Ny instruktion för attest, inköp och upphandling

[8_Uppdatering av instruktion för attest och inköp.pdf] 2026-06-02 Dnr: 26SVOA630 1 (2) Juridikenheten Sara von Ehrenheim Styrelsen för Stockholm Vatten och Avfall AB Uppdatering av instruktion för attest och inköp FÖRSLAG TILL BESLUT Styrelsen föreslås besluta att fastställa instruktion för attest och inköp för Stockholm Vatten och Avfall AB. Christian Rockberger Verkställande direktör Maria Ålander Petrén Avdelningschef Ekonomi Bilagor: 1. Instruktion för attest och inköp 2. Instruktion för attest och inköp med ändringsmarkering 2 (2) ÄRENDET Instruktionen för attest och inköp är en viktig komponent i bolagets interna kontroll och styrsystem. Instruktionen ska beskriva hur bolagets styrelse respektive VD har delegerat ansvar avseende den löpande förvaltningen. Instruktionen är ett viktigt dokument som har till syfte att skapa rationella och säkra rutiner vid inköp/upphandling, rekvisition/inköpsorder, fakturahantering, utbetalningar och i övriga situationer där man förfogar över bolagets resurser. I den årliga översynen av instruktionen har ett behov av modernisering uppmärksammats. Tidigare har fysiska attestbrev utfärdats för samtliga attestanter men med anledning av modernisering och digitalisering ser bolaget inte längre behov av fysiska attestb rev. Attesträtten tilldelas och hanteras i stället direkt i bolagets ekonomisystem vilket medför effektivisering. För att säkerställa att samtliga medarbetare som tilldelas attesträtt har tillräcklig kännedom om vad det innebär kommer bolagets onboardingprocess kompletteras med en obligatorisk utbildning avseende innehållet i instruktionen för attest och inköp. Slopandet av fysiska attestbrev medför ett antal justeringar i instruktionen. Vidare förtydligas och effektiviseras hanteringen av rätten att utbetalningsattestera. Vidaredelegering föreslås hanteras direkt i internetbanken. Detta medför minskad risk för ineffektivitet och onödig administration. Vad gäller kreditering och nedskrivning av kundfordran samt övriga fordringar tydliggörs kopplingen till attesträtt och att bolagets riktlinjer ska följas. Beloppsgränsen för beslut om att påbörja en upphandling och teckna avtal efter genomförd upphandling för avdelningschef och inköpschef i förening föreslås höjas. Beloppsgränsen har legat på 10 mnkr under minst 10 år och en omfattande ökning av priserna inom alla områden har medfört att ca 90 % av alla upphandlingar som genomförs idag passerar VD för beslut. Beloppsgränsen föreslås därför höjas till 20 mnkr. Det genomförs också vissa redaktionella förändringar. SLUT Instruktion för attest och inköp 1 Omfattning och ändamål Syftet med instruktionen är att tydliggöra fördelning av ansvar och befogenheter så att berörd personal är medvetna om roller och ansvar. Instruktionen gäller samtliga bolag i Stockholm Vatten och Avfall-koncernen. Instruktionen beskriver hur VD har delegerat ansvaret för den löpande ekonomiska förvaltningen och inköp. Instruktionen ska bidra till rationella och säkra rutiner vid inköp/upphandling, rekvisition/inköpsorder, fakturahantering, utbetalningar och i övriga situationer där man förfogar över Stockholm Vatten och Avfalls resurser. Rutinerna ska ge förutsättningar för en god internkontroll. Befogenheter som framgår av instruktionen kan hänskjutas till överordnad beslutsnivå. Handlingar och transaktioner som inte kan hänföras till nedanstående text regleras i enlighet med arbetsordning och arbetsfördelning för styrelse och VD. 2 Attest 2.1 Ansvarsfördelning och intern kontroll Stockholm Vatten och Avfall tillämpar principen att alltid fördela arbetsuppgifter som har med koncernens ekonomiska medel att göra mellan minst två personer enligt den så kallade tvåhandsprincipen. Syftet är att minska risken för oavsiktliga fel eller bedrägerier. Det gäller t ex rekvisition/inköpsorder och leverantörsfakturor där det inte är tillåtet att samma person både kontrollerar och attesterar. Attesträtt Attesträtt fördelas beroende på befattning enligt attestnivåer i punkt 2.2. Attesträtt ska framgå av