Bostadsförmedlingen: 7 269 lägenheter förmedlade i år

[Tjänsteutlåtande Tertialrapport 1.pdf] Sida 1 (1) Tertialrapport 1 - 2026 Förslag till beslut Styrelsen beslutar att godkänna bilagd tertialrapport 1 2026 med prognos på årsutfall. Jacob Krokstedt tf VD Ärendet I denna tertialrapport redovisas hur bolaget bedöms fullgöra sitt uppdrag med utgångspunkt i kommunfullmäktiges budget 2026. Bolagets bidrag till att uppfylla kommunfullmäktiges mål redovisas och utfallet för verksamhet och ekonomi analyseras. Som en del av redovisningen av tertialrapport 1 finns i ärendet också bilagt uppföljning av internkontrollplan. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom staben i samarbete med samtliga avdelningar. Bilagor 1. Tertialrapport 1 jämte prognos 2. Uppföljning av internkontrollplan Handläggare Jacob Krokstedt Telefon: 08-7858849 Till Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 2026-06-11 Tjänsteutlåtande Dnr BOST 2026/82 2026-05-27 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Box 7026 121 07 Stockholm-Globen Tel:08-785 88 00 Orgnr:556057-8303 BOSTAD.STOCKHOLM.SE --- [Bilaga 1 - Tertialrapport 1 2026.pdf] Sid. 1 (21) 2026-05-28 Utfallsrapport Tertial 1 2026 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Sid. 2 (21) Innehållsförteckning Sammanfattande kommentar......................................................................................................................... 3 Analys av ekonomisk utveckling.................................................................................................................... 3 Analys.......................................................................................................................................................... 3 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden.............................. 5 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid..................................................................................................................................................5 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan.............5 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst.............................................. 5 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet.........................7 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv.............................7 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning.......................................... 7 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring............ 7 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar.................................................. 7 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar...........................7 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer.....................7 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla.......... 7 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd.........................7 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb..........................................................................9 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med............................................10 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb.............................17 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden.....................................19 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser......................................................................... 20 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt........................................................................................................................................... 21 Övrigt.............................................................................................................................................................. 21 Sid. 3 (21) Sammanfattande kommentar Bostadsförmedlingen har under det första tertialet 2026 planenligt bidragit till uppfyllelsen av stadens inriktningsmål och mål för respektive verksamhetsområde. Bostadsförmedlingen har medverkat till att uppfylla målet Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden genom att fortsatt svara för en reguljär bostadsförmedling som förmedlar bostäder utifrån en "rak" kö i en transparent process. Under första tertialet 2026 förmedlade bolaget 7269 lägenheter, inkluderat 743 ungdomslägenheter och 1060 studentlägenheter. Prognosen är att årsmålet om 21 000 förmedlade lägenheter kommer att uppnås. Bolaget har även bidragit till i det aktuella inriktningsmålet genom sin förtursverksamhet och att fortsatt säkerställa tillgången till skyddade boenden för våldsutsatta samt säkerställa att de skyddade boenden som idag har lägenheter i stadens bostadsbolag kan byta dessa mot jämförbara lägenheter. Vidare har bolaget medverkat till att infria målet Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning. Insatserna är i första hand kopplade till digitalisering och en minskad pappersanvändning i bolagets kontakter med de bostadssökande. Bostadsförmedlingen har också planenligt bidragit till att målet Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla ska uppfyllas. Detta genom att fortsatt tillhandahålla en gemensam marknadsplats för hyresbostäder från såväl kommunala som privata fastighetsägare i Stockholm och i länet i övrigt. För att öka antalet lägenheter i regionen som förmedlas via Bostadsförmedlingen har det genomförts insatser för att etablera nya samarbeten med bostadsbolag. 10 sådana samarbeten har etablerats under det första tertialet 2026. Bostadsförmedlingen har också bidragit till att tillgodose behovet av övriga kategoribostäder samt till försöks- och träningslägenheter och Bostad Först inom ramen för det bostadssociala uppdraget. Bolaget har följt kommunfullmäktiges målsättning om ett Stockholm för alla. Social hållbarhet, jämställdhet och mångfald har värnats genom ett inkluderande och icke-diskriminerande förhållningssätt vad gäller service till de bostadssökande såväl som i rollen som arbetsgivare. Vidare har bolaget bidragit till att uppfylla målet om Stockholm som en öppen och demokratisk stad med stor delaktighet och inflytande. Detta bland annat genom Stockholmsrummets verksamhet som en mötesplats och utgångspunkt för dialog med invånarna om stadens fysiska utveckling. I övrigt har bolaget medverkat till att uppfylla kommunfullmäktiges mål genom insatser för att behålla, utveckla och rekrytera adekvat kompetens inom organisationen. Ett socialt och organisatoriskt arbetsmiljöarbete har bedrivits med aktiva insatser för att förebygga ohälsa och minska sjukfrånvaron. Bolaget