Hässelby-Vällingby: Revised internal procedures for quality improvement

[Revidering av befintliga rutiner.pdf] Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Stadsdelsdirektörens stab Hässelby torg 20-22 Box 3424 16564 Hässelby Växel 08-50804000 Fax 08-508 04 099 hasselby-vallingby@stockholm.se www.stockholm.se/hasselby-vallingby Sida 1 (3) Revidering av befintliga rutiner Förvaltningens förslag till beslut Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd godkänner förvaltningens revidering av följande rutiner: • Hantering av synpunkter och klagomål. • Upprättande och uppföljning av mål. • Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet. • Lex Sarah, lokal rutin. Sammanfattning Stadsdelsnämnden har sedan tidigare tagit beslut om bilagda rutiner med fastställd tidsperiod för revidering. Den revidering som nu föreslås gäller i stort hänvisningar till författningar, ansvar och roller, språkliga korrigeringar och uppdatering av länkar. Bakgrund Stadsdelsnämnden har sedan tidigare tagit beslut om bilagda rutiner med fastställd tidsperiod för revidering. Ärendet Nedan beskrivs vilka revideringar som föreslås för respektive rutin förutom språkliga korrigeringar och uppdatering av länkar: Hantering av synpunkter och klagomål Revidering av hänvisning till författningar. Ett nytt stycke har lagts till gällande insatser utan individuell behovsprövning. Beskrivningen av var synpunkter, klagomål och avvikelser dokumenteras har ändrats utifrån att staden beslöt att implementera dokumentationen av synpunkter, klagomål och avvikelser som en del i modul för kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9. Intern kontroll Förvaltningen föreslår att Rutin för intern kontroll med laglista ersätts med System för intern kontroll som beslutas i samband med verksamhetsplanen varje år. Innehållet i nuvarande rutin och i System för intern kontroll är lika. Laglistan uppdateras vid behov eller minst en gång per år. Handläggare Susanne Rydberg Lif Telefon: 08-50805097 Till Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 2026-08-27 Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Stadsdelsdirektörens stab Tjänsteutlåtande Dnr HV 2026/636 2026-07-09 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr HV 2026/636 Sida 2 (3) Revidering av rutiner Upprättande och uppföljning av mål En ny roll Enhetschefer som skriver på förvaltningsnivå är tillagd under rubrik Ansvar och roller. Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Revidering av hänvisning till författningar och utifrån rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Lex Sarah, lokal rutin Revidering av hänvisning till författningar. En mening om att rutinen även omfattar beslut utan individuell behovsprövning är tillagd. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom stadsdelsdirektörens stab. Barnets rätt och nationella minoriteters rättigheter Barnets rätt och nationella minoriteters rättigheter säkerställs genom beslutade rutiner för hur förvaltningen ska arbeta med det systematiska kvalitetsarbetet och hur synpunkter, klagomål och avvikelser ska hanteras. Interna kontroller genomförs för att säkerställa rättssäkerheten i beslut och i genomförandet av insatser. Interna kontroller genomförs även för att säkerställa att väsentliga processer med tillhörande rutiner är ändamålsenliga och effektiva med förebyggande och korrigerande åtgärder vid behov. Jämställdhet och en åldersvänlig stad Arbetet för en ökad jämställdhet mellan kvinnor och män stärks och arbetet för en åldersvänlig stad genom beslutade rutiner för hur förvaltningen ska arbeta med det systematiska kvalitetsarbetet samt hur synpunkter, klagomål och avvikelser ska hanteras. Interna kontroller genomförs för att säkerställa rättssäkerheten i beslut och i genomförandet av insatser. Interna kontroller genomförs även för att säkerställa att väsentliga processer med tillhörande rutiner är ändamålsenliga och effektiva med förebyggande och korrigerande åtgärder vid behov. Förvaltningens förslag Stadsdelsnämnden godkänner förvaltningens revidering av följande rutiner: • Hantering av synpunkter och klagomål. • Upprättande och uppföljning av mål. • Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet. • Lex Sarah, lokal rutin. System för intern kontroll är beslutad i samband med verksamhetsplan 2026. Tjänsteutlåtande Dnr HV 2026/636 Sida 3 (3) Revidering av rutiner Gunilla Ekstrand Stadsdelsdirektör Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Bilagor 1. Hantering av synpunkter och klagomål. 2. Upprättande och uppföljning av mål. 3. Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet. 4. Lex Sarah, lokal rutin. 5. System för intern kontroll med laglista. Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Gunilla Ekstrand, Stadsdelsdirektör 2026-07-29 --- [Bilaga 1. Hantering av synpunkter och klagomål.pdf] Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Hantering av synpunkter och klagomål Beslutad av Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 2026-08-27 Sida 2 (14) Innehåll Hantering av synpunkter och klagomål ........................................................1 Syfte med rutinen ........................................................................................3 Omfattning ...................................................................................................3 Definitioner ..................................................................................................3 Synpunkter ..................................................................................................3 Klagomål .....................................................................................................3 Fel och brister .............................................................................................3 Oegentligheter ............................................................................................3 Ansvar och roller .........................................................................................3 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd .............................................7 Bestämmelser gällande förskolan ...............................................................8 Synpunkter ..................................................................................................8 Klagomål .....................................................................................................9 Information om möjlighet att lämna synpunkter och klagomål ....................9 Hantering av skriftliga synpunkter och klagomål .......................................10 Hantering av muntliga synpunkter och klagomål .......................................10 Synpunkter och klagomål på enskild utförare ............................................11 Systemstöd för dokumentation av synpunkter och klagomål ....................11 Synpunktshantering inom stadsmiljö .........................................................12 Insatser utan individuell behovsprövning ...................................................12 Medborgarförslag ......................................................................................13 Externt styrande dokument .......................................................................13 Internt styrande dokument .........................................................................13 Redovisade dokument ..............................................................................14 Planerad revidering av rutin ......................................................................14 Tidigare version ........................................................................................14 Sida 3 (14) Syfte med rutinen Förvaltningen är skyldig att ta emot synpunkter och klagomål som rör den egna verksamheten i enlighet med 5 kap. 3 § Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 samt 4 kap. 7-8 §§ skollagen. En välfungerande synpunkts- och klagomålshantering är en central del i det systematiska förbättringsarbetet för att fel och brister och risk för avvikelser eller avvikelser ska kunna förebyggas och åtgärdas så tidigt som möjligt. Omfattning Rutinen omfattar alla avdelningar inom förvaltningen. Rutinen omfattar även inkomna synpunkter och klagomål som gäller enskilda aktörer som staden eller nämnden har avtal med gällande genomförandet av insatser. Definitioner Synpunkter Med synpunkt menas en åsikt som framförs och som rör verksamhetens kvalitet, till exempel förslag på förbättringar. En synpunkt kan vara både positiv eller negativ. Klagomål Med klagomål menas att någon klagar på att verksamheten inte uppnår kvalitet. Ett klagomål är missnöje eller kritik och den eller de som lämnat ett klagomål förväntar sig en återkoppling och rättelse. Fel och brister Brist är en avsaknad av något, helt eller delvis. Ett fel är något oriktig, avvikande eller bristfälligt. Oegentligheter Att missbruka sin position eller handla på ett felaktigt sätt som strider mot lagar och regler för att uppnå fördelar. Otillåtna, oetiska eller olagliga handlingar. Ansvar och roller Stadsdelsdirektör ansvarar för att • rutin för hantering av synpunkter och klagomål är framtagen. Avdelningschef ansvarar för att • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • synpunkter och klagomål sammanställs och analyseras inom avdelningen, Sida 4 (14) • synpunkter och klagomål hanteras i övrigt enligt denna rutin, • klagomål som vidarebefordrats från Inspektionen för vård och omsorg och Skolinspektionen utreds, åtgärdas och besvaras inom angiven tid, • synpunkter och klagomål som handlar om, eller indikerar avvikelser hanteras i enlighet med rutin för lex Maria, lex Sarah eller enligt rutin för avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet, • ta emot information om synpunkter och klagomål som indikerar oegentligheter för vidare hantering. Registrator ansvarar för att • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • skicka inkomna synpunkter eller klagomål till berörd verksamhet inom förvaltningen, • återkoppla till den som lämnat synpunkten/klagomålet vid inkommen synpunkt eller klagomål via funktionsbrevlådan, • sätta kontaktperson från respektive avdelning på kopia för bevakning i e-dok, • diarieföra synpunkter eller klagomål som har kontaktuppgifter, • diarieföra ärendet i sin helhet, • skicka inkomna synpunkter eller klagomål som inte rör förvaltningens ansvarsområde till rätt instans och meddela enskild om att synpunkten eller klagomålet vidarebefordrats, • vid begäran om utlämnande av synpunkter eller klagomål se till att sekretessprövning genomförs i enlighet med offentlighet- och sekretesslagstiftning. Upphandlare ansvarar för att • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • hantera inkomna synpunkter och klagomål på upphandlad verksamhet som visar på fel och brister eller oegentligheter i enlighet med rutin för avtalsuppföljning och hantering av avvikelser, • meddela enhetschef och avdelningschef vid inkommen information om fel och brister eller oegentligheter. Enhetschef ansvarar för att • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den. • information om hur synpunkter och klagomål kan lämnas och sedan hanteras finns tillgänglig i den egna verksamheten, • inkomna synpunkter och klagomål där återkoppling önskas skickas till registrator för diarieföring och återkoppling görs till den som lämnat synpunkt eller klagomål att det är mottaget, Sida 5 (14) • synpunkter och klagomål dokumenteras för sammanställning, analys och beskrivning av åtgärder i ILS webb, i modul för kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9, • synpunkter och klagomål utreds skyndsamt, inom 14 dagar. • återkoppling efter utredning och bedömning görs till den eller de som lämnat kontaktuppgifter, • samverka med annan enhet om utredning vid jävssituation, • sammanställning och analys görs av inkomna synpunkter och klagomål i ILS, • bedömning görs utifrån sammanställningen och genomförda och planerade åtgärder dokumenteras med tid för uppföljning, • ärendet läggs i sin helhet i e-dok för diarieföring vid avslutat ärende och återkopplas till den som lämnat synpunkten eller klagomålet, • klagomål som vidarebefordrats från Inspektionen för vård och omsorg utreds, åtgärdas och besvaras inom angiven tid genom tjänsteutlåtande, • synpunkter och klagomål som indikerar eller är avvikelser hanteras enligt nämndens rutin för lex Maria, lex Sarah eller enligt rutin för hantering av avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet, • meddela socialförvaltningen eller äldreförvaltningen då synpunkter och klagomål indikerar fel och brister i efterlevnaden av avtal enligt valfrihetssystemet eller efterlevnaden av ramavtal samt oegentligheter, • meddela upphandlare om synpunkter och klagomål som indikerar fel och brister i efterlevnad av nämndens egna upphandlade avtal samt oegentligheter, • ta emot information/dokumentation från enskild utförare gällande inkomna synpunkter och klagomål, • informera avdelningschef och upphandlare om synpunkter och klagomål som indikerar fel och brister samt oegentligheter för vidare hantering. Enhetschef inom stadsmiljö ansvarar för att: • synpunkter hanteras inom centrala systemstödet Artvise, • synpunkter och klagomål som kommit in via telefon, mail eller brev hanteras i modulen för kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9 i system för integrerad ledning och styrning, ILS. • informera avdelningschef och upphandlare om synpunkter och klagomål på upphandlad verksamhet som indikerar fel och brister samt oegentligheter för vidare hantering. Sida 6 (14) Rektor ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • information om hur synpunkter och klagomål kan lämnas och sedan hanteras finns tillgänglig i den egna verksamheten, • inkomna synpunkter och klagomål som önskar återkoppling skickas till registrator för diarieföring och återkoppling görs till den som lämnat synpunkt/klagomål att verksamheten tagit emot synpunkten eller klagomålet, • synpunkter