Förvaltningsgruppens protokoll om budget, service och återbruk 2026

[Förvaltningsgruppens protokoll 2026-08-18.pdf] Serviceförvaltningen Protokoll Sida 1 (6) Serviceförvaltningen Palmfeltsvägen 5 Box 7005 12107 Stockholm stockholm.se Protokoll Förvaltningsgrupp 2026-08-18 Närvarande: Arbetsgivarrepresentanter: Charlotte Goliath, förvaltningschef Karin Toll Lane, avdelningschef Andreas Broman, avdelningschef Lena Melin, avdelningschef Liselothe Engelgren, avdelningschef Liselotte Skoglund, avdelningschef Madeleine Nordström, avdelningschef Magnus Malmborg, avdelningschef Robin Jägestedt, avdelningschef (från punkt 5) Thomas Lundberg, avdelningschef Susanne Henriz Melin, enhetschef HR och internservice Representanter arbetstagarorganisationer: Carl Korch, SACO (digitalt från punkt 5) Liina Cullblad, Vision Carin Trygg Monvall, Akademikerförbundet SSR Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. Anmälan av justerat protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Nämndärenden/handlingar till servicenämndens sammanträde Nämndsammanträdet i augusti utgår och har därmed inga handlingar. Samverkan Förslag till beslut (MBL §11) o LÖSA – förtydligande av lönekriterier samt medarbetarsamtal Arbetsgivaren presenterar förslag till beslut kring förslag på förtydligande kring lönekriterier och medarbetarsamtal. Förvaltningschef berättar om en förändring som gjorts i förslaget till förtydligande av lönekriterierna. Förändringen består av att det första lönekriteriet i förslaget, har förändrats till ”jag är aktiv i min egen kompetensutveckling”. I övrigt är förslaget i enlighet med det som informerades i samverkan vid förvaltningsgrupp 2026-06-16. Protokoll Sida 2 (6) Förvaltningschef går igenom den föreslagna tidsplanen och berättar att nästa steg efter samverkan av förslag till beslut följer implementering av det nya systemstödet för medarbetarsamtal - Winningtemp, som ska ske under hösten. APT material arbetas fram som ska arbetas igenom med alla medarbetargrupper för att förankra de förtydligade lönekriterierna under hösten. Utrullningen är planerad till medarbetarsamtalen i november 2026. Lönekriterierna för chefer baseras på chefsprofilen som är gemensam för hela Stockholms stad. Vision frågar – När kommer de nya kriterierna träda i kraft och hur värderas man i mellanrummet innan nya kriterierna är aktiva? Arbetsgivaren svarar – Kriterierna är enbart förtydligade av de kriterier som förvaltningen tidigare har haft. Därför anser arbetsgivaren att det sannolikt inte kommer upplevas som problematiskt, utan svarare att det bli lättare att få klarhet i värderingarna. Men för att förminska risken till förvirring kommer vi kommunicera och jobba med förtydligandena på APT i oktober. Ärendet är samverkat (MBL §11) utan invändning från arbetstagarorganisationen. Verksamhet och budget Tertialrapport 2 arbetas fram där samtliga verksamhetsområden är involverade, just nu med fokus på utvärdering av måluppföljning och prognostisering. Delårsbokslut kommer att arbetas fram i tertialrapport 2 inom kort. Arbete har påbörjats med beräkningar för budget och prissättning för 2027. Det stundande valet och nästa års budget är något som förvaltningen inväntar för att få klarhet i vilka eventuellt nya uppdrag som förvaltningen ska fokusera på framåt. • Verksamhetsområde Ekonomi Sommaren har varit lugn med fullgod bemanning. Avdelningen har haft två pensionsavgångar, en i augusti och en i juni. Dessa vakanser fylls just nu av vikarier men kommer ersättas av medarbetare som just nu är på föräldraledighet. De tre annonser som publicerats för vikarietjänster har fått en positiv respons med flera starka kandidater. Volymerna har börjat gå ner. Ett nytt inkassosystem kommer att införas i december som kommer att medföra en del arbete. En ny tjänst, där avdelningen stöttar förvaltningar med att granska föreningsbidrag, testas för närvarande. Föreningsbidrag