har också bedrivit ett organiserat arbete med att säkerställa informationssäkerheten inom bolagets verksamhet. Av anvisningarna till detta ärende framgår att tertialrapporten ska innehålla en beskrivning av vilket arbete bolaget bedriver för att åtgärda rekommendationer från lekmannarevisorerna i samband med bokslut 2025. Revisionskontorets granskning av bolagets verksamhetsår 2025 innehöll inte några rekommendationer. Analys av ekonomisk utveckling Analys Analys Utfall tertial 1 2026 Omsättningen, exklusive finansiella intäkter, för perioden januari till och med april 2026 uppgick till 52 866 tkr, vilket är 2 598 tkr högre än motsvarande period föregående år (50 268 tkr) och 1 447 tkr högre än budget. Ökningen kan främst förklaras av en nettotillväxt av kunder som betalar årlig köavgift. De Sid. 4 (21) finansiella intäkterna består främst av ränteintäkter från tillgodohavande på koncernkonto, vilka är fortsatt höga p g a ränteläget, då de per sista april uppgår till 1 139 tkr, att jämföra med 1 017 tkr vid samma period förra året. Inga realisationsvinster eller realisationsförluster har uppstått under perioden. Rörelsekostnaderna uppgår per tertial 1 2026 till 47 372 tkr (45 377 tkr), varav personalkostnader utgör cirka 69% (66%). Personalkostnaderna för perioden uppgår till 32 635 tkr (29 873 tkr), vilket är en ökning med 2 762 tkr jämfört med första tertialet föregående år och en minskning med 3 367 tkr jämfört med budget. Skillnaden jämfört med föregående år kan främst förklaras av att flera av de vakanser som förekom på olika håll i verksamheten under inledningen av föregående år är tillsatta, bl a har en verksamhetschef för kundservice och två enhetschefer inom utvecklings- och IT-verksamheten tillkommit. Minskningen jämfört med budget förklaras dels av att premierna för förmånsbaserade pensionsplaner varit ännu lägre än väntat, dels av att vi har en vakans för stabschef då nuvarande stabschef är tillförordnad VD, samt att det inom förmedlingsverksamheten ej funnits behov av att återtillsätta tjänster vid avgång. Utfallet för externa kostnader uppgår till 14 676 tkr (15 257 tkr), vilket är en minskning med 581 tkr jämfört med samma period 2025 och med 1 664 tkr jämfört med budget. En förklaring till minskningen jämfört med föregående år kan hittas i att bolaget under andra halvan av fjolåret avvecklade en dyr programvara med tillhörande tjänster för dokumenthantering, för att istället använda en egenutvecklad lösning. Minskningen jämfört med budget förklaras av ej nyttjad budgetpost för oförutsedda händelser. Avskrivningar och nedskrivningar för perioden uppgår till 60 tkr vilket är lägre än motsvarande period föregående år (247 tkr), men ungefär i nivå med budget (77 tkr). Skillnaden jämfört med föregående år förklaras av att bolaget för ett år sedan fortfarande nyttjande en immateriell anläggningstillgång som senare under året togs ur drift och skrevs ned till värdet noll. Resultatet efter finansnetto per tertial 1 uppgår till 6 627 tkr (5 728 tkr). Prognos 2026 I prognosen för 2025 beräknas intäkterna uppgå till 159 450 tkr inklusive finansiella poster, vilket innebär en ökning mot budget med ca 2 200 tkr (157 250 tkr) och 2 600 tkr mer än utfallet för 2025 (156 850 tkr). Prognosen bygger på de mönster som kan avläsas i inbetalningsflöden och periodiseringar. Det fortsatt höga ränteläget påverkar intäkterna för ränta på koncernbankkontot på ett positivt vis. Totala kostnader i prognosen uppgår till 152 450 tkr, att jämföra med 157 250 tkr i budgeten och ett utfall på 143 050 tkr föregående år. De externa kostnaderna uppgår till 49 550 tkr i prognosen, vilket är 550 tkr högre än budget (49 000 tkr) och 3 450 tkr högre jämfört med utfallet föregående år (46 100 tkr). De smärre avvikelsen i förhållande till bolagets budget förklaras av att användandet av it-relaterade tjänster förväntas bli mer omfattande och dyrare än planerat senare under året och att leasingkostnaderna för it-utrustning och servrar väntas även bli något högre än planerat p g a komponentbrist och utökade behov av volymer. Avvikelsen i förhållande till föregående år har till stor del samma förklaring som avvikelsen från budget. Löne- och lönebikostnader väntas uppgå till 98 550 tkr för helåret. Detta är en minskning med ca 5 600 tkr jämfört med budget (104 150 tkr) och en ökning med 5 350 tkr jämfört med utfallet för 2025 (93 200 tkr). Den väntade minskningen jämfört med budget förklaras främst av lägre premier och värdesäkringsbelopp för de förmånsbaserade pensionsplanerna samt av att det inom förmedlingsverksamheten för tillfället ej ser ut att finnas behov av att återtillsätta tjänster vid avgång. Ökningen jämfört med föregående år förklaras dels av den årliga lönerevisionen, dels av helårseffekt av förstärkt organisation i form av ny verksamhetschef för kundservice och av en tillsatt enhetschefsnivå inom utveckling och IT. Övriga personalkostnader väntas öka med 200 tkr jämfört med budget (3 900 tkr) p g a en extra insatt konferens som ett led i att hantera ett centralt inslag i anvisningarna från staden att hantera välfärdsbrott och otillåten påverkan. Utfallet för helåret avseende bolagets avskrivningar och nedskrivningar på aktiverade inventarier väntas inte resultera i någon avvikelse jämfört med budget. Sammanfattningsvis visar prognosen för helåret att intäkterna blir något högre än budget (+2 200 tkr) medan kostnaderna beräknas underskrida budget (väntat överskott +4 800 tkr). Prognosen visar ett resultat Sid. 5 (21) före skatt om 7 000 tkr, vilket ska jämföras med budgetens nollresultat.   Budget 2026 Prognos 1 2026 Utfall T1 2026 Förändring Budget- Prognos Intäkter 2026 (tkr) Köavgifter 141 250 143 400 48 350 2 150 Förtursintäkt 11 000 11 000 3 650 0 Kommunala bostadsbolagens interna byteskö 1 300 1 300 550 0 Särskilt förmedlingsuppdrag Micasa 150 150 100 0 Övrigt inkl. intäktsränta 3 550 3 600 1 350 50 Summa intäkter 157 250 159 450 54 000 2 200 Kostnader 2026 (tkr) Löner och lönebikostnader 104 150 98 550 31 950 5 600 Övriga personalkostnader 3 900 4 100 700 -200 Externa kostnader 49 000 49 550 14 650 -550 Avskrivningar 200 250 50 -50 Summa kostnader 157 250 152 450 47 350 4 800 Resultat 2026 (tkr) Resultat efter finansnetto 0 7 000 6 650 7 000 Investeringar Bostadsförmedlingen planerar inga investeringar under 2026.   