Företagskontroller: Stockholm Business Region har koll på riskerna

[(Godkänd - R 1) Redovisning av 2025 års internkontrollarbete.pdf] Tjänsteutlåtande Styrelsen 2026-03-17 Dnr SBR 2026/23 Sid. 1 (1) 2026-02-06 Stockholm Business Region AB Till Handläggare: Erica Grünewald Styrelsen för Stockholm Business Region Telefon: 08-50828044 Epost: erica.grunewald@stockholm.se Redovisning av 2025 års internkontrollarbete Bolagets förslag till beslut Styrelsen för Stockholm Business Region beslutar följande. Godkänna uppföljningen av internkontrollplanen samt bolagets bedömning av den interna kontrollen, enligt bilaga 1. Staffan Ingvarsson VD Erica Grünewald Administrativ chef Bilagor 1. Uppföljning av internkontroll 2025 Stockholm Business Region AB Stockholm Stad Fleminggatan 4, Box 12240, 102 26 Stockholm Stockholmbusinessregion.se / investstockholm.com / visitstockholm.com Momsregistreringsnummer SE556491679801 Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Staffan Ingvarsson, VD 2026-03-02 Erica Grünewald, Administrativ chef 2026-03-02 --- [Bilaga 1 Uppfoljning av Intern kontroll 2025.pdf] Sid. 1 (6) 2026-02-06 Uppföljning av Intern kontroll Bolagen 2025 Stockholm Business Region AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se Sid. 2 (6) Innehållsförteckning Bedömning av bolagets interna kontroll ....................................................................................................... 3 Uppföljning av bolagets internkontrollplan .................................................................................................. 3 Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen................................................................... 3 Sid. 3 (6) Bedömning av bolagets interna kontroll Tillräcklig Analys Bolaget bedömer att den interna kontrollen under år 2025 varit tillräcklig. Grunden för bolagets bedömning är att genomförda kontrollaktiviteter i verksamheten utifrån risk- och väsentlighetsanalysen har varit tillräckligt omfattande och frekventa för att kunna identifiera eventuella risker eller oönskade händelser. Uppföljning av bolagets internkontrollplan Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Finansförvaltning. Att allegat som styrker inköpet Ingen avvikelse Stickprovskontroller (utlägget) inte finns i samtliga fall. varje månad. Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Granskning av utläggsredovisningar har skett löpande, att allegat finns och att dessa är tydliga. I vissa fall har handläggaren fått skanna om sitt kvitto för att göra det tydligare, vilket har skett utan problem. En ny rutin kopplat till kvittohanteringen efter att utläggsredovisningarna blivit digitala har följts upp. Att instruktioner om hur hanteringen Ingen avvikelse Stickprovskontroller i av inköp genom utlägg ska ske är utläggsredovisningarna varje månad. otydliga. Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Stickprovskontroller har genomförts och har inte visat på några avvikelser. Skydd och bevarande av digitala och Att dokument inte diarieförs och Ingen avvikelse Genom eDok-stugor analoga dokument. arkiveras enligt gällande regler. ge stöd och utbildning till medarbetare Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Under året har eDok-stugor genomförts med syfte att ge stöd och utbildning till bolagets medarbetare. Sid. 4 (6) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Ingen avvikelse Stickprovskontroller i eDok Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Ett årshjul för stickprovskontroller, genomgångar och årliga processer i eDok har tagits fram. Utöver det har hanteringsanvisningarna setts över tillsammans med arkivarie från Stadsarkivet. 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Styrning och uppföljning av Att verksamhetens styrdokument är Ingen avvikelse En översyn av styr- verksamheten. otydliga eller rutiner är bristfälligt och stöddokument för resor och kommunicerade och att det kan medföra representation. utmaningar och bekymmer för medarbetare på tjänsteresa i Sverige eller utomlands. Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Stadens nya policy för tjänsteresor är antagen av styrelsen och till den har en lokal anvisning tagits fram för att ge ett mer praktiskt och detaljerat stöd inför tjänsteresor. För att underlätta vid en eventuell kris har processen för resebeslut digitaliserats så att fler har tillgång till information samt att alla medarbetare har öppna kalendrar där reseinformation såsom flight och hotell framgår. 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Hantering av representation, Att riktlinje om mutor och Ingen avvikelse Stickprovskontroll personalförmåner, gåvor etc. representation, personalförmåner, gåvor varje månad etc. inte är känd och följs. Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Manualerna har följts upp under året och nya manualer kopplat till nya rutiner utifrån stadens nya resepolicy och representationspolicy har tagits fram. Lokala anvisningar för tjänsteresor och representation har tagits fram och beslutats av bolagets styrelse. Sid. 5 (6) 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Systematiskt Att verksamheten brister i arbetet Ingen avvikelse Löpande uppföljning informationssäkerhetsarbete med informationssäkerhet och en av genomförda utbildningar för alla incident inträffar medarbetare Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Uppföljning av stadens obligatoriska E- utbildningar har genomförts för 2025. En utbildning kopplat till ansvarsfullt användande av AI-verktyg har tagits fram och ingår i de obligatoriska utbildningarna för alla medarbetare. Att åtgärdslistan efter genomförd Ingen avvikelse Stickprovskontroller informationsklassning inte hanteras och genomförs under året åtgärder inte vidtas Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Stickprovskontroller har skett och sker löpande. Inga avvikelser har noterats. 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Arbetsmiljö Ohälsosam arbetsmiljö till följd av att Ingen avvikelse Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inte genomförda skyddsronder följs. Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Uppföljning av 2024 års skyddsronder har genomförts med noterade åtgärder och tillhörande handlingsplan. Skyddsronder år 2025 har genomförts tillsammans med arbetsmiljögruppen med tillägg av en ny skyddsrond kopplad till den digital arbetsmiljön. Åtgärder och handlingsplan har tagits fram Fysisk säkerhet Att policys, program, riktlinjer, regler Ingen avvikelse Etablera en rutin för och rutiner är otydliga. årliga utbildningar inom brandskydd Analys VB 2025 Beskrivning och resultat av kontrollaktivitet: Under året har en årligen återkommande punkt med en brandutbildning införts på bolagets ATP för att säkerställa att alla Sid. 6 (6) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet medarbetare regelbundet får en uppdaterad brandutbildning. Som en del i arbetet uppdateras även informationen kring brandskydd på intranätet.