Stadsarkivet digitaliserar stadens handlingar för bättre tillgänglighet

Kallelse: Stadsarkivet är stadens arkiv och landsarkiv för statliga myndigheter i Stockholms län. I Stadsarkivets magasin finns handlingar från både stadens verksamheter och från de lokala och regionala statliga myndigheterna inom länet.Stockholms stadsarkiv (SSA) upphandlar sedan flera år tillbaka digitiseringstjänster - skanning, indexering och registrering – hos externa leverantörer. Befintligt ramavtal för digitaliseringstjänster löper ut i september 2026. Inför en ny upphandling har Stadsarkivet gjort inventerings/intressebehov hos stadens förvaltningar och bolag och kommit fram till att det finns behov och intresse från flera förvaltningar och bolag att kunna avropa digitiseringstjänster från ett ramavtal. Mot denna bakgrund förbereder nu Stadsarkivet en ny upphandling med målet att sluta ett ramavtal som stadens förvaltningar och bolag, kan avropa från till totalt värde om 8 mnkr. De förvaltningar och bolag som vill ansluta sig till ramavtalet har lämnat vidaredelegation/fullmakt till stadsarkivarien att teckna avtal för deras räkning. Anslutna förvaltningar och bolag är enligt bilaga 1.Upphandlingen läggs upp på två huvudblock, där anbud kan lämnas på vart och ett av blocken. Det totala värdet av båda blocken under hela avtalsperioden om fyra år beräknas till 8 miljoner SEK. Det anbud som uppfyller alla ska- och kvalitetskrav samt lämnar lägst pris vinner blocket.De block som ska ingå i upphandlingen är:A: REGISTRERING/INDEXERING/ BEARBETNINGB: SKANNING AV LÖSBLAD, BÖCKER OCH STORFORMATAvtalstiden för upphandlingen ska vara 2026-10-01 till 2029-09-30 med möjlighet att förlänga med 1 år, dock längst t.o.m. 2030-09-30. Stadsarkivet avser förvalta ramavtalet och i anslutning till detta erbjuda stadens verksamheter stöd i kravställning, beställning och uppföljning.Stadsarkivet kommer också att vid behov utföra digitisering på uppdrag av Riksarkivet, i rollen som landsarkiv och inom ramen för denna upphandling. [Upphandling digitiseringstjänster tjut.pdf] Stadsarkivet Verksamhetsstöd Tjänsteutlåtande Dnr SSA 2026/1933 Sida 1 (3) [Datum:2026-04-21] Stadsarkivet Gabriel Marawgeh Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828337 Växel 0850828300 Fax 0850828301 e-post: gabriel.marawgeh@stockholm.se [hemsida] Handläggare Till Gabriel Marawgeh Telefon: 08 50828337 Kulturnämnden Upphandling (ramavtal) av digitiseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden Förvaltningens förslag till beslut 1. Kulturnämnden uppdrar till Stadsarkivet att upphandla digitiseringstjänster i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande 2. Kulturnämnden uppdrar åt Stadsarkivets förvaltningschef att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal med vinnande anbudsgivare samt besluta i övriga frågor som rör upphandlingen uppdrag att teckna nödvändiga avtal 3. Ärendet justeras omedelbart Lennart Ploom Stadsarkivarie Sammanfattning Stadsarkivet är stadens arkiv och landsarkiv för statliga myndigheter i Stockholms län. I Stadsarkivets magasin finns handlingar från både stadens verksamheter och från de lokala och regionala statliga myndigheterna inom länet. Stockholms stadsarkiv (SSA) upphandlar sedan flera år tillbaka digitiseringstjänster - skanning, indexering och registrering – hos externa leverantörer. Befintligt ramavtal för digitaliseringstjänster löper ut i september 2026. Inför en ny upphandling har Stadsarkivet gjort inventerings/intressebehov hos stadens förvaltningar och bolag och kommit fram till att det finns behov och intresse från flera förvaltningar och bolag att kunna avropa digitiseringstjänster från Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2026/1933 Sida 2 (3) Upphandling (ramavtal) av digitiseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden ett ramavtal. Mot denna bakgrund förbereder nu Stadsarkivet en ny upphandling med målet att sluta ett ramavtal som stadens förvaltningar och bolag, kan avropa från till totalt värde om 8 mnkr. De förvaltningar och bolag som vill ansluta sig till ramavtalet har lämnat vidaredelegation/fullmakt till stadsarkivarien att teckna avtal för deras räkning. Anslutna förvaltningar och bolag är enligt bilaga 1. Upphandlingen läggs upp på två huvudblock, där anbud kan lämnas på vart och ett av blocken. Det totala värdet av båda blocken under hela avtalsperioden om fyra år beräknas till 8 miljoner SEK. Det anbud som uppfyller alla ska- och kvalitetskrav samt lämnar lägst pris vinner blocket. De block som ska ingå i upphandlingen är: A: REGISTRERING/INDEXERING/ BEARBETNING B: SKANNING AV LÖSBLAD, BÖCKER OCH STORFORMAT Avtalstiden för upphandlingen ska vara 2026-10-01 till 2029-09-30 med möjlighet att förlänga med 1 år, dock längst t.o.m. 2030-09-30. Stadsarkivet avser förvalta ramavtalet och i anslutning till detta erbjuda stadens verksamheter stöd i kravställning, beställning och uppföljning. Stadsarkivet kommer också att vid behov utföra digitisering på uppdrag av Riksarkivet, i rollen som landsarkiv och inom ramen för denna upphandling. Bakgrund Sedan 2009 utför Stadsarkivet digitiseringstjänster - skanning, indexering och registrering – genom upphandling hos externa leverantörer. Senaste upphandling genomfördes