Attestinstruktion och delegationsordning för Micasa Fastigheter

[(Godkänd - R 1) Förslag till attestinstruktion och delegationsordning.pdf] Micasa Fastigheter i Stockholm AB Nordkapsgatan 3, Kista Box 1298 164 29 Kista Tfn: 08 508 360 00 www.micasa.se Plusgiro: 134 64 63-1 Bankgiro: 5690-3875 Org nr: 556581-7870 VAT nr: SE556581787001 Moms/regnr: 01-556581-7870 Micasa Fastigheter – en del av Stockholms stad Sida 1 (1) Förslag till attestinstruktion och delegationsordning för Micasa Fastigheter i Stockholm AB Bolagets förslag till beslut Styrelsen beslutar följande. 1. Förslag till attestinstruktion och delegationsordning för Micasa Fastigheter i Stockholm AB godkänns, bilaga 1. Ärendet Föreliggande förslag till ny attestinstruktion och delegationsordning (bilaga 1) har reviderats. I bilaga 2 framgår vilka förändringar som har gjorts. Främst har texten bearbetats för att bli tydligare och spegla verksamheten på ett bra sätt samt inarbeta förändringar efter vissa organisationsförändringar. Styrelsen ska fastställa bolagets attestinstruktion och delegationsordning. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Katarina Wåhlin Alm VD Micasa Fastigheter i Stockholm AB Bilagor 1. Attestinstruktion och delegationsordning 2. Attestinstruktion och delegationsordning med ändringsmarkeringar Handläggare Oscar Fex Till Micasa Fastigheter i Stockholm AB Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/368 Ärende 10 2026-05-05 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Katarina Wåhlin Alm, VD 2026-06-01 --- [Bilaga 1 Attestinstruktion och delegationsordning.pdf] 1(13) Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning Upprättad av Fastställd av Giltig från Oscar Fex Katarina Wåhlin Alm 2026-06-08 Attestinstruktion och delegationsordning Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 2(13) Innehållsförteckning 1. Inledning ....................................................................................... 3 2. Begrepp ........................................................................................ 3 3. Företrädare för bolaget ............................................................... 3 4. Delegerad beslutsrätt .................................................................. 4 5. Innebörd av attest- och beställningsrätt .................................... 4 6. Beställning ................................................................................... 5 7. Godkännande ............................................................................... 5 8. Attest ............................................................................................ 6 9. Upphandling ................................................................................. 7 10. Investerings- och byggprojekt.................................................... 7 11. Utbetalning ................................................................................... 8 12. Hyresärenden ............................................................................... 8 13. Överenskommelser med hyresgästorganisation .................... 10 14. Attestnivåer ................................................................................ 10 15. Fastställande och ändring av attestinstruktionen .................. 12 Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 3(13) 1. Inledning Delegationsordningen med attestinstruktion visar vem som kan delegera uppdrag eller beslutanderätt. Den ska säkerställa att beslut fattas på rätt nivå och bidra till att korta beslutsvägarna för att få en effektiv administration samt vara ett medel för att förbättra planering och uppföljning. Delegationsordningen med attestinstruktion visar vem som är ansvarig för beslut med ekonomiska konsekvenser samt anger riktlinjer för den kontrollverksamhet som ska ingå i varje aktiebolags interna rutiner. 2. Begrepp Företrädare för bolaget Alla anställda representerar bolaget i olika mån beroende på roll eller befattning. Företrädare med rätt att teckna firman är styrelsen, vd och övriga firmatecknare i enlighet med bolagsordningen. Annan person kan ha rätt att teckna firman med delegation. Delegering Delegering innebär att en beslutsrätt eller ett uppdrag överlämnas. Ansvaret kvarstår hos den som delegerar beslutsrätten eller uppdraget. Beställning Med beställning avses avrop eller avtal om köp av vara, tjänst eller uppdrag. Godkännande Godkännande innebär att göra kontrollåtgärder för att verifiera att avrop, köp av vara, tjänst eller uppdrag överensstämmer med beställning. Attest Med attest intygas att en kontroll gjorts av beställning och att den stämmer utan anmärkning. Med attesträtten ingår även rätten att underteckna avtal som regleras i detta dokument. 3. Företrädare för bolaget Firmatecknare Företrädare för bolaget (firmatecknare) är styrelsen, vd och övriga firmatecknare så som framgår av registreringsbeviset eller annan person med delegation. Firmatecknare kan, med den begränsning som behörigheten har, attestera alla slags utgifter och avtal, till exempel ingå avtal med leverantörer, banker och myndigheter. Ombud (företrädare genom delegation) Bolaget kan även företrädas av ombud som har skriftlig fullmakt, ställnings- fullmakt eller en till sig delegerad beslutsrätt. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 4(13) Avtalsägare Person som genom sin befattning är avtalsägare är samtidigt bolagets ombud gentemot motparten i frågor som rör avtalet. Ombudets beslutsrätt begränsas av befattningens behörighet. Projekt Person som genom sin befattning är ansvarig för projektets utförande är samtidigt bolagets ombud i projektet. Ombudets beslutsrätt begränsas av befattningens behörighet. 