0,0% 3) Belopp som motsvarar 5 % av enhetens bruttobudget (anges i tkr) 0,0 0,0% 0 0,0% 4) Summan ska överensstämma med resultatenheternas resultat i bokslutet 0,0 0,0% 0 0,0% 5) Avser hela resultatet (100 % exkl. resultatfond) 0,0 0,0% 0 0,0% 6) Resultatenheterna ska föra över sitt resultat till följande år, både över- och underskott, som uppkommit 0,0 0,0% 0 0,0% till följd av enhetens eget handlande med maximalt 5% av enhetens bruttobudget för året 0,0 0,0% 0 0,0% 7) Resultatfonden får ha ett överskott med motsvarande maximalt 10 % av enhetens bruttobudget 0,0 0,0% 0 0,0% 8) Kontroll av ackumulerad resultatöverföring (max 10 %) 0,0 0,0% 0 0,0% 9) Belopp som motsvarar 10 % av enhetens bruttobudget (anges i tkr) 0,0 0,0% 0 0,0% 10) Kontroll av årets överföring (max 5 %) 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% Om blanketten inte räcker till kan fler rader infogas i tabellen. 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% Summa resultatenheter 21 100,0 -2 074,0 360,0 1 714,0 2026-01-27 10:29 Resultatenheter Kulturnämnden: stadsarkivet Uppföljning av budget 2025 - verksamhetsberättelse och bokslut 2024 2025 Utgifter (1) (2) (3) (4) mnkr Utfall VP 2025 S:a Utfall utgift Utgift avvik utgift 2024 2025 2025 Inventarier och maskiner 0,7 1,0 -0,4 0,6 Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Kulturnämnden: stadsarkivet Omklassificering av ej aktiverbara utgifter hänförliga till investeringar Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Prognos (mnkr) Prognos T2, VP 2025 Utfall 2025 2025 Ej aktiverbara utgifter Ej aktiverbara inkomster 2026-01-27 10:30 Ej aktiverbara utgifter-inkomst Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. 2026-01-27 10:30 Ej aktiverbara utgifter-inkomst Kulturnämnden: stadsarkivet Verksamhetsberättelse 2025 Kontaktperson: Johanna Persson, strateg stadsledningskontoret johanna.persson@stockholm.se Redovisa samtliga innovationssatsningar som avslutats under året. Redovisningen ska innehålla * en kortfattad beskrivning av satsningen * resultatet och effekten av satsningen (inkl. om satsningen har implementerats i ordinarie verksamhet alt skäl till att det inte gjorts) * lärdomar från satsningen samt på vilket sätt den kan spridas i andra verksamheter i staden. Innovationssatsningar Namn på satsningen Kortfattad beskrivning av Resultat och effekt av Vilka lärdomar På vilket sätt kan satsningen Kontaktperson, syfte och mål. satsningen, exempelvis, har gjorts? spridas i andra verksamheter i namn samt e- har den implementerats? staden? post n/a --- [VB bilaga 4 Nyckeltal 2025 Stadsarkivet.pdf] Handläggare: Johan Bergkvist Telefon nr: 08-50828322 Mejladress: johan.bergkvist@stockholm.se Nyckeltal för personalstatistik för Stadsarkivet Nyckeltal 122: Andel tillsvidareanställda Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Antal tillsvidare- Totala antalet Andel anställningar anställningar Andel tillsvidare- tillsvidareanställda anställningar Tillsvidareanställda 71 75 94,7% 94,7% Kommentarer: Nyckeltal 123: Andel heltidstjänster Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Antal heltids- Totala antalet Andel heltids- Andel heltids- anställningar tillsvidare- anställningar anställningar anställningar Heltidstjänster 68 71 95,8% 93,1% Kommentarer: Nyckeltal 124: Personalomsättning Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Genomsnittligt Personalomsätt- Personal-omsättning Det lägsta talet av antal tillvidare- ning (%) % antalet avgångar anställningar eller rekryteringar under året av tillsvidare- anställningar Personalomsättning 6 72 8,3% 4,2% Kommentarer: Nyckeltal 125: Andelen kvinnliga chefer i förhållande till andelen kvinnor bland de anställda* Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Antalet anställda Totala antalet Andel kvinnor Antalet kvinnor i Totala antalet chefer Andel kvinnliga Kvinnliga Kvinnliga kvinnor anställda (%) chefsposition chefer (%) chefer chefer (kvot) (kvot) Kvinnliga chefer 39 75 52,0% 3 6 50,0% 0,96 0,82 Kommentarer: Nyckeltal 126: Andelen utrikes födda chefer i förhållande till andelen utrikes födda medarbetare Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Utrikes födda Utrikes födda chefer chefer (kvot) (kvot) Utrikes födda chefer 3,41 1,75 Kommentarer: Nyckeltal 127: Korttidsfrånvaro. (Sjukfrånvarotimmar dag 1-14 i förhållande till den totalt avtalade arbetstiden.) Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Antal Totala antalet Andel korttids- Andel korttids- sjukfrånvaro- timmar av avtalad sjukfrånvaro sjukfrånvaro dagar dag 1-14 arbetstid Korttidssjukfrånvaro 229 26 419 0,87% 0,97% Kommentarer: Nyckeltal 128: Långtidsfrånvaro. (Sjukfrånvarotimmar dag 15 och framåt i förhållande till den totalt avtalade arbetstiden.) Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Antal Totala antalet Andel långtids- Andel långtids- sjukfrånvaro- dagar av avtalad sjukfrånvaro sjukfrånvaro timmar dag 15- arbetstid Långtidssjukfrånvaro 505 26 419 1,91% 1,38% Kommentarer: Nyckeltal 129: Kostnad korttidsfrånvaro per årsarbetare (kostnad utan personalförsäkring (PF)) Underlag 2025 Nyckeltal 2025 Nyckeltal 2024 Kostnad för Antalet Kostnad Kostnad sjukfrånvaro- årsarbetare* sjukfrånvaro per sjukfrånvaro per dagar dag 2-14 i årsarbetare, årsarbetare, kronor tkr kronor Kostnad korttidsfrånvaro 394 78 5062 3 925 Kommentarer: --- [VB bilaga 3 Uppfoljning av Intern kontroll Stadsarkivet 2025.pdf] Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2026/107 Sid 1 (7) 2026-01-21 Handläggare Till Johan Bergkvist Kulturnämnden Telefon: 08-50828300 Uppföljning av Intern kontroll 2025, Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Sid 2 (7) Innehållsförteckning Bedömning av nämndens interna kontroll ................................................................................................................................................................3 Uppföljning av nämndens internkontrollplan ..........................................................................................................................................................4 Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen ..................................................................................................................................................... 4 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv ............................................................................................................... 4 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden .......................................................................................................................... 4 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser .......................................................................................................................................................... 5 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt ...................................................................................... 5 Tjänsteutlåtande Sid 3 (7) Bedömning av nämndens interna kontroll Tillräcklig Analys Stadsarkivet bedömer att den interna kontrollen under år 2025 varit tillräcklig. Stadsarkivets egen uppföljning av den interna kontrollen visar på god efterlevnad av rutinerna utan väsentliga avvikelser. Den löpande kontrollen omfattat bland annat ekonomi, avtal informationssäkerhet, incidenter i eDok samt inspektioner av stadens hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet har arbetat med att utveckla den interna kontrollen utifrån stadsrevisionens rekommendationer i nämndens årsrapport för 2024, bland annat kopplat till dataskyddsförordningen och informationssäkerhet. Under 2025 har ytterligare informationsklassningar genomförts och Stadsarkivet har rekryterat en dokumentcontroller vilket kommer att stärka Stadsarkivets arbete i dessa frågor. Framtagandet av lokal anvisning för informationssäkerhet har fördröjts. Arbete pågår med att ta fram en lokal anvisning enligt den nya stadsgemensamma mallen under 2026. Tjänsteutlåtande Sid 4 (7) Uppföljning av nämndens internkontrollplan Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv Process: Utlämnande av allmän