rollbeskrivning för roller med ekonomiskt ansvar. Attesträtt tilldelas i bolagets ekonomisystem. Ersättare Attestant kan utse ersättare för sin attesträtt. Ersättare kan antingen vara annan person med attesträtt i samma attestnivå (vilket är det lämpliga vid frånvaro) eller en person med tillfällig delegering. Tillfällig delegering ska godkännas skriftligen av ordinarie attestants överordnade chef. 2.2 Attestnivåer Bolagens attestsnivåer vid ekonomiska transaktioner beskrivs i tabellen nedan. Attesträtten omfattar inte tecknande av upphandlade eller direktupphandlade avtal och beställningar. Detta regleras särskilt under avsnitt 3 Upphandling och Inköp. Befattning Attestbelopp i SEK (exkl moms) VD Obegränsat Avdelningschefer* < 5 000 000 Områdeschefer < 3 000 000 Enhetschefer** , stabschefer eller motsvarande < 1 000 000 Övriga tjänster med attesträtt: gruppchefer, driftledare mm < 100 000 *Avdelningschef Investering < 10 000 000 ** Enhetschef SFA < 5 000 000 2.3 Attestförteckning Attestförteckningen är en förteckning över de personer i organisationen som innehar attesträtt. Attestförteckningen finns tillgänglig i bolaget ekonomisystem. Enhetschef Redovisning ansvarar för att det finns rutiner för uppdatering av attestförteckningen. 2.4 Attestområden - Rekvisition/inköpsorder och leverantörsfaktura - Utbetalning - Behörighet/befogenhet vid beslut om bolagets tillgångar - Tidrapporter 2.5 Rekvisition/inköpsorder och leverantörsfaktura Attestnivån för respektive befattning anger attesträtten för rekvisitioner/inköpsorder och leverantörsfakturor. Genom attesträtten tilldelas befattningshavare ett attestbelopp som gäller för attest inom ansvarsområdet. Attestrutin för rekvisition/inköpsorder För att göra ett avrop eller annat inköp på Stockholm Vatten och Avfall måste en rekvisition skapas och attesteras i ekonomisystemet innan beställning görs hos leverantör. Samtliga medarbetare har möjlighet att göra rekvisition och attest sker därefter av befattningshavare i enlighet med attesträtten. I och med att en rekvisition är attesterad upphör kravet på att en attestberättigad senare ska attestera påföljande fakturor, dock sker godkännande av rekvirenten. En attesterad rekvisition omvandlas till en inköpsorder och inköpsordernummer kan skickas eller meddelas till leverantören. Stockholm Vatten och Avfall har som krav att leverantören skall ange inköpsordernummer på fakturan för att den ska bli betald. Attestförfarande Attestförfarandet är uppdelat i godkännande, attest och utbetalningsattest, vilket innebär att ett inköp kontrolleras i tre steg för att betalas. Utbetalningsattest kan endast genomföras efter att godkännande och attest har skett. Godkännande är det första atteststeget och innebär att: • levererad vara/tjänst överensstämmer med beställningens eller ramavtalets pris, kvantitet, kvalitet och övriga leveransvillkor • fakturan stämmer mot godkänd orderbekräftelse, följesedel och/eller levererad vara/tjänst • fakturan godkänns för vidare hantering • erforderliga underlag finns bifogade (t ex deltagarförteckning) Samtliga anställda inom koncernen äger rätt att godkänna. Godkännandet görs elektroniskt i ekonomisystemet. Vid attest intygas att: • attestanten accepterat att utgiften för den beställda varan/tjänsten är nödvändig för verksamheten och hänförlig till det egna ansvarsområdet • inköpet sker från ett upphandlat avtal eller understiger gränsen för direktupphandling • fakturan är godkänd och korrekt konterad • fakturan godkänns för utbetalning Attest genomförs i normalfallet i samband med att en rekvisition blir godkänd och inköpsorder skapas. Endast i undantagsfall ställs krav på att en faktura kopplad till inköpsorder ska attesteras. För vissa periodiska fakturor (dvs elektroniska fakturor knutna till specifikt avtal/register) finns möjlighet att automatisera attestflödet då fakturaraderna matchar inlagda beloppsgränser. Detta gäller specifika avtal och med lägre belopp, exempelvis elkostnader. Attest görs elektroniskt i ekonomisystemet. Fakturor kan i särskilda fall hanteras och attesteras manuellt på numrerad verifikationsblankett som biläggs till fakturan. 