och klagomål dokumenteras för sammanställning, analys och åtgärder i ILS webb, modul för kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9, • ta emot information och dokumentation från medarbetare, • synpunkter och klagomål utreds skyndsamt, inom 14 dagar, • återkoppling efter utredning och bedömning görs till den eller de som lämnat kontaktuppgifter, • lämna över utredning till annan enhet vid jävssituation, • sammanställning och analys görs av inkomna synpunkter och klagomål i ILS, • bedömning görs och genomförda och planerade åtgärder dokumenteras med tid för uppföljning, • lägga in ärendet i sin helhet i e-dok för diarieföring vid avslutat ärende och återkoppla till den som lämnat synpunkten eller klagomålet, • klagomål som vidarebefordrats från Skolinspektionen utreds, åtgärdas och besvaras inom angiven tid, • meddela upphandlare om synpunkter och klagomål som indikerar fel och brister i efterlevnad av egna upphandlade avtal, • informera avdelningschef och upphandlare om synpunkter och klagomål som indikerar fel och brister samt oegentligheter för vidare hantering. Medarbetare ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • informera invånare, brukare och verksamheter om möjligheten att lämna synpunkter och klagomål, • ge stöd till den som behöver det för att lämna synpunkt klagomål, • vid mottagande av synpunkt eller klagomål dokumentera datum för mottagandet och lämna information till enhetschef eller rektor för vidare hantering, • informera enhetschef eller rektor vid jävsituation, • skicka mottagen synpunkt och klagomål till registrator för diarieföring när det finns kontaktuppgifter för återkoppling, Sida 7 (14) • återkoppla till enskild att synpunkt eller klagomål har mottagits och lämna dokumentation om återkoppling till enhetschef, • bidra till utredningen av synpunkt eller klagomål och lämna underlag till enhetschef eller rektor, • som ansvarig handläggare för beslutad insats skicka synpunkt eller klagomål till utförare med ett datum för senast återkoppling i ärendet gällande utredning, eventuella åtgärder och återkoppling till enskild, • lämna information/dokumentation från utförare till enhetschef för myndighetsutövning, • dokumentera i enskildes akt att en synpunkt eller klagomål som berör den enskilde har kommit in, diarieförts, hanterats och återkopplats. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, står i 5 kap. 3 och 3a §§ den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enlig lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, eller är vårdgivare ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Med kvalitet avses enligt 2 kap. 1 § SOSFS 2011:9 att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Klagomål och synpunkter kan exempelvis lämnas av: • vård- och omsorgstagare och deras närstående, • personal, • vårdgivare, • andra som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, • myndigheter, föreningar, andra organisationer och intressenter. Inkomna, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att den som bedriver vård, socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna se mönster eller trender som indikerar fel och/eller brister i verksamhetens kvalitet. Sida 8 (14) Bestämmelser gällande förskolan Enligt 4 kap. 7-8 §§ skollagen ska kommunen ha rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen och lämna information om sina rutiner på ett lämpligt sätt. Vidare ska nödvändiga åtgärder vidtas om det genom uppföljning, klagomål eller på annat sätt framkommer att det finns brister i verksamheten. Vårdnadshavare kan även skicka klagomål och synpunkter direkt till Skolinspektionen som i regel vidarebefordrar klagomålet eller synpunkten till den förskola som ärendet gäller för vidare utredning, åtgärd och återkoppling till Skolinspektionen. Synpunkter En synpunkt kan lämnas anonymt vilket innebär att den eller de som lämnat synpunkten inte kan förvänta sig en återkoppling. Om en synpunkt inkommer med önskemål om återkoppling ska synpunkten hanteras på samma sätt som ett klagomål. En synpunkt kan lämnas digitalt, muntligt eller via post. Den verksamhet som synpunkten rör ska hantera den i enlighet med denna rutin. Enstaka synpunkter på verksamhetens kvalitet kan upplevas som mindre allvarliga än vad som kanske framkommer vid en sammanställning och analys. Genom analys kan även mönster och trender upptäckas som ska användas i det systematiska förbättringsarbetet. Dokumentation om synpunkten, sammanställning, analys, bedömning och åtgärder dokumenteras i modulen kvalitetsledningssystem i ILS under kolumnen synpunkter, klagomål och avvikelser. Det gäller även sammanställning för analys av positiva synpunkter som vidare kan användas i det systematiska förbättringsarbetet då positiva synpunkter kan visa att ett arbetssätt har gett önskad effekt. Observera att inga personuppgifter får dokumenteras i ILS webb, endast i e-dok som används för dokumentation av handlingar som innehåller personuppgifter. Däremot ska diarienumret i e-dok antecknas i ILS webb för att vid behov kunna söka dokumentation i ärendet. En synpunkt eller flera synpunkter som sammanställs kan indikera en avvikelse som ska hanteras i enlighet med rutiner för lex Maria, lex Sarah och/eller hantering av avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet. En synpunkt kan även indikera fel och brister i efterlevnaden av avtal och ska då hanteras vidare i den förvaltning som ansvarar för avtalsuppföljning. Att utreda synpunkter som gäller fel och brister är viktigt i arbetet för att motverka välfärdsbrott. Sida 9 (14) Synpunkter som inte rör förvaltningens ansvarsområden ska vidarebefordras till rätt instans. Klagomål Om ett klagomål lämnas anonymt kan den eller de som lämnat klagomålet inte förvänta sig en återkoppling och en eventuell rättelse. Ett klagomål kan lämnas digitalt, muntligt eller via post. Den verksamhet som klagomålet rör ska hantera klagomålet enligt denna rutin. Ibland kan ett enstaka klagomål på verksamhetens kvalitet upplevas som mindre allvarlig än vad som framkommer vid en sammanställning och analys. Genom analys av en sammanställning kan även mönster och trender upptäckas som ska användas i det systematiska förbättringsarbetet. Dokumentation av klagomålet, analys, bedömning och åtgärder dokumenteras i modulen kvalitetsledningssystem SOSFS2011:9 under kolumn synpunkter, klagomål och avvikelser. Observera att inga personuppgifter får dokumenteras i ILS webb, endast i e-dok som används för dokumentation av handlingar som innehåller personuppgifter. Däremot ska diarienumret i e-dok antecknas i ILS webb för möjlighet att vid behov kunna söka dokumentation i ärendet. Ett klagomål eller en sammanställning av klagomål kan indikera en avvikelse som ska hanteras i enlighet med rutiner för lex Maria, lex Sarah och hantering av avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet. Ett klagomål kan även indikera fel och brister i efterlevnaden av avtal och ska då hanteras vidare i den förvaltning som ansvarar för avtalsuppföljning. Att utreda klagomål som gäller fel och brister är viktigt i arbetet för att motverka välfärdsbrott. Klagomål som inte rör förvaltningens ansvarsområden ska vidarebefordras till rätt instans. Information om möjlighet att lämna synpunkter och klagomål Det ska vara tydligt för alla som bor eller vistas i stadsdelsområdet, de som tar del av verksamheter eller på annat sätt har kontakt med förvaltningen, hur en synpunkt eller ett klagomål kan framföras, hur synpunkten eller klagomålet tas omhand och när den eller de som lämnat synpunkt/klagomål kan förvänta sig en återkoppling. En synpunkt eller ett klagomål ska kunna lämnas via brev, mail, telefon, muntligt direkt till medarbetare eller när det gäller stadsmiljön via stadens Tyck till app. Sida 10 (14) Blankett för att lämna synpunkter och klagomål ska vara lättillgänglig att hitta inom förvaltningens verksamheter. Blankett för utskrift finns tillgänglig på intranätet: https://intranat.stockholm.se/organisation-och-styrning/utveckling- och-kvalitet/synpunkter-och-klagomal/?f_id=704 Hantering av skriftliga synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål med kontaktinformation för återkoppling ska lämnas i original till registrator för diarieföring i enlighet med offentlighetsprincipen. Registrator diarieför synpunkten/ klagomålet och vidarebefordrar ärendet till berörd enhet för vidare utredning och återkoppling inom 14 dagar. Om utredningen tar mer än 14 dagar ska en återkoppling göras till den som lämnat synpunkten eller återkopplingen om att utredningen är försenad och anledningen till det. Utredning ska dokumenteras på blanketten Utredning av synpunkter och klagomål som finns i e-dok och på intranätet: https://intranat.stockholm.se/organisation-och-styrning/utveckling- och-kvalitet/synpunkter-och-klagomal/?f_id=704 Att en synpunkt eller klagomål har kommit in, diarieförts och hanterats ska dokumenteras i den enskildes akt när den enskilde är berörd av synpunkten eller klagomålet. Positiva synpunkter vidarebefordras till berörd verksamhet för vidare hantering. Synpunkter och klagomål som kommer in till förvaltningen utan kontaktinformation, anonyma, ska endast vidarebefordras till den verksamhet som synpunkten eller klagomålet rör för vidare sammanställning, analys och eventuell åtgärd. Hantering av muntliga synpunkter och klagomål Muntliga synpunkter eller klagomål ska skrivas ner i form av tjänsteanteckning. Vid muntliga synpunkter eller klagomål ska kontaktuppgifter tas om återkoppling önskas. Tjänsteanteckningen lämnas till registrator för diarieföring om kontaktuppgifter har lämnats för återkoppling. Muntliga synpunkter och klagomål hanteras vidare på samma sätt som vid skriftliga synpunkter och klagomål. Sida 11 (14) Synpunkter och klagomål på enskild utförare I ärenden där synpunkten eller klagomålet gäller en enskild utförare, inte entreprenad, och där förvaltningen har fattat beslut om insats ska synpunkten eller klagomålet skickas till enhetschef inom den enhet som fattat beslut om insats för att skickas vidare till enskild utförare. Den enskilde som lämnat synpunkten eller klagomålet ska få information om att det är vidarebefordrat till utföraren som ansvarar för utredning och återkoppling till den enskilde. Det är ansvarig handläggare för beslutad insats som skickar synpunkten eller klagomålet till den utförare som det berör med ett datum för senast återkoppling i ärendet gällande utredning, eventuella åtgärder och återkoppling till enskild. Detta för att handläggare är ansvarig för att den enskilde får det som beslutet gäller. Synpunkter och klagomål som gäller enskild utförare ska vid inkommen information sammanställas och analyseras med bedömning och åtgärder. Då synpunkter eller klagomål indikerar fel och brister i efterlevnad av avtal ska den förvaltning som ansvarar för uppföljning av avtalet kontaktas för vidare hantering, exempelvis socialförvaltningen eller äldreförvaltningen. När fel och brister gäller verksamhet på entreprenad kontaktas förvaltningens upphandlare för stöd i vidare hantering. Att utreda synpunkter och klagomål som gäller fel och brister hos enskild utförare är viktigt i arbetet för att motverka oegentligheter. Positiva synpunkter vidarebefordras till berörd utförare för vidare hantering. Systemstöd för dokumentation av synpunkter och klagomål I ILS modulen kvalitetsledningssystem finns en flik för synpunkter, klagomål och avvikelser. Synpunkter och klagomål ska sammanställas och dokumenteras på enhetsnivå utifrån varje enskild kategori som exempelvis bemötande och kvalitet. Även analys, bedömning och genomförda och planerade åtgärder samt uppföljning ska dokumenteras. Slutligen ska en sammanfattande analys göras, årsvis för hela området exempelvis synpunkter och klagomål eller vem som lämnat synpunkten eller klagomålet. Förvaltningens inkomna synpunkter och klagomål för året och hur de har bidragit till förvaltningens systematiska förbättringsarbete är en del av kvalitetsberättelsen till nämnden och en bilaga till verksamhetsberättelsen för året. Det som följer med till kvalitetsberättelsen är antal och den sammanfattande analysen. Sida 12 (14) Enhetschef eller rektor ansvarar för att utredning och andra tillhörande dokument i ärendet läggs i e-dok för diarieföring när synpunkten klagomålet har lämnade kontaktuppgifter för återkoppling. Synpunktshantering inom stadsmiljö För synpunkter inom stadsmiljö gällande parker och naturområden kan stadens Tyck till app användas av invånare eller besökare. Synpunkter lämnas via Tyck till appen eller via telefon, mail eller brev. Stadens servicecenter förvaltar och äger Tyck till appen. I systemet Artvise sker ärendehanteringen. Servicehandläggarna tar emot ärenden från invånare, besvarar enklare frågor, förmedlar felanmälningar till entreprenörer och för statistik på samtliga ärenden. Artvise hanterar: • inkommande synpunkter och frågor om trafik- och utemiljön i Stockholm, • Felanmälan gällande gator, torg och parker i Stockholms stad. Inom tre dagar ska den som lämnat en synpunkt få en återkoppling. För mer komplicerade synpunkter som behöver utredas är svarstiden upp till 10 dagar. Inkomna synpunkter och klagomål via telefon, mail eller brev ska hanteras enligt denna rutin i ILS modulen för avvikelser, synpunkter och klagomål. Synpunkter och klagomål som gäller verksamhet inom stadsmiljö som nämnden har upphandlat ska skickas till berörd extern aktör med begäran om svar inom en angiven tid. Då synpunkter eller klagomål indikerar fel och brister i avtalets efterlevnad ska förvaltningens upphandlare kontaktas för vidare begäran om rättelse. När det gäller stadsdelsområdets naturområden och parker hanterar förvaltningen synpunkter utifrån ansvarsområdet. Insatser utan individuell behovsprövning Synpunkter och klagomål på insatser utan individuell behovsprövning, IUB, ska hanteras på samma sätt som synpunkter och klagomål på insatser som är individuellt behovsprövade. Det är viktigt för att säkerställa att fel, brister och oegentligheter hanteras vidare och att de insatser som erbjuds är effektiva, ändamålsenliga och har en god kvalitet. Sida 13 (14) Medborgarförslag Inkomna synpunkter där det framgår att det gäller ett medborgarförslag som nämnden kan ta ställning till ska hanteras i enlighet med nämndens rutin för medborgarförslag. Externt styrande dokument Socialstyrelsen Föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9. Handbok för tillämpningen av föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Meddelandeblad 3/2025 Insatser utan individuell behovsprövning-vad gäller? Riksdagen Socialtjänstlagen (2025:400) Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) Skollag (2010:800) Patientlag (2014:821) Patientsäkerhetslag (2010:659) Internt styrande dokument Kommunstyrelsen Stadens system för integrerad ledning och styrning ILS, stadens intranät Integrerad ledning och styrning Sida 14 (14) Stadsdelsnämnd Rutin avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Rutin lex Sarah Lex Sarah Rutin lex Maria HSL rutiner Västerort Redovisade dokument Stadsdelsnämnden Kvalitetsberättelse, bilaga till verksamhetsberättelse Enheters tertialrapporter och verksamhetsberättelser Planerad revidering av rutin Nästa planerade revidering är augusti 2028. Tidigare version Tidigare version var beslutad 24 oktober 2024. --- [Bilaga 2. Upprättande och uppföljning av mål.pdf] 1 Rutin för upprättande och uppföljning av mål Beslutad av Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 2026-08-27. 