är ett område som är drabbat av välfärdsbrottslighet. Avdelning Ekonomi erbjuder kund att granska och analyserar underlagen och utifrån denna ge en rekommendation för att säkra korrekt hantering. Just nu stöttar avdelningen Enskede Årsta Vantör stadsdelsförvaltning, äldreförvaltningen och kulturförvaltningen. Protokoll Sida 3 (6) Avdelningen jobbar även med successionsplanering utifrån kommande pensionsavgångar. • Verksamhetsstöd Sommaren har vart lugn. Arbetar just nu budget och med prislistor för nästkommande år där avdelningen stöttar förvaltningen i stort. Förberedelser inför tertialrapport 2 och förberedelser för nästa mandatperiod med arbete kring målstruktur. Den nya enheten Digital utveckling och informationshantering som skapades i mars har stor efterfrågan och ett arbete påbörjas för hur man kan skapa kompetensteam och kompetensbreddning för att kunna möta kundernas efterfrågan och minska sårbarheten. En utredning kommer genomföras för att få en bild om bemanningsbehovet på sikt. Valnämndens personal sitter nu tillfälligt hos oss på serviceförvaltningen och har hyrt in sig på vår infrastruktur för kundtjänstarbete. Samarbetet fungerar väl. • Kontaktcenter Andreas Broman som är ny avdelningschef för VO KC from 1 sept introduceras av förvaltningschef för de fackliga parterna. Andreas berättar om sin bakgrund inom Serviceförvaltningen. Bra sommar på KC, med fullgod bemanning och en bra förmåga att hantera flödena som kommit in. Ny enhetschef på enhet två som kommit första juni och en ny bemanningsplanerare som kom in första juli som båda påbörjat introduktion och har kommit in bra i verksamheten. Kommer tidig höst rekrytera in en ny person till enheten operativt stöd och utveckling i och med förändringsarbeten och budgetuppdrag från kommunfullmäktige. Uppdatering av gränssnitt och digitalisering av utbildningar och ta emot nya system som kommer att införas på sikt vilket innebär ett behov av att stärka upp enheten. Avdelningen har tre stora budgetuppdrag som är i fokus som kommer arbetar vidare med i höst. Överlämning från Lena Melin till Andreas Broman är också i fokus just nu för att säkra en sömlös övergång. • Lokaler och hyror Sommaren har varit lugn. Inom hyresadministrationen har arbetsbelastningen varit rimlig eller låg där också en sommarvikarie hade tagits in. Under våren har telefonnumret på hyresavierna ändrats från hyresadministrationen till Kontaktcenter. De har inneburit en effektivisering och att behovet av resurser för telefoni och telefontid minskat inom enheten. En översyn av hanteringen av telefoni kommer att Protokoll Sida 4 (6) göras under hösten då detta är ett positivt exempel på effektiv samverkan mellan avdelningarna inom förvaltningen. Idag inleds två rekryteringar. Beredskapssamordnare som är en ersättningsrekrytering för nuvarande beredskap- och säkerhetssamordnare som slutar och till ÅBC rekryteras en samordnare. Enligt planerna och budget skulle två hantverkare till ÅBC rekryteras under hösten. Erfarenheten sedan staren av verksamheten har visat att det inte finns behov av fler hantverkare, behöver är istället en samordnare för att hantera administrativa och övergripande frågor. • Rekrytering Verksamheten rullar på bra. Fyra nya medarbetare har börjat och introduceras under hösten. Potentiellt nya uppdrag som kommer in under hösten i och med volymprojekt 2027, vilket möjligen kommer resultera i ett ökat behov av att rekrytera till avdelningen på sikt. Exploateringskontoret är en ny kund. Avdelningen har framförsikt i och med att hösten medför en ökad volym och valåret gör att det kan innebära ett utökat behov av rekryteringsstöd för förvaltningarna och bolagen inom staden. Just nu påbörjas process för att rekrytera in en ordinarie enhetschef för att ersätta tillförordnad enhetschef. SACO frågar – Ni hade problem med systemstödet för att ta digitala referenser. Har det löst sig? Arbetsgivaren