Micasa: Ändrad arbetsordning för styrelsen

[(Godkänd - R 1) Översyn av arbetsordning och instruktion för verksamheten vid Micasa Fastigheter.pdf] Micasa Fastigheter i Stockholm AB Nordkapsgatan 3, Kista Box 1298 164 29 Kista Tfn: 08 508 360 00 www.micasa.se Plusgiro: 134 64 63-1 Bankgiro: 5690-3875 Org nr: 556581-7870 VAT nr: SE556581787001 Moms/regnr: 01-556581-7870 Micasa Fastigheter – en del av Stockholms stad Sida 1 (2) Översyn av arbetsordning och instruktion för verksamheten vid Micasa Fastigheter Bolagets förslag till beslut Styrelsen beslutar följande. 1. Arbetsordning och instruktion för verksamheten vid Micasa Fastigheter i Stockholm AB för innevarande år godkänns. Bakgrund Tidigare var det obligatoriskt för alla aktiebolag att varje år fastställa en skriftlig arbetsordning. Arbetsordningen skulle bland annat innehålla hur ofta styrelsen ska sammanträda. Likaså fanns det en tvingande bestämmelse om att styrelsen i skriftliga instruktioner skulle ange arbetsfördelningen mellan bland annat styrelsen och verkställande direktören. Dessa lagkrav finns inte kvar för s.k. privata aktiebolag inklusive kommunala bolag, men koncernledningen anser att en skriftlig arbetsordning är ett viktigt styrdokument, som även fortsättningsvis bör upprättas och omprövas årligen alternativt vid behov Ärendet Efter genomgång av arbetsordningen och instruktionen för verksamheten vid Micasa Fastigheter i Stockholm AB kan bolaget konstatera att en innehållsmässig revidering behöver göras. Därutöver har justeringar av redaktionell karaktär genomförts. Revideringen avser följande avsnitt; A.2.2.3 Förtydliganden gällande återkommande ärenden. A.2.4 Delvis upprepande stycke struket. B.2.2 Justering av närvarorätt vid bolagsstyrelsens sammanträden. Handläggare Marie Eriksson Till Micasa Fastigheter i Stockholm AB Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/296 Ärende 11 2026-05-04 Kungsklippan 6 112 25 Stockholm daniel.lauridsen@stockholm.se start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr MIC 2026/296 Sida 2 (2) Översyn av arbetsordning och instruktion för verksamheten vid Micasa Fastigheter Micasa Fastigheters arbetsordning Stockholms Stadshus ABs arbetsordning utgör en grundstruktur för dotterbolagens arbetsordningar, vilka i sin tur är viktiga styrdokument i bolagskoncernen. Micasa Fastigheter ska även fortsättningsvis arbeta med att justera arbetsordningen så att den stödjer bolagets uppdrag och verksamhet. Vid större justeringar ska bolaget stämma av ändringarna med koncernledningen vid Stockholms Stadshus AB. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Katarina Wåhlin Alm VD Micasa Fastigheter i Stockholm AB Bilagor 1. Arbetsordning och instruktion 2. Arbetsordning och instruktion med ändringsmarkeringar Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Katarina Wåhlin Alm, VD 2026-06-01 --- [Bilaga 1. Arbetsordning och instruktion.pdf] 1(14) ARBETSORDNING FÖR Styrelsen Micasa Fastigheter i Stockholm Fastställd av styrelsen 2026-06-08 Jämte instruktioner för: • arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören • rapportering om bolagets ekonomiska situation A. Arbetsordning för styrelsens arbete - med utgångspunkt från 8 kap 4-5 §§ aktiebolagslagen (ABL) A.1 Allmänt Denna arbetsordning med tillhörande instruktioner har fastställts av styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB vid dess sammanträde 2026-06-08. Arbetsordning och instruktioner ska omprövas årligen och vid behov. Arbetsordningen ska skickas till varje styrelseledamot, styrelsesuppleant, styrelsens sekreterare, verkställande direktören, arbetstagarrepresentanter och revisorerna med suppleanter. A.2 Styrelsesammanträden A.2.1 Tid och plats för styrelsesammanträden Tid för styrelsesammanträden fastställs av styrelsen i enlighet med vad som framgår av punkt A 2.2.1 nedan. Sammanträdena ska normalt hållas i Stockholm. Styrelsens ordförande kan besluta att ett eller flera sammanträden hålls på annan ort i Stockholms län. Styrelsen kan besluta att sammanträde hålls på annat ställe. A.2.2 Ordinarie styrelsesammanträden Utgångspunkten för de ordinarie styrelsesammanträdena är att dessa hålls i en lokal där alla ledamöter och suppleanter som kan deltar på plats. Distansdeltagande enligt nedan är endast avsett att vara ett komplement till fysisk närvaro. 2(14) Vid ordinarie styrelsesammanträde får ordförande i samråd med vice ordförande, om särskilda skäl föreligger, i kallelsen föreslå att styrelseledamot, suppleant, arbetstagarrepresentant och annan får närvara på distans. Det ska framgå av kallelse till respektive ordinarie styrelsemöte om möjlighet finns att delta på distans. Om ordinarie styrelseledamöter inte samtycker till att så sker ska de i svar på kallelsen ange detta. För att deltagande på distans ska vara möjligt krävs att ingen av de ordinarie styrelseledamöterna motsätter sig detta senast tre arbetsdagar innan mötet. Om någon motsätter sig distansdeltagande på möte meddelas detta per mail via styrelsesekreterare. Ledamot, suppleant, arbetstagarrepresentant eller annan som önskar delta på distans ska anmäla detta till ordföranden senast två arbetsdagar innan styrelsesammanträdet. Om känsliga och/eller sekretessbelagda uppgifter kommer att avhandlas vid sammanträdet måste lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att sekretessen ska upprätthållas. En förutsättning för deltagande på distans är bland annat att sekretessen kan upprätthållas, att distansdeltagande ledamot, suppleant och arbetstagarrepresentant har möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och att skyddet för personuppgifter kan upprätthållas. Ärenden som hanteras på styrelsesammanträdet kan vara sådana att det inte är lämpligt att hantera dessa annat än på ett fysiskt möte utan deltagande på distans. Beslut fattade med deltagare på distans ska protokollföras på vanligt sätt enligt punkt A.2.6 nedan. A.2.2.1 Tid för styrelsesammanträden Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB ska normalt hålla fyra ordinarie sammanträden under våren och tre under hösten. Tidpunkterna ska vara någorlunda jämt fördelade under året och anpassas till den ekonomiska rapporteringen som ska ske från bolaget till koncernstyrelsen/ moderbolaget – Stockholms Stadshus AB. A.2.2.2 Återkommande ärenden Vid varje ordinarie styrelsesammanträde ska följande ärenden behandlas: • Utseende av protokolljusterare • Föregående protokoll • Beslutspunkter • Annan rapportering • Kommunfullmäktiges kompletterande ägardirektiv • Övriga anmälningsärenden • VD rapporter • Övrigt Därutöver ska behandlas sådana ärenden som anges under punkten B.1.5 nedan. A.2.2.3 Särskilda ärenden Utöver återkommande ärenden som angivits ovan under punkten A.2.2.2 ska 3(14) följande ärenden behandlas som beslutspunkter vid sammanträden med nedan angivna tidpunkter. Nedan anges även ett antal anmälningsärenden som endast ska anmälas till styrelsen utan beslut. Tidpunkt Ärenden som ska behandlas Årets första ordinarie samman- Budget och verksamhetsplan träde Internkontrollplan (bilaga till verksamhetsplan, beslutas) Ledningens genomgång inom informationssäkerhet, (bilaga till verksamhetsplan, anmäls) Finansiell månadsrapport, (anmäls) Årets andra ordinarie sammanträde Bokslut Årsredovisning inkl hållbarhetsrapport Uppföljning av internkontrollplan, (bilaga till verksamhetsberättelse, beslutas) Dataskyddsombudets årsrapport (GDPR), (bilaga till verksamhetsberättelse, anmäls) Val av stämmoombud (direktiv) Finansiell månadsrapport (anmäls) Första ordinarie sammanträde Utseende av styrelsens sekreterare efter årsstämman (vid behov) Förslag till budget och inriktning för de kommande tre åren Finansiell månadsrapport (anmäls) Sista ordinarie sammanträde Tertialrapport 1 jämte före halvårsskiftet prognos före halvårsskiftet Ändradfirmateckningsrätt (vid behov) Översynav arbetsordning m.m. Finansiell månadsrapport (anmäls) Andra ordinarie sammanträde Tertialbokslut 2 efter halvårsskiftet jämte prognos Finansiell månadsrapport (anmäls) Årets sista ordinarie sammanträde Sammanträdestider för kommande år Finansiell månadsrapport (anmäls) 4(14) Därutöver ska ärenden som anges under punkten B.1.5 nedan behandlas. A.2.3 Extra styrelsesammanträde För överläggning och beslut som inte kan hänskjutas till ordinarie styrelsesammanträden, kan sammanträde hållas vid andra tillfällen. Ordföranden ska se till att sammanträde hålls när det behövs. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot eller VD begär det. Extra styrelsesammanträde får hållas per telefon, genom videokonferens eller motsvarande digitalt media. Beslut fattade i sådan ordning ska protokollföras på vanligt sätt enligt punkt A.2.6 nedan. Extra styrelsesammanträde kan också avhållas per capsulam, varvid protokoll med förslag till beslut upprättas och därefter cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna och till - för kännedom - suppleanterna. Styrelsesammanträde i denna ordning får hållas endast om samtliga styrelseledamöter biträder besluten d.v.s. inga avvikande meningar lämnas. De ordinarie styrelseledamöterna anses ha biträtt beslutet i och med undertecknande av protokollet alternativt efter att de har lämnat sitt godkännande till förslaget via e- postmeddelanden och undertecknande skett i enlighet med punkten A.2.6. nedan. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att protokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. A.2.4 Kallelse och underlag Till styrelsesammanträdena, ordinarie och extra, ska samtliga styrelseledamöter, suppleanter och arbetstagarrepresentanter kallas. Kallelse med dagordning sänds ut per e-post till samtliga styrelseledamöter och suppleanter och publiceras samtidigt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar senast sju dagar före styrelsesammanträdet, om inte särskilda skäl föreligger. Handlingar, såsom dagordning, tjänsteutlåtanden, underlag, rapporter och, vad gäller beslutspunkter, förslag till beslut ska finnas att tillgå elektroniskt på anvisad e- tjänst för styrelsehandlingar senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger. De handlingar som finns att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som publicering sker. Om särskilda skäl föreligger får en eller flera av handlingarna eller justerade versioner av redan tillgängliggjorda handlingar inklusive justerad dagordning göras tillgängliga i anvisad e-tjänst senast två veckodagar före sammanträdet eller, om oundvikligt, lämnas direkt vid sammanträdet. Senast samma dag som styrelsesammanträdet äger rum publiceras styrelsehandlingarna, förutom de 5(14) handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter, externt. Handlingar där uppgifter med sekretess föreligger publiceras elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar och finns tillgängliga för behöriga användare som loggat in i appen Meetings Plus på iPad eller iPhone. I särskilda fall, vilket i så fall kommer att framgå av en notering i ärendet/på bilagan, publiceras dock inte dessa handlingar på anvisad e- tjänst utan hålls istället fysiskt tillgängliga på plats som anges i ärendet senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger. Handlingarna i den anvisade e-tjänsten för styrelsehandlingar publiceras internt för styrelsen, vilket innebär att inloggning krävs för att få tillgång till handlingarna. Samtliga styrelseledamöter och suppleanter förutsätts ha tillförsäkrat sig tillgång till anvisad e- tjänst för styrelsehandlingar genom egen personlig inloggning. De handlingar som finns att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som publicering sker. Handlingar som endast hålls fysiskt tillgängliga på anvisad plats anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som de får information om att handlingen finns på anvisad plats. Cirka 4-5 dagar innan, dock senast samma dag som styrelsesammanträdet äger rum publiceras styrelsehandlingarna, förutom de handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter, externt, vilket innebär att allmänheten får tillgång till dessa. Utöver vad som ovan angivits ska kopia av kallelse med dagordning sändas ut per e- post till bolagets revisorer och revisorssuppleanter. Tillhörande handlingar ska finnas att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar för dessa. Styrelsesammanträden ska hållas med utgångspunkt från att utsänt material är inläst. A.2.5 Beslut Styrelsen fattar beslut genom att en majoritet biträder beslutet i enlighet med 8 kap 22 § ABL, förutom vad som anges i punkt A.2.3 angående extra sammanträde per capsulam. 6(14) A.2.6 Protokoll Styrelsens ordförande ansvarar för att protokoll förs vid varje styrelsesammanträde. Protokollet ska föras av styrelsens sekreterare eller, vid dennes förhinder av annan av styrelsen utsedd person. Protokollet ska vara kortfattat, dock med iakttagande av de krav som föreligger i enlighet med 8 kap 24 § i ABL. Protokollet ska ange fattade beslut och det underlag, muntligt och/eller skriftligt redovisat, som besluten grundats på. Vidare ska av protokollet framgå avvikande mening (reservation) eller särskilt uttalande som styrelseledamot eller verkställande direktören begärt att få antecknat liksom angivna suppleantyttranden och yttranden från arbetstagarrepresentanter. Protokollet ska undertecknas av sekreteraren, eller vid dennes förhinder av annan av styrelsen särskilt utsedd person, och justeras av ordföranden vid sammanträdet jämte en särskilt vid sammanträdet därtill utsedd person normalt vice ordföranden. Vid styrelsesammanträde per capsulam ska det i protokollet framgå att besluten tagits per capsulam. Protokollet justeras i normalfallet av ordförande och vice ordförande. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att protokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. Styrelsens sekreterare ska se till att kopior av protokollen, efter justering, publiceras på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar till samtliga styrelseledamöter, revisorer och suppleanter och att länk till e-tjänst där protokoll, handlingar och protokollsutdrag finns sänds till dem respektive till övriga som berörs av besluten. Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd i enlighet med 8 kap 26 § ABL. Verkställande direktören svarar för att protokollen jämte beslutsunderlag förvaras på ett betryggande sätt. A.2.7 Ordförande vid sammanträdena Styrelsens ordförande, eller vid dennes förhinder styrelsens vice ordförande, är ordförande vid styrelsesammanträden. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan närvara utser styrelsen annan ledamot att för tillfället leda styrelsens arbete. Tills valet har förrättats fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs detta temporära ordförandeskap av den äldste av dem. A.2.8 Suppleanters närvarorätt Styrelsens suppleanter ska kallas till, får närvara och har yttranderätt och rätt att få sina meningar antecknade till protokollet vid styrelsesammanträden även då suppleanten inte inträder som ersättare för ordinarie ledamot. 