1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst Bostadsförmedlingen har bidragit till att uppfylla målet Ett Stockholm som håller samman med en stark och Sid. 6 (21) jämlik välfärd i hela staden genom att fortsatt svara för en reguljär bostadsförmedling som förmedlar bostäder utifrån en "rak" kö i en transparent process. Bostadsförmedlingen bedöms planenligt bidra till uppfyllelse av detta mål under året. Antalet lägenheter som lämnats in till bostadsförmedlingen under perioden uppgår till 8320, vilket innebär en ökning jämfört med motsvarande period under förra året (7340). Det fortsatt höga inflödet av bostäder beror på en relativt stor ökning av antalet inlämnade successionslägenheter (7235), att jämföra med samma period föregående år (6 537). Även antalet nyproducerade bostäder som inlämnats (1085) har ökat något jämfört med motsvarande period förra året (803). Något mer än hälften (59%) av lägenheterna kommer från privata bostadsbolag. Andelen bostäder från stadens bostadsbolag uppgår under perioden till 32% medan ca 9% har lämnats in av kommunala bolag i andra kommuner. Prognosen för helåret är totalt 21 400 inlämnade lägenheter vilket överensstämmer med årsmålet. Bolaget har under perioden förmedlat 7269 lägenheter, inkluderat 743 ungdomslägenheter och 1060 studentlägenheter. Bolaget bedömer att årsmålet om 21 000 förmedlade lägenheter kommer att uppnås eller till och med överträffas. Bolaget har under perioden även bidragit till i det aktuella inriktningsmålet genom sin förtursverksamhet och att fortsatt säkerställa tillgången till skyddade boenden för våldsutsatta samt säkerställa att de skyddade boenden som idag har lägenheter i stadens bostadsbolag kan byta dessa mot jämförbara lägenheter. Vad gäller förtursverksamheten har under perioden totalt 216 förtursärenden prövats varav 6% (12 st) getts bifall. Högst andel bifall, 24% (7st), har getts inom kategorin våld i nära relationer. Sid. 7 (21) 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Sid. 8 (21) Enligt bolagsstyrelsens mål ska bolaget sträva efter att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet och leverera tjänster med hög kvalitet och kostnadsmedvetenhet. Bolaget har under perioden arbetat enligt stadens kvalitetsprogram och samtliga enheter/avdelningar har fortsatt planera och följa upp verksamheten i enlighet med stadens integrerade ledningssystem. Vidare har bolaget arbetat med att vidareutveckla stabila, rättssäkra och ändamålsenliga systemstöd och arbetsprocesser som stödjer bolagets uppdrag (enligt stadens modell pm3). Sid. 9 (21) 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb Bostadsförmedlingen har under perioden medverkat till att utveckla stadens näringsliv i enlighet med stadens näringslivspolicy. Policyn innehåller sju ramvillkor som ökar förståelsen för hur hela staden skapar förutsättningar för näringslivet. Bolaget kan främst bidra till det sjätte ramvillkoret: "God livskvalitet", detta genom att tillhandahålla effektiva förmedlingstjänster för bostadssökande, stadens bostadsbolag och andra fastighetsägare. Bostadsförmedlingen har också fortsatt informera om Stockholm som bostadsort och om bostadsmarknaden i regionen samt erbjuda statistiktjänster och marknadsanalyser som används av bostadsbolagen vid planering av nyproduktion. En annan viktig fråga är att skapa bra förutsättningar för universitets-och högskolestuderande att etablera sig i staden och till detta bidrar bolaget genom förmedlingen av studentbostäder Bostadsförmedlingen har inom ramen för projektet Stockholm Bygger fortsatt deltagit i arbetet med att årligen arrangera två större frukostevent för byggbranschen. Syftet med detta forum är dialog och erfarenhetsutbyte för de berörda intressenterna. I mars 2026 arrangerades ett Stockholm Bygger med stadens handlingsplan för bostadsförsörjning som tema. Bolaget har också bidragit till att uppfylla målet genom att erbjuda ungdomar möjlighet till ett meningsfullt feriejobb som kan vara ett första steg in på arbetsmarknaden. Sex platser kommer totalt att erbjudas under året, vilket överensstämmer med ett reviderat årsmål. Vidare tillhandahålls två platser för Stockholmsjobb. Här överstigs årsmålet. Sid. 10 (21) 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med Bostadsförmedlingen har under perioden bidragit till målet Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla genom att fortsatt tillhandahålla en gemensam marknadsplats för hyresbostäder från såväl kommunala som privata fastighetsägare i Stockholm och i omgivande kommuner. Insatser för att öka kännedomen om bolaget och den service som erbjuds har genomförts som avsett. För att öka antalet lägenheter i regionen som förmedlas via Bostadsförmedlingen har det genomförts flera insatser för att etablera samarbete med ytterligare bostadsbolag. Under första tertialet har sex nya samarbeten med fastighetsägare etablerats. Insatser för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden har genomförts, bland annat genom förmedling av ungdoms- och studentlägenheter samt det återkommande utskicket till alla nyblivna artonåringar. Dialogen med fastighetsägarna om möjligheten att öronmärka små och prisvärda bostäder till ungdomsbostäder har fortsatt under perioden. Förberedelser för deltagande på Järvaveckan i juni har påbörjats. Bolaget har, inom ramen för det bostadssociala uppdraget, fortsatt arbetet med att förmedla Bostad först samt försöks-och träningslägenheter (FoT), med målsättningen om sammanlagt 600 bostäder under året. Detta inkluderar lägenheter som i samverkan med SHIS Bostäder och socialnämnden ska tillhandahållas för barnfamiljer som under lång tid levt i osäkra boendeförhållanden. Utfallet för perioden är sammantaget 133 varav 103 försöks- och träningslägenheter, 22 Bostad Först och 8 bostäder till SHIS vilket är i enlighet med vad som har efterfrågats. Årsmålet bedöms inte komma att uppnås vilket beror på att berörda lägenheter inte efterfrågas i den omfattning som anges i uppdraget. Bolaget har under året arbetat vidare med bolagsstyrelsens mål om att bostadsförmedlingen ska erbjuda bostadssökande och fastighetsägare en kvalificerad, rättssäker och effektiv service som utvecklas utifrån kundernas behov och önskemål. Vad gäller bolagsstyrelsens mål om att bostadsförmedlingen ska ha nöjda kunder och högt anseende har bolaget under perioden fortsatt arbeta aktivt med kundvård. Andelen tillgänglighetsmärkta lägenheter i det kommunala bostadsbeståndet uppgick per den sista april 2026 till 34,2%. Årsmålet om 20% bedöms kunna uppnås. Även övriga aktiviteter kopplade till uppdrag inom ramen för mål 3.3 löper på enligt plan.   