2.6 Utbetalning VD delegerar rätten att utbetalningsattestera till Avdelningschef Ekonomi och Enhetschef Redovisning. Vidaredelegering kan ske till anställda på redovisningsenheten och kundtjänstenhetens reskontrateam. Vidaredelegering sker genom godkännande av utbetalningsattestant i internetbanken. Utbetalningsattest ska alltid ske av två behöriga utbetalningsattestanter i förening. Att utbetalningsattestera innebär att kontrollera och bekräfta att behöriga personer utfört godkännande och attest av aktuell utbetalning på ett korrekt sätt. Utbetalningsattest av leverantörsfakturor som kontrollerats och attesterats i det elektroniska flödet sker i samband med definitivbokföring. För manuella betalningar sker utbetalningsattester på upprättad utbetalningsorder. Utbetalningar som inte medför en kostnad för bolaget (tex moms, överföring mellan koncernkonton etc) ska utbetalningsattesteras enligt upprättat instruktion på redovisningsenheten. Bankbehörighet för utbetalningsattest utfärdas digitalt i internetbanken. För att ändra bankbehörighet ska teamledare på Kundtjänstenhetens reskontrateam eller teamledare på Redovisningsenhetens reskontrateam registrera nya utbetalningsattestanter och Enhetschef Redovisning eller Avdelningschef Ekonomi godkänna. Teamledare för kundtjänstenhetens kundreskontrateam samt teamledare för redovisningsenhetens reskontrateam ansvarar för att ta bort inaktuella medarbetare. 2.7 Behörighet/befogenhet vid beslut om bolagets tillgångar Attesträtten anger behörighet/befogenhet för beslut om bolagets tillgångar. Genom attesträtten tilldelas befattningshavare ett attestbelopp som gäller för hantering av kundfordran, utrangering samt försäljning av lös egendom inom verksamhetsområdet och dess budget. Kreditering och nedskrivning av kundfordran samt övriga fordringar Kreditering eller nedskrivning av kundfordran samt övriga fordringar beslutas i enlighet med attesträtten och ska ske i enlighet med bolagets riktlinjer. Utrangering Utrangering innebär att en utrustning/anläggning tas ur drift. Beslut om utrangering/skrotning fattas i enlighet med attesträtten. Utrangering ska anmälas till redovisningsenheten och godkännas av Enhetschef Redovisning innan utrangering av utrustning verkställs. Försäljning av tillgångar – lös egendom Beslut om försäljning av lös egendom ska ske till gällande marknadsvärde och fattas i enlighet med attesträtten. Innan försäljning ska samråd ske med närmast högre chef samt med redovisningsenheten. Med försäljning menas även accepterande av inbytesvärden i samband med ersättningsanskaffning. Försäljning av tillgångar – fast egendom För försäljning av fast egendom/anläggning, såsom mark, fastighet eller del av fastighet krävs styrelsebeslut (och attest av firmatecknare). 2.8 Tidrapporter Avdelningschefer, områdeschefer, enhetschefer, gruppchefer, teamledare och arbetsledare har i förekommande fall ansvar för att veckovis attestera tidrapporter inom sitt ansvarsområde. 2.9 Personliga utgifter och utlägg Det är inte tillåtet att själv attestera utgifter som avser egna resor, eget deltagande i intern/extern representation eller annan utgift som avser eget nyttjande av resurs/tillgång. Sådana utgifter skall alltid attesteras av närmast överordnad befattningshavare, efter eget godkännande. Attest av utlägg sker huvudsakligen i lönesystemet. Avdelningschefer, områdeschefer, enhetschefer, gruppchefer, teamledare och arbetsledare har rätt att attestera utlägg i lönesystemet. För teamledare och arbetsledare gäller en övre gräns för utlägg med 5 000 kr per tillfälle. 