Micasa: Nya bostäder, men svår ekonomi och risk för förseningar

[(Signerad) Årsbokslut 2025.pdf] Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/17 Ärende 4 2026-01-13 Sida 1 (3) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Till Micasa Fastigheter i Stockholm AB Årsbokslut 2025 Bolagets förslag till beslut Styrelsen beslutar följande. 1. Årsbokslut för 2025 och tillhörande bilagor godkänns. Sammanfattning Utifrån äldreboendeplanens planeringsinriktning om 60/40 avseende kommunalt respektive privat ägande ska Micasa uppföra 23 vård- och omsorgsboenden fram till år 2040. Under året har bolaget fortsatt genomförandet av fastighetsutvecklingsplanen i enlighet med stadens äldreboendeplan och det identifierade behovet. Arbetet pågår för närvarande med sex nya vård- och omsorgsboenden. Projektet, Ånn 7 i Årsta, byggstartades under hösten 2025 och beräknas stå färdigt 2028. Övriga projekt befinner sig i tidiga planeringsskeden. En markanvisning i Riksby, Bromma, som bolaget tidigare innehaft, har utgått under året. Med nuvarande förutsättningar och utmaningar bedöms bolaget få svårt att leverera planerade projekt i den takt som stadens behov kräver. Detta innebär att ökade insatser, utvecklade arbetssätt samt fördjupad samverkan med staden kommer att behövas framöver. Micasa arbetar även med att tillskapa nya seniorbostäder, med utgångspunkt i målet om 1 500 nya seniorbostäder till år 2040. Under året har 205 bostäder i Enskededalen, 106 bostäder i Farsta strand, 32 bostäder i Axelsberg samt 86 bostäder i Vasastaden färdigställts. Uthyrning och inflyttning pågår i samtliga projekt. Arbetet med omvandlingsprojekt har fortsatt i fyra fastigheter, vilka tillsammans beräknas tillskapa cirka 340 seniorbostäder. Parallellt pågår tidig planering för fem nyproduktionsprojekt för seniorbostäder, med en sammanlagd potential om cirka 350 bostäder. Det första projektet, omfattande 63 seniorbostäder i Ånn 7, startades 2025 och beräknas färdigställas 2028. Övriga fyra projekt befinner sig i tidiga planeringsskeden. Micasa Fastigheter i Stockholm AB Nordkapsgatan 3, Kista Tfn: 08 508 360 00 Plusgiro: 134 64 63-1 VAT nr: SE556581787001 Micasa Fastigheter Box 1298 www.micasa.se Bankgiro: 5690-3875 Moms/regnr: 01-556581-7870 – en del av Stockholms stad 164 29 Kista Org nr: 556581-7870 Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/17 Sida 2 (3) En stor del av bolagets fastigheter är uppförda under 1970- och 80- talen och står nu inför omfattande underhållsbehov. Fastigheternas åldersstruktur innebär att flera genomgripande upprustningar behöver genomföras parallellt. Bolaget har därför tagit fram en långsiktig plan för upprustningen, som sträcker sig över en period om knappt femton år. Under året har bolaget förvärvat två tomträtter av SISAB. På dessa planeras för nyproduktion av LSS-bostäder. Under året har även förberedelser genomförts inför införandet av egen fastighetsdrift i västerort som etablerades under hösten. Samtidigt har arbetet fortsatt med att öka produktionen av förnybar energi. Parallellt pågår insatser för att minska energianvändningen i fastigheterna. Bolaget driver även vidare arbete med cirkulärt byggande och återbruk i flera projekt. I början av mars tillträdde Katarina Wåhlin Alm som ny vd för Micasa Fastigheter i Stockholm AB, efter Maria Mannerholm. Bolagets ekonomiska ställning är fortsatt ansträngd, med förväntade negativa resultat under de närmaste åren. De omfattande investeringsbehoven, ökade kostnader och generellt för låga intäkter utgör betydande utmaningar. Dessa hanteras aktivt genom bland annat dialog med Stockholms Stadshus AB. Målsättningen är att uppgradera och utöka fastighetsportföljen i takt med stadens behov och samtidigt uppnå en långsiktig bolagsekonomi i balans. Ärendet Bolaget har tagit fram ett årsbokslut enligt anvisningar från Stockholms Stadshus AB där bolaget följer upp arbetet som genomförts under året utifrån framtagen verksamhetsplan för 2025. Till ärendet biläggs ILS-rapporten (bilaga ett) där denna uppföljning sker utifrån kommunfullmäktiges mål och bolagets ägardirektiv. I bilaga två redogörs för bolagets resultaträkning och bilaga tre redogör för bolagets stora projekt. Bilaga fyra beskriver bolagets arbete med internkontroll under året utifrån framtagen internkontrollplan. I bilaga fem, intern verksamhetsberättelse, följs bolagets mål och planerade aktiviteter upp. I bilaga sex, GDPR årsrapport, återfinns dataskyddsombudets årsrapport utifrån årets granskning. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Synpunkter och förslag Årsbokslut för 2025 med tillhörande bilagor godkänns. Årsbokslut 2025 Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/17 Sida 3 (3) Katarina Wåhlin Alm VD Micasa Fastigheter i Stockholm AB Bilagor 1. ILS-rapport 2. Resultaträkning 3. Stora projekt 4. Uppföljning internkontroll 5. ILS-rapport – Intern verksamhetsberättelse 6. GDPR Årsrapport 2025 Årsbokslut 2025 Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera --- [Bilaga 1 - ILS-rapport.pdf] Sid. 1 (40) 2026-02-10 Utfallsrapport VB 2025 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se Sid. 2 (40) Innehållsförteckning Sammanfattande kommentar .........................................................................................................................4 Analys av ekonomisk utveckling ....................................................................................................................4 Resultatsammanställning, investeringar & övrigt ..................................................................................4 Analys ..........................................................................................................................................................6 Bedömning av bolagets interna kontroll ........................................................................................................6 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden ..............................6 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst ..............................................7 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet .........................7 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv ..........................10 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning ........................................11 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring ..........11 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar ................................................19 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar ........................21 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer ...................22 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla ........22 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd ......................22 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb ........................................................................28 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med ............................................29 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb .............................34 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden .....................................36 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser .........................................................................37 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt ...........................................................................................................................................39 Övrigt ..............................................................................................................................................................41 Sid. 3 (40) Sammanfattande kommentar Utifrån äldreboendeplanens planeringsinriktning om 60/40 avseende kommunalt respektive privat ägande ska Micasa uppföra 23 vård- och omsorgsboenden fram till år 2040. Under året har bolaget fortsatt genomförandet av fastighetsutvecklingsplanen i enlighet med stadens äldreboendeplan och det identifierade behovet. Arbetet pågår för närvarande med sex nya vård- och omsorgsboenden. Projektet, Ånn 7 i Årsta, byggstartades under hösten 2025 och beräknas stå färdigt 2028. Övriga projekt befinner sig i tidiga planeringsskeden. En markanvisning i Riksby, Bromma, som bolaget tidigare innehaft, har utgått under året. Med nuvarande förutsättningar och utmaningar bedöms bolaget få svårt att leverera planerade projekt i den takt som stadens behov kräver. Detta innebär att ökade insatser, utvecklade arbetssätt samt fördjupad samverkan med staden kommer att behövas framöver. Micasa arbetar även med att tillskapa nya seniorbostäder, med utgångspunkt i målet om 1 500 nya seniorbostäder till år 2040. Under året har 205 bostäder i Enskededalen, 106 bostäder i Farsta strand, 32 bostäder i Axelsberg samt 86 bostäder i Vasastaden färdigställts. Uthyrning och inflyttning pågår i samtliga projekt. Arbetet med omvandlingsprojekt har fortsatt i fyra fastigheter, vilka tillsammans beräknas tillskapa cirka 340 seniorbostäder. Parallellt pågår tidig planering för fem nyproduktionsprojekt för seniorbostäder, med en sammanlagd potential om cirka 350 bostäder. Det första projektet, omfattande 63 seniorbostäder i Ånn 7, startades 2025 och beräknas färdigställas 2028. Övriga fyra projekt befinner sig i tidiga planeringsskeden. En stor del av bolagets fastigheter är uppförda under 1970- och 80-talen och står nu inför omfattande underhållsbehov. Fastigheternas åldersstruktur innebär att flera genomgripande upprustningar behöver genomföras parallellt. Bolaget har därför tagit fram en långsiktig plan för upprustningen, som sträcker sig över en period om knappt femton år. Under året har bolaget förvärvat två tomträtter av SISAB. På dessa planeras för nyproduktion av LSS- bostäder. Under året har även förberedelser genomförts inför införandet av egen fastighetsdrift i västerort som etablerades under hösten. Samtidigt har arbetet fortsatt med att öka produktionen av förnybar energi. Parallellt pågår insatser för att minska energianvändningen i fastigheterna. Bolaget driver även vidare arbete med cirkulärt byggande och återbruk i flera projekt. I början av mars tillträdde Katarina Wåhlin Alm som ny vd för Micasa Fastigheter i Stockholm AB, efter Maria Mannerholm. Bolagets ekonomiska ställning är fortsatt ansträngd, med förväntade negativa resultat under de närmaste åren. De omfattande investeringsbehoven, ökade kostnader och generellt för låga intäkter utgör betydande utmaningar. Dessa hanteras aktivt genom bland annat dialog med Stockholms Stadshus AB. Målsättningen är att uppgradera och utöka fastighetsportföljen i takt med stadens behov och samtidigt uppnå en långsiktig bolagsekonomi i balans. Sid. 4 (40) Analys av ekonomisk utveckling Resultatsammanställning, investeringar & övrigt Resultatsammanställning Nyckeltal Utfall Budget VB Prognos Omsättning 1 220 752 1 230 248 1 212 999 Rörelsekostnader -625 689 -620 276 -609 914 Avskrivningar -303 460 -314 440 -308 000 Nedskrivningar och Utrangeringar Personalkostnader -137 770 -136 073 -134 284 Övriga kostnader -26 673 -21 000 -27 440 Finansnetto -149 436 -148 459 -150 361 Resultat efter finansnetto -22 276 -10 000 -17 000 Resultatet efter finansiella poster uppgår till –22 mnkr, vilket är 12 mnkr sämre än budget för perioden (– 10 mnkr). Intäkterna uppgår till 1 221 mnkr, jämfört med budgeterade 1 230 mnkr. Avvikelsen förklaras huvudsakligen av förändringar kopplade till projektfastigheter, där tidpunkter för inflyttning, nya hyror efter färdigställande samt hyresrabatter till följd av störningar vid ombyggnationer har påverkat utfallet. Vissa projektkostnader har vidarefakturerats och samtidigt kostnadsförts, vilket medfört motsvarande ökning av både intäkter och fastighetskostnader. De totala driftskostnaderna för fastigheterna uppgår till 569 mnkr, vilket är lägre än budgeterade 580 mnkr. Det lägre kostnadsutfallet för året förklaras bland annat av mildare vinterförhållanden. Detta har medfört lägre kostnader för snö- och halkbekämpning, lägre värmekostnader samt lägre energikostnader i projektfastigheter än beräknat. Även reparationskostnaderna visar en positiv trend, liksom elkostnaderna som understiger budget. Administrations- och personalkostnader uppgår till 195 mnkr, vilket överstiger budget med 19 mnkr. Avvikelsen beror främst på kostnader relaterade till en pågående tvist med en tidigare driftleverantör. Dom i ärendet förväntas under våren. Årets avskrivningar uppgår till 303 mnkr, jämfört med budgeterade 314 mnkr. Utrangeringar uppgår till 27 mnkr, vilket är högre än budget (21 mnkr). Avvikelserna är kopplade till pågående projekt och förändringar i anläggningstillgångarna. Räntenettot uppgår till –149 mnkr, vilket är i nivå med budget. Den något högre räntenivån under året har delvis motverkats av en något lägre genomsnittlig skuld än beräknat. Investeringar Nyckeltal Utfall Budget VB Prognos Nyproduktion 81 919 169 000 94 519 Strategiska investeringar (Ombyggnad) 468 153 537 000 527 675 Ersättningsinvesteringar 144 165 114 000 129 172 Summa investeringar 694 237 820 000 751 366 Sid. 5 (40) Investeringarna i om- och nybyggnation uppgick under året till 694 mnkr, jämfört med en budget om 820 mnkr. Avvikelsen förklaras främst av att tidplanen har förskjutits i projekt Ånn, 7, då genomförandebeslutet avseende nyproduktion av vård- och omsorgsboende samt seniorbostäder, fattades senare än planerat. Därutöver har projektet Dalbon 1 i Blackeberg, seniorbostäder, samt projekt Mälteriet 2 på Reimersholme haft ett lägre utfall än budget till följd av tidsförskjutningar. Projektportföljen omfattar nyproduktion, större totalupprustningar, hyresgästanpassningar, drifttekniska uppgraderingar och planerat underhåll. En mindre andel av investeringarna avser även tidiga skeden, såsom volymstudier och utredningar, vilka utgör viktiga beslutsunderlag inför kommande års fastighetsutveckling och investeringar. För att säkerställa god kostnadskontroll och kvalitet i genomförandet upphandlas huvuddelen av entreprenaderna i affärsmodellen samverkan. Bolaget följer löpande utvecklingen av prisökningar på byggmaterial och transporter och analyserar hur dessa påverkar projektens ekonomi. Bolaget söker investeringsstöd i alla byggprojekt där det är möjligt. Under januari förvärvade bolaget tomträtten Tjärdalen 7 i Hagsätra från SISAB. På tomten ligger en tidigare skolläkarmottagning. På uppdrag av socialförvaltningen har en volymstudie tagits fram för att pröva möjligheten att uppföra ett LSS-boende. Gällande detaljplan medger allmänt ändamål och exploateringskontoret bereder nu ett ärende om markanvisning. I september förvärvades även tomträtten Stänkskärmen 26 i Örby, även denna från SISAB. På tomten finns en före detta förskola och möjligheten att uppföra ett LSS-boende har utretts på uppdrag av socialförvaltningen. Gällande detaljplan medger allmänt ändamål och exploateringskontoret bereder nu ett ärende om markanvisning. Övrigt Nyckeltal Utfall Antal anställda 159 Balansomslutning 7 834 143 Analys En stor andel av bolagets fastigheter hyrs ut till Stockholms stad. Samverkansavtalet mellan Micasa Fastigheter och staden reglerar bland annat hur hyresavtalen ska utformas och hur hyrorna ska sättas. Bolaget ska bedrivas affärsmässigt samtidigt som hyrorna ska bidra till att hålla stadens lokalkostnader på en rimlig nivå. Hyresnivåerna baseras på historiska nivåer och tidigare ramavtal, men förutsättningarna har förändrats väsentligt under senare år till följd av kraftigt ökade kostnader, finansiell oro och osäkrare marknadsförutsättningar inom samhällsbyggnadssektorn. Mot denna bakgrund har bolaget under årets slut inlett ett gemensamt arbete tillsammans med Stadsledningskontoret och Stockholms Stadshus AB för att se över samverkansavtalet. En anpassning av avtalet till dagens ekonomiska förutsättningar bedöms vara avgörande för att möjliggöra nödvändiga investeringar och underhåll, samtidigt som hyresnivåerna även fortsättningsvis ska vara konkurrenskraftiga och långsiktigt rimliga för stadens verksamheter. Bolaget har fortsatt haft ett tydligt fokus på uppföljning av de tre driftleverantörerna, då fastighetsdrift utgör ett av bolagets största avtalsområden och har stor påverkan på kostnadsnivån. Driftområde Västerort togs över i egen regi från den 1 oktober. Inför övertagandet har ett omfattande initialt arbete genomförts, med målsättningen att uppnå kostnadsbesparingar och förbättrad kvalitet på längre sikt. I linje med lekmannarevisorernas rekommendationer har bolaget fortsatt att utveckla arbetssättet för avtalsuppföljning. Parallellt har rutiner kring ÄTA-arbeten förtydligats och åtgärder har vidtagits för att Sid. 6 (40) stärka fastigheternas skyfallshantering. Bedömning av bolagets interna kontroll Bolaget bedömer att den interna kontrollen under 2025 har varit tillräcklig. Läs mer i bilaga uppföljning av intern kontroll. 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst Micasas fastigheter och utemiljöer ska erbjuda goda, trygga och ändamålsenliga miljöer med en hög grad av tillgänglighet. Tillgänglighet är en central utgångspunkt i utvecklingen av bolagets fastigheter och i enlighet med ramprogrammet för nyproduktion av seniorbostäder samt vård- och omsorgsboenden. Kraven omfattar såväl de enskilda lägenheterna som gemensamma utrymmen och utemiljöer. Vid ombyggnation av befintliga lägenheter eftersträvas, där förutsättningarna medger det, en utökad nivå av tillgänglighet. Utöver det löpande arbetet med tillgänglighetsfrågor har bolaget tagit fram flera aktiviteter för att möta stadens reviderade program för tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2024–2029. Arbetet bedrivs i nära koppling till bolagets fastighetsutvecklingsplan för ombyggnation och nyproduktion av vård- och omsorgsboenden, LSS-bostäder och seniorbostäder. En genomgående utmaning är att förena höga krav på tillgänglighet, funktionalitet och kvalitet med rimliga hyresnivåer. Hyrorna behöver hållas på en överkomlig nivå för att bostäderna ska vara möjliga att hyra för så många som möjligt samt ekonomiskt hållbara för stadsdelsförvaltningarna vid blockförhyrning av bolagets fastigheter. Bolaget bidrar även till stadens arbete för att minska hemlöshet bland äldre. Cirka 25 seniorbostäder per år förmedlas via SHIS till personer över 65 år som har svårt att etablera sig på bostadsmarknaden. Under 2025 har SHIS tackat ja till 11 av de 13 lägenheter som erbjöds baserat på aktuellt behov. Med stöd av SHIS äldrelots har nio personer under året kunnat överta sina hyreskontrakt och därmed lämnat hemlöshet. Sedan införandet 2018 har totalt 87 personer övertagit sina hyreskontrakt inom ramen för detta arbete. Parallellt arbetar bolaget aktivt med vräkningsförebyggande åtgärder. Samtliga hyresärenden hanteras individuellt med målsättningen att undvika vräkning av bolagets direkthyresgäster. Vid tillfällig tomställning prövas, där fastighetens skick medger det, möjligheten till temporär uthyrning av bostäder och lokaler i avvaktan på permanent användning för bolagets prioriterade målgrupper. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Utred evakueringshissar Analys Utredning pågår. 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet Sid. 7 (40) Micasa bidrar till utvecklingen av en åldersvänlig stad genom att tillhandahålla och utveckla tillgängliga, trygga och ändamålsenliga bostäder för stadens växande äldre befolkning. Utbyggnaden av seniorbostäder har fortsatt under året, både genom ombyggnation av befintliga fastigheter och genom nyproduktion i de fall projekten bedömts vara genomförbara. Bolagets ramprogram för nyproduktion av seniorbostäder är vägledande och utgår från kunskap om äldres behov och önskemål, med målet att skapa bostäder som stödjer ett självständigt liv och ökar möjligheterna till kvarboende. Under året har ramprogrammet reviderats och ett internt förankringsarbete har genomförts för att tydliggöra syfte och mål. Seniorbostäderna utformas utifrån ett etablerat och beprövat bostadskoncept där social gemenskap utgör en central del. Tillgång till lokaler för gemenskap är en grundförutsättning och bolaget ger stöd till bildandet av trivselråd som bidrar till ökad gemenskap, trygghet och minskad ofrivillig ensamhet. Kundförvaltare erbjuder även olika former av trygghetsskapande stöd och anordnar regelbundet aktiviteter för hyresgästerna. Under sommaren 2025 genomfördes ett särskilt initiativ där unga aktivitetsledare anordnade aktiviteter i ett antal seniorbostäder, vilket mottogs mycket positivt. Mot bakgrund av detta har bolaget beslutat att utveckla och fortsätta satsningen kommande sommar. Vid flertalet av bolagets seniorbostäder finns aktivitetscenter som drivs av respektive stadsdelsförvaltning. Bolaget för vid behov dialog med stadsdelsförvaltningarna om möjligheten att tillskapa aktivitetscenter där sådana saknas, och lokaler för gemensam verksamhet planeras in i både nyproduktion och omvandling av seniorbostäder. För att stärka servicen till seniorhyresgästerna är det en fördel om det finns en stadsgemensam samsyn kring behovet av aktivitetscenter samt möjligheter till samlokalisering med hemtjänst och annan service inom fastigheterna. Under året har bolaget deltagit aktivt i äldreförvaltningens utredning kopplad till ett budgetuppdrag om hur seniorbostäder kan utvecklas för att stärka det förebyggande arbetet och öka tillgången till service för äldre och skapa fler möjligheter att samlokalisera aktivitetscenter och hemtjänst. Utredningen pekar på ett tydligt behov av fler verksamheter för social gemenskap i anslutning till seniorbostäder samt behovet av en gemensam begreppsanvändning inom staden. I den nya socialtjänstlagen, som trädde i kraft den 1 juli 2025, används begreppet ”träffpunkt för äldre”. Mot bakgrund av detta kan det finnas anledning att fasa ut begreppet ”aktivitetscenter”. Bolaget avser, i samråd med stadsdelsförvaltningarna, att påbörja arbetet med ett ramprogram för träffpunkter/aktivitetscenter i både befintliga och tillkommande seniorbostäder inom Micasas bestånd. Bolaget deltar även aktivt i stadens övergripande äldreboendeplanering, som från och med 2026 kommer att bedrivas på ett nytt sätt. Under hösten har bolaget medverkat i förberedelserna inför den samordnade äldreboendeplaneringen (SÄB), som leds av stadsledningskontoret. I enlighet med ägardirektiven har bolaget i uppdrag att uppföra fler seniorbostäder samt vård- och omsorgsboenden för att möta den demografiska utvecklingen. Arbetet har fortgått under året vad gäller planering av den nybyggnation av vård- och omsorgsboenden som hittills har fastställts med staden som huvudman fram till 2040. Samtliga projekt planeras i enlighet med bolagets reviderade ramprogram för vård- och omsorgsboenden, med fokus på trygga, trivsamma och resurseffektiva miljöer för både boende och personal. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Fortsatt inventering Ljudanpassa och åtgärder för att samtliga fastigheter säkerställa bra med bristfälliga hörselmiljöer i hörselmiljöer fastigheterna Analys Sid. 8 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Arbetet med inventering har under året fortsatt enligt plan. Då bolaget har många projektfastigheter har det säkerställts att utredning av ljudmiljöer är en del av bolagets krav för dessa ombyggnads- och nybyggnadsprojekt. Utveckla samverkan Stödja med äldrenämnden i det stadsdelsförvaltningarna uppsökande arbetet av och erbjuda dem hjälp att personer 65 år eller sprida information till äldre i syfte att bryta bolagets ofrivillig ensamhet och seniorhyresgäster social isolering gällande respektive stadsdelsförvaltnings uppsökande verksamhet och sociala aktiviteter som de anordnar i syfte att bryta ofrivillig ensamhet och social isolering. Analys Micasa Fastigheter har fortsatt arbetet med en tätare samverkan med stadsdelsförvaltningar gällande informationsspridning om uppsökande verksamhet för att bryta ofrivillig ensamhet bland äldre. I detta arbetet förs även en dialog kring vikten av att staden bedriver aktivitetscenter i bolagets fastigheter med seniorbostäder och att bolagets och stadsdelsförvaltningarnas verksamheter kompletterar varandra vad gäller sociala aktiviteter. Under hösten har även ett tätare samarbete och dialog med stadsdelsförvaltningarnas biståndshandläggare i varje geografiskt område för bolagets seniorbostäder implementerats. Dialog med Tillsammans med stadsdelsförvaltningar för Sid. 9 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet berörd att utöka antalet stadsdelsnämnd aktivitetscenter i säkerställa fastigheter utan gemensamhetsytor, aktivitetscenter samt aktivitetscenter med därutöver se över goda möjligheter till möjligheterna att tillskapa rörelse och utrymmen hemtjänstlokaler som för hemtjänst i stadsdelsförvaltningar tillkommande såväl kan erbjudas att hyra i som befintliga såväl tillkommande som seniorbostäder befintliga seniorbostäder. Analys Dialog sker löpande med stadsdelsförvaltningar. Under året har frågan bland annat tagits upp i flera aktuella ärenden där ombyggnation till seniorbostäder har färdigställts eller planeras i befintliga fastigheter och flera nya aktivitetscenter har därmed tillkommit under året. I samråd med stadsdelsförvaltningar ta fram ett ramprogram för aktivitetscenter. Analys Ett arbete med att ta fram ett ramprogram för aktivitetscenter/träffpunkt för äldre, som fastställer ytor och funktioner kommer att inledas inom kort. 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv För Micasa är en estetiskt tilltalande och omsorgsfullt gestaltad närmiljö en viktig del av fastigheternas kvalitet. Konst utgör en självklar del av bolagets miljöer och de konstverk som ägs och förvaltas av bolaget syns i entréer, gemensamma utrymmen samt i utemiljöer i och kring fastigheterna. Vid ny-, om- och tillbyggnation tillämpas stadens 1-procentregel för konstnärlig gestaltning. Under 2025 färdigställdes tre konstprojekt i enlighet med denna regel i samband med olika ombyggnationer. Konsten bidrar till ökad trivsel, identitet och orienterbarhet i fastigheterna samt till en mer inkluderande och stimulerande boendemiljö. Som en del av bolagets tillgänglighetsarbete har Micasa, liksom tidigare år, samarbetat med Liljevalchs för att ta fram en filmad guidad visning från Vårsalongen. Satsningen gör det möjligt för hyresgäster att ta del av utställningen från det egna hemmet och bidrar till ökad tillgång till kultur oavsett fysiska förutsättningar. Bolaget bidrar även till Stockholms stads program för idrott, motion och friluftsliv genom att utveckla Sid. 10 (40) utemiljöer som stimulerar till rörelse och aktivitet i anslutning till fastigheterna. Därtill tillhandahåller bolaget lokaler för aktivitetscenter där stadsdelsförvaltningarna bedriver hälsofrämjande verksamhet riktad till äldre. Sammantaget bidrar detta till ökad livskvalitet, välbefinnande och ett aktivt vardagsliv för de boende. 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring Micasa Fastigheter fortsätter arbetet med att identifiera och genomföra åtgärder för att minska både direkta och indirekta utsläpp av klimatpåverkande växthusgaser. Arbetet omfattar bland annat val av material i byggprojekt, transporter, energianvändning i fastigheter samt tillämpning av cirkulära metoder. Även beteenden hos leverantörer, hyresgäster och medarbetare bedöms vara viktiga påverkansfaktorer för att nå stadens mål om halverade utsläpp till 2030. I samband med att bolaget under året tog över en tredjedel av fastighetsdriftsorganisationen har fordonsflottan utökats. Samtliga befintliga och nya fordon är elfordon, vilket bidrar till en ökad andel fossilfria transporter i bolagets värdekedja. Elen som används för laddning kommer från fossilfria källor i enlighet med stadens elavtal. Bolaget bevakar löpande möjligheterna att söka statliga eller EU-finansierade stöd för klimatanpassning och utsläppsminskning. Under året har dock inga bedömts vara relevanta eller ändamålsenliga att söka. Bolagets energiarbete utgår från bolagets energihandlingsplan, som baseras på genomförda energikartläggningar av fastighetsbeståndet. Energieffektiviserande åtgärder genomförs fortlöpande inom ramen för planerat underhåll och pågående ombyggnadsprojekt. Genom ett systematiskt och långsiktigt arbetssätt eftersträvas en kontinuerlig minskning av såväl fastighetsrelaterad som hyresgästsrelaterad energianvändning. Mot bakgrund av fastigheternas förutsättningar bedömer bolaget att en minskning om cirka 8 procent är realistisk, vilket utgör bolagets bedömda bidrag till stadens övergripande mål om 10 procents energireduktion. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Nyproduktion av LSS i Arbeta för att Kv.Tönsberg, Husby, byggs samtliga LSS-boenden med trästomme och takstolar ska byggas med av trä trästomme samt fler av Analys bolagets seniorbostäder ska Arbetet med nyproduktion av byggas helt i trä LSS-boendet i Kv. Tönsberg i Husby har fortskridit under året. Projektet är projekterat för att uppföras med trästomme och takstolar av trä. Byggnationen planeras att färdigställas under nästkommande år. Fortsätta utveckla Bidra till att uppfylla fastighetsautomationssystemen staden mål om att Analys Sid. 11 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet minska energianvändningen Arbetet med modernisering och med 10 procent genom utveckling av bolagets smart digital styrning, fastighetsautomationssystem utfasning av fortlöper. Under året har en direktverkande strategi för överordnade elsystem och scadasystem tagits fram och energikrävande arbetet med att integrera belysning samt tekniska system och sensorer energieffekviserande mot ett (idag tre) överordnat åtgärder vid renovering scadasystem fortsätter. och ombyggnation Utökning och översyn av olika sensorer för att effektivisera drift och minska kostnader fortlöper. I bolagets projekteringsanvisningar har nya funktioner implementerats i projekten. Under året har ett 15 tal fastigheter utökats med sensorer i varje lgh eller på strategiska platser i varje verksamhetslokal. Ventilations- och värmesystem moderniseras och injusteras Analys I det planerade underhållet prioriteras injustering av värme- och ventilationssystem. Bolaget har under året genomfört ett antal projekt med ventilations- och värmeåtgärder utifrån inomhusklimat och energieffektivisering. 88 87 Fortsätta arbetet Utemiljöindex för att skapa gröna och Analys trevliga utemiljöer i anslutning till bolagets fastigheter i hela staden. Anlägga skelettjordar med Fortsätta arbetet magasinering och fördröjning med klimatanpassning av dagvatten av byggnader och Analys utemiljöer med särskilt fokus på värmebölja Under året har regnbäddar anlagts i projektet Guldbröllopsminnet för att fördröja och infiltrera dagvatten. Erfarenheterna från dessa installationer från exempelvis Kvarndörren är goda och har använts som grund för fortsatt utveckling av liknande lösningar. För kommande år planeras dagvattenhantering med Sid. 12 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet skelettjordar att integreras i projekten Ånn, Bergholmsbacken, Dalen och i flera andra planerade projekt. Anpassa planteringar och innegårdar med möjlighet till skugga/sol Analys Under året har flera åtgärder genomförts för att skapa utemiljöer med god balans mellan sol och skugga. På Sörklippan har solsegel monterats i en pergola för att ge skydd mot stark sol, och på Överstycket har träd planterats för att skapa naturlig skugga och förbättra gårdsmiljön. Arbetet utgår från bolagets etablerade princip om att utforma varierade och trivsamma vistelseytor, vilket fortsatt tillämpas i både nya och befintliga fastigheter. Fortsätt dialog med staden och verksamheter avseende fjärrkyla Analys Avslutad då staden (SLK) inte anser att kostanden som tagits fram i utredning är hanterbar. Utreda passiva skydd och åtgärder i klimatskal i samband med nyproduktion och större ombyggnadsprojekt Analys Arbetet med att utreda och genomföra passiva skydd och åtgärder i klimatskalet har fortsatt under året. I de pågående nyproduktionsprojekten Ånn och Tönsberg har fokus legat på att säkerställa att valda lösningar kan genomföras enligt plan. I nyproduktionsprojektet Bergsholmsbacken har projektörer arbetat med att utreda vilka lösningar som är lämpligast. Och i de större ombyggnationerna har fokus legat på att identifiera och utföra åtgärder som är anpassade för den unika fastigheten och de utmaningar Sid. 13 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet som den har. I samband med revidering Förstärka arbetet av projekteringsanvisningar med att öka andelen skapa dokument med återbrukat material vid återbrukspolicy och vägledning ny- och ombyggnation för arbetssättet. Analys Under året har cirkularitetskrav ställts tidigt vid ombyggnationer och nyproduktioner. Kravställning har varit integrerad både i AF-delar och i projektens styrande dokument. Arbetet med att revidera projekteringsanvisningarna pågår och omfattar även att integrera riktlinjer, policy och vägledning för cirkularitet. Fokus har legat på att samla erfarenheter och goda exempel som stöd för att stärka och utveckla återbruksarbete och cirkularitet i kommande projekt. Utveckla arbetet med återbruk i drift och skötsel Analys Bolaget fortsätter arbetet med att implementera cirkulära modeller i såväl projekt som drift. I fastighetsdriften cirkuleras regelmässigt bland annat vitvaror, innerdörrar, lägenhetsdörrar och köksinredning. Återbruka redan implementerade arbetssätt för återbruk och cirkulärt byggande Analys Arbetet med cirkulärt byggande har vidareutvecklats under året och befintliga arbetssätt för återbruk har tillämpats i fler projekt än tidigare. Erfarenheter och rutiner från tidigare satsningar har integrerats i nyproduktion och ombyggnationer. Inom ramen för samverkansmodellen har även cirkulära upphandlingsmetoder tillämpats för att öka återbruk och materialåtervinning. Försök med digitala modeller har gjorts för att skapa möjligheter för uppföljning och vidareutveckling inom det Sid. 14 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet cirkulära området. Fortsatt projektering och Intensifiera arbetet installation av solceller med att installera Analys solceller på alla tak där det lämpar sig, vid Bolaget följer planen om att nybyggnation såväl installera solceller i stora som på befintliga ombyggnadsprojekt och vid fastigheter nybyggnadsprojekt där det är genomförbart. Samt att även en till två fastigheter under förvaltning uppgraderas med solpaneler årligen. Utreda möjligheten att Säkerställa att all implementera minskad nybyggnation når en energianvändning i samband miljöbyggnadsstandard med byggprojekt och projektera minst silver och sträva för en drifteffektiv byggnad i efter att förvaltning efter utförd ombyggnationer gör ombyggnad eller nyproduktion det Analys Minskad energianvändning har varit ett prioriterat fokusområde i projekteringen av både nyproduktion och ombyggnation under året. Energiutredningar och beräkningar har genomförts i samtliga projekt kombinerats med LCA- och LCC-analyser. I det fortsatta arbetet utreds även möjligheter till energilagring och andra innovativa lösningar som kan bidra till ökad drifteffektivitet i framtida byggnader. Det har även börjat utredas hur det skulle vara möjligt att få tillgång till API till nya system för att lättare gå tillgång till energianvändningen. Redogöra för hur bolaget Säkerställa att de inventerar var det lämpar sig kommunala bolagen att installera solceller på inventerar var det stadens tak samt planerar för lämpar sig att installera att installera solceller under solceller på stadens mandatperioden för att öka den tak samt planerar för lokala elproduktionen att installera solceller Analys under mandatperioden för att öka den lokala Bolaget inventerade var det elproduktionen lämpar sig att installera solceller 2014-2015 och följer bolagets plan för installation och prioriterar utifrån budgetmedel och ökar kontinuerligt den lokala elproduktionen. Under året har Sid. 15 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet redovisning av plan kommande installationer tagits fram till SLK och Socialförvaltningen. Implementera åtgärder Utveckla arbetet utifrån bolagets strategi för med att skapa ett gott värmebölja och svalt Analys inomhusklimat även under värmeböljor och Implementering av åtgärder årets varma månader enligt strategi för värmebölja utförs genom gällande underhållsplanering och prioriteras utifrån utsatta fastigheter. Detta är en del av företagets inarbetade process som följs årligen. 100 % 100 % Andel LCA- beräknade nybyggnadsprojekt Analys Totalt har bolaget två nyproduktionsprojekt som pågår. Beräkningar har påbörjats i båda och kommer uppdateras i projektens kommande skeden. 100 % 100 % Andel nyproducerade byggnader utan koppar, zink eller dess legeringar i tak-, fasadplåt eller stuprör som kan spridas till dagvattnet Analys Nyproduktionsprojekten Tönsberg och Ånn är de projekt som pågått under året. I båda projekten har det kravställts och arbetats i de styrande handlingarna att koppar, zink och dess legeringar inte får finnas i klimatskal samt stuprör. 100 % 100 % Andel större ombyggnader där den köpta energin minskar med minst 30 procent Sid. 16 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Analys Totalt har 4 stycken ombyggnationsprojekt avslutats under 2025. Inflyttning pågår och verifierande mätning kommer kunna göras först under 2026. I samtliga dessa ombyggnationsprojekt har kravställningen om energireducering med 30 procent funnits med i styrande handlingar. Baserat på energiberäkningarna som gjorts för respektive projekt bör den köpa energin minska med 30 procent eller mer. 53 50 % Andel upphandlingar som bidrar till cirkularitet Analys 404 MWh 510 MWh Elproduktion baserad på solenergi Analys Tekniska problem i några av anläggningarna samt en reparation som inte kunnat utföras har gjort att årets resultat blivit lägre än förväntat. Systemen förväntas vara återställda till normal drift till nästa solsäsong. 375 kg CO2e per Klimatpåverkan m2 BTA från nyproduktion av byggnader Analys Ingen nyproduktion färdigställd under 2025. 111,75 kWh/m2 114,24 kWh/m2 Köpt energi för värme, tappvarmvatten, komfortkyla samt fastighetsel (enligt Boverkets definition för fastighetsenergi) per kvadratmeter A-temp (kWh/m2) Sid. 17 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Analys 90,4 GWh 93 GWh Köpt energi i stadens organisation Analys 40 kg per m2 BTA Mängd byggavfall vid nyproduktion Analys Ingen nyproduktion färdigställd under 2025. 111,75 114,24 Relativ (kWh/enhet) (kWh/enhet) energianvändning Analys Exploateringsnämnden ska i samarbete med miljö- och hälsoskyddsnämnden, trafiknämnden, AB Familjebostäder, AB Stockholmshem, AB Svenska Bostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB samt Stockholm Vatten och Avfall AB i samråd med kommunstyrelsen utreda och implementera på marknaden befintlig digital och standardiserad redovisning av miljö- och klimatdata för bygg- och anläggningsentreprenader i staden Analys Under året har bolaget deltagit aktivt i det gemensamma arbetet som drivs tillsammans med stadens förvaltningar och bolag för att utreda och förbereda implementeringen av en digital samt standardiserad redovisningsmetod för miljö- och klimatdata. Arbetsgrupper och dialoger har genomförts i samverkan med kommunstyrelsen och systerbolagen. Där fokus har legat på att skapa gemensamma rutiner och strukturer för framtida tillämpning inom bygg- och anläggningsentreprenader. Fastighetsnämnden ska i samarbete med AB Familjebostäder, AB Sid. 18 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Stockholmshem, AB Svenska Bostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB och i samråd med miljö- och hälsoskyddsnämnden utreda möjligheter till införande av bonus-vitesmodell för kravställning i upphandling av byggentreprenader och i byggprojekts utförandeskede i syfte att minska klimatpåverkan och främja ökat återbruk Analys Bolaget deltar i arbetet. Servicenämnden ska i samarbete med kommunstyrelsen och S:t Erik Markutveckling AB, och i samråd med arbetsmarknadsnämnden, exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, trafiknämnden, AB Familjebostäder, AB Stockholmshem, AB Svenska Bostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB och Stockholm Vatten och Avfall AB planera för etablering av en återbrukscentral av byggmaterial för stadens verksamheter och i första hand pröva att driva verksamheten i egen regi Analys Under året har den stadsgemensamma återbrukscentralen tagits i drift. Parallellt har dialog förts med miljöförvaltningen om hur kommande nyproduktionsprojekt kan nyttja centralens resurser. Samtidigt har återbrukshubben, som drivs i egen regi, fortsatt att användas för det nystartade projektet Ånn. Erfarenheterna och arbetet under året har visat att mängden återbruk i projekten sakta ökar. 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar Micasa arbetar systematiskt för att stärka den biologiska mångfalden i och kring bolagets fastigheter. Arbetet omfattar bland annat utveckling av ängsmark, bevarande av död ved, uppsättning av fågelholkar och Sid. 19 (40) bihotell samt medvetna val av växtlighet och förstärkningsarter. Krav på åtgärder för biologisk mångfald ingår i bolagets entreprenadupphandlingar, där föreslagna insatser bedöms och utvärderas i samband med anbudsgenomgång. Bolaget arbetar parallellt med klimatanpassning av fastighetsbeståndet. Strategin för hantering av värmeböljor uppdateras löpande och olika åtgärder har genomförts för att säkerställa inomhusklimat samt minska risken för översvämningar vid skyfall. Stadens karteringar av värme och skyfall utgör underlag för riskbedömningar på fastighetsnivå. Under året har en aktiv dialog förts med stadens berörda aktörer för att samordna insatser och stärka den långsiktiga motståndskraften i fastighetsbeståndet. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Prioritering av åtgärder för skyfall dokumenterat i ordinarie underhållsplan. Analys Arbetet med att implementera åtgärder för skyfall fortsätter med prioritering utifrån riskfastigheter och verksamhet. Parallellt pågår en upphandling och implementering av ett nytt system för myndighetsbesiktningar och underhållsplanering för att digitalisera och utveckla bolagets underhållsplanering. Åtgärder prioriteras årligen i budgetarbetet enligt bolagets prioritering för underhållsåtgärder. Trafiknämnden ska i samarbete med exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, berörda stadsdelsnämnder, AB Familjebostäder, AB Stockholmshem, AB Svenska Bostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB, Stockholm Vatten och Avfall AB och i samråd med kommunstyrelsen fortsätta arbetet med att ta fram åtgärdsplaner baserat på genomförd risk- och sårbarhetsanalys för skyfall Analys Sid. 20 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Micasa Fastigheter deltar i stadens generella arbete med att ta fram åtgärdsplaner baserat på genomförd risk- och sårbarhetsanalys för skyfall. I Micasas pågående byggprojekt Ånn har skyfallsproblematiken beaktats i projekterade system och bygghandlingar. Ett fåtal av Micasas fastigheter har bedömts som riskfastigheter för höga flöden/skyfall och för dessa fortsätter utredning i samråd med teknisk förvaltning för eventuella klimatförebyggande underhållsåtgärder. Öka andelen av biokol Analys Bolaget har under året fortsatt att ersätta jord i planteringar med biokol så långt det är möjligt och utifrån tillgång på biokol. Ökad biologisk mångfald genom ängsmark Analys Bolaget har under året utökat andelen ängsmark i fastighetsbeståndet och fortsätta arbetet i samarbete med hyresgäster och markskötselföretag. Då Micasa Fastigheter under året har ingått avtal med nya markskötselentreprenörer har frågan på nytt aktualiserats med de entreprenörerna. 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar Micasa fortsätter arbetet med att bygga ut laddinfrastruktur i fastighetsbeståndet. De tekniska förutsättningarna för installation i bolagets garage har kartlagts, där utbyggnad bedöms vara mer Sid. 21 (40) genomförbar än vid markparkeringar. Micasa hyr ut parkeringsplatser och garage till Stockholm Parkering, som ansvarar för den enskilda uthyrningen. När tekniska förutsättningar finns i fastigheten och efterfrågan på laddplatser föreligger, bedöms möjligheterna till utbyggnad som goda. Samtidigt kan behov av ny eller förstärkt elnätsanslutning innebära betydande kostnader, vilket kan påverka utbyggnadstakten. Under perioden har ett nytt övergripande avtal tecknats med Stockholm Parkering, vilket skapar bättre förutsättningar för en mer samlad utbyggnad av bolagets laddinfrastruktur. Utbyggnad har under året skett utifrån identifierade behov och planeras att intensifieras under kommande år. I upphandlingar ställer bolaget krav på transporter och fordonsflottor i syfte att minska utsläppen av växthusgaser. Kraven omfattar bland annat ruttplanering, teknikval och bränsleval och följs upp löpande inom ramen för avtalsuppföljning samt entreprenad- och driftmöten. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet 8 % 5 % Andel parkeringsplatser med laddinfrastruktur Analys 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer Micasa fortsätter arbetet med att skapa giftfria miljöer genom medvetna val av produkter och material vid nybyggnation, ombyggnation samt genom inventering och sanering av föroreningar i fastighetsbeståndet. Byggvarubedömningens verktyg används systematiskt för att registrera och följa upp byggmaterial som används i bolagets projekt. Micasa Fastigheter är representerat i styrelsen för Byggvarubedömningen. och deltar i ett flertal forum för att samordna arbetet tillsammans med andra aktörer i staden i utvecklingen av en renare och giftfri miljö. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet 100 % 100 % Andel avslutade bygg- och anläggningsentreprenader där varor miljöbedömts och loggats i Byggvarubedömningen Analys De projekt som avslutats under året har alla redovisat sina materialval i digitala loggböcker. 