Sid. 11 (21) Sid. 12 (21) Sid. 13 (21) Sid. 14 (21) Sid. 15 (21) Sid. 16 (21) Sid. 17 (21) 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Bolagets resultat gällande aktivt medskapandeindex (AMI) om 77 understiger årsmålet (82) men innebär samtidigt en förbättring i förhållande till förra årets utfall (75). Under våren utvärderas resultatet avdelningsvis och aggregerat för bolaget i sin helhet. Bolagsstyrelsens mål  Bostadsförmedlingen ska säkerställa bolagets kompetensförsörjning samt utveckla ett aktivt medarbetarskap och ett ledarskap präglat av kommunikation, tillit och mod. Bolaget har under perioden fortsatt arbetet med att säkerställa att rätt kompetens rekryteras, bibehålls och utvecklas inom bolaget. Bolaget tillämpar kompetensbaserad rekrytering och interna utbildningar genomförs i syfte att ytterligare etablera och fördjupa denna metod. Under perioden har det hållits chefsforum, där cheferna inom bolaget får möjlighet att dela erfarenheter och kunskaper med varandra. Bolaget arbetar för att säkerställa goda och trygga arbetsvillkor som utgår från att heltids- och tillsvidareanställningar är normen.  Bostadsförmedlingen ska ha en god social och organisatorisk arbetsmiljö och sjukfrånvaron ska minska Sid. 18 (21) Bolaget har under perioden fortsatt att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete genom att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö uppnås. Utfallet för sjukfrånvaron per sista april (rullande tolv månader) är 4,2%. Årsmålet 4,5% bedöms komma att uppnås och prognosen för året överensstämmer med målvärdet. Resultatet för korttidsfrånvaro (dag 1-14) är 1,9 %. Årsmålet 3% bedöms komma att uppnås och prognosen överensstämmer med målvärdet Bolagets chefer har under perioden fortsatt arbeta med att fånga tidiga signaler på ohälsa och ha en kontinuerlig kontakt med sjukskrivna medarbetare. Sid. 19 (21) 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Bolaget har under perioden arbetat enligt fastslagen plan för informationssäkerhet. Bolaget har etablerade rutiner för årlig klassning av de informationsmängder som hanteras inom bolaget och klassningar har skett i enlighet med rutinerna. Vidare sker inom ramen för bolagets internkontrollarbete en tertialvis uppföljning av att bolagets registerförteckningar som ger en rättvisande bild av verksamhetens personuppgiftsbehandlingar. Utöver kontinuerlig uppdatering av registerförteckningar och återkommande informationsklassningar har bolagets informationssäkerhetsarbete under perioden inriktats mot frågor och rutiner rörande behörighet och åtkomstkontroll. Merparten av bolagets anskaffning av varor och tjänster sker genom avrop på stadens ramavtal. I det fall Sid. 20 (21) bolaget genomför egna upphandlingar kommer plan för systematisk uppföljning att tas fram. Under tertial 1 har inga nya upphandlingar genomförts.   3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Bolaget har fortsatt samverkan med bostadsbolagen, SHIS Bostäder, stadsdelsnämnderna och socialnämnden säkerställt att genomgångsbostäder tillhandahålls och kommer barnfamiljer som under lång tid levt i osäkra boendeförhållanden tillgodo. Dessa bostäder ingår i årsmålet och i direktivet om att förmedla 600 försöks-och träningslägenheter. Bolaget har under perioden genomfört flera åtgärder som syftar till att förebygga, upptäcka och förhindra välfärdsbrottslighet. En handlingsplan för aktiviteter under resterande året har tagits fram gemensamt på bolaget. Sid. 21 (21) 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Bolaget har under det första tertialet 2026 fortsatt att arbeta i enlighet med Stockholms stads program för de mänskliga rättigheterna och dess tre fokusområden Kunskap och information, Välfärd och service samt Delaktighet och inflytande. För att säkerställa att bemötande och ordval är inkluderande (med tanke på olikheter gällande familjebildningar, sexuell identitet m m) och servicen är likvärdig har bolaget under perioden fortsatt genomföra coachning och utbildning för medarbetarna som bland annat omfattar dessa frågor. Stockholmsrummets verksamhet bidrar till målet om den öppna och demokratiska staden och till att ge medborgarna förutsättning att hålla sig sig informerade. Här tillhandahålls på ett åskådligt sätt information om hur, var och varför staden växer. Rummet fungerar som en mötesplats och utgångspunkt för dialog med invånarna om stadens utveckling. Uppdraget att utveckla Stockholmsrummets koncept till att finnas på flera platser i staden har fortsatt under perioden. Det mobila Stockholmsrummet har under årets första tertial varit i följande områden för att på olika sätt visa upp hur Stockholm växer: Fruängen, Högdalen, Akalla, Hökarängen, Bagarmossen, Fagersjö, Skarpnäck, Husby. Bolaget har vidare bidragit till de sociala hållbarhetsmålen genom ett inkluderande och icke- diskriminerande förhållningssätt vad gäller servicen till de bostadssökande såväl som i rollen som arbetsgivare.   Övrigt --- [Bilaga 2 - Uppföljning av internkontrollplan T1.pdf] 2026-05-20 Bilaga 1 Uppföljning av internkontrollplan – bilaga till tertialrapport 1 Inledning Med internkontroll avses de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument. Den interna kontrollen är en viktig del av bolagets styrning. En god internkontroll förebygger, upptäcker och åtgärdar fel och brister som hindrar att bolaget kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt. Internkontroll bidrar till: • Att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv • Att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och rättvisande • Att lagar, förordningar, föreskrifter och styrdokument följs • Analys och utveckling av det förebyggande arbetet med att minimera verksamhetsriskerna Bostadsförmedlingens väsentlighets- och riskanalys och uppföljning av den av bolagsstyrelsen fastställda internkontrollplanen 2026 utgår ifrån sex st av kommunstyrelsen utpekade obligatoriska processer, inklusive 19 st delprocesser, och fem st av bolagets ledningsgrupp definierade bolagsspecifika centrala processer, inklusive 19 st delprocesser. De obligatoriska processerna är: • Systematiskt informationssäkerhetsarbete • Ekonomistyrning • Inköp • Motverka otillåten påverkan • Motverka välfärdsbrott • Personalhantering De bolagsspecifika centrala proceserna är: Sid 2 (12) • Förmedling • Kundservice • Kommunikation • Marknad • Utveckling och IT Bostadsförmedlingens tertialvisa uppföljning av internkontrollplanen för 2026 omfattar dokumentation av förebyggande arbetssätt och rutiner, löpande granskning och hantering av riskfyllda moment inom ovannämnda obligatoriska och centrala processer. Ansvaret för den interna kontrollen inom bolagets verksamhet följer med chefsansvaret på alla nivåer. Detta omfattar att tillse att det finns medvetenhet om risker förknippade med verksamheten och adekvata rutiner kopplat till internkontroll samt att säkerställa att medarbetare har kännedom om dessa. Sammanfattning En risk har identifierats som kritisk i