7(14) Vid förfall för ordinarie styrelseledamot ska suppleant inträda i den ordning som beslutats av kommunfullmäktige (se nedan) och anteckning ska göras om detta i protokollet. För ledamot tillhörande inträder suppleanterna i nedan angiven nedanstående parti: partiordning: S S, V, MP, C, L, M, KD V V, S, MP, L, C, M, KD MP MP, V, S, L, C, M, KD M M, L, C, KD, S, V, MP L L, M, C, KD, MP, S, V C C, L, M, KD, MP, S, V KD KD, M, L, C, S, MP, V A.2.9 Arbetstagarrepresentanter Företrädare för arbetstagarsidan har närvaro- och yttranderätt inklusive rätt att ställa yrkanden vid sammanträdena, och få sina meningar antecknade till protokollen. Eftersom skäl för undantag i enlighet med 17 § Lag om styrelserepresentation för privatanställda föreligger har de inte rösträtt. De behöver därmed inte registreras hos Bolagsverket. A.3 Arbetsfördelning inom styrelsen Styrelsen ska ha en ordförande och en vice ordförande, valda av kommunfullmäktige. Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter samt se till att styrelsen sammanträder i den omfattning och på det sätt som anges i denna arbetsordning eller som följer av lag (jfr bl.a. 8 kap 17 och 23 §§ ABL). Ordföranden ska svara för att styrelseledamöterna på sammanträdena, och där så är lämpligt även mellan sammanträdena, får upplysningar rörande bolagets förhållanden, gången av verksamheten och därunder inträffade viktiga händelser. Ordföranden och vice ordföranden ska upprätthålla en nära och fortlöpande kontakt med verkställande direktören angående bolagets och koncernens utveckling. Moderbolaget Stockholms Stadshus AB samordnar rekrytering av bolagets VD, i samråd med bolagets ordförande, bolagets vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande. Beslutet om förordnande och/eller anställning av VD fattas av bolagets styrelse. Stockholms Stadshus AB tar fram förslag till VD:s förmåner vid nyanställning. Bolagets ordförande beslutar, efter samråd med 8(14) moderbolaget, vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, om dessa förmåner. Detsamma gäller vid förändringar av villkoren i anställningsavtalet. Styrelsen ska informeras om verkställande direktörens anställningsförmåner. Moderbolaget samordnar, på motsvarande sätt, villkoren vid avslut av VD:s förordnande och/eller anställning i bolaget. Arbetet sker i samråd med bolagets ordförande och vice ordförande samt koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande. Bolagets ordförande, efter samråd med vice ordförande, äger att ingå avtal om avslut av förordnande och/eller anställning som VD. Beslutet om entledigande av VD fattas av bolagets styrelse. Moderbolaget samordnar den årliga lönerevisionen för VD, vilket bland annat innebär att ta fram underlag och förslag till ny lön. Bolagets ordförande ansvarar, efter samråd med moderbolaget, vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, för att träffa överenskommelse med VD om lönerevision. Eventuellt avsteg från principen att VD inte äger bedriva verksamhet (inneha bisyssla) vid sidan av sin anställning i bolaget (jfr bland annat 8 kap 34 § ABL) hanteras i enlighet med VDs anställningsavtal. Ordföranden och vice ordföranden har enligt av styrelsen fastställd attestinstruktion beställnings- och attesträtt. Det förekommer därutöver inte någon särskild arbetsfördelning inom styrelsen. Styrelsen får dock uppdra åt en eller flera av styrelsens ledamöter att vidta vissa åtgärder eller vara ansvariga för vissa ärenden. Om så sker ska detta antecknas i styrelseprotokoll. Om förhållandet inte är av endast tillfällig art ska dessutom arbetsordningen ändras i enlighet därmed. Styrelsen ska ha en särskilt utsedd sekreterare. Sekreteraren ska vara anställd hos bolaget och utses av styrelsen på förslag av verkställande direktören. A.3.1 Personuppgiftsansvar Bolaget är personuppgiftsansvarigt enligt bestämmelserna i GDPR, vilket innebär att det i första hand är bolagets styrelse som ansvarar för de åligganden som bestäms i denna förordning och tillhörande nationell lagstiftning. 9(14) A.4 Övrigt A.4.1 Kommunens ledningsfunktion Bolagets styrelse och VD har att följa av bolagsstämman eller av kommunfullmäktige utfärdade ägardirektiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordning, lag eller bolagets intresse. Ägardirektiven för bolaget beslutas i samband med budgeten för Stockholms stad samtidigt som det kan tillkomma beslut i form av stadsövergripande program och riktlinjer löpande under året som betraktas som kompletterande ägardirektiv. Eftersom bolagen inom bolagskoncernen ägs av moderbolaget Stockholms Stadshus AB tillkommer koncernstyrelsen som ett organ med övergripande ansvar som bl.a. beslutar om de kompletterande ägardirektiven. Micasa Fastigheter är en egen juridisk person och måste därefter som enskilt bolag fatta eget beslut i bolagets styrelse. Som framgår av bolagsordningen har kommunstyrelsen, om inte sekretess föreligger, rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper, samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska därför, om inte sekretess föreligger, lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Bolagets styrelse eller VD ska, vid behov, se till att detta görs. Beslut om bildande eller avveckling av bolag eller verksamhetsgren, liksom andra strategiskt eller principiellt viktiga frågor ska underställas kommunfullmäktige för prövning (jfr bolagsordningen). A.4.2 Investeringar • Investeringsplan fastställs i budget. • Inriktningsbeslut och Genomförandebeslut om investeringar överstigande 300 miljoner kronor ska föreläggas kommunfullmäktige för godkännande. Särskilda anvisningar gäller för projekt med en investeringsutgift som överstiger 1 miljard kronor. • Uppföljning och återredovisning sker fortlöpande i koncernstyrelsen i tertialrapporter, lägesredovisningar i förekommande fall samt i årsredovisningen. Enligt 10 kap. 13 § i kommunallagen ska det i bolagsordningen framgå att kommunfullmäktige ska få ta ställning innan sådana beslut i bolagets verksamhet som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Ärenden som ligger utanför bolagets reguljära verksamhet eller är av särskilt känslig natur bör därför, oavsett belopp, behandlas som frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och kräver godkännande av kommunfullmäktige. Förvärv av bolag ska, liksom bildande av bolag, också betraktas som ärenden av principiell beskaffenhet 10(14) eller annars av större vikt och kräver godkännande av kommunfullmäktige. A.4.3 Gåva till allmännyttigt ändamål Gåva till allmännyttiga eller därmed jämförliga ändamål beslutas av ägaren/bolagsstämman. Styrelsen kan dock fatta beslut att lämna gåva för allmännyttigt eller därmed jämförligt ändamål om det med hänsyn till bolagets ställning är av ringa värde och det ryms inom den kommunala kompetensen (jfr 17 kap 5 § ABL). A.4.4 Sekretess All information som lämnas till styrelsens ledamöter, suppleanter, revisorer och arbetstagarrepresentanter och som inte är offentliggjord ska, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, behandlas så att bolaget eller annan inte skadas. Handling eller information som är sekretesskyddad får inte lämnas vidare till eller röjas för annan, se vidare B.2.2. A.4.5 Ägardirektiv vid höjd beredskap och bolagets krigsorganisation Kommunfullmäktige beslutade 2023-12-11, § 15 punkt 1 (dnr KS 2023/1268) om Ägardirektiv vid höjd beredskap till bolag inom bolagskoncernen Stockholms Stadshus AB. Ägardirektiv antogs av årsstämman för Micasa Fastigheter i Stockholm AB den 15 maj 2024 och kan aktiveras av stadsdirektören i händelse av höjd beredskap. A.4.6 Deltagande i centrala upphandlingar Om kommunfullmäktige beslutar att genomföra en central upphandling för stadens och bolagens samlade behov, ska bolaget som huvudregel delta i upphandlingen om det framgår av kommunfullmäktiges beslut. Fullmakt för deltagande ska i sådant fall lämnas till den nämnd som kommunfullmäktige har utsett att genomföra upphandlingen. VD bemyndigas att lämna sådan fullmakt för bolagets räkning efter kommunfullmäktiges beslut. VD ska anmäla åtgärden till styrelsen vid nästkommande styrelsesammanträde. Om VD i det enskilda fallet gör bedömningen att bolaget inte bör delta i den centrala upphandlingen, ska frågan underställas styrelsen för beslut innan fullmakt lämnas eller avböjs. 