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Sid. 22 (40) Micasa och staden står inför en omfattande och långsiktig utmaning då en stor del av fastighetsbeståndet kräver genomgripande underhåll och ombyggnad för att möta dagens och framtidens behov. Många fastigheter uppförda under 1970- och 80-talen står inför åtgärder som kan medföra evakuering av befintliga hyresgäster. Projekten är komplexa och kostnadsdrivande, vilket ställer höga krav på prioritering och en gemensam samsyn inom staden kring vilka fastigheter som är strategiskt viktiga utifrån det långsiktiga behovet. Affärsplaner finns framtagna för samtliga strategiska fastigheter och beskriver respektive fastighets tekniska status, ekonomiska förutsättningar och kundernas behov. Dessa baseras bland annat på fastigheternas underhållsplaner och uppdateras löpande. Affärsplanerna utgör tillsammans grunden för bolagets samlade fastighetsutvecklingsplan, som ger stöd i planering och genomförande av investeringar för att både uppgradera och successivt utöka fastighetsportföljen, med särskilt fokus på fler vård- och omsorgsboenden. Fastighetsutvecklingsplanen har ett stadsövergripande perspektiv och samordnas med stadens äldreboendeplanering samt planerad nyproduktion. Den ökade investeringstakten kommer påverka bolagets ekonomi och finansiella förutsättningar under många år genom negativa resultat och minskad soliditet. En kontinuerlig dialog förs därför med Stadshus AB i syfte att säkerställa en långsiktigt hållbar ekonomisk utveckling. Bolagets mål är att genomföra nödvändiga investeringar i takt med stadens behov, samtidigt som en ekonomi i balans uppnås över tid. Parallellt fortsätter arbetet med att effektivisera verksamhet och administration, med fokus på kostnadskontroll och bibehållen hög service och kvalitet till hyresgästerna. Som beställarorganisation är en strukturerad och systematisk uppföljning av upphandlade avtal avgörande. Bolaget prioriterar därför avtalsuppföljning och avtalsförvaltning för att säkerställa kvalitet, effektivitet och kostnadskontroll. Fastighetsdriften är bolagets största avtalsområde och är indelad i tre geografiska områden. Driftområdet i västerort togs över i egen regi den 1 oktober 2025. Med en egen driftorganisation bedöms förutsättningarna förbättras för lägre driftkostnader, högre kvalitet i leveransen och ökad långsiktighet i skötsel och underhållsplanering. Fast bemanning och minskad personalomsättning förväntas även bidra till ökad kundnöjdhet och möjligheten att erbjuda utökad service till hyresgästerna. En betydande del av bolagets intäkter utgörs av bostadshyror som årligen förhandlas med Hyresgästföreningen. Bolaget och Hyresgästföreningen har gemensamt tagit fram en hyresförhandlingsmodell i syfte att skapa en mer transparent och systematisk process. Nästa steg är att teckna en överenskommelse och börja tillämpa modellen fullt ut. Bolaget bevakar även möjligheterna till extern finansiering från staten och EU, bland annat inom ramen för det svenska och europeiska klimatkontraktet 2030, för att stärka både ekologisk och social hållbarhet. Under året har bolaget fått tillgång till stadens bidragsportal och intensifierat arbetet med att identifiera relevanta bidrag. Bolaget deltar även i stadens referensgrupp för handlingsplanen för ökad finansiering via bidrag. Parallellt fortsätter arbetet med att utveckla samarbeten och innovativa arbetssätt för att påskynda klimatomställningen. Under våren 2025 genomförde bolagets ledningsgrupp ett strategiarbete för att tydliggöra inriktning och prioriteringar utifrån bolagets uppdrag, identifierade utmaningar och utvecklingsmöjligheter. Arbetet resulterade i ett antal prioriterade fokusområden som implementerades i verksamhetsplaneringen och är vägledande i bolagets fortsatta arbete och utveckling på kort och lång sikt. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Identifiera bolagets Aktivt verka för gemensamma ökad egen regi och kompetens och Sid. 23 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet arbeta med att minska utveckla processer och beroendet av externa arbetssätt, för att konsulter till förmån för effektivisera egen personal, samt i verksamheten på ett högre grad ställa hållbart och sociala krav i transparant sätt upphandlingar utan att Analys öka kostnaderna Under året har bolaget fortsatt arbetet med att kartlägga kompetens och genomföra riktade utbildningsinsatser, bland annat gemensamma brandutbildningar och en omfattande utbildning i de nya Boverkets byggregler (BBR) och arbetsmiljöutbildning BAS U/P. Parallellt har avdelningarna arbetat med att utveckla processer och arbetssätt genom dialoger på avdelnings- och enhetsmöten samt mindre workshops mellan olika roller för att främja samverkan och effektivitet. Därtill har GAP-analyser genomförts för att identifiera styrkor, utvecklingsområden och möjligheter till förbättrad samordning mellan avdelningar. Implementera drift i egen regi i västerort Analys Arbetet fortlöper enligt plan och fastighetsdriften för Västerort i egen regi är sedan 1 Oktober i full verksamhet. Under året har nyckeltal och möjligheter för uppföljning och benchmark med övriga driftområden tagits fram. Lokal för driftorganisationen håller på att iordningsställas i fastigheten Tunet och beräknas klar för inflytt under januari 2026. Sid. 24 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Utveckla och digitalisera flöden av fastighetsdata och kundkontakt. Analys Arbetet med att digitalisera och utveckla flöden för fastighetsdata och kundkontakt har haft hög prioritet under året. Pilotprojekt för datainsamling har genomförts där nya sensorer testats i testmiljöer. Hög fokus har också legat på säkerhetsaspekter kring datainsamling. Det har även arbetats med att identifiera tillgång till API:er i byggprojekt för att möjliggöra säkra och effektiva dataflöden. Kontinuerligt se Arbeta för att öka över möjligheten till extern finansiering extern finansiering via Klimatklivet och olika EU-program. Analys Arbetet har fortgått kontinuerligt under året. Vad gäller möjligheten att ansöka om extern finansiering via Klimatklivet, ställde Naturvårdsverket in den planerade ansökningsperioden i början av året. 3,9 % 5,6 % Andel administrations- och indirekta kostnader Analys -15,49 % 820 mnkr Avvikelse investeringsbudget, % Analys 2,91 3,1 % Direktavkastning Analys Sid. 25 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet I bokslutet har nya marknadsvärden tagits fram med hjälp av extern värderingsfirma. I budget uppskattades fastighetsvärdena uppgå till 19 mdkr, värdet nu uppgår till 21 mdkr. Det är en positiv värdeutveckling som förklarar att nyckeltalet blir lägre. 765 753 Driftkostnad/kvm Analys Lägre kostnader för reparation samt taxebundna kostnader jämfört med budget. Det som gör att nyckeltalet blir lägre än budget är att area har minskat med anledning av projekt som omvandlas från lokal till bostad samt att fastighetsadministrationen är högre än budgeterat vilket påverkar nyckeltalet. -22 -10 Resultat efter finansnetto(mnkr) Analys Förklaringen till lägre utfall är något lägre intäkt jämfört med budget samt högre kostnader för tvist gentemot tidigare driftentreprenör. 25 24,5 Soliditet, % Analys Kommunstyrelsen ska i samarbete med exploateringsnämnden, förskolenämnden, idrottsnämnden, socialnämnden, trafiknämnden, utbildningsnämnden, äldrenämnden, AB Svenska Bostäder, AB Familjebostäder, AB Stockholmshem, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB Sid. 26 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet och Stockholm Vatten och Avfall AB ta fram en handlingsplan för att de kommande åren väsentligt öka andelen extern finansiering av omställnings- och utvecklingsprojekt från EU:s fonder och program samt andra finansiärer Analys Arbetet har fortgått under året. Generellt sett innebär det i praktiken dock ofta betydande svårigheter att planera in detta utifrån bolagets uppkomna behov i förhållande till aktuella utlysningar av möjliga fonder eller program för ansökan om viss extern finansiering. Kommunstyrelsen ska i samarbete med äldrenämnden, Micasa Fastigheter i Stockholm AB och stadsdelsnämnderna genomföra en översyn och förslag på förändrad modell för stadens äldreboendeplanering Analys Bolaget har under hösten deltagit aktivt i förberedelserna inför "Samordnad äldreboendeplanering" (SÄB) som leds av stadsledningskontoret. Äldrenämnden ska i samarbete med Micasa Fastigheter i Stockholm AB utreda hur seniorbostäder kan utvecklas i syfte att öka servicen och skapa möjligheter för att samlokalisera aktivitetscenter, hemtjänst och annan service riktad till äldre Analys Sid. 27 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Bolaget har under året aktivt deltagit i en utredning som genomförts av äldreförvaltningen gällande detta budgetuppdrag. I utredningen konstateras bland annat att det finns en stor samsyn om att staden behöver stärka det förebyggande arbetet och att aktivitetscenter i anslutning till seniorbostäder är en viktig del i detta samt att fler aktivitetscenter därmed behöver tillskapas under kommande år. I utredningen lyfts också en rekommendation om en gemensam begreppsanvändning för aktivitetscenter, träffpunkter, mötesplatser, seniorträffar och övriga benämningar som förekommer inom staden för att tydliggöra att det är samma typer av verksamheter som avses. I propositionen som ligger till grund för den nya socialtjänstlagen som trädde i kraft den 1 juli 2025, är "Träffpunkt för äldre" det begrepp som används för dessa verksamheter och det kan därför finnas anledning för bolaget att fasa ut begreppet aktivitetscenter. 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb Micasa utvecklar sitt arbete utifrån Stockholm stads näringslivspolicy och har en ledande position inom segmentet boende för äldre inom kommunen. Huvuduppdraget är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för stadens verksamheter, samtidigt som en viss del av lokalerna hyrs ut till privata aktörer. Bolaget strävar efter en balanserad sammansättning av hyresgäster, där utbudet kompletterar de huvudsakliga kundernas behov och bidrar till attraktiva, inkluderande miljöer. Sid. 28 (40) Genom välskötta fastigheter som är fullt uthyrda skapas förutsättningar för förbättrad service i närområdet, ökad tillgänglighet för medborgarna samt stimulans av lokal tillväxt och företagsamhet. Bolagets närvaro i hela staden, inklusive ytterstadsstadsdelarna, möjliggör ett positivt bidrag till både social och ekonomisk utveckling. Kontoret i Husby är ett exempel på detta, där bolagets verksamhet bidrar till attraktiva miljöer och stärkt lokalt näringsliv. Upphandlingar utgör ett centralt verktyg för att stimulera tillväxt och företagsamhet. Som beställarorganisation upphandlar bolaget bland annat byggentreprenader samt drift och underhåll av fastigheter. Under året har ett av tre driftområden tagits tillbaka i egen regi för ökad kvalitet och effektivitet. Vid nyproduktionsprojekt sker fördjupad kontakt med marknaden för att presentera projekten och diskutera entreprenadform och affärsmodell. Bolaget deltar aktivt i initiativet Rättvist byggande, som syftar till att motverka ekonomisk brottslighet, illegal arbetskraft och oegentligheter i byggbranschen. Arbetet omfattar tydliga arbetsrättsliga villkor, utbildningar, kartläggning av underentreprenörer samt oannonserade kontroller på byggarbetsplatser. För övriga upphandlade avtal prioriteras uppföljning av externa leverantörer och entreprenörer, kompletterat med externa kontroller inom utvalda avtalsområden. Genom dessa åtgärder bidrar bolaget till stadens satsning mot välfärdsbrottslighet. Bolaget bidrar även till ökad sysselsättning och ungdomsengagemang. Under året har platserna för Stockholmsjobb och ferieplatser utökats, och ett pilotprojekt har genomförts där ungdomar anställts som aktivitetsledare för att samordna trivselaktiviteter för äldre hyresgäster. Projektet utvärderades som framgångsrikt, vilket innebär att satsningen kommer att fortsätta och utvecklas framöver. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Fortsätta följa upp I ökad utsträckning ställda krav avseende tillgängliggöra sociala krav i arbetsplatser genom upphandlade avtal. sociala krav i stadens Analys upphandlingar Bolaget följer upp ställda krav i ordinarie avtalsuppföljning som görs löpande. 23 st 20 st Antal tillhandahållna platser för feriejobb Analys 2 st 1 st Antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb Analys 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med Nyproduktion och omvandling av omsorgsfastigheter och seniorbostäder I enlighet med den stadsövergripande äldreboendeplanen har arbetet under året fortsatt med planering och genomförande av nyproduktion av vård- och omsorgsboenden. Totalt pågår arbete med sex projekt, varav fem befinner sig i tidiga planeringsskeden. Det projekt som ligger närmast i tid är vård- och omsorgsboendet i Årsta, Ånn 7, som påbörjades under hösten 2025 och beräknas färdigställas 2028. För nästa projekt, ett Sid. 29 (40) vård- och omsorgsboende i Bagarmossen, planeras genomförandebeslut i kommunfullmäktige under våren 2026, med byggstart 2028 och färdigställande 2030. En tidigare markanvisning i Riksby, Bromma, utgick under våren 2025 till följd av exploateringskontorets översyn av stadens kommande investeringar. Den gällande äldreboendeplanen visar på ett betydande och långsiktigt behov av fler vård- och omsorgsboenden. Utifrån planeringsinriktningen om 60/40 mellan kommunalt och privat ägande behöver Micasa uppföra minst 23 vård- och omsorgsboenden fram till 2040, och ytterligare boenden fram till 2050. Det reviderade ramprogrammet för vård- och omsorgsboenden utgör grund för bolagets nyproduktion. När det gäller seniorbostäder har bolagets utbyggnadsplan genomförts i den takt som möjliggörs av tillgängliga markanvisningar och projektens ekonomiska förutsättningar. Ambitionen är att utbyggnaden ska följa den demografiska utvecklingen, med särskilt fokus på stadsdelsområden där fastighetsbeståndet i hög grad är otillgängligt. Planering pågår i tidiga skeden för fem nyproduktionsprojekt av seniorbostäder som sammantaget kan tillföra cirka 350 lägenheter. Det första projektet, med drygt 60 seniorbostäder i Årsta (Ånn 7), påbörjades under hösten 2025 och beräknas vara färdigställt 2028. Övriga projekt befinner sig i tidiga skeden. I flera av dessa projekt ingår även nyproduktion av vård- och omsorgsboenden. För att säkerställa en långsiktigt hållbar utveckling kommer bolaget, SLK med flera att analysera förutsättningarna för fortsatt utbyggnad av seniorbostäder och ta fram en strategi för den fortsatta utbyggnaden. Analysen kommer att beakta både bolagets investeringsförmåga och kapacitet, samt de omfattande underhållsbehov som finns i befintligt bestånd. Parallellt med nyproduktion prövas alltid möjligheten att omvandla befintliga boenden till seniorbostäder när stadsdelsförvaltningarna säger upp blockförhyrda lokaler. Under året har fyra ombyggnadsprojekt färdigställts i Enskededalen (Dalen 20), Farsta strand (Edö 1), Axelsberg (Jungfru Lona 2) och Vasastaden (Vasen 3), vilka tillsammans omfattar cirka 430 seniorbostäder. Därutöver pågår omvandlingsprojekt i ytterligare tre fastigheter i Blackeberg, Rågsved och på Kungsholmen, vilka beräknas tillföra drygt 250 seniorbostäder mellan 2026 och 2029. Utredningar i tidiga skeden pågår även för fler fastigheter där framför allt möjligheten att tillskapa fler vård- och omsorgsboenden prövas. Bolaget har även ett nära samarbete med socialförvaltningen kring planering av bostäder för personer med funktionsnedsättning. Arbetet har under året fokuserat på att möjliggöra fler friliggande gruppbostäder utifrån stadens identifierade behov enligt LSS. Ett LSS-boende i Järva är under byggnation och planering pågår i tidiga skeden för ytterligare åtta projekt. I syfte att skapa fler lämpliga lägen pågår en kontinuerlig dialog med SISAB om förvärv av fastigheter där behovet av förskolelokaler minskat. Under året har två tomträtter förvärvats och tillträtts, och styrelsen beslutade i december om köp av ytterligare tre tomträtter med planerat tillträde i april 2026. Särskilda utmaningar vid nyproduktion Bolaget bedömer att det finns betydande utmaningar i att genomföra nyproduktionsprojekt som uppfyller alla krav som ställs och som samtidigt uppfyller förväntan på rimliga hyresnivåer och tillräcklig ekonomisk lönsamhet. Utöver krav i lagar och förordningar ställs även detaljerade krav i detaljplaner och bygglov som i vissa fall riskerar att fördröja eller hindra genomförandet av planerade projekt. Tillgången på lämplig mark utgör en ytterligare begränsning. Nybyggnation av vård- och omsorgsboenden kräver relativt stora volymer och särskild utformning för att verksamheten ska fungera effektivt. Detta förutsätter tomtmark som medger högre och större bebyggelse. Sådan mark är särskilt svår att finna i flera delar av staden. I den stadsövergripande äldreboendeplanen pekas tretton vård- och omsorgsboenden ut fram till 2034–2035. Av dessa är sex pågående projekt, fyra ännu inte lokaliserade men möjliga att utreda, medan mark för tre fortfarande saknas. Erfarenheter från bolagets fem senaste projekt visar att tiden från markanvisning till inflyttning numera uppgår till 11–13 år, vilket innebär en påtaglig risk för förseningar. Detta påverkar både Sid. 30 (40) den samlade boendeplaneringen och möjligheterna att genomföra nödvändiga upprustningar i befintligt bestånd. Mot denna bakgrund ser bolaget positivt på ambitionen att fördjupa samarbetet och samordningen inom staden avseende bland annat markanvisningar och den interna kravställningen vid nybyggnation, vilket är avgörande för att kunna leverera planerade vård- och omsorgsboenden, LSS-bostäder och seniorbostäder i den takt som stadens behov kräver. Omfattande upprustningsbehov i befintliga fastigheter Merparten av bolagets fastigheter är uppförda under 1970- och 1980-talen och står inför omfattande underhållsbehov. Fastigheternas åldersstruktur innebär att flera genomgripande upprustningar kommer att behöva genomföras parallellt. För att hantera detta har bolaget tagit fram en långsiktig fastighetsutvecklingsplan som sträcker sig över cirka femton år. Planen utgår från fastigheternas affärsplaner där fastigheternas tekniska skick, ekonomiska förutsättningar samt verksamheternas behov utvärderas och uppdateras löpande. Fastighetsutvecklingsplanen samverkar med stadens äldreboendeplanering och beaktar behovet av eventuell evakuering av verksamheter i samband med upprustningar samt relationen till planerad nyproduktion. Under året har styrelsen fattat beslut om ett inriktningsärende avseende underhåll och utveckling av en befintlig fastighet samt två genomförandeärenden kopplade till nyproduktion. Utöver pågående projekt kvarstår cirka 15 fastigheter där genomgripande upprustning behöver genomföras inom de kommande åren, vilket innebär behov av tomställning. Alla tomställningar kommer sannolikt inte att kunna lösas genom tillgång till ersättningsfastigheter. En stadsövergripande samsyn och effektiv samordning av evakueringsplaneringen är därför avgörande för att säkerställa genomförandet av fastighetsutvecklingsplanen. Ett nära samarbete med stadens verksamheter och hyresgäster är centralt, vilket bland annat exemplifieras av den pågående dialogen med Kungsholmens stadsdelsförvaltning inför den planerade renoveringen av fastigheten Trossen. Det omfattande underhållsarbetet, i kombination med planerad nyproduktion fram till 2040, kommer att ha stor påverkan på bolagets ekonomi under kommande år. Ekonomin i planen följs därför kontinuerligt upp och för varje fastighet prövas långsiktigt hållbara utvecklingsalternativ. För fastigheter med mycket stora underhålls- eller ombyggnadsbehov som inte bedöms vara strategiskt viktiga kan även andra lösningar övervägas. Servicehus och förändrade behov Under de senaste två åren har flera stadsdelsnämnder beslutat att avveckla servicehus, och ytterligare avvecklingsförslag förväntas. Detta beror dels på en långvarigt minskad efterfrågan på boendeformen och dels på att många av fastigheterna står inför omfattande upprustningsbehov. Servicehusens stora andel gemensamma ytor medför höga ombyggnadskostnader, vilket ofta leder till betydande hyreshöjningar och kostnadsökningar för stadsdelsförvaltningarna. Vid varje sådant ställningstagande är det alltid respektive stadsdelsnämnd som avgör och beslutar om eventuell avveckling av ett servicehus. I vissa fall bedöms fastigheten lämplig att omvandla till vård- och omsorgsboende, vilket aktuell stadsdel i sådana fall beslutar om och beställer av Micasa. I andra fall sägs hyresavtalen upp och fastigheterna kan i stället omvandlas till seniorbostäder efter renovering. Även andra fastighetsekonomiska alternativ kan bli aktuella beroende på förutsättningarna i det enskilda fallet. Service och information till befintliga och framtida seniorhyresgäster Många som söker seniorbostad via Micasas särskilda förmedlingsregler har olika former av behov av stöd och hjälp, vilket innebär ökade förväntningar på bolagets seniorbostadskoncept. Bolaget arbetar därför aktivt med att utveckla information, service och möjliga tilläggstjänster för befintliga och nya seniorhyresgäster. Under året har detta bland annat skett i samarbete med äldreförvaltningen, inom ramen Sid. 31 (40) för ett budgetuppdrag om att utreda hur seniorbostäder kan utvecklas genom samlokalisering av aktivitetscenter, hemtjänst och annan service. Information och marknadsföring av seniorbostäder som boendeform är fortsatt prioriterad, särskilt med anledning av den planerade utbyggnaden. Bolaget har deltagit i olika mötes forum och aktiviteter riktade till äldre inklusive bomässor i Husby och Rågsved, arrangerade av bland annat stadsdelsförvaltningar eller intresseföreningar, Bolaget anordna även öppet hus i nya seniorbostäder som färdigställs. Bolagets arbete med äldre som lever i hemlöshet eller av andra skäl har svårt att komma in på bostadsmarknaden beskrivs under målområde 1.3. Fokusområden för lokal utveckling Micasa bidrar i stor utsträckning till de särskilt utpekade fokusområdena för lokal områdesutveckling, bland annat genom ny- och ombyggnationer av omsorgsfastigheter, seniorbostäder och kontor i Rinkeby, Tensta, Husby, Fasta strand. Rågsved och Skärholmen. Därtill deltar bolaget i lokala fastighetsägarföreningar för att bidra till trygga och attraktiva miljöer, och bolagets egna kontor i Husby stärker även det lokala näringslivet i Järva. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Bolaget arbetar i Bidra till enlighet med framtagen bostadsbolagens mål plan för att skapa nya att tillskapa minst 3 500 seniorbostäder under bostäder under mandatperioden mandatperioden Analys Revidering av planen pågår, men kommer att skifta fokus till en analys av förutsättningarna för att tillskapa nya seniorbostäder. Utifrån detta kommer bolaget därefter att ta fram en strategi för den fortsatta utbyggnaden. Vid behov av periodiskt Pröva andra underhåll prövar bolaget i alternativ för fastigheter dialog med med underhållsbehov stadsdelsnämnderna och som inte är alternativ användning av långsiktigt strategiskt fastigheten såsom viktiga för bolaget. omvandling till seniorbostäder Analys I dialog med berörda stadsdelsförvaltningar prövas alltid möjligheten att inför underhåll anpassa uppsagda lokaler till seniorbostäder eller vård- och omsorgsboende för att möta ökade behov av goda bostäder för äldre. Under året har arbetet fortgått med projekt för anpassning till seniorbostäder i flera Sid. 32 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet fastigheter. Vid tillskapandet av nya Skapa fler bostäder seniorbostäder arbetar som målgruppen har bolaget för att hålla nere råd att efterfråga genom byggkostnader och nyproduktion eller i hyresnivåer bolagets befintliga Analys fastigheter Bolaget strävar alltid efter att hålla nere byggkostnader för att i förlängningen kunna erbjuda rimliga hyresnivåer för seniorhyresgäster. Detta är i praktiken dock en utmaning i förhållande till de utökade kraven och kostnaderna som bolaget inte kan påverka. Tillsammans med Tillsammans med bostadsbolagen utreda och Micasa Fastigheter i diskutera hur ett samarbete Stockholm AB pröva att kan kunna se ut. samordna planering av Analys byggprojekt. Exempelvis kan Under året har dialoger bostadsbolagen inneha projekt som lämpar sig med bostadsbolagen bättre för Micasa och fortsatt med fokus på att vice versa utveckla gemensamma arbetssätt och identifiera lämpliga projekt för samverkan. Arbetet har bland annat omfattat deltagande i bolagsövergripande forum där erfarenheter och behov utbyts för att stärka samordningen inom stadens fastighetsutveckling. I kommande projekt, såsom nyproduktionen i Hagastaden, planeras ett fördjupat samarbete med Svenska Bostäder. Fortsatt arbete med Utveckla arbetet bolagets med att integrera fastighetsutvecklingsplan i äldreboendeplaneringen dialog med och behovssituationen i stadsdelsförvaltningarna arbetet med och äldreförvaltningen. underhållsplaneringen Analys Arbetet med fastighetsutvecklingsplanen och tillhörande dialog med stadsdelsförvaltningarna och äldreförvaltningen har pågått kontinuerligt under Sid. 33 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet året. 69 242 Antal påbörjade hyresrätter av stadens bostadsbolag Analys Bolaget kommer inte nå det prognostiserade målvärde för helåret på grund av en för vid tolkning när ombyggnadsprojekt påbörjas vilket har medfört att projekt som har byggstart längre fram initialts räknades med. Bolaget har påbörjat grundarbetet för 63 seniorbostäder i Årsta och 6 LSS-bostäder i Husby under hösten 2025. Kommunstyrelsen ska i samarbete med exploateringsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, trafiknämnden, Enskede- Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd, Stockholms Stads Parkerings AB, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, SISAB och andra berörda nämnder föreslå och genomföra åtgärder för utveckling av Rågsveds centrum med omnejd, inom ramen för arbetet med Fokus Hagsätra-Rågsved Analys Under året har aktiv medverkan skett i arbetet med utvecklingen av Rågsveds centrum och dess närområde, bland annat inom ramen för projektet Bygeln. Arbetet har omfattat dialoger med kommunen, kunder och boende för att identifiera behov och möjligheter som kan bidra till en långsiktigt hållbar utveckling av området. Sedan flera år bedrivs även ett kontinuerligt samarbete inom Sid. 34 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet fastighetsägarföreningen i Rågsved där fokus ligger på att stärka trygghet, tillgänglighet och trivsel i området. 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb I samband med tillträdet av en ny VD under 2025 har bolaget intensifierat arbetet med att tydliggöra sin affär, prioriteringar och långsiktiga inriktning. Organisationen har justerats för att bättre möta nuvarande behov och framtida utveckling, med fokus på effektivitet och förmåga att leverera bolagets uppdrag. Bolaget arbetar aktivt med att vara en lärande organisation, vilket är avgörande för att utveckla och bibehålla kompetens samt för att kontinuerligt förbättra interna processer och arbetssätt. För att säkerställa god personalförsörjning och vara en attraktiv arbetsgivare pågår långsiktiga insatser inom ”employer branding” och strukturerad kompetensplanering för både chefer och medarbetare. Ledarskapet utvecklas systematiskt i enlighet med Stockholms stads chefsprofil, vilket säkerställs genom årliga interna chefsutvecklingsprogram. Under året har bolagets chefer utbildats i psykologisk trygghet och förändringsledning, och ett nytt internt chefsprogram för blivande chefer har startats för tre personer. Utbildningsinsatser för medarbetarna genomförs löpande utifrån behov. Under året har två introduktionsdagar hållits för nyanställda, och ett nytt kollektivavtalsområde tecknades för medarbetarna i bolagets interna driftområde i västerort. Bolagets totala AMI-resultat har ökat med ytterligare två procentenheter under året. Arbetet med handlingsplaner för att behålla och förbättra resultatet pågår aktivt inom respektive enhet. Pulsmätningar har införts regelbundet för att kontinuerligt följa medarbetarnas trivsel och arbetsmiljö. Under 2025 blev Micasa certifierade som ett "Great Place To Work", vilket stärker bolagets profil som en attraktiv arbetsgivare inom allmännyttan. Bolaget säkerställer lagkrav på årlig lönekartläggning, arbetar aktivt för likabehandling vid rekrytering och främjar en föräldravänlig arbetsplats. Förberedelser har påbörjats inför det nya EU-direktivet om lönetransparens som träder i kraft 2026. Arbetet med en successionsplan har inletts för att trygga framtida chefsvakanser och säkerställa kontinuitet i bolagets ledning. Sammantaget stärker dessa insatser bolagets förmåga att attrahera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare, vilket är avgörande för att uppfylla bolagets långsiktiga mål och stadens förväntningar. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Löpande arbete Arbeta för att med aktiva åtgärder för stadens medarbetare att förebygga inte utsätts för hot, diskriminering och rasism eller otillbörlig hot/våld. påverkan Analys Löpande arbete pågår. Strukturerad uppföljning av aktiva åtgärder per enhet Sid. 35 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet sker i ILS. 85 84 Aktivt Medskapandeindex Analys 2,7 % 3 % Sjukfrånvaro Analys 1,3 % 2 % Sjukfrånvaro dag 1-14 Analys Kommunstyrelsen ska i samråd med fastighetsnämnden, Micasa Fastigheter i Stockholm AB och SISAB verka för att implementera ”cykelvänlig arbetsplats” i samarbete med stadens verksamheter Analys Arbetet med att skapa cykelvänliga arbetsplatser har fortsatt under året och är en del av det övergripande hållbarhetsarbetet. I planeringen av kommande nyproduktion säkerställs redan i tidiga skeden att stadens parkeringstal för cyklar uppfylls. Vid befintliga fastigheter finns väderskyddade cykelställ och möjlighet till låsta parkeringar och i vissa byggnader även cykelparkering inomhus. På kontoret erbjuds lånecyklar till medarbetare, och temadagar med cykelreparatör planeras vid utvalda fastigheter för att uppmuntra till ökat cyklande. Sid. 36 (40) 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Samtliga åtgärder inom ramen för årets RSA har genomförts, med undantag för en IT-relaterad åtgärd som har fördröjts på grund av förändringar i systemmiljön. Genomförda åtgärder har omfattat bland annat krisövningar, översyn av reservkraft, kravställningar i upphandlingar och utveckling av projekteringsanvisningar. Bolaget fortsätter arbetet med att säkerställa kontinuitet i kritiska tekniska system, såsom el-, värme- och vattenförsörjning, i nära dialog med staden. Under året har samtliga skyddsrum inventerats och åtgärder har genomförts i ett antal av dessa. Större åtgärder är budgeterade och planeras att utföras under 2026. Micasa deltar aktivt i stadens sektorsorganisation för civil beredskap och ingår i två av de tio sektorerna: "Hälsa, vård och omsorg" samt "Räddningstjänst och skydd av civilbefolkningen". Under året har sektorerna arbetat med att ta fram SRSA samt uppdaterade beredskapsplaner, vilket stärker bolagets förmåga att bidra till stadens övergripande krisberedskap och säkerställa trygghet för hyresgäster och verksamheter. Informationssäkerhetsarbete Bolaget arbetar systematiskt och förebyggande med informationssäkerhet för att skydda verksamhetens information och IT-system. Arbetet omfattar etablerade rutiner, riskbedömningar samt tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Löpande uppföljning och förbättringar säkerställs för att verksamheten ska uppfylla gällande krav och standarder, vilket stärker både bolagets driftssäkerhet och förtroendet hos hyresgäster och samarbetspartners. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet 76,9 % 70 % Andel elektroniska inköp Analys 100 % 100 % Andel prioriterade avtal där uppföljning genomförts Analys 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Micasa arbetar kontinuerligt för att stärka tryggheten i och runt bolagets fastigheter. Skalskyddet vid ett antal byggnader uppdateras och förstärks löpande enligt plan och behov. Under året har ett pilotprojekt enligt konceptet Trygga trappan genomförts för att utvärdera möjligheten att införa arbetssättet i större skala i beståndet. Ett av fokusområdena under året har varit att öka den upplevda tryggheten i utemiljön kring bolagets byggnader genom åtgärder inom växtlighet och belysning. För att främja trygga och attraktiva stadsdelar deltar bolaget aktivt i lokala fastighetsägarföreningar och samverkar med polisen samt civilsamhället i trygghetsfrågor. Välfärdsbrott Bolaget arbetar också systematiskt för att motverka välfärdsbrott. Leverantörer följs upp kontinuerligt för att säkerställa att de levererar enligt avtal samt följer gällande lagar och förordningar. En tydlig årlig plan har Sid. 37 (40) tagits fram med ansvarsfördelning för arbetet, och för att ytterligare stärka uppföljningen av leverantörer planeras rekrytering av en avfallscontroller för att följa upp avfallsleverantörer. Micasa Fastigheter är medlem i Rättvist byggande, vilket innebär att kontinuerliga kontroller sker i bolagets byggprojekt för att säkerställa att inga oegentligheter förekommer och att arbetsmiljökrav uppfylls. Under året har även mindre ramavtalsområden och underhållsprojekt kontrollerats inom ramen för arbetet. Vid uppstartsmöten i samtliga upphandlingar diskuteras risker för välfärdsbrott, muta och jäv. Bolaget har dessutom en visselblåsartjänst där vem som helst kan rapportera misstänkta oegentligheter. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Utveckla arbetet med I samråd med brandinstruktörsenheten Storstockholms Analys Brandförsvar göra en översyn av Micasa Fastigheter har behovsprövat boende sedan samarbetsavtalet (till exempel vård- och om brandinspektörer stödboenden) för att säkerställa att de har tecknades haft ett skäligt brandskydd kontinuerliga uppföljningsmöten, bokat in informationsmöten i samtliga fastigheter med seniorbostäder och genomfört uppföljningsmöten vid brandincidenter eller bränder tillsammans med brandinstruktörerna. Samarbete med I samverkan med brandförsvaret och Storstockholms lokalintendenterna för att brandförsvar och förbättra det stadsdelsnämnderna brandförebyggande utveckla det arbetet brandförebyggande Analys arbetet Micasa Fastigheter har en kontinuerlig dialog med brandförsvaret och lokalintendenter kring brandsäkerhet och brandsäkerhetsarbete. I ett samverkansavtal med brandförsvaret sker nu sedan den första maj 2024 ett arbete med årlig förebyggande information i alla seniorbostäder och uppföljande möten vid incidenter eller olyckor. Micasa kommer att Ingå i delta i arbetet för att utvecklingsarbetet med motverka välfärdsbrott samordnad tillsyn, som Analys leds av kommunstyrelsen i Micasa Fastigheter arbetar syfte att förebygga, upptäcka och hantera sedan länge med att välfärdsbrott samt ingå motverka väldfärdsbrott i utvecklingsarbetet när det gäller såväl Sid. 38 (40) Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet med ett gemensamt upphandling, som digitalt verktyg för förvaltning och uthyrning. delad information Under de senaste åren har nya rutiner för avtalsuppföljning införts och ett nytt system för att genomföra bakgrundskontroller har införts. Bolaget kommer fortsatt att avsätta tid och resurser för att utveckla arbetet och motverka väldfärdsbrott. Bolaget deltar i lokala Med stöd i lokal fastighetsägarföreningar lägesbild och analys för att stärka tryggheten i vidta sociala och närområdet situationella Analys brottsförebyggande och trygghetsskapande Bolaget har under året åtgärder utifrån det egna ansvarsområdet fortsatt sitt engagemang och deltar i styrelsearbete i fastighetsägarföreningar som arbetar enligt BID för att säkerställa ökad trygghet i närområdet. I fastighetsägarföreningarna sker även trygghetsåtgärder kring bolagets fastigheter genom samarbete, trygghetsskapande åtgärder och stöd till lokala trygghetsinitiativ 80 76 Rent och snyggt Analys 85 84 Serviceindex Analys 85 85 Trygghetsindex Analys 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Micasa arbetar för att delta i internationella samarbeten som möjliggör erfarenhetsutbyte, kunskapsöverföring och forskning, samt undersöker möjligheten att delta i EU-finansierade projekt. Under året har bolaget bland annat tagit emot studiebesök från Finland och Ukraina. Bolaget är även engagerat i stadens nätverk inom områden som handlingsplanen för en åldersvänlig stad, Sid. 39 (40) digitalisering inom äldreomsorgen samt referensgruppen för stadens Verklighetslabb. Syftet är att främja kunskapsutveckling och forskning som stärker insatser för stadens äldre. Samarbete med föreningslivet är en viktig del i arbetet med att utveckla bolagets tjänster så att de blir tillgängliga och inkluderande för olika målgrupper. Exempelvis samverkar Micasa med kommunstyrelsens pensionärsråd samt råd för personer med funktionsnedsättning. För att främja systematiskt innovationsarbete inom bolaget har ett internt innovationsråd etablerats, vilket stödjer utveckling av nya arbetssätt, tjänster och lösningar för att förbättra både verksamheten och hyresgästernas upplevelse. Tillit genom information, delaktighet och inflytande Micasa arbetar kontinuerligt med olika forum för att säkerställa information, delaktighet och inflytande för bolagets hyresgäster. Detta sker bland annat genom trivselråd och husmöten, där hyresgäster ges möjlighet att framföra synpunkter och påverka sin boendemiljö. Felanmälningar hanteras systematiskt och prioriteras för att säkerställa en snabb och bra hantering. Resultaten från bolagets enkätundersökningar används aktivt för att utveckla både verksamheten och fastigheterna. Bolaget för även en löpande dialog med pensionärsorganisationer och äldre i allmänhet för att informera om bolagets seniorbostäder. Informationen sprids via möten i lokala pensionärsråd, medlemsmöten i olika pensionärsorganisationer samt vid andra sammankomster för äldre som anordnas av stadsdelsförvaltningar eller intresseföreningar. Under året har företrädare för bolaget deltagit vid flera torgmöten och en trygghetsdag inom en stadsdelsförvaltning, öppet hus för personer över 80 år i en annan stadsdelsförvaltning samt två bomässor som Svenska Bostäder arrangerat för sina hyresgäster. Likabehandling och mänskliga rättigheter Micasa arbetar löpande för att säkerställa likabehandling och jämställdhet inom hela bolaget. Bolagets kontor och webbplats är tillgänglighetsanpassade, och lagkrav på årlig lönekartläggning efterlevs systematiskt. Vid varje rekrytering genomförs ett aktivt arbete för att säkerställa likabehandling, och bolaget verkar kontinuerligt för att vara en föräldravänlig arbetsplats. Under året har bolaget implementerat ett nytt intranät som stärker möjligheten till kunskapsdelning och intern information. Interna undersökningar visar på höga resultat gällande jämställdhet och likabehandling. I AMI-undersökningen uppmättes 85 (+1) avseende “Lika rättigheter och möjligheter”, och i undersökningen Great Place To Work rapporterades 90 för jämställdhet och 93–94 för att alla behandlas lika oavsett ålder, etnicitet eller sexuell läggning. Bolaget har även arbetat med att möta behovet av seniorbostäder med HBTQI-inriktning. Som ett led i ett budgetuppdrag från 2024 har dialog förts med relevanta intresseorganisationer. Efter kontinuerlig kontakt med en hyresrättsförening med HBT-inriktning, som sedan 2013 blockförhyr ett antal seniorbostäder av Micasa, tecknades i juli 2025 ett nytt avtal om blockförhyrning av 18 seniorbostäder i fastigheten Dalen 20. Detta bidrar till trygga och inkluderande boenden för HBTQI-personer. Agenda 2030 Micasa har under flera år utgått från FN:s globala mål för hållbar utveckling i bolagets hållbarhetsarbete. De 17 målen och deras 169 delmål har värderats genom en intressent- och väsentlighetsanalys för bolaget. Delmålen har anpassats till bolagets verksamhetsnivå och prioriterats utifrån relevans och genomslagskraft. Av de 169 delmålen har 13 valts ut som särskilt prioriterade för Micasas verksamhet, och dessa integreras i den löpande verksamhetsplaneringen. Exempel på prioriterade områden är trygga och prisvärda bostäder, klimatförebyggande insatser, effektivitet/transparens/tillförlitlighet, biologisk mångfald, antikorruption samt resurseffektivitet. I bolagets stödsystem för uppföljning (ILS) har dessa prioriterade mål kopplats till respektive hållbarhetsmål, vilket möjliggör systematisk uppföljning och styrning av Micasas hållbarhetsarbete. Sid. 40 (40) Dataskydd En årlig GDPR-rapport sammanställs årligen av bolagets dataskyddsombud enligt gällande instruktioner. Systematiskt kvalitetsarbete Bolagets kvalitetsarbete utgår från Stockholms stads kvalitetsprogram. Under året har ett antal processer beskrivits eller vidareutvecklats för att säkerställa ständig förbättring samt ökad effektivitet och kvalitet i verksamheten. Parallellt har bolaget påbörjat arbetet med att förtydliga behov och strategier för bolagets digitala utveckling i en så kallad ”Digital färdplan”. Uppföljning av intern kontroll Internkontrollprogrammet följs upp löpande i samband med bolagets interna revisioner. Bolaget bedömer att den interna kontrollen under 2025 har varit tillräcklig. Planerade kontroller har genomförts och åtgärder har vidtagits, eller kommer att vidtas, där brister eller förbättringsmöjligheter identifierats. Resultatet av uppföljningen dokumenteras och redovisas i bolagets ILS-rapport. Bolagsstyrelsens mål för Indikator Periodens utfall Årsmål Aktivitet verksamhetsområdet Arbeta enligt framtagen innovationsstruktur för att främja att innovationsprojekt genomförs under året Analys Arbetet har pågått på olika sätt genom hela organisationen under året. Bolagets innovationsråd arbetar enligt framtaget arbetssätt. Övrigt --- [Bilaga 2. Resultaträkning 2025.pdf] Resultaträkning bokslut 2025 R H H Ö Ö S D P T F M S D F B A R U R R R e s u lt a t r ä k n in g M ic a s a F a s t ig y r e s in t ä k t e r b o s t ä d e r y r e s in t ä k t e r lo k a le r v r ig a h y r e s in t ä k t e r v r ig a f ö r v a lt n in g s in t ä k t e r u m m a in t ä k t e r r if t k o s t n a d e r la n e r a t u n d e r h å ll a x e b u n d n a k o s t n a d e r a s t ig h e t s s k a t t a r k a v g if t e r u m m a f a s t ig h e t s k o s t n a d e r r if t n e t t o a s t ig h e t s a v s k r iv n in g a r R U T T O R E S U L T A T d m in is t r a t io n o c h p e r s o n a lk o s t e s u lt a t s å ld a f a s t ig h e t e r o c h in v t r a n g e r in g a r Ö R E L S E R E S U L T A T ä n t e n e t t o e s u lt a t f ö r e s k a t t h n e e a n t d t e e a r r r ie r U t f 1 a ll 2 5 5 7 6 2 8 1 3 4 2 2 0 - 2 2 9 - 9 9 - 1 7 2 - 1 4 - 5 3 - 5 6 8 6 5 2 - 3 0 3 3 4 8 - 1 9 4 - 2 6 1 2 7 - 1 4 9 - 2 2 0 2 3 0 0 7 3 3 4 0 5 7 0 4 5 7 6 1 4 2 2 7 8 1 8 5 6 3 1 2 7 0 4 6 8 5 7 6 3 7 5 5 5 1 1 2 1 4 2 7 3 7 5 1 4 1 4 0 6 6 B u d g e t 5 6 6 5 1 1 2 3 - 2 3 - 9 - 1 8 - 1 - 5 - 5 8 6 4 - 3 1 3 3 - 1 7 - 2 1 3 - 1 4 - 1 2 2 2 1 3 0 6 5 1 3 3 0 9 4 5 6 1 8 8 0 0 7 9 1 3 2 9 0 2 8 3 3 9 4 4 0 0 4 4 0 2 3 7 9 4 4 2 0 0 2 9 4 0 4 6 0 0 5 5 0 5 2 5 6 5 8 7 1 0 0 4 2 5 0 5 7 0 8 8 0 U t f a ll 2 5 1 7 6 2 5 1 3 0 1 1 7 5 - 2 3 4 - 1 2 7 - 1 7 4 - 1 2 - 4 9 - 5 9 7 5 7 7 - 3 1 0 2 6 7 - 1 6 7 1 1 - 4 1 0 6 - 1 4 4 - 3 8 0 8 6 0 6 2 1 7 6 0 0 5 6 0 5 9 1 7 0 1 0 2 6 6 3 5 2 7 2 2 5 1 9 2 5 7 7 8 0 8 7 8 4 6 8 2 8 3 5 4 7 3 6 5 8 3 5 3 5 3 4 2 8 --- [Bilaga 3 - Stora projekt.pdf] Budget inkl Upparbetat Avvikelse Beräknad Tidpunkt för Prognos totalt Upparbetat år Avvikelse Prognostiserad Bolag Projekt Fas I prisnivå Budget (mnkr) index t.o.m. 2025-12-31 indexerad sluttid enligt Kommentar beslut (mnkr) 2025 (mnkr) kostnad sluttid (kv/år) (mnkr) (mnkr) kostnad beslut (kv/år) Micasa Fastigheter Hagastaden nyb VoB maj 2020 0 379 -2 2025 Q1 2031 Q1 Reviderat inriktningsbeslut – planerat I 01-okt-20 3 79 mars 2026 styrelse. Minusbelopp, 0% vidarefakturerat till Sdf. Micasa Fastigheter Dalen 20 omb till senior juni 2020 424 523 523 520 69 2025 Q1 2025 Q2 Indexerat beloppet från G 30-nov-20 genomförandebeslutet för att kunna 23% -1% jämföra med slutkostnadsprognos. Micasa Fastigheter Edö 1 - Hus B omb Senior G 21-apr-22 januari 2022 293 307 308 64 5% 2024 Q3 2025 Q2 Micasa Fastigheter Slakthusområdet I 29-maj-23 september 2022 496 2 496 0 0% 2029 Q4 2031 Micasa Fastigheter Vasen omb senior G 19-okt-23 augusti 2023 270 248 263 110 -3% 2025 Q2 2025 Q3 Micasa Fastigheter Bygeln - UH, Senior, Kontor augusti 2023 349 44 349 24 2028 Q3 G-beslut i två delar i bolagsstyrelse under 2026. G-beslut styrelse agenda jan 2026. I 29-jan-24 (Sluttid för hela projekt inte med i tjut/I- 0% beslut 2023) Micasa Fastigheter Mälteriet 2 - Underhåll G 06-maj-24 december 2023 372 416 99 395 56 -5% 2028 Q1 2028 Q1 Micasa Fastigheter Dalbon senior och UH G 13-jun-24 mars 2024 265 280 166 261 120 -7% 2026 Q2 2026 Q2 Micasa Fastigheter Trossen 13 I 02-dec-24 november 2023 778 902 14 902 11 0% 2029 Q1 2030 Q1 Micasa Fastigheter Ånn 7 nyb VoB G 16-jun-25 oktober 2024 550 569 93 575 61 1% 2028 Q1 2028 Q1 Micasa Fastigheter Svärdet 8 - Omb I 18-jun-25 maj 2025 256 281 4 281 2 0% 2029 Q2 2029 Q2 Micasa Fastigheter Bergholmsbacken nyb VoB 12 9 2028 Q4 G-beslut taget i styrelse dec 2025, G 09-dec-25 förväntar KF beslut under 2026. Belopp 2027 Q1 utelämnas maa sekretess 4 432 2 971 1 512 4 729 523 Kommentarer: Momsen kaninte lyftas under uppförande och ingår i utfallet fram tills ekonomiskt avslut är genomfört. --- [Bilaga 4. Uppfoljning av Intern kontroll Bolagen (Micasa).pdf] Sid. 1 (7) 2026-01-13 Uppföljning av Intern kontroll Bolagen 2025 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se Sid. 2 (7) Innehållsförteckning Bedömning av bolagets interna kontroll ....................................................................................................... 3 Uppföljning av bolagets internkontrollplan .................................................................................................. 