2.10 Styrelsens och VD:s kostnader Kostnader som är hänförliga till styrelsens gemensamma arbete eller som erbjuds hela styrelsen, exempelvis gemensamma möten, utbildningar och studiebesök, förtäring, resor och utrustning, attesteras i enlighet med punkt 2.2 och attesträtt. För personliga utgifter och utlägg gäller följande: Ordförande ska attestera: • verkställande direktörens kostnader. Verkställande direktören ska tillsammans med vice ordförande attestera: • ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande attestera: • vice ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande och vice ordförande attestera: • styrelseledamots/suppleants kostnader 3 Upphandling och inköp Som koncern och bolag i offentlig verksamhet lyder Stockholm Vatten och Avfall under lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Med (offentlig) upphandling avses ett formaliserat förfarande, med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns, för att ingå avtal med ekonomiska villkor såsom köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Beslutsrätt vid upphandling och tecknande av inköpsavtal Nedan angivna roller har rätt att fatta beslut om att påbörja en upphandling och teckna avtal efter genomförd upphandling, i enlighet med angivna beloppsgränser: Befattningar Beloppsgränser i SEK (exkl. moms) upp till VD Obegränsat Avdelningschef och inköpschef i förening < 20 000 000 Områdeschef och inköpschef i förening < 5 000 000 Teamledare inköpsenheten < 1 200 000 Enhetschef och stabschef < 100 000 VD har möjlighet att vidaredelegera rätten att teckna avtal efter genomförd upphandling. Övriga beslut avseende upphandling och inköpsavtal Befattningar Beslut Teamledare inköpsenheten Beslut om avbrytande av upphandling Teamledare inköpsenheten Beslut om tilldelning Inköpschef*** Beslut om hävning av avtal Teamledare inköpsenheten Beslut om förlängning av avtal i enlighet med avtalsvillkor Avdelningschef och inköpschef i förening Beslut om förtida uppsägning av avtal I enlighet med attesträtt och attestnivåer enligt 2.2 Beslut om att ta ut viten i enlighet med avtalsvillkor Inköpschef Beslut om att avstå från att ta ut viten i enlighet med avtalsvillkor Teamledare inköpsenheten Tecknande av tilläggsavtal och ändringsavtal som inte ändrar kontraktets övergripande karaktär och inte avviker mer än 10 % från ursprungligt kontraktsvärde ***Konsekvensanalys avseende eventuella skadeståndsanspråk ska göras och avstämning med berörd chef i enlighet med nivåerna angivna i punkt 2.2 ska ske. Särskilt angående entreprenadavtal För entreprenadavtal för vilka bestämmelserna i AB eller ABT tillämpas gäller att den som utsetts som ombud i avtalet har behörighet att fatta de beslut om avtalet som omfattas av AB respektive ABT. Inköp från upphandlade avtal Attesträtt och attestnivåer enligt 2.2. gäller för avrop och beställning mot upphandlade avtal inom verksamhetsområdet och dess budget. Instruktion för attest och inköp 1 Omfattning och ändamål Syftet med instruktionen är att tydliggöra fördelning av ansvar och befogenheter så att berörd personal är medvetna om roller och ansvar. Instruktionen gäller samtliga bolag i Stockholm Vatten och Avfall-koncernen. Instruktionen beskriver hur VD har delegerat ansvaret för den löpande ekonomiska förvaltningen och inköp. Instruktionen ska bidra till rationella och säkra rutiner vid inköp/upphandling, rekvisition/inköpsorder, fakturahantering, utbetalningar och i övriga situationer där man förfogar över Stockholm Vatten och Avfalls resurser. Rutinerna ska ge förutsättningar för en god internkontroll. Befogenheter som framgår av instruktionen kan hänskjutas till överordnad beslutsnivå. Handlingar och transaktioner som inte kan hänföras till nedanstående text regleras i enlighet med arbetsordning och arbetsfördelning för styrelse och VD. 2 Attest 2.1 Ansvarsfördelning och intern kontroll Stockholm Vatten och Avfall tillämpar principen att alltid fördela arbetsuppgifter som har med koncernens ekonomiska medel att göra mellan minst två personer enligt den så kallade tvåhandsprincipen. Syftet är att minska risken för oavsiktliga fel eller bedrägerier. Det gäller t ex rekvisition/inköpsorder och leverantörsfakturor där det inte är tillåtet att samma person både kontrollerar och attesterar. Attesträttbrev Attesträtt fördelas beroende på befattning enligt attestnivåer i punkt 2.2. Attesträtt ska framgå av rollbeskrivning för roller med ekonomiskt ansvar. Attesträtt tilldelas i bolagets ekonomisystem. VD beslutar vilka personer som ska erhålla