svarar – det är en del problematik fortfarande med stadens systemstöd för rekrytering, men det hanteras löpande. SACO frågar – hur påverkar det arbetsmiljön? Arbetsgivaren svarar – Det har inneburit en del dubbelarbete och handpåläggning där samtliga annonser och referenstagningar måste granskas så att det inte blivit fel vilket just nu är det en utmaning och medför merarbete. Men dialog förs kontinuerligt mellan stadsledningskontoret och med leverantör för att försöka lösa problemen. • Lön och Pension Avdelningen har haft en bra sommar. Jobbade en aning övertid i juni-juli för att tömma alla lager som uppkommit då skolorna stänger ner. Nya rutiner har införts pga nya regler från folkbokföringen som resulterat i införande av nytt arbetssätt. Fått in ett extrauppdrag från en förvaltning som på grund av att de hade fört in fel uppgifter i ett försystem behövde hjälp med att rätta upp datan i LISA. Administration av beställning av förmånscyklar har hanterats under sommaren. Nya administratörer och en ny pensionshandläggare har börjat och introduceras under hösten. Uppföljning av tertrialrapport 2 ligger på agendan men också planeringsdagar som ska genomföras för att samlas och hitta en gemensam riktning och jobba ihop sig. En planeringsdag tillsammans mellan pensionsstrategerna på stadsledningskontoret och Protokoll Sida 5 (6) pensionshandläggarna på serviceförvaltningen planeras med syfte att effektivisera arbetet ytterligare. • Inköp Bra sommar med fullgod bemanning och verksamheten har rullat på bra. Under våren har utredning för samordningsfunktion måltider och livsmedel genomförts och i slutet av juni tog styrgruppen beslut att följa utredningens rekommendationer. Samordningsfunktion ska därmed inrättas hos serviceförvaltningen och två samordnare kommer att rekryteras in för att koordinera denna funktion. Då förvaltningens beredskap- och säkerhetssamordnare kommer sluta behöver samordningsansvaret för sektorn för livsmedel och dricksvatten hanteras. Den vakansen kommer att ersätts genom att kategoriledaren för livsmedel och måltider kommer också kommer att axla sektorsansvaret för dricksvatten. Positiva synergier bedöms kunna finnas. Åtta nya upphandlare har anställts och ska introduceras under hösten. Två praktikanter under hösten som börjar i slutet på augusti. Plan är lagd för att ta emot och introducera de nya, men ytterligare annonser kommer att läggas ut för att täcka upp behovet av upphandlare. Tre vakanser kvarstår för upphandlare och potentiellt kommer även en avtalsförvaltare behöva rekryteras in på sikt i och med det nya uppdraget att ha kategoriansvar för förbrukningsmaterial. • DIT Sommaren har varit lugn. Genomlysning av Webb- och kommunikationsenheten fortsätter liksom arbetet med portföljanalys på avdelningen DIT för att säkra tjänsteutbud och effektivisera arbetssätt. Dataskyddsombud och dataskyddsspecialisterna arbetar nu som ett team och har 19 kunder, en utvärdering av verksamheten kommer att genomföras under Q4. Systemutvecklarnas roll på avdelning DIT och deras uppdrag ses kontinuerligt över, så att rollfördelning och tjänsteutbud är i synk med den nya enheten för centrala system som skapats inom stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering. Ny chef för projektledningsenheten börjar i september och introduceras under höst och vinter. Indikationen på efterfrågan är stabil framåt. Flera kunder efterfrågar andra tjänster än vad avdelningen just nu erbjuder så det finns potential och möjligheter framåt trots ovisshet i och med det stundande valet. Arbetar med att ta med att se över fördelningen av uppdrag mellan stadsledningskontoret och övriga förvaltningar och bolag så att viktningen blir rätt och att möjliggöra att avdelningen kan omsätta sina lärdomar från uppdrag på stadsledningskontoret till att kunna dela kompetensen med övriga förvaltningar och bolag inom staden. SACO frågar – hur