Serviceförvaltningens budget 2027 och nya uppdrag

[Servicenämndens protokoll 2026-04-21.pdf] Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 Protokoll 2/2026 fört vid Servicenämndens sammanträde tisdagen den 21 april 2026 kl. 11:00-12:00, Palmfeltsvägen 5 Ledamöter Eva Risberg (S) Ordförande Anette Hellström (M) Vice ordförande Bo Hansson (S) Henrik Sjölander (M) Elisabeth Richter Hagert (V) Ersättare Andreas Bjärkmar (MP) Eva Rüdlinger (M) Övriga närvarande Liselothe Engelgren Avdelningschef Charlotte Goliath Förvaltningschef Robin Jägestedt Avdelningschef §§1-3, §§7-14 Thomas Lundberg Avdelningschef Magnus Malmborg Avdelningschef Madeleine Nordström Avdelningschef Liselotte Skoglund Avdelningschef Emma Thun Nämndsekreterare Karin Toll Lane Avdelningschef Elisabet Wallgren Tjänsteman §§1-3 Justerare Eva Risberg (S), Anette Hellström (M) Paragraf §§1-14 Sekreterare Emma Thun Sida 1 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 1 Sammanträdets öppnade och godkännande av föredragningslista Ordföranden Eva Risberg (S) öppnade sammanträdet och föredragningslistan godkändes. Sida 2 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 2 Val av justerare och dag för justering Ordföranden Eva Risberg (S) och vice ordföranden Anette Hellström (M) utsågs att justera dagens protokoll. Protokollet ska justeras senast den 24 april 2026. Sida 3 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 Beslutsärenden § 3 Underlag för budget 2027 med inriktning för 2028-2029 SF 2026/102 Beslut 1. Servicenämnden godkänner förvaltningens förslag till underlag för budget 2027 med inriktning för 2028 och 2029 med tillhörande bilagor. 2. Servicenämnden överlämnar förslaget till kommunstyrelsen för fortsatt beredning. 3. Servicenämnden förklarar ärendet omedelbart justerat. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av kommunstyrelsen och andra nämnder eller bolagsstyrelser ska servicenämnden svara för genomförandet av gemensamma administrativa processer för att möjliggöra stordriftsfördelar, kvalitetssäkring av stadsgemensamma processer samt för minskad sårbarhet, något som ger värde för hela kommunkoncernen. Serviceförvaltningen är i en expansiv fas, vilket har sin grund i nya uppdrag från kommunfullmäktige samt utökat tjänsteutbud inom ramen för befintliga verksamhetsområden till förvaltningar och bolag. Tillväxten bedöms fortsätta under perioden 2027-2029 och sker i enlighet med uppdraget om att förvaltningen ska skapa möjligheter för att bredda nyttjandet inom kommunkoncernen. Servicenämnden har under de senaste åren fått ett antal nya uppdrag i kommunfullmäktiges budget som inte ligger i linje med nämndens kärnuppdrag att effektivisera stadens administrativa funktioner. Uppdrag som att exempelvis tillhandahålla centralt beredskapslager samt etablera en återbrukscentral för byggmateriel kan diskuteras om de bäst bör organiseras och långsiktigt drivas inom serviceförvaltningen. När uppdragen blir för differentierade finns risk för att staden inte får ut mest nytta och effektivitet från sin serviceförvaltning. Detta riskerar att få följden av mindre effektiv styrning, ledning och utveckling av arbetssätt i de gemensamma administrativa processer som förvaltningen utför. Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige har även utmanat serviceförvaltningens prismodell. Detta då de tillkommande uppdragen inte är tjänster som i sin helhet erbjuds stadens förvaltningar och bolag. De ingår därmed inte i Sida 4 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 serviceförvaltningens prislista och ordinarie prismodeller, utan kräver särskild central finansiering. Serviceförvaltningen behöver i samråd med stadsledningskontoret hitta en långsiktig finansieringsmodell och organisatorisk hemvist för dessa uppdrag för att skapa stabila planeringsförutsättningar för serviceförvaltningens uppdrag och genomförande samt för att ge dessa uppdrag bästa möjliga förutsättningar. Utöver nya uppdrag och tjänster har serviceförvaltningen, inom vissa verksamhetsområden för frivilliga tjänster, en högre efterfrågan än vad förvaltningen kan möta. Serviceförvaltningen kommer därmed fortsatt fokusera på att anpassa