under 2022 med ikraftträdande av ett avtal 1 oktober 2022. Avtalet var ett ramavtal, där 21 av stadens förvaltningar och bolag hade anslutit sig. Avtalet löper ut i september 2026, efter förlängning på 1 år. Avtalet kan inte förlängas ytterligare. Stadsarkivet avser fullfölja konkurrensutsättningen avseende digitiseringstjänster på motsvarande sätt, dvs. som ett ramavtal, genom ny upphandling. Syftet är att genomföra en så heltäckande och kostnadseffektiv upphandling för digitiseringstjänster som möjligt, där Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2026/1933 Sida 3 (3) Upphandling (ramavtal) av digitiseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden och stadens olika verksamheter kan avropa digitiseringstjänster efter behov till ett i förväg fastställt pris. Ärendet Ärendet handlar om att Stockholms stadsarkiv (SSA) avser fullfölja den konkurrensutsättning avseende digitiseringstjänster som har gjorts sedan 2009 genom ny upphandling. Syftet är att genomföra en så heltäckande och kostnadseffektiv upphandling för digitaliseringstjänster som möjligt, där Stadsarkivet och stadens olika verksamheter kan avropa digitiseringstjänster efter behov till ett i förväg fastställt pris från följande digitaliseringsområden: A. REGISTRERING/INDEXERING/ BEARBETNING B. SKANNING AV LÖSBLAD, BÖCKER OCH STORFORMAT Anbud kommer att kunna lämnas för varje delområde för sig, detta för att bredda möjligheterna att få flera leverantörer som kan leverera kvalitativa resultat. Rangordnat avtal kommer därmed att slutas för varje område för sig. Stadsarkivet kommer också att, inom ramen för avtalet mellan Stadsarkivet och Riksarkivet, utföra uppdrag för Riksarkivet. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom enheten Verksamhetsstöd. Förvaltningens synpunkter och förslag Digitiseringens syfte är att arkivinformationens användning på olika sätt ska förenklas och underlätta publicering till nytta för allmänheten men också framtidssäkra ett bevarande. Vidare att underlätta handläggning och göra informationen tillgänglig för utveckling och framtagning av andra tjänster, både internt och externt. Ett ytterligare syfte är att leverera arkivinformation till e- arkiv Stockholm för bevarande för framtiden. SLUT

Protokoll: § 15 Upphandling av ramavtal av digitiseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden SSA 2026/1933 Beslut 1. Kulturnämnden uppdrar till Stadsarkivet att upphandla digitiseringstjänster i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande 2. Kulturnämnden uppdrar åt Stadsarkivets förvaltningschef att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal med vinnande anbudsgivare samt besluta i övriga frågor som rör upphandlingen uppdrag att teckna nödvändiga avtal 3. Ärendet justeras omedelbart Sammanfattning av ärendet Stadsarkivet är stadens arkiv och landsarkiv för statliga myndigheter i Stockholms län. I Stadsarkivets magasin finns handlingar från både stadens verksamheter och från de lokala och regionala statliga myndigheterna inom länet. Stockholms stadsarkiv (SSA) upphandlar sedan flera år tillbaka digitiseringstjänster - skanning, indexering och registrering – hos externa leverantörer. Befintligt ramavtal för digitaliseringstjänster löper ut i september 2026. Inför en ny upphandling har Stadsarkivet gjort inventerings/intressebehov hos stadens förvaltningar och bolag och kommit fram till att det finns behov och intresse från flera förvaltningar och bolag att kunna avropa digitiseringstjänster från ett ramavtal. Mot denna bakgrund förbereder nu Stadsarkivet en ny upphandling med målet att sluta ett ramavtal som stadens förvaltningar och bolag, kan avropa från till totalt värde om 8 mnkr. De förvaltningar och bolag som vill ansluta sig till ramavtalet har lämnat vidaredelegation/fullmakt till stadsarkivarien att teckna avtal för deras räkning. Anslutna förvaltningar och bolag är enligt bilaga 1. Upphandlingen läggs upp på två huvudblock, där anbud kan lämnas på vart och ett av blocken. Det totala värdet av båda blocken under hela avtalsperioden om fyra år beräknas till 8 miljoner SEK. Det anbud som uppfyller alla ska- och kvalitetskrav samt lämnar lägst pris vinner blocket. De block som ska ingå i upphandlingen är: A: REGISTRERING/INDEXERING/ BEARBETNING B: SKANNING AV LÖSBLAD, BÖCKER OCH STORFORMAT Sida 19 (39) Kulturnämnden Protokoll nr 4/2026 2026-04-21 Avtalstiden för upphandlingen ska vara 2026-10-01 till 2029-09-30 med möjlighet att förlänga med 1 år, dock längst t.o.m. 2030-09-30. Stadsarkivet avser förvalta ramavtalet och i anslutning till detta erbjuda stadens verksamheter stöd i kravställning, beställning och uppföljning. Stadsarkivet kommer också att vid behov utföra digitisering på uppdrag av Riksarkivet, i rollen som landsarkiv och inom ramen för denna upphandling. Nämndens behandling av ärendet Framlagda förslag till beslut Nämnden föreslår (se beslutet). Beslutsgång Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. Handlingar i ärendet • SSA 2026/1933-1 Upphandling digitiseringstjänster tjut • SSA 2026/1933-2 §7 den 16 april 2026, Kulturnämndens arkivutskott Upphandling (ramavtal) av digitiseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden Sida 20 (39) Kulturnämnden Protokoll nr 4/2026 2026-04-21