Transport contract for art and museum objects

Kulturförvaltningens avdelningar Liljevalchs och Museer och konst bedriver utställningsverksamhet och förvaltar stadens musei- och konstsamlingar. För inlån, utlån, magasinering och förvärv behöver förvaltningen transporter av konst och museiföremål såväl inom staden som inrikes och utrikes. Konst och museiföremål kräver särskild transporthantering, där varje transport har sina specifika förutsättningar.Kulturförvaltningen behöver upphandla de transporter av konst och museiföremål och därmed förknippade kompletterande tjänster som bäst motsvarar behoven i respektive situation. Eftersom nuvarande ramavtal löper ut 2026-12-31 föreslår kulturförvaltningen att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla ramavtal för transporter av konst och museiföremål, och att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att godkänna upphandlingsdokumentet, genomföra upphandlingen, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal med vinnande anbudsgivare. [Upphandling av ramavtal för transporter av konst och museiföremål.pdf] Kulturförvaltningen Askebykroken 13 Box 8100 163 08 Spånga Växel 08-50831900 Fax kultur@stockholm.se https://start.stockholm Sida 1 (3) Upphandling av ramavtal för transporter av konst och museiföremål Förvaltningens förslag till beslut 1. Nämnden uppdrar åt kulturförvaltningen att upphandla ramavtal för transport av konst och museiföremål i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande. 2. Nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att godkänna upphandlingsdokumentet, genomföra upphandlingen, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal med vinnande anbudsgivare. Sammanfattning Kulturförvaltningens avdelningar Liljevalchs och Museer och konst bedriver utställningsverksamhet och förvaltar stadens musei- och konstsamlingar. För inlån, utlån, magasinering och förvärv behöver förvaltningen transporter av konst och museiföremål såväl inom staden som inrikes och utrikes. Konst och museiföremål kräver särskild transporthantering, där varje transport har sina specifika förutsättningar. Kulturförvaltningen behöver upphandla de transporter av konst och museiföremål och därmed förknippade kompletterande tjänster som bäst motsvarar behoven i respektive situation. Eftersom nuvarande ramavtal löper ut 2026-12-31 föreslår kulturförvaltningen att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla ramavtal för transporter av konst och museiföremål, och att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att godkänna upphandlingsdokumentet, genomföra upphandlingen, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal med vinnande anbudsgivare. Bakgrund Liljevalchs bedriver utställningsverksamhet med flera större och mindre utställningar varje år. Museer och konsts uppdrag är att utveckla, bevara och tillgängliggöra konst och föremål i museisamlingarna samt att förvalta och placera ut stadens konstsamling i stadens verksamhetslokaler. För utplacering av stadens konst har kulturförvaltningen egna och externa konsthängare anställda, men har behov att anlita kompletterande transportörer flera gånger per år. Handläggare Linn Eriksson Telefon: 08-50831098 Till Kulturnämnden 2026-05-19 Kulturförvaltningen Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1655 2026-05-08 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1655 Sida 2 (3) Upphandling av ramavtal för transporter av konst och museiföremål Ärendet Kulturförvaltningen avser att upphandla två transportörer av konst och museiföremål inom vardera två delområden: 1) Delområde A: Transporter och kringtjänster, inom Storstockholmsområdet, övriga Sverige och utrikes av konst och museiföremål, med höga krav och/eller med hög försäkringsnivå. 2) Delområde B: Transporter och kringtjänster inom Storstockholmsområdet av konst och museiföremål, med modestare krav och av lägre försäkringsnivåer. Kulturförvaltningen förbehåller sig rätten att från fall till fall göra bedömning av vilket av delområdena som ska tillämpas. Verksamhet som omfattas av delområdena kan bedrivas i stadens egen regi. I sådana fall är ramavtalet att betrakta som ett komplement. Ramavtalet omfattar inte de transporter av konst eller museiföremål där konsthallens eller museets samarbetspartners, till exempel en utlånande institution, privatperson eller en arrangör av vandringsutställning, har krav på specifik transportör. Museer och konst svarar även för tillsyn, restaurering, vård, drift och tillfällig förvaring av stadens konstverk utomhus på offentliga platser. Dessa konstverk ingår inte i denna upphandling. Vid framtagandet av förfrågningsunderlaget kommer förvaltningen att beakta Stockholms stads program för inköp, vilket innebär att förfrågningsunderlaget kommer att innehålla hållbarhetskrav rörande social hänsyn och miljö- och klimathänsyn. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom avdelningarna Liljevalchs och Museer och konst i samråd med förvaltningens upphandlingskonsult. Förvaltningens synpunkter och förslag Tidplan • Annonsering av upphandlingsdokumentet i Kommers: slutet av maj 2026. • Tilldelningsbeslut och avtalstecknande: september 2026. Avsikten är att avtalsperioden omfattar tiden från och med 2027-01- 01 till och med 2028-12-31 med möjlighet för staden att förlänga avtalet med samma villkor i ett plus ett år. Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1655 Sida 3 (3) Upphandling av ramavtal för transporter av konst och museiföremål Ekonomiska förutsättningar Förvaltningen uppskattar ramavtalets värde till omkring 7 200 000 kronor. 2023-2025 köpte Liljevalchs transporttjänster av konst för i genomsnitt 1 000 000 kronor per år och Museer och konst för i genomsnitt 120 000 kronor per år. Liljevalchs volymer förväntas generellt förbli på samma årliga nivå, men höjd tas för eventuell enstaka internationell utställning under kommande avtalsperiod. För Museer och konst förväntas volymen öka till 150 000 kr per år. Därtill har ett påslag på 10 procent gjorts på den totala uppskattningen på grund av osäkerhet kring framtida bränslepriser. Det uppskattade värdet omfattar en maximal avtalsperiod, det vill säga två år med möjlighet för kulturförvaltningen att förlänga avtalet i ytterligare ett plus ett år. Ramavtalets takvolym uppgår till 12 000 000 kronor. När detta värde har uppnåtts har kulturförvaltningen rätt att säga upp avtalet. Enligt praxis från EU-domstolen måste en takvolym redovisas i ett ramavtal och om takvolymen uppnås har ramavtalet inte längre någon verkan. Detta betyder att det inte längre är möjligt att avropa från ramavtalet, även om ramavtalet rent tidsmässigt fortfarande är giltigt. En för lågt uppskattad takvolym kan därför innebära att ramavtalet behöver sägas upp i förtid. Skälet till att takvolymen i denna upphandling är större än ramavtalets uppskattade värde är att ta höjd för oförutsedda händelser som kan inträffa under ramavtalsperioden. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandlingen av transport av konst och museiföremål för Liljevalchs och Museer och konst. Maria Jansén Joanna Sandell Wright Förvaltningschef Avdelningschef Kulturförvaltningen Fredrik Linder Avdelningschef Museer och konst Liljevalchs konsthall