4. Delegerad beslutsrätt Uppdrag eller beslutanderätt som inte tagits upp i detta dokument kan bara genom ett skriftligt undertecknat beslut delegeras till underställd personal. Det delegerade uppdraget eller beslutanderättens omfattning och begränsningar ska framgå av beslutet. Uppdraget eller beslutanderätten tas emot genom underskrift av den person som får uppdraget eller beslutanderätten. Begäran om utlämnande av allmän handling prövas i första hand av den som svarar för handlingen. Är denne osäker eller förordar avslag ska ärendet underställas vd eller chef för affärsstöd för beslut. Beslutanderätten att inte lämna ut allmän handling kan inte vidaredelegeras. 5. Innebörd av attest- och beställningsrätt Attesträtten innebär en rätt att beställa, avropa, göra inköp och godkänna kostnader inom befattningens ansvarsområde och budget. Attesträtten innebär rätt och skyldighet att • ansvara för att beställningsrutin följs, godkänna beställning av viss vara eller omkostnad samt godkänna budget, • godkänna fullgjorda prestationer (redovisade i fakturor, samlings- rapporter etcetera) efter det att nödvändiga kontroller vidtagits, • godkänna rabatter, krediteringar, hyresreduktioner, avskrivning av fordran etcetera • godkänna andra bokföringstransaktioner (bokföringsorder och dylikt). Kontrollåtgärder kan avse: • kvantitet • à-priser, betalningsvillkor och moms • avdrag av eventuellt förskott • uträkning • preliminärskatteförhållanden • kontering Begränsningar Attesträtt är en intern rätt som knyts till bolagets företrädare, men som i sig inte innebär rätt att ingå avtal med utomstående. Följaktligen medför attesträtt inte en ställning som firmatecknare vid ingående av avtal eller andra rättshandlingar för företagets räkning. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 5(13) 6. Beställning Allmänt om beställning Med beställning avses avrop eller avtal om köp av vara, tjänst eller uppdrag. Beställning binder bolaget vid att ta emot det beställda och betala överenskommen eller fakturerad ersättning. Den som är behörig att beställa är skyldig att hålla sig inom befattningens ansvarsområde och budget samt följa de rutiner bolaget har. Skriftlig beställning Beställaren är skyldig att skriftligen dokumentera beställningen och se till att den som sedan enligt rutinen ska godkänna fakturan kan ta del av beställningen. I beställningen ska det framgå objektspecifika förutsättningar för uppdraget. Vid akuta fel som kräver omedelbar hantering kan beställningar göras på telefon men ska då genast bekräftas skriftligen enligt rutin. Kontroll av beställning Den som tar emot varan och kontrollerar ett utfört arbete är skyldig att se till att godkännaren får ett original eller kopia på följesedel eller besiktningsprotokoll. I förekommande fall kan alternativt protokoll från byggmöten/uppföljningsmöten utgöra underlaget. 7. Godkännande Allmänt om godkännande Godkännaren har av den attestansvarige fått i uppgift att utföra kontrollåtgärder. Godkännande ska göras av den som kan verifiera kostnaden, vilket oftast är beställaren. Godkännande kan ske oavsett belopp på fakturan. Underlag för godkännande Den som med sin signatur vidimerar att godkännande har utförts ska se till att följande dokument som styrker riktigheten av utförd granskning finns och förvaras. • En med fakturan överensstämmande beställning, ordererkännande, avropsdokument eller avtal med leverantören/entreprenören. Av dokumentet ska framgå när beställningen gjorts, av vem, vad som avses, pris, kvalitet, kvantitet, leveranstider och betalningsvillkor. • En med fakturan överensstämmande följesedel, mottagningsbekräftelse eller besiktningsprotokoll som styrker att företaget mottagit varan eller tjänsten och att arbetet är korrekt utfört, leveransen fullgod och komplett osv. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 6(13) Arkivering av underlag Båda dokumenten ska därefter förvaras/arkiveras. Vid kontroll eller revision ska dessa kunna presenteras och lätt kunna härledas från fakturan. Om förvaringen/ arkiveringen sker genom kronologisk förvaring, bokstavsordning, eller korsreferenser får avgöras i varje enskilt fall. 8. Attest Allmänt om attesträtt Rätten att attestera innebär en förtroendeställning inom företaget. Personen ifråga ska alltid kritiskt granska underlagen för att försäkra sig om riktigheten innan godkännande sker. Attest innebär ett ansvar för att den bakomliggande upphandlingen eller beslutet är korrekt och att åtgärden är till gagn för företaget. Avdelningschef attesterar samtliga kostnader för avdelningen och ansvarar inför vd för avdelningens verksamhet och ekonomiska ramar. Attestberättigad chef har attesträtt för samtliga kostnader och investeringar inom egen avdelning/enhet (kostnadsställe) med undantag för personliga utgifter såsom reseräkningar och representation. Det ingår i ansvaret att etablera rutiner för ansvarsområdet. Rätten att attestera kan delegeras till underställd personal. Den som har delegerat attesträtt behåller ändå ansvaret för att rutinerna följs. Attesträtt är kopplad till respektive förvaltares tilldelade fastigheter samt till de sakkunnigas ansvarsområden. Hur attest sker Attest ska normalt ske i ekonomisystemet. Då resebeställningar, inköpsanmodan och motsvarande förekommer ska attesten ske på dessa handlingar. Sker attest vid sidan om systemet ska attest ske med utskrift av hela namnet efter kontering och kontroll av kvantitet, kvalitet, pris, mervärdeskatt