attesträtt i enlighet med punkt 2.2. Delegationen bekräftas genom ett ”attestbrev” som signeras av attestant och VD. Attesträtt inträder när attestbrev signerats av båda parter. Ersättare Attestant kan utse ersättare för sin attesträtt. Ersättare kan antingen vara annan person med attesträtt i samma attestnivå (vilket är det lämpliga vid frånvaro) eller en person med tillfällig delegering. Tillfällig delegering ska godkännas skriftligen av ordinarie attestants överordnade chef. 2.2 Attestnivåer Bolagens attestsnivåer vid ekonomiska transaktioner beskrivs i tabellen nedan. Attesträtten enligt attestbrevet omfattar inte tecknande av upphandlade eller direktupphandlade avtal och beställningar. Detta regleras särskilt under avsnitt 3 Upphandling och Inköp. Befattning Attestbelopp i SEK (exkl moms) VD Obegränsat Avdelningschefer* < 5 000 000 Områdeschefer < 3 000 000 Enhetschefer** , stabschefer eller motsvarande < 1 000 000 Övriga tjänster med attesträtt: gruppchefer, driftledare mm < 100 000 *Avdelningschef Investering < 10 000 000 ** Enhetschef SFA < 5 000 000 2.3 Attestförteckning Attestförteckningen är en förteckning över de personer i organisationen som innehar attesträtt. Attestförteckningen finns tillgänglig i bolaget ekonomisystem. Enhetschef Redovisning ansvarar för attestförteckningen som förvaras på redovisningsenhetenatt det finns rutiner för uppdatering av attestförteckningen. 2.4 Attestområden - Rekvisition/inköpsorder och leverantörsfaktura - Utbetalning - Behörighet/befogenhet vid beslut om bolagets tillgångar - Tidrapporter 2.5 Rekvisition/inköpsorder och leverantörsfaktura Attestnivån för respektive befattningtbrevet anger attesträtten för rekvisitioner/inköpsorder och, leverantörsfakturor och styr ekonomisystemets attestnivåer. Genom attesträtten tilldelas befattningshavare ett attestbelopp som gäller för attest inom verksamhetsområdet ansvarsområdetoch dess budget. Attestrutin för rekvisition/inköpsorder För att göra ett avrop eller annat inköp på Stockholm Vatten och Avfall måste en rekvisition skapas och attesteras i Agresso Inköpekonomisystemet innan beställning görs hos leverantör. Samtliga medarbetare har möjlighet att göra rekvisition och attest sker därefter av befattningshavare i enlighet med attesträtten. I och med att en rekvisition är attesterad upphör kravet på att en attestberättigad senare ska attestera påföljande fakturor, dock sker godkännande av rekvirenten. En attesterad rekvisition omvandlas till en inköpsorder och inköpsordernummer kan skickas eller meddelas till leverantören. Stockholm Vatten och Avfall har som krav att leverantören skall ange inköpsordernummer på fakturan för att den ska bli betald. Attestförfarande Attestförfarandet är uppdelat i godkännande, attest och utbetalningsattest, vilket innebär att ett inköp kontrolleras i tre steg för att betalas. Utbetalningsattest kan endast genomföras efter att godkännande och attest har skett. Godkännande är det första atteststeget och innebär att: • levererad vara/tjänst överensstämmer med beställningens eller ramavtalets pris, kvantitet, kvalitet och övriga leveransvillkor • fakturan stämmer mot godkänd orderbekräftelse, följesedel och/eller levererad vara/tjänst • fakturan godkänns för vidare hantering • erforderliga underlag finns bifogade (t ex deltagarförteckning) Samtliga anställda inom koncernen äger rätt att godkänna. Godkännandet görs elektroniskt i ekonomisystemet. Vid attest intygas att: • attestanten accepterat att utgiften för den beställda varan/tjänsten är nödvändig för verksamheten och hänförlig till det egna ansvarsområdet • inköpet sker från ett upphandlat avtal eller understiger gränsen för direktupphandling • fakturan är godkänd och korrekt konterade • fakturan godkänns för utbetalning Attest genomförs i normalfallet i samband med att en rekvisition blir godkänd och inköpsorder skapas. Endast i undantagsfall ställs krav på att en faktura kopplad till inköpsorder ska attesteras. För vissa periodiska fakturor (dvs elektroniska fakturor knutna till specifikt avtal/register) finns möjlighet att automatisera attestflödet då fakturaraderna matchar inlagda beloppsgränser. Detta gäller specifika avtal och med lägre belopp, exempelvis elkostnader. Endast personer som har fått attestbrev utfärdade äger rätt att attestera. Attest görs elektroniskt i ekonomisystemet. Fakturor kan i särskilda fall hanteras och attesteras manuellt på numrerad verifikationsblankett som biläggs till fakturan. 