11(14) B. Instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Med utgångspunkt från 8 kap. 4 § ABL B.1 Styrelsen B.1.1 Allmänt Enligt 8 kap 29 och 36 §§ ABL äger verkställande direktören generellt att företräda bolaget utåt och teckna dess firma i vad avser all löpande förvaltning såvida inte styrelsen genom riktlinjer eller anvisningar gjort särskilda begränsningar i enlighet med 8 kap 39 § ABL. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är så utformad att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska fastställa målsättningar, policys och strategiska planer som är av väsentlig betydelse för bolaget och koncernen. Styrelsen ska vid behov se till att de blir föremål för uppdateringar och översyner. Styrelsen ska också fastställa riktlinjer och policys till följd av beslut av aktieägare. Styrelsen svarar för den årliga fastställelsen av denna instruktion. Uppstår en frågeställning som inte omfattas av denna instruktion, ska VD inhämta besked från styrelsen. B.1.2 Utlämnande av allmän handling Till verkställande direktören och avdelningschefen för verksamhetsstöd är delegerad beslutanderätten om utlämnande av allmänna handlingar. (Jfr 6 kap 2 och 3 §§ offentlighets- och sekretesslagen). Motsvarande gäller beslutanderätten avseende begäran om tillgängliggörande av data för vidareutnyttjande enligt lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data. B.1.3 Uppdatering av aktiebok Till VD och styrelsesekreterare eller annan de sätter i sitt ställe är delegerat att föra aktieboken. B.1.4 Arbetsmiljöansvar Bolaget är som arbetsgivare ansvarig för de anställdas arbetsmiljö i enlighet med arbetsmiljölagen och därtill hörande förordningar och föreskrifter. Styrelsen har som högsta verkställande organ i bolaget ett övergripande ansvar för att det finns en tillfredsställande organisation för arbetsmiljöfrågor och att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete inom bolaget. Det åligger VD att ha nödvändiga kunskaper om och se till att arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöföreskrifter utfärdade av Arbetsmiljöverket samt tillämplig personalpolicy följs inom bolaget. VD har i sin tur möjlighet att delegera arbetsmiljöuppgifter till respektive chef med förutsättningar att påverka arbetsmiljön där de anställda finns. VD ska följa upp och hålla styrelsen informerad om väsentliga frågor som rör arbetsmiljön i bolaget och som påverkar hur arbetsmiljöarbetet 12(14) bedrivs. Bolaget ska ha en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter. B.1.5 Frågor som ska beslutas av styrelsen m.m. Verkställande direktören ska förelägga styrelsen nedan angivna frågor för beslut. Denna uppställning konstituerar inte i sig rätt för styrelsen att fatta bindande beslut (jämför med punkt A.4.1 ovan). Beloppen är angivna exklusive mervärdesskatt. a) Upphandling av varor, tjänster och entreprenader > 50 000 000 kr b) Ingående av avtal som inte ingår i den löpande verksamheten > 1 000 000 kr c) Köp och försäljning av fastigheter och tomträtter Oberoende av belopp d) Beslut om löner eller andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare på annat än för branschen sedvanliga villkor Oberoende av belopp e) Ställande av säkerhet för annan juridisk eller fysisk person Oberoende av belopp f) Avsteg från stadens policys om representation Oberoende av belopp g) Regler för förmedling och uthyrning av lägenheter Oberoende av belopp Beslut i ovan angivna frågor, undantaget vad som regleras i 8 kap. 34 § ABL, får för särskilt tillfälle genom beslut av styrelsen delegeras till verkställande direktören. Beslut om sådan delegering ska antecknas i protokoll. Avtal som inte avser löpande verksamhet enligt 8 kap. 29 § ABL ska alltid tecknas av två firmatecknare i förening. Verkställande direktörens kostnader godkänns av ordförande. Ordförandens kostnader godkänns av vice ordförande tillsammans med VD. Vice ordförandens kostnader godkänns av ordförande tillsammans med VD. Styrelseledamots /suppleants kostnader godkänns av ordförande tillsammans med vice ordförande och VD. 13(14) B.1.6 Information och rapportering till styrelsen Beslut som har fattats av verkställande direktören i den löpande förvaltningen men som är av större betydelse för bolagets eller koncernens verksamhet och ekonomiska situation ska rapporteras vid närmast följande sammanträde. Denna rapportering ska innefatta resultat, finansieringsförhållanden, likviditet och andra betydelsefulla ekonomiska förhållanden samt information om viktiga händelser, såsom exempelvis uppkomna tvister av betydelse, uppsägning av för bolaget viktigare avtal etc. Rapporteringen ska vara av sådan beskaffenhet att styrelsen tillåts göra en välgrundad bedömning. Den ekonomiska rapporteringen ska baseras på de anvisningar som lämnas av moderbolaget inför varje rapporteringstillfälle. I brådskande fall samt när behov i övrigt föreligger mellan ordinarie styrelsemöten, ska rapportering ske direkt till styrelsens ordförande. B.1.7 Kontroll – Attest - Utanordning Verkställande direktören ska upprätta förslag till fullständig instruktion som reglerar attesträtten m.m. inom bolaget. I instruktionen ska anges vem som ska utföra underliggande kontroll samt vilka befattningshavare som har attest- respektive utanordningsrätt. Instruktionen fastställs av bolagets styrelse och ska i tillämpliga delar utgå från av staden centralt beslutade principer. Attestberättigad äger rätt att skriftligt delegera utförandet av nödvändiga kontrollåtgärder. B.2 Verkställande direktören B.2.1 Allmänt Verkställande direktören är skyldig att i sitt handlande för bolaget främja dess och koncernens intressen. VD ska iaktta lojalitetsplikt som följer av anställningen vilket bl.a. innebär att denne, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningens samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, behandlar all information till utomstående så att bolaget inte skadas. VD har upplysningsplikt gentemot styrelsen rörande angelägenheter och förhållanden som har betydelse för bolaget och koncernen. Verkställande direktören får inte handlägga fråga rörande mellanhavanden mellan 14(14) denne och bolaget. VD får heller inte handlägga fråga mellan bolaget och tredje man om denne i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. VD får heller inte handlägga fråga mellan bolaget och tredje man som denne ensam eller tillsammans med annan får företräda. Verkställande direktörens arbetsuppgifter består utöver vad som regleras ovan i B.1.1 första stycket och B.1.5 av bland annat följande. B.2.2 Styrelsens dagordning, beslutsunderlag och närvaro Verkställande direktören ska tillsammans med styrelsens ordförande upprätta förslag till dagordning inför styrelsesammanträdena. Verkställande direktören ska också ta fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför sammanträdena samt i övrigt uppfylla sina plikter enligt denna