Bostadsförmedlingens verksamhet. Inom riskområdet Motverka välfärdsbrott finns en risk att man känner rädsla och obehag inför att hantera upptäckta oegentligheter, t ex att förmedla avslag och polisanmäla efter användandet misstänkt falska eller manipulerade intyg och vilka följder detta kan få. Som ett led i hanteringen av denna risk har en konferens genomförts under våren där deltagare var bolagets chefer och för arbetet utsedda nyckelpersoner med syftet att höja kunskapen om området och ta fram en handlingsplan för bolaget. Handlingsplanen innehåller konkreta och tidssatta åtgärder och att utgör ett komplement till bolagets budget- och verksamhetsplan, och internkontrollplan. Förmedling Förebyggande arbete Det är väsentligt att varje lägenhet verkligen förmedlas till den person som har längst kötid och som uppfyller de krav och villkor som fastighetsägaren, bostadsbolaget eller hyresvärden (nedan benämnt fastighetsägaren) beslutat. För systemets trovärdighet är det också väsentligt att fastighetsägaren följer den kravprofil som har lämnats in för lägenheten. Registrerade lägenheter som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp för att säkerställa att fastighetsägaren återtagit lägenheten och att detta har skett på korrekta grunder. Arbetet med internkontroll inom förmedlingen har ett tydligt förebyggande fokus, där målet är att skapa förutsättningar för en korrekt och enhetlig handläggning från början och därigenom minska risken för fel i förmedlingsprocessen. Sid 3 (12) Detta uppnås genom löpande uppdatering och förtydligande av rutiner för handläggningsprocessen, där verksamhetscontrollers har en central roll i att initiera och utveckla rutinarbetet. Rutinerna kommuniceras därefter till verksamheten och följs upp i gemensamma forum, vilket bidrar till en enhetlig tillämpning och minskar risken för feltolkningar. Arbetet stöttas av utsedda coacher som sprider goda arbetssätt och ger löpande vägledning i handläggningen. Regelbundna forum, såsom tisdagsdialoger, används för att förtydliga rutiner, dela resultat och fånga upp frågor, vilket bidrar till en gemensam lägesbild och möjliggör uppföljning av vidtagna åtgärder. Vidare sker en löpande dialog mellan kundansvariga och fastighetsägare för att säkerställa korrekt och fullständig inrapportering av bostadsinformation. I processen tillämpas även en tvåhandsprincip vid annonsering av lägenheter, där registrering och publicering utförs av olika personer som en inbyggd kontroll för att minska risken för felaktig information. Redovisning av kontroller, resultat och hantering av avvikelser För att säkerställa att hanteringen överensstämmer med regelverket genomförs nedanstående kontrollaktiviteter kontinuerligt. Delprocess: Granskning och erbjudande - förbigångna Förbigångna avser de fall där en bostadssökande med längst kötid inte erbjuds en lägenhet, eftersom denne inte uppfyller de godkännandevillkor som fastighetsägaren har ställt. Uppföljning av förbigångna är en viktig del i att säkerställa en rättssäker, transparant och enhetlig förmedlingsprocess. I förebyggande syfte arbetar vi aktivt med att tydliggöra villkoren redan vid annonsering av bostaden. Om bostadssökande i första hand anmäler intresse endast för bostäder där de uppfyller kraven, minskar behovet av att förbigå, vilket bidrar till en mer effektiv och rättssäker handläggningsprocess. En risk i dagsläget är att villkorshanteringen är en manuell process. Vi utreder möjligheten både för hur vi internt kan arbeta mer effektivt med villkoren samt hur vi kan underlätta för bostadssökanden med bättre sökmöjligheter för att hitta relevanta lägenheter framöver. För samtliga förbigångna ärenden kontrolleras korrekt motivering månadsvis av verksamhetscontrollers. I tillägg görs stickprov om 100 slumpmässigt utvalda ärenden, vilka granskas från start till slut. Vid oklarheter förtydligas motiveringen ytterligare, och vid avvikelse förs dialog direkt med berörd handläggare. Frågor lyfts även i större forum för att säkerställa lärande i verksamheten och minska risken för upprepade avvikelser. Detta arbetssätt bidrar till en mer enhetlig hantering av förbigångna. Under perioden har 7 642 kunder förbigåtts. Sid 4 (12) Förbigångna Antal Krav/villkor Kommentar 3 122 Betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder Den bostadssökande har betalningsanmärkningar eller skulder som inte uppfyller fastighetsägarens krav för godkännande 2 865 Uppfyller ej inkomstkraven Den bostadssökande uppfyller inte fastighetsägarens krav på inkomstnivå. 683 Deltog ej vid obligatorisk visning Den bostadssökande har inte deltagit vid visning, trots att detta varit ett krav från fastighetsägaren 285 Hushållets storlek bedöms inte vara lämplig i förhållande till bostaden Antalet hushållsmedlemmar över- eller understiger vad som enligt fastighetsägarens riktlinjer anses vara rimligt i relation till bostadens storlek 282 Uppfyllde inte studievillkor för studentbostad Den bostadssökande uppfyller inte kraven på pågående studier eller studietakt enligt fastighetsägarens 231 Avser inte att använda bostaden som permanent boende Den bostadssökande uppfyller inte kravet på att bostaden ska användas som permanent bostad 20 Saknar godtagbara referenser Den bostadssökande kan inte uppvisa referenser som uppfyller fastighetsägarens krav, exempelvis från tidigare boende 154 Övriga skäl Avslag som inte omfattas av ovanstående kategorier, exempelvis särskilda villkor kopplade till stiftelser, interna omflyttningsregler eller krav på medboende (t.ex. kompiskontrakt) 7 642 Totalt Granskningen visar att ett ärende har felaktigt förbigåtts enligt fastighetsägares godkännandevillkor. En incidentrapport har upprättats och kunden har kontaktats enligt rutin för att säkerställa att kund med längst kötid erbjuds bostad. I detta fall erbjöds kunden ett ersättningsärende för möjlighet att få en likvärdig lägenhet. Då kunden inte återkommit har ärendet avslutats. Delprocess: Granskning och erbjudande – ej godkända av fastighetsägare Samtliga hyresgästförslag som återkopplas från fastighetsägare som ej godkända granskas av respektive handläggare för att säkerställa att korrekt och tydlig motivering har angetts, och säkerställa att fastighetsägare tillämpar de villkor som är satta för respektive bostad. Vid otydliga eller bristfälliga motiveringar från fastighetsägare sker uppföljning för att förtydliga grunden för beslutet. Detta bidrar till en ökad transparens och minskar risken för felaktiga eller godtyckliga bedömningar. Månadsvis kontrolleras att motiveringen till samtliga avslag är tydlig av verksamhetscontrollers. Här görs även stickprov på minst var tionde ärende, där man granskar att beslutet som är fattat är korrekt. Vid oklarheter förtydligas motiveringen ytterligare, och vid avvikelse förs dialog direkt med berörd handläggare. Genom att följa upp motiveringar och säkerställa att villkor tillämpas korrekt skapas förutsättningar för mer konsekventa beslut från Sid 5 (12) fastighetsägare. Detta minskar risken för felaktiga avslag och bidrar till en mer rättssäker process för bostadssökande. Under perioden var det 155 kunder vars ansökan inte godkändes. Ej godkända av fastighetsägare Antal Krav/villkor Kommentar 96 Saknar godtagbara referenser Den bostadssökande kan inte uppvisa referenser som uppfyller fastighetsägarens krav, exempelvis från tidigare boende 20 Uppfyller ej inkomstkraven Den bostadssökande uppfyller inte fastighetsägarens krav på inkomstnivå 12 Avser inte att använda bostaden som permanent boende Den bostadssökande uppfyller inte kravet på att bostaden ska användas som permanentbostad 6 Uppfyller inte studievillkor för studentbostad Den bostadssökande uppfyller inte krav på pågående studier eller studietakt 5 Att antalet hushållsmedlemmar överstigit/understigit vad som anses vara rimligt i förhållande till bostadens storlek Antalet hushållsmedlemmar avviker från vad som anses rimligt utifrån bostadens storlek enligt fastighetsägarens riktlinjer 3 Betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder Den bostadssökande har betalningsanmärkningar eller skulder som inte uppfyller fastighetsägarens krav 0 Deltog ej vid obligatorisk visning Den bostadssökande har inte deltagit vid visning trots att detta varit ett krav 13 Övriga skäl Avslag som inte omfattas av ovanstående kategorier, exempelvis särskilda villkor kopplade till stiftelser, interna omflyttningsregler eller krav på medboende (t.ex. kompiskontrakt) 155 Totalt Granskningen visar att det inte förekommit något fall där kund fått ett ersättningsärende beviljat med anledning av felaktigt avslag till bostad. Granskningen har i övrigt inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydligande av dokumentation. Delprocess: Registrering - avvikelser från ordinarie förmedlingsprocess Manuell förmedling I arbetet med att aktivt motverka ersättningsärenden är granskningen av förbigångna och ej godkända av stor vikt. Under perioden har inga (0) kunder erhållit bostad som förmedlats manuellt. Granskningen har inte givit anledning till någon åtgärd i övrigt. Bostad snabbt En kund som får en bostad via Bostad Snabbt behåller sin kötid och därmed behöver Sid 6 (12) lägenheterna uppfylla kriterierna för svårförmedlad. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller detta kriterium. Innan annonsering via Bostad Snabbt krävs godkännande av enhetschef för att säkerställa att avvikelser hanteras kontrollerat och enligt fastställda riktlinjer. Under perioden har 15 st lägenheter förmedlats via Bostad Snabbt, vilket är en lägre nivå jämfört med samma period föregående år. Samtliga lägenheter som förmedlats här har bedömts som svårförmedlade, där majoriteten tidigare har utannonserats i den ordinarie bostadskön. Granskningen visar att hanteringen har varit korrekt och enligt rutin. Avvikande kontraktstyp För att säkerställa att korrekt kontraktstyp tillämpas vid förmedling, samt att kötid hanteras på rätt sätt (nollställs eller behålls), genomförs löpande kontroll av avvikande kontraktstyper efter inlämning. Samtliga avvikelser kontrolleras tidigt i processen av verksamhetscontroller, vilket möjliggör korrigering innan lägenheten förmedlas. Detta bidrar till en ökad kvalitet i handläggningen och minskar risken för felaktiga beslut. För att ytterligare minska risken för denna typ av avvikelser vore det fördelaktigt om hanteringen i högre grad får systemstöd i kommande utveckling. Delprocess: Registrering – återtagande Avregistrerade bostäder Bostäder som inte blir förmedlade följs upp för att säkerställa att det finns skäl och dokumentation till avregistreringen. Samtliga avregistrerade lägenheter kontrolleras för att säkerställa att det finns underlag som styrker att det är fastighetsägaren eller respektive förvaltningsbolag som återtagit lägenheten samt att orsaken till avregistreringen är dokumenterad. Månadsvisa stickprov genomförs av verksamhetscontrollers (på var tionde ärende). Om något är oklart förs dialog med den som gjort den initiala kontrollen. Från och med april delas även sammanställningar över avregistrerade lägenheter med uthyrningschef eller motsvarande hos fastighetsägare, i syfte att öka transparens, möjliggöra ytterligare kontroll samt motverka otillbörligt återtagande och möjliggörande av välfärdsbrott. Ökad transparens bidrar även till ett gemensamt ansvar med fastighetsägare. Bostäder som inte blir förmedlade följs upp för att säkerställa att det finns skäl och dokumentation till avregistreringen. Under perioden har totalt 961 bostäder avregistrerats. Ökningen från föregående år beror främst på grund av en mer svårförmedlad marknad samt flera felregistreringar under perioden. 459 av dessa ärenden var bostäder som avregistrerades med anledning att det var slut på spekulanter och Sid 7 (12) fastighetsägaren beslutade att ta tillbaka bostaden, och 188 bostäder återtogs av fastighetsägaren för eget behov, såsom exempelvis egen internuthyrning eller evakuering. 238 bostäder avregistrerades med anledning av att hyresvärden lämnat in den felaktigt eller med felaktig information. 41 bostäder återtogs av fastighetsägare då hyresvärden meddelat att bostaden var i behov av renovering innan uthyrning. Hyresvärdar drog tillbaka 33 bostäder där den nuvarande hyresgäst återtagit sin uppsägning, och två ärenden var på grund av felaktig hantering hos Bostadsförmedlingen. Delprocess: Förtur Den största risken inom bolagets förtursverksamhet är att person som inte bör få förtur till bostad går förbi hela bostadskön. Förtursenheten har tydliga rutiner för hantering av ärenden. Alla beslut om bifall på förtursansökningar, granskas av hela enheten en gång per vecka vid ärendekonferenser. Där görs en genomgång av underlagen, d v s de skriftliga intygen, för att säkerställa att besluten är korrekta och välgrundade. Alla bifallsbeslut presenteras för kännedom vid varje sammanträde med förtursutskottet. Förmedling av bifallsbeslut utförs av annan handläggare än den som handlagt utredningen av ärendet. Samtliga beslut, både bifall och avslag, genomläses löpande av enhetschef tillsammans med metodutvecklare, och en notering om detta görs i dokumentationssystemet Bostoc. Inga avvikelser har framkommit under året. Kundservice Delprocess: Kötid Kötidsförändringar Kötiden är avgörande för att komma ifråga för en inlämnad ledig