Nya digitala regler för Parkerings AB:s styrelse

[8.0 Missiv SPAB Arbetsordning.pdf] 2025-02-05 Nr 8 Till Styrelsen Revidering av arbetsordning och instruktion för Stockholm stads Parkerings AB Arbetsordningen och instruktion för verksamheten vid Stockholms stads Parkerings AB ska omprövas och revideras första styrelsemötet efter årsstämman samt vid behov. Koncernstyrelsen fattade beslut om arbetsordning för Stockholms Stadshus AB 2025-06-16. Moderbolagets arbetsordning utgör även mall för dotterbolagens arbetsordningar. Efter genomgång av arbetsordningen och instruktionen för verksamheten inför 2026 har nedan revidering gjorts och avser nedan följande avsnitt, • A.2.4 Kallelse och underlag Revideringen avser att det inte längre är möjligt att erhålla handlingar per post. Styrelsen föreslås besluta att fastställa arbetsordning och instruktion för verksamheten vid Stockholms stads Parkerings AB. Fredrik Söderholm Vd Bilaga: Arbetsordning och instruktion för Stockholms stads Parkerings AB 1 (1) --- [8.1 Arbetsordning för styrelsen och instruktion för verksamheten vid Stockholms stads Parkering.pdf] ARBETSORDNING För styrelsen i Stockholms stads Parkerings Aktiebolag och in- struktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören m.fl. A. ARBETSORDNING FÖR STYRELSENS ARBETE – med utgångspunkt från 8 kap 4–5 §§ aktiebolagslagen (ABL) A.1 Allmänt Denna arbetsordning med tillhörande instruktioner har fastställts av styrelsen för Stockholms stads Parkerings AB (styrelsen) vid dess sammanträde 2025-10-09. Arbetsordningen och instruktion ska omprövas årligen och vid behov. Arbetsordningen ska skickas till varje styrelseledamot, styrelsesuppleant, styrelsens sekreterare, verkställande direktören (vd), vice vd, arbetstagarrepresentanter och reviso- rerna med suppleanter. A.2 Styrelsesammanträden A.2.1 Plats för styrelsesammanträden Tid för styrelsesammanträden fastställs av styrelsen i enlighet med vad som framgår av punkt 2.2.1 nedan. Sammanträdena ska normalt hållas i Stockholm. Styrelsens ordförande kan besluta att ett eller flera sammanträden hålls på annan ort i Stockholms län. Styrelsen kan besluta att sammanträde hålls på annat ställe. A.2.2 Ordinarie styrelsesammanträden Utgångspunkten för de ordinarie styrelsesammanträdena är att dessa hålls i en lokal där alla ledamöter och suppleanter som kan deltar på plats. Distansdeltagande enligt nedan är endast avsett att vara ett komplement till fysisk närvaro. Vid ordinarie styrelsesammanträde får ordförande i samråd med vice ordförande, om sär- skilda skäl föreligger, i kallelsens föreslå att styrelseledamot, suppleant, arbetstagarrepre- sentant och annan får närvara på distans. Det ska framgå av kallelse till respektive ordina- rie styrelsemöte om möjlighet finns att delta på distans. Om ordinarie styrelseledamöter inte samtycker till att så sker ska de i svar på kallelsen ange detta. För att deltagande på distans ska vara möjligt krävs att ingen av ordinarie sty- relseledamöter motsätter sig detta senast tre arbetsdagar innan mötet. Om någon motsätter sig distansdeltagande på möte meddelas detta per e-post via styrelsesekreterare. 2 Ledamot, suppleant, arbetstagarrepresentant eller annan som önskar delta på distans ska anmäla detta till ordföranden senast två arbetsdagar innan styrelsesammanträdet. Om känsliga och/eller sekretessbelagda uppgifter kommer att avhandlas vid sammanträ- det måste lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att sekretessen ska upprätthållas. En förutsättning för deltagande på distans är bland annat att sekretessen kan upprätthållas, att distansdeltagande ledamot, suppleant och arbetstagarrepresentant har möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och att skyddet för personuppgifter kan upprätt- hållas. Ärenden som hanteras på styrelsesammanträdet kan vara sådana att det inte är lämpligt att hantera dessa annat än på ett fysiskt möte utan deltagande på distans. Beslut fattade med deltagare på distans ska protokollföras på vanligt sätt enligt punkt A.2.6 nedan. A.2.2.1 Tid för styrelsesammanträden Styrelsen ska normalt hålla tre ordinarie sammanträden under våren och tre under hösten. Tidpunkterna ska vara någorlunda jämnt fördelade över året och vara anpassade till den ekonomiska rapportering som ska ske från Stockholms Stads Parkerings AB till