arbetsordning. Verkställande direktören ska vidare vara föredragande vid styrelsens samman-träden och därvid avge motiverade förslag till beslut. VD får, där så är lämpligt, delegera uppgiften som föredragande i särskilt ärende till annan person som är underställd verkställande direktören. För särskilt fall kan extern föredragande (t.ex. anlitad konsult för visst projekt) komma ifråga, dock endast vid behandlingen av det ärendet VD, vice VD, styrelsens sekreterare, auktoriserad revisor, lekmannarevisor, representant från revisionskontoret, jurist, bolagsadministratör samt borgarrådssekreterare för den rotel som ansvarar för bolaget har närvarorätt vid styrelsens sammanträden om inte styrelsen beslutar om annat. Styrelsens ordförande kan bevilja annan person närvaro- och yttranderätt. Samtliga närvarande noteras i protokollet. Respektive kanslichef eller motsvarande för de partier som finns representerade i styrelsen får föredragningslista till styrelsemöten och ges tillgång till internpublicerade handlingar inklusive sekretess i anvisad e-tjänst. B.2.3 Övrigt Verkställande direktören ansvarar för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och annan författning och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. --- [Bilaga 2. Arbetsordning och instruktion med ändringsmarkeringar.pdf] 1(14) ARBETSORDNING FÖR Styrelsen Micasa Fastigheter i Stockholm Fastställd av styrelsen 2025-09-112026-06-08 Jämte instruktioner för: • arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören • rapportering om bolagets ekonomiska situation A. Arbetsordning för styrelsens arbete - med utgångspunkt från 8 kap 4-5 §§ aktiebolagslagen (ABL) A.1 Allmänt Denna arbetsordning med tillhörande instruktioner har fastställts av styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB vid dess sammanträde 2025-09-112026-06-08. Arbetsordning och instruktioner ska omprövas årligen och vid behov. Arbetsordningen ska skickas till varje styrelseledamot, styrelsesuppleant, styrelsens sekreterare, verkställande direktören, arbetstagarrepresentanter och revisorerna med suppleanter. A.2 Styrelsesammanträden A.2.1 Tid och plats för styrelsesammanträden Tid för styrelsesammanträden fastställs av styrelsen i enlighet med vad som framgår av punkt A 2.2.1 nedan. Sammanträdena ska normalt hållas i Stockholm. Styrelsens ordförande kan besluta att ett eller flera sammanträden hålls på annan ort i Stockholms län. Styrelsen kan besluta att sammanträde hålls på annat ställe. A.2.2 Ordinarie styrelsesammanträden Utgångspunkten för de ordinarie styrelsesammanträdena är att dessa hålls i en lokal där alla ledamöter och suppleanter som kan deltar på plats. Distansdeltagande enligt nedan är endast avsett att vara ett komplement till fysisk närvaro. 2(14) Vid ordinarie styrelsesammanträde får ordförande i samråd med vice ordförande, om särskilda skäl föreligger, i kallelsen föreslå att styrelseledamot, suppleant, arbetstagarrepresentant och annan får närvara på distans. Det ska framgå av kallelse till respektive ordinarie styrelsemöte om möjlighet finns att delta på distans. Om ordinarie styrelseledamöter inte samtycker till att så sker ska de i svar på kallelsen ange detta. För att deltagande på distans ska vara möjligt krävs att ingen av de ordinarie styrelseledamöterna motsätter sig detta senast tre arbetsdagar innan mötet. Om någon motsätter sig distansdeltagande på möte meddelas detta per mail via styrelsesekreterare. Ledamot, suppleant, arbetstagarrepresentant eller annan som önskar delta på distans ska anmäla detta till ordföranden senast två arbetsdagar innan styrelsesammanträdet. Om känsliga och/eller sekretessbelagda uppgifter kommer att avhandlas vid sammanträdet måste lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att sekretessen ska upprätthållas. En förutsättning för deltagande på distans är bland annat att sekretessen kan upprätthållas, att distansdeltagande ledamot, suppleant och arbetstagarrepresentant har möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och att skyddet för personuppgifter kan upprätthållas. Ärenden som hanteras på styrelsesammanträdet kan vara sådana att det inte är lämpligt att hantera dessa annat än på ett fysiskt möte utan deltagande på distans. Beslut fattade med deltagare på distans ska protokollföras på vanligt sätt enligt punkt A.2.6 nedan. A.2.2.1 Tid för styrelsesammanträden Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB ska normalt hålla fyra ordinarie sammanträden under våren och tre under hösten. Tidpunkterna ska vara någorlunda jämt fördelade under året och anpassas till den ekonomiska rapporteringen som ska ske från bolaget till koncernstyrelsen/ moderbolaget – Stockholms Stadshus AB. A.2.2.2 Återkommande ärenden Vid varje ordinarie styrelsesammanträde ska följande ärenden behandlas: • Utseende av protokolljusterare • Föregående protokoll • Beslutspunkter • Annan rapportering • Kommunfullmäktiges kompletterande ägardirektiv • Övriga anmälningsärenden • VD rapporter • Övrigt Därutöver ska behandlas sådana ärenden som anges under punkten B.1.5 nedan. A.2.2.3 Särskilda ärenden Utöver återkommande ärenden som angivits ovan under punkten A.2.2.2 ska 3(14) följande ärenden behandlas som beslutspunkter vid sammanträden med nedan angivna tidpunkter. Nedan anges även ett antal anmälningsärenden som endast ska anmälas till styrelsen utan beslut. Tidpunkt Ärenden som ska behandlas Årets första ordinarie samman- Budget och verksamhetsplan träde Internkontrollplan (bilaga till verksamhetsplan, beslutas) Ledningens genomgång inom informationssäkerhet (bilaga till verksamhetsplan, anmäls) Finansiell månadsrapport (anmäls) Årets andra ordinarie sammanträde Bokslut Årsredovisning inkl hållbarhetsrapport Uppföljning av internkontrollplan, (bilaga till verksamhetsberättelse, beslutas) Dataskyddsombudets årsrapport (GDPR), (bilaga till verksamhetsberättelse, anmäls) Val av stämmoombud (direktiv) Finansiell månadsrapport (anmäls) Första ordinarie sammanträde Utseende av styrelsens sekreterare efter årsstämman (vid behov) Förslag till budget och inriktning för de kommande tre åren Finansiell månadsrapport (anmäls) Sista ordinarie sammanträde Tertialrapport 1 jämte före halvårsskiftet prognos före halvårsskiftet Ändrad firmateckningsrätt (vid behov) Översyn av arbetsordning m.m. Finansiell månadsrapport (anmäls) Andra ordinarie sammanträde Tertialbokslut 2 efter halvårsskiftet jämte prognos Finansiell månadsrapport (anmäls) Årets sista ordinarie sammanträde Sammanträdestider för kommande år Finansiell månadsrapport (anmäls) 4(14) Därutöver ska ärenden som anges under punkten B.1.5 nedan behandlas. A.2.3 Extra styrelsesammanträde För överläggning och beslut som inte kan hänskjutas till ordinarie styrelsesammanträden, kan sammanträde hållas vid andra tillfällen. Ordföranden ska se till att sammanträde hålls när det behövs. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot eller VD begär det. Extra styrelsesammanträde får hållas per telefon, genom videokonferens eller motsvarande digitalt media. Beslut fattade i sådan ordning ska protokollföras på vanligt sätt enligt punkt A.2.6 nedan. Extra styrelsesammanträde kan också avhållas per capsulam, varvid protokoll med förslag till beslut upprättas och därefter cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna och till - för kännedom - suppleanterna. Styrelsesammanträde i denna ordning får hållas endast om samtliga styrelseledamöter biträder besluten d.v.s. inga avvikande meningar lämnas. De ordinarie styrelseledamöterna anses ha biträtt beslutet i och med undertecknande av protokollet alternativt efter att de har lämnat sitt godkännande till förslaget via e- postmeddelanden och undertecknande skett i enlighet med punkten A.2.6. nedan. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att protokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. A.2.4 Kallelse och underlag Till styrelsesammanträdena, ordinarie och extra, ska samtliga styrelseledamöter, suppleanter och arbetstagarrepresentanter kallas. Kallelse med dagordning sänds ut per e-post till samtliga styrelseledamöter och suppleanter och publiceras samtidigt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar senast sju dagar före styrelsesammanträdet, om inte särskilda skäl föreligger. Handlingar, såsom dagordning, tjänsteutlåtanden, underlag, rapporter och, vad gäller beslutspunkter, förslag till beslut ska finnas att tillgå elektroniskt på anvisad e- tjänst för styrelsehandlingar senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger. De handlingar som finns att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som publicering sker. Om särskilda skäl föreligger får en eller flera av handlingarna eller justerade versioner av redan tillgängliggjorda handlingar inklusive justerad dagordning göras tillgängliga i anvisad e-tjänst senast två veckodagar före sammanträdet eller, om oundvikligt, lämnas direkt vid sammanträdet. Senast samma dag som styrelsesammanträdet äger rum publiceras styrelsehandlingarna, förutom de 5(14) handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter, externt. Handlingar där uppgifter med sekretess föreligger publiceras elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar och finns tillgängliga för behöriga användare som loggat in i appen Meetings Plus på iPad eller iPhone. I särskilda fall, vilket i så fall kommer att framgå av en notering i ärendet/på bilagan, publiceras dock inte dessa handlingar på anvisad e- tjänst utan hålls istället fysiskt tillgängliga på plats som anges i ärendet senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger. Om särskilda skäl föreligger får nämnda handlingar eller justerade versioner av sådana handlingar som redan hålls fysiskt tillgängliga istället göras tillgängliga på den plats som angivits i kallelsen senast två veckodagar före sammanträdet, om oundvikligt, lämnas direkt vid sammanträdet. Handlingarna i den anvisade e-tjänsten för styrelsehandlingar publiceras internt för styrelsen, vilket innebär att inloggning krävs för att få tillgång till handlingarna. Samtliga styrelseledamöter och suppleanter förutsätts ha tillförsäkrat sig tillgång till anvisad e- tjänst för styrelsehandlingar genom egen personlig inloggning. De handlingar som finns att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som publicering sker. Handlingar som endast hålls fysiskt tillgängliga på anvisad plats anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som de får information om att handlingen finns på anvisad plats. Cirka 4-5 dagar innan, dock senast samma dag som styrelsesammanträdet äger rum publiceras styrelsehandlingarna, förutom de handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter, externt, vilket innebär att allmänheten får tillgång till dessa. Utöver vad som ovan angivits ska kopia av kallelse med dagordning sändas ut per e- post till bolagets revisorer och revisorssuppleanter. Tillhörande handlingar ska finnas att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar för dessa. Styrelsesammanträden ska hållas med utgångspunkt från att utsänt material är inläst. A.2.5 Beslut Styrelsen fattar beslut genom att en majoritet biträder beslutet i enlighet med 8 kap 22 § ABL, förutom vad som anges i punkt A.2.3 angående extra sammanträde per capsulam. 6(14) A.2.6 Protokoll Styrelsens ordförande ansvarar för att protokoll förs vid varje styrelsesammanträde. Protokollet ska föras av styrelsens sekreterare eller, vid dennes förhinder av annan av styrelsen utsedd person. Protokollet ska vara kortfattat, dock med iakttagande av de krav som föreligger i enlighet med 8 kap 24 § i ABL. Protokollet ska ange fattade beslut och det underlag, muntligt och/eller skriftligt redovisat, som besluten grundats på. Vidare ska av protokollet framgå avvikande mening (reservation) eller särskilt uttalande som styrelseledamot eller verkställande direktören begärt att få antecknat liksom angivna suppleantyttranden och yttranden från arbetstagarrepresentanter. Protokollet ska undertecknas av sekreteraren, eller vid dennes förhinder av annan av styrelsen särskilt utsedd person, och justeras av ordföranden vid sammanträdet jämte en särskilt vid sammanträdet därtill utsedd person normalt vice ordföranden. Vid styrelsesammanträde per capsulam ska det i protokollet framgå att besluten tagits per capsulam. Protokollet justeras i normalfallet av ordförande och vice ordförande. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att protokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. Styrelsens sekreterare ska se till att kopior av protokollen, efter justering, publiceras på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar till samtliga styrelseledamöter, revisorer och suppleanter och att länk till e-tjänst där protokoll, handlingar och protokollsutdrag finns sänds till dem respektive till övriga som berörs av besluten. Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd i enlighet med 8 kap 26 § ABL. Verkställande direktören svarar för att protokollen jämte beslutsunderlag förvaras på ett betryggande sätt. A.2.7 Ordförande vid sammanträdena Styrelsens ordförande, eller vid dennes förhinder styrelsens vice ordförande, är ordförande vid styrelsesammanträden. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan närvara utser styrelsen annan ledamot att för tillfället leda styrelsens arbete. Tills valet har förrättats fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs detta temporära ordförandeskap av den äldste av dem. A.2.8 Suppleanters närvarorätt Styrelsens suppleanter ska kallas till, får närvara och har yttranderätt och rätt att få sina meningar antecknade till protokollet vid styrelsesammanträden även då suppleanten inte inträder som ersättare för ordinarie ledamot. 7(14) Vid förfall för ordinarie styrelseledamot ska suppleant inträda i den ordning som beslutats av kommunfullmäktige (se nedan) och anteckning ska göras om detta i protokollet. För ledamot tillhörande inträder suppleanterna i nedan angiven nedanstående parti: partiordning: S S, V, MP, C, L, M, KD V V, S, MP, L, C, M, KD MP MP, V, S, L, C, M, KD M M, L, C, KD, S, V, MP L L, M, C, KD, MP, S, V C C, L, M, KD, MP, S, V KD KD, M, L, C, S, MP, V A.2.9 Arbetstagarrepresentanter Företrädare för arbetstagarsidan har närvaro- och yttranderätt inklusive rätt att ställa yrkanden vid sammanträdena, och få sina meningar antecknade till protokollen. Eftersom skäl för undantag i enlighet med 17 § Lag om styrelserepresentation för privatanställda föreligger har de inte rösträtt. De behöver därmed inte registreras hos Bolagsverket. A.3 Arbetsfördelning inom styrelsen Styrelsen ska ha en ordförande och en vice ordförande, valda av kommunfull-mäktige. Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter samt se till att styrelsen sammanträder i den omfattning och på det sätt som anges i denna arbetsordning eller som följer av lag (jfr bl.a. 8 kap 17 och 23 §§ ABL). Ordföranden ska svara för att styrelseledamöterna på sammanträdena, och där så är lämpligt även mellan sammanträdena, får upplysningar rörande bolagets förhållanden, gången av verksamheten och därunder inträffade viktiga händelser. Ordföranden och vice ordföranden ska upprätthålla en nära och fortlöpande kontakt med verkställande direktören angående bolagets och koncernens utveckling. Moderbolaget Stockholms Stadshus AB samordnar rekrytering av bolagets VD, i samråd med bolagets ordförande, bolagets vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande. Beslutet om förordnande och/eller anställning av VD fattas av bolagets styrelse. Stockholms Stadshus AB tar fram förslag till VD:s förmåner vid nyanställning. Bolagets ordförande beslutar, efter samråd med 8(14) moderbolaget, vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, om dessa förmåner. Detsamma gäller vid förändringar av villkoren i anställningsavtalet. Styrelsen ska informeras om verkställande direktörens anställningsförmåner. Moderbolaget samordnar, på motsvarande sätt, villkoren vid avslut av VD:s förordnande och/eller anställning i bolaget. Arbetet sker i samråd med bolagets ordförande och vice ordförande samt koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande. Bolagets ordförande, efter samråd med vice ordförande, äger att ingå avtal om avslut av förordnande och/eller anställning som VD. Beslutet om entledigande av VD fattas av bolagets styrelse. Moderbolaget samordnar den årliga lönerevisionen för VD, vilket bland annat innebär att ta fram underlag och förslag till ny lön. Bolagets ordförande ansvarar, efter samråd med moderbolaget, vice ordförande och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, för att träffa överenskommelse med VD om lönerevision. Eventuellt avsteg från principen att VD inte äger bedriva verksamhet (inneha bisyssla) vid sidan av sin anställning i bolaget (jfr bland annat 8 kap 34 § ABL) hanteras i enlighet med VDs anställningsavtal. Ordföranden och vice ordföranden har enligt av styrelsen fastställd attestinstruktion beställnings- och attesträtt. Det förekommer därutöver inte någon särskild arbetsfördelning inom styrelsen. Styrelsen får dock uppdra åt en eller flera av styrelsens ledamöter att vidta vissa åtgärder eller vara ansvariga för vissa ärenden. Om så sker ska detta antecknas i styrelseprotokoll. Om förhållandet inte är av endast tillfällig art ska dessutom arbetsordningen ändras i enlighet därmed. Styrelsen ska ha en särskilt utsedd sekreterare. Sekreteraren ska vara anställd hos bolaget och utses av styrelsen på förslag av verkställande direktören. A.3.1 Personuppgiftsansvar Bolaget är personuppgiftsansvarigt enligt bestämmelserna i GDPR, vilket innebär att det i första hand är bolagets styrelse som ansvarar för de åligganden som bestäms i denna förordning och tillhörande nationell lagstiftning. 9(14) A.4 Övrigt A.4.1 Kommunens ledningsfunktion Bolagets styrelse och VD har att följa av bolagsstämman eller av kommunfullmäktige utfärdade ägardirektiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordning, lag eller bolagets intresse. Ägardirektiven för bolaget beslutas i samband med budgeten för Stockholms stad samtidigt som det kan tillkomma beslut i form av stadsövergripande program och riktlinjer löpande under året som betraktas som kompletterande ägardirektiv. Eftersom bolagen inom bolagskoncernen ägs av moderbolaget Stockholms Stadshus AB tillkommer koncernstyrelsen som ett organ med övergripande ansvar som bl.a. beslutar om de kompletterande ägardirektiven. Micasa Fastigheter är en egen juridisk person och måste därefter som enskilt bolag fatta eget beslut i bolagets styrelse. Som framgår av bolagsordningen har kommunstyrelsen, om inte sekretess föreligger, rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper, samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska därför, om inte sekretess föreligger, lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Bolagets styrelse eller VD ska, vid behov, se till att detta görs. Beslut om bildande eller avveckling av bolag eller verksamhetsgren, liksom andra strategiskt eller principiellt viktiga frågor ska underställas kommunfullmäktige för prövning (jfr bolagsordningen). A.4.2 Investeringar • Investeringsplan fastställs i budget. • Inriktningsbeslut och Genomförandebeslut om investeringar överstigande 300 miljoner kronor ska föreläggas kommunfullmäktige för godkännande. Särskilda anvisningar gäller för projekt med en investeringsutgift som överstiger 1 miljard kronor. • Uppföljning och återredovisning sker fortlöpande i koncernstyrelsen i tertialrapporter, lägesredovisningar i förekommande fall samt i årsredovisningen. Enligt 10 kap. 13 § i kommunallagen ska det i bolagsordningen framgå att kommunfullmäktige ska få ta ställning innan sådana beslut i bolagets verksamhet som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Ärenden som ligger utanför bolagets reguljära verksamhet eller är av särskilt känslig natur bör därför, oavsett belopp, behandlas som frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och kräver godkännande av kommunfullmäktige. Förvärv av bolag ska, liksom bildande av bolag, också betraktas som ärenden av principiell beskaffenhet 10(14) eller annars av större vikt och kräver godkännande av kommunfullmäktige. A.4.3 Gåva till allmännyttigt ändamål Gåva till allmännyttiga eller därmed jämförliga ändamål beslutas av ägaren/bolagsstämman. Styrelsen kan dock fatta beslut att lämna gåva för allmännyttigt eller därmed jämförligt ändamål om det med hänsyn till bolagets ställning är av ringa värde och det ryms inom den kommunala kompetensen (jfr 17 kap 5 § ABL). A.4.4 Sekretess All information som lämnas till styrelsens ledamöter, suppleanter, revisorer och arbetstagarrepresentanter och som inte är offentliggjord ska, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, behandlas så att bolaget eller annan inte skadas. Handling eller information som är sekretesskyddad får inte lämnas vidare till eller röjas för annan, se vidare B.2.2. A.4.5 Ägardirektiv vid höjd beredskap och bolagets krigsorganisation Kommunfullmäktige beslutade 2023-12-11, § 15 punkt 1 (dnr KS 2023/1268) om Ägardirektiv vid höjd beredskap till bolag inom bolagskoncernen Stockholms Stadshus AB. Ägardirektiv antogs av årsstämman för Micasa Fastigheter i Stockholm AB den 15 maj 2024 och kan aktiveras av stadsdirektören i händelse av höjd beredskap. A.4.6 Deltagande i centrala upphandlingar Om kommunfullmäktige beslutar att genomföra en central upphandling för stadens och bolagens samlade behov, ska bolaget som huvudregel delta i upphandlingen om det framgår av kommunfullmäktiges beslut. Fullmakt för deltagande ska i sådant fall lämnas till den nämnd som kommunfullmäktige har utsett att genomföra upphandlingen. VD bemyndigas att lämna sådan fullmakt för bolagets räkning efter kommunfullmäktiges beslut. VD ska anmäla åtgärden till styrelsen vid nästkommande styrelsesammanträde. Om VD i det enskilda fallet gör bedömningen att bolaget inte bör delta i den centrala upphandlingen, ska frågan underställas styrelsen för beslut innan fullmakt lämnas eller avböjs. 11(14) B. Instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Med utgångspunkt från 8 kap. 4 § ABL B.1 Styrelsen B.1.1 Allmänt Enligt 8 kap 29 och 36 §§ ABL äger verkställande direktören generellt att företräda bolaget utåt och teckna dess firma i vad avser all löpande förvaltning såvida inte styrelsen genom riktlinjer eller anvisningar gjort särskilda begränsningar i enlighet med 8 kap 39 § ABL. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är så utformad att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska fastställa målsättningar, policys och strategiska planer som är av väsentlig betydelse för bolaget och koncernen. Styrelsen ska vid behov se till att de blir föremål för uppdateringar och översyner. Styrelsen ska också fastställa riktlinjer och policys till följd av beslut av aktieägare. Styrelsen svarar för den årliga fastställelsen av denna instruktion. Uppstår en frågeställning som inte omfattas av denna instruktion, ska VD inhämta besked från styrelsen. B.1.2 Utlämnande av allmän handling Till verkställande direktören och avdelningschefen för verksamhetsstöd är delegerad beslutanderätten om utlämnande av allmänna handlingar. (Jfr 6 kap 2 och 3 §§ offentlighets- och sekretesslagen). Motsvarande gäller beslutanderätten avseende begäran om tillgängliggörande av data för vidareutnyttjande enligt lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data. B.1.3 Uppdatering av aktiebok Till VD och styrelsesekreterare eller annan de sätter i sitt ställe är delegerat att föra aktieboken. B.1.4 Arbetsmiljöansvar Bolaget är som arbetsgivare ansvarig för de anställdas arbetsmiljö i enlighet med arbetsmiljölagen och därtill hörande förordningar och föreskrifter. Styrelsen har som högsta verkställande organ i bolaget ett övergripande ansvar för att det finns en tillfredsställande organisation för arbetsmiljöfrågor och att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete inom bolaget. Det åligger VD att ha nödvändiga kunskaper om och se till att arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöföreskrifter utfärdade av Arbetsmiljöverket samt tillämplig personalpolicy följs inom bolaget. VD har i sin tur möjlighet att delegera arbetsmiljöuppgifter till respektive chef med förutsättningar att påverka arbetsmiljön där de anställda finns. VD ska följa upp och hålla styrelsen informerad om väsentliga frågor som rör arbetsmiljön i bolaget och som påverkar hur arbetsmiljöarbetet 12(14) bedrivs. Bolaget ska ha en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter. B.1.5 Frågor som ska beslutas av styrelsen m.m. Verkställande direktören ska förelägga styrelsen nedan angivna frågor för beslut. Denna uppställning konstituerar inte i sig rätt för styrelsen att fatta bindande beslut (jämför med punkt A.4.1 ovan). Beloppen är angivna exklusive mervärdesskatt. a) Upphandling av varor, tjänster och entreprenader > 50 000 000 kr b) Ingående av avtal som inte ingår i den löpande verksamheten > 1 000 000 kr c) Köp och försäljning av fastigheter och tomträtter Oberoende av belopp d) Beslut om löner eller andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare på annat än för branschen sedvanliga villkor Oberoende av belopp e) Ställande av säkerhet för annan juridisk eller fysisk person Oberoende av belopp f) Avsteg från stadens policys om representation Oberoende av belopp g) Regler för förmedling och uthyrning av lägenheter Oberoende av belopp Beslut i ovan angivna frågor, undantaget vad som regleras i 8 kap. 34 § ABL, får för särskilt tillfälle genom beslut av styrelsen delegeras till verkställande direktören. Beslut om sådan delegering ska antecknas i protokoll. Avtal som inte avser löpande verksamhet enligt 8 kap. 29 § ABL ska alltid tecknas av två firmatecknare i förening. Verkställande direktörens kostnader godkänns av ordförande. Ordförandens kostnader godkänns av vice ordförande tillsammans med VD. Vice ordförandens kostnader godkänns av ordförande tillsammans med VD. Styrelseledamots /suppleants kostnader godkänns av ordförande tillsammans med vice ordförande och VD. 13(14) B.1.6 Information och rapportering till styrelsen Beslut som har fattats av verkställande direktören i den löpande förvaltningen men som är av större betydelse för bolagets eller koncernens verksamhet och ekonomiska situation ska rapporteras vid närmast följande sammanträde. Denna rapportering ska innefatta resultat, finansieringsförhållanden, likviditet och andra betydelsefulla ekonomiska förhållanden samt information om viktiga händelser, såsom exempelvis uppkomna tvister av betydelse, uppsägning av för bolaget viktigare avtal etc. Rapporteringen ska vara av sådan beskaffenhet att styrelsen tillåts göra en välgrundad bedömning. Den ekonomiska rapporteringen ska baseras på de anvisningar som lämnas av moderbolaget inför varje rapporteringstillfälle. I brådskande fall samt när behov i övrigt föreligger mellan ordinarie styrelsemöten, ska rapportering ske direkt till styrelsens ordförande. B.1.7 Kontroll – Attest - Utanordning Verkställande direktören ska upprätta förslag till fullständig instruktion som reglerar attesträtten m.m. inom bolaget. I instruktionen ska anges vem som ska utföra underliggande kontroll samt vilka befattningshavare som har attest- respektive utanordningsrätt. Instruktionen fastställs av bolagets styrelse och ska i tillämpliga delar utgå från av staden centralt beslutade principer. Attestberättigad äger rätt att skriftligt delegera utförandet av nödvändiga kontrollåtgärder. B.2 Verkställande direktören B.2.1 Allmänt Verkställande direktören är skyldig att i sitt handlande för bolaget främja dess och koncernens intressen. VD ska iaktta lojalitetsplikt som följer av anställningen vilket bl.a. innebär att denne, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningens samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, behandlar all information till utomstående så att bolaget inte skadas. VD har upplysningsplikt gentemot styrelsen rörande angelägenheter och förhållanden som har betydelse för bolaget och koncernen. Verkställande direktören får inte handlägga fråga rörande mellanhavanden mellan 14(14) denne och bolaget. VD får heller inte handlägga fråga mellan bolaget och tredje man om denne i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. VD får heller inte handlägga fråga mellan bolaget och tredje man som denne ensam eller tillsammans med annan får företräda. Verkställande direktörens arbetsuppgifter består utöver vad som regleras ovan i B.1.1 första stycket och B.1.5 av bland annat följande. B.2.2 Styrelsens dagordning, beslutsunderlag och närvaro Verkställande direktören ska tillsammans med styrelsens ordförande upprätta förslag till dagordning inför styrelsesammanträdena. Verkställande direktören ska också ta fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför sammanträdena samt i övrigt uppfylla sina plikter enligt denna arbetsordning. Verkställande direktören ska vidare vara föredragande vid styrelsens samman-träden och därvid avge motiverade förslag till beslut. VD får, där så är lämpligt, delegera uppgiften som föredragande i särskilt ärende till annan person som är underställd verkställande direktören. För särskilt fall kan extern föredragande (t.ex. anlitad konsult för visst projekt) komma ifråga, dock endast vid behandlingen av det ärendet VD, vice VD, styrelsens sekreterare, ekonomichef, auktoriserad revisor, lekmannarevisor, representant från revisionskontoret, jurist, bolagsadministratör samt borgarrådssekreterare för den rotel som ansvarar för bolaget har närvarorätt vid styrelsens sammanträden om inte styrelsen beslutar om annat. Styrelsens ordförande kan bevilja annan person närvaro- och yttranderätt. Samtliga närvarande noteras i protokollet. Respektive kanslichef eller motsvarande för de partier som finns representerade i styrelsen får föredragningslista till styrelsemöten och ges tillgång till internpublicerade handlingar inklusive sekretess i anvisad e-tjänst. B.2.3 Övrigt Verkställande direktören ansvarar för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och annan författning och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.