organisationen för ökad kapacitet i syfte att kunna tillfredsställa behov av stöd hos förvaltningar och bolag i enlighet med kommunfullmäktiges uppdrag. För att skapa goda organisatoriska förutsättningar utifrån ökad efterfrågan kommer förvaltningen fortsatt behöva se över organisationen med syfte att säkerställa en god arbetsmiljö för både chefer och medarbetare. Vidare ser förvaltningen behov av ett samlat systemstöd för att ytterligare kunna utöka stödet till förvaltningar och bolag i frivilliga tjänster med en effektiv styrning, uppföljning och leverans. Systemstöd behövs för samlad hantering av till exempel förfrågningar, kundrelationer och bemanningsplanering. Förslag till beslut Ordföranden Eva Risberg (S) m.fl. föreslog att nämnden skulle besluta enligt förvaltningens förslag till beslut. Vice ordförande Anette Hellström m.fl. (M) framlade ett annat förslag till beslut och föreslog att nämnden skulle besluta enligt detta förslag. Beslutsgång Ordföranden Eva Risberg (S) ställde förslagen mot varandra och fann att nämnden beslutade enligt förslag från ordföranden Eva Risberg m.fl. (S). Reservationer Vice ordförande Anette Hellström m.fl. (M) reserverade sig mot nämndens beslut till förmån för sitt eget förslag enligt följande: 1. Att delvis bifalla förvaltningens förslag till beslut 2. Att därutöver anföra Bättre styrning Servicenämnden har under de senaste åren fått ett antal nya uppdrag i kommunfullmäktiges budget som inte ligger i linje med nämndens Sida 5 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 kärnuppdrag att effektivisera stadens administrativa funktioner. Uppdrag som att exempelvis tillhandahålla centralt beredskapslager samt etablera en återbrukscentral för byggmateriel kan diskuteras om de bäst bör organiseras och långsiktigt drivas inom serviceförvaltningen. När uppdragen blir för differentierade finns risk för att staden inte får ut mest nytta och effektivitet från sin serviceförvaltning. Detta riskerar att få följden av mindre effektiv styrning. Sammantaget visar detta på en avsaknad av tydlig och strategisk styrning från den styrande majoriteten när nya uppdrag fördelas inom staden. Uppdrag tycks slentrianmässigt tilldelas serviceförvaltningen utan tillräcklig prövning av om förvaltningens uppdrag, kompetens och organisation är ändamålsenliga för detta. Moderaterna menar därför att en mer strukturerad och genomtänkt organisering av nya uppdrag krävs för att säkerställa effektivitet, ansvarstagande och ett optimalt resursutnyttjande i stadens verksamheter. Inköp För att det ska vara möjligt att beställa på ett avtal i Agresso inköp krävs att avtalet är anslutet till inköpssystemet. För att säkerställa att alla avtal som är möjliga att ansluta till Agresso inköp också ansluts skulle samtliga anslutningar kunna genomföras av serviceförvaltningen. Det underlättar för förvaltningar och bolag och minskar risker för att driftstörningar ska uppstå, då avtalen ansluts på korrekt sätt. För att hålla sig till ingångna avtal och minska risken att använda oseriösa leverantörer måste antalet köp från ej avtalade/upphandlade leverantörer minska och helst upphöra. Dock blir det i dagsläget ingen konsekvens om bolag och förvaltningar köper in varor från ej upphandlade leverantörer. Vänsterstyret bör titta på detta och hitta bättre styrning på frågan. Underfinansierad verksamhet Den politiska majoriteten använder i dag upphandling som ett övergripande styrmedel för att uppnå en rad politiska mål, vilket har lett till att upphandlingsuppdrag belastas med omfattande krav inom ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Även om dessa ambitioner i sig kan vara välmenande, medför den ökade kravbilden att upphandlingarna blir mer tidskrävande, komplexa och resursintensiva, samtidigt som de blir svårare att följa upp och säkerställa rättssäkerhet i. En direkt konsekvens av detta är att färre företag, särskilt små och medelstora aktörer, har möjlighet eller vilja att delta i stadens upphandlingar, vilket minskar konkurrensen och riskerar att leda till högre priser, sämre kvalitet och mindre innovation. I förlängningen drabbar detta stockholmarna genom sämre levererade tjänster och