koncern- styrelsen/moderbolaget Stockholms Stadshus AB. A.2.2.2 Återkommande ärenden Vid varje ordinarie styrelsesammanträde ska följande ärenden behandlas: • Godkännande av föredragningslistan • Utseende av protokolljusterare • Föregående protokoll • Vd rapporter (muntligt) • Övrigt A.2.2.3 Särskilda ärenden Utöver de återkommande ärenden som angetts ovan under punkten A.2.2.2 ska följande ärenden behandlas som beslutspunkter vid nedan angivna sammanträden. Ärenden avseende budget, tertialbokslut och årsbokslut innefattar såväl moderbolaget som koncer- nen i dess helhet. Tidpunkt Ärende som ska behandlas Årets första ordinarie sammanträde Årsbokslut, GDPR Årsrapport Finansiell månadsrapport. Årets andra ordinarie sammanträde Förslag till budget och inriktning för de kommande tre åren. Årsredovisning. Finansiell månadsrapport. Första ordinarie sammanträde efter Ändrad Firmateckningsrätt (vid behov) Årsstämman Delegationsordning 3 Antagande av arbetsordning Utseende av styrelsens sekreterare Tertialbokslut 1 jämte prognos Finansiell månadsrapport Finanspolicy Första ordinarie sammanträde efter Tertialbokslut 2 jämte prognos halvårsskiftet Finansiell månadsrapport Andra ordinarie sammanträde efter Budget för nästkommande verksamhetsår halvårsskiftet Kommande sammanträdestider Finansiell månadsrapport Årets sista ordinarie sammanträde Inga fasta punkter Därutöver ska behandlas sådana ärenden som anges under punkten B.1.5 nedan. A.2.3 Extra styrelsesammanträde För överläggning och beslut i ärenden som inte kan hänskjutas till ett ordinarie styrelse- sammanträde, kan sammanträde hållas vid andra tillfällen. Ordföranden ska se till att sammanträde hålls när det behövs. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseleda- mot eller vd begär det. Extra styrelsesammanträde får hållas per telefon, genom videokonferens eller motsva- rande digitalt media. Beslut fattade i sådan ordning ska protokollföras på vanligt sätt en- ligt punkt A.2.6 nedan. Extra styrelsesammanträde kan också avhållas per capsulam, varvid protokoll med för- slag till beslut upprättas och därefter cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamö- terna och till - för kännedom - suppleanterna. Styrelsesammanträde i denna ordning får hållas endast om samtliga ordinarie styrelseledamöter biträder besluten det vill säga att inga avvikande meningar lämnas. De ordinarie styrelseledamöterna anses ha biträtt beslu- tet i och med undertecknande av protokollet alternativt efter att de har lämnat sitt godkän- nande till förslaget via e-postmeddelanden och undertecknande skett i enlighet med punk- ten A.2.6. nedan. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att pro- tokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. A.2.4 Kallelse och underlag Till styrelsesammanträdena, ordinarie och extra, ska samtliga styrelseledamöter och sup- pleanter och arbetstagarrepresentanter kallas. Kallelse med dagordning publiceras på anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde. Handlingar, såsom tjänsteutlåtanden, underlag, rapporter och, vad gäller beslutspunkter, förslag till beslut ska finnas att tillgå elektroniskt på anvisad e-tjänst för styrelsehand- lingar senast sju veckodagar före respektive styrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger. Om särskilda skäl föreligger får en eller flera av handlingarna eller justerade 4 versioner av redan tillgängliggjorda handlingar inklusive justerad dagordning göras till- gängliga i anvisad e-tjänst senast två veckodagar före sammanträdet eller, om oundvik- ligt, lämnas direkt vid sammanträdet. Handlingarna publiceras internt för styrelsen, vilket innebär att om inloggning krävs för att få tillgång till handlingarna i anvisad e-tjänst, ska samtliga styrelseledamöter och sup- pleanter förutsätts ha tillförsäkrat sig tillgång till anvisad e-tjänst för styrelsehandlingar genom egen personlig inloggning. De handlingar som finns att tillgå elektroniskt på anvi- sad e-tjänst för styrelsehandlingar anses vara samtliga styrelseledamöter och suppleanter tillhanda samma dag som publicering sker. Senast samma dag som styrelsesammanträdet äger rum publiceras styrelsehandlingarna, förutom de handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter, externt, vilket innebär att allmänheten får tillgång till dessa