2.6 Utbetalning VD delegerar rätten att utbetalningsattestera till Avdelningschef Ekonomi och Enhetschef Redovisning. Vidaredelegering kan ske till anställda på redovisningsenheten och kundtjänstenhetens reskontrateam. Vidaredelegering sker genom godkännande av utbetalningsattestant i internetbanken.Vidaredelegering ska ske skriftligen och godkännas av VD. Utbetalningsattest ska alltid ske av två behöriga utbetalningsattestanter i förening. Att utbetalningsattestera innebär att kontrollera och bekräfta att behöriga personer utfört godkännande och attest av aktuell utbetalning på ett korrekt sätt. Utbetalningsattest av leverantörsfakturor som kontrollerats och attesterats i det elektroniska flödet sker i samband med definitivbokföring. För manuella betalningar sker utbetalningsattester på upprättad utbetalningsorder. Utbetalningar som inte medför en kostnad för bolaget (tex moms, överföring mellan koncernkonton etc) ska utbetalningsattesteras enligt upprättat instruktion på redovisningsenheten. Den som verkställer en utbetalning kallas för utanordnare. Utanordningsfunktionen finns hos utvalda medarbetare på redovisningsenheten och ger personen rätt att verkställa utbetalning, överföringar mm. Utanordnare får ej vara samma person som har tecknat utbetalningsattest för aktuell utbetalning. Attest sker i banksystemet via inloggning och regleras via bankbehörigheten. Bankbehörighet för utbetalningsattest utfärdas digitalt i internetbanken. För att ändra bankbehörighet krävs attska teamledare på Kundtjänstenhetens reskontrateam eller teamledare på Redovisningsenhetens reskontrateam registrera nya utbetalningsattestanter och Enhetschef Redovisning eller Avdelningschef Ekonomi godkänna. två personer med administratörsrättigheter i förening godkänner ändringen. Teamledare för kundtjänstenhetens kundreskontrateam samt teamledare för redovisningsenhetens reskontrateam ansvarar för att ta bort inaktuella medarbetare som utbetalningsattestanter i internetbanken. 2.7 Behörighet/befogenhet vid beslut om bolagets tillgångar Attesträttenbrevet anger behörighet/befogenhet för beslut om bolagets tillgångar. Genom attesträtten tilldelas befattningshavare ett attestbelopp som gäller för avskrivning och nedskrivning av kundfordran, utställande av kreditfakturahantering av kundfordran, utrangering samt försäljning av lös egendom inom verksamhetsområdet och dess budget. Avskrivning och nedskrivning av kundfordran samt utställande av kreditfakturaKreditering och nedskrivning av kundfordran samt övriga fordringar Avskrivningar och nedskrivningar av kundfordringar och övriga fordringar beslutas i enlighet med den generella attesträtten. Kreditering eller nedskrivning av kundfordran samt övriga fordringar beslutas i enlighet med attesträtten och ska ske i enlighet med bolagets riktlinjer. Vid avskrivning/nedskrivning av fordran ska följande ske: • ett fullständigt underlag med kopia på originalfaktura ska bifogas o uppgifter om vilka åtgärder som vidtagits för att driva in fordran samt en saklig motivering till av- respektive nedskrivning ska bifogas o underlaget ska vara godkännas av den som tar fram underlaget och attesteras i enlighet med den generella attesträtten. Utrangering Utrangering innebär att en utrustning/anläggning tas ur drift. Beslut om utrangering/skrotning fattas i enlighet med attesträtten. Utrangering ska anmälas till redovisningsenheten och godkännas av Enhetschef Redovisning innan utrangering av utrustning verkställs. Försäljning av tillgångar – lös egendom Beslut om försäljning av lös egendom skall ske till gällande marknadsvärde och fattas i enlighet med attesträtten. Innan försäljning ska sSamråd ska ske med närmast högre chef samt med redovisningsenheten. Med försäljning menas även accepterande av inbytesvärden i samband med ersättningsanskaffning. Försäljning av tillgångar – fast egendom För försäljning av fast egendom/anläggning, såsom mark, fastighet eller del av fastighet krävs styrelsebeslut (och attest av firmatecknare). 