Improving School Property Operations and Finances

[(Godkänd - R 1) System för internkontroll 2026.pdf] Tjänsteutlåtande Dnr SISAB 2026/82 2026-02-12 Sida 1 (1) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Handläggare Till styrelsen för Anna-Maria Lindh Almér Skolfastigheter i Stockholm AB, SISAB 08-50846112 System för internkontroll 2026 Företagsledningens förslag till beslut Styrelsen för skolfastigheter i Stockholm AB beslutar att fastställa system för internkontroll enligt bilaga 1. Bakgrund Systemet för internkontroll utgör en grund samt kompletterar bolagets policy och riktlinjer för internkontroll. System för internkontroll beskriver hur arbetet med intern kontroll bedrivs i verksamheten, inklusive roller, ansvarsfördelning och rapporteringsrutiner vid upptäckta fel och brister Ärendet Internkontroll bygger på ett strukturerat arbetssätt med rutiner och processer för att säkerställa ändamålsenlig verksamhet, tillförlitlig rapportering och regelefterlevnad. Det omfattar riskhantering, kontrollaktiviteter och uppföljning för att skydda tillgångar och förebygga fel. Systemet integreras i det löpande arbetet och involverar hela organisationen, från ledning till medarbetare. Arbetet leds genom ett fastställt system för internkontroll kompletterat med riktlinjer och policy för internkontroll samt en fastställd internkontrollplan. System för internkontroll tas fram för beslut av styrelsen utifrån direktiv från Stockholm Stadshus AB Ebba Bock Agerman VD Bilagor 1. Bilaga 1 System för internkontroll SISAB Palmfeltsvägen 5, 121 62 Johanneshov Box 5010 12105 Johanneshov Växel 08-50846000 Fax diarie@sisab.se www.sisab.se Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Ebba Bock Agerman, VD 2026-02-26 Anders Lundbeck, Avdelningschef ekonomi 2026-02-26 --- [Bilaga 1 System för internkontroll.pdf] DNR: 2026/28 Antagen av SISAB:s styrelse 2026-03-17 Ansvarig avdelning: Ekonomiavdelningen System för intern kontroll Denna policy utgår från Policy för internkontroll och vilken systematik bolaget använder för internkontroll. Bakgrund och syfte Syfte med system för internkontroll är att säkerställa att bolaget har en tillfredsställande och ändamålsenlig systematik för arbetet med internkontroll. Genom arbetet säkerställs att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, att den finansiella rapporteringen är tillförlitlig samt att SISAB följer tillämpliga lagar, förordningar och styrdokument. Internkontrollen ska vara tillräcklig för att förebygga fel och oegentligheter i verksamheten. Systemet för internkontroll utgör en grund samt kompletterar bolagets riktlinjer för internkontroll och beskriver hur arbetet med intern kontroll bedrivs i verksamheten, inklusive roller, ansvarsfördelning och rapporteringsrutiner vid upptäckta fel och brister. Internkontroll på SISAB är en integrerad del av den löpande verksamheten och ska genomföras systematiskt och kontinuerligt. Arbetet följs upp, på ett strukturerat sätt, i en internkontrollplan. Bolaget upprättar och beslutar i samband med verksamhersrapporteringen om ett system för intern kontroll och en internkontrollplan som bland annat bygger på genomförd väsentlighets- och riskanalys. Grundläggande utgångspunkter för intern kontroll Intern kontroll är en pågående process som omfattar hela organisationen. Arbetet med intern kontroll syftar till att med rimlig grad av säkerhet uppnå att: • verksamheten är ändamålsenlig och effektiv • företagsledningens fastställda mål, riktlinjer och beslut följs upp • information om verksamhet och ekonomi är tillförlitliglagar, överenskommelser, förordningar och styrdokument följs oegentligheter och fel förbyggs. Ansvaret för den interna kontrollen inom bolagets verksamhet följer chefsansvaret på alla nivåer. Detta omfattar att tillse att det finns adekvata rutiner kopplade till intern kontroll samt att säkerställa att medarbetare har kännedom om och följer dessa. Roller och ansvar Styrelsen Styrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen i bolaget. Styrelsen ska: • årligen fastställa system för internkontroll • besluta om internkontrollplan i samband med verksamhetsplaneringen • följa upp och bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig SISAB, Skolfastigheter i Stockholm AB Verkställande direktör VD ansvarar för att säkerställa att bolaget har en tillfredsställande intern kontroll och är ägare av riktlinjer för internkontroll. Detta innebär ansvar för att: • system för internkontroll finns fastställt och hålls aktuellt • internkontrollen är implementerad och efterlevs i organisationen • väsentliga brister och avvikelser rapporteras till styrelsen Chefer Chefer på alla nivåer i organisationen ansvarar inom sitt ansvarsområde för att en tillräcklig intern kontroll upprätthålls. Chefer ska: • säkerställa att arbetsmetoder och rutiner överensstämmer med kraven på god intern kontroll • se till att berörd avdelning har en internkontrollsamordnare • se till att medarbetare har kunskap om gällande rutiner och vet hur brister och avvikelser ska rapporteras • skapa förutsättningar för ett arbetsklimat som främjar intern kontroll • omedelbart rapportera brister och avvikelser i enlighet med bolagets system för intern kontroll • ansvara för att följa upp och åtgärda identifierade brister och avvikelser Medarbetare Samtliga medarbetare ska: • följa gällande riktlinjer, rutiner och styrdokument • bidra med sin kompetens i arbetet med intern kontroll • omedelbart rapportera upptäckta brister och avvikelser till närmaste chef Funktioner inom intern kontroll Inom bolaget finns funktioner som har till uppgift att samordna arbetet med intern kontroll. Dessa funktioner verkar stödjande till chefer och verksamhet. VD är ägare av system för internkontroll. Ekonomichef ansvarar för att rapportera resultatet av genomförd självutvärdering av kontrollerna till ledningsgrupp och styrelse samt kontinuerligt utveckla den interna kontrollen. Internkontrollansvarig ansvarar för att hålla ihop bolagets arbete med intern kontroll och i detta uppdrag ingår att: • samordna arbetet med internkontrollplan och uppföljning • analysera, sammanställa och rapportera utfallet av internkontrollen i halvårs- och • helårsrapporter • stödja organisationen i frågor som rör intern kontroll och stötta internkontrollsamordnare på respektive avdelning • i samråd med ekonomichef utveckla och förfina den interna kontrollen Internkontrollsamordnare ansvarar för att hålla ihop avdelningens arbete med intern kontroll och i uppdraget ingår att: • ta fram och revidera relevanta kontroller till internkontrollplanen i samråd med • internkontrollansvarig 2 (3) • löpande diskutera och informera avdelningschef • samordna genomförandet av kontrollaktiviteter enligt beslutad internkontrollplan • och säkerställa att samtliga självutvärderingar genomförs • följa upp och rapportera identifierade brister och åtgärder • utgöra kontaktpunkt gentemot internkontrollansvarig Uppföljning av intern kontroll Risk- och väsentlighetsanalys, kontrollmatris/internkontrollplan utgör underlag för arbetet med intern kontroll. Bolaget inarbetar stadens obligatoriska processer och delprocesser i genomförandet av väsentlighets- och riskanalys. På SISAB sker uppföljning av den interna kontrollen strukturerat och systematiskt genom: • årlig risk- och väsentlighetsanalys • fastställande och uppföljning av internkontrollplan • löpande uppföljning av identifierade brister och genomförda åtgärder Uppföljningen utgör underlag för bolagets samlade bedömning av om den interna kontrollen är tillräcklig samt för fortsatt utveckling och förbättring av internkontrollarbetet. Arbetet följs upp på ett strukturerat sätt genom internkontrollplan och övrig uppföljning av intern kontroll. Rapportering av brister och avvikelser Identifierade brister och avvikelser i verksamheten ska omedelbart rapporteras till ansvarig chef. Ansvarig chef ska bedöma bristens allvar, vidta eller initiera nödvändiga åtgärder samt vid behov eskalera ärendet till högre nivå. Vid identifiering av väsentliga brister eller misstanke om oegentligheter ska ärendet utan dröjsmål rapporteras till Ekonomichef och VD. VD ansvarar för vidare rapportering till styrelsen vid behov. Detta system för internkontroll ska tillämpas i hela bolagets verksamhet och utgör ett övergripande ramverk för arbetet med intern kontroll. SISAB Ebba Agerman VD 3 (3) Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Ebba Bock Agerman, VD 2026-02-26