Materialpriser och rabatter: Fastighetskontoret svarar Moderaterna

[(Godkänd - R 1) Skrivelse om transparens i materialpriser och hantering av rabatter och bonusmodeller i upphandlingar. Svar på skrivelse.pdf] F astighetskontoret Tjänsteutlåtande Verksamhetsstöd Dnr FSK 2025/826 Sida 1 (5) 2026-01-23 Handläggare Till Jenny Börselius Erngren Fastighetsnämnden Telefon: 08-50826744 2026-03-24 Skrivelse om transparens i materialpriser och hantering av rabatter och bonusmodeller i upphandlingar Svar på skrivelse Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner och överlämnar fastighetskontorets tjänsteutlåtande som svar på skrivelsen. Sammanfattning Henrik Virro m.fl. (samtliga M) har inkommit med en skrivelse till fastighetsnämnden som lämnats för beredning till fastighets- kontoret. Skrivelsen lyfter behovet av insyn, uppföljning och transparens för att säkerställa god ekonomisk styrning och skribenterna efterfrågar information från fastighetskontoret om hur materialkostnader, rabatter och bonusmodeller hanteras i upphandlingar och entreprenader. Fastighetskontoret har rutiner för uppföljning av materialkostnader och rätt till insyn i entreprenörers ekonomisystem. Årsomsättnings- rabatter och retroaktiva rabatter är kopplade till entreprenörens totala volymer och ingår ofta i anbud och timpriser. Årsomsättningsrabatterna följer av separata civilrättsliga avtal mellan entreprenör och leverantör och utgör därmed entreprenörens egendom, vilket innebär att kontoret saknar rättslig grund att kräva att dessa ersättningar tillfaller staden i efterhand. Att aktivt försöka återvinna dessa bonusar kan leda till ökade kontraktskostnader och kräver omfattande resurser. Nuvarande upphandlingsformer ger möjlighet till kontroll, men omfattande Fastighetskontoret uppföljning kräver prioriterade resurser. Strategin är därför att Ekonomiavdelningen säkerställa kostnadskontroll och transparens genom befintliga Fleminggatan 4 rutiner och alternativa inköpsmodeller, utan att påverka Box 8312 entreprenadpriser eller samarbetet med leverantörer. 104 20 Stockholm Växel 08-508 270 00 Fax 08-508 27 070 fastighetskontoret@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/826 Sida 2 (5) Ärendet Bakgrund Moderaterna inkommit med en skrivelse till fastighetsnämnden som lämnats för beredning till fastighetskontoret. Skribenterna efterfrågar information om hur materialkostnader, rabatter och bonusmodeller hanteras i upphandlingar och entreprenader. Skrivelsen lyfter behovet av insyn, uppföljning och transparens för att säkerställa god ekonomisk styrning och att ersättningar som tillfaller staden redovisas korrekt. Skribenterna önskar att fastighetskontoret redovisar: 1. hur materialkostnader följs upp och verifieras i dag 2. om leverantörer tillämpar retroaktiva rabatter, bonusmodeller eller andra eftergifter och hur dessa hanteras 3. hur kontoret säkerställer att samtliga ersättningar som ska tillfalla staden redovisas öppet och kommer staden till del 4. om nuvarande upphandlingsformer ger nämnden den insyn som krävs för att säkerställa god ekonomisk kontroll 5. om kontoret avser att återkomma med förslag till skärpta rutiner och kontrollmoment för att stärka transparensen och motverka dolda kostnadsdrivare. I detta ärende redovisas fastighetskontorets nuvarande rutiner för uppföljning och kontroll av materialkostnader, samt hantering av rabatter och bonusmodeller. Svar ges även på hur kontoret säkerställer insyn och transparens i upphandlingar och entreprenader, samt hur kontoret ser på behovet av eventuellt skärpta rutiner och kontrollmoment. Kontorets svar och bedömningar Prisfaktorer och olika typer av rabatter I samband med granskning av entreprenörers prisupplägg är det viktigt att förstå skillnaden mellan olika typer av rabatter och ersättningar, eftersom dessa har olika rättslig och ekonomisk betydelse. Årsomsättningsrabatter (även benämnda årsbonus eller kickback) är ersättningar som entreprenören erhåller från sina leverantörer baserat på entreprenörens totala inköpsvolym under ett år. Dessa rabatter är inte kopplade till ett enskilt projekt, en specifik entreprenad eller en enskild beställare, utan avser entreprenörens samlade affärsverksamhet. Årsomsättningsrabatter utgör en del av entreprenörens affärsmodell och beaktas normalt redan vid pris- sättningen i anbud, vilket bidrar till konkurrenskraftiga priser Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/826 Sida 3 (5) gentemot fastighetskontoret. Årsomsättningsrabatterna tillhör entreprenören och kan inte