3 Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen................................................................... 3 Sid. 3 (7) Bedömning av bolagets interna kontroll Tillräcklig Analys En internkontrollplan tas för varje år fram utifrån de riskområden som identifieras vid bolagets risk- och väsentlighetsanalys. Internkontrollen syftar till att säkerställa styrbarhet, säkerhet och effektivitet i en organisation och verksamhet. Micasa Fastigheter arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetsprocesser och att dokumentera dessa. Internkontrollarbetet är integrerat med det granskningsarbete som görs i bolagets miljö- och energiledningssystem. Internkontrollen har utförts av de internrevisorer som har certifierats genom utbildning. Denna rapport sammanfattar de interna granskningar som har genomförts under året utifrån internkontrollplanen. Utifrån den internkontrollplanen har följande områden granskats; • Planerat underhåll • Byggprojekt • Avtal och avrop • Förbättring och arbetssätt • Samverkansavtalsuthyrning • Trygghetsarbete och nyckelhantering Nedan redovisas utgångspunkterna för revisionen och resultatet av genomförd internrevision vid Micasa Fastigheter under 2025. Utöver revision utifrån internkontrollplanen följer bolagets internrevisorer ett antal områden utifrån standarderna ISO 14 001 (miljö) och 50 001 (energi) och bolagets arbetssätt. Detta görs för att säkerställa ovan nämnda standarder uppfylls. Bolaget bedömer att den interna kontrollen under år 2025 har varit tillräcklig. Planerade kontroller har genomförts och åtgärd har vidtagits eller kommer att vidtas där brister/förbättringsmöjligheter har identifierats. En sammanfattning av resultatet från bolagets övriga punkter från internrevisionen återfinns nedan. Uppföljning av övrig intern revision Under året har internrevisionen även sett över arbetssätt för bland annat nödlägesberedskap, fastighetsvärdering, anskaffning av fastighet och uppföljning. Sammantaget visar revisionerna på en god följsamhet mot beskrivna processer. Ett antal avvikelser och förbättringsförslag har noterats och hanterats. Utifrån det har ett antal förtydligande och komplettering gjorts i vissa processbeskrivningar. Uppföljning av bolagets internkontrollplan Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Bolagsstyrning Risk för att bolagets rutiner Ingen avvikelse Internrevision avseende kommunikation inte efterlevs. Analys VB 2025 Följdes upp av den interna revisionen Sid. 4 (7) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet under 2024. Fastigheter Att felprioriteringar av planerat Mindre avvikelse Internrevision underhåll görs så att fastigheterna inte uppfyller verksamhets- och myndighetskrav, vilket kan påverka Analys VB 2025 såväl person, egendom och miljö. Revisionen konstaterar att det finns ett beskrivet arbetssätt för underhållsplanering som efterlevs. Avvikelse konstateras dock att det saknas systemstöd för underhållsplanering, idag finns dokumentationen på flertal ställen. Det pågår dock ett arbete med implementering av ett nytt systemstöd. Att nycklar tappas bort, vilket både Ingen avvikelse Internrevision är en risk för att obehöriga får tillgång till fastigheten samt stora kostnader för byte av låssystem. Analys VB 2025 Arbetssätt finns beskrivet och efterlevs. Inga avvikelser är noterade. Att tjänsten tillsyn, skötsel och Ingen avvikelse Internrevision avhjälpande underhåll från driftleverantör inte tillhandahålls enligt avtal och bolagets fastigheter inte sköts Analys VB 2025 på ett korrekt sätt. Följdes upp av interna revisionen 2024. Att vi saknar informationstillgångar Ingen avvikelse Internrevision Analys VB 2025 Följdes upp av interna revisionen 2024. Förtroenderisk - att vi säljer till en Ingen avvikelse Internrevision icke seriös aktör Analys VB 2025 Följdes upp av interna revisionen 2024. Kundkontakter Att bolaget får en större mängd Ingen avvikelse Internrevision outhyrda lägenheter pga dålig planering för större projekt, vilket kan påverka bolagets ekonomi allvarligt. Analys VB 2025 Följdes upp av interna revisionen under 2024. Att felanmälanärenden prioriteras Ingen avvikelse Internrevision Sid. 5 (7) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet fel, vilket kan påverka verksamheter och minska kundnöjdhet och ge stora Analys VB 2025 konsekvenser för avhjälpandets tid och kostnad. Följdes upp av interna revisionen 2024. Att uppsägningar som godkänns där Ingen avvikelse Internrevision lokalerna sedan blir svåra att hyra ut Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att det finns ett väl fungerande arbetssätt som efterlevs. Arbetssätt är åt det mer komplexa hållet med många roller som är inblandade. Det finns dock en tydlig gränsdragning mellan rollerna. Ett fåtal förbättringsförslag har identifierats. 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Bolagsstyrning Att beskrivna arbetssätt inte Ingen avvikelse Internrevision överensstämmer med praktiskt utförande/inte är uppdaterade. Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar det finns ett väl fungerande arbete som är beskrivet. Ett antal förbättringsförslag lämnades, bland annat med att lyfta nyttan av ledningssystemet. Att beskrivna arbetssätt och process Ingen avvikelse Internrevision inte följs Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar det finns ett väl fungerande arbete som är beskrivet. Ett antal förbättringsförslag lämnades, bland annat med att lyfta nyttan av ledningssystemet. Att bolagsmål inte bryts ned till Ingen avvikelse Internrevision avdelnings-/enhets- och medarbetarmål på ett bra sätt, vilket medför svårigheter att arbeta utifrån målen. Analys VB 2025 Följdes upp av den interna revisionen under 2024. Att förbättringsförslag och Ingen avvikelse Internrevision uppföljningsarbete inte används för att utveckla arbetssätt och rutiner. Analys VB 2025 Sid. 6 (7) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Interna revisionen konstaterar det finns ett väl fungerande arbete som är beskrivet. Ett antal förbättringsförslag lämnades, bland annat med att fortsätta utveckla samordningen av utvecklingsprojekt vilket kommer ske under 2026. Brister i informationskvalitet Ingen avvikelse Internrevision Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar det finns ett väl fungerande arbete som är beskrivet. Stöd Att rutinen inte följs Ingen avvikelse Internrevision Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att bolaget har en tydlig process för hantering av avtalsuppföljning, där det finns tydliga skriftliga rutiner som efterlevs. Inga avvikelser är noterade. 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Kundkontakter Att resultatet av hyresförhandlingar Ingen avvikelse Internrevision leder till att nödvändiga åtgärder i fastigheterna inte kan vidtas. Analys VB 2025 Följdes upp av den interna revisionen under 2024. Av bolaget redovisade Ingen avvikelse Internrevision förvaltningskvalitet bygger på osäker data, vilket påverkar resultat och förhandlingar negativt. Analys VB 2025 Följdes upp av interna revisionen under 2024. Projekt Förseningar på grund av otillräcklig Ingen avvikelse Internrevision dialog med kund som ger långa beslutstider. Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att det finns tydliga rutiner som efterlevs. Förbättringsförslag har lämnat att fler Sid. 7 (7) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet roller bör involveras för att förbättra kunddialogen. Illegal arbetskraft används i Ingen avvikelse Internrevision projekten Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att tydliga rutiner finns som i stort efterlevs. Kraftiga förseningar uppstår i Ingen avvikelse Internrevision bolagets planering av utveckla av våra fastigheter på grund av behovsanalysen inte tillräcklig. Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att det finns tydliga rutiner som efterlevs. Projektet blir väsentligt dyrare än Ingen avvikelse Internrevision vad som beslutats. Analys VB 2025 Interna revisionen konstaterar att det finns tydliga rutiner som efterlevs. --- [Bilaga 5 - ILS-rapport - Intern verksamhetsberättelse.pdf] Uppföljningsrapport Micasa Fastigheter i Stockholm AB VB 2025 Innehållsförteckning Sammanfattning .........................................................................................................3 Bolagsmål: Bolaget ska vara ledande i att långsiktigt och hållbart äga, förvalta och utveckla tillgängliga och trygga fastigheter ................................................................3 Bolagsmål: Bolaget har nöjda kunder genom att erbjuda attraktiva boendemiljöer och verksamhetslokaler ....................................................................................................5 Bolagsmål: Bolagets verksamhet ska är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar ......6 Bolagsmål: Bolaget ska vara en attraktiv arbetsgivare och en lärande organisation med kompetenta och engagerade medarbetare ..............................................................10 Sammanfattning Under året har bolaget fortsatt genomförandet av fastighetsutvecklingsplanen. Arbetet pågår för närvarande med sex nya vård- och omsorgsboenden. Projektet i Ånn 7, Årsta, byggstartades under hösten 2025 och beräknas stå färdigt 2028. Under 2025 fortsatte Micasa Fastigheter arbetet mot det långsiktiga målet att bygga 1 500 nya seniorbostäder fram till 2040. Under året färdigställdes fyra projekt med totalt 429 bostäder. Kundnöjdheten steg under året, där serviceindex ökade med 2,2 procent. I oktober påbörjades drift i egen regi i Västerort och för att effektivisera fastighetsförvaltningen installerades sensorer i ett antal fastigheter. Energianvändningen minskade till 111,75 kWh per kvadratmeter, samtidigt som tre nya solcellsanläggningar ökade den totala produktionen till 458 MWh. Under året pågick även förberedelser inför lanseringen av en ny hemsida, som planeras att lanseras under första kvartalet 2026. AI-lösningar i kundtjänsten för att förbättra service och effektivitet. Dessutom certifierades bolaget som Great Place to Work. I början av mars tillträdde Katarina Wåhlin Alm som ny vd för Micasa Fastigheter i Stockholm AB, efter Maria Mannerholm. Under året har bolagets affärsplanering utvecklats med fyra tydliga fokusområden som utgör grunden för det framtida arbetet. Parallellt har en digital färdplan påbörjats och samordningen av bolagets utvecklingsprojekt stärkts för att öka effektiviteten och framdriften. Bolagsmål: Bolaget ska vara ledande i att långsiktigt och hållbart äga, förvalta och utveckla tillgängliga och trygga fastigheter Arbete utifrån fastighetsutvecklingsplanen Under året har bolaget fortsatt genomförandet av fastighetsutvecklingsplanen. Arbetet pågår för närvarande med sex nya vård- och omsorgsboenden. Projektet, Ånn 7 i Årsta, byggstartades under hösten 2025 och beräknas stå färdigt 2028. Under året har bolaget fortsatt arbetet med att skapa nya seniorbostäder, i linje med det långsiktiga målet om 1 500 nya bostäder till 2040. Följande projekt har färdigställts: • 205 bostäder i Enskededalen • 106 bostäder i Farsta strand • 32 bostäder i Axelsberg • 86 bostäder i Vasastaden Uthyrning och inflyttning pågår i samtliga projekt. Utveckling av fastighetstekniska system Bolaget fortsätter moderniseringen av fastighetsautomationssystemen, med en ny strategi för överordnade Scadasystem och pågående arbete med att integrera tekniska system och sensorer mot ett gemensamt system. För att effektivisera driften har sensorer utökats i 15 fastigheter, och nya funktioner har införts i projekteringsanvisningarna. Drift i egen regi i Västerort Arbetet med att starta upp drift i egen regi i Västerort har fortskridit under året. Bland annat har rekryteringar slutförts, systemstöd för arbetsorderhantering har testats och godkänts och nya system för tillsyn och skötsel har implementerats. Förberedelserna för driftkontoret pågår med planerad inflyttning under 2026. Fastighetstekniska piloter För att utveckla verksamheten genomförs även tekniska piloter. • Mätning av tömningsfrekvens för olika fraktioner i sopkärl. • Reglering av inomhusmiljö med hjälp av IoT-lösningar, såsom trådlösa givare. Underhållsplanering Under året har bolaget utvärderat systemstöd för underhållsplanering. Implementeringen av det nya systemet planeras att påbörjas under 2026. Periodens Årsmål Analys Indikatorer utfall Andel byggnader där radonhalten Under hösten/vintern 2025 har understiger 200 bq/kbm i radonmätningar genomförts i 16 vistelseutrymmen oaktat ålder på 93,29 % 100 % fastigheter. Resultat har inkommit för 11 fastigheter, medan resterande väntas i mätning början av 2026. Andel prioriterade avtal där 100 % 100 % uppföljning genomförts 85 85 Trygghetsindex Andel administrations- och indirekta Detta beror på ökade kostnader med 3,9 % 5,6 % anledning av tvist med tidigare kostnader driftleverantör. 693 820 Investeringsbudget Lägre kostnader för reparation samt taxebundna kostnader jämfört med budget. Det som gör att nyckeltalet blir lägre än budget är att area har minskat med 765 753 Driftkostnad/kvm anledning av projekt som omvandlas från lokal till bostad samt att fastighetsadministrationen är högre än budgeterat vilket påverkar nyckeltalet. Upplevd tillgänglighet i bolagets 91 89 fastigheter Mängd byggavfall vid nyproduktion 40 kg m2 BTA Inga avslutade nyproduktioner under 2025. Aktiviteter Slutdatum Analys Arbetet med nyproduktion av LSS-boendet i Kv. Nyproduktion av LSS i Kv.Tönsberg, Tönsberg i Husby har fortskridit under året. Husby. Byggs med trästomme och takstolar 2025-12-31 Projektet är projekterat för att uppföras med av trä. trästomme och takstolar av trä. Byggnationen planeras att färdigställas under nästkommande år. Utred evakueringshissar 2026-12-31 Utredning pågår. Samordna tillgänglighetsarbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet kring 2025-12-31 Skyddronden är uppdaterad med frågor kopplat till tillgänglighet: arbetsmiljöronder Underhållsplaner läggs in i nytt Arbete har pågått under året och fortsätter systemstöd 2026-12-31 kommande år. Aktiviteter Slutdatum Analys Arbetet fortlöper enligt plan och fastighetsdriften för Västerort i egen regi är sedan första oktober i full Överta drift i egen regi i västerort 2025-12-31 verksamhet. Under året har nyckeltal och möjligheter för uppföljning och benchmark med övriga driftområden tagits fram. Genomgång av socialförvaltningens förhyrningar och ytterligare behov och önskemål har stämts av med socialförvaltningen kontinuerligt under året, Initiera strategiskt samarbete kring bland annat vid ett utvecklingsmöte under våren och utveckling av socialförvaltningens 2025-12-31 gemensamma workshops. Ett nära samarbete mellan förhyrningar och framtida behov bolaget och socialförvaltningen har också skett löpande avseende planering för nyproduktion av friliggande gruppbostäder för personer med funktionsnedsättning enligt LSS och SoL. Revidering av planen för utbyggnad av seniorbostäder pågår, men kommer att skifta fokus Revidera plan för utbyggnad av till en analys av förutsättningarna för att tillskapa 2026-12-31 seniorbostäder nya seniorbostäder. I tre av bolaget kommande nyproduktioner av vård- och omsorgsboende ingår även seniorbostäder. Tekniska pilotprojekt ska genomföras Pilotprojekt har genomförts med digitalisering av för att utveckla bolagets fastigheter 2025-12-31 vattenmätning och trådlösa temperaturgivare. Arbetet med att utreda möjligheterna för övervakning av inomhusmiljön i byggprojekt har pågått under året. Efter de inledande testerna i Ånn Utreda övervakning av inomhusmiljön i 2026-12-31 har nya sensorer installerats i en testmiljö utanför byggprojekt fastighetsbeståndet och därefter utvärderats. Utvärderingen har gett värdefulla insikter kring tillförlitlighet och lämplighet under byggproduktion. Översyn av tillgänglighetskrav i 2025-12-31 Ses över kontinuerligt. samband med upphandling Bolagsmål: Bolaget har nöjda kunder genom att erbjuda attraktiva boendemiljöer och verksamhetslokaler Hyresgästenkäten Bolaget har sett en positiv utveckling i flera av de indikatorer som mäts i hyresgästenkäten. Bland annat har Serviceindex ökat med 2,2 procent, medan delindexet Rent och snyggt har förbättrats med 4,9 procent jämfört med föregående år. För att ytterligare öka hyresgästernas nöjdhet har arbetet med att ta fram handlingsplaner baserade på enkätresultaten påbörjats. Inför kommande år planeras även ett möte med lokalintendenter och strateger för att vidare öka kundnöjdheten. Digital utveckling Under året har arbetet med att ta fram en ny hemsida pågått. Parallellt har tester genomförts för att utforska hur artificiell intelligens (AI) kan användas som stöd i kundtjänsten. En digital färdplan ska tas fram under 2026 för att tydliggöra bolagets långsiktiga digitala utveckling mot mer datadrivna arbetssätt och möjligheter att skapa mervärden för både medarbetare, hyresgäster och beslutsfattare. Periodens Indikatorer Årsmål Analys utfall 89 89 Utemiljöindex 85 85 Produktindex 80 76 Rent och snyggt 95 95 Bemötandeindex 85 84 Serviceindex Aktiviteter Slutdatum Analys Ett arbete med att ta fram ett ramprogram för Ramprogram för aktivitetscenter 2026-12-31 aktivitetscenter/träffpunkt för äldre, som fastställer färdigställs ytor och funktioner kommer att inledas inom kort. Arbete utifrån framtagna handlingsplaner för att öka 2025-12-31 Handlingsplaner har upprättats under året och aktiviteter har genomförts för att öka kundnöjdheten. kundnöjdheten Ny webbplats 2026-03-31 Enligt plan. Lansering under Q1 2026. Utveckla bolagets Detta är ett kontinuerligt pågående hållbarhetskommunikation 2025-12-31 förbättringsarbete. Starta rutin kring erfarenhetsöverföring av hela projekt från Möten för erfarenhetsåterföring har genomförts för 2025-12-31 tidiga skeden till uthyrt till slutredovisning de flesta projekt som har avslutats under året. av projekt Utveckla samarbetet med lokalintendenterna och skapa samsyn om 2026-12-31 Planering har skett under året. Kommer att ske under kommande år. gränsdragning och förväntningar Fortsätt arbetet med 2025-12-31 Arbete pågår enligt plan. informationstavlor i bolagets fastigheter Tester har genomförts kring AI-stöd för frågor kring Se över hur AI kan användas i 2025-12-31 samverkansavtalet. Kommer att utvärderas kundtjänst ytterligare. Migrering av servrar och 2026-12-31 Arbete pågår. Bolaget befinner sig just nu i väntzon. applikationstjänster Bolagsmål: Bolagets verksamhet ska är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar Miljömässig hållbarhet Bolaget har under året fortsatt sitt arbete med att minska energianvändningen. År 2024 var energianvändningen 113,5 kWh/kvm, medan årets utfall blev 111,75 kWh/kvm – en minskning med 1,75 kWh/kvm jämfört med föregående år. För att öka andelen förnybar energi har tre nya anläggningar tagits i drift, vilket har lett till en ökning av produktionen från 416 MWh till 458 MWh. Cirkulär ekonomi är numera en integrerad del i alla större byggprojekt, med fokus på att material och produkter ska kunna demonteras och återbrukas. För att underlätta återbruk har även en återbrukshub etablerats och möjligheterna att skapa fler hubbar har utretts. Ekonomisk hållbarhet Under året har bolaget arbetat med att stärka sin ekonomiska hållbarhet genom bland annat säkerställa budgetefterlevnad och en effektiv informationshantering. Arbetet med ett innovationsråd har fortsatt för att främja innovation inom bolaget. Avtalsuppföljning och upphandlingar har varit centrala fokusområden. För några av bolagets mest kritiska avtal har fördjupade kontroller genomförts, med särskilt fokus på social hållbarhet och arbetslivskriminalitet. Ett nytt arbetssätt för avtalsuppföljning har införts, och både avtalsägare och avtalsförvaltare har utbildats i det nya tillvägagångssättet. Social hållbarhet För att främja gemenskap och välbefinnande bland seniorer har bolaget anställt sex aktivitetsledare under sommaren. Dessa har arrangerat aktiviteter i flera av bolagets fastigheter. Under året har bolaget även haft 20 feriearbetande ungdomar från Stockholms stad och två platser för Stockholmsjobbare. Periodens Indikatorer Årsmål Analys utfall Köpt energi för värme, tappvarmvatten, komfortkyla samt fastighetsel (enligt Boverkets definition för 111,75 114,24 fastighetsenergi) per kvadratmeter A- temp (kWh/m2) Antal genomförda informationsinsatser om bolagets riktlinjer kring antikorruption, mutor och 3 3 representation Materialåtervinningsgrad i samband 85 70 med projekt Antal tillhandahållna platser för 23 20 feriejobb Andel ombyggnadsprojekt (ROT) där köpt energi minskar med minst 30 100 % 100 % procent Antal volontärstimmar som är nyttjade Bolaget fortsätter att marknadsföra 5,7 % 20 % möjligheten till volontärtimmar för att öka nyttjandet Andel projekt som fört in produkter i Arbete pågår för att öka användningen av 75,86 % 100 % BvB. sin loggbok i BvB, % Andel avslutade byggentreprenader som levererat en digital loggbok från 100 % 100 % Byggvarubedömningen Andel produkter som använts och som uppfyller nivå accepteras eller rekommenderas enligt 95,47 % 90 % Byggvarubedömningens kriterier Periodens Indikatorer Årsmål Analys utfall Tekniska problem i några av anläggningarna samt en reparation som El- och värmeproduktion baserad på inte kunnat utföras har gjort att årets 458 510 solenergi resultat blivit lägre än förväntat. Systemen förväntas vara återställda till normal drift till nästa solsäsong. Totalt har bolaget två Andel LCA-beräknade nyproduktionsprojekt som pågår. 