produkter. Serviceförvaltningen konstaterar själva att verksamheten, trots upphandlingens centrala roll i stadens politiska styrning, saknar tillräcklig finansiering för att Sida 6 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 genomföra sitt uppdrag på ett kvalitativt och rättssäkert sätt. Förvaltningen bedömer i dag att upphandlingsverksamheten är underfinansierad med cirka 4,0 mnkr, vilket ytterligare förstärker bilden av en politisk styrning som ställer höga krav utan att säkerställa nödvändiga resurser för genomförandet. Flytten till nya kontorslokaler Den kommande flytten till Glasbruket 3 kommer att innebära en kraftig hyresökning för servicenämnden, vilket behöver kompenseras av ökade priser på servicenämndens tjänster. Detta kommer att driva på en intern kostnadsinflation inom staden. Handlingar i ärendet • SF 2026/102-1 Underlag for budget 2027 med inriktning 2028 och 2029 för servicenämnden • SF 2026/102-2 Bilaga 1 - Blankettset SN 2027-2029 • SF 2026/102-3 Bilaga 2 - Kompetensförsörjningsplan 2027- med inriktning 2028-2029 Sida 7 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 4 Förändrade och nya priser inom serviceförvaltningens tjänsteutbud 2026 SF 2026/181 Beslut Servicenämnden beslutar i enlighet med serviceförvaltningens förslag till förändrade och nya priser inom serviceförvaltningens tjänsteutbud 2026. Sammanfattning av ärendet Ordinarie priselisteprocess inom serviceförvaltningen innefattar förankring inom styr- och samverkansmodellen som finns mellan serviceförvaltningen och stadsledningskontoret. Förankring av förslag på prissättning sker såväl inom aktuellt verksamhetsråd samt i det strategiska rådet och presenteras därefter i samband med att finansborgarrådets förslag till budget. Beslut om prislistan fattas sedan av servicenämnden i samband med beslut om verksamhetsplan och budget. Serviceförvaltningens tjänsteutbud och priser för 2026 beslutades av servicenämnden 16 december 2025. Då det sedan dess har tillkommit flera tjänster inom serviceförvaltningens tjänsteutbud behöver beslut om dessa, och den tillhörande prissättningen, tas upp i ett eget ärende för beslut i servicenämnden. För 2027 kommer dessa tjänster att ingå i den ordinarie prislisteprocessen och därmed beslutas i samband med att servicenämnden beslutar om verksamhetsplan och budget 2027. Beslutsgång Ordföranden Eva Risberg (S) föreslog, med instämmande från samtliga ledamöter, att nämnden skulle besluta enligt förvaltningens förslag till beslut. Handlingar i ärendet • SF 2026/181-1 Beslut om förändrade och nya priser inom förvaltningens tjänsteutbud Sida 8 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 5 Remiss av handlingsplan för ett jämställt Stockholm 2030 Svar på remiss från Kommunstyrelsen, KS 2025/1616 SF 2026/186 Beslut Remissen besvaras med förvaltningens tjänsteutlåtande. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har remitterat Handlingsplan för ett jämställt Stockholm 2030 för besvarande. Handlingsplanen tillhör stadens MR-program och beskriver för varje fokusområde ett antal mål. Handlingsplanen tydliggör stadens ambition att integrera ett jämställdhetsperspektiv i styrning, ledning och uppföljning av stadens verksamheter. I Stockholms stad ska jämställdhetsintegrering fortsatt vara den huvudsakliga strategin för att arbeta med jämställdhet. Serviceförvaltningen ser positivt på handlingsplanen då den samlar och tydliggör stadens jämställdhetsarbete. Gemensamma mål skapar tydlighet vilket är en grund för en god implementering. Flexibilitet att utforma nämndspecifika aktiviteter är ändamålsenligt för att fungera i respektive nämnds styrning och uppdrag. Handlingsplanen betonar vikten av jämställdhetsanalyser för genomförandet. För att stärka kvaliteten och därmed genomslaget av analyserna föreslår förvaltningen att handlingsplanen kompletteras med metodstöd, vägledning och gemensamma verktyg. För att stärka implementeringen och skapa goda förutsättningar för genomförande bedömer förvaltningen att handlingsplanen skulle vinna på ett ännu tydligare fokus på stöd i genomförandefrågor, inklusive utbildningsinsatser och samordning på stadsövergripande nivå. Implementeringen skulle