Familjebostäder: Easier Procurement for Small Businesses

[Svar på skrivelse från M, L, KD och C avseende upphandling.pdf] AB Familjebostäder Box 92100 120 07 Stockholm 08-737 20 00 växel 0770-814 814 kundservice kontakt@familjebostader.com www.familjebostader.com Tjänsteutlåtande 2026-08-06 DATUM FÖR STYRELSEMÖTET 2026-09-08 DNR FB 2026/559 KONTAKT Karin Jacobsson 08-7372000 kontakt@familjebostader.com Svar på skrivelse från KD, M, L och C gällande upphandlingar. Förslag till beslut Styrelsen för AB Familjebostäder beslutar följande. • Att skrivelsen från KD, M, L och C om upphandlingar anses besvarad i och med detta tjänsteutlåtande. Karin Jacobsson Chris Österlund Ekonomichef VD Bakgrund Styrelseledamöter från KD, M, L och C har till bolaget inför styrelsesammanträdet den 2 juni 2026 ställt frågan hur företagsledningen ser på möjligheten att, med utgångspunkt i den nationella upphandlingsstrategins nya mål, utveckla Familjebostäders upphandling av varor och tjänster så att fler små och medelstora företag ges möjlighet att delta och konkurrera med redan etablerade leverantörer samt vilka potentiella risker en bredare leverantörsbas skulle kunna medföra och hur dessa kan hanteras och undvikas. Bolagets svar Bolaget ser möjligheter att inom ramen för nuvarande upphandlingsarbete ytterligare underlätta för små och medelstora företag att delta i konkurrensen. Det kan exempelvis ske genom att i större utsträckning pröva om kontrakt kan delas upp i mindre eller mer avgränsade delar samt genom att anpassa kvalificeringskraven till den aktuella upphandlingens behov. Det är samtidigt viktigt att kraven även fortsättningsvis säkerställer leveransförmåga, kvalitet och ekonomisk stabilitet. Risker och förutsättningar En bredare leverantörsbas kan samtidigt medföra ökade krav på bolagets förmåga att administrera, följa upp och samordna flera avtal. Fler avtal inom samma område kan exempelvis innebära en större arbetsinsats för avtalsuppföljning och AB Familjebostäder Box 92100 120 07 Stockholm 08-737 20 00 växel 0770-814 814 kundservice kontakt@familjebostader.com www.familjebostader.com 2 (2) en risk för att avtal tillämpas eller följs upp på olika sätt. Detta behöver vägas mot de konkurrens- och kompetensfördelar som en bredare leverantörsbas kan ge. En annan aspekt är leverantörernas kapacitet och motståndskraft vid förändrade förutsättningar. Mindre företag kan i vissa fall ha mindre finansiella eller organisatoriska resurser att hantera kraftigt förändrade volymer eller störningar i leveranskedjan. Detta är dock inte en risk som är unik för mindre företag, utan bör bedömas utifrån den enskilda leverantörens faktiska kapacitet, organisation och förutsättningar. Hantering av risker För att balansera möjligheter och risker bör bolaget inför respektive upphandling utgå från en tydlig behovs- och marknadsanalys. Analysen bör bland annat beakta kontraktets omfattning, behov av leveranskapacitet, marknadens struktur och vilka möjligheter som finns att dela upp kontraktet utan att det medför onödig komplexitet eller ökade kostnader. En tidig dialog med marknaden kan ge värdefull information om vilka leverantörer som finns, deras kapacitet och vilka förutsättningar som krävs för att olika aktörer ska kunna lämna konkurrenskraftiga anbud. Sammanfattande bedömning Bolaget bedömer sammantaget att det finns möjligheter att ytterligare utveckla upphandlingsarbetet för att skapa goda förutsättningar för små och medelstora företag att delta i konkurrensen. En sådan utveckling bör ske utifrån det enskilda behovet och marknadens förutsättningar, snarare än genom generella krav på att kontrakt alltid ska delas upp eller riktas mot mindre leverantörer. Genom väl genomförda behovs- och marknadsanalyser, tidig dialog och en ändamålsenlig utformning av kontrakt och krav kan bolaget tillvarata fördelarna med en bredare leverantörsbas samtidigt som riskerna för bristande leveransförmåga, ökad uppföljningsbörda och avtalsmässig komplexitet begränsas. Bilagor 1. Skrivelse från KD, M, L och C gällande upphandlingar. --- [Bilaga1 - Skrivelse från KD, M, L och C avseende upphandlingar.pdf] Familjebostäder styrelsemöte 2/6 2026 Övriga frågor Michael Ekenstedt (KD) Per Rosencrantz (M) m.fl. Lena Kling (L) Helena Schmidt (C) Skrivelse Regeringen har genomfört en översyn av den nationella upphandlingsstrategin med målet att göra de offentliga affärerna mer välkomnande och attraktiva för leverantörer. Resultatet presenterades i slutet av förra året i en färdplan, ”Färdplan för de offentliga affärerna 2025– 2030”. Den tar sin utgångspunkt i den tidigare nationella upphandlingsstrategin med sina 7 inriktningsmål (Fi2016/00833): 1. Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär. 2. Effektiva offentliga inköp. 3. En mångfald av leverantörer och en välfungerande konkurrens. 4. En rättssäker offentlig upphandling. 5. En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar. 6. En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling. 7. Offentlig upphandling som bidrar till ett social hållbart samhälle. Målen är fortfarande relevanta, men som en konsekvens av att utmaningarna i offentliga affärer förändrats sedan upphandlingsstrategin lanserades 2016 så presenterade regeringen ytterligare tre inriktningsmål. 8. De offentliga affärerna ska vara attraktiva för alla leverantörer, inklusive små företag och idéburna organisationer. 9. Upphandlande aktörer ska säkerställa att endast seriösa leverantörer tilldelas offentliga kontrakt samt att leverantörerna följer avtal och gällande regelverk och har seriösa underleverantörer. 10. Upphandlande aktörer ska säkerställa att behovet av nödvändiga varor och tjänster täcks vid kris och ytterst krig. Hur ser företagsledningen på möjligheten att, med utgångspunkt i den nationella upphandlingsstrategins nya mål, utveckla Familjebostäders upphandling av varor och tjänster så att fler små och medelstora företag ges möjlighet att delta och konkurrera med redan etablerade leverantörer? I svaret önskar vi även att företagsledningen belyser vilka potentiella risker en bredare leverantörsbas kan medföra, samt hur dessa risker kan hanteras och undvikas.