lägenhet och har därför stor betydelse för en bostadsköande. Med anledning av detta granskas om någon vid nyregistrering eller genom ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Vid kontrollen gås samtliga ärenden igenom där kötiden är längre än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden efterforskas i diarier och tidigare ärenden, t ex kan det handla om make/maka som ärver kötid för den avlidne eller beslut fattat efter klagomålshantering. Datumlogiken är komplicerad och systemstödet ofullständigt. Manuell hantering vid återställande av kötid hanteras således av enhetschef Kundservice efter samråd med Verksamhetschef. Beslutsgrunden dokumenteras så samma beslutsgrund kan efterlevas löpande. Vi kommer under verksamhetsåret utreda Sid 8 (12) om det finns möjlighet att på sikt införa tvåhandsfattning, samt att ta initiativ till utveckla systemstödet inom detta område. Granskningen har visat på noll fall av felaktig kötidsändring under första tertialet. Delprocess: Kunder utan personnummer/manuella ändringar av personnummer Studenter utan samordningsnummer eller personnummer Beslut har fattats om att studenter utan samordningsnummer eller personnummer inte längre kan registrera sig i bostadskön sedan januari 2026. Det kvarstår dock en risk att studenter som tidigare har registrerat sig i bostadskön utan samordningsnummer eller personnummer registrerar sig på nytt när de senare tilldelas ett sådant. Därmed kan det uppstå situationer där en och samma person har flera köärenden. För att motverka att nyregistrerade kunder med samordningsnummer eller personnummer samtidigt har ett aktivt köärende från en tidigare registrering som student utan samordningsnummer eller personnummer granskas samtliga intresseanmälningar för bostad från personer som saknar svenskt personnummer varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, namn, adressuppgifter samt e-postadresser. Granskningen visar att en (1) person har registrerat sig i bostadskön på nytt med samordningsnummer eller personnummer. Denna person har kontaktats för att kontrollera riktigheten i de lämnade uppgifterna samt säkerställa att kunden endast har ett köärende, det vill säga är registrerad en gång. Idag finns kontrollfunktion i form av internkontrollgranskning vad gäller ändring av personnummer. Vi kommer under verksamhetsåret utreda om det finns möjlighet att på sikt införa tvåhandsfattning. Kommunikation På kundens Mina sidor finns risker kopplade till inloggning (främst lösenordsinloggning). T f VD har initierat ett utredningsuppdrag som syftar till att täppa till risken. Utveckling och IT IT-säkerhet och systematiskt informationssäkerhetsarbete Lokal anvisning för informationssäkerhet är fastställd och är antagen av styrelsen. Vad gäller både nivån på IT-säkerhet och informationsäkerhet så ser vi stora risker där vi som bolag har små eller inga möjligheter att påverka. Detta på Sid 9 (12) grund av den uppsättning med stadsgemensam IT som staden tillhandahåller och där det är svårt att få en insyn i leverantörens kvalitet och arbete ur ett säkerhetsperspektiv, exempelvis möjligheten att få regelbundna rapporter om vem som gör vad och när i vår driftsmiljö inklusive i våra databaser samt är det så att de projekt som återkommande bedrivs för att förändra i stadens driftsmiljöer sällan tar höjd för eller passar Bostadsförmedlingen och bolagets uppdrag. Vidare finns rutiner för att samtliga systemstöd och informationsbärare ska informationssäkerhetsklassas minst årligen eller vid större förändringar. Bolagets huvudsakliga system har informationssäkerhetsklassats sedan flertalet år tillbaka och under 2026 satsar Bostadsförmedlingen på att kartlägga alla informationsbärare, att klassa dessa och att samtidigt sprida en än bredare liksom djupare kunskap om informationssäkerhet och ansvaret det innebär för olika roller. Det är förekommande inom bolaget att bolagets informationstillgångar inte kan skyddas på den nivå som definieras genom informationsklassning, men i samtliga identifierade fall pågår arbeten för att höja skyddsnivån till den enligt informationssökerhetsklassningen önskvärda. Detta gäller bland annat behörighetsstyrning och nivåer i verksamhetsystem vilket tar tid att justera, men det är i något fall också en fråga om skyddsnivå kontra tillgänglighet. Inom inköps- och upphandlingsförfarandet finns en risk för bristande kravställning av informationssäkerhetskrav vid anskaffning av system eller digitala tjänster. Rutin finns i den för i år uppdaterade inköpsprocessen. Avdelningen för utveckling och IT kommer att bidra med informationssäkerhetsklassningar inför inköp och likaså tekniskt stöd för att ex systemstöd möter de säkerhetskrav som ställs på leverantörer om att exempelvis använda stadens inloggningslösning för användare. Behörighetsstyrning Det finns en risk att ej behöriga får del av sekretesskyddade eller känsliga uppgifter om enskild person. Lokal rutin för behörighetshantering finns och ska under året påminnas om i hela chefskollektivet på bolaget. Tydliga rutiner finns för behörighetsstyrning samt ansvaret för detta. Därtill följer det ansvar som åligger respektive systemägare att minst årligen, eller så ofta som informationsklassningen gör gällande, att gå igenom samtliga användare av ett systemstöd och kontrollera att det är korrekt. Vidare uppgraderar bolaget det interna verksamhetsystemet och utvecklar i det nya systemet en förfinad nivå av behörigheter för att ytterligare förstärka systemets resiliens på detta område. Bolaget har även en rutin med spårbarhet för hanteringen av källkod. För lagring och underhåll av vår källkod använder vi lösningen git via tjänsten bitbucket. Varje ändring är spårbar med bland annat datum, ändrad kod samt Sid 10 (12) vem som genomfört ändringen. Rättigheter för att få se samt begära ändringar av källkod administreras av vår IT-infrastrukturspecialist. Varje önskad kodändring ligger i en egen gren som innan den kan tillföras till huvudgrenen och komma ut i produktion, dels behöver byggas via vår byggserver men även granskas och godkännas av minst en annan utvecklare. Ändamålsenligt och stabilt systemstöd Dokumentation om avbrott och avbrottstider, åtgärder och resultat Verksamhetssystemet Bostoc och intranätet Husnet kande inte nås under en drygt två timmar lång period i februari. Det berodde på en driftstörning hos leverantören, Vivicta. Leverantören åtgärdade driftstörningen. Webben blir långsam och går upp och ned under en dryg timme i februari. Minnesanvändning ökade lavinartat på servern. Driftsstörningen orsakades av en övervakningsagent, som stängdes av och problemet löstes. Ekonomistyrning Utbetalning Ändring av leverantörers fasta data Vid ändring av leverantörs fasta data skall dokumentation upprättas och sparas som styrker ändringen. För att tillförsäkra att uppgifter om leverantörer är korrekta och aktuella finns det i Agresso en rapport som listar ändringar i leverantörers fasta data med fokus på kontoändringar. Rapporten visar också när ändringen skett och av vilken användare. I granskningen gås rapporten igenom rad för rad och underlag i form av fakturabilder eller utdrag från bankgirocentralen, plusgirot eller annat underlag som styrker kontoändringen kontrolleras. I samtliga fall av ändringar i leverantörers fasta data avseende kontoändringar finns det underlag som styrker ändringen. Manuell utbetalning Systemstöd och rutiner vid kundutbetalningar samt betalningar till leverantörer bygger på att två personer på ekonomienheten utför olika delar, såsom att skapa och bekräfta betalningsfil och att det tillika är s k tvåhandsfattning i bankgränssnittet. I de fall betalning via fil från ekonomisystemet till bank inte är möjligt kan manuell betalning göras, exempelvis vid betalning till Skatteverket, Kronofogden eller till utländska leverantörer. Vid signering av betalning på banken krävs attest av två personer med bank-ID. Utbetalning till andra mottagare än Skatteverket, Bolagsverket och Kronofogdemyndigheten skall föregås av skriflig attest av stabschef. I dokumentationen skall framgå skälet till manuell utbetalning. I samband med boksluten säkerställs att manuella betalningar, liksom övriga betalningar, återredovisats i bokföringen. Sid 11 (12) Kontrollen sker genom att manuellt utförda betalningar till andra mottagare än Skatteverket och Kronofogdemyndigheten gås igenom i sin helhet. Skälet till manuell hantering samt av att attest av stabschef skett innan manuell utbetalning utförts kontrolleras. De genomförda kontrollerna har inte visat på några avvikelser. Inköp Under året arbetar vi med att etablera en tydlig inköpsprocess för bolaget, för att säkerställa en enhetlig och spårbar inköpshantering med tydliga ansvar och korrekt systemanvändning, samt en god efterlevnad av LOU och stadens riktlinjer. Motverka välfärdsbrott och otillåten påverkan En konferens har genomförts under våren där deltagarna var bolagets chefer och för arbetet utsedda nyckelpersoner med syftet att höja kunskapen om området och ta fram en handlingsplan för bolaget. Handlingsplanen kommer att innehålla konkreta och tidssatta åtgärder i syfte att hantera denna risk och att utgöra ett komplement till bolagets budget- och verksamhetsplan, och internkontrollplan. Mycket fokus kommer att vara på kunskapshöjande, stöd och information och handlingsplanen kommer att innehålla bl a följande: • Under året ska minst en lunchföreläsning genomföras • Under året ska minst en utbildning för berörda medarbetare genomföras • Rutinerna för att upptäcka och utreda oriktigheter ska ses över • Rutiner för att anmäla fusk till andra myndigheter ska upprättas • Texter i rekryteringsannonser om uppdraget/ansvaret ska upprättas • Kommunikation om uppdraget/ansvaret ska förtydligas på hemsidan Förutom handlingsplanen är den digitala utbildningen ”Välfärdsbrott – ett hot mot demokratin” obligatorisk för alla medarbetare att genomföra under året. Dessutom går medarbetarna på Kundservice en digital utbildning ”Förebygg hot och våld” där också ämnet instrumentell aggressivet ingår. I utbildningen ges kunskap om hur bemötande och agerande kan ske i de fall man utsätts för det. För att motverka både välfärdsbrott och otillåten påverkan arbetar vi ständigt med att se över rutiner för behörighetstilldelning, att nivån på vår informationssäkerhet höjs och likaså vår IT-säkerhet. Inom ramen för rekryteringsprocessen har samtliga nyanställningar föregåtts av kontroller som syftar till att granska att de sökande uppfyller krav på lämplighet, tillförlitlighet och kompetens. Referenstagning och inhämtande av examensbevis och intyg genomförs inför rekrytering. För att säkerställa att kandidaten är den de utger sig för att vara genomonförs verifiering av identitetshandlingar. Sid 12 (12) I introduktionsutbildningen för nyanställda ingår ett obligatoriskt utbildningsmoment gällande välfärdsbrott, där begrepp och konkreta exempel behandlas samt genomgång av rutiner för rapportering och visselblåsarfunktionen. Bolaget har inarbetade rutiner för incidentrapportering, där händelser kopplade till hot eller våld ska rapporteras i incidentrapporteringssystemet IA. Bolaget har även en visselblåsarfunktion som möjliggör rapportering av misstänkta oegentligheter eller missförhållanden. Information om visselblåsarfunktionen och incidentrapporteringen ges till alla nyanställda i introduktionen. Vidare har rutinen för att förebygga och hantera incidenter och hotfulla situationer uppdaterats och kommunicerats till samtliga medarbetare under perioden. Riktlinjen tydliggör hur medarbetare och chefer ska agera vid situationer med hot eller våld, ansvarsfördelning, rapporteringsvägar och tillgängliga stödinsatser. Samtliga chefer och skyddsombud har under perioden också genomgått en arbetsmiljöutbildning där hantering av hot och våld ingått som ett delmoment. Genomförda insatser bedöms ha stärkt bolagets förmåga att förebygga och hantera välfärdsbrott och otillåten påverkan. Personalhantering Kontrollåtgärder i löneprocessen har genomfört under perioden för att säkerställa korrekta och tillförlitliga utbetalningar samt motverka oegentligheter. Stickprovskontroller av löneunderlaget innan löneutbetalning överförs till banken är gjorda, inklusive kontroll av löneansvarigs egna löneunderlag. Dessa kontroller är utförda av ekonomienheten. Vid överföring av löneutbetalningar till bank har det tillämpats en så kallad tvåhandsfattning där bankfilen signeras med BankID av två personer. En person från HR-enheten och en från ekonomienheten. Detta säkerställer att utbetalning inte kan genomföras utan dubbel attest. Även periodiska stickprovskontroller av behörigheter i lönesystemet är genomförda för att kontrollera att tilldelade behörigheter är aktuella och förenliga med respektive användares ansvarsnivå. Cheferna på bolaget ansvarar för att granska och attestera frånvaro, arbetstid och andra lönegrundande uppgifter för sina medarbetare i lönesystemet. För att säkerställa korrekt hantering får samtliga chefer utbildning i detta i samband med chefsintroduktionen. Som en ytterligare förebyggande åtgärd i lönehanteringsprocessen kommer HR under kommande period ta fram en vägledande lathund till cheferna gällande attestering i lönesystemet. Genomförda kontroller har inte visat på några avvikelser. _______________________