även kunna stärkas ytterligare om införandet tydligt kopplas till budgetaktiviteter i kommande budgetar vilket bidrar till gemensamma styrsignaler och underlättar styrning, uppföljning, samverkan och tillämpning. Beslutsgång Ordföranden Eva Risberg (S) föreslog, med instämmande från samtliga ledamöter, att nämnden skulle besluta enligt förvaltningens förslag till beslut. Handlingar i ärendet • SF 2026/186-2 Svar på remiss av handlingsplan för ett jämställt Stockholm 2030, KS 2025/1616 Sida 9 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 • SF 2026/186-1.1 Bilaga - Handlingsplan för ett jämställt Stockholm 2030 Sida 10 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 6 Remiss av program för evenemang Stockholms stad Svar på remiss, KS 2026/133 SF 2026/190 Beslut Remissen besvaras med förvaltningens tjänsteutlåtande. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har remitterat program för evenemang Stockholms stad till servicenämnden för yttrande. Programmet omhändertar stadens mål och strategi gällande evenemang i syfte att stärka stadens förmåga att förvalta och utveckla sin position som evenemangsstad. Serviceförvaltningen anser att de definitioner som görs i programmet gällande vad som utgör ett evenemang är positiva och ser att liknande definitioner gällande andra viktiga begrepp med fördel kan göras i syfte att säkerställa styrning och implementering av programmet. I syfte att säkerställa intentionerna i programmet ser serviceförvaltningen potential att ge Kontaktcenter Stockholm ett uppdrag om att vara vägen in för evenemangsrelaterade frågor. Kontaktcenter Stockholm har erfarenhet från liknande uppdrag och därtill infrastruktur i form av systemstöd på plats. Då serviceförvaltningens verksamhet är intäktsfinansierad behöver uppdraget i sådant fall finansieras genom serviceförvaltningens tjänsteutbud och prislista. Beslutsgång Ordföranden Eva Risberg (S) föreslog, med instämmande från samtliga ledamöter, att nämnden skulle besluta enligt förvaltningens förslag till beslut. Handlingar i ärendet • SF 2026/190-2 Svar på remiss av program för evenemang i Stockholms stad, KS 2026/133 • SF 2026/190-1.2 KS 2026/133 Bilaga 1 Sida 11 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 7 Remiss om övergång till digital personalakt Svar på remiss från kommunstyrelsen, KS 2026/153 SF 2026/194 Beslut Remissen besvaras med förvaltningens tjänsteutlåtande. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har remitterat förslag om övergång till digital personalakt för besvarande. Förslaget innebär att stadens förvaltningar vid ett gemensamt datum går från pappersbaserad till digital personalakt och att analoga pappershandlingar i pågående personalakter ersättningsskannas och överförs till digitala personalakter. De digitala personalakterna föreslås förvaras i stadens ärende- och dokumenthanteringssystem eDok och att det personaladministrativa systemet LISA självservice utgör chefernas gränssnitt för leverans och tillgång till innehåll i personalakterna. I förslaget har flera praktiska fördelar identifierats, framförallt vad gäller hantering, tillgång och informationssäkerhet samt möjligheter att automatisera flödet av vissa handlingstyper till personalakterna. Serviceförvaltningen ställer sig positiv till en övergång till digitala personalakter och instämmer i de förväntade nyttorna gällande effektivisering, informationssäkerhet och förbättrad hantering av personalhandlingar. Nuvarande analoga hantering medför flera utmaningar som en digitalisering skulle lösa. Serviceförvaltningen instämmer också i stadsledningskontorets förslag att utveckla befintliga system framför att anförskaffa nya men önskar ett förtydligande kring varför LISA självservice ska användas som gränssnitt för att leverera handlingar och ta del av personalakterna för chef, när även detta skulle kunna ske direkt i eDok. För en framgångsrik övergång ser serviceförvaltningen att stadsledningskontoret behöver ta fram tydliga metodstöd, vägledningar eller anvisningar för att administrera och strukturera de digitala personalakterna. Beslutsgång Ordföranden Eva Risberg (S) föreslog, med instämmande från samtliga ledamöter, att nämnden skulle besluta enligt förvaltningens förslag till beslut. Handlingar i ärendet Sida 12 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 • SF 2026/194-2 Svar på remiss om övergång till digital personalakt, KS 2026/153 • SF 2026/194-1.1 (Godkänd - R 1) KS 2026/153 Tjänsteutlåtande - Övergång till digital personalakt Sida 13 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 Anmälningsärenden § 8 Servicenämndens protokoll 2026-02-24 SF 2026/5 Servicenämnden lade servicenämndens protokoll från 2026-02-24 till handlingarna. Handlingar i ärendet • SF 2026/5-1 Servicenämndens protokoll 2026-02-24 Sida 14 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 9 Förvaltningsgruppens protokoll 2026-03-17 SF 2026/7 Servicenämnden lade förvaltningsgruppens protokoll från 2026-03- 17 till handlingarna. Handlingar i ärendet • SF 2026/7-4 Förvaltningsgruppens protokoll 2026-03-17 Sida 15 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 10 Förteckning över delegationsbeslut SF 2026/8 Servicenämnden lade förteckning över delegationsbeslut till handlingarna. Handlingar i ärendet • SF 2026/8-3 Förteckning över delegationsbeslut, anmälda till nämnd 2026-04-21 Sida 16 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 11 Ekonomisk månadsprognos per den sista mars 2026 SF 2026/9 Servicenämnden lade ekonomisk månadsprognos per den sista mars 2026 till handlingarna. Handlingar i ärendet • SF 2026/9-2 Månadsprognos per den sista mars 2026 Sida 17 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 12 Anmälan av protokoll från strategiskt råd 2026-03-23 SF 2026/10 Servicenämnden lade protokoll från strategiskt råd 2026-03-23 till handlingarna. Handlingar i ärendet • SF 2026/10-1 Protokoll från strategiskt råd 2026-03-23 Sida 18 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 Övrigt § 13 Förvaltningschefens information Chef för verksamhetsområde inköp, Liselothe Engelgren, håller en genomgång av status inom avtalsområde persontransporter med anledning av avvikelser och nya avtal som startar i oktober 2026. Presentationsmaterialet skickas ut till nämnden efter sammanträdet. Elisabeth Richter Hagert (V) frågar varför en av de nuvarande leverantörerna inte fått avtal i nya upphandlingen och Liselothe Engelgren beskriver hur bedömningen av anbuden gått till. Bo Hansson (S) undrar hur ofta det förekommer att en resenär blir lämnad utan mottagare. Liselothe Engelgren svarar att det inte är vanligt förkommande men att det är en av de allvarligaste avvikelserna. Andreas Bjärkmar (MP) frågar om hur man resonerat vid anbudsutvärdering av de leverantörer som inte skött uppdraget under nuvarande avtalsperiod och Liselothe Engelgren informerar om att man har en dialog med berörda leverantörer men att det inte varit en kvalificeringsgrund i utvärderingen. Henrik Sjölander (M) undrar hur man resonerat om tidpunkten då man väljer att starta igång de nya avtalen. Liselothe Engelgren svarar att man testat olika tidpunkter tidigare och kommit fram till att en bit in i terminen är det bästa, bland annat eftersom skolscheman då blivit fastställda. Anette Hellström (M) frågar om det finns någon tanke på att ha persontransporter i egen regi. Liselothe Engelgren informerar om det uppdrag som finns att utreda detta. Nämnden diskuterar olika aspekter i frågan. Henrik Sjölander (M) undrar om serviceförvaltningen har någon bevakning av vilka problem som förekommit vid uppstart av tidigare avtalsperioder i syfte att undvika återupprepning av misstag från tidigare avtalsperioder. Liselothe Engelgren berättar att man redan är igång med planering tillsammans med leverantörerna och att man försöker arbeta proaktivt. Förvaltningschef Charlotte Goliath påpekar att det många saker som påverkar för att det ska fungera bra. Henrik Sjölander (M) frågar vidare om det även förekommer dialog med skolorna och Liselothe Engelgren svarar att man har samarbete med utbildningsförvaltningen. Sida 19 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 Sida 20 (21) Servicenämnden Protokoll nr 2/2026 2026-04-21 § 14 Frågor från nämnden Inga frågor ställs vid dagens sammanträde. Sida 21 (21) Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera