City Fleet Status Report: Saving Money, Going Electric

[12 2026-10553 - Fleet management lägesrapport.pdf] Miljöförvaltningen Miljöfordon och hållbara transporter Tjänsteutlåtande Dnr: 2026-10553 Sida 1 (6) 2026-06-10 Miljöförvaltningen Plan och miljö/Miljöbilar i Stockholm Johan Seuffert Fleminggatan 4 Box 8136 10420 Stockholm Telefon 08-50828945 johan.seuffert@stockholm.se start.stockholm 3 Handläggare Till Johan Seuffert Telefon: 08-50828945 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2026-06-09, p. 12 Fleet management lägesrapport Förvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna redovisningen av fleet managements funktionens arbete. Sammanfattning Sedan 2016 har miljöförvaltningen ansvarat för den koncernöver- gripande fleet management-funktionen. Nedan beskrivs nuläget samt vilka effekter införandet har gett koncernen. Fleet management-funktionen har under åren 2016-2025 arbetat med att implementera kategoristyrning samt att förverkliga kommunkoncernens antagna fordonsstrategi. Följande rutiner och processer finns på plats sedan tidigare och förnyas/uppdateras vartefter exempelvis avtal löper ut: • inköp av fordon genom en årlig förnyad konkurrensutsätt- ning • finansiering av fordon genom finansiell leasing samt inköp av lätta lastbilar med separat flak och hytt • omflyttning internt av fordon och när avyttring ska ske • system för fordonsadministration (ny upphandling pågår) • elbilspool (ny upphandling pågår) • auktionsförrättare för avyttring av fordon • elektronisk körjournal (ny upphandling pågår) • upphandlat avtal för hyrbil (ny upphandling pågår) • upphandlat avtal för tjänstecyklar • utvidgat samarbetet med andra offentliga organisationer som hanterar fordonsflottor Fleet management-funktionen har genom enkäter internt till stadens bolag och förvaltningar och externt till leverantörerna utvärderat arbetet och på så sätt kunnat anpassa och förfina arbetet genom åren. Resultatet från enkäterna visar att fleet management- funktionens arbete behövs och uppskattas internt och koncernen Tjänsteutlåtande Sida 2 (6) Fleet management lägesrapport uppfattas av leverantörerna som en påläst och professionell beställare. Under år 2025 har sammantaget kostnader för minst 9 miljoner kronor undvikits för staden tack vare fleet management-funktionens arbete. Fleetmanagement-funktionen genomför årligen, sedan år 2018, en gemensam förnyad konkurrensutsättning, FKU via Addas fordonsavtal vilket ger en rad fördelar i jämförelse med att låta enskilda förvaltningar och bolag göra egna separata avrop. Prognosen för 2026 är att det arbetet leder till undvikta kostnader på ca ca 25,6 miljoner kronor för hela köpargruppen varav 13,6 miljoner kronor är fordon som prognostiserats för Stockholms stad. Bakgrund Kommunfullmäktige antog 2017-03-20”Fordonsstrategi för kommunkoncernen Stockholms stad med tillhörande riktlinjer ”Riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad” vilka fleet management-funktionen jobbar efter. Kategoristyrning Fleetmanagement-funktionen är kategoriledare för kategorin fordon. Kategorin fordon har ett kategoriteam som leds av miljöförvaltningen och har representanter från serviceförvaltningen, Stockholm Vatten och Avfall AB och AB Familjebostäder. Till varje kategori finns även ett kategoriråd. I kategorirådet för fordon finns representanter från miljöförvaltningen, Stockholm Stadshus AB, serviceförvaltningen och stadsledningskontoret. Resultat Fordonsflottan inom kommunkoncernen år 2025 Vid utgången av 2025 hade Stockholms stad gemensamt en fordonsflotta på 1076 fordon av vilka 100 procent är miljöbilsklassade enligt stadens definition vid inköpstillfället, med undantag för 38 st specialfordon. År 2025(2024) bestod flottan av 69(61) procent elbilar, 24(31) procent biogasfordon, 3(3) procent etanolbilar, 3(3) procent laddhybrider, samt snåla fossilbilar (hybrid-, diesel- och bensinbilar) på sammanlagt 1(2) procent. De tre senaste åren har endast elbilar, biogasbilar och etanolbilar införskaffats. Tjänsteutlåtande Sida 3 (6) Fleet management lägesrapport Årlig förnyad konkurrensutsättning (FKU) för inköp av fordon Stockholms stad (alla förvaltningar och en majoritet av bolagen) är anslutna till Adda Inköpscentral AB:s ramavtal för fordon. Fleetmanagement-funktionen genomför årligen, sedan är 2018, en gemensam förnyad konkurrensutsättning, FKU via Addas fordonsavtal vilket ger en rad fördelar i jämförelse med att som tidigare låta enskilda förvaltningar och bolag göra egna separata avrop. Sedan 2020 görs denna FKU inom projektet Fossilfritt 2030 där sex kommuner och två regioner ingår Fleet managementfunktionen i leder detta arbete. Detta har resulterat i att även andra kommuner och regioner får ta del av de fördelaktiga rabatter och avtal som FKU:n ger. Den ekonomiska fördelen utgörs i huvudsak av lägre inköpspris eller leasingavgift. År 2025 beställdes 141 fordon totalt av staden, varav samtliga var elbilar. FKU:n resulterade i ca 7,6 miljoner kronor i ökade rabatter, i jämförelse med Addas avtal. Prognosen för 2026 är att den gemensamma FKU:n leder till att kostnader på ca 25,6 miljoner kronor undviks för hela köpargruppen varav 13,6 miljoner kronor är fordon som prognostiserats för Stockholms stad. Elbilpool Stockholms stad har erbjudit bilpoolstjänst som komplement till fordonsflottan. Tjänsten innebar att förvaltningar och bolag i staden haft möjlighet att hyra bil per timme hos leverantören som samtidigt hade bilarna öppna för allmänheten att hyra. På så vis bidrog bilpoolstjänsten till en effektivare fordonsflotta genom färre, bättre nyttjade och mer miljöanpassade fordon. Bokningarna med bilpoolstjänsten har haft en avtagande trend. 2024 bokades ca 4100 timmar (280 tkr) och 2025 bokades 2227 timmar (216 tkr). Avtalet löpte ut april 2025. Arbetet med en ny upphandling beräknas vara klart innan sommaren 2026. Fordonsadministration Arbetet med extern fordonsadministration av stadens fordon hos Ayvens fortskrider. Ayvnes ett företag som specialiserat sig på billeasing och administration av bilparker. I den upphandlade tjänsten ingår bland annat granskning av stadens fordonsomkostnadsfakturor samt samfakturering månadsvis med Tjänsteutlåtande Sida 4 (6) Fleet management lägesrapport elektronisk faktura som automatiskt konteras i stadens ekonomi- system Agresso. Tjänsten ger tidsbesparingar samt effektiviserar fakturahanteringen för stadens anställda. Tjänsten ger också möjlighet till bättre kostnadsuppföljning och överblick av fordonen för till exempel planering av service, besiktning och fordonsutbyte. Under 2026 kommer ett nytt system implementeras eftersom avtalet med Ayvens går ut. Intern omplacering av fordon En del av strategin är att när en verksamhet inte längre har behov av ett fordon ska fleet management-funktionen vara behjälplig med att undersöka om det finns andra verksamheter inom koncernen som kan ha behov av fordonet. Omplacering av fordon har ökat med tiden. Återbruk av alkolås Under året 2023 var det brist på nya alkolås. Det resulterade i att fleet management-funktionen tog fram en ny rutin för återbruk av alkolås som sitter i de av stadens befintliga fordon som ska avyttras. Arbetet har gett goda resulterat. Staden installerar återbrukade alkolås i majoriteten av de nyanskaffade fordonen. Under 2025 installerades 104 återbrukade alkolås i stadens fordon, vilket inneburit en besparing på cirka 940 000 kronor. Avyttring via auktion, Upphandlingen av avtal för försäljning via auktion resulterade i att kostnaden för att avyttra ett fordon nu är cirka en fjärdedel jämfört med tidigare. Under år 2025 såldes 128 st fordon vilket ger en uppskattad lägre kostnad för avyttring på ca 500 000 kronor för kommunkoncernen. Leverantör är BCA (British Car Auctions). Tjänsten har hittills uppskattats och fungerat mycket bra för stadens olika användare. Intern och extern enkätundersökning Fleet management-funktionen utvärderas regelbundet via två enkäter, en intern till fordonsansvariga och en extern till leverantörer. Enkäten till fordonsansvariga syftar till att mäta fordonsansvarigas uppfattning om styrning av fordonshanteringen i staden. Enkäten till externa leverantörer syftar till att mäta hur staden uppfattas som avtalspart. De senaste enkäterna avsåg 2025. De interna enkätfrågorna har en fortsatt positiv svarsgradering med det genomsnittliga betyget 5,3 på en 6-gradig skala. Den externa enkäten har skickats ut till 2025 års avtalsparter. Betyget ligger i snitt på 5,4 på en 6-gradig skala. Detta ligger i nivå med resultatet för tidigare års enkäter. Tjänsteutlåtande Sida 5 (6) Fleet management lägesrapport Hyrbil Avtalet med tre hyrbilsleverantörer, Hertz (First Rent A Car), Mabi Sverige AB och Europcar (Europeisk Biluthyrning AB), upphörde i juni 2025. Syftet med flera hyrbilsleverantörer är att få en bra geografisk spridning av utlämningsställen för stadens verksamheter. Upphandling av nytt avtal beräknas vara klart innan sommaren 2026. Tjänstecykel Avtal för tjänstecyklar är i drift och leverantören är samma som tidigare period, Sportson. Avtalet kan som längst sträcka sig till slutet av 2026 inklusive förlägningar. Avtalet omfattar vanliga cyklar, elcyklar samt cykelservice. Enligt inköpssystemet har staden köpt cyklar, tillbehör och tjänster för 10,5 mkr (exkl. moms) under åren 2023-2025. Under 2026 kommer underlag för ny upphandling att tas fram. Tjänsteutlåtande Sida 6 (6) Fleet management lägesrapport Förvaltningens synpunkter och förslag Hanteringen av kommunkoncernens cirka 1 000 fordon genom en dedikerad fleet management-funktion beräknas ha sänkt koncernens utgifter med mellan 25 och 30 miljoner kronor under perioden 2017–2025. Genom att agera som en kunnig och samlad beställare har ekonomiska stordriftsfördelar och mer rationella administrativa flöden skapats. Strategisk uppdatering inför 2026 Eftersom fordonsmarknaden och tekniken utvecklas snabbt, planeras ett omfattande arbete under 2026 för att ta fram ett förslag till ny fordonsstrategi och uppdaterade riktlinjer för politisk behandling i miljö- och hälsoskyddsnämnden och kommunfullmäktige. Fokus kommer ligga på hantera utmaningar såsom: • Cirkularitet och hållbarhet: Optimering av innehavstider och bränsleval. • Beredskap: fordonsflottans sammanstättning (teknik- och bränsleval) med hänsyn till ev kris. Anna Hadenius Malin Täppefur Förvaltningschef Avdelningschef