Plan för hantering av rekommendationer från revisorerna

[Ärende 7 a Beslut om plan avseende lekmannarevisorernas rekommendationer.pdf] Ärende 7 a Till styrelsen för Kulturhuset Stadsteatern AB Styrelsesammanträde 4/2026 – 2026-05-27 Beslut om plan avseende lekmannarevisorernas rekommendationer och styrelsens yttrande över stadens rapport Bolaget har mottagits lekmannarevisorernas rekommendationer. Bolagets plan har tagits fram utifrån dessa rekommendationer. Styrelsen underställs bilagt förslag till yttrande. Föredras av Malin Dahlberg och utifrån bilagt underlag, bilaga 7 b (bifogas). Förslag till beslut Styrelsen föreslås att anta förslag till plan avseende lekmannarevisorernas rekommendationer och styrelsens yttrande över stadsrevisorernas rapport, bilaga 7 b. Malin Dahlberg VD --- [Ärende 7 b Uppföljning av lekmannarevisorernas rekommendationer T1 2026.pdf] Område Rekommendation Revisionskontorets kommentar Åtgärd tertial 1 Inventarier säkerställa att rutiner finns för hemlån av inventarier. KHST tillåter ej hemlån av inventarier, vilket förtydligas i den uppdaterade Ekonomihandboken och på intranätet (publiceras i maj). Inventarier säkerställa att rutiner finns för hantering av korttidsinventarier. Kortidsiniventarier (inköp under ett halvt prisbasbelopp och en livslängd kortare än tre år) kostnadsförs på konto 5410, datorer och skrivare på 5411 och mobiltelefoner på 5412. Utveckling av hanteringen av korttidsinventarier pågår. Systematiskt brandskyddsarbete säkerställa att inventering och analys av övergripande brandrisker genomförs och dokumenteras i enlighet med all männa råd på området. Fastighetsägaren har ansvaret för att analysera brandskyddsrisker på övergripande nivå. Ansvarsfördelning mellan fastighetsägare och hyresgäster dokumenteras i checklistor. KHSTs hyresgäster inkluderas i KHSTs brandskyddsutbildningar vilka hålls regelbundet. säkerställa att representation och resor utgår från en restriktiv inriktning och kännetecknas av måttfullhet i enlighet med stadens riktlinjer och bolagets policy. (Rekommendation delvis åtgärdad) Kulturhuset Stadsteatern anser att de representationskostnader som bolaget har uppfyller kravet på måttfullhet, följer gällande regelverk och är till nytta för verksamheten (dvs är en del av affärsverksamheten). säkerställa att bolaget följer sin resepolicy, till exempel gällande resor i tjäns ten och representation. (Rekommendation delvis åtgärdad) Ökad automatiskering, kontroll och utvecklat systemstöd införs under året, för att säkerställa korrekt underlag och minska den manuella hanteringen. Avtalsförvaltning säkerställa att avtalsuppföljning och kontroller av avtalsuppföljning dokumenteras för samtliga ingångna avtal för att möjliggöra uppföljning av kvalitet och viteskrav. (Rekommendation delvis åtgärdad) Bolaget har under året tydliggjort ansvaret för avtalsuppföljningen internt, vilket be döms som positivt. Granskning visar att uppföljning av större avtal sker två gånger per år i syfte att säkerställa att avtalskrav uppfylls. Uppföljningen dokumenteras dock inte alltid. Att dokumentera avtalsuppföljning säkerställer att ev. brister och avvikelser nedtecknas, vilket kan vara värdefull information vid kommande upphandlingar. Av den anledningen finns skäl att även följa upp rekommendationen under 2026. Ökade resurser till administrativa avdelningen har gett möjlighet att utöka organisationen med en funktion som inköps- och avtalssamordnare. I funktionen ligger förutom inköpssamordning och ansvar för avtalsförvaltning enligt stadens tillämpningsanvisningar. Rekrytering pågår och tjänsten beräknas tillsättas under närmsta månaderna. Följsamhet till dataskyddsförordningen säkerställa utveckling av styrning och uppföljning av arbetet med att efterleva dataskyddsförordningen, så som data skyddsombudets oberoende, konse kvensbedömningar och personuppgifts avtal. (Rekommendationen delvis åtgärdad.) Bolaget har under året genomfört ett utvecklingsarbete kopplat till konsekvens bedömningar. Därtill har det gjorts en över syn av rutinerna avseende personuppgifts incidenter. Ett projekt utifrån nya regelverket om kamerabevakning har även genomförts i syfte att möta den nya lagstiftningen på området, som trädde i kraft 1 april 2025. Den nya lagen innebär bl.a. att man inte längre behöver ansöka om tillstånd till kamerabevakning hos Integritetsskydds myndigheten (IMY). En översyn och en dialog med Stadsarkivet har påbörjats under året avseende PB avtal, samt instruktioner avseende bibliotekssystemet och E-dok utifrån dataskyddsombudets delårsrapporter. RVK bedömer att fortsatt uppföljning behövs med hänvisning till PB-avtal, samt arbetet med konsekvensbedömning under 2026. Kontinuerlig utvecklingsarbete pågår. Nyligen har nytt DSO-avtal tecknats. It--säkerhetsbolaget blir underleverantörer framgent. Pågår översyn och en dialog med Stadsarkivet/staden avseende PB avtal, samt instruktioner avseende bibliotekssystemet och E-dok utifrån data skyddsombudets delårsrapporter. Fortsatt arbete med att utveckla mer detaljerade konsekvensbedömning under 2026. Oegentligheter Under årets har flertalet insatser gjorts för att stärka den interna kontrollen avseende kostnader för resor och representation, samt hanteringen av fribiljetter. Årets granskning visar dock på fortsatta avvikelser vid granskningen av bolagets kostnader för resor och representation. Med bakgrund av detta bedömer revisions kontoret att det finns en risk för att bolaget inte helt följer fullmäktiges och bolagets egna riktlinjer avseende representation. Särskilt med hänvisning till kravet om mått fullhet. Det finns därför behov av uppföljning även kommande år. Se vidare i avsnitt 3.3.2.