påverkar NIS2 verksamhetsområdet? Arbetsgivaren svarar – Det påverkar just nu genom samarbete med stadsledningskontoret kring utveckling av systemstöd i frågorna som berör. Serviceförvaltningen är efterfrågad genom dess kompetens och Protokoll Sida 6 (6) omfattas i diskussioner kring hur staden ska anpassa sig efter NIS2, arbeta med systemstödet och krav i upphandlingar för att kunna omhänderta de nya kraven som läggs på staden. Personal- och kompetensutveckling Uppföljning kring arbetet kring aktiviteterna som är kopplade till kompetensförsörjningsplan pågår i samband med tertrialrapport 2. Utbildningar för chefer inom förvaltningen rullar på enligt tidigare presenterad utbildningsplan. Just nu är det en utbildning i arbetsrätt och i lönebildning som ligger närmast i tiden. Jämställdhet – och mångfald Arbetsmiljöfrågor Akademikerförbunder SSR frågar – Finns någon plan för arbetsmiljöronderna? Arbetsgivaren svarar – Den kommer att belysas på förvaltningsledning idag, så planen kommer att ingå i samverkan i september. SACO frågar - Har förvaltningen i nuläget ett huvudskyddsombud? Arbetsgivaren svarar – Ja, vi har ett fått ett tillfälligt huvudskyddsombud, Reza Etemad. Dialog om ett fast huvudskyddsombud pågår med Vision. Övriga frågor SACO frågar – Hur ser planerna ut för flytten till nya lokaler? Arbetsgivaren svarar – Ingen ny information har inkommit i detta ärende. Ett omtag på upphandlingen togs och därmed kommer tidsplanen att påverkas. Arbetsgivaren återkommer så snart ny information inkommer. Nästa möte 22 september 2026 kl. 08.30 – Isbanan Meddela Linda Lillqvist om du deltar via Zoom. Kallelse kommer att uppdateras med aktuell Zoom-länk inom kort. Mötet avslutades Justering och signering av protokoll sker digitalt. Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera --- [Förvaltningsgruppens protokoll 2026-06-16.pdf] Serviceförvaltningen Protokoll Sida 1 (6) Serviceförvaltningen Palmfeltsvägen 5 Box 7005 12107 Stockholm stockholm.se Protokoll Förvaltningsgrupp 2026-06-16 Närvarande: Arbetsgivarrepresentanter: Charlotte Goliath, förvaltningschef (digitalt) Karin Toll Lane, avdelningschef (digitalt) Lena Melin, avdelningschef (digitalt) Liselothe Engelgren, avdelningschef Liselotte Skoglund, avdelningschef Madeleine Nordström, avdelningschef Magnus Malmborg, avdelningschef Robin Jägestedt, avdelningschef Thomas Lundberg, avdelningschef Representanter arbetstagarorganisationer: Carl Korch, SACO Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. Anmälan av justerat protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Nämndärenden/handlingar till servicenämndens sammanträde Servicenämndens sammanträde den 23 juni har ställts in pga avsaknad av beslutsärenden Samverkan Information (MBL §19) o LÖSA – förtydligande av lönekriterier samt medarbetarsamtal Arbetsgivaren presenterar information kring förslag på förtydligande kring lönekriterier och medarbetarsamtal. Förvaltningschef visar upp en sammanfattning av bakgrund, de insikter arbetsgivaren fått ifrån referensgruppen med medarbetare och referensgruppen med fackliga parter. Protokoll Sida 2 (6) SACO frågar – Följer medarbetarsamtalet för chefer samma modell som övriga eller har chefer en egen samtalsmodell? Arbetsgivaren svarar – Chefer har samma samtalsmodell som medarbetare men lönekriterierna är annorlunda för chefer. SACO frågar – Finns möjlighet att HR kan presentera medarbetarsamtalsmallen och samtalsprocessen vid nästa samvekanstillfälle i augusti? Arbetsgivaren svarar – Ja SACO frågar – Är stadens kriterier i chefsprofilen applicerbar direkt för serviceförvaltningen eller behöver den anpassas något? Arbetsgivaren svarar – Ja, bedömningen är att den är applicerbar för cheferna på Serviceförvaltningen. Ärendet är informerat (MBL §19) i samverkan utan invändning från arbetstagarorganisationen. Verksamhet och budget Ekonomi Sommarplanering är i princip färdig. Avdelningen kommer påverkas av införandet av ett nytt ärendesystem och ett nytt inkassosystem under hösten och vintern. För att täcka upp ett fåtal vakanser kommer avdelningen rekrytera in förstärkning på visstidsanställningar som kan förlängas vid behov. Avdelningen genomför med hjälp av extern konsult utredning kring utveckling av konsulttjänster inom det ekonomiadministrativa området, i enlighet med uppdrag i 2026 års budget. Slutrapporten kommer tas upp på FVG under senare delen av hösten. Verksamhetsstöd Sommarplanering klar. Utökning av systemansvarig verksamhetsutvecklare, är i slutfas med rekrytering. Kontaktcenter Högt tryck i ärendeflödena men minskar något inom skola och förskola inför sommaren. Augusti månad bedöms skola och förskola ha högt tryck i och med förskole- och skolstart. Kontaktcenter har tagit över svarsgrupper från stadsbyggnadskontoret, vilket har ökat antalet hanterade ärenden. Både uppdragsgivare och invånare är nöjda med kvalitet och ökad tillgänglighet. Protokoll Sida 3 (6) Sommarplaneringen är färdig. Förberedelser att rekrytera in medarbetare på visstidsanställningar genomfördes i god tid så att introduktion i arbetet kunnat hanterats strukturerat. Ny enhetschef har rekryterats in i maj och introduktionen går bra. Under våren har flertalet tidigare visstidsanställda blivit erbjudna en tillsvidareanställt vilket förstärkt enheterna ytterligare framåt. SACO skickar med - Det är viktigt att skapa en hållbar arbetsmiljö för medarbetarna under arbetstoppar i exempelvis augusti. Arbetsgivaren svarar – Kompetensutveckling och förberedelser har genomförts för att kunna ta höjd för arbetstoppar som skapar möjligheter för att öka tillgänglighet för medborgare men också skapa en god arbetsmiljö för medarbetarna. Lokaler och hyror Avdelningen jobbar med att sätta arbetssätt och strukturer i den nya organisationen, arbetet fortgår med att skapa en sammansvetsat och välfungerande avledning och enheter. Inom avdelningen finns en stabil efterfrågan på frivilliga tjänster. Baserat på en bedömt ökad efterfrågan med nya uppdrag har två projektledare rekryterats in. Återbrukscentralen invigdes den 29 maj och är en ny typ av verksamhet som förvaltningen försöker lära känna och skapa goda förutsättningar för framdrift framgent. SACO frågar – vid föregående förvaltningsgruppsmöte hade en ansökan om medel till ERUF lämnats in men inget svar hade ännu återfåtts. Har förvaltningen fått svar? Arbetsgivaren svarar – Medel har godkänts från ERUF och kommer användas till ett utredningsprojekt om utveckling mot en storskalig återbruksverksamhet i nära samarbete med miljöförvaltningen. SACO frågar – Har förvaltningen fått någon ny information om flytten av kontoret och de tänkta lokalerna? Arbetsgivaren svarar – Ingen ny information i dagsläget. Fastighetskontoret i rollen som fastighetsägare har ännu inte signerat avtal med entreprenör. SACO frågar – Har någon utredning kring sprinklersystemet visat på någonting nytt? Arbetsgivaren svarar – Förvaltningen har som hyresgäst i lokalerna begränsad eller ingen påverkan på val av sprinkelsystem och dylikt. Rekrytering Avdelningen arbetar fortsatt med att ersätta en pensionsavgång och de medarbetare som är på föräldraledighet. Just nu ligger mycket fokus på hantering av verifiering av kandidaters intyg i rekryteringsförfarandet. För att etablera ett hållbart arbetssätt kring Protokoll Sida 4 (6) dessa kontroller samarbetar avdelningen med Utvecklings och HR avdelningen på stadsledningskontoret. Rekryteringssystem som inte fungerar optimalt samt att zoom i större utsträckning inte fungerar optimalt skapar utmaningar. SACO frågar - vad är de för problem med rekryteringssystemet? Är problemet hos förvaltningen eller ligger problemet hos leverantör? Arbetsgivaren svarar – Förändringar i leverantörens bolagsstruktur som skapar utmaningar och en långsammare hantering av ärenden. Referenstagningsdelen