handling Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Ta fram Genomgång av Uppföljning att systematisk genomgång är genomförd arkivhandlingar ur arkivmagasin arkivmagasinen Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: I planeringen av en genomgång av arkivet blev det tydligt att Stadsarkivet först behöver ägna tid åt att vårda handlingar, för att göra dem möjliga för utlämnanden. Därför anordnades istället en arkivvårdsdag då flertalet medarbetare tog hand om skadade, och bristfälligt etiketterade volymer, vilket gör dessa lättare att hitta och lämna ut, samt säkerställer att arkivmaterialet kan långtidsbevaras på ett säkert sätt i magasinen. En genomgång av magasinet kan ske med bättre resultat när Stadsarkivet hanterat de mest kritiska arkivvårdsinsatserna. 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Process: Inköp och avtalstrohet Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Köpa in varor och Uppföljning via Uppföljning av statistik och stickprovskontroller tjänster inköpssystemet och övriga externa inköp Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Uppföljning är genomförd och visar att stickprovskontroll är genomförd och dokumenterad tre gånger under 2025 utan några väsentliga avvikelser. Under 2025 har arbete pågått för att en större andel av inköp görs i stadens inköpssystem, vilket gett resultat. Process: Systematiskt informationssäkerhetsarbete Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Tjänsteutlåtande Sid 5 (7) Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Implementering av Implementering av Uppföljning av att organisationen i lokal anvisning är etablerad lokal anvisning lokal anvisning för informationssäkerhet Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Uppföljning är genomförd. Uppföljningen visar att framtagandet av lokal anvisning för informationssäkerhet har fördröjts. Arbete pågår med att ta fram en lokal anvisning enligt den nya stadsgemensamma mallen och det arbetet beräknas bli klart under 2026. Informationsklassning Informationsklassning Kontroll av prioriterade informationsklassningar och årlig uppföljning av risk- och Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: konsekvensanalys, Kontrollen visar att en inventering och övergripande informationsklassning av Stadsarkivets lokala system och databaser objektsplan som överförts till systemtjänsteavtalet har genomförts. 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Process: Förebygga välfärdsbrott Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Följa riktlinjer för Information och Stickprov av fakturor av personlig karaktär representation, mutor stickprovskontroller och jäv Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Stickprovskontroll har genomförts och dokumenterats tre gånger under 2025. Kontrollen har inte identifierat några väsentliga avvikelser. 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Process: Förvalta och vidareutveckla stadens systemstöd för ärende- och dokumenthantering Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Förvalta och Uppgradering av Uppföljning av antalet prestandarelaterade incidenter vidareutveckla eDok systemstödet Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Åren 2022 till 2024 uppvisar många driftstörningar per år som orsakats av icke optimerade databasförfrågningar som gjorde att vissa funktioner i systemet upplevdes som segt eller helt icke responsiv.. Efter uppgraderingen 2025 av eDok till 3.0 så har systemstödets prestanda framförallt när det kommer till databasförfrågningar optimerats och systemstödet blivit stabilare. Återkopplingen från dagliga användare har varit positiv och bekräftar eDok förvaltningens insikter och data som presenteras ovan. . Tjänsteutlåtande Sid 6 (7) Process: Säkerställa att staden har en effektiv informationsförsörjning som stöder en transparent förvaltning. Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Inspektioner och Dialog och Uppföljning av insatser inom prioriterade områden förelägganden processmöten Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Uppföljningen är genomförd. Under 2025 har Stadsarkivet arbetat vidare med olika insatser som varit direkt kopplade till verksamheternas synpunkter/önskemål på samverkan med Stadsarkivet. Insatserna har syftat till ett ökat värdeskapande för stadens verksamheters arkivarier och arkiv-ansvariga i deras arbete med en långsiktigt hållbar informations-hantering, och i deras kommunikation med Stadsarkivet. Att vidareutveckla och förbättra arbetsprocessen inom digitala leveranser samt att effektivisera interna arbetsprocesser och intern samverkan rörande rådgivning har varit i fokus. En arbetsgrupp bestående av arkivarier från stadens verksamheter har samman-kallats och påbörjat ett arbete med att revidera vägledningen ”Att redovisa information i Stockholms stad” tillsammans med handläggare från Stadsarkivet. Stadsarkivet har inlett en utvecklingsaktivitet som syftar till att utveckla och förbättra Stadsarkivets stöd till stadens verksamheter. Aktiviteten ska arbeta utifrån design thinking-metoden, för att ta fram ett metodstöd som förenklar stadens verksamheters informationshantering. Stadsarkivets handläggare/arkivarier samt stadens verksamheters arkivarier och arkivansvariga har identifierats som två separata målgrupper vars olika behov och förutsättningar ska utvärderas. Aktiviteten kommer att fortsätta under 2026. Tjänsteutlåtande Sid 7 (7) Process: Säkerställa sökbara och tillgängliga arkiv över tid Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Förvara, registrera Metadatasättning Kontroll att åtgärder genomförts och vårda arkiv Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Under 2025 har Stadsarkivet sammanställt en ny arkivvårdsplan som omfattar ca. 200 arkivvårdande aktiviteter, vilka varierar från större projekt till enklare åtgärder. Av årets 64 utförda aktiviteter avser 10 registervård i form av metadatasättning, i syfte att synliggöra och tillgängliggöra arkivinformation för Stadsarkivets användare. Kontroll sker genom tydlig ansvarsfördelning, tidsatta aktiviteter samt granskning av uppföljningsdokumentation. Stadsarkivet har under 2025 genomfört en granskning av Stadsarkivets interna dokumenthantering och registrering i eDok. Samordnad Uppföljning av kompetensinsats skadedjurskontroll (IPM) Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: En förvaltningsövergripande IPM-grupp (Integrated Pest Management) har inrättats i syfte att på ett strukturerat, effektivt och förebyggande sätt skydda lokaler och arkivinformation från skadedjur. IPM-gruppen ansvarar även för insamling av statistik enligt framtaget årshjul samt för arbete med katastrofvagnar, mögelsanering, hantering av slitage, byte av fällor och uppföljning av skadedjursbekämpning. Under 2025 har gruppen träffats för att se över befintliga rutiner och minska risken för skador i lokalerna och på analoga arkivhandlingar. En ny rutin för att snabbt upptäcka och åtgärda angrepp har presenterats och implementerats. Gruppen har även erbjudits möjlighet att delta i en IPM-koordinatorkurs hos Riksantikvarieämbetet, vilken två medarbetare har genomfört. Process: Ta emot bevarandeinformation Arbetssätt Systematisk kontroll Kontrollaktivitet Förbereda och ta Nya rutiner för Uppföljning att processen inför leverans har effektiviserats emot en leverans leveransframställan Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Under 2025 genomfördes en kartläggning av digitala leveranser på önskemål från stadens verksamheter. Arbetet resulterade i en revidering av den befintliga checklistan samt framtagandet av ett nytt webbformulär. Syftet är att redan från början tydliggöra förväntningar och ansvarsfördelning inför leverans till e-arkiv Stockholm. Kartläggningen ledde även till nya rutiner och arbetssätt, där verksamheterna ansvarar för att leverera nödvändig information inom en avgränsad och förutbestämd anslutningstid. Under året har även nya riktlinjer för det digitala mellanarkivet tagits fram, och en ny informationsyta om e-arkiv Stockholm har skapats på intranätet. Arbetet resulterade i enklare och tydligare leveransarbete, både för verksamheterna och för stadsarkivet.