Hamnen: Intern kontroll fungerar, inga stora brister.

[Tjänsteutlåtande Uppföljning internkontrollplan 2025.pdf] Tjänsteutlåtande Dnr SH 2026/44 Sida 1 (2) 2026-02-24 Handläggare Till Sandra Gegerfelt Styrelsen för Stockholms Hamn AB Telefon: 08-670 26 38 och Kapellskärs Hamn AB 2026-03-11 Uppföljning av internkontrollplan 2025 Förslag till beslut Styrelsen beslutar följande: Styrelsen godkänner uppföljningen av Stockholms Hamnars internkontrollplan för 2025 enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtandet. Bakgrund Internkontroll kan generellt definieras som en ständigt pågående process som är väl integrerad med bolagets ordinarie verksamhet där medarbetare samverkar i syfte att uppfylla följande: - att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, - att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, - att lagar, förordningar och styrdokument följs. Genom en tillräcklig internkontroll skapas förutsättningar för att upptäcka och förebygga oönskade händelser i verksamheten samt säkra tillgångar, förhindra förluster och oegentligheter. Syftet med årlig internkontrollplan är att styrelsen ska kunna försäkra sig om att den interna kontrollen hanteras på ett strukturerat sätt. Ärendet Den 11 december 2024 beslutade styrelserna om Väsentlighets och Riskanalys (VoR), system för internkontrollplan samt internkontrollplan (SH 2024/465) för 2025 för Stockholms Hamn AB. Internkontrollplanen tas fram inför budgeten för kommande år av chefen för Ekonomi och Affärsstöd. Enligt direktiv från Stockholms Stadshus AB samt bolagets arbetsordning ska uppföljning av föregående år, det vill säga 2025, ske vid det första ordinarie sammanträdet för året. STOCKHOLMS HAMNAR MAGASIN 2, FRIHAMNSGATAN 21-23, BOX 27314, 102 54 STOCKHOLM TELEFON 08-670 26 00, INFO@STOCKHOLMSHAMNAR.SE Magdalena Bosson Alexandra Lindström Verkställande direktör Chef Ekonomi och Affärsstöd Bilagor 1. Uppföljning av Intern kontroll 2025 Stockholms Hamn AB Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Magdalena Bosson, Verkställande direktör 2026-02-24 Alexandra Ribenyi Lindström, Chef Ekonomi och Affärsstöd 2026-02-24 --- [Uppföljning av Intern kontroll 2025 Stockholms Hamn.pdf] Sid. 1 (6) 2026-02-03 Uppföljning av Intern kontroll Bolagen 2025 Stockholms Hamn AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se Sid. 2 (6) Innehållsförteckning Bedömning av bolagets interna kontroll ....................................................................................................... 3 Uppföljning av bolagets internkontrollplan .................................................................................................. 3 Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen................................................................... 3 Sid. 3 (6) Bedömning av bolagets interna kontroll Tillräcklig Analys Bolaget bedömer att den interna kontrollen under år 2025 varit tillräcklig. Återrapportering från genomförda revisioner 2025 EY EY har genomfört flera revisioner under året: • Löpande granskning har genomförts i september. Granskningen avsåg ett flertal processer och deras granskning av interna kontrollen har inte påvisat några väsentliga brister. • En delårsgranskning för perioden 2025-01-01 - 2025-08-31 har genomförts, helt utan avvikelser. • Inför årets revisionsgranskning (2025) fanns det inga rekommendationer. EY har kvarvarande revisioner för år 2025: • Bokslutsgranskning för helåret 2025 sker i slutet av januari 2026. Revisionsbyrån EY kommer att ha en avrapportering på styrelsemötet den 11 mars 2026 för år 2025. Revisionskontoret Revisionskontorets revision 2025 är en grundläggande granskning. I den granskningen ingår följande delar; arbetet med intern kontroll, ekonomiska prognoser och bolagets arbete enligt ägardirektiven. Denna granskning sker januari/februari 2026 för 2025. Utöver detta har tre fördjupade granskningar gjorts under 2025 och en kvarstår att göras under våren 2026. Granskningarna som är utförda avser systematiskt brandskyddsarbete (SBA), systematiskt arbetsmiljöarbete samt behörigheter och åtkomstkontroll. Granskningen som är kvar och som ska ske under 2026 avser avtalsuppföljning. Stockholms stads revisionskontor kommer att ha en avrapportering av granskningen på styrelsemötet den 11 mars 2026 för år 2025. Årsrapporten för 2024 hade rekommendationer inom fyra områden som bolaget har arbetat men under året: • Intern kontroll - säkerställa kontrollaktiviteter • Systematiskt informationssäkerhetsarbete