retroaktivt tillfalla beställaren. I praktiken skickas många av dessa rabatter direkt till entreprenören och omfattar ofta entreprenörens samlade inköp eller andra projekt. De är därför inte direkt hänförliga till ett specifikt projekt och tillhör entreprenören. Fastighetskontoret kan begära att ta del av underlag, men uppföljning av hur rabatterna utnyttjas för kontorets projekt är resurskrävande. Övriga rabatter, såsom rabattbrev, kampanj- eller projektspecifika volymrabatter som entreprenören erhåller från sina leverantörer, kan i vissa fall hänföras direkt till material som används i entreprenaden och ska då gottskrivas beställaren enligt AB 04 och ABT 06. Det innebär att fastighetskontoret har rätt till dessa rabatter när de är direkt kopplade till entreprenadens kostnader. Denna skillnad är central för hur fastighetskontoret hanterar och kontrollerar kostnader. Svar på fråga 1: Uppföljning av materialkostnader Fastighetskontoret följer upp materialkostnader genom faktura- granskning, kontraktskontroll och intern rapportering. Insyn i entreprenörernas ekonomisystem regleras i upphandlingsdokument och avtalsvillkor, vilket möjliggör kontroll av att fakturerade kostnader motsvarar verkliga kostnader enligt självkostnads- principen. Materialkostnader verifieras normalt genom att entreprenören bifogar underlag till fakturor. Vid fasta priser kontrolleras fakturor- na mot avtalet. Vid löpande räkning säkerställs att materialkostnad- er är skäliga och enligt avtal, vilket ger korrekt debitering av entreprenaden. Svar på fråga 2: Bonusar, rabatter och eftergifter Fastighetskontoret fokuserar uppföljningen på sådant som kan kontrolleras och påverkas, såsom fakturerade kostnader och avtalade priser. Retroaktiva rabatter och andra eftergifter granskas i den mån dokumentation finns, exempelvis i form av rabattbrev eller skriftliga meddelanden från leverantörer. Uppföljning av retroaktiva rabatter är dock resurskrävande och måste vägas mot den potentiella nyttan. Kontoret säkerställer därför genom upphandlingsvillkor och fakturakontroller att fakturor överensstämmer med avtalade priser och att eventuella prisavvikelser redovisas. Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/826 Sida 4 (5) Årsomsättningsrabatter, det vill säga bonusar som baseras på entreprenörens totala årsinköp, tillfaller inte fastighetskontoret, även om kontoret bidrar till inköpsvolymerna genom sina beställningar. Dessa bonusar omfattar samtliga av entreprenörens inköp och utgör en integrerad del av entreprenörens affärsmodell. Att kräva del av årsomsättningsrabatter (bonusar) kan leda till ökade kontraktskostnader, omfattande administration och juridiska tvister eftersom de tillhör entreprenören enligt avtal mellan entreprenören och leverantören. • Kontraktskostnader kan öka: Entreprenören kan kompensera för bortfall av bonusar genom att höja priser i nya anbud eller under avtalsperioden, vilket kan leda till högre kostnader för kontoret totalt sett. • Resurskrävande uppföljning: För att säkerställa att bonusar tillfaller fastighetskontoret skulle varje inköp behöva spåras, val av varor och villkor dokumenteras samt fakturor kontrolleras. Detta kräver omfattande administrativt arbete utan garantier för någon faktisk ekonomisk nytta. • Juridiska begränsningar: Fastighetskontoret har inte rätt att ta del av bonusar, eftersom de tillhör entreprenören enligt avtal mellan entreprenören och leverantören. Bonusar är en del av entreprenörens affärsmodell och kan inte retroaktivt göras till fastighetskontorets egendom utan att bryta avtalsrätten och riskera rättsliga tvister. Svar på fråga 3: Avtalsreglerade rabatter Om fastighetskontoret har egna konton eller avtal för inköp av material hos leverantörer kan avtalsreglerade rabatter tillfalla kontoret. Dessa rabatter är tydligt avtalade och knutna direkt till fastighetskontorets egna inköp, vilket gör dem möjliga att följa upp på ett transparent sätt. Exempelvis kan ett avtal ange att fastighetskontoret erhåller en fast procentsats i rabatt på samtliga inköp. Detta skiljer sig från entreprenörens rabattsystem, som baseras på entreprenören som privat aktörs samlade inköpsvolymer och affärsrelationer. Avtals- reglerade rabatter som tillfaller fastighetskontoret är förenliga med kommunallagen och principerna för offentlig upphandling. Dolda förmåner som årsomsättningsrabatter får däremot inte tillfalla fastighetskontoret, eftersom det strider mot kommunallagen, principer om affärsmässighet och upphandlingsregelverket. Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2025/826 Sida 5 (5) Svar på fråga 4: Insyn och kontroll Nuvarande upphandlingsformer ger fastighetskontoret rätt till insyn och revision i entreprenörernas verksamhet. Möjligheten till kontroll finns, men omfattande uppföljning kräver avsatta resurser. För ökad kontroll kan alternativa strategier övervägas, exempelvis att material köps via fastighetskontorets egna konton, vilket ger direkt insyn i inköpspriser utan att påverka entreprenadpriser eller samarbetsrelationer. Svar på fråga 5: Strategiska överväganden Fastighetskontoret bedömer att insyn, kontroll och transparens måste balanseras mot resursåtgång och risken för ökade kontrakts- kostnader. Strategin är därför att fokusera på kostnadskontroll och upphandlingsformer som ger maximal nytta för staden, snarare än att aktivt driva in årsomsättningsrabatter. Bedömning Fastighetskontoret bedömer i nuläget att befintliga rutiner och kontrollmoment är ändamålsenliga och avser därför inte att återkomma med förslag till generellt skärpta rutiner. Strategin är att säkerställa kostnadskontroll och transparens genom befintliga rutiner och alternativa inköpsmodeller, utan att påverka entreprenadpriser eller samarbetet med entreprenören. Slut Bilagor 1. Skrivelsen Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Anders Kindberg, Fastighetsdirektör 2026-03-11 Camilla Silfverling, Avdelningschef 2026-03-11 --- [Bilaga 1 Skrivelsen.pdf] Fastighetsnämnden 2026-12-16 Skrivelse Transparens i materialpriser och hantering av rabatter och bonusmodeller i upphandlingar Henrik Virro m.fl. (M) Skrivelse till fastighetskontoret Moderaterna har i budgetarbetet för 2026 tydligt markerat behovet av ordning och reda i stadens ekonomi och att god ekonomisk styrning förutsätter full insyn i kostnaderna. När nämnden ansvarar för stora investeringar och omfattande bygg och underhållsprojekt är det avgörande att prissättning, ersättningar och villkor kan följas öppet och utan undantag. Konkurrensverket har i en aktuell rapport påtalat att retroaktiva rabatter, bonusmodeller och andra former av eftergifter är vanligt förekommande inom bygg och materialsektorn och att dessa inte alltid redovisas i fakturorna. När prissättningen delvis hanteras utanför ordinarie fakturering förlorar beställaren insyn i vad som faktiskt betalas. Det försvårar uppföljning, jämförelser och kontroll av att avtal följs. För en kommunal nämnd med ansvar för stora investeringar är detta en direkt risk för både ekonomi och styrning. Detta handlar ytterst om skattebetalarnas förtroende. Stockholmarna som varje dag går till jobbet har rätt att veta att deras skatt används på ett ansvarsfullt sätt och inte blir del av otydliga prissättningsmodeller eller avancerade upplägg som inte kommer staden till del. Öppenhet och spårbarhet är grundläggande för att varje skattekrona ska göra faktisk nytta. Trots detta har vänstermajoriteten inte tagit initiativ till att säkerställa full transparens i hur materialpriser och ersättningar hanteras. När majoriteten talar om att återta kontrollen över verksamheten är det anmärkningsvärt att just kontrollen över kostnaderna, den mest grundläggande delen av nämndens ansvar, fortsatt lämnas utan tillräcklig styrning. En nämnd som inte har insyn i prissättningen har heller inte förutsättningar att ta ansvar för ekonomin. Det är därför nödvändigt att nämnden nu får en tydlig och fullständig redovisning av hur materialkostnader och ersättningar hanteras, följs upp och kontrolleras. Klara rutiner för prissättning och transparens är en förutsättning för att nämnden ska kunna ta ansvar för ekonomin, hålla kostnaderna nere och uppfylla de krav på god hushållning som stockholmarna med rätta förväntar sig. Mot denna bakgrund önskar vi att fastighetskontoret redovisar 1. hur materialkostnader följs upp och verifieras i dag 2. om leverantörer tillämpar retroaktiva rabatter, bonusmodeller eller andra eftergifter och hur dessa hanteras 3. hur kontoret säkerställer att samtliga ersättningar som ska tillfalla staden redovisas öppet och kommer staden till del 4. om nuvarande upphandlingsformer ger nämnden den insyn som krävs för att säkerställa god ekonomisk kontroll 5. om kontoret avser att återkomma med förslag till skärpta rutiner och kontrollmoment för att stärka transparensen och motverka dolda kostnadsdrivare Vi anser att nämnden behöver ett underlag som ger full insyn och tydliga förutsättningar för att upprätthålla ordning i ekonomin och säkerställa att stockholmarna får maximal nytta av varje skattekrona.