fungerar inte optimalt och referenser har i några fall behövt uppge information på nytt via telefon. Detta är inte optimalt för rekryteringsservice pågående processer, och påverkar stadens employer brand negativt. Lön och Pension Sommarplaneringen är färdig. Mycket rättningar och justeringar kommer att hanteras under sommaren. Förmånscyklar har varit stort fokus för avdelningen. Ca 700 medarbetare inom staden har beställt förmånscyklar hittills. SACO reflekterar kring att leverantören inte kunde ge någon definitiv prisuppgift för förmånscyklarna. Inköp Ny organisation sedan ca 6 månader. Strukturerna börjar sätta sig och teamen börjar bli mer trygga och stabila. Avdelningen planerade att göra en uppföljning av den riskbedömning som gjordes i samband med omorganisationen innan sommaren. På grund av de förutsättningar utifrån bemanning som finns idag har arbetet med uppföljning skjutits till augusti. SACO frågar - har ni skyddsombud med i processen? Arbetsgivaren svarar – nuvarande skyddsombud ska bjudas in. Avdelningen kommer att genomföra planeringsdagar i början på september med fokus på målsättningar och vision framåt. Verksamheten har högt tryck med flertalet förfrågningar har inkommit. På grund av personalomsättning och förutsättningar kring bemanning måste vissa inkomna förfrågningar dessvärre nekas i nuläget. Nio nya upphandlare har rekryterats som börjar i etapper i sommar samt i höst. En nuvarande vakans på avtalssidan, där ett anställningserbjudande har givits till kandidat. Två föräldravikariat bemannas för att täcka upp föräldraledigheter inom avdelningen, där processen är i slutfas. Avdelningen tar emot två LIA-praktikanter till hösten. SACO frågar – har det nya lönetransparensdirektivet påverkat hur förvaltningen skrivit sina annonser för de vakanser som nu tillsätts? Arbetsgivaren svarar – Nej, annonserna har lagts ut innan den 7 juni då direktivet trädde i kraft. Protokoll Sida 5 (6) SACO frågar - Hur jobbar avdelningen med introduktion då det är många nya rekryterade samt LIA praktikanter som kommer in samtidigt? Arbetsgivaren svarar – I största möjliga mån ska introduktionen organiseras så att flera kan introduceras tillsammans för att skapa effektivitet. DIT Ny chef för projektledare har anställts och är på plats i september. Avdelningen genomlyser sitt tjänsteutbud och organisation, där utbud, efterfrågan från kund, befintliga kompetensområden samt fördelning av uppdrag ses över. Just nu har avdelningen 19 uppdragsgivare inom tjänsteområdet för dataskydd. Uppföljning kommer ske i Q4 2026. SACO frågar - en förändring har skett inom fokusområdet i granskningar kring dataskyddsombud. Arbetsgivaren svarar att vi kommer fortsätta genomföra vanlig rapport som vi gjort innan så vårt uppdrag förändras inte. Personal- och kompetensutveckling Jämställdhet – och mångfald Arbetsmiljöfrågor Övriga frågor SACO frågar - Har förvaltningen har tagit in feriearbetare och i så fall inom vilka verksamheter? Arbetsgivaren svarar – Ja vi har tagit emot och ökat antalet detta år. Förvaltningen har tagit in två feriearbetare på Lokaler och hyror och en feriearbetare har tagits in på verksamhetsstöd. Några flera kommer komma in till hösten. Målantalet feriearbetare har förvaltningen överträffat under 2026. SACO lyfter - kompetensförsörjningsplanen. SACO ser fram emot arbetet under hösten. SACO önskar återkoppling under hösten kring finansiering av Inköps verksamhet. Arbetsgivaren svarar - Vi behöver troligen vänta in finsanborgarrådets förslag till budget 2027 innan vi kan informera de fackliga parterna om ev förändring. Protokoll Sida 6 (6) Nästa möte 18 augusti 2026 kl. 08.30 – Majbrasan Meddela Linda Lillqvist om du deltar via Zoom. Kallelse kommer att uppdateras med aktuell Zoom-länk inom kort. Mötet avslutades Justering och signering av protokoll sker digitalt. Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera