Styrdokument för Kulturhuset: Mikroplast, cyklar, heltid och chefer

[Ärende 10 a Beslut om stadsgemensamma styrdokumnet kompletterande ägardirektiv.pdf] Ärende 10 a Till styrelsen för Kulturhuset Stadsteatern AB Styrelsesammanträde 1/2026 – 2026-01-27 Beslut om antagande av stadsgemensamma styrdokument kompletterande ägardirektiv Kulturhuset Stadsteatern har tillsammans med övriga dotterbolag (och förvaltningar) inom koncernen Stockholms Stadshus AB fått i uppdrag att inventera och besluta om antagande av kompletterande ägardirektiv från fullmäktige, som skulle ha antagits i bolagets styrelse mellan åren 2012–2025. Kulturhuset Stadsteatern har inventerat, återrapporterat till staden och listat icke, sedan tidigare, antagna ägardirektiv (program, strategier, policies). Kulturhuset Stadsteatern har i samråd med Stockholms Stadshus AB och Stadsledningskontorets juridiska avdelning noterat avsaknad av formella beslut för 17 stycken styrande dokument. Dessa dokument som inte har kunnat anses ha antagits av bolagsstyrelsen har därefter sammanställts i en lista, utifrån kompletterande ägardirektiv, för att kunna ligga till grund för ett kompletterande formellt beslut. De program, strategier och planer som innefattas i dessa kompletterande ägardirektiv har i tillämpliga delar inarbetats i bolagets verksamhet. Styrelsen uppmanas dock fatta beslut om att anta dessa kompletterande ägardirektiv i efterhand. Kulturhuset Stadsteatern har särskilt analyserat kompletterande ägardirektiven avseende Riktlinje för chefsstruktur och chefsnivåer i Stockholms stad och Heltid som norm, se bilaga 10 c och 10 d. Ärende 10 a Förslag till beslut Styrelsen föreslås besluta att anta stadsgemensamma styrdokument utifrån kompletterande ägardirektiv, enligt lista, bilaga 10 b samt analyserna se 10 c och 10 d. Underlaget finns tillgängligt i Meetingsplus. Malin Dahlberg VD --- [Ärende 10 b Kompletterande ägardirektiv.pdf] Ärende 10 a Bilaga. Kompletterande ägardirektiv 1. Stockholms stads handlingsplan för minskad spridning av mikroplast 2020–2024 (Stadshus AB 2020-03-23), KS 2019/710, Kommunfullmäktige tog beslut den 2020-01-27 Underlag till beslut: Handlingsplan för minskad spridning av mikroplast 2. Avgifter för kopior m.m. av allmänna handlingar (Stadshus AB 2020-05-04), KS 2020/67, Kommunfullmäktige tog beslut den 2020-03-23 Underlag till beslut: Bilaga 1 - prislista , Bilaga 2 - avgiftsförordningen 3. Personalpolicy för Stockholms stad (Stadshus AB 2020-06-15), KS 2019/988, Kommunfullmäktige tog beslut 2019-12-16 Underlag till beslut: Personalpolicy 4. Policy för Stockholms stads konton i sociala medier (Stadshus AB 2020-06-15), KS 2018/1303, Kommunfullmäktige tog beslut den 2020-05-04 Underlag till beslut: Policy för konton i sociala medier 5. Internationell strategi för Stockholms stad (Stadshus AB 2021-10-18) KS 2021/154 | Kommunfullmäktige tog beslut 2021-05-03 Underlag till beslut: Internationell strategi för Stockholms stad 6. Krav för bilar i upphandling av transporttjänster i Stockholms stad (Stadshus AB 2021-12-13), KS 2021/436, Kommunfullmäktige tog beslut 2021-11-08, Underlag till beslut: Krav för bilar i upphandling av transporttjänster 7. Cykelplan för Stockholms stad (Stadshus AB 2022-06-20), KS 2022/535, Kommunfullmäktige tog beslut den 2022-05-30 Underlag till beslut: Cykelplan för Stockholms stad 8. Kajstrategi för Stockholms stad (Stadshus AB 2022-08-29), KS 2022/256, Kommunfullmäktige tog beslut den 2022-06-13 Underlag till beslut: Kajstrategi för Stockholms stad 2022 9. Trafiksäkerhetsplan (Stadshus AB 2022-08-29), KS 2022/536, Kommunfullmäktige tog beslut 2022-06-13 Underlag till beslut: Trafiksäkerhetsplan 10. Utökat tillämpningsområde för sanktionerna mot Ryssland (Stadshus AB 2022-12- 19), KS 2022/822, Kommunfullmäktige tog beslut 2022-10-03 Underlag till beslut: Utökat tillämpningsområde för sanktionerna mot Ryssland 11. Råd för funktionshinderfrågor, arbetssätt och organisation (Stadshus AB 2023-01- 30), KS 2021/1716, Kommunfullmäktige tog beslut 2022-11-28 Underlag till beslut: Råd för funktionshinderfrågor, arbetssätt och organisation Ärende 10 a 12. Riktlinje för chefsstruktur och chefsnivåer i Stockholms stad (Stadshus AB 2024-03- 25), KS 2023/434, Kommunfullmäktige tog beslut 2024-01-29 Underlag till beslut: Riktlinje för chefsstruktur och chefsnivåer i Stockholms stad 13. Gemensamma miljökrav vid upphandling av entreprenader (Stadshus AB 2024-03- 25), KS 2023/1196, Kommunfullmäktige tog beslut 2024-01-29 Underlag till beslut: Gemensamma miljökrav vid upphandling av entreprenader 14. Deltagande i GSIT 3 (Stadshus AB 2024-06-17), KS 2024/161, Kommunfullmäktige beslutade den 6 maj 2024, i samband med behandling av årsredovisning 2023 med uppföljning av budget för Stockholm stad att genomföra projekt GSIT3. Underlag till beslut: Deltagande i GSIT 3 15. Stockholms stads säkerhetsprogram (Stadshus AB 2024-06-17), KS 2023/1267, Kommunfullmäktige tog beslut 2024-05-24 Underlag till beslut: Säkerhetsprogram 16. Heltid som norm (Stadshus AB 2024-09-02), KS 2023/1139, Kommunfullmäktige tog beslut den 2024-05-27 Underlag till beslut: Heltid som norm 17. Stockholms stads riktlinjer i arbetet mot våldsbejakande extremism (Stadshus AB 2024-09-02), KS 2024/76 Kommunfullmäktige tog beslut den 2024-06-17 Underlag till beslut: Riktlinjer i arbetet mot våldsbejakande extremism --- [Ärende 10 c Analys av chefsstruktur.pdf] Ärende 10 c Bilaga. Analys av chefsstrukturen vid Kulturhuset Stadsteatern AB (KHST) Bakgrund Stockholms stad beslutade 2024-01-29 att anta en riktlinje för chefsstruktur och chefsnivåer i Stockholms stad. Riktlinjen ska”ses som ett stöd i analys- och utvecklingsarbetet inom re- spektive förvaltning”. Vidare anges att behovet av antalet chefsnivåer kan variera beroende på förvaltningarnas/bolagens storlek. I riktlinjen lyfts vikten av goda förutsättningar för chefs- uppdraget. För detta krävs tydliga mandat och befogenheter, kommunicerade förväntningar i arbetsgivarrollen, rätt kompetens för uppdraget, ett rimligt antal medarbetare baserat på verk- samhetens komplexitet samt tillgång till stödfunktioner utifrån uppdraget. I chefsuppdraget ska som regel ingå såväl ekonomiansvar och verksamhetsansvar som perso- nalansvar. Staden har enligt riktlinjen i huvudsak tre chefsnivåer men förvaltningens/bolagens storlek påverkar chefsstrukturen varför det kan finnas behov av ytterligare chefsnivå. Vidare finns ofta behov av annan ledningsfunktion, exempelvis arbetsledare som kan ha ledningsupp- drag men inte fullt chefsmandat och befogenheter. Det kan även finnas medarbetare med sär- skilt funktionsansvar som planerar och koordinerar verksamheten men har inget formellt an- svar för ekonomi, verksamhet och personal. I samband med antagandet av riktlinjen fördes diskussioner i vad mån och hur stadens bolag skulle hantera och tillämpa riktlinjen. Detta då bolagens verksamheter och organisation skiljer sig väsentligt från förvaltningarnas men skillnaderna är stora även mellan bolagen. Företrä- dare för PAS och Stadshus AB meddelade sedermera att VD för bolagen sätter ambitionen för verksamhetsanalysen utifrån bolagets egna förutsättningar och i de fall det är möjligt använ- der delar av det vägledningsmaterial som finns till riktlinjen. Analys KHST är en kulturinstitution med flera olika verksamheter - såväl scenkonst i alla dess former som litteratur, konst, bibliotek, samtal och debatt. Organisationen av verksamheten tar sin ut- gångspunkt i detta omfattande och komplexa uppdrag. KHST har i huvudsak fyra chefsnivåer samt kompletterande ledningsfunktioner som stöd till chef. Antalet medarbetar per chef är i genomsnitt 12-14 sett över tid. Det variera dock i hög grad beroende på vilken verksamhet som avses. Inom teaterverksamheten finns exempelvis ett stort behov av visstidsanställningar vad gäller konstnärlig personal beroende på repertoarlägg- ning m.m. Detta gör att ensemblechef har ett stort varierande antal direktrapporterande medar- betare men där endast 35 är tillsvidareanställda. Inom publik- och serviceverksamheten finns också ett omfattande behov av intermittenta anställningar för att uppnå önskad flexibilitet be- roende på föreställningar och program som ska möta publik och besökare. De chefer som har ett stort antal direktrapporterande medarbetare har tillgång till olika stöd- funktioner. Det kan vara biträdande chefer, arbetsledare och medarbetare med särskilt funkt- ionsansvar. Detta för att skapa bästa möjliga förutsättningar för chefsuppdraget. Ärende 10 c Mandat och befogenheter är tydliga och kommunicerade. Framförallt Ekonomiavdelning, HR-avdelning och Infrastrukturavdelning ska stötta cheferna med rådgivning, verktyg, kom- petensutveckling m.m. för att underlätta chefsuppdraget. Slutsats KHST kan konstatera att den organisatoriska modell som tillämpas stämmer väl överens med hur kulturinstitutioner i landet valt att organisera sin verksamhet. Inte minst inom scenkonst- området är grundförutsättningarna i stort desamma även om storleken på verksamheten varie- rar. Sammanfattningsvis anser KHST att bolaget har en organisation och chefsstruktur som är ändamålsenlig och effektiv och främjar hållbara organisatoriska förutsättningar för chefer. Därtill får KHST anses ha ett rimligt antal medarbetare per chef. Mot den bakgrunden anser KHST att det har verkställts en chefsstruktur som är förenlig med riktlinjen. Analysen är gjord av HR-avdelningen med stöd av bolagsjuristen. Beslutad av VD. --- [Ärende 10 d Analys Heltid som norm.pdf] Ärende 10 d Bilaga. Heltid som norm – Kulturhuset Stadsteatern AB:s (KHST) tillämpning Bakgrund Stockholms stad beslutade 2024-05-27 att heltid ska vara norm vid anställningar i staden. ”Heltidsresan” är ett partsgemensamt utvecklingsprojekt som finansierats gemensamt av SKR och Kommunal. Målbilden är att 90 procent av stadens anställda ska ha en tillsvidareanställ- ning på heltid. Detta för att ytterligare förbättra kompetensförsörjningen inom välfärden. Det konstaterades bl.a. att man är långt ifrån målet inom vård- och omsorgsverksamheten. Tillämpning i KHST:s verksamhet Inledningsvis behöver påpekas att det för KHST:s del är stor skillnad i möjligheterna att upp- fylla den beslutade målsättningen beroende på om man ser till anställningsformen eller syssel- sättningsgraden. Därför behandlas dessa två frågor separat nedan. Anställningsform - Tillsvidareanställning KHST är en kulturinstitution. En stor del av verksamheten utgörs av scenkonstproduktion. KHST är inte medlem i SKR och tillämpar inte heller kommunala kollektivavtal. KHST om- fattas av centrala kollektivavtal tecknade av Svensk Scenkonst som central arbetsgivarpart samt med fackförbunden Scen och Film, Akademikerföreningen och Svenska Musikerförbun- det. Inom scenkonstbranschen är verksamheterna helt beroende av att kunna anställa medar- betare med stor flexibilitet då behoven av kompetens varierar över tid beroende på repertoar- läggning. Mot den bakgrunden är arbetsmarknadens parter i branschen sedan lång tid tillbaka i kollektivavtal överens om stora avvikelser från LAS vad gäller anställningsformer och möj- ligheten till långa visstidsanställningar för konstnärlig personal. Branschen har därför ett stort antal verksamma konstnärer som arbetar som frilansare. Scen- konstinstitutionerna har i de flesta fall en fast kärna i form av en ensemble med tillsvidarean- ställda skådespelare. KHST har för närvarande en fast ensemble om 35 skådespelare. Därutö- ver anställs kontinuerligt ett stort antal skådespelare på olika former av visstidskontrakt. Hur många som anställs varierar över tid beroende på repertoaren. För att ha en väl fungerande ar- betsmarknad för de frilansande konstnärerna är det viktigt att scenkonstinstitutionerna erbju- der anställningar. Som en av landets största arbetsgivare inom branschen har KHST därför ett stort ansvar att säkerställa anställning och goda villkor även för frilansarna. Mot denna bakgrund är det inte möjligt för KHST att uppnå målsättningen att 90 procent av de anställda ska ha en tillsvidareanställning. KHST har därutöver uppfattat riktlinjen som att det i första hand är målsättningen rörande sysselsättningsgrad som ska eftersträvas. Det har även bekräftats av företrädare för SLK. Sysselsättningsgrad Vad gäller sysselsättningsgrad bör inledningsvis påpekas att de ovan nämnda visstidsanställ- ningarna för konstnärlig personal är heltidsanställningar. Ser man till samtliga anställningar i KHST:s verksamhet är ca 90 procent heltidsanställningar. Därmed anser KHST att målsätt- ningen i riktlinjen är uppnådd. Att ytterligare höja målsättningen är inte möjligt. Ärende 10 d De ca 10 procent som arbetar deltid gör det av olika anledningar. Det kan handla om medar- betare som har partiell sjukersättning och därmed inte kan arbeta med högre sysselsättnings- grad. Flertalet av dessa medarbetare vill också av privata skäl arbeta deltid men det finns även verksamhetsskäl för deltidsanställningar. De som önskar högre sysselsättningsgrad han- teras enligt reglerna i LAS om företräde till högre sysselsättningsgrad. Det är främst i biblioteksverksamheten och publik/service-verksamheten som deltidsanställ- ningar tillämpas. Behovet av deltid är i stor utsträckning kopplat till schematekniska utma- ningar i verksamhet med bemanningsbehov på kvällar och helger och sommarsäsongen (Park- teatern). Medarbetare i dessa verksamheter vill inte arbeta för många helger och sena kvällar i rad. För att lyckas attrahera, rekrytera och behålla medarbetare i dessa verksamheter är sche- maläggning en viktig faktor. Då KHST har att hålla anvisade budgetramar skulle ett krav på att ytterligare öka antalet heltidsanställningar innebära att färre medarbetare skulle bemanna verksamheten. Det skulle i sin tur leda till fler arbetspass på ”obekväm tid” för de heltidsarbe- tande. Det är inte något som medarbetarna i vår verksamhet önskar och det skulle försvåra kompetensförsörjningen snarare än säkra den. Slutsats KHST har i möjligaste mån implementerat heltid som norm och i övrigt föreligger särskilda skäl för undantag. Stockholm Stadshus AB har lyft att Kulturhuset Stadsteatern, är ett bolag inom koncernen där undantag kan tillämpas – dvs undantag från normen ska kunna beviljas av bolagschef om särskilda skäl föreligger. Sammanfattningsvis visar denna analys att KHST lever upp till ambitionen och övergripande måluppfyllelsen avseende heltid som norm vad gäller sysselsättningsgraden men inte avse- ende andelen tillsvidareanställda i bolaget. Analysen är gjord av HR-avdelningen med stöd av bolagsjuristen. Beslutad av VD.