100 % 100 % Beräkningar har påbörjats i båda och nybyggnadsprojekt kommer uppdateras i projektens kommande skeden. Indexet har utgått ur AktivBo och kan 84 % Hållbarhetsindex därför inte längre redovisas. Antal fastighetsmappar på J som är genomgågna och information överförd Gallrat i fastighetsmappar har skett under året. till rätt system Antal tillhandahållna platser för 2 1 Stockholmsjobb 6 870 Följare på LinkedIn 532 Följare på Facebook Aktiviteter Slutdatum Analys Arbetet med modernisering och utveckling av bolagets fastighetsautomationssystem fortlöper. Under året har en strategi för överordnade scadasystem tagits fram och arbetet med att integrera Anslut fler fastigheter till övergripande tekniska system och sensorer mot ett (idag tre) styrsystem (BMS/SCADA) för att inhämta överordnat scadasystem fortsätter. information och styra fastigheter 2025-12-31 Utökning och översyn av olika sensorer för att effektivisera drift och minska kostnader fortlöper. I bolagets projekteringsanvisningar har nya funktioner implementerats i projekten. Under året har ett 15 tal fastigheter utökats med sensorer i varje lägenhet eller på strategiska platser i varje verksamhetslokal. En modell med återbruksinventering innan rivning och bevarande av återbrukbara produkter/varor finns och är implementerat vid större ombyggnationer. Aspekten att material och produkter bör kunna demonteras och återbrukas ska 2025-12-31 Även vid mindre ombyggnationer och drift finns tänket med i det vardagliga arbetet. Att införa beaktas samt inarbetas i bolagets arbetssätt. återbrukade produkter vid nyproduktioner är fortsatt en utvecklingsfråga liksom att bygga för demonterbarhet och ökad flexibilitet. Genomföra projekt 2026-12-31 Projektet fortgår. fastighetsinformation Inför projektering av kommande nybyggnadsprojekt, utreder bolaget förutsättningar för minskad Utred möjligheten till energilagring 2025-12-31 energianvändning med hjälp av innovativa tekniska lösningar såsom energilagring. Aktiviteter Slutdatum Analys Värnar om Micasa ekonomi genom Arbete har genomförts för att säkerställa efterlevnad budgetdisciplin, undvika onödiga 2025-12-31 av budget, översyn av kostnader, aktivt arbete med kostnader/investeringar, för att möta vidarefakturering. framtida utmaningar för bolaget Alla system nu har fått ägare utsedda. Det som kvarstår är att ägarna också ska ansvara för att ordna Utse informationsägare 2026-12-31 så att information i systemen gallras/arkiveras. Arbete fortgår under nästa år. Medarbetare från bolaget har deltagit i de två Delta i arkiveringsdagar 2025-12-31 arkiveringsdagarna. Årlig genomgång av Hanteringsanvisningarna har även uppdaterats hanteringsanvisningar 2025-12-31 tillsammans med arkivkonsult från Stadsarkivet. Uppföljning på enhetsmöten/agila 2025-12-31 Har genomförts löpande under året. samtal avseende arkivering Utse objektsförvaltare för systemen som har i uppdrag att säkerställa att gallring och 2026-12-31 Arbetet har påbörjats och fortsätter kommande år. arkivering i systemen genomförs Planering har skett under året. Innovationsveckan Genomföra en innovationsvecka 2026-12-31 genomförs kommande år. Arbete pågår med att utveckla ledningssystemet för Utveckla verksamhetsledningssystemet för att bli mer interaktivt och lättare att 2026-12-31 att göra det mer interaktivt och lättare för respektive roll att hitta sina arbetssätt. Arbetet fortsätter under hitta sina arbetssätt kommande år. Kravställningar inarbetas vartefter de tas fram och klargörs av Stockholms stad. Arbetet med att färdigställa stadens handlingsplaner till Arbeta in krav från CSRD, taxonomin Miljöprogram 2030 kommer fortgå även under 2026. och stadens miljöprogram 2026-12-31 Stadshus AB tillsammans med bolagen har ett pågående tolknings och implementeringsarbete för att inkludera CSRD och Taxonomin i organisationerna. Bolagets konsumtion kommer att öka till 2030 i och med ett ökat investeringsbehov. Bolaget kan sätta upp mål för att bli dubbelt så effektivt men att Ta fram måltrappa/uppföljning för att halvera utsläppen jämfört med 2021 baserat enbart halvera klimatpåverkan från konsumtion 2026-12-31 på ekonomisk konsumtion kommer att förbli en till 2030 svår/omöjlig ekvation. Arbetet med tydliggörande kommer att genomföras under 2026. Initierande anvisningar från staden erhölls i mitten av december 2025. Under sommaren anställdes sex aktivitetsledare Aktivitetsledare som anordnar 2025-12-31 under 3 veckor som genomförde aktiviteter i utvalda aktiviteter för seniorer i bolagets fastigheter fastigheter med seniorbostäder. En intern sammanställning har genomförts under året och lyfts i projekteringsanvisning. Inom ramen Initiera utredning för reservkraft och ta fram förslag för våra kommande 2025-12-31 för stadens centrala arbete med civil beredskap, kommer bolaget att delta aktivt i en utredning om nyproduktioner reservkraft i främst vård- och omsorgsboenden som planeras att genomföras under 2026. Studera hur värmeböljor påverkar våra befintliga vård- och omsorgsboenden med 2026-12-31 En pilot genomförs. hjälp av trådlös IoT Aktiviteter Slutdatum Analys Utreda och rangordna övergripande förslag på värmesystem för kommande 2025-12-31 Genomförs projektspecifikt men kommer även att hanteras i kommande byggtekniska anvisning. nyproduktion Introduktionsutbildningar avseende GDPR har Utbildningar avseende NIS2 och GDPR 2025-12-31 hållits under året. Integrerad i samtliga stora projekt. En återbrukshub Öka andelen återbruk i projekt och har etablerats för att underlätta hantering och förvaltning 2025-12-31 återanvändning av material. Möjligheterna att skapa fler hubbar har också utretts under året. . En inspirationsguide för återbruk och cirkulärt För att möjliggöra en utökad mängd byggande planeras som ett stöd för att stärka återbruk, är målet att ta fram en inspirationsguide för återbruk och cirkulärt 2026-12-31 cirkulära arbetssätt i kommande projekt. Under året har inriktning och behov identifierats, vilket skapar byggande, vilket ska vara tillämpbart för förutsättningar för att samla erfarenheter och goda alla stora projekt exempel som grund för guidens utformning. Bolagsmål: Bolaget ska vara en attraktiv arbetsgivare och en lärande organisation med kompetenta och engagerade medarbetare Ledning och personal Under året har bolaget fått en ny verkställande direktör. Under hösten anställdes även personal för driften i Västerort, vilket innebar att bolaget utökades med ett nytt kollektivavtalsområde. För att välkomna de nyanställda har två introduktionsdagar genomförts. Kompetensutveckling och arbetsgivarvarumärke Flera bolagsövergripande utbildningar har genomförts för medarbetarna under året. Bolaget har även arbetat aktivt med att stärka sitt arbetsgivarvarumärke och främja hälsoarbetet. Under våren tillsattes en ny kommunikationschef. Strategiskt utvecklingsarbete För att säkerställa en långsiktig och hållbar utveckling har arbetet med att ta fram en successionplan påbörjats. Under året har ett utvecklingsarbete skett kring bolagets affärsplanering med framtagande fyra tydliga fokusområden som utgör grunden för det framtida arbetet. Parallellt pågår arbete med att utveckla färdplan för bolagets digitala utveckling, samtidigt som flera andra verksamhetsutvecklingsprojekt drivits. Periodens Indikatorer Årsmål Analys utfall Aktivt Medskapandeindex 85 84 Sjukfrånvaro 1-14 1,31 % 2 % Sjukfrånvaro 2,73 % 3 % Bolaget fortsätter att marknadsföra 74 % 80 % friskvårdsbidraget med målet att 100 % ska Nyttjat friskvårdsbidrag användas till friskvårdsaktiviteter. Bolaget fortsätter att arbeta med att Antal kompetenstimmar per informera om att registrera 28,9 35 kompetenstimmar, för att få ett så korrekt medarbetare nyckeltal som möjligt 88 87 Ledarskap Aktiviteter Slutdatum Analys Grundläggande bolagsövergripande 2026-12-31 Kommer att genomföras under 2026. miljö-/hållbarhetsutbildning hålls Presentation över bolagets tolkning av lärande Åtgärder för att stärka arbete med 2025-12-31 organisation har skett och flera aktiviteter är lärande organisation genomförda. Bolaget skickade under året in en ansökan till Deltagande i kvalitetstävlingar 2025-12-31 Stockholms stads tävling Framsteget. Mätning under hösten föranledde en certifiering i Arbeta för Great Place to Work 2025-12-31 GPTW. Arbetet fortsätter för att upprätthålla certifiering certifieringen. Utveckla internutbildning 2025-12-31 Arbetssätt är framtaget. --- [Bilaga 6. GDPR Årsrapport 2025.pdf] GDPR årsrapport År 2025 Micasa Fastigheter GDPR årsrapport Januari 2026 Dnr: MIC 2026/21 Utgivningsdatum: 2026-01-15 Kontaktperson: Dejana Cecez Sammanfattning GDPR, eller dataskyddsförordningen, syftar till att skydda individers grundläggande rättigheter och friheter, med särskilt fokus på rätten till skydd av personuppgifter. I Stockholms stad är varje nämnd och styrelse ansvarig för personuppgiftsbehandlingar som sker i den egna verksamheten. Ett dataskyddsombud har i uppdrag att oberoende granska verksamhetens efterlevnad av dataskyddsförordningen. I denna rapport redovisar dataskyddsombudet årets granskning av Micasa Fastigheter i Stockholm AB:s dataskyddsarbete samt lämnar rekommendationer på åtgärder för att ytterligare stärka dataskyddet. Årets granskning visar att Micasa Fastigheter i Stockholm AB har etablerade grundläggande förutsättningar för att bedriva ett systematiskt dataskyddsarbete. Flera centrala komponenter finns på plats, såsom registerförteckning, informationsklassning, rutiner för personuppgiftsincidenter samt stöd för konsekvensbedömningar. Verksamheten uppvisar även en grundläggande medvetenhet om dataskyddsfrågor hos medarbetare. Samtidigt visar granskningen att det finns utvecklingsbehov kopplade till systematik, helhetsöverblick och dokumentation, snarare än till enskilda brister i efterlevnaden. I flera delar är dataskyddsarbetet beroende av manuella moment eller enskilda funktioner, vilket innebär att risker kan uppstå vid förändrade förutsättningar, ökad komplexitet eller ny systemanvändning. De tre största riskerna enligt dataskyddsombudets bedömning Fråga/kontroll Risk Rekommenderad åtgärd/åtgärder Registreras/uppdateras För att säkerställa att registret på ett heltäckande sätt behandlingar i den speglar verksamhetens personuppgiftsbehandlingar omfattning som krävs för att rekommenderas en strukturerad översyn av befintliga registret ska innehålla de registreringar samt löpande uppföljning av att behandlingar som förändringar i verksamheten återspeglas i registret. personuppgiftsansvarig utför? Har personuppgiftsansvarig Genomför en samlad kartläggning i syfte att identifiera identifierat samtliga samtliga personuppgiftsbehandlingar som kan kräva personuppgiftsbehandlingar konsekvensbedömning avseende dataskydd. som kräver att en konsekvensbedömning avseende dataskydd görs samt genomfört detta? Tillämpar Klargör om och hur överföringsverktyg tillämpas vid personuppgiftsansvarig ett eventuella tredjelandsöverföringar, för att säkerställa överföringsverktyg på de ett tillräckligt skydd för personuppgifter. tredjelandsöverföringar som utförs? Innehållsförteckning Sammanfattning ................................................................................................... 1 Inledning ............................................................................................................... 3 Dataskyddsombudets uppgift ................................................................................. 3 Granskning av dataskyddsarbetet 2025 ............................................................. 4 Kontroll av obligatoriska områden ......................................................................... 4 Resultat från granskningen av de sex obligatoriska områdenaFel! Bokmärket är inte definierat. Register över personuppgiftsbehandlingar ............................................................ 5 Säkerhet i samband med behandlingen .................................................................. 7 Konsekvensbedömning avseende dataskydd .......................................................... 8 Den registrerades rättigheter ............................................................................... 10 Personuppgiftsincidenter ..................................................................................... 11 Överföring till tredje land .................................................................................... 12 Bilagor ................................................................................................................. 13 Bilaga 1 - Detaljerad redovisning av dataskyddsombudets granskning ............... 14 Bilaga 2 – Andra genomförda granskningar och omvärldsbevakning ................. 29 Inledning GDPR, eller dataskyddsförordningen, syftar till att skydda individers grundläggande rättigheter och friheter, med särskilt fokus på rätten till skydd av personuppgifter. Dataskyddsreglerna (kallas GDPR fortsättningsvis) sätter tydliga ramar för hur personuppgifter får behandlas för att minimera risken för skada och säkerställa att hanteringen sker ansvarsfullt och rättvist. GDPR har sin grund i de mänskliga rättigheterna, där varje individ har rätt till respekt för sitt privat- och familjeliv samt skydd av sina personuppgifter. I Stockholms stad är varje nämnd och styrelse ansvarig för personuppgiftsbehandlingar som sker i den egna verksamheten. Dataskyddsombudets uppgift Varje personuppgiftsansvarig (nämnd eller styrelse) ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgifter framgår direkt av lagstiftningen. Ombudets roll är att kontrollera att GDPR följs inom organisationen. Det innebär bland annat att ge råd, rekommendationer och informera om frågor som rör behandlingar av personuppgifter. Dataskyddsombudet har även i uppdrag att oberoende granska verksamheternas arbete med dataskyddsfrågor för att säkerställa att dataskyddslagstiftningen efterlevs. DSO ska rapportera direkt till högsta förvaltnings-/bolagsnivå. I Stockholms stad innebär det att dataskyddsombudet rapporterar till nämnder och styrelser. Dataskyddsombudet lämnar årligen en rapport om verksamhetens dataskyddsarbete till varje nämnd och styrelse. Genom rapporten kan nämnd och styrelse ta emot de råd och rekommendationer som dataskyddsombudet lämnar. Årsrapporten syftar till att nämnd/styrelse ska kunna fatta beslut om prioriteringar, resurser och initiativ framåt. Årsrapporten är ett medel för nämnds/styrelsens uppföljning och styrning av verksamhetens systematiska integritets- och dataskyddsarbete. Granskning av dataskyddsarbetet Kontroll av obligatoriska områden Dataskyddsombudet har granskat verksamhetens dataskyddsarbete utifrån sex obligatoriska områden. De sex områdena har identifierats genom en analys av kraven i GDPR om hur verksamheter bör arbeta systematiskt med dataskydd. Varje område innehåller ett antal kontrollfrågor som ger en bild av verksamhetens dataskyddsarbete. Dessa områden överensstämmer med de delar som enligt Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) utgör grunden för en verksamhets systematiska och rättssäkra hantering av personuppgifter. I rapporten används en riskmodell med fyra nivåer av risk. Modellen hjälper dataskyddsombudet att visa vilken bedömning hen gör av verksamhetens dataskyddsrisker utifrån de iakttagelser som gjorts i granskningen. Risknivå Beskrivning Hög risk Iakttagelsen avser en brist som kan leda till betydande risker för de registrerades rättigheter och friheter. Bristen kräver omgående åtgärd och korrigering. Medelhög risk Iakttagelsen avser en brist som kan leda till risker för de registrerades rättigheter och friheter. Bristen bör åtgärdas skyndsamt, men kräver inte omedelbar korrigering. Låg risk Iakttagelsen avser en brist som kan leda till mindre risker för de registrerades rättigheter och friheter. Bristen bör åtgärdas, men kräver inte omedelbar korrigering. Inget att anmärka Dataskyddsombudet har inga brister att rapportera avseende denna del. Notera att risken för att tilldelas en sanktion vid tillsyn är större desto högre risken är. Resultatsammanställning och centrala iakttagelser inom dataskyddsarbetet I detta avsnitt presenteras en sammanställning av den bedömda risknivån för verksamhetens dataskyddsarbete, grundat på kontrollfrågorna inom de sex obligatoriska områdena. Vidare redovisas dataskyddsombudets centrala iakttagelser, inklusive områden där verksamheten uppvisar goda resultat och bör upprätthålla sitt arbete, samt identifierade brister som kan utgöra dataskyddsrisker. Avsnittet innehåller även dataskyddsombudets rekommenderade åtgärder för att hantera dessa risker och stärka dataskyddsarbetet. En fullständig redovisning av dataskyddsombudets underlag och resultat från granskningen av de sex obligatoriska områdena finns att läsa i bilaga 1. Bilagan innehåller även en beskrivning av syftet och bakgrunden för varje område. Register över personuppgiftsbehandlingar Sammanfattning Verksamheten har ett etablerat register över personuppgiftsbehandlingar som används aktivt. Nya behandlingar har registrerats och befintliga behandlingar har reviderats under året, vilket är ett arbete som bör fortsätta och upprätthållas. Granskningen visar samtidigt brister i hur registerföringen styrs och följs upp. Rutinerna för att säkerställa att nya och förändrade personuppgiftsbehandlingar identifieras och registreras är inte tillräckligt ändamålsenliga, och registret speglar inte fullt ut verksamhetens faktiska behandlingar. Vidare finns behov av att komplettera vissa uppgifter i registret för att säkerställa fullständighet enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen. För att stärka dataskyddsarbetet rekommenderas att verksamheten tydliggör och formaliserar arbetssättet för registrering av nya och förändrade personuppgiftsbehandlingar samt genomför en strukturerad översyn av befintliga registreringar i syfte att säkerställa ett heltäckande och aktuellt register. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Antal behandlingar som är Verksamheten bör fortsätta att löpande registrerade? registrera personuppgiftsbehandlingar för att möjliggöra uppföljning över tid. Har verksamheten För att säkerställa att nya och förändrade ändamålsenliga rutiner för att personuppgiftsbehandlingar identifieras och registrera nya/förändrade registreras rekommenderas att rutinerna för registrering tydliggörs och integreras i behandlingar? verksamhetens ordinarie styr- och beslutsprocesser. Registreras/uppdateras För att säkerställa att registret på ett behandlingar i den omfattning heltäckande sätt speglar verksamhetens som krävs för att registret ska personuppgiftsbehandlingar rekommenderas en strukturerad översyn av befintliga innehålla de behandlingar som registreringar samt löpande uppföljning av att personuppgiftsansvarig utför? förändringar i verksamheten återspeglas i registret. Har de uppgifter som är För att säkerställa fullständiga och obligatoriska enligt artikel 30 enhetliga uppgifter i registret besvarats kopplat till de rekommenderas en strukturerad registrerade behandlingarna? komplettering av vissa uppgifter enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen. Säkerhet i samband med behandlingen Sammanfattning Verksamheten har ett etablerat grundarbete avseende säkerhet i samband med personuppgiftsbehandlingar, inklusive informationsklassning, styrande dokument och återkommande utbildningsinsatser. Samtidigt visar granskningen att informationsklassningens kategorisering av personuppgifter behöver tillämpas mer enhetligt, samt att styrande dataskyddsrutiner inte är fullt ut konsekvent implementerade i praktiken. För att stärka säkerhetsarbetet rekommenderas att tillämpningen av informationsklassning förtydligas och att styrande dataskyddsrutiner används mer enhetligt i verksamheten. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Efter ett antal stickprov på Se över hur kategorisering av personuppgifter genomförda tillämpas i informationsklassningar, inklusive informationsklassningar, bedömning av om uppgifter kan vara känsliga eller integritetskänsliga, i syfte att stärka bedömer DSO att resultatet i informationsklassningens stöd för fortsatt risk- genomförda och säkerhetsarbete. informationsklassningar i tillräcklig utsträckning tar hänsyn till olika kategorier av personuppgifter? Avseende de styrande dokument Se över styrande dokument och rutiner för och rutiner om dataskydd (som dataskydd i syfte att tydliggöra finns skriftligt), bedömer DSO att ansvarsfördelning och stärka det praktiska stödet till verksamheten vid tillämpning av befintliga det finns tillräckligt mycket rutiner. reglerat och tillräckligt stöd? Avseende de skriftligt styrande Tydliggör när och av vem styrande dokument och rutiner som finns, dataskyddsrutiner ska tillämpas, exempelvis bedömer DSO att de är genom att integrera dem i ordinarie arbetsmoment och forum i verksamheten, för att tillräckligt implementerade och säkerställa att dataskyddsåtgärder initieras på kända? ett systematiskt sätt. Konsekvensbedömning avseende dataskydd Sammanfattning Verksamheten har etablerade rutiner och systemstöd för tröskelanalys och konsekvensbedömning avseende dataskydd, vilket ger förutsättningar för att identifiera och hantera behandlingar som kan innebära förhöjda risker. Samtidigt framgår att genomförandet av tröskelanalyser och konsekvensbedömningar inte sker fullt ut systematiskt i praktiken och att det saknas en samlad säkerhet kring att samtliga personuppgiftsbehandlingar som kräver konsekvensbedömning har identifierats. För att stärka dataskyddsarbetet rekommenderas att tillämpningen av tröskelanalyser och konsekvensbedömningar integreras tydligare i verksamhetens ordinarie arbetssätt. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Finns det ändamålsenliga rutiner Inget att anmärka. för att vid nya/förändrade personuppgiftsbehandlingar genomföra tröskelanalys? Genomförs tröskelanalyser vid Integrera genomförandet av tröskelanalyser i nya/förändrade verksamhetens befintliga arbetsprocesser så att personuppgiftsbehandlingar? bedömningar initieras systematiskt vid nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar. Finns det en ändamålsenlig mall Inget att anmärka. samt rutiner för genomförande av konsekvensbedömning avseende dataskydd? Genomförs Säkerställ att resultatet av genomförda konsekvensbedömning avseende tröskelanalyser leder till att dataskydd i de fall det krävs? konsekvensbedömningar initieras och genomförs när behov identifieras, exempelvis genom att detta följs upp som ett obligatoriskt steg i verksamhetens befintliga besluts- eller förändringsarbete. Har personuppgiftsansvarig Genomför en samlad kartläggning i syfte att identifierat samtliga identifiera samtliga personuppgiftsbehandlingar personuppgiftsbehandlingar som som kan kräva konsekvensbedömning avseende dataskydd. kräver att en konsekvensbedömning avseende dataskydd görs samt genomfört detta? Den registrerades rättigheter Sammanfattning Under året har inga begäranden från registrerade avseende rättigheter enligt dataskyddsförordningen inkommit till verksamheten. Hantering av rättighetsförfrågningar sker centralt via Dataskyddsgruppen och tidigare ärenden har hanterats inom föreskriven tid. Samtidigt framgår att det saknas dokumenterade rutiner för hantering av registrerades rättigheter. Mot bakgrund av den låga ärendemängden bedöms risken i nuläget som låg, men dokumentation av befintligt arbetssätt kan bidra till ökad tydlighet och kontinuitet vid förändrade förutsättningar. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Finns det ändamålsenliga mallar Dokumentera befintligt arbetssätt för samt rutiner för besvarande av hantering av registrerades begäran från den registrerade? rättighetsförfrågningar, i syfte att säkerställa kontinuitet och tydlighet vid förändrade förutsättningar. Hur många begäranden (om Det har inte inkommit några begäranden registerutdrag, begränsning, under året. radering etc.) har under året inkommit från de registrerade? Hur många av de inkomna Ej tillämplig, se ovan. begärandena har besvarats av verksamheten inom en månad? Baserat på ett antal stickprov Ej tillämplig, se ovan. genomförda av dataskyddsombudet, uppfyller svaren till de registrerade lagkraven? Personuppgiftsincidenter Sammanfattning Verksamheten har etablerade rutiner och genomför utbildningsinsatser för att säkerställa att medarbetare har grundläggande kunskap om hur personuppgiftsincidenter ska hanteras. Under året har inga personuppgiftsincidenter dokumenterats eller anmälts till Integritetsskyddsmyndigheten. Samtidigt framgår att det finns behov av att säkerställa en enhetlig tillämpning av när inträffade säkerhetshändelser ska registreras och hanteras som personuppgiftsincidenter. För att stärka incidenthanteringen rekommenderas att tillämpningen förtydligas för att säkerställa konsekvens och tydlighet i verksamheten. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Hur säkerställs det att samtliga Fortsätt att stärka informations- och medarbetare har den kunskap utbildningsinsatser kring som behövs för att veta hur personuppgiftsincidenter för att säkerställa denne ska agera vid en en enhetlig medvetenhet i organisationen. personuppgiftsincident? Finns det ändamålsenliga rutiner Tydliggör och följ upp hur rutiner för för att hantera händelser som kan hantering av potentiella utgöra potentiella personuppgiftsincidenter ska tillämpas i personuppgiftsincidenter? Följs verksamheten, så att incidenthantering dessa? initieras konsekvent när händelser uppstår. Hur många Se över och tydliggör tillämpningen av när personuppgiftsincidenter har säkerhetshändelser ska registreras och dokumenterats under året? hanteras som personuppgiftsincidenter för att säkerställa en enhetlig bedömning i verksamheten. Hur många Inget att anmärka. personuppgiftsincidenter har anmälts till IMY under året? Överföring till tredje land Sammanfattning Verksamheten utgår från stadens övergripande krav om att undvika tredjelandsöverföringar och sådana överföringar bedöms i huvudsak vara identifierade i de behandlingar som används i praktiken. Samtidigt framgår att det finns osäkerhet kring hur tredjelandsöverföringar hanteras i vissa delar av använda tjänster, samt att nödvändiga bedömningar i form av Transfer Impact Assessment ännu inte har genomförts. För att stärka efterlevnaden rekommenderas att bedömning och dokumentation av tredjelandsöverföringar säkerställs i de fall sådana överföringar kan förekomma. Bedömning av risknivå och rekommendationer från dataskyddsombudet Fråga/kontroll Risk Rekommendationer Har personuppgiftsansvarig Se över registerförteckningens identifierat de detaljeringsnivå så att den i tillräcklig tredjelandsöverföringar som utförs? utsträckning speglar hur olika delar av använda tjänster förhåller sig till tredjelandsöverföring. Tillämpar personuppgiftsansvarig Klargör om och hur överföringsverktyg ett överföringsverktyg på de tillämpas vid eventuella tredjelandsöverföringar som utförs? tredjelandsöverföringar, för att säkerställa ett tillräckligt skydd för personuppgifter. Har personuppgiftsansvarig gjort en Säkerställ att nödvändiga bedömningar av nödvändig bedömning, ”Transfer tredjelandsöverföringar, inklusive Transfer Impact Assessment” (TIA), Impact Assessment (TIA), genomförs i de avseende tredjelandsöverföringar? fall sådana överföringar kan förekomma. Bilagor Bilaga 1: Detaljerad redovisning av dataskyddsombudets granskning Bilaga 2: Andra genomförda granskningar och omvärldsbevakning Bilaga 1 - Detaljerad redovisning av dataskyddsombudets granskning Denna bilaga innehåller en beskrivning av syftet med respektive obligatoriskt område samt en mer detaljerad redovisning av dataskyddsombudets granskning och slutsatser. Här framgår vilka iakttagelser som gjorts och vilken information som samlats in under granskningsarbetet av de sex obligatoriska rapporteringsområdena. För varje område redovisas de underlag som har använts, de iakttagelser som har gjorts samt hur dessa har utgjort grunden för dataskyddsombudets riskbedömning och rekommenderade åtgärder. 1. Register över personuppgiftsbehandlingar Syftet med området I GDPR framkommer det att personuppgiftsansvariga (och personuppgiftsbiträden) ska föra ett register över sina personuppgiftsbehandlingar. Registret brukar benämnas ”behandlingsregister” eller ”registerförteckning”. Registret ska finnas tillgängligt i elektronisk form och ska omfatta samtliga personuppgiftsbehandlingar som personuppgiftsansvarig utför. Det ska hållas uppdaterat vilket innebär att det ska uppdateras vid nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar. Syftet med detta rapporteringsområde är att rapportera om verksamheten har ändamålsenliga rutiner som möjliggör att nya/förändrade personuppgiftsbehandlingar registreras, huruvida personuppgiftsbehandlingar registreras/uppdateras såsom det krävs samt huruvida de uppgifter som är obligatoriska har besvarats kopplat till de registrerade personuppgiftsbehandlingarna. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Antal behandlingar som är registrerade? Vid verksamhetsårets utgång fanns totalt 29 registrerade personuppgiftsbehandlingar i verksamhetens registerförteckning. Under 2025 registrerades fyra nya behandlingar och 22 befintliga behandlingar reviderades. Har verksamheten ändamålsenliga rutiner som möjliggör att nya/förändrade behandlingar registreras? Dataskyddsombudet har granskat huruvida verksamheten har ändamålsenliga rutiner som möjliggör att nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar registreras i registerförteckningen. Granskningen visar att det saknas tillräckligt etablerade och kända rutiner för hur nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar ska identifieras och anmälas för registrering. Information från verksamhetens dataskyddsarbete indikerar att processägare och andra berörda roller inte i tillräcklig utsträckning vänder sig till Dataskyddsgruppen eller dataskyddsombudet vid införande eller förändring av personuppgiftsbehandlingar. Avsaknaden av ändamålsenliga rutiner innebär att identifiering och registrering av nya eller förändrade behandlingar i stor utsträckning riskerar att bli personberoende och osystematisk. Detta ökar risken för att personuppgiftsbehandlingar inte fångas upp i ett tidigt skede, vilket kan medföra att nödvändiga bedömningar och skyddsåtgärder inte genomförs i tid och därmed innebära risker för de registrerades rättigheter och friheter. Registreras/uppdateras behandlingar i den omfattning som krävs för att registret ska innehålla de behandlingar som personuppgiftsansvarig utför? Dataskyddsombudet har granskat huruvida personuppgiftsbehandlingar registreras och uppdateras i den omfattning som krävs för att registret ska omfatta samtliga behandlingar som verksamheten utför. Granskningen visar att befintliga personuppgiftsbehandlingar inte uppdateras konsekvent vid förändringar i verksamheten. Det förekommer att flera olika behandlingar är samlade i en och samma registrering, vilket medför att det blir otydligt vilka ändamål, lagliga grunder, system och mottagare som är kopplade till respektive behandling. Vidare framgår att viss information i registret är ofullständig eller inte tillräckligt uppdaterad, vilket indikerar att registret inte fullt ut speglar verksamhetens faktiska personuppgiftsbehandlingar. När personuppgiftsbehandlingar inte uppdateras konsekvent och flera behandlingar sammanförs i samma registrering finns risk för otydlighet kring hur och varför personuppgifter behandlas. Detta kan försvåra verksamhetens möjlighet att agera korrekt vid förändringar eller vid begäranden från registrerade och därigenom medföra risker för de registrerades rättigheter och friheter. Har de uppgifter som är obligatoriska enligt artikel 30 besvarats kopplat till de registrerade behandlingarna? Dataskyddsombudet har granskat huruvida de uppgifter som är obligatoriska enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen är besvarade för de registrerade personuppgiftsbehandlingarna. Granskningen visar att registret i huvudsak innehåller de uppgifter som krävs enligt artikel 30. Samtidigt framgår att vissa registreringar saknar fullständig information, exempelvis avseende mottagare och gallring. Brister i fullständigheten av registret innebär att överblicken över personuppgiftsbehandlingarna kan bli begränsad och att registret därmed inte fullt ut ger det stöd som krävs för styrning och uppföljning av dataskyddsarbetet. Sammantaget bedöms detta kunna medföra mindre risker för de registrerades rättigheter och friheter. Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? I föregående årsrapport bedömdes verksamheten ha en etablerad registerförteckning där samtliga kända personuppgiftsbehandlingar var identifierade och dokumenterade i Draftit. Samtidigt identifierades behov av kontinuerlig uppföljning, förbättrad kommunikation av rutiner och fortsatt kvalitetsutveckling. Årets granskning bekräftar att registret fortsatt används och uppdateras, men visar att flera av de tidigare identifierade förbättringsbehoven kvarstår och i viss utsträckning påverkar hur registret kan användas som stöd för styrning och uppföljning samt hur efterlevnaden säkerställs i praktiken. Bedömningen har därför fördjupats med ökat fokus på hur rutinerna fungerar i praktiken och i vilken grad registret speglar verksamhetens faktiska personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudet bedömer att verksamheten har ett register över personuppgiftsbehandlingar som är upprättat och används, men att styrning och tillämpning av registerföringen behöver stärkas för att registret fullt ut ska spegla verksamhetens faktiska personuppgiftsbehandlingar. Rekommendationer: • Genomför en samlad gapanalys i syfte att identifiera eventuella personuppgiftsbehandlingar som ännu inte finns dokumenterade i registerförteckningen, så att registret i sin helhet speglar verksamhetens faktiska behandlingar. • Kvalitetssäkra befintliga registreringar genom en strukturerad genomgång av hur personuppgiftsbehandlingar dokumenteras, inklusive hur behandlingar avgränsas och delas upp, för att säkerställa konsekvens, tydlighet och ändamålsenlighet i registerföringen. • Integrera identifiering av nya och förändrade personuppgiftsbehandlingar i verksamhetens ordinarie arbetsflöden, exempelvis genom återkommande avstämning i relevanta forum, för att säkerställa att registerförteckningen hålls aktuell över tid. 2. Säkerhet i samband med behandlingen Bakgrund och syfte Personuppgiftsansvarig ska tillse att personuppgifter skyddas med lämpliga säkerhetsåtgärder, detta för att till exempel undvika att obehöriga får tillgång till uppgifterna eller att uppgifterna förloras. Personuppgiftsansvarig behöver bedöma vilka tekniska- och organisatoriska säkerhetsåtgärder som ska vidtas för de behandlingar som utförs. Till tekniska säkerhetsåtgärder räknas till exempel kryptering, pseudonymisering och säkerhetskopiering. Organisatoriska säkerhetsåtgärder avser till exempel interna riktlinjer och rutiner. För att skapa förutsättningar för att skydda information (inklusive personuppgifter) med rätt slags skydd ska verksamheten informationsklassa sin information. Stadens riktlinjer för informationssäkerhet föreskriver att alla stadens informationstillgångar ska vara klassade med stöd av SKR:s verktyg KLASSA. Ansvaret för att informationsklassning genomförs ligger på den del av verksamheten som är informationsägare. Genom riskanalyser identifierar informationsägaren risker och väljer åtgärder för att minska riskerna. Risker i samband med personuppgiftsbehandling är en typ av risk som informationsägaren behöver omhänderta i riskanalyser. Att det finns skriftliga, beslutade och kommunicerade styrdokument samt kända rutiner medför att medarbetarna vet hur de ska agera avseende frågor som rör dataskydd. Den personuppgiftsansvariga måste kunna visa hur GDPR efterlevs och att det finns styrdokument och rutiner är en viktig del i detta. Syftet med detta rapporteringsområde är därmed att rapportera huruvida DSO bedömer att det tas hänsyn till risker för den registrerade och om dessa beaktas i tillräcklig mån i genomförda informationsklassningar och riskanalyser. Vidare bedömer DSO huruvida det finns tillräckligt mycket reglerat om dataskydd i styrdokument och rutiner samt om dessa är tillräckligt implementerade och kända. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Efter ett antal stickprov på genomförda informationsklassningar, bedömer DSO att resultatet i genomförda informationsklassningar i tillräcklig utsträckning tar hänsyn till olika kategorier av personuppgifter? Dataskyddsombudet har genomfört stickprov på tre genomförda informationsklassningar av system som behandlar personuppgifter om kunder och/eller anställda. Granskningen visar att informationsklassningarna beaktar kategorisering av personuppgifter (känsliga respektive icke-känsliga). I ett av stickproven har personuppgifter klassificerats som icke-känsliga trots att uppgifterna kan vara att betrakta som känsliga eller i vart fall integritetskänsliga. Sammantaget bedömer dataskyddsombudet att hänsyn till olika kategorier av personuppgifter beaktas i informationsklassningsarbetet, men endast delvis. En sådan osäkerhet i kategoriseringen kan leda till att personuppgifter inte bedöms utifrån rätt skyddsbehov. Detta kan i sin tur innebära att risker i behandlingen inte identifieras eller hanteras på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt, vilket kan påverka skyddet av de registrerades personuppgifter. Avseende de skriftligt styrande dokument och rutiner som finns, bedömer DSO att det finns tillräckligt mycket reglerat och tillräckligt stöd? Dataskyddsombudet har granskat om det finns skriftligt styrande dokument och rutiner som i tillräcklig omfattning reglerar verksamhetens dataskyddsarbete och ger stöd i den praktiska tillämpningen. Granskningen visar att det finns flera centrala styrdokument och rutiner på plats, bland annat avseende övergripande dataskydd, informationsklassning, personuppgiftsincidenter samt risk- och konsekvensbedömningar. Sammantaget finns därmed en dokumenterad grund för dataskyddsarbetet. Samtidigt framgår att delar av styrningen inte är fullt ut anpassad till nuvarande organisation och arbetssätt. I flera rutiner är ansvarsfördelningen mellan verksamheten och dataskyddsombudet otydlig, och stödet till verksamheten i hur rutinerna ska tillämpas i praktiken är begränsat. Osäkerhet kring ansvarsfördelningen innebär en risk för att dataskyddsuppgifter inte utförs av rätt funktion eller i rätt tid. Detta kan leda till att uppgifter faller mellan stolarna eller onödigt fördröjs, vilket i sin tur kan påverka de registrerades möjligheter att få sina rättigheter tillgodosedda inom föreskriven tid. Avseende de skriftligt styrande dokument och rutiner som finns, bedömer DSO att de är tillräckligt implementerade och kända? Dataskyddsombudet har granskat om de skriftligt styrande dokument och rutiner som finns är tillräckligt implementerade och kända i verksamheten. Granskningen visar att verksamheten genomför återkommande utbildnings- och informationsinsatser inom dataskydd och informationssäkerhet. Medarbetare inom kundnära verksamhet och verksamhetsstöd erbjuds riktade utbildningar, obligatoriska utbildningar finns tillgängliga och kompletterande informationsinsatser genomförs löpande, vilket bidrar till en grundläggande medvetenhet om dataskyddsfrågor i verksamheten. Samtidigt framgår att denna medvetenhet inte fullt ut omsätts i praktisk tillämpning av styrande dokument och rutiner. Processägare och verksamheten i stort uppvisar begränsad kännedom om när och hur Dataskyddsgruppen eller dataskyddsombudet ska involveras, och i praktiken behöver Dataskyddsgruppen ofta efterfråga information för att initiera nödvändiga dataskyddsåtgärder. Bristande kännedom och implementering innebär en risk för att styrande dokument och rutiner inte tillämpas konsekvent i verksamheten, utan i stället aktiveras reaktivt. Detta kan leda till att dataskyddsarbetet bedrivs ojämlikt mellan olika delar av verksamheten och att skyddet av personuppgifter inte upprätthålls med tillräcklig konsekvens. Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? I föregående års granskning bedömdes verksamheten ha ändamålsenliga styrdokument och rutiner för dataskydd och informationssäkerhet, inklusive genomförd informationsklassning och dokumentation av tekniska och organisatoriska åtgärder. Fokus låg i huvudsak på förekomsten och kvaliteten i styrdokumenten samt deras tillgänglighet i organisationen. Årets granskning har haft ett tydligare fokus på hur säkerhetsarbetet fungerar i praktiken, inklusive hur informationsklassning tillämpas och hur styrande dataskyddsrutiner omsätts i verksamhetens arbetssätt. Bedömningen påverkas även av förändrade organisatoriska förutsättningar, vilket har synliggjort behov av ökad tydlighet och konsekvens i tillämpningen. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudet bedömer att grundläggande säkerhetsarbete är etablerat i verksamheten, inklusive informationsklassning, styrande dokument och återkommande utbildningsinsatser. Dessa utgör en stabil grund för skydd av personuppgifter. Samtidigt visar granskningen att säkerhetsarbetet påverkas av förändrade organisatoriska förutsättningar och att tillämpningen av informationsklassning och styrande dataskyddsrutiner inte är fullt ut konsekvent i praktiken. Dataskyddsombudet rekommenderar därför att: • tillämpningen av informationsklassning förtydligas för att säkerställa en enhetlig bedömning av personuppgifter, • styrande dataskyddsrutiner används mer konsekvent i verksamheten genom tydligare koppling till ordinarie arbetssätt. 3. Konsekvensbedömning avseende dataskydd Bakgrund och syfte En konsekvensbedömning avseende dataskydd krävs när personuppgiftsansvarig planerar att inleda en personuppgiftsbehandling som innebär hög risk för de registrerade. Huruvida en behandling innebär hög risk eller inte behöver personuppgiftsansvarig avgöra genom att genomföra en s.k. tröskelanalys. En konsekvensbedömning ska vara genomförd för samtliga behandlingar som innebär hög risk, vilket innebär att personuppgiftsansvarig även behöver kontrollera huruvida denne utför befintliga behandlingar som innebär hög risk. Om högriskbehandlingar utfös för vilka en konsekvensbedömning inte har gjorts, behöver personuppgiftsansvarig genomföra en sådan. Genom att genomföra en konsekvensbedömning kan personuppgiftsansvarig identifiera risker med en personuppgiftsbehandling, hantera riskerna genom åtgärder och rutiner samt påvisa ansvarsskyldighet. Genom konsekvensbedömningar kan risker identifieras och förebyggas. Syftet med detta rapporteringsområde är att rapportera huruvida verksamheten har ändamålsenliga rutiner som möjliggör att tröskelanalyser och konsekvensbedömningar genomförs, huruvida sådana genomförs när det krävs samt huruvida personuppgiftsansvarig har genomfört konsekvensbedömningar för de behandlingar som kräver det. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Finns det ändamålsenliga rutiner för att vid nya/förändrade personuppgiftsbehandlingar genomföra tröskelanalys? Dataskyddsombudet har granskat om det finns ändamålsenliga rutiner för att genomföra tröskelanalys vid nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar. Granskningen visar att det finns stöd för genomförande av tröskelanalys beskrivet i verksamhetens systemstöd. Rutinen ger vägledning för hur tröskelanalys ska genomföras och utgör därmed en grund för att identifiera när en konsekvensbedömning avseende dataskydd kan behöva genomföras. Dataskyddsombudet bedömer att rutinen i sig är ändamålsenlig och ger tillräckligt stöd för att genomföra tröskelanalys vid nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar. Genomförs tröskelanalyser vid nya/förändrade personuppgiftsbehandlingar? Dataskyddsombudet har granskat om tröskelanalyser genomförs vid nya eller förändrade personuppgiftsbehandlingar. Granskningen visar att nya personuppgiftsbehandlingar har identifierats och lagts in i systemstödet under året. Samtidigt framgår att genomförande av tröskelanalyser och konsekvensbedömningar i stor utsträckning initieras efter påminnelse eller efterfrågan från Dataskyddsgruppen snarare än som en etablerad del av verksamhetens ordinarie processer. Vidare framkommer att det finns indikationer på att ytterligare personuppgiftsbehandlingar kan kräva tröskelanalys eller konsekvensbedömning, men ännu inte har identifierats eller dokumenterats. Detta innebär en risk för att tröskelanalyser inte genomförs konsekvent vid nya eller förändrade behandlingar, vilket kan leda till att behov av konsekvensbedömning identifieras sent eller uteblir. Finns det en ändamålsenlig mall samt rutiner för genomförande av konsekvensbedömning avseende dataskydd? Dataskyddsombudet har granskat om det finns en ändamålsenlig mall och rutiner för genomförande av konsekvensbedömning avseende dataskydd. Granskningen visar att det finns systemstöd i verksamheten som ger vägledning för hur konsekvensbedömningar ska genomföras. Den nuvarande versionen av systemstödet innehåller tydligare och mer strukturerade frågor än tidigare, vilket ger förbättrade förutsättningar för att genomföra konsekvensbedömningar på ett enhetligt och ändamålsenligt sätt. Dataskyddsombudet bedömer att befintlig mall och vägledning ger tillräckligt stöd för genomförande av konsekvensbedömning avseende dataskydd. Genomförs konsekvensbedömning avseende dataskydd i de fall det krävs? Dataskyddsombudet har granskat om konsekvensbedömning avseende dataskydd genomförs i de fall det krävs. Granskningen visar att konsekvensbedömningar genomförs i vissa fall. Samtidigt framgår att genomförandet inte sker konsekvent, utan att konsekvensbedömningar i vissa fall initieras först efter dialog eller påminnelse från Dataskyddsgruppen. Detta innebär en risk för att konsekvensbedömning inte genomförs i alla fall där det krävs, eller att den genomförs sent i processen. Om behovet av konsekvensbedömning inte identifieras och hanteras i rätt tid kan risker för de registrerades rättigheter och friheter förbises eller inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Vidare framkommer att Dataskyddsgruppen bedömer att det finns behov av att identifiera och kartlägga ytterligare processer där konsekvensbedömning kan vara aktuell. Har personuppgiftsansvarig identifierat samtliga personuppgiftsbehandlingar som kräver att en konsekvensbedömning avseende dataskydd görs samt genomfört detta? Dataskyddsombudet har granskat om personuppgiftsansvarig har identifierat samtliga personuppgiftsbehandlingar som kräver att en konsekvensbedömning avseende dataskydd genomförs samt genomfört detta. Granskningen, baserad på uppgifter från Dataskyddsgruppen, visar att det inte finns en samlad säkerhet kring att samtliga personuppgiftsbehandlingar som kräver konsekvensbedömning har identifierats och bedömts. Samtidigt framgår att konsekvensbedömningar genomförs för vissa behandlingar, men att helhetsbilden av vilka behandlingar som omfattas är oklar. Detta innebär en risk för att personuppgiftsbehandlingar som kan medföra förhöjda risker för de registrerades rättigheter och friheter inte identifieras och bedöms i tid. Om konsekvensbedömning inte genomförs där det krävs finns risk för att skyddsåtgärder inte utformas eller anpassas på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt. Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? I föregående års granskning bedömdes verksamheten ha etablerade rutiner och systemstöd för konsekvensbedömning avseende dataskydd, och de genomförda konsekvensbedömningarna bedömdes vara aktuella. Fokus låg på att säkerställa att verktyg och dokumentation fanns på plats samt att inga högriskbehandlingar hade identifierats. Årets granskning har i större utsträckning fokuserat på hur tröskelanalyser och konsekvensbedömningar initieras och genomförs i praktiken samt om samtliga personuppgiftsbehandlingar som kan kräva konsekvensbedömning har identifierats. Denna fördjupning har synliggjort behov av ökad systematik och helhetsöverblick i arbetet med konsekvensbedömningar. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudet bedömer att verksamheten har etablerade rutiner och systemstöd för tröskelanalys och konsekvensbedömning avseende dataskydd. Dessa ger en god grund för att identifiera och hantera personuppgiftsbehandlingar som kan innebära förhöjda risker för de registrerades rättigheter och friheter. Samtidigt visar granskningen att arbetet med tröskelanalyser och konsekvensbedömningar inte är fullt ut systematiskt i praktiken och att det saknas en samlad säkerhet kring att samtliga personuppgiftsbehandlingar som kan kräva konsekvensbedömning har identifierats. Detta innebär att behov av konsekvensbedömning riskerar att identifieras sent eller utebli. Dataskyddsombudet rekommenderar därför att: • genomförandet av tröskelanalyser integreras tydligare i verksamhetens befintliga arbetsprocesser, • säkerställs att identifierade behov av konsekvensbedömning konsekvent leder till genomförda bedömningar, • en samlad översyn genomförs i syfte att identifiera ytterligare personuppgiftsbehandlingar där konsekvensbedömning kan vara aktuell. 4. Den registrerades rättigheter Bakgrund och syfte Den registrerade har ett antal rättigheter enligt GDPR. Den registrerade kan bland annat begära tillgång (registerutdrag), rättelse eller radering. Den som är personuppgiftsansvarig har att tillmötesgå en begäran enligt de krav som finns. Syftet med detta rapporteringsområde är att kontrollera huruvida det finns ändamålsenliga mallar samt rutiner för besvarande av rättighetsbegäran, huruvida inkomna begäranden har hanterats inom den tidsram som finns att förhålla sig till samt huruvida svaren till de registrerade, baserat på ett antal stickprov, uppfyller lagkraven. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Finns det ändamålsenliga mallar samt rutiner för besvarande av begäran från den registrerade? Dataskyddsombudet har granskat om det finns ändamålsenliga rutiner för att ta emot och hantera registrerades rättighetsförfrågningar. Granskningen visar att personal får grundläggande information om vad en rättighetsförfrågan är och vart de ska vända sig vid mottagande av en sådan förfrågan, bland annat inom ramen för introduktionsutbildning för nyanställda. Det finns även information tillgänglig på intranätet om hur anställda ska agera när de tar emot en rättighetsförfrågan. Vidare framgår att rättighetsförfrågningar hanteras centralt av Dataskyddsgruppen. Under det senaste året har inga rättighetsförfrågningar inkommit, och de få förfrågningar som tidigare har mottagits har hanterats manuellt och besvarats inom föreskriven tid. Samtidigt saknas skriftligt dokumenterade rutiner för hur rättighetsförfrågningar ska hanteras. Avsaknaden av dokumenterade rutiner innebär i nuläget en begränsad risk, då ärendemängden är låg och hanteringen sker centralt. Vid förändrade förutsättningar, såsom ökad ärendemängd eller organisatoriska förändringar, kan dock behov uppstå av tydligare dokumentation för att säkerställa kontinuitet och enhetlighet i hanteringen. Hur många begäranden (om registerutdrag, begränsning, radering etc.) har under året inkommit från de registrerade? Under året har inga begäranden från registrerade avseende rättigheter enligt dataskyddsförordningen, såsom registerutdrag, rättelse, radering eller begränsning av behandling, inkommit till verksamheten. Hur många av de inkomna begärandena har besvarats av verksamheten inom en månad? Under året har inga begäranden från registrerade inkommit. Det finns därför inga ärenden att bedöma avseende svarstid inom föreskriven tidsfrist. Baserat på ett antal stickprov genomförda av dataskyddsombudet, uppfyller svaren till de registrerade lagkraven? Eftersom inga begäranden från registrerade har inkommit under året har dataskyddsombudet inte genomfört några stickprov av svar till registrerade. Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? I föregående års granskning konstaterades att verksamheten hade förutsättningar att hantera registrerades rättigheter inom föreskriven tidsfrist, men att hanteringen i praktiken var manuell och i hög grad personberoende. Samtidigt noterades att inga brister av nämnvärd betydelse hade identifierats. Årets granskning visar ingen förändring i bedömningen. Inga rättighetsförfrågningar har inkommit under året, och hantering av sådana förfrågningar sker fortsatt centralt via Dataskyddsgruppen. Avsaknaden av dokumenterade rutiner kvarstår, men givet den låga ärendemängden har detta inte medfört några identifierade brister i hanteringen. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudet bedömer att verksamheten har grundläggande förutsättningar för att ta emot och hantera registrerades rättighetsförfrågningar. Information om hur rättighetsförfrågningar ska hanteras ges till personal och hanteringen sker centralt via Dataskyddsgruppen. Under året har inga rättighetsförfrågningar inkommit. Samtidigt saknas dokumenterade rutiner för hantering av registrerades rättigheter. Mot bakgrund av den låga ärendemängden bedöms risken i nuläget som låg, men avsaknaden av dokumentation innebär att hanteringen är personberoende och kan påverka kontinuitet och enhetlighet vid förändrade förutsättningar. Dataskyddsombudet rekommenderar därför att befintligt arbetssätt för hantering av registrerades rättighetsförfrågningar dokumenteras, i syfte att säkerställa tydlighet och kontinuitet vid behov. 5. Personuppgiftsincidenter Bakgrund och syfte Med begreppet personuppgiftsincident avses en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats. Om en inträffad personuppgiftsincident medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska den anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar från upptäckt. Om personuppgiftsincidenten sannolikt leder till hög risk för de registrerade måste de informeras utan onödigt dröjsmål. Om en personuppgiftsincident inte bedöms vara anmälningspliktig ska den dokumenteras. Syftet med detta rapporteringsområde är att kontrollera huruvida det säkerställs att samtliga medarbetare har den kunskap som krävs om personuppgiftsincidenter, huruvida det finns ändamålsenliga rutiner för att hantera händelser som kan utgöra personuppgiftsincidenter och huruvida dessa rutiner följs. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Hur säkerställs det att samtliga medarbetare har den kunskap som behövs för att veta hur denne ska agera vid en personuppgiftsincident? Kunskap om hur personuppgiftsincidenter ska hanteras säkerställs genom utbildningsinsatser, inklusive obligatoriska digitala utbildningar för medarbetare. Dataskyddsgruppen upplever att det finns viss medvetenhet bland personalen om vad som kan utgöra en personuppgiftsincident och hur man ska agera vid osäkerhet. Medarbetare hör i praktiken av sig för att stämma av om en viss händelse, exempelvis e-post som innehåller personuppgifter, ska betraktas som en incident. Samtidigt framgår att medvetenheten inte är helt enhetlig och att kommunikation och information kring personuppgiftsincidenter kan förbättras. Detta innebär en risk för att incidenter inte alltid identifieras eller hanteras på ett konsekvent sätt, vilket kan påverka verksamhetens möjlighet att vidta rätt åtgärder i tid. Finns det ändamålsenliga rutiner för att hantera händelser som kan utgöra potentiella personuppgiftsincidenter? Följs dessa? Det finns dokumenterade rutiner för hur händelser som kan utgöra personuppgiftsincidenter ska hanteras, och dessa är tillgängliga för verksamheten. I praktiken följs rutinerna i huvudsak, men granskningen visar att Dataskyddsgruppen i vissa fall har behövt initiera eller uppmärksamma incidenthantering efter att händelser blivit kända på annat sätt. Detta indikerar att rutinerna inte alltid tillämpas helt enhetligt i samtliga delar av verksamheten. Mot bakgrund av att rutiner finns och används bedöms detta i nuläget inte utgöra en betydande risk, men det finns ett behov av att säkerställa en mer konsekvent tillämpning för att undvika personberoende hantering. Hur många personuppgiftsincidenter har dokumenterats under året? Under året har inga personuppgiftsincidenter dokumenterats i verksamhetens systemstöd. Det finns ett behov av att säkerställa en gemensam och tydlig tillämpning av när inträffade säkerhetshändelser ska registreras och hanteras som personuppgiftsincidenter, i syfte att uppnå en enhetlig bedömning i verksamheten. Hur många personuppgiftsincidenter har anmälts till IMY under året? Under året har inga personuppgiftsincidenter anmälts till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? I föregående års granskning konstaterades att verksamheten hade fungerande rutiner för hantering av personuppgiftsincidenter. Incidenter som blev kända dokumenterades i systemstödet, inga incidenter bedömdes behöva anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten och inga brister av nämnvärd betydelse identifierades. Det noterades även ett högt incidentmedvetande bland medarbetare samt att utbildning genomfördes löpande. Årets granskning visar att inga personuppgiftsincidenter har dokumenterats eller anmälts under året. Samtidigt har granskningen haft ett tydligare fokus på tillämpningen av när inträffade säkerhetshändelser ska registreras och hanteras som personuppgiftsincidenter. Bedömningen av området är i huvudsak oförändrad jämfört med föregående år, men granskningen har synliggjort ett behov av ökad tydlighet för att säkerställa en enhetlig tillämpning över tid. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudet bedömer att verksamheten har etablerade förutsättningar för att hantera personuppgiftsincidenter. Granskningen visar samtidigt att det finns behov av att säkerställa en enhetlig tillämpning av när inträffade säkerhetshändelser ska registreras och hanteras som personuppgiftsincidenter. Mot bakgrund av detta bedöms risken i nuläget som låg. Dataskyddsombudet rekommenderar därför att: • tillämpningen av när säkerhetshändelser ska registreras och hanteras som personuppgiftsincidenter tydliggörs, i syfte att säkerställa konsekvens och kontinuitet i incidenthanteringen. 6. Överföring till tredje land Bakgrund och syfte För att säkerställa att den nivå av skydd för personuppgifter som ställs i GDPR inte undergrävs får överföringar av personuppgifter till länder utanför EU/EES (tredje land) endast ske under särskilda förutsättningar. Det innebär att sådan överföring måste stödjas på antingen ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga upprätthåller en adekvat skyddsnivå, att överföringen omfattas av en lämplig skyddsåtgärd eller i särskilda undantagsfall. Vidare behöver även kompletterade skyddsåtgärder, utöver de lämpliga skyddsåtgärderna, vidtas i vissa fall.1 Syftet med detta rapporteringsområde är att rapportera huruvida personuppgiftsansvarig har identifierat de tredjelandsöverföringar som utförs, huruvida personuppgiftsansvarig tillämpar överföringsverktyg på de tredjelandsöverföringar som utförs och om nödvändiga bedömningar har gjorts avseende tredjelandsöverföringarna. Kontroller och iakttagelser gjord av dataskyddsombudet Har personuppgiftsansvarig identifierat de tredjelandsöverföringar som utförs? Dataskyddsombudet har granskat om personuppgiftsansvarig har identifierat de tredjelandsöverföringar som utförs. Granskningen visar att verksamheten utgår från stadens övergripande krav om att undvika tredjelandsöverföringar vid användning av IT-tjänster. I de granskade behandlingarna har tredjelandsöverföring i huvudsak inte identifierats utifrån de funktioner och tjänster som används i praktiken. Samtidigt framkommer att vissa tjänster kan ha en struktur där begränsade delar av hanteringen sker hos leverantörer med hemvist utanför EU/EES. Sammantaget bedöms tredjelandsöverföringar i nuläget vara i huvudsak identifierade, men granskningen visar att registerförteckningens nuvarande nivå av detaljer inte fullt ut speglar hur olika delar av använda tjänster förhåller sig till tredjelandsöverföring. Detta innebär en risk för att tredjelandsöverföringar inte identifieras eller bedöms konsekvent i de fall där olika delar av en tjänst hanteras på olika sätt, vilket kan försvåra verksamhetens möjlighet att säkerställa korrekt efterlevnad av dataskyddsregelverket över tid. Tillämpar personuppgiftsansvarig ett överföringsverktyg på de tredjelandsöverföringar som utförs? Dataskyddsombudet har granskat om personuppgiftsansvarig tillämpar ett överföringsverktyg på de tredjelandsöverföringar som utförs. 1 Europeiska dataskyddsstyrelsens (EDPB) Rekommendationer 01/2020 om åtgärder som komplement till överföringsverktyg för att säkerställa överenstämmelsen med EU-nivån för skydd av personuppgifter, Version 2.0, Antagna den 18 juni 2021. Granskningen, baserad på uppgifter från Dataskyddsgruppen, visar att det i nuläget är oklart om överföringsverktyg tillämpas vid de delar av använda tjänster där tredjelandsöverföring kan förekomma. Detta innebär att tillämpningen av överföringsverktyg inte är fullt ut klarlagd. Detta innebär en risk för att tredjelandsöverföringar, i de fall de förekommer, inte omfattas av ett tillämpligt överföringsverktyg enligt dataskyddsregelverket, vilket kan påverka möjligheten att säkerställa ett tillräckligt skydd för personuppgifter vid överföring till tredje land. Har nödvändig bedömning, ”Transfer Impact Assessment” (TIA), gjorts avseende tredjelandsöverföringarna? Dataskyddsombudet har granskat om nödvändig bedömning, Transfer Impact Assessment (TIA), har genomförts avseende tredjelandsöverföringar. Granskningen visar att några TIA inte har genomförts. Bedömningar har i stället gjorts på en övergripande nivå utifrån vilken typ av personuppgifter som behandlas och var data lagras, men utan att en formell TIA har dokumenterats. Avsaknaden av dokumenterad TIA innebär en risk för att tredjelandsöverföringar, i de fall de förekommer, inte bedöms tillräckligt systematiskt i förhållande till gällande krav i dataskyddsregelverket. Detta kan påverka verksamhetens möjlighet att visa att tillräckliga skyddsåtgärder vidtas vid överföring till tredje land. Dataskyddsombudets jämförelse med föregående års resultat Skiljer sig resultatet åt från föregående år och hur i så fall? Granskningsområdet tredjelandsöverföringar omfattades inte av föregående års årsrapportmall och har därför inte tidigare granskats som ett eget område inom ramen för dataskyddsombudets årsrapport. Årets granskning utgör därmed en första samlad genomgång av hur tredjelandsöverföringar identifieras, bedöms och dokumenteras i verksamheten. Dataskyddsombudets bedömning samt rekommendationer Dataskyddsombudets bedömning baseras på uppgifter från Dataskyddsgruppen. Granskningen visar att verksamheten utgår från stadens övergripande krav om att undvika tredjelandsöverföringar och att sådana överföringar, enligt tillgänglig information, i huvudsak inte förekommer i de tjänster som används i praktiken. Samtidigt framgår att dokumentation och bedömning av tredjelandsöverföringar inte är fullt ut etablerad för samtliga delar av använda tjänster, och att nödvändiga bedömningar i form av Transfer Impact Assessment ännu inte har genomförts. Dataskyddsombudet rekommenderar därför att: • registerförteckningens detaljeringsnivå ses över så att den i tillräcklig utsträckning speglar hur olika delar av använda tjänster förhåller sig till tredjelandsöverföring, • det klargörs om och hur överföringsverktyg tillämpas vid tredjelandsöverföringar, • nödvändiga bedömningar i form av Transfer Impact Assessment genomförs i de fall tredjelandsöverföringar kan förekomma. Bilaga 2 – Andra genomförda granskningar och omvärldsbevakning Andra granskningar som dataskyddsombudet har genomfört under året Genomförda granskningar och deras resultat Granskning 1 – Information till registrerade på webbplatsen (micasa.se) Dataskyddsombudet har granskat den information om behandling av personuppgifter som tillhandahålls via webbplatsen micasa.se (”Information om behandling av personuppgifter”) mot bakgrund av dataskyddsförordningens krav på transparens och information. Granskningen visar att informationen ger en övergripande beskrivning av hur personuppgifter behandlas i verksamheten samt innehåller generell information om registrerades rättigheter och kontaktvägar. Samtidigt framgår att informationen i flera avseenden inte är tillräckligt specificerad för att uppfylla kraven på tydlig, fullständig och lättillgänglig information enligt dataskyddsförordningen. Informationen saknar i delar den struktur och detaljnivå som krävs för att registrerade på ett enkelt sätt ska kunna förstå vilka personuppgifter som behandlas, för vilka ändamål och på vilka rättsliga grunder. Sammantaget bedöms integritetsinformationen i sin nuvarande form inte ge registrerade en tillräckligt klar och transparent bild av bolagets personuppgiftsbehandlingar. Bristande transparens kan leda till att registrerade inte får den information de har rätt till enligt dataskyddsförordningen, vilket kan försvåra möjligheten att utöva sina rättigheter och minska förtroendet för hur personuppgifter hanteras. Mot denna bakgrund bedöms risken som medelhög. Granskning 2 – Hantering av tjänstekort Dataskyddsombudet har granskat hanteringen av tjänstekort inom verksamheten, med fokus på hur tjänstekort används och förvaras i det dagliga arbetet. Granskningen har genomförts genom intervju med tidigare dataskyddsombud samt genom information från Dataskyddsgruppen. Granskningen visar att tjänstekort i praktiken ofta lämnas utan uppsyn i verksamhetens lokaler. Detta sker trots att det finns fastställda rutiner för hur tjänstekort ska hanteras och trots återkommande påminnelser till medarbetare om gällande krav. Eftersom tjänstekort används för inloggning till IT-system, innebär bristande efterlevnad av rutinerna en ökad risk för obehörig åtkomst. Sammantaget bedöms hanteringen av tjänstekort i sin nuvarande form innebära en förhöjd risk kopplad till skyddet av personuppgifter. Mot denna bakgrund bedöms risken som medelhög. Dataskyddsombudets rekommendationer baserat på iakttagelserna ovan Dataskyddsombudets rekommendationer 1. Prioritera att i närtid omarbeta och uppdatera informationen till registrerade på webbplatsen så att den uppfyller dataskyddsförordningens krav på tydlig, fullständig och lättillgänglig information. 2. Utred om nuvarande säkerhetsåtgärder för hantering av tjänstekort behöver kompletteras för att minska risken för obehörig åtkomst till system samt vilka åtgärder som är ändamålsenliga med beaktande av hur tjänstekort hanteras i praktiken. Omvärldsbevakning Resultatet av dataskyddsombudets omvärldsbevakning IMY:s vägledning om konsekvensbedömningar (DPIA) IMY har publicerat vägledning som förtydligar när konsekvensbedömning ska genomföras, hur arbetet bör struktureras och vikten av att DPIA hålls uppdaterad över tid. Vägledningen är praktiskt användbar för att stärka systematik och dokumentation i arbetet med högriskbehandlingar. Länk: https://www.imy.se/nyheter/imy-publicerar-vagledning-vid-konsekvensbedomning/ Pseudonymisering EDPB:s riktlinjer om pseudonymisering EDPB har antagit riktlinjer som klargör hur pseudonymisering ska förstås och tillämpas enligt GDPR samt att pseudonymiserade uppgifter fortsatt är personuppgifter. Riktlinjerna är relevanta vid informationsklassning, riskbedömning och som skyddsåtgärd i konsekvensbedömningar. Länkar: https://www.edpb.europa.eu/news/news/2025/edpb-adopts-pseudonymisation-guidelines-and- paves-way-improve-cooperation_sv https://www.edpb.europa.eu/system/files/2025- 02/edpb_summary_202501_pseudonymisation_en.pdf SRB-målet EU-domstolen har i det s.k. SRB-målet klargjort att bedömningen av om uppgifter utgör personuppgifter ska göras utifrån mottagarens faktiska möjlighet att identifiera en person, även när uppgifterna är pseudonymiserade. Domen tydliggör hur pseudonymisering ska bedömas i administrativa processer och vid delning av uppgifter inom och mellan organisationer. Länk: https://curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2025-09/cp250107en.pdf Nationella riktlinjer för användning av generativ AI i offentlig sektor Nationella riktlinjer för generativ AI inom offentlig förvaltning har lanserats och betonar krav på riskbedömning, transparens och ansvar när personuppgifter behandlas. Riktlinjerna är strategiskt relevanta även för verksamheter med begränsad AI-användning i nuläget. Länk: https://www.imy.se/nyheter/nu-lanseras-nationella-riktlinjer-for-anvandningen-av-generativ- ai-inom-offentlig-forvaltning/ Nya regler och vägledning om kamerabevakning Nya regler för kamerabevakning har trätt i kraft och IMY har publicerat vägledning om hur regelverket ska tillämpas. EU-domstolen har även klargjort kraven på information till registrerade vid kamerabevakning, vilket påverkar offentlig verksamhet där kameror används. Länkar: https://www.imy.se/nyheter/fran-1-april-galler-nya-regler-for-verksamheter-som- kamerabevakar/ https://www.imy.se/nyheter/imy-vagleder-om-nya-kameraregler/ https://www.imy.se/nyheter/klargorande-fran-eu-domstolen-om-information-vid- kamerabevakning/ Samordnad EU-tillsyn 2026 – transparens och information till registrerade EDPB har beslutat att temat för det samordnade tillsynsramverket (Coordinated Enforcement Framework) 2026 ska vara organisationers efterlevnad av transparens- och informationskraven i GDPR, särskilt enligt artiklarna 12–14. Det innebär att tillsynsmyndigheter i flera EU-länder parallellt kommer att granska hur väl registrerade informeras om personuppgiftsbehandlingar, inklusive tydlighet, fullständighet och tillgänglighet i informationen. Länk: https://www.edpb.europa.eu/news/news/2025/coordinated-enforcement-framework-edpb- selects-topic-2026_sv EDPS om användning av Microsoft 365 i EU:s institutioner EDPS meddelar att Europeiska kommissionen, efter ett tillsynsärende, har genomfört åtgärder som innebär att tidigare identifierade brister i användningen av Microsoft 365 bedöms vara åtgärdade och att ärendet därmed har avslutats. Ärendet illustrerar vilka krav som kan ställas på styrning, ansvarsfördelning och skyddsåtgärder vid användning av molntjänster i offentlig verksamhet. Länk: https://www.edps.europa.eu/press-publications/press-news/press-releases/2025/european- commission-brings-use-microsoft-365-compliance-data-protection-rules-eu-institutions-and- bodies_en Förslag om förenklingar i GDPR – Digital Omnibus EU-kommissionen har presenterat ett förslag till Digital Omnibus som bland annat omfattar förenklingar och förtydliganden i GDPR, exempelvis kring dokumentationskrav och samordnad incidentrapportering. Förslaget är ännu under beredning men visar riktningen för kommande utveckling av regelverket. Länk: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/digital-omnibus-regulation-proposal Tredjelandsöverföringar – USA, Storbritannien och Brasilien EU-domstolen har bekräftat att EU-US Data Privacy Framework fortsatt innebär ett giltigt adekvansstöd för överföring av personuppgifter till certifierade mottagare i USA. Europeiska kommissionen har beslutat att förlänga EU:s adekvansbeslut för Storbritannien, vilket innebär att personuppgifter fortsatt kan överföras utan kompletterande skyddsåtgärder. EDPB har dessutom antagit ett yttrande om ett förslag till adekvansbeslut för Brasilien och bedömt att landets dataskyddsramverk i huvudsak ger en adekvat skyddsnivå, med vissa rekommenderade förtydliganden inför ett slutligt beslut. Länkar: https://curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2025-09/cp250106en.pdf https://europa.eu/newsroom/ecpc-failover/pdf/ip-25-3059_en.pdf https://www.edpb.europa.eu/news/news/2025/draft-adequacy-decision-brazil-edpb-adopts- opinion_en