och efterlevnad av NIS-direktiv • Förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendeskadliga agerande • Underhåll av materiella anläggnings-tillgångar Uppföljning av bolagets internkontrollplan Bolagets planerade uppföljning av den löpande kontrollen 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Etablera och underhålla kundrelationer Förlorade möjliga affärer pga att Ingen avvikelse Stickprov - granska och lönsamma affärer kunder ställer krav på stora avtal anpassningar/investeringar. Gäller främst fastighetssegmenten men även övriga segment. Analys VB 2025 Sid. 4 (6) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Avstämning med marknadsansvarig för fastigheter. Obalans mellan affärer, stor tyngd Ingen avvikelse Genomgång av på passagerartrafik marknadsplaner Analys VB 2025 Årliga marknadsplaner med mål och aktiviteter för andra relevanta segment (gods, fastigheter) finns. Större sjöfartskunder går i konkurs Ingen avvikelse Kontrollera eller flyttar sin affär till annan hamn. dokumentation från kundmöten Analys VB 2025 Kontroll av mötesprotokoll (stickprov) från marknadsmöten med de två största rederierna. Allt underlag finns i CRM- system också och där finns alla viktiga kontakter/samtal/dialoger som sker med rederierna. Ändrade förutsättningar i omvärlden Ingen avvikelse Kontrollera som leder till nya trafikmönster. dokumentation från kundmöten Analys VB 2025 Kontroll av mötesprotokoll (stickprov) från marknadsmöten med de två största rederierna. Allt underlag finns i CRM- system också och där finns alla viktiga kontakter/samtal/dialoger som sker med rederierna. Genomföra säkra, effektiva och hållbara Ej uppfyllda tillståndskrav (t ex miljö, Ingen avvikelse Kontrollera att fartygsanlöp buller) där rådigheten är begränsad bullermätningar är genomförda avseende kunders fartyg. Analys VB 2025 Bullerutredning för Nynäshamn och Kapellskär har genomförts samt mätning i Stadsgården för att se vilken effekt elanslutningen av kryssarna har när det gäller ljudnivåerna. Enligt tillstånden ska närfältsmätningar och beräkningar genomföras så snart det skett förändringar i verksamheten som kan medföra ökade bullernivåer, dock minst vart tredje år eller när tillsynsmyndighet begär det. Tillhandahålla ändamålsenliga och Anläggningarna (t.ex. el, järnväg och Ingen avvikelse Säkerställa att moderna hamnanläggningar och byggnader) möter inte funktionskrav. rapportering sker till styrelsen varje tertial Sid. 5 (6) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet fastigheter Analys VB 2025 Redovisning av underhållsplan till styrelsen har skett i samband med tertialrapportering och budget. Underlag är presentationer som visades på styrelsemöten. Elbolag kan inte leverera kraft (till Ingen avvikelse Kontrollera att möten rimlig kostnad) till elanslutningar 2030 ägt rum med elnätsägare vilket innebär att fartyg inte kan ansluta enligt lagkrav. Analys VB 2025 Regelbundna möten med elnätsägare har genomförts, månadsvis eller oftare vid behov. Mötena har främst avsett Stockholms innerstad samt Nynäshamn/Norvik. Omtag i dialogen avseende Kapellskärs hamn kommer ske 20026. 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Hantera HR & Organisationsfrågor Medarbetare blir utsatta för Ingen avvikelse Stickprov - oegentlig påverkan (mutor, hot). kontrollera i rekryteringsprocess att bakgrundskontroll är genomförd Analys VB 2025 Rutin för bakgrundskontroll finns. HR beställer och kontrollen genomförs av extern aktör. Bakgrundskontrollen sparas in och är anonym. Underlag för stickprov är beställning och faktura för utförd tjänst. 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet Systematiskt Att dataskydd och GDPR- Ingen avvikelse Kontroll av informationssäkerhetsarbete regelverket ej efterlevs. uppföljning av registerförteckning och PUB-avtal Analys VB 2025 Arbete med utsedda dataskyddshandläggare, fyra möten per år med olika teman. Registerförteckning var ett tema för möte med dataskyddshandläggarna. Möten har genomförts med dataskyddsombud Sid. 6 (6) Process Oönskad händelse Kontrollaktivitet (DSO) för att gå igenom registerförteckning. Bristande kunskap om arbetssätt. Ingen avvikelse Följa upp och säkerställa att utbildning är genomförd Analys VB 2025 Kontroll av genomförda utbildningar i informationssäkerhet och dataskydd har gjorts. Information till chefer om deras ansvar att säkerställa att medarbetare gått utbildning. Påminnelse på koncernledningsmöte. Information och påminnelse har gått ut via intranätet.