med mera. Kontroll, attest och attest/utanordning tecknas med varaktig skrift (bläck eller kulspetspenna) på underlaget eller digitalt. Attesträtten är knuten till företagets kodplan. Särskilda situationer Hinder att attestera Attestberättigad person får inte attestera underlag eller åtgärder som kan medföra ekonomisk vinning för den attesterande själv, till exempel gjorda utlägg, reseräkningar, representation, egen semester, mobiltelefonräkningar, Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 7(13) måltider där man själv deltagit etcetera. Dessa ska attesteras av överordnad chef. Attest av vd:s utlägg Utlägg rörande vd attesteras för utbetalning av vice vd och attesteras slutligen av styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande attesterar vice ordförande och övriga ledamöters utgifter. Vice ordförande attesterar styrelsens ordförandes utgifter. Utgifter för styrelsens räkning attesteras för utbetalning av chef Affärsstöd. Representation Attestering av utgifter för representation av alla slag ska innehålla uppgifter både om anledning till representationen, datum, deltagande företag och om vilka personer inom och utanför bolaget som deltagit samt deras yrke eller funktion inom företagen. I fakturasystemet noteras dessa uppgifter i meddelandefunktionen alternativt på en bilaga. Attestberättigades frånvaro Vid frånvaro ska attestansvarig tillse att ersättare finns. Vikarie noteras i ekonomisystemet. Om vikarie ej noterats vid frånvaro kan närmast överordnad chef attestera. 9. Upphandling Styrelsen ska godkänna alla upphandlingsärenden där upphandlingens samlade värde under avtalstiden överstiger 50 mnkr exklusive moms. 10. Investerings- och byggprojekt Allmänt om investerings- och byggprojekt Projekt ska vara projekterade och i övrigt så planerade att kostnaderna för projektet kan överblickas i samband med att anbudsförfrågan sänds ut. Till grund för beslut om beställning ska det också finnas en investeringskalkyl som visar investeringens ekonomiska konsekvenser, med angivande av i vilken prisnivå (år) beräkningen skett samt att den ligger inom av styrelsen beslutad investeringsram. Beslut av styrelsen eller vd Inriktnings- och genomförandebeslut för investerings- och byggprojekt fattas av styrelsen om de överstiger 50 mnkr samt utredningsbeslut om de överstiger 300 mnkr. Projekt över 7 mnkr beslutas av vd. Projekt under 7 mnkr beslutas av cheferna för Fastighetsavdelningen och Fastighetsutveckling. Kostnaden beräknas för projektet som helhet, det vill säga inklusive anslutande åtgärder, tilläggsbeställningar och kostnadsökningar. Akuta åtgärder Akuta åtgärder avseende hälsa och egendom inom ett projekt som inte tål uppskov får vidtas efter beslut av projektledaren för att godkännas i efterhand. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 8(13) 11. Utbetalning Utbetalning får endast ske av attesterade och granskade underlag. Betalning till leverantörer sker i huvudsak genom att en betalningsfil skickas från ekonomisystemet till banken. Leverantörer som saknar plusgiro, bankgiro eller kontonummer får sin betalning via utbetalningskort. De fakturor samt utbetalningar inklusive underlag som inte kan betalas via fil ligger vanligtvis utanför systemet, varför kontroll av attest görs av ekonomiavdelning före utbetalning. 12. Hyresärenden Bolaget har seniorbostäder och vanliga hyresbostäder som förmedlas genom Bostadsförmedlingen i Stockholm. Uthyrning av bostäder får endast ske via Stockholms Bostadsförmedling. Undantag görs för viss uthyrning till SHIS Bostäder som istället styrs av särskilda förmedlingsregler tagna av styrelsen. Bolaget har även servicehuslägenheter och vård- och omsorgsboenden. En stor del av vård- och omsorgsboendena samt servicehuslägenheterna förmedlas av stadsdelsnämnderna, varför bolaget inte råder över vilka som hyr dessa bostäder. Inhyrning av lokal eller parkeringsplats tecknas av firmatecknare. Bostadshyresavtal Om inte verkställande direktören bestämmer annat gäller följande. Chefen för Fastighetsavdelningen samt enhetscheferna för Förvaltning och Förvaltningsstöd har rätt att fatta alla slag av beslut som rör: • uthyrning av bostäder • godkännande av bostadssökande som hyresgäst • byten och andra överlåtelser av hyresavtal för bostäder • att teckna hyresavtal för bostäder och bilplatser • att säga upp hyresavtal för bostäder och bilplatser • att bifalla eller avslå framställning om andrahandsuthyrning Rättigheter enligt punkt två till fem ovan delegeras till förvaltare, områdesansvarig förvaltare, bostadsuthyrare och bosocial samordnare Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 9(13) Lokalhyresavtal VD har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler utan beloppsbegräns- ning. Chefen för Fastighetsavdelningen har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler med en årshyra upp till 7 mnkr exklusive moms, dock högst 50 mnkr exklusive moms för hela kontraktstiden. Enhetschef förvaltning har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler med en årshyra upp till 3 mnkr exklusive moms, dock högst 7 mnkr exklusive moms för hela kontraktstiden. Chefen för Fastighetsavdelningen, enhetschef förvaltning och områdesansvarig förvaltare har rätt att fatta alla slag av beslut som rör: • uthyrning av lokaler • uppsägning för avflyttning • hyresrabatter • överenskommelser • hyresofferter och beställningar i samband med hyresgästanpassningar • uppsägning för villkorsändring • bekräftelse på uppsägning av lokalhyresavtal • godkänna eller avslå ansökan om överlåtelse Rättigheterna enligt punkt sex till åtta ovan delegeras till förvaltare, lokaluthyrare och fastighetsjurist. Punkterna ovan gäller även för arrende. Samverkansavtalet VD delegerar till chef för Fastighetsavdelningen att teckna alla hyresavtal med staden enligt samverkansavtalet oavsett belopp. Detsamma gäller för övriga överenskommelser, till exempel i samband med projekt. Två i förening Samtliga avtal kopplade till hyresförhållandet ska skrivas på två i förening av förvaltare, bostadsuthyrare, bosocial samordnare eller lokaluthyrare. Avseende lokaler görs en av signaturerna av chef för Förvaltning, Förvaltningsstöd eller Fastighetsavdelningen. Beslut om avstående av fordran eller tomställning Chefen för Fastighetsavdelningen, chefen för förvaltning, områdesansvarig förvaltare samt bolagets jurister får besluta om vidhållande eller avstående helt eller delvis av inkassokrav gällande hyresförhållanden samt om uthyrningsförbud och tomställning av enskilda bostäder och lokaler. Denna rätt gäller även chefen för Förvaltningsstöd avseende bostäder. Chefen för Fastighetsavdelningen beslutar om uthyrningsförbud och annan tomställning av bostäder och lokaler. Uthyrning till anställda eller närstående Uthyrning av lokalhyresobjekt till bolagets anställda och deras anhöriga ska i varje särskilt fall godkännas av Chefen för Fastighetsavdelningen. Gäller det Chefen för Fastighetsavdelningen eller dennes närstående beslutar vd. Gäller Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 10(13) det vd eller närstående till vd ska styrelsens ordförande besluta om detta. Uthyrning till styrelsens ordförande eller dennes närstående beslutas av vice ordförande. 13. Överenskommelser med hyresgästorganisation Generella hyresöverenskommelser avseende hela eller delar av fastighetsbeståndet tecknas av vd med Hyresgästföreningen i Stor-Stockholm. Övriga överenskommelser kan tecknas av vd, chefen för Fastighetsavdelningen eller vice vd. 14. Attestnivåer Uppställningen anger attest- och beställningsrätt i olika beslutssituationer för nedan angivna befattningar. Attesträtten gäller alla rättshandlingar som ingår i den angivna typen av ärenden. Samråd förutsätts ske i erforderlig omfattning. Följande avdelningschefer ingår i begreppet Avd om inget annat anges: FUC= chef för Fastighetsutveckling FC= chef för Fastighetsavdelningen PC= chef för Projektavdelningen CV= chef för Verksamhetsstöd Vvd= vice vd, chef för Ekonomi och affärsutveckling EC= enhetschef Beloppsgränser Alla belopp i denna instruktion avser belopp exklusive moms. Beloppsramar för beställning och attest Befattning Beställning exklusive moms Attesträtt exklusive moms VD 50 000 000 50 000 000 Avdelningschef 7 000 000 7 000 000 Enhetschef för projekt, förvaltningsprojekt, portföljutveckling, förvaltning och teknisk förvaltning 3 000 000 3 000 000 Enhetschef Områdesansvarig förvaltare Förvaltare och Teknisk förvaltare Projektägare Projektledare inom bygg Sakkunniga inom fastighetsdrift och byggprojekt Fastighetsutvecklare Arbetsledare fastighetsdrift 100 000 100 000 Övriga anställda 25 000 Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 11(13) Organisation och rutiner Beslut VD Avd EC Ändra org. på verksamhetsnivå Ja Ändra rutin för flera avdelningar Ja Ändra rutin för egen verksamhet Ja Ja Ja Medlemskap i organisationer Ja Personalfrågor Verksamhetskostnader Beslut VD Avd/EC Begära och godkänna offerter Ja Ja Godkänna pris och villkor i anbud Ja Ja Resor, reseräkningar inom Norden Ja Ja Resor utom Norden Ja Representation Ja Ja Allmän ekonomi Beslut VD Avd Godkänna VP/budget Ja Beslut VD Avd EC Inrättande av tjänst Ja Anställningsavtal chefstjänstemän Ja Anställningsavtal övriga Ja Lönerevision och särskilda lönebeslut Ja Avtal om avgångsvederlag Ja Semester Ja Ja Ja Tjänstledighet Ja Föräldraledighet Ja Ja Ja Löneförskott Ja Reseförskott Ja Ja Ja Samlingsrapport Ja Ja Ja Anställning samt signering av avtal för tidsbegränsade anställningar Ja Ja Pensionsavtal Ja Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 12(13) Avtal Beslut VD Vvd FC PC FUC CV Låneavtal, inlåning Ja Ja Låneavtal, utlåning Ja Ja Försäkringsavtal Ja Ja Borgensåtagande Ja Tomträttsavtal, servitut, gemensamhetsanläggningar, planavtal ** Abonnemang, el, gas, fjärrvärme, vatten och sophämtning Ja Ja Abonnemang telefon företagsavtal Ja Ja Direktupphandling Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ramavtal, avtal och avropsavtal inom fastighetsdrift Ja Ja Ja Ramavtal och avropsavtal inom byggentreprenader Ja Ja* Ja* Ramavtal och avropsavtal inom tekniska konsulttjänster Ja Ja* Ja* Ja Byggentreprenad och projektering Ja Ja Ja Ja Tidiga skeden, mark- och planfrågor som markanvisningsavtal och plankostnadsavtal Ja Ja Konst enligt ”enprocentsregeln” Ja Ja ** Krävs firmatecknare. *Avropsavtal tecknas även av enhetscheferna för projekt och teknisk förvaltning. Övriga avtal tecknas av firmatecknare. I samtliga fall ska den ekonomiska attestnivån följas. 15. Fastställande och ändring av attestinstruktionen Attestinstruktionen och delegationsordning ska enligt arbetsordningen fastställas av styrelsen. Ändringar i ”Beställnings- och attesträtt” rapporteras till redovisningsenheten. Dessa ska förvaras av ekonomiavdelningen. Se Bilaga 1. Ekonomiavdelningen för in innehållet i attestinstruktionen i ekonomisystemet. Den attestberättigade får genom sin personliga kod möjlighet att maskinellt attestera i systemet. Ändring av attesträtten i systemet får bara göras av vice vd, redovisningschef eller systemförvaltare. Fastställd på styrelsens sammanträde 2026-06-08 Katarina Wåhlin Alm Verkställande direktör Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 13(13) Bilaga 1 Blankett ”Beställnings- och attesträtt” BILAGA 1 Beställnings- och attesträtt Datum Användare Anv id / Namn Avdelning Befattning Beställningsrätt exkl moms Kst Attesträtt exkl moms Gäller från och med Beställnings- och attesträtten godkännes från och med: VD/avdelningschef/enhetschef Beställnings- och attesträtten upphävs från och med: VD/avdelningschef/enhetschef Den av vd/avdelningschef/enhetschef digitalt undertecknade blanketten skickas till redovisningsenheten@micasa.se. --- [Bilaga 2 Attestinstruktion och delegationsordning med ändringsmarkeringar.pdf] 1(13) Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning Upprättad av Fastställd av Giltig från Oscar Fex Katarina Wåhlin Alm 20256-06-08 09-11 Attestinstruktion och delegationsordning Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 2(13) Innehållsförteckning 1. Inledning ....................................................................................... 3 2. Begrepp ........................................................................................ 3 3. Företrädare för bolaget ............................................................... 3 4. Delegerad beslutsrätt .................................................................. 4 5. Innebörd av attest- och beställningsrätt .................................... 4 6. Beställning ................................................................................... 5 7. Godkännande ............................................................................... 5 8. Attest ............................................................................................ 6 9. Upphandling ................................................................................. 7 10. Investerings- och byggprojekt.................................................... 7 11. Utbetalning ................................................................................... 8 12. Hyresärenden ............................................................................... 8 13. Överenskommelser med hyresgästorganisation .................... 10 14. Attestnivåer ................................................................................ 10 15. Fastställande och ändring av attestinstruktionen .................. 12 Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 3(13) 1. Inledning Delegationsordningen med attestinstruktion visar vem som kan delegera uppdrag eller beslutanderätt. Den ska säkerställa att beslut fattas på rätt nivå och bidra till att korta beslutsvägarna för att få en effektiv administration samt vara ett medel för att förbättra planering och uppföljning. Delegationsordningen med attestinstruktion visar vem som är ansvarig för beslut med ekonomiska konsekvenser samt anger riktlinjer för den kontrollverksamhet som ska ingå i varje aktiebolags interna rutiner. 2. Begrepp Företrädare för bolaget Alla anställda representerar bolaget i olika mån beroende på roll eller befattning. Företrädare med rätt att teckna firman är styrelsen, vd och övriga firmatecknare i enlighet med bolagsordningen. Annan person kan ha rätt att teckna firman med delegation. Delegering Delegering innebär att en beslutsrätt eller ett uppdrag överlämnas. Ansvaret kvarstår hos den som delegerar beslutsrätten eller uppdraget. Beställning Med beställning avses avrop eller avtal om köp av vara, tjänst eller uppdrag. Godkännande Godkännande innebär att göra kontrollåtgärder för att verifiera att avrop, köp av vara, tjänst eller uppdrag överensstämmer med beställning. Attest Med attest intygas att en kontroll gjorts av beställning och att den stämmer utan anmärkning. Med attesträtten ingår även rätten att underteckna avtal som regleras i detta dokument. 3. Företrädare för bolaget Firmatecknare Företrädare för bolaget (firmatecknare) är styrelsen, vd och övriga firmatecknare så som framgår av registreringsbeviset eller annan person med delegation. Firmatecknare kan, med den begränsning som behörigheten har, attestera alla slags utgifter och avtal, till exempel ingå avtal med leverantörer, banker och myndigheter. Ombud (företrädare genom delegation) Bolaget kan även företrädas av ombud som har skriftlig fullmakt, ställnings- fullmakt eller en till sig delegerad beslutsrätt. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 4(13) Avtalsägare Person som genom sin befattning är avtalsägare är samtidigt bolagets ombud gentemot motparten i frågor som rör avtalet. Ombudets beslutsrätt begränsas av befattningens behörighet. Projekt Person som genom sin befattning är ansvarig för projektets utförande är samtidigt bolagets ombud i projektet. Ombudets beslutsrätt begränsas av befattningens behörighet. 4. Delegerad beslutsrätt Uppdrag eller beslutanderätt som inte tagits upp i detta dokument kan bara genom ett skriftligt undertecknat beslut delegeras till underställd personal. Det delegerade uppdraget eller beslutanderättens omfattning och begränsningar ska framgå av beslutet. Uppdraget eller beslutanderätten tas emot genom underskrift av den person som får uppdraget eller beslutanderätten. Begäran om utlämnande av allmän handling prövas i första hand av den som svarar för handlingen. Är denne osäker eller förordar avslag ska ärendet underställas vd eller chef för affärverksamhetsstöd för beslut. Beslutanderätten att inte lämna ut allmän handling kan inte vidaredelegeras. 5. Innebörd av attest- och beställningsrätt Attesträtten innebär en rätt att beställa, avropa, göra inköp och godkänna kostnader inom befattningens ansvarsområde och budget. Attesträtten innebär rätt och skyldighet att • ansvara för att beställningsrutin följs, godkänna beställning av viss vara eller omkostnad samt godkänna budget, • godkänna fullgjorda prestationer (redovisade i fakturor, samlings- rapporter etcetera) efter det att nödvändiga kontroller vidtagits, • godkänna rabatter, krediteringar, hyresreduktioner, avskrivning av fordran etcetera • godkänna andra bokföringstransaktioner (bokföringsorder och dylikt). Kontrollåtgärder kan avse: • kvantitet • à-priser, betalningsvillkor och moms • avdrag av eventuellt förskott • uträkning • preliminärskatteförhållanden • kontering Begränsningar Attesträtt är en intern rätt som knyts till bolagets företrädare, men som i sig inte innebär rätt att ingå avtal med utomstående. Följaktligen medför attesträtt inte en ställning som firmatecknare vid ingående av avtal eller andra rättshandlingar för företagets räkning. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 5(13) 6. Beställning Allmänt om beställning Med beställning avses avrop eller avtal om köp av vara, tjänst eller uppdrag. Beställning binder bolaget vid att ta emot det beställda och betala överenskommen eller fakturerad ersättning. Den som är behörig att beställa är skyldig att hålla sig inom befattningens ansvarsområde och budget samt följa de rutiner bolaget har. Skriftlig beställning Beställaren är skyldig att skriftligen dokumentera beställningen och se till att den som sedan enligt rutinen ska godkänna fakturan kan ta del av beställningen. I beställningen ska det framgå objektspecifika förutsättningar för uppdraget. Vid akuta fel som kräver omedelbar hantering kan beställningar göras på telefon men ska då genast bekräftas skriftligen enligt rutin. Kontroll av beställning Den som tar emot varan och kontrollerar ett utfört arbete är skyldig att se till att godkännaren får ett original eller kopia på följesedel eller besiktningsprotokoll. I förekommande fall kan alternativt protokoll från byggmöten/uppföljningsmöten utgöra underlaget. 7. Godkännande Allmänt om godkännande Godkännaren har av den attestansvarige fått i uppgift att utföra kontrollåtgärder. Godkännande ska göras av den som kan verifiera kostnaden, vilket oftast är beställaren. Godkännande kan ske oavsett belopp på fakturan. Underlag för godkännande Den som med sin signatur vidimerar att godkännande har utförts ska se till att följande dokument som styrker riktigheten av utförd granskning finns och förvaras. • En med fakturan överensstämmande beställning, ordererkännande, avropsdokument eller avtal med leverantören/entreprenören. Av dokumentet ska framgå när beställningen gjorts, av vem, vad som avses, pris, kvalitet, kvantitet, leveranstider och betalningsvillkor. • En med fakturan överensstämmande följesedel, mottagningsbekräftelse eller besiktningsprotokoll som styrker att företaget mottagit varan eller tjänsten och att arbetet är korrekt utfört, leveransen fullgod och komplett osv. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 6(13) Arkivering av underlag Båda dokumenten ska därefter förvaras/arkiveras. Vid kontroll eller revision ska dessa kunna presenteras och lätt kunna härledas från fakturan. Om förvaringen/ arkiveringen sker genom kronologisk förvaring, bokstavsordning, eller korsreferenser får avgöras i varje enskilt fall. 8. Attest Allmänt om attesträtt Rätten att attestera innebär en förtroendeställning inom företaget. Personen ifråga ska alltid kritiskt granska underlagen för att försäkra sig om riktigheten innan godkännande sker. Attest innebär ett ansvar för att den bakomliggande upphandlingen eller beslutet är korrekt och att åtgärden är till gagn för företaget. Avdelningschef attesterar samtliga kostnader för avdelningen och ansvarar inför vd för avdelningens verksamhet och ekonomiska ramar. Attestberättigad chef har attesträtt för samtliga kostnader och investeringar inom egen avdelning/enhet (kostnadsställe) med undantag för personliga utgifter såsom reseräkningar och representation. Det ingår i ansvaret att etablera rutiner för ansvarsområdet. Rätten att attestera kan delegeras till underställd personal. Den som har delegerat attesträtt behåller ändå ansvaret för att rutinerna följs. Attesträtt är kopplad till respektive förvaltares tilldelade fastigheter samt till de sakkunnigas ansvarsområden. Hur attest sker Attest ska normalt ske i ekonomisystemet. Då resebeställningar, inköpsanmodan och motsvarande förekommer ska attesten ske på dessa handlingar. Sker attest vid sidan om systemet ska attest ske med utskrift av hela namnet efter kontering och kontroll av kvantitet, kvalitet, pris, mervärdeskatt med mera. Kontroll, attest och attest/utanordning tecknas med varaktig skrift (bläck eller kulspetspenna) på underlaget eller digitalt. Attesträtten är knuten till företagets kodplan. Särskilda situationer Hinder att attestera Attestberättigad person får inte attestera underlag eller åtgärder som kan medföra ekonomisk vinning för den attesterande själv, till exempel gjorda utlägg, reseräkningar, representation, egen semester, mobiltelefonräkningar, Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 7(13) måltider där man själv deltagit etcetera. Dessa ska attesteras av överordnad chef. Attest av vd:s utlägg Utlägg rörande vd attesteras för utbetalning av vice vdekonomichefen och attesteras slutligen av styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande attesterar vice ordförande och övriga ledamöters utgifter. Vice ordförande attesterar styrelsens ordförandes utgifter. Utgifter för styrelsens räkning attesteras för utbetalning av chef AffärVerksamhetsstöd. Representation Attestering av utgifter för representation av alla slag ska innehålla uppgifter både om anledning till representationen, datum, deltagande företag och om vilka personer inom och utanför bolaget som deltagit samt deras yrke eller funktion inom företagen. I fakturasystemet noteras dessa uppgifter i meddelandefunktionen alternativt på en bilaga. Attestberättigades frånvaro Vid frånvaro ska attestansvarig tillse att ersättare finns. Vikarie noteras i ekonomisystemet. Om vikarie ej noterats vid frånvaro kan närmast överordnad chef attestera. 