2.8 Tidrapporter Avdelningschefer, områdeschefer, enhetschefer, gruppchefer, teamledare och arbetsledare har i förekommande fall ansvar för att veckovis attestera tidrapporter inom sitt ansvarsområde. 2.9 Personliga utgifter och utlägg Det är inte tillåtet att själv attestera utgifter som avser egna resor, eget deltagande i intern/extern representation eller annan utgift som avser eget nyttjande av resurs/tillgång. Sådana utgifter skall alltid attesteras av närmast överordnad befattningshavare, efter eget godkännande. Attest av utlägg sker huvudsakligen i lönesystemet. Avdelningschefer, områdeschefer, enhetschefer, gruppchefer, teamledare och arbetsledare har rätt att attestera utlägg i lönesystemet. För teamledare och arbetsledare gäller en övre gräns för utlägg med 5 000 kr per tillfälle. 2.10 Styrelsens och VD:s kostnader Kostnader som är hänförliga till styrelsens gemensamma arbete eller som erbjuds hela styrelsen, exempelvis gemensamma möten, utbildningar och studiebesök, förtäring, resor och utrustning, attesteras i enlighet med punkt 2.2 och attesträttbrev. För personliga utgifter och utlägg gäller följande: Ordförande ska attestera: • verkställande direktörens kostnader. Verkställande direktören ska tillsammans med vice ordförande attestera: • ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande attestera: • vice ordförandens kostnader Verkställande direktören ska tillsammans med ordförande och vice ordförande attestera: • styrelseledamots/suppleants kostnader 3 Upphandling och inköp Som koncern och bolag i offentlig verksamhet lyder Stockholm Vatten och Avfall under lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Med (offentlig) upphandling avses ett formaliserat förfarande, med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns, för att ingå avtal med ekonomiska villkor såsom köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Beslutsrätt vid upphandling och tecknande av inköpsavtal Nedan angivna roller har rätt att fatta beslut om att påbörja en upphandling och teckna avtal efter genomförd upphandling, i enlighet med angivna beloppsgränser: Befattningar Beloppsgränser i SEK (exkl. moms) upp till VD Obegränsat Avdelningschef och inköpschef i förening < 210 000 000 Områdeschef och inköpschef i förening < 5 000 000 Teamledare inköpsenheten < 1 200 000 Enhetschef och stabschef < 100 000 VD har möjlighet att vidaredelegera rätten att teckna avtal efter genomförd upphandling. Övriga beslut avseende upphandling och inköpsavtal Befattningar Beslut Teamledare inköpsenheten Beslut om avbrytande av upphandling Teamledare inköpsenheten Beslut om tilldelning Inköpschef*** Beslut om hävning av avtal Teamledare inköpsenheten Beslut om förlängning av avtal i enlighet med avtalsvillkor Avdelningschef och inköpschef i förening Beslut om förtida uppsägning av avtal I enlighet med attesträttbrev och attestnivåer enligt 2.2 Beslut om att ta ut viten i enlighet med avtalsvillkor Inköpschef Beslut om att avstå från att ta ut viten i enlighet med avtalsvillkor Teamledare inköpsenheten Tecknande av tilläggsavtal och ändringsavtal som inte ändrar kontraktets övergripande karaktär och inte avviker mer än 10 % från ursprungligt kontraktsvärde ***Konsekvensanalys avseende eventuella skadeståndsanspråk ska göras och avstämning med berörd chef i enlighet med nivåerna angivna i punkt 2.2 ska ske. Särskilt angående entreprenadavtal För entreprenadavtal för vilka bestämmelserna i AB eller ABT tillämpas gäller att den som utsetts som ombud i avtalet har behörighet att fatta de beslut om avtalet som omfattas av AB respektive ABT. Inköp från upphandlade avtal Attestbrevet anger aAttesträtt och attestnivåer enligt 2.2. gäller en för avrop och beställning mot upphandlade avtal inom verksamhetsområdet och dess budget.