2 Innehållsförteckning Rutin för upprättande av mål och uppföljning av mål 1 Syfte med rutinen 3 Omfattning 3 Definitioner 3 Roller och ansvar 3 Stadens integrerade ledning och styrning-ILS 5 Målstyrning i förvaltningen 7 Uppföljning av mål 9 Nämndmål 9 Enhetsmål 9 Bedömning av måluppfyllelse 9 Internt styrande dokument 9 Redovisande dokument 10 Planerad revidering av rutin 10 Tidigare versioner 10 3 Syfte med rutinen Syfte med rutinen är att beskriva, med utgångspunkt i stadens målstyrning, hur förslag till nämndmål tas fram, hur enhetsmål tas fram samt hur målen följs upp. Omfattning Rutinen omfattar förvaltningens alla avdelningar. Definitioner Mål Mål är ett önskat tillstånd som en nämnd (nämndmål) eller förvaltning (enhetsmål) vill uppnå. Målet ska vara mätbart och möjligt att nå. Målstyrning Att skapa en röd tråd, en logisk följd, mellan kommunfullmäktiges övergripande inriktningar och underliggande mål. Roller och ansvar Stadsdelsdirektör ansvarar för att: • en rutin för upprättande och uppföljning av mål finns framtagen, • godkänna förslag till nämndmål med tillhörande förväntade resultat, egna nämndindikatorer och aktiviteter, • godkänna redovisning av uppföljning av mål och målbedömningar, • godkänna åtgärder vid delvis uppnådda eller inte uppnådda mål. Avdelningschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • ta del av sammanställd analys av avdelningens interna kontroller, stadens undersökningar, tillsyn, revision med mera inför framtagande och uppföljning av mål, förväntade resultat, indikatorer, aktiviteter och arbetssätt 4 utifrån de förbättringsområden som finns och som ska arbetas med under året för att nå verksamhetsområdesmål och bidra till att inriktningsmålet kan nås, • ta fram förslag till nämndmål för verksamhetsområdet som beskriver ett tillstånd som ska uppnås, • föreslagna mål är formulerade i enlighet med politiskt prioriterade områden, stadens styrande dokument och författningar som gäller för verksamhetsområdet, • förslag på förväntade resultat och indikatorer för året tas fram och är mätbara samt att där det är möjligt uppdelade på kön, • aktiviteter som är kortvariga och som syftar till att stärka måluppfyllelse tas fram, • godkänna enhetsmål med tillhörande förväntade resultat, indikatorer och aktiviteter på enhetsnivå • uppföljning av förväntade resultat, indikatorer och aktiviteter genomförs i samband med tertialrapportering och verksamhetsberättelse, • bedöma prognos för måluppfyllelse samt måluppfyllelse för verksamhetsområdesmål och nämndmål, • besluta om åtgärder vid prognos eller resultat delvis eller inte uppnådda mål, förväntade resultat, indikatorer samt delvis eller inte genomförda aktiviteter. Enhetschef som tar fram förslag på nämndmål på förvaltningsnivå ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • ta del av sammanställd analys av enhetens egenkontroller, stadens undersökningar, tillsyn, revision med mera inför framtagande och uppföljning av mål, förväntade resultat, indikatorer och aktiviteter, • ta fram förslag till nämndmål som rör enheten och som beskriver ett tillstånd som ska uppnås, • föreslagna mål är formulerade i enlighet med politiskt prioriterade områden, stadens styrande dokument och författningar som gäller för området • förslag på förväntade resultat och indikatorer tas fram, är mätbara och där det är möjligt uppdelade på kön, • aktiviteter som är kortvariga och som syftar till att stärka måluppfyllelse tas fram, 5 • uppföljning av förväntade resultat, indikatorer och aktiviteter genomförs i samband med tertialrapportering och verksamhetsberättelse, • föreslå åtgärder vid delvis eller inte uppnådda förväntade resultat, indikatorer samt delvis eller inte genomförda aktiviteter vid tertialrapportering och verksamhetsberättelse. Enhetschef /rektorer ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • informera medarbetare om stadens målstyrning och uppföljning av mål, • tillsammans med avdelningens eller enhetens stödfunktioner analysera underlag från enhetens egenkontroller, stadens undersökningar, tillsyn som rör enheten, resultat från revision som rör enheten med mera inför att enhetsmål tas fram, • enhetsmål konkretiserar nedstyrda nämndmål och dess förväntade resultat, • ta fram förväntade resultat, indikatorer och aktiviteter samt arbetssätt till framtagna enhetsmål, • följa upp resultat, indikatorer, arbetssätt och aktiviteter i samband med tertialrapportering, • besluta om åtgärder vid delvis eller inte uppnådda förväntade resultat, indikatorer samt delvis eller inte genomförda aktiviteter och rapportera detta vid tertialrapportering och verksamhetsberättelse. Stadens integrerade ledning och styrning-ILS Stadens beskrivning av system för integrerad ledning och styrning finns på intranätet: https://intranat.stockholm.se/organisation-och-styrning/planering-och- uppfoljning/stadens-system-for-integrerad-ledning-och-styrning-ils/ Styrmodellen ILS Ger stöd i att förmedla övergripande mål ut till förvaltningar. Övergripande mål fördelas till nämnder i samband med budgetprocessen. Målen planeras, konkretiseras och följs upp av nämnder och verksamheter genom mål, indikatorer och aktiviteter. Inriktningsmål Stadens långsiktiga mål, anges i budget för Stockholms stad. 6 Kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena Konkretisering av inriktningsmålen, anges i budgeten för Stockholms stad. Dessa mål är formulerade så att de är möjliga att följa upp genom kommunfullmäktiges indikatorer eller på annat sätt. Nämndens mål Målen gäller under året och tas fram för att prioritera och styra mot likvärdiga mål för enheter. Målen ska vara relevanta för respektive nämnds huvudsakliga uppdrag. Enhetens mål Enhetens mål till nämnden och brukarna/kunderna under verksamhetsåret. Enhetsmålen ska ha en koppling till nämndens mål för verksamhetsområdet. De ska vara tydliga, fånga syftet med verksamheten, fokusera på väsentliga verksamhetsaspekter och rymmas inom enhetens ekonomiska ram. Förväntat resultat Till varje mål ska enheten beskriva det förväntade resultatet under året, vad enheten förväntar sig under året. Vad har enheten för målvärde/målbild, och vilket tillstånd ska uppnås? Arbetssätt Redovisning av hur enheten ska säkerställa arbetet för att uppfylla enhetens mål och förväntade resultat. Resursanvändning Hur enheten arbetar för att använda tilldelade resurser så effektivt som möjligt i relation till mål, arbetssätt, uppföljning, utvecklingsarbete och budget. Med resurser och resursanvändning avses förutom tilldelad budget även lokaler, IT- stöd, materialåtgång, medarbetarnas kompetens, energianvändning, miljöaspekter med mera. Det ska gå att mäta hur resurser används. Uppföljning Enhetens metoder för att följa upp mål, arbetssätt, resursanvändning och ekonomiskt utfall. Uppföljningen ger underlag för beslut om åtgärder när resultat visar att valda arbetssätt riskerar att försvåra att målen nås. Uppföljningen ger underlag för att säkerställa att målen och de förväntade resultaten uppnås samt att erfarenheter tas tillvara för lärande och utveckling. Enheten ska följa upp hur väl de lever upp till nämndens mål, enhetens mål, arbetssätt, resursanvändning och ekonomiskt utfall. 7 Enhetens indikatorer Enheterna kan fastställa egna indikatorer för att mäta hur enheter uppfyller sitt mål. Enhetens aktiviteter Enheten kan ta fram aktiviteter som ska bidra till att enhetens mål uppnås. Aktiviteterna ska ha start- och slutdatum. Resultat Uppföljningen ger resultat som ska relatera till enhetens mål och förväntat resultat. Finns resultat från flera uppföljningar kan även trender redovisas. Analys Analys av resultat och brukardialog. Relevanta nyckeltal ska beaktas. Analyser, inte enbart uppföljning, är grunden för en effektiv verksamhet. Utveckling Utveckling och förbättring av verksamheten som bygger på analyser av resultat från de uppföljningar som genomförts och på dialogen med brukare/kund och nämnd. Målstyrning i förvaltningen Nämndens mål Förvaltningen tar fram förslag på nämndmål som ska konkretisera kommunfullmäktiges verksamhetsområdesmål. Målen ska vara formulerade som ett önskat tillstånd och i enlighet med politiskt prioriterade områden, stadens styrande dokument och författningar som gäller för verksamhetsområdet. Nämndmålen gäller under verksamhetsåret och ska vara relevanta för respektive nämnds huvudsakliga uppdrag. Förväntade resultat för nämndmålen ska definieras och vara mätbara. Om öka eller minska används som förväntat resultat bör ett målvärde eller ett nollbasvärde vara angivet att utgå från. Nämnden kan ta fram egna indikatorer för att följa utvecklingen under en längre tidsperiod än ett år. Nämnden kan även ta fram egna aktiviteter för att stärka arbetet med att nå målen. Aktiviteter ska endast pågå under en kortare period och ha en tydlig början och ett tydligt slut. 8 Enhetens mål Enheten tar fram förslag på enhetsmål som ska konkretisera nämndens mål och förväntade resultat. De ska vara formulerade som ett önskat tillstånd och i enlighet med politiskt prioriterade områden, stadens styrande dokument och författningar som gäller för verksamheten. Enhetens mål gäller under verksamhetsområdet och ska vara relevanta för respektive verksamhets huvudsakliga uppdrag. Om avdelningen vill styra ned ett enhetsmål till flera enheter går det att lägga enhetsmål på avdelningsnivå och sedan styra ned. Förväntade resultat för enhetsmålen ska definieras och vara mätbara. Om öka eller minska används som förväntat resultat bör ett målvärde eller ett nollbasvärde vara angivet att utgå från. Enheten kan ta fram egna indikatorer för att följa utvecklingen under en längre tidsperiod än ett år. Enheten kan även ta fram egna aktiviteter för att stärka arbetet med att nå målen. Aktiviteter ska endast pågå under en kortare period och ha en tydlig början och ett tydligt slut. Analys inför framtagandet av förslag till nämndmål och enhetsmål Vid analys av utvecklingsbehov, med utgångspunkt i inriktningsmål och verksamhetsområdesmål i stadens budget, ska nedanstående punkter tas i beaktande, där det är relevant, vid framtagande av mål för nästkommande år: • reviderade och nya författningar (lagar, förordningar, föreskrifter), • reviderade och nya styrande dokument från staden (policy, program, handlingsplan, föreskrifter), • reviderade och nya styrande rutiner från nämnden (rutiner), • underlag för budget nästkommande tre år (treåringen), med utmaningar och prioriteringar under planperioden, • tertialrapport 2 från innevarande år, • tillsynsrapporter och revisionsrapporter, • resultat av intern kontroll inkluderat egenkontroller, • genomförda medborgarundersökningar, • genomförda brukarundersökningar, • klagomål och synpunkter samt avvikelser, • medarbetarenkät, • nyckeltal. 9 Uppföljning av mål Nämndmål I samband med tertial följs förväntade resultat, indikatorer, aktiviteter samt arbetssätt upp och analyseras. När resultat beskrivs under analys ska förflyttningar redovisas, exempelvis andel eller antal i jämförelse med samma period förra året och vilken effekt förflyttningen har haft. Resultat ska redovisas uppdelat på flicka/kvinna och pojkar/män när det är möjligt. Vid avvikelser från målvärde i indikatorer, delvis eller ej genomförda aktiviteter och förväntade resultat som inte prognosticeras att uppfyllas eller inte uppfylls ska en analys göras om vilka åtgärder som behöver göras gällande arbetssätt, vilka åtgärder som ska vidtas för att uppfylla indikatormål och vilka åtgärder som behöver göras för att aktiviteter ska kunna genomföras. Vid delvis eller ej uppfyllt nämndmål i tertial tre, verksamhetsberättelsen, ska förvaltningen beskriva hur man avser att arbeta med åtgärder under det kommande året. Enhetsmål Enheter ska följa upp enhetsmål på samma sätt som nämndmål följs upp. Enheter ska även följa upp resursanvändning och ekonomiskt utfall samt beskriva utveckling och förbättring av verksamheten som bygger på analyser av resultat från de uppföljningar som genomförts. Bedömning av måluppfyllelse Vid bedömning av måluppfyllelse ska utfall av förväntade resultat samt resultat för indikatorer och aktiviteter vägas samman för en prognos för helåret eller bedömning av uppnått resultat för året. Internt styrande dokument Kommunfullmäktige Budget för kommande år och för innevarande år Kommunfullmäktige Stadens system för integrerad ledning och styrning ILS. Kommunstyrelsen Planering uppföljning och prognos, anvisningar 10 Stadsdelsnämnd Verksamhetsplan Redovisande dokument Stadsdelsnämnd Tertialrapporter, verksamhetsberättelse, kvalitetberättelse Planerad revidering av rutin Nästa planerade revidering är augusti 2028. Tidigare versioner Tidigare version beslutad 24 oktober 2024. --- [Bilaga 3. Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet..pdf] 1 (9) Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Beslutad av Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 2026-08-27. 2 (9) 2 (9) Innehå å ll Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet .................................................................................1 Syfte med rutinen ...............................................................................................................................................3 Omfattning ..........................................................................................................................................................3 Definitioner .........................................................................................................................................................3 Avvikelse ............................................................................................................................................................3 Risk ....................................................................................................................................................................3 Riskhantering .....................................................................................................................................................4 Ledningssystem .................................................................................................................................................4 Process ..............................................................................................................................................................4 Riskanalys i ledningssystemet ...........................................................................................................................4 Egenkontroll i ledningssystemet ........................................................................................................................4 Avvikelser/risk för avvikelser ...............................................................................................................................4 Lex Maria ...........................................................................................................................................................4 Lex Sarah ...........................................................................................................................................................5 Synpunkter och klagomål ...................................................................................................................................5 Avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammade vid externa uppföljningar, tillsyn eller revision .......................5 Avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammade i den egna verksamheten ......................................................6 Dokumentation ...................................................................................................................................................6 Ansvar och roller .................................................................................................................................................6 Externt styrande dokument .................................................................................................................................8 Internt styrande dokument ...................................................................................................................................8 Redovisande dokument ........................................................................................................................................8 Planerad revidering .............................................................................................................................................8 Tidigare version ..................................................................................................................................................8 3 (9) Syfte med rutinen Syftet med rutinen är att tydliggöra hanteringen av avvikelser i förvaltningens myndighetsutövning och i verksamheter i egen regi enligt bestämmelserna i Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, 5 kap. om systematiskt förbättringsarbete. Rutinen kompletterar rutinerna för lex Sarah, lex Maria och synpunkter och klagomål gällande risk för avvikelse/avvikelse som uppmärksammats vid utredning och som inte direkt har åtgärdats i ett korrigerande/avvärjande syfte. Omfattning Rutinen gäller för förvaltningens myndighetsutövning som omfattas av socialtjänstlagen (2025:400) inklusive lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga och lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall samt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade och lag(2024:79) om placering av barn i skyddat boende samt egen regi verksamhet. Rutinen gäller även för verksamhet som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (2017:30). Definitioner Avvikelse Enligt Socialstyrelsens termbank är en avvikelse en händelse som medfört eller som hade kunnat medföra något oönskat. En avvikelse uppstår om en verksamhet inte når upp till kvalitet, det vill säga inte efterlever krav och mål i föreskrifter eller i beslut eller om medarbetare inte arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Risk Möjligheten att en negativ händelse ska inträffa. 4 (9) 4 (9) Riskhantering Att rapportera, analysera och dokumentera risker, vidta adekvata åtgärder samt sammanställa och återföra resultaten. Ledningssystem Ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten. Ledningssystemet ska innehålla de processer och rutiner som behövs för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamhetens samtliga delar. Processerna dokumenteras i ILS och modulen kvalitetsledningssystem. Process En serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat. Till varje aktivitet ska ett förutbestämt arbetssätt vara beskrivet i en rutin. Riskanalys i ledningssystemet Systematisk identifiering och bedömning av risker i processens aktiviteter med tillhörande rutiner. Med riskanalyser som görs med viss kontinuitet, exempelvis en gång per halvår eller vid behov, arbetar verksamheten förebyggande. Riskanalys görs i ILS, modul kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9, och ska följas av åtgärd/åtgärder vid ett riskvärde åtta och högre. Egenkontroll i ledningssystemet En systematisk uppföljning och utvärdering av resultat av processens aktiviteter med tillhörande rutiner. Genom egenkontroller som görs med en viss kontinuitet, exempelvis en gång per halvår eller vid behov, arbetar verksamheten korrigerande, det vill säga rättar till avvikelser. Egenkontrollen bör ha ett lägsta accepterat resultat beskrivet för att, efter kontroll, kunna göra en bedömning av godkänt eller inte godkänt resultat. Vid ett inte godkänt resultat finns behov av ytterligare åtgärd/åtgärder för att nå ett för verksamheten acceptabelt resultat. Avvikelser/risk för avvikelser Lex Maria För avvikelser som rör hälso- och sjukvård använder förvaltningen avvikelsesystemet i Vodok. Avvikelsesystemet syftar till att underlätta arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten genom analys, utredning och åtgärder efter avvikande händelser. Se vidare rutin för lex Maria. 5 (9) Lex Sarah Missförhållanden och risk för missförhållanden enligt lex Sarah rapporteras, utreds, och hanteras enligt nämndens lex Sarah rutin. Denna rutin omfattar hanteringen av planerade åtgärder som finns beskrivna i en lex Sarah utredning. Berörd aktivitet i processen och tillhörande rutin ska ses över och korrigeras vid behov. När en planerad åtgärd är beskriven i lex Sarah utredningen ska ansvarig enhetschef se över berörd process och aktivitet med tillhörande rutin och genomföra de korrigeringar som det finns behov av. För att kontrollera att genomförda korrigeringar lett till avsedd effekt genomförs en egenkontroll av aktiviteten med tillhörande rutin. Synpunkter och klagomål Klagomål och negativa synpunkter utreds, åtgärdas och återkopplas enligt nämndens rutin för klagomål och synpunkter. Om klagomålet/synpunkten indikerar en risk för en avvikelse ska en riskanalys genomföras av processens aktivitet med tillhörande rutin för förebyggande åtgärder. Om klagomålet/synpunkten indikerar en avvikelse ska en egenkontroll av processens aktivitet med tillhörande rutin genomföras för korrigerande åtgärder. Om klagomålet /synpunkten indikerar missförhållande/risk för missförhållande eller vårdskada/risk för vårdskada ska risken eller det inträffade hanteras enligt nämndens lex Sarah rutin eller lex Maria rutin. Avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammade vid externa uppföljningar, tillsyn eller revision Avvikelser/risk för avvikelser kan komma verksamheten till känna vid externa uppföljningar, vid tillsyn eller vid revision. Risk för avvikelser hanteras genom riskanalys av berörd aktivitet med tillhörande rutin för förebyggande åtgärder. Att genomförda åtgärder har haft avsedd effekt kontrolleras sedan genom egenkontroll. 6 (9) 6 (9) Konstaterad avvikelse hanteras genom egenkontroll av berörd aktivitet med tillhörande rutin för korrigerande åtgärder. Att genomförda åtgärder har haft avsedd effekt kontrolleras sedan genom en ny egenkontroll. Tidplan för egenkontroll efter åtgärd/åtgärder sätts utifrån avvikelsen och dess allvarlighetsgrad. Avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammade i den egna verksamheten Avvikelser/risk för avvikelser kan uppmärksammas i den egna verksamheten. Hanteringen med riskanalys och egenkontroll ska genomföras på samma sätt som då avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammats genom extern uppföljning, tillsyn eller revision. Dokumentation Riskanalys, resultat, analys och åtgärder dokumenteras i ILS modul Kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9. Egenkontroller, resultat, analys och åtgärder dokumenteras på samma sätt. Ärenden gällande klagomål och synpunkter, lex Sarah och lex Maria ska diarieföras. Se vidare i respektive rutin. Ansvar och roller Stadsdelsdirektör ansvarar för att: • förvaltningsövergripande rutin för hantering av avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet finns framtagen, • besluta om ytterligare åtgärder vid behov. Avdelningschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer med den, • ge information till enhetschef och verksamhetsstöd vid introduktion och kontinuerligt på arbetsplatsmöten, • ta emot information från enhetschef om resultat av vidtagna åtgärder och besluta om ytterligare åtgärder vid behov, • ta emot sammanställning och analys av det systematiska förbättringsarbetet utifrån avvikelser/risk för avvikelser och besluta om vidare åtgärder vid behov, 7 (9) • ta emot sammanställning och analys av externa uppföljningar, tillsyn och revision för vidare hantering av avvikelser/risk för avvikelser. Enhetschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • informera medarbetare om rutinen vid introduktion och kontinuerligt på arbetsplatsmöten eller vid behov, • hantera risk för avvikelser/avvikelser i verksamheten och genomföra riskanalys och egenkontroll av berörd process aktivitet med tillhörande rutin samt besluta om åtgärder, • kontrollera att genomförd åtgärd haft avsedd effekt genom egenkontroll, • definiera godkänt resultat för egenkontrollen, • bedöma behov av ytterligare åtgärder om egenkontrollen inte har ett godkänt resultat, • ta emot sammanställning och analys av externa uppföljningar, tillsyn och revision för vidare åtgärder, • informera avdelningschef om åtgärder och resultat av vidtagna åtgärder. Avdelningens verksamhetsstöd ansvar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • analysera och sammanställa resultat av externa uppföljningar, tillsyn och revision och överlämna sammanställning till avdelningschef, • vid behov stödja enhetschef i hanteringen av avvikelser/ risk för avvikelser i det systematiska förbättringsarbetet. Medarbetare ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • meddela enhetschef om avvikelser/risk för avvikelser uppmärksammas i den egna verksamheten och som inte ska rapporteras i enlighet med annan rutin, • meddela berörd enhetschef om avvikelser/risk för avvikelser kommit till medarbetares kännedom. 8 (9) 8 (9) Externt styrande dokument Socialstyrelsen Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 Handbok för tillämpningen av föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Förteckning över föreskrifter och allmänna råd Förteckning Internt styrande dokument Kommunfullmäktige Styrdokument i Stockholms stad Styrdokument Stadens system för integrerad ledning och styrning, ILS System för Integrerad ledning och styrning Stadsdelsnämnden Lokal rutin lex Sarah Lex Sarah System för intern kontroll och laglista System för intern kontroll och laglista Lokala rutiner, hälso- och sjukvård, HSL rutiner Västerort Rutin synpunkter och klagomål, Synpunkter och klagomål Redovisande dokument Stadsdelsnämnden Tertialrapporter, verksamhetsberättelse och kvalitetsberättelse Planerad revidering Nästa planerade revidering är augusti 2028. Tidigare version Tidigare version var beslutad 23 maj 2024. --- [Bilaga 4. Lex Sarah- lokal rutin..pdf] 1 Rutin Lex Sarah Beslutad av Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 2026-08-27 Innehåll Rutin Lex Sarah .......................................................................................................................................................1 Syfte med rutinen ..................................................................................................................................................3 Omfattning ............................................................................................................................................................3 Lex Sarah .............................................................................................................................................................3 Roller och ansvar ..................................................................................................................................................4 Skyldigheten att rapportera ...................................................................................................................................6 Vad ska rapporteras .............................................................................................................................................6 Omedelbara åtgärder ............................................................................................................................................7 Utredning ..............................................................................................................................................................8 Information till den enskilde och till andra berörda ................................................................................................8 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ............................................................................................9 Egen regi verksamhet inom valfrihetssystemet .....................................................................................................9 Dokumentation ......................................................................................................................................................9 Sekretess ..............................................................................................................................................................9 Externt styrande dokument .................................................................................................................................10 Internt styrande dokument ..................................................................................................................................10 Redovisande dokument .......................................................................................................................................11 Planerad revidering av rutin .................................................................................................................................11 Tidigare version ...................................................................................................................................................11 3 Syfte med rutinen Syftet med rutinen är att tydliggöra hanteringen av missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden i förvaltningens myndighetsutövning och i verksamheter i egen regi enligt bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänstlagen (2025:400) (SoL) och lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Omfattning Rutinen omfattar myndighetsutövning och egen regi verksamheter som bedrivs enligt socialtjänstlagen (2025:400) (SoL) och lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och gäller även vid beslut utan individuell behovsprövning. Även verksamhet som utför av personlig assistans åt enskild som har beviljats assistansersättning av Försäkringskassan enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) (SFB) omfattas av rutinen. Rutinen omfattar även ett mottagande av rapporter från upphandlad verksamhet och verksamhet inom valfrihetssystemet samt mottagande av information om genomförd anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). När det gäller insatser enligt lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) fattas inte besluten av Hässelby -Vällingby stadsdelsnämnd utan av förvaltningsdomstol. Vissa verkställighetsbeslut är delegerade till förvaltningens tjänstemän och omfattas därmed av rutinen. Lex Sarah Det som benämns som lex Sarah är de bestämmelser som finns i SoL och LSS och som innebär en skyldighet att rapportera, utreda, dokumentera och undanröja risk för missförhållande/missförhållande samt att anmäla allvarliga missförhållanden eller påtagliga allvarliga risker för missförhållanden till IVO. Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet vilket ska innehålla förebyggande och korrigerande åtgärder för att förhindra att en risk för missförhållanden uppstår eller att missförhållanden uppstår. Roller och ansvar Stadsdelsdirektör ansvarar för att: • förvaltningsövergripande rutin gällande lex Sarah är framtagen, • vid behov ge direktiv om ytterligare åtgärder vid mycket allvarlig händelse, • informera stadsdelsnämnd vid mycket allvarlig händelse, • utse lex Sarahansvarig avdelningschef vid jävsituation. Avdelningschef tillika lex Sarahansvarig ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • ge information till enhetschef och verksamhetsstöd vid introduktion och kontinuerligt på arbetsplatsmöten, • ta emot rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande från myndighetsutövning och verksamhet i egen regi i e-dok och fördela för vidare utredning, • besluta att inte inleda utredning när det är uppenbart att rapporten inte rör ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande och dokumentera beslutet i rapporten, • omedelbara åtgärder har genomförts vid behov, • informera stadsdelsdirektör om mycket allvarlig händelse och vidtagna omedelbara åtgärder, • bedöma allvarlighetsgrad utifrån genomförd utredning, • tjänsteskrivelse och underlag lämnas till sociala delegationen inför beslut om anmälan till IVO, • eventuellt besluta om vilka berörda, förutom den som är direkt berörd, som ska informeras om genomförd utredning och anmälan till IVO, • ta emot rapport om missförhållande eller risk för missförhållande samt information om anmälan till IVO från upphandlad verksamhet och verksamhet inom valfrihetssystemet och fördela för tjänsteskrivelse till stadsdelsnämnd för information, • följa upp vidtagna åtgärder och resultatet av dem med berörd enhetschef, • följa upp planerade åtgärder med berörd enhetschef. Enhetschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • informera medarbetare om rutinen vid introduktion och löpande vid arbetsplatsmöten eller vid behov, • ta emot rapport från medarbetare och skicka till registrator för diarieföring, 5 • informera enskild och eventuell legal företrädare om inkommen rapport, utredning och eventuell anmälan till IVO, • informera vårdnadshavare och barnet, utifrån ålder och mognad, om inkommen rapport, utredning och eventuell anmälan till IVO, • vidta omedelbara åtgärder vid behov, • informera avdelningschef om inkommen rapport och omedelbart vidtagna åtgärder, • vidta planerade åtgärder, • hantera missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden enligt rutin för avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet, • kontinuerligt ta upp identifierade risker för missförhållanden/missförhållanden samt vidtagna och planerade åtgärder på arbetsplatsmöten samt resultat av uppföljning, • informera avdelningschef om resultat av genomförda uppföljningar av vidtagna åtgärder. Avdelningarnas verksamhetsstöd ansvar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • ta emot rapport från myndighetsutövning och från verksamhet i egen regi som diarieförts i e-dok, • utreda risken eller händelsen utifrån inkommen rapport utan dröjsmål, • överlämna utredning till avdelningschef som bedömer riskens eller händelsens allvarlighetsgrad, • skriva tjänsteskrivelse till social delegation vid bedömning att påtagliga risken eller händelsen är allvarlig, • överlämna utredning till enhetschef där bedömningen är att händelsen eller risken inte är allvarlig och ska hanteras enligt rutin för avvikelser. • ge stöd till enhetschef för vidare hantering av avvikelser eller vid påtaglig allvarlig risk för missförhållande eller allvarligt missförhållande, • ta emot rapport och information om anmälan från upphandlad verksamhet, verksamhet inom valfrihetssystemet och enskild utförare av personlig assistans och skriva tjänsteskrivelse för information till nämnd, • se till att annan nämnd får information om rapport, utredning och anmälan i de fall där annan nämnd tagit beslut om insats för den enskilde som är berörd, • skicka anmälan till IVO efter beslut av sociala delegationen. Medarbetare ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • meddela enhetschef om kunskapsbrist finns om lex Sarah och rapporteringsskyldigheten, • dokumentera vidtagna omedelbara åtgärder för att avhjälpa påtaglig risk för ett missförhållande eller ett missförhållande i rapport, • överlämna rapport till enhetschef för vidare hantering. Skyldigheten att rapportera Rapporteringsskyldigheten gäller redan när en enskild kan komma ifråga för en insats och i myndighetsutövning. Det innebär att i uppsökande verksamhet eller under handläggning av ett ärende kan missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden finnas som ska rapporteras. Även i genomförandet av insatser kan missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden finnas som ska rapporteras. En rapporteringsskyldighet har den som är: • anställd, oavsett anställningsform • praktikant • uppdragstagare • deltagare i arbetsmarknadspolitiska program Den som anställs ska vid anställningens början, vid exempelvis introduktion, få information om rapporteringsskyldigheten och rutin för lex Sarah. Information ska sedan ges till medarbetare med viss kontinuitet vid exempelvis arbetsplatsträffar. Den som påbörjar en praktik, ett uppdrag eller deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program ska få information om rapporteringsskyldigheten vid praktikens, uppdragets eller programmets början och sedan vidare vid behov. Vad ska rapporteras Den som har en rapporteringsskyldighet ska rapportera händelser eller påtagliga risker som innebär eller har inneburit ett hot mot, eller har medfört konsekvenser för, enskildas liv, säkerhet eller fysiska och psykiska hälsa. Det kan även vara bestämmelser eller rutiner som medarbetare åsidosatt eller struntat i vid myndighetsutövning eller i utförandet, en så kallad försummelse. Det är den anställde, praktikanten, uppdragstagaren eller deltagaren som bedömer om en situation eller en händelse ska rapporteras. Det ska inte överprövas av chef. 7 Nedan är exempel på risker eller händelser som ska rapporteras: • bestraffningar av olika slag såsom nedläggning, fasthållande och inlåsning, hot, trakasserier, våld, • sexuella övergrepp, antydningar och beröring av sexuell karaktär, • ekonomiska övergrepp såsom stöld, utpressning, förskingring, • bristande rutiner och bristande planering som trots påpekande inte åtgärdas och som påtagligt riskerar att leda till, eller har lett till, missförhållande i verksamheten, • bristande handläggningsrutiner som trots påpekande inte åtgärdas och som påtagligt riskerar att leda till, eller har lett till, missförhållande i myndighetsutövningen, • mindre allvarliga händelser som upprepas och sammantaget utgör en påtaglig risk för ett missförhållande eller ett missförhållande. Omedelbara åtgärder Den som upptäcker eller får reda på ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska omedelbart undanröja det som direkt hotar eller riskerar att hota den enskildes liv eller hälsa. Vad som har gjorts ska sedan skrivas ned av medarbetare i rapporten och även ges som information till närmaste chef. För övrigt ansvarar chef för att genomföra åtgärder då denne fått ta del av informationen och rapporten. Hur ska missförhållandet eller risken för missförhållande rapporteras Rapporten ska snarast, helst samma dag, lämnas till ansvarig chef eller om denne är en direkt del av missförhållandet eller påtagliga risken för missförhållandet, till överordnad chef. Blankett för rapportering finns på intranätet under rubrik Lex Sarah. Rapporten skickas till registrator som lägger in den i e-dok för vidare hantering. Utredning Den berörda avdelningens verksamhetsstöd ska utan dröjsmål inleda en utredning som dokumenteras på den utredningsblankett som finns i e-dok. Utredningen ska göras utifrån verksamheten- på en systemnivå och fokusera på styrning, organisation och verksamhetens processer. Dokumentationen av utredningen ska visa: • vad det rapporterade missförhållandet eller påtagliga risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller hade kunnat få. • när den muntliga eller skriftliga rapporten togs emot, • när och hur missförhållandet eller påtagliga risken för ett missförhållande uppmärksammades, • när missförhållandet inträffade, • orsaker till missförhållandet eller påtagliga risken för ett missförhållande, • om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen, • bedömningen av om något liknande skulle kunna inträffa igen. Vidare ska det av dokumentationen framgå vilka åtgärder som har vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för ett missförhållande samt tidpunkt för dessa och vad som i övrigt har framkommit under utredningen. Lex Sarahansvarig avdelningschef avslutar utredningen med en bedömning av missförhållandets allvarlighetsgrad eller den påtagliga riskens allvarlighetsgrad. Då utredningen är klar ska den sparas i ärendet i e-dok. Om missförhållandet eller den påtagliga risken för ett missförhållande efter utredning bedöms vara mindre allvarlig ska händelsen eller risken hanteras vidare enligt rutin för avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet. Information till den enskilde och till andra berörda Den enskilde som är direkt berörd av missförhållandet eller en påtaglig risk för ett missförhållande bör alltid informeras om genomförd utredning och anmälan till IVO. Utöver det beslutar enhetschef eller lex Sarah ansvarig avdelningschef om vilka andra berörda som ska informeras om utredning och anmälan och hur informationen ska ges. 9 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Då lex Sarah ansvarig avdelningschef bedömt att händelsen var allvarlig eller att den påtagliga risken är allvarlig ska en tjänsteskrivelse skrivas i e-dok till Hässelby -Vällingby stadsdelsnämnds sociala delegation för ett beslut om anmälan ska skickas till IVO. Till tjänsteskrivelsen ska en ifylld anmälan biläggas. Blankett finns på IVO:s webbsida: https://www.socialstyrelsen.se/ansok-och-anmal/blanketter/blanketter-till-ivo/ Egen regi verksamhet inom valfrihetssystemet Andra nämnder som har enskilda deltagare som är berörda av ett missförhållande/risk för missförhållande ska få information om rapport, utredning och anmälan till IVO. Dokumentation Rapport, underlag till rapporten, utredning, anmälan och tjänsteskrivelse ska vara dokumenterade i e-dok. Dokumentation sparad på annat sätt, i mappar eller liknande ska läggas in i e-dok och sedan raderas. En journalanteckning som ska beskriva det som är av vikt ska göras i den enskildes akt utifrån att den enskilde är berörd av missförhållandet eller den påtagliga risken för ett missförhållande. Sekretess Sekretess enligt 26 kap 1 § offentlighets- och sekretesslag (OSL) gäller för personuppgifter i en rapport, utredning och anmälan. Sekretess gäller även för namn på enheten, chef eller liknande om det går att baklänges identifiera en enskild. Sekretess gäller dock inte för enhet eller medarbetare i syfte att skydda medarbetare eller verksamhet från negativ uppmärksamhet. Externt styrande dokument Socialstyrelsen: ▪ Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 ▪ Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah, Socialstyrelsen, 2014 ▪ Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah, SOSFS 2011:5 ▪ Meddelandeblad, Socialstyrelsen, 2015 ▪ Förteckning över föreskrifter och allmänna råd https://www.socialstyrelsen.se/glob alassets/sharepoint- dokument/artikelkatalog/foreskrifte r-och-allmanna- rad/2021-1- 7165.pdf Internt styrande dokument Kommunfullmäktige: Stadsdelsnämnd: ▪ Styrdokument i Stockholms stad https://start.stockholm/om- stockholms-stad/politik-och- demokrati/styrdokument/ ▪ Stadens system för integrerad ledning och styrning ILS, stadens intranät ▪ Lokal rutin- lex Sarah lex sarah 1 1 ▪ System för intern kontroll och laglista System för intern kontroll och laglista ▪ Lokala rutiner hälso- och sjukvård Lokala rutiner Västerort ▪ Lokal rutin synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål ▪ Rutin avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet Redovisande dokument Stadsdelsnämnd: Kvalitetsberättelse Verksamhetsberättelse Planerad revidering av rutin Nästa planerade revidering är augusti 2028. Tidigare version Tidigare version var beslutad 23 maj 2024. --- [Bilaga 5. System för intern kontroll 2026.pdf] Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Stadsdelsdirektörens stab 16523 Hässelby susanne.rydberg-lif@stockholm.se start.stockholm Sida 1 (11) System för intern kontroll Bilaga till verksamhetsplan 2026. Syfte Enligt kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 § ska varje nämnd se till att den interna kontrollen är tillräcklig för att förebygga fel och oegentligheter i verksamheten och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när skötseln av en kommunal angelägenhet med stöd av kommunallagen 10 kap. 1 § har lämnats över till någon annan. Genom en tillräcklig intern kontroll skapas förutsättningar för en ändamålsenlig och effektiv användning av skattemedel och förutsättningar för att förebygga och upptäcka fel och brister samt förhindra förluster och oegentligheter. Omfattning System för intern kontroll omfattar förvaltningens alla avdelningar. Den gäller även för kontroll av leverantörer där skötseln av en kommunal angelägenhet har lämnats över till annan att driva. Definitioner Intern kontroll Identifiering av processers risker, analys och värdering samt uppföljning av processer (egenkontroll). Resultatet av riskers värdering och resultat av egenkontroller hanteras vidare i stadens system för integrerad ledning och styrning, risk och kontroll samt kvalitetsledningssystem. Risk Omständighet eller händelse som har en negativ påverkan på verksamhetens ändamålsenlighet. Det kan som konsekvens innebära att fel och brister samt förluster och oegentligheter uppstår, att resurser inte används effektivt samt att lagar och andra styrdokument inte följs. Sannolikhet Hur troligt det är att risken realiseras. Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Stadsdelsdirektörens stab Rutin 2026-10-29 16523 Hässelby susanne.rydberg-lif@stockholm.se start.stockholm Rutin Sida 2 (11) System för intern kontroll Konsekvens Graden av negativ påverkan om risken realiseras. Det kan vara en ekonomisk, verksamhetsrelaterad eller förtroenderelaterad konsekvens. Fel och brister Fel är att något avviker från fakta/rutiner och inte är korrekt. Brist är att något saknas eller inte är tillräckligt. Förlust Att något som verksamheten tidigare haft eller som verksamheten har varit, har gått förlorat. Oegentligheter Oönskade handlingar med negativa konsekvenser för verksamheten. Ansvar och roller Intern kontroll är en del i det löpande arbetet där politik, chefer och medarbetare ska samverka för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå: • att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, • att informationen om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och rättvisande, • att lagar, förordningar, föreskrifter och styrdokument följs. Stadsdelsnämnden ansvarar för att: • i samband med verksamhetsplan besluta om system för intern kontroll, • i samband med verksamhetsplan besluta om genomförd väsentlighets- och riskanalys samt upprättad internkontrollplan, • i samband med tertialrapport 2 redovisa genomförda direkta åtgärder och rapportera resultatet av nämndens interna kontroll och eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits, • i samband med verksamhetsberättelse redovisa genomförda direkta åtgärder och rapportera resultatet av nämndens interna kontroll och eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits, • bedöma huruvida den interna kontrollen har varit tillräcklig, delvis tillräcklig eller otillräcklig under året, • besluta om åtgärder vid väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter gällande den egna verksamheten, • besluta om åtgärder vid väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter gällande verksamhet som lämnats över till annan att bedriva. Rutin Sida 3 (11) System för intern kontroll Stadsdelsdirektör ansvarar för att: • en rutin för intern kontroll finns framtagen, • chefer direkt underställda direktör har kunskap om de lagar, föreskrifter, riktlinjer och rutiner som gäller för verksamheten och hur fel och brister, förluster och oegentligheter ska rapporteras, • inom förvaltningen skapa förutsättningar för en arbetsplatskultur som främjar god intern kontroll, • rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nödvändiga åtgärder, • meddela nämnd om riskbild väsentligt förändras och lägga fram uppdaterad väsentlighet- och riskanalys samt internkontrollplan till nämnd för nytt beslut, • omgående informera nämnd om väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter i den egna verksamheten samt direkta och planerade åtgärder, • omgående informera nämnd om väsentliga fel och brister, förluster och oegentligheter gällande verksamhet som lämnats över till annan att bedriva samt direkta och planerade åtgärder. Avdelningschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • enhetschefer/områdeschefer inom avdelningen har kunskap om de lagar, föreskrifter, riktlinjer och rutiner som gäller för verksamheten och hur fel och brister, förluster eller oegentligheter ska rapporteras, • skapa förutsättningar för en arbetsplatskultur som främjar god intern kontroll, • genomföra väsentlighets- och riskanalyser av obligatoriska processer och egna processer på förvaltningsnivå där risker har identifierats, • se till att kontroller genomförs av medarbetare som har tillräcklig kunskap om granskningsområdet, • säkerställa att ingen jävsituation föreligger, • riskanalys och egenkontroller av huvud- och stödprocesser i kvalitetsledningssystem genomförs och åtgärder vidtas vid behov, • ta emot information om genomförda riskanalyser, egenkontroller och åtgärder i kvalitetsledningssystem från områdeschef/enhetschef inför tertial 2 och verksamhetsberättelse, • ta emot information om genomförda direkta åtgärder och planerade åtgärder från områdeschef/enhetschef inför tertial 2 och verksamhetsberättelse, Rutin Sida 4 (11) System för intern kontroll • besluta om direkta åtgärder eller planerade åtgärder vid behov, • omgående informera stadsdelsdirektör vid väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter inom det egna verksamhetsområdet samt vilka direkta åtgärder som vidtagits och vilka åtgärder som planeras, • säkerställa att väsentlighets- och riskanalys och internkontrollplan uppdateras om riskbild väsentligt förändras och meddela stadsdelsdirektör, • säkerställa att inkommen information gällande resultat från externa uppföljningar, genomförda revisioner, analys och bedömningar av synpunkter och klagomål hanteras vidare i enlighet med nämndens rutiner för kvalitet i verksamheten, • säkerställa att processer från ledningssystem för kvalitet förs över till väsentlighet- och riskanalys för riskbedömning och eventuella åtgärder när det vid egenkontroll av processers aktiviteter framkommit att det kvarstår en risk för fel och brister, förluster eller oegentligheter trots förebyggande och korrigerande åtgärder, • verksamhet som lämnats över till annan att bedriva inom det egna verksamhetsområdet följs upp när det gäller den interna kontrollen utifrån avtal och att krav på rättelse lämnas vid fel och brister i den interna kontrollen, • omgående informera stadsdelsdirektör om det vid uppföljning av avtal, eller genom annan information, framkommer att det finns väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter. Områdeschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • vara stöd till avdelningschef och enhetschef i arbetet med intern kontroll, • vid behov sammanställa och samordna arbetet med intern kontroll. Enhetschef ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • medarbetare har kunskap om lagar, riktlinjer, föreskrifter och rutiner som gäller för verksamheten och hur fel och brister, förluster eller oegentligheter ska rapporteras, • skapa förutsättningar för en arbetsplatskultur som främjar en god intern kontroll, • genomföra väsentlighets- och riskanalyser av obligatoriska processer och egna processer där risker har identifierats, • se till att kontroller genomförs av medarbetare som har tillräcklig kunskap om granskningsområdet, • säkerställa att ingen jävsituation föreligger, Rutin Sida 5 (11) System för intern kontroll • riskanalyser genomförs av processers aktiviteter i kvalitetsledningssystemet och att förebyggande åtgärder genomförs utifrån behov, • uppdatera väsentlighets- och riskanalys och internkontrollplan om riskbild väsentligt förändras och meddela avdelningschef, • egenkontroller genomförs av processers aktiviteter i kvalitetsledningssystemet med beslut om korrigerande åtgärder utifrån dokumenterat lägsta godkända resultat under rubriken Metod för bedömning i egenkontrollen, • lämna rapport om genomförda egenkontroller och åtgärder till avdelningschef inför tertialrapport två och verksamhetsberättelse, • föra över processer från kvalitetsledningssystem till väsentlighet- och riskanalys för riskbedömning och eventuella åtgärder när det vid egenkontroll av processers aktiviteter kvarstår en risk för fel och brister, förluster eller oegentligheter trots förebyggande och korrigerande åtgärder, • inkommen information gällande resultat från externa uppföljningar, genomförda revisioner, analys och bedömningar av synpunkter och klagomål hanteras vidare i enlighet med nämndens rutiner för kvalitet, • omgående informera avdelningschef vid väsentliga fel och brister eller förluster och oegentligheter i den egna verksamheten samt vilka direkta åtgärder som har vidtagits och åtgärder som planeras, • informera avdelningschef om arbetet med väsentlighets- och riskanalys samt internkontrollplan med den kontinuitet som avdelningschef meddelat eller i samband med tertial 2 och verksamhetsberättelsen, • omgående lämna information till avdelningschef om väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter som uppmärksammats i verksamhet som lämnats över till annan att bedriva. Medarbetare ansvarar för att: • ha kunskap om rutinen och det ansvar som följer av den, • följa lagar, riktlinjer, föreskrifter och rutiner för att uppnå en rättssäker och effektiv verksamhet, • bidra till att skapa en arbetsplatskultur som främjar god intern kontroll, • medverka i arbetet med väsentlighets- och riskanalyser samt internkontrollplan, • medverka i arbetet med enhetens riskanalyser och egenkontroller i kvalitetsledningssystemet, Rutin Sida 6 (11) System för intern kontroll • omgående informera enhetschef vid väsentliga fel och brister, förluster eller oegentligheter i den egna verksamheten, • omgående informera enhetschef då väsentlig fel och brister, förluster eller oegentligheter uppmärksammats i verksamhet som lämnats över till annan att bedriva. ILS samordnare ansvarar för att: • upprätta ett system för intern kontroll, • samordna och utveckla nämndens interna kontrollarbete, • redovisa arbetet med intern kontroll i samband med tertial 2 • sammanställa nämndens rapport om hur det interna kontrollarbetet har fortlöpt med fokus på genomförda kontroller och eventuella åtgärder som vidtagits i samband med tertial 2, • sammanställa uppföljningsrapport om årets arbete med intern kontroll i stadens system för integrerad ledning och styrning, ILS, • sammanfatta nämndens bedömning om den interna kontrollen varit tillräcklig, delvis tillräcklig eller otillräcklig. Intern kontroll I regler för ekonomisk förvaltning framgår att en intern kontroll bygger på helhetssyn där det ska finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkerställer en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel och förluster. Den interna kontrollen ska säkerställa att: • lagstiftning och andra för nämnden gällande riktlinjer, regler och beslut följs, • anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig och stadens tillgångar skyddas, • risken för fel och brister, förluster och oegentligheter minimeras, • redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig, • säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT-system är tillfredsställande. Verksamhet som lämnats över till annan att bedriva När det gäller verksamhet som med stöd av kommunallagen lämnats över till annan att bedriva ska leverantören ha en, utifrån avtal, tillräcklig intern kontroll av den egna verksamheten. Vid uppföljning av avtal eller då information inkommit till förvaltningen som kan indikera fel och brister ska förvaltningen begära rättelse Rutin Sida 7 (11) System för intern kontroll och redovisning av genomförda åtgärder. Vid information om allvarliga brister, förluster eller oegentligheter ska en begäran om omedelbar rättelse lämnas med återkoppling om omedelbara åtgärder som vidtagits. Som stöd finns nämndens rutin för avtalsuppföljning och hantering av avvikelser för vidare hantering. Riskanalys i kvalitetsledningssystem Riskanalys genomförs av processers aktiviteter i ledningssystem för kvalitet i ILS i syfte att förebygga avvikelser i genomförandet. Riskanalyser ska genomföras årligen av aktiviteters rutiner för att säkerställa att de är aktuella. En riskanalys kan även initieras av inkomna synpunkter och klagomål, revision/uppföljning eller att tillsynsmyndighet har uppmärksammat fel och brister. Vid ett riskvärde nio eller högre ska åtgärder beskrivas som sedan ska följas upp enligt åtgärdens tidplan. Egenkontroll i kvalitetsledningssystem Egenkontroller genomförs av processers aktiviteter i ledningssystem för kvalitet i ILS. I egenkontrollen läggs minsta godkända värde in under metod/rutin för bedömning. Detta för att genomförd egenkontroll ska kunna bedömas som godkänd eller ej godkänd. Vid ej godkänd egenkontroll ska en korrigerande åtgärd anges, exempelvis ändringar i aktivitetens genomförande (rutin). Väsentlighets- och riskanalys, VoR Väsentlighets- och riskanalysen ska utgå från nämndens väsentliga processer och delprocesser. Genom att systematiskt identifiera och analysera risker i processer och delprocesser kan nämnden stärka förebyggande hantering, minimera fel och brister och minska risken för förluster och oegentligheter. Av väsentlighets- och riskanalysen som beslutas av nämnden ska följande ingå: • väsentliga processer och delprocesser, • risker kopplade till delprocesserna, • beskrivning av förebyggande hantering för att inte risk ska uppstå, • beskrivning av konsekvensen/konsekvenserna för verksamheten om det som bedöms som en risk inträffar, • värdering av risknivå genom att bedöma sannolikhet och konsekvens, • riskrespons, • direkta åtgärder och om risken hanteras i internkontrollplanen eller inte beroende på risknivå. Rutin Sida 8 (11) System för intern kontroll Vid behov kan väsentliga processer och delprocesser föras in för väsentlighets- och riskanalys under året och redovisas i samband med tertialrapportering. Identifiera väsentliga processer Väsentliga processer har avgörande betydelse för om verksamheten ska vara ändamålsenlig och effektiv. Processerna finns även beskrivna i kvalitetsledningssystem i stadens system för integrerad ledning och styrning, ILS. Processerna som identifieras kan vara lednings-, huvud- eller stödprocesser. En process kan innehålla en eller flera delprocesser. Identifiera risker De risker som kan uppstå i delprocesser ska identifieras och beskrivas. Även konsekvenserna av om risken skulle realiseras ska beskrivas. Processer som i kvalitetsledningssystemet har bedömts ha en kvarstående hög risk för att inte vara effektiva eller ändamålsenliga, trots förebyggande och korrigerande åtgärder, är processer som bör identifieras för väsentlighets- och riskanalys. Även processer där risker har identifierats vid extern uppföljning som exempelvis revision bör identifieras för väsentlighets- och riskanalys. Förebyggande åtgärder Den förebyggande hanteringen i en delprocess kan vara rutiner och andra styrdokument som används i syfte att minimera risken för fel och brister, förluster eller oegentligheter. Beroende på vad som redan finns för förebyggande arbetssätt kan det bli aktuellt med direkta åtgärder för att förebygga att risken realiseras. Värdera riskernas sannolikhet och konsekvens En värdering av sannolikheten att en risk realiseras och konsekvensen som då kan bli följden. Risken bedöms utifrån en skala på ett till fyra och bedömningen för sannolikhet multipliceras med bedömningen för konsekvensen vilket ger ett riskvärde. Om riskvärdet är lika med eller högre än åtta förs risken per automatik vidare över till internkontrollplanen för vidare hantering. Sannolikhet avser hur troligt det är att risken realiseras. Konsekvensen är graden om negativ påverkan om risken realiseras och kan vara ekonomisk, verksamhetsrelaterad eller förtroenderelaterad. Rutin Sida 9 (11) System för intern kontroll Sannolikhet Konsekvens 4. Mycket hög Risken kommer nästan helt säkert realiseras. Risken kan när som helst under året realiseras. 4. Allvarlig Omfattande konsekvenser för verksamheten, kräver ledningens engagemang och extraordinära insatser. Mycket stora konsekvenser för tredje man. 3. Hög Risken kan sannolikt realiseras under de flesta förhållanden. Kan realiseras under de kommande 1-2 åren. 3. Betydande Kännbara störningar i verksamheten. Konsekvenser för tredje man. 2. Medelhög Risken kan möjligen realiseras enstaka tillfällen. Kan realiseras under kommande fem år. 2. Måttlig Inte obetydlig konsekvens för verksamheten men kan hanteras i det löpande arbetet. Konsekvenser för tredje man finns men är inte betydande. 1. Låg Risken är osannolik men skulle kunna realiseras under exceptionella förhållanden. Bedöms inte realiseras under kommande fem år. 1. Försumbar Obetydlig påverkan på verksamheten. Inga konsekvenser för tredje man. Hantera risker Vid hantering av risker ska en bedömning göras hur risker ska hanteras, med undantag från risker som har ett riskvärde åtta (8) eller högre som per automatik går över till internkontrollplan. Riskrespons Risken accepteras Att risken accepteras betyder att risken kan lämnas utan vidare åtgärd på grund av att: • riskvärdet är lägre, • nyttan av att åtgärda risken är mindre än de resurser som måste avsättas för åtgärder. Direktåtgärder Direktåtgärder beslutas när: • det saknas förebyggande hantering för en risk och ansvarig för verksamheten bedömer att en förebyggande hantering (exempelvis rutin) behöver införas, • en företeelse eller ett förhållande finns som omedelbart måste åtgärdas. Rutin Sida 10 (11) System för intern kontroll Internkontrollplan Syftet med internkontrollplanen är att kvalitetssäkra processer och minska risker för fel och brister, förluster eller oegentligheter. I internkontrollplanen beskrivs vilka kontroller som ska göras under kommande år och ska innehålla: • vilka risker inklusive förebyggande hantering som ska följas upp, • en beskrivning av vad kontrollen ska säkerställa och hur den ska genomföras, • vem som ska utföra kontrollen och när den ska vara utförd, • hur dokumentationen och rapportering ska göras. Kontroller som genomförs kan exempelvis vara stickprovskontroller, enkäter, granskningar och intervjuer. När kontrollen planeras bör kostnaden för kontrollen samt nyttan övervägas. Det som även bör övervägas är vem som ska utföra kontrollen och kontrollens omfattning. Den som genomför kontroller ska inte vara jävig, det vill säga att granska sig själv, och ska ha tillräcklig kunskap för att utföra kontrollen. Uppföljning av intern kontroll Uppföljning av åtgärder I samband med tertialrapport 1 och 2 samt verksamhetsberättelse ska direktåtgärder och korrigerande åtgärder följas upp utifrån tidplan. Då en åtgärd enligt tidplan för åtgärder ska vara genomförd ska en analys och bedömning göras om åtgärden har haft avsedd effekt. Om åtgärden vid uppföljning inte har haft avsedd effekt läggs direktåtgärder/korrigerande åtgärder till processen för att genomföras till årets slut. Om status är avvikelse vid årets slut förs processen över till väsentlighets- och riskanalys följande år för en ny riskbedömning. Uppföljning av internkontrollplan I samband med tertialrapport 2 ska nämnden rapportera hur det interna kontrollarbetet har fortlöpt med fokus på genomförda kontroller och eventuella åtgärder som vidtagits. I samband med verksamhetsberättelsen ska årets arbete med intern kontroll rapporteras. Resultat från varje genomförd kontroll ska dokumenteras och analyseras. Vid eventuella avvikelser ska vidtagna åtgärder beskrivas. En bedömning ska även göras om det interna kontrollsystemet under året har varit tillräcklig, delvis Rutin Sida 11 (11) System för intern kontroll tillräcklig eller otillräcklig. Följande ska framgå i uppföljningsrapporten som biläggs verksamhetsberättelsen: • nämndens bedömning av den interna kontrollen för året, • processer och delprocesser, • risker och förebyggande arbetssätt kopplat till riskerna, • kontroller, • resultat och eventuella åtgärder för varje kontroll. Uppföljning av riskanalys och egenkontroll i kvalitetsledningssystem Vid riskvärde nio eller högre dokumenteras åtgärd i fliken riskanalys och följs upp under flik Åtgärder. Vid ej godkänt resultat av egenkontroll dokumenteras åtgärd under flik Egenkontroller. Åtgärder följs sedan upp och dokumenteras under flik Åtgärder. Lagar och andra styrande dokument Riksdagen Kommunallagen (2017:725). Socialstyrelsen Föreskrifter och allmänna råd. https://www.socialstyrelsen.se/kunskapsstod-och-regler/regler-och- riktlinjer/foreskrifter-och-allmanna-rad/ Kommunfullmäktige Styrdokument i Stockholm stad. https://intranat.stockholm.se/organisation-och-styrning/sa-styrs- staden/styrdokument-i-stockholms-stad/ Stadsdelsnämnd • Rutin för avtalsuppföljning och hantering av avvikelser • Avvikelsehantering i det systematiska förbättringsarbetet. https://intranat.stockholm.se/organisation-och-styrning/planering- och-uppfoljning/planering-uppfoljning-och-prognos/?f_id=704 Rutin avtalsuppföljning och hantering av avvikelser Revidering av system för intern kontroll System för intern kontroll revideras årligen och är bilaga till stadsdelsnämndens verksamhetsplan för året. --- [Bilaga 5b. Laglista.pdf] Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag Kommentar Berörd Ansvar för lagefterlevnad avdelning/ar Regeringsformen (1974:152) Det allmänna ska verka för att alla människor ska kunna uppnå delaktighet och jämlikhet i samhället och för att barns rätt tas till vara. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Tryckfrihetsförordningen (1949:105) med offentlighetsprincipen (som är en del av tryckfrihetsförordningen) Rätt att uttrycka sig fritt i skrift men skyddar mot förtal och kränkningar av enskilda eller grupper. Offentlighetsprincipen reglerar rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess utan att behöva berätta vad handlingen ska användas till. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Yttrandefrihetsgrundlag (1991:1469) Medborgares rätt att uttrycka sin åsikt i radio, i tv och på webben. Men det är inte tillåtet att till exempel förtala eller kränka en annan person. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Kommunallag (2017:725) Grunderna för kommunernas organisation och verksamhetsformer och för den kommunala beskattningen. Ger det grundläggande regelverket för vad som är kompetensenligt och hur den lokala självstyrelsen utövas. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Förvaltningslag (2017:900) Hur myndigheterna ska gå tillväga vid sin behandling av olika ärenden, bland annat vad gäller service gentemot enskilda personer och samverkan med andra myndigheter, Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. liksom hur beslutsprocessen inom myndigheten ska hanteras. Lag (2024:307) om uppgiftsskyldighet för att motverka felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen samt fusk, regelöverträdelser och brottslighet i arbetslivet Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan, Inspektionen för vård och omsorg, Kronofogdemyndigheten, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, en kommun eller en arbetslöshetskassa ska lämna en uppgift som den förfogar över till en annan av dessa aktörer om uppgiften behövs i den mottagande aktörens författningsreglerade verksamhet för att säkerställa korrekta beslutsunderlag för att förebygga, förhindra, upptäcka eller utreda felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. En uppgift som omfattas av sekretess ska dock inte lämnas ut om övervägande skäl talar för att det intresse som sekretessen ska skydda har företräde framför intresset av att uppgiften lämnas ut. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk Lagen reglerar upphovsmannens rättigheter och får inte användas utan upphovsmannens tillstånd. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Brottsbalken (1962:700) Brott mot verksamhet eller tjänsteman. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten med kompletterande förordning (2001:637) Behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt ett eller flera särskilda kriterier. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) med kompletterande offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Bestämmelserna innebär begränsningar i yttrandefriheten enligt regeringsformen, begränsningar i den rätt att ta del av allmänna handlingar som följer av tryckfrihetsförordningen samt, i vissa särskilt angivna fall, även begränsningar i den rätt att meddela och offentliggöra uppgifter som följer av tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Sekretess gäller mot allmänheten, mellan olika myndigheter och mellan olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer GDPR- EU:s dataskyddsförordning (2016/679) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer, informationssäkerhetssamordnare Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning Denna lag kompletterar Europaparlamentets och rådets (EU om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer, informationssäkerhetssamordnare Patientdatalag (2008:355) med tillhörande förordning (2008:360) All legitimerad personal och den personal som har särskilt förordnande att utöva visst yrke har skyldighet att föra journalanteckningar för varje patient och vid varje kontakt som gäller vård, både avseende utredning och behandling. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef och verksamhetschef för hälso- och sjukvård Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (2018:1174) om informationssäkerhet för samhällsviktiga och digitala tjänster Syftet med denna lag är att uppnå en hög nivå på säkerheten i nätverk och informationssystem för samhällsviktiga tjänster inom sektor hälso- och sjukvård och digitala tjänster. Stab Enhetschef, informationssäkerhetssamordnare Brottsdatalag (2018:1177) Ska skydda personers grundläggande rättigheter och friheter i samband med behandling av personuppgifter och att säkerställa att behöriga myndigheter kan behandla och utbyta personuppgifter med varandra på ett ändamålsenligt sätt. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer, informationssäkerhetssamordnare Lag (2023:196) om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete Bestämmelserna i denna lag syftar till att säkerställa att kommuner utifrån ett kunskapsbaserat underlag tar ställning till behovet av brottsförebyggande åtgärder och tar visst ansvar för samordningen av det brottsförebyggande arbetet inom kommunen. Avdelningen för verksamhetsstöd och stadsmiljö Avdelningschef, enhetschef, säkerhetsstrateg Lag (2006:544) om kommuner och regioners åtgärder inför och vid extra ordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt tillhörande förordning (2006:637) Kommuner ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner ska därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Avdelning verksamhetsstöd och stadsmiljö Avdelningschef, enhetschef, säkerhetsstrateg Säkerhetsskyddslag (2018:585) med tillhörande säkerhetsskyddsför ordning (2021:955) Det återupptagna arbetet med civilt försvar innebär att kommuner och regioner får ett ökat behov av att arbeta med säkerhetsskydd dvs att skydda verksamheter och information. Avdelning verksamhetsstöd och stadsmiljö Avdelningschef, områdeschefer, enhetschef, säkerhetsstrateg Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt tillhörande förordning (2003:789) Krav på att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer, säkerhetsstrateg Miljöbalken (1998:808) Lag för att främja en hållbar utveckling som innebär bland annat att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, att värdefulla natur- och kulturmiljöer skyddas, att biologiska mångfalden bevaras och att kretslopp uppnås med återanvändning och återvinning. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer, miljösamordnare Arbetsmiljölag (1977:1160) med kompletterande förordning(1977:1166) Förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Lag (2016:1145) om offentlig upphandling Gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande myndighet (offentlig upphandling). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Alla Avdelningschef, enhetschef, upphandlare Arkivlag (1990:782) med tillhörande förordning (1991:446) Anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar ska sköta sina arkiv. Arkiven ska Stab Enhetschef, arkivansvarig Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar. Lag (1982:80) om anställningsskydd Arbetstagares skydd mot osakliga uppsägningar. Lagen innehåller även regler för hur uppsägningar ska gå till. Dessutom reglerar den hur länge du kan vara tidsbegränsat anställd. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Medbestämmandelag (1976:580) Reglerar den kollektiva arbetsrätten. Dess namn syftar på lagens målsättning om att främja arbetstagarsidans medbestämmande över arbetsvillkor och företagsledning. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Lag (1994:260) om offentlig anställning Arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Diskrimineringslag (2008:567) Lagens syfte är att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Arbetstidslag (1982:673) Arbetstidslagen skyddar anställdas hälsa och säkerhet genom att reglera gränser för arbetstid, övertid och nödvändig vila. Lagen är semidispositiv, vilket innebär att arbetsgivare och fackförbund kan avtala om andra villkor i kollektivavtal, förutsatt att de grundläggande EU-kraven upprätthålls. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (2008:565) om rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete En arbetstagare har rätt att vara ledig från sin anställning för att prova annat arbete enligt de villkor som anges i denna lag. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Semesterlag (1977:480) Arbetstagare har rätt till semesterförmåner. Semesterförmånerna utgörs av semesterledighet, semesterlön och semesterersättning. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Skollag (2010:800) med kompletterande skolförordning (2011:185) och läroplan för förskolan Reglerar vilka rättigheter och skyldigheter barn, elever och vårdnadshavare har. I lagen står också vilka krav som ställs på huvudmannen för verksamheten. Avdelningen för förskola Avdelningschef, rektorer och biträdande rektorer Föräldrabalken (1949:381) Rättsliga förhållandet mellan barn och föräldrar. Barnets rättigheter och de skyldigheter som föräldrar har gentemot sina barn. I lagen regleras bland annat frågor om faderskap, adoption, vårdnad, umgänge och underhållsskyldighet. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef, områdeschefer och enhetschefer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (2018:1197) om Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter Artiklarna 1–42 i Förenta nationernas konvention den 20 november 1989 om barnets rättigheter ska i originaltexternas lydelse gälla som svensk lag. Är inkorporerat i svensk lagstiftning. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk Bestämmelser om nationella minoriteter, nationella minoritetsspråk, förvaltningsområden och rätten att använda minoritetsspråk hos förvaltningsmyndigheter och domstolar samt bestämmelser om äldreomsorg. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Socialtjänstlag (2025:400) med kompletterande förordning (2025:468) Ramlag som anger socialtjänstens mål och andra grundläggande bestämmelser. Socialtjänstens verksamhet ska bedrivas mer förebyggande och i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet. Avdelningarna för förskola, individ och familj samt äldre, funktionsneds ättning och socialpsykiatri Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer Lag (2024:79) om placering av barn i skyddat boende I denna lag finns bestämmelser om förutsättningarna och förfarandet för att bevilja ett barn skyddat boende tillsammans med en vårdnadshavare, när barnet har två vårdnadshavare och den andra vårdnadshavaren inte samtycker till insatsen. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef och områdeschefer/enhetschefer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade och kompletterande förordning (1993:1090) Lagen är en rättighetslag ska garantera personer med omfattande och varaktiga funktionshinder goda levnadsvillkor, att de får den hjälp de behöver i det dagliga livet och att de kan påverka vilket stöd och vilken service de får. Lagen är ett komplement till andra lagar och innebär inte någon inskränkning i de rättigheter som andra lagar ger. Avdelningen för äldreomsorg, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef, områdeschefer/enhetschefer Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga Reglerar omhändertagande av barn i Sverige under 18 år och i vissa fall av unga under 20 vid risk att barnet/den unge ska fara illa och frivilliga insatser inte är möjliga. Beslutas av förvaltningsrätten efter ansökan från nämnden (sociala delegationen) och verkställs av förvaltningen. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef, områdeschefer/enhetschefer Lag (1998:603) om verkställighet av sluten ungdomsvård Socialnämnden ska samverka med Statens institutionsstyrelse, SiS som verkställer beslut om sluten ungdomsvård. Sluten ungdomsvård är en påföljd för brott för unga lagöverträdare som alternativ till fängelse. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef, områdeschefer/enhetschefer Lag (2017:209) om hälsoundersökning av barn och unga som vårdas utanför hemmet På initiativ av socialnämnden ska regionen erbjuda en hälsoundersökning i anslutning till att vård utanför det egna hemmet av ett barn eller en ung person i åldern 18–20 år inleds. Inkluderar tandhälsoundersökning. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef, områdeschefer/enhetschefer Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Kompletterar socialtjänstlagen. Möjliggör sluten tvångsvård av vuxna missbrukare efter beslut av förvaltningsrätt. För missbrukare under 18 år ska istället LVU tillämpas. Avdelningen för individ och familj Avdelningschef, områdeschefer/enhetschef Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) med kompletterande förordning (2017:80) Utformad som en ramlag som anger mål för hälso- och sjukvården och krav på god vård. HSL innehåller bestämmelser om vårdens kvalitet och att verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef, områdeschefer/ enhetschefer, verksamhetschef för hälso- och sjukvård Smittskyddslag (2004:168) med kompletterande förordning (2004:255) Föreskrifter om smittskyddsåtgärder som riktar sig till människor och ska tillgodose befolkningens behov av skydd mot spridning av smittsamma sjukdomar. Alla Avdelningschefer och områdeschefer/enhetschefer, rektorer/biträdande rektorer Patientsäkerhetslag (2010:659) med kompletterande förordning (2010:1369) Reglerar bland annat vårdgivarens skyldighet att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och hälso- och sjukvårdspersonalens skyldighet att utföra sitt arbete enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef och områdeschefer/enhetschefer, verksamhetschef för hälso- och sjukvård Patientlag (2014:821) Inom hälso- och sjukvårdsverksamhet stärka och tydliggöra patientens ställning samt till att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef och områdeschefer/enhetschefer, verksamhetschef för hälso- och sjukvård Lag (2022:1250) om egenvård med kompletterande förordning (2022:1256) Bestämmelser om hälso- och sjukvårdsåtgärder som utförs i form av egenvård. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschef och områdeschefer/enhetschefer, verksamhetschef för hälso- och sjukvård Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (2021:600) med kompletterande bestämmelser till EU:s förordning om medicintekniska produkter med tillhörande förordning (2021:631) Inom den kommunala vården och omsorgen har den medicinskt ansvariga sjuksköterskan, efter delegering, ansvaret för de produkter som används. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri Avdelningschefer, områdeschefer/ enhetschefer, verksamhetschef för hälso- och sjukvård Tandvårdslag (1985:125) med kompletterande förordning (1998:1338) Samverkan med regionen så att uppsökande verksamhet och tandvård erbjuds personer med stora och omfattande behov av vård och omsorg eller omfattas av lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri, Avdelningen för individ och familj Avdelningschefer, områdeschefer/ och enhetschefer Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård samt kompletterande förordning (2017:617) Bestämmelser om samverkan vid planering av insatser för enskilda som efter att de skrivits ut från sluten vård kan komma att behöva insatser från socialtjänsten och den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården Avdelningen för äldreomsorg funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri, Avdelningen för individ och familj Avdelningschefer, områdeschefer/ enhetschefer Hässelby -Vällingby stadsdelsförvaltning 2026-05-29 Kontroll av lagefterlevnad görs i form av riskanalyser och egenkontroller av väsentliga processers aktiviteter med tillhörande rutiner. Eventuella avvikelser och förebyggande samt korrigerande åtgärder dokumenteras. Vissa väsentliga processer förs över till risk och kontroll där processers aktiviteter med tillhörande rutiner riskbedöms. Vid behov dokumenteras förebyggande och korrigerande åtgärder med tid för uppföljning. Lag (1997:736) om färdtjänst Kommunen utreder ansökan om särskilt anordnade transporter för personer med funktionshinder (färdtjänst) och trafikförvaltningen (Region Stockholm) tar beslut om färdtjänst. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri, Avdelningen för individ och familj Avdelningschefer, områdeschefer/ enhetschefer Lag (1997:735) om riksfärdtjänst Resenären ska vara folkbokförd i kommunen. Resan kan, till följd av den sökandes funktionshinder, inte göras med allmänna kommunikationer till normal kostnad eller inte göras utan ledsagare. Förvaltningen tar beslut om riksfärdtjänst. Avdelningen för äldre, funktionsnedsätt ning och socialpsykiatri, Avdelningen för individ och familj Avdelningschefer, områdeschefer/enhetschefer Övriga styrande dokument Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS och SOSFS) https://www.socialstyrelsen.se/globalassets/sharepoint- dokument/artikelkatalog/foreskrifter-och-allmanna- rad/2024-1-8925.pdf Styrdokument i Stockholms stad https://intranat.stockholm.se/organisation-och- styrning/sa-styrs-staden/styrdokument-i-stockholms-stad/