9. Upphandling Styrelsen ska godkänna alla upphandlingsärenden där upphandlingens samlade värde under avtalstiden överstiger 50 mnkr exklusive moms. 10. Investerings- och byggprojekt Allmänt om investerings- och byggprojekt Projekt ska vara projekterade och i övrigt så planerade att kostnaderna för projektet kan överblickas i samband med att anbudsförfrågan sänds ut. Till grund för beslut om beställning ska det också finnas en investeringskalkyl som visar investeringens ekonomiska konsekvenser, med angivande av i vilken prisnivå (år) beräkningen skett samt att den ligger inom av styrelsen beslutad investeringsram. Beslut av styrelsen eller vd Inriktnings- och genomförandebeslut för investerings- och byggprojekt fattas av styrelsen om de överstiger 50 mnkr samt utredningsbeslut om de överstiger 300 mnkr. Projekt över 7 mnkr beslutas av vd. Projekt under 7 mnkr beslutas av cheferna för Fastighetsavdelningen och Fastighetsutveckling. Kostnaden beräknas för projektet som helhet, det vill säga inklusive anslutande åtgärder, tilläggsbeställningar och kostnadsökningar. Akuta åtgärder Akuta åtgärder avseende hälsa och egendom inom ett projekt som inte tål uppskov får vidtas efter beslut av projektledaren för att godkännas i efterhand. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 8(13) 11. Utbetalning Utbetalning får endast ske av attesterade och granskade underlag. Betalning till leverantörer sker i huvudsak genom att en betalningsfil skickas från ekonomisystemet till banken. Leverantörer som saknar plusgiro, bankgiro eller kontonummer får sin betalning via utbetalningskort. De fakturor samt utbetalningar inklusive underlag som inte kan betalas via fil ligger vanligtvis utanför systemet, varför kontroll av attest görs av ekonomiavdelning före utbetalning. 12. Hyresärenden Bolaget har seniorbostäder och vanliga hyresbostäder som förmedlas genom Bostadsförmedlingen i Stockholm. Uthyrning av bostäder får endast ske via Stockholms Bostadsförmedling. Undantag görs för viss uthyrning till SHIS Bostäder som istället styrs av särskilda förmedlingsregler tagna av styrelsen. Bolaget har även servicehuslägenheter och vård- och omsorgsboenden. En stor del av vård- och omsorgsboendena samt servicehuslägenheterna förmedlas av stadsdelsnämnderna, varför bolaget inte råder över vilka som hyr dessa bostäder. Inhyrning av lokal eller parkeringsplats tecknas av firmatecknare. Bostadshyresavtal Om inte verkställande direktören bestämmer annat gäller följande. Chefen för Fastighetsavdelningen samt enhetscheferna för Förvaltning och FörvaltningsstödBostad har rätt att fatta alla slag av beslut som rör: • uthyrning av bostäder • godkännande av bostadssökande som hyresgäst • byten och andra överlåtelser av hyresavtal för bostäder • att teckna hyresavtal för bostäder och bilplatser • att säga upp hyresavtal för bostäder och bilplatser • att bifalla eller avslå framställning om andrahandsuthyrning Rättigheter enligt punkt två till fem ovan delegeras till förvaltare, områdesansvarig förvaltare, bostadsuthyrare och bosocial samordnareeller kundförvaltare. Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 9(13) Lokalhyresavtal VD har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler utan beloppsbegräns- ning. Chefen för Fastighetsavdelningen har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler med en årlig grundårshyra upp till 7 mnkr exklusive moms, dock högst 50 mnkr exklusive moms för hela kontraktstiden. CEnhetschefen för förvaltning har rätt att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler med en årshyra upp till 3 mnkr exklusive moms, dock högst 7 mnkr exklusive moms för hela kontraktstiden. Chefen för Fastighetsavdelningen, och enhetschef förvaltning och områdesansvarig förvaltare har rätt att fatta alla slag av beslut som rör: • uthyrning av lokaler • uppsägning för avflyttning • hyresrabatter • överenskommelser • hyresofferter och beställningar i samband med hyresgästanpassningar • uppsägning för villkorsändring • bekräftelse på uppsägning av lokalhyresavtalfrån lokalhyresgäst • godkänna eller avslå ansökan om överlåtelse Rättigheterna enligt punkt sex till åtta ovan delegeras till förvaltare, lokaluthyrare och fastighetsstrategjurist. Punkterna ovan gäller även för arrende. Samverkansavtalet VD delegerar till chef för Fastighetsavdelningen att teckna alla hyresavtal med staden enligt samverkansavtalet oavsett belopp. Detsamma gäller för övriga överenskommelser, till exempel i samband med projekt. Två i förening Samtliga avtal kopplade till hyresförhållandet ska skrivas på två i förening av förvaltare, bostadsuthyrare, kundförvaltarebosocial samordnare eller lokaluthyrare. Avseende lokaler görs en av signaturerna av chef för Förvaltning, FörvaltningsstödBostad eller Fastighetsavdelningen. Beslut om avstående av fordran eller tomställning Chefen för Fastighetsavdelningen, chefen för förvaltning, områdesansvarig förvaltare samt bolagets jurister får besluta om vidhållande eller avstående helt eller delvis av inkassokrav gällande hyresförhållanden samt om uthyrningsförbud och tomställning av enskilda bostäder och lokaler. Denna rätt gäller även chefen för BostadFörvaltningsstöd avseende bostäder. Chefen för Fastighetsavdelningen beslutar om uthyrningsförbud och annan tomställning av bostäder och lokaler. Formaterat: Rubrik 3 Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 10(13) Uthyrning till anställda eller närstående Uthyrning av lokalhyresobjekt till bolagets anställda och deras anhöriga ska i varje särskilt fall godkännas av Chefen för Fastighetsavdelningen. Gäller det Chefen för Fastighetsavdelningen eller dennes närstående beslutar vd. Gäller det vd eller närstående till vd ska styrelsens ordförande besluta om detta. Uthyrning till styrelsens ordförande eller dennes närstående beslutas av vice ordförande. 13. Överenskommelser med hyresgästorganisation Generella hyresöverenskommelser avseende hela eller delar av fastighetsbeståndet tecknas av vd med Hyresgästföreningen i Stor-Stockholm . Övriga överenskommelser kan tecknas av vd, chefen för Fastighetsavdelningen eller vice vdekonomichefen. 14. Attestnivåer Uppställningen anger attest- och beställningsrätt i olika beslutssituationer för nedan angivna befattningar. Attesträtten gäller alla rättshandlingar som ingår i den angivna typen av ärenden. Samråd förutsätts ske i erforderlig omfattning. Följande avdelningschefer ingår i begreppet Avd om inget annat anges: FUC= chef för Fastighetsutveckling FC= chef för Fastighetsavdelningen PC= chef för Projektavdelningen CV= chef för Verksamhetsstöd VvdEKC= vice vd, chef för Ekonomi och affärsutvecklingekonomichef EC= enhetschef Beloppsgränser Alla belopp i denna instruktion avser belopp exklusive moms. Beloppsramar för beställning och attest Befattning Beställning exklusive moms Attesträtt exklusive moms VD 50 000 000 50 000 000 Avdelningschef 7 000 000 7 000 000 Enhetschef för projekt, förvaltningsprojekt, portföljutveckling, förvaltning och teknisk förvaltning 3 000 000 3 000 000 Enhetschef Områdesansvarig förvaltare Förvaltare och Teknisk förvaltare Projektägare Projektledare inom bygg Sakkunniga inom fastighetsdrift och byggprojekt Fastighetsutvecklare 100 000 100 000 Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 11(13) Arbetsledare fastighetsdrift Övriga anställda 25 000 Organisation och rutiner Beslut VD Avd EC Ändra org. på verksamhetsnivå Ja Ändra rutin för flera avdelningar Ja Ändra rutin för egen verksamhet Ja Ja Ja Medlemskap i organisationer Ja Personalfrågor Verksamhetskostnader Beslut VD EKC Avd/EC Begära och godkänna offerter Ja Ja Ja Godkänna pris och villkor i anbud Ja Ja Ja Resor, reseräkningar inom Norden Ja Ja Ja Resor utom Norden Ja Representation Ja Ja Ja Allmän ekonomi Beslut VD Avd Godkänna VP/budget Ja Beslut VD Avd EC Inrättande av tjänst Ja Anställningsavtal chefstjänstemän Ja Anställningsavtal övriga Ja Lönerevision, fackliga och särskilda lönebeslut Ja Lönerevision, personliga Ja Avtal om avgångsvederlag Ja Semester Ja Ja Ja Tjänstledighet Ja Föräldraledighet Ja Ja Ja Löneförskott Ja Reseförskott Ja Ja Ja Samlingsrapport Ja Ja Ja Anställning samt signering av avtal för tidsbegränsade anställningartillfällig personal Ja Ja Pensionsavtal Ja Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 12(13) Avtal Beslut VD VvdEK C FC PC FUC CV Låneavtal, inlåning Ja Ja Låneavtal, utlåning Ja Ja Försäkringsavtal Ja Ja Borgensåtagande Ja Tomträttsavtal, servitut, gemensamhetsanläggningar, planavtal ** Abonnemang, el, gas, fjärrvärme, vatten och sophämtning Ja Ja Abonnemang telefon företagsavtal Ja Ja Direktupphandling Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ramavtal, avtal och avropsavtal inom fastighetsdrift Ja Ja Ja Ramavtal och avropsavtal inom byggentreprenader Ja Ja* Ja* Ramavtal och avropsavtal inom tekniska konsulttjänster Ja Ja* Ja* Ja Byggentreprenad och projektering Ja Ja Ja Ja Tidiga skeden, mark- och planfrågor som markanvisningsavtal och plankostnadsavtal Ja Ja Konst enligt ”enprocentsregeln” Ja Ja ** För tomträttsavtal kKrävs firmatecknare. *Avropsavtal tecknas även av enhetscheferna för projekt och teknisk förvaltningförvaltningsprojekt. Övriga avtal tecknas av firmatecknare. I samtliga fall ska den ekonomiska attestnivån följas. 15. Fastställande och ändring av attestinstruktionen Attestinstruktionen och delegationsordning ska enligt arbetsordningen fastställas av styrelsen. Ändringar i ”Beställnings- och attesträtt” rapporteras till redovisningsenheten. Dessa ska förvaras av ekonomiavdelningen. Se Bilaga 1. Ekonomiavdelningen för in innehållet i attestinstruktionen i ekonomisystemet. Den attestberättigade får genom sin personliga kod möjlighet att maskinellt attestera i systemet. Ändring av attesträtten i systemet får bara göras av vice vdekonomichef, redovisningschef eller systemförvaltare. Fastställd på styrelsens sammanträde 2026-06-085-09-11 Katarina Wåhlin Alm Verkställande direktör Rubrik Dokument nr Sida Attestinstruktion och delegationsordning 13(13) Bilaga 1 Blankett ”Beställnings- och attesträtt” BILAGA 1 Beställnings- och attesträtt Datum Användare Anv id / Namn Avdelning Befattning Beställningsrätt exkl moms Kst Attesträtt exkl moms Gäller från och med Beställnings- och attesträtten godkännes från och med: VD/avdelningschef/enhetschef Beställnings- och attesträtten upphävs från och med: VD/avdelningschef/enhetschef Den av vd/avdelningschef/enhetschef digitalt undertecknade blanketten skickas till redovisningsenheten@micasa.se.