Improving City Theater Finances and Operations

[Ärende 6 a Underlag uppföljning revisorerna.pdf] Ärende 6 a Till styrelsen för Kulturhuset Stadsteatern AB Styrelsesammanträde 1/2026 – 2026-01-27 Uppföljning revisorernas rekommendationer Styrelsen har erhållit skriftligt underlag enligt bilaga 6 b. Styrelsen föreslås besluta att underlaget mottagits, enligt bilaga 6 b. Malin Dahlberg VD --- [Ärende 6 b Uppföljning revisionskontorets rekommendationer 2025.pdf] Område Rekommendation Åtgärder 2025 Oegentligheter säkerställa att • Utökad manuell kontroll i systemstödet agresso. representation och resor • Översyn av kontroller som genomförs på ekonomienheten. utgår från en restriktiv • Internkommunikation gällande regelverk och rutiner på inriktning och kännetecknas intranätet och APT-möten. av måttfullhet i enlighet • Information på chefsforum. med stadens riktlinjer och • Översyn och uppdatering av ekonomihandboken. bolagets policy. • Utveckling av informationen på intranätet. • Utökade kontroller inom ramen för internkontrollarbetet har genomförts. • Fördjupade kontroller för resor och representation genom stickprov. säkerställa att bolaget följer • Utökad manuell kontroll i ekonomisystemet agresso sin resepolicy, till exempel gällande godkännande av resor. gällande resor i tjänsten och • Förstudie av digitalisering av kvittohantering med syfte att representation. effektivisera administrationen för att kunna lägga tid på att säkerställa och kontrollera att underlag och kontering är korrekta (gäller samtliga inköp). • Vid kontrolltillfälle under våren beslutades att göra fördjupade kontroller för resor och representation. • Internkommunikation har genomförts vid flertal tillfällen för att säkerställa att medarbetarna har rätt information om regelverk och rutiner. • På ekonomienheten genomförs flera åtgärder inom systemutveckling med syfte att effektivisera arbetet och därmed säkerställa att kontrollarbetet kan prioriteras. • Fördjupad information på intranätet säkerställa att fribiljetter • Utökade kontroller och uppföljning av bokningsrutin. hanteras i enlighet med • Uppdatering och antagande av fribiljettspolicy i policy för fribiljetter ledningsgruppen. • Instruktioner och genomgång bokningsförfarande med publik service och marknad. • Hanteringen av fribiljetter följs upp enligt internkontrollplan och tidplan för kontroller. Direkt- implementera • Beslut om riktlinjer togs på styrelsemötet 10 april 2025. upphandling gemensamma riktlinjer för direktupphandling, exempelvis vad gäller dokumentation av inköp över 100 000 kronor och tillräcklig dokumentation när det konstnärliga undantaget hävdas. (Rekommendation kvarstår.) Avtals- säkerställa att • Kontroll av beloppsnivåer per leverantör utförs 2 ggr/år för förvaltning avtalsuppföljning och att säkerställa att avtalskrav uppfylls. kontroller av • Tydliggörande av ansvar för avtalsuppföljning internt. avtalsuppföljning dokumenteras för samtliga ingångna avtal för att möjliggöra uppföljning av kvalitet och viteskav. (Rekommendation delvis åtgärdad.) Internkontroll utveckla uppföljningen av • Reviderad internkontrollplan antas på styrelsemötet i maj. internkontrollplanen, för att Ändringar har gjorts för en del kontrollaktiviteter, planen säkerställa att har också kompletterats med nya risker samt kontrollaktiviteter svarar kontrollaktiviteter. mot identifierade risker. • Till internkontrollplanen har en tidplan tagits fram, vilken (Rekommendation delvis biläggs som en del av internkontrollplanen i sin helhet. åtgärdad.) Tidplanen omfattar samtliga kontroller som ska utföras under året och när. • Personella resurser har omfördelats på administrativa avdelningen för att möjliggöra en utökad internkontroll. • Nya rutiner och processer har tagits fram och implementerats för att säkerställa systematiken inom uppföljnings- och kontrollarbetet. Kontrollarbetet pågår löpande. Följsamhet till säkerställa utveckling av • Utveckling av konsekvensbedömningar och översyn av dataskydds- styrning och uppföljning av rutiner kring personuppgiftsincidenter. förordningen arbetet med att efterleva • Särskilt arbetsprojekt utifrån nya regelverket om dataskyddsförordningen, så kamerabevakning. som dataskyddsombudets • Utbildning sker löpande med anpassade insatser till oberoende, enheter/arbetsgrupper. konsekvensbedömningar och personuppgiftsbiträdesavtal. (Rekommendation delvis åtgärdad.)