handlingar. Ordförande, vice ordförande, styrelseledamot eller suppleant har rätt att, på förfrågan, er- hålla handlingar via e-post. Sekretess markerade handlingar och större bilagor, som ej kan skickas med normal e-post, kommer dock ej att skickas ut per post, utan finns endast elektroniskt via e-tjänsten. Kopia av kallelse med dagordning ska sändas ut per e-post till bolagets revisorer och re- visorssuppleanter. Tillhörande handlingar, förutom handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess, ska på förfrågan finnas att tillgå elektroniskt för dessa. Styrelsesammanträden ska hållas med utgångspunkt från att tillhandahållet material är in- läst. A.2.5 Beslut Styrelsen fattar beslut genom att en majoritet biträder beslutet i enlighet 8 kap 22§ ABL, förutom vad som anges i punkt A.2.3 angående extra sammanträde per capsulam. A.2.6 Protokoll Styrelsens ordförande ansvarar för att protokoll förs vid varje styrelsesammanträde. Pro- tokollet ska föras av styrelsens sekreterare eller, vid dennes förhinder, av annan av styrel- sen särskilt utsedd person. Protokollet ska vara kortfattat, dock med iakttagande av de krav som föreligger i enlighet med 8 kap 24 § ABL. Protokollet ska ange fattade beslut och det underlag, muntligt och/eller skriftligt redovisat, som besluten grundats på. Vidare ska av protokollet framgå avvikande mening (reservation) eller särskilt uttalande som sty- relseledamot eller vd begärt att få antecknat liksom avgivna suppleantyttranden och ytt- randen från arbetstagarrepresentanter. Protokollen ska undertecknas av sekreteraren, eller vid dennes förhinder av annan av sty- relsen särskilt utsedd person, och justeras av ordföranden vid sammanträdet jämte en sär- skilt vid sammanträdet därtill utsedd person (normalt vice ordföranden). Vid styrelsesam- manträde per capsulam justeras protokollet av ordförande och vice ordförande. Vid styrelsesammanträde per capsulam ska det i protokollet framgå att besluten tagits per capsulam. Protokollet justeras i normalfallet av ordförande och vice ordförande. Om per capsulam protokollet ska skickas till Bolagsverket krävs att protokollet skrivs under av samtliga styrelseledamöter. 5 Styrelsens sekreterare ska se till att kopior av protokollen, efter justering, publiceras på an- visad e-tjänst för styrelsehandlingar för samtliga styrelseledamöter, revisorer och supplean- ter och att protokollsutdrag sänds till dem respektive till övriga som berörs av besluten. Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd i enlighet med 8 kap 26 § ABL. Verkstäl- lande direktören svarar för att protokollen jämte beslutsunderlag förvaras på ett betryg- gande sätt. A.2.7 Ordförande vid styrelsesammanträdena Styrelsens ordförande, eller vid dennes förhinder vice ordförande, är ordförande vid sty- relsesammanträden. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan närvara utser sty- relsen annan ledamot att för tillfället leda styrelsens arbete. Tills valet har förrättats full- görs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen längst tid. Om flera le- damöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs detta temporära ordförandeskap av den äldste av dem. A.2.8 Suppleanters närvarorätt Styrelsens suppleanter ska kallas till och får närvara, har yttranderätt och rätt att få sina meningar antecknade till protokollet vid styrelsesammanträden även i fall då suppleanten ej inträder som ersättare för ordinarie ledamot. Vid förfall för ordinarie styrelseledamot ska suppleant inträda i den ordning som beslutas av kommunfullmäktige (se nedan) och anteckning om detta ska ske i protokollet. För ledamot tillhörande inträder suppleanterna i nedan angiven nedanstående parti partiordning: S S, V, MP, C, L, M, KD V V, S, MP, L, C, M, KD MP MP, V, S, L, C, M, KD M M, L, C, KD, S, V, MP L L, M, C, KD, MP, S, V C C, L, M, KD, MP, S, V KD KD, M, L, C, S, MP, V A.2.9 Arbetstagarrepresentanter Företrädare för arbetstagarsidan har närvaro- och yttranderätt inklusive rätt att ställa yr- kanden vid styrelsesammanträdena och få sina meningar antecknade till protokollen. Ef- tersom skäl för undantag i enlighet med 17 § Lag om styrelserepresentation för privatan- ställda föreligger har de inte rösträtt. De behöver därmed inte registreras hos Bolagsver- ket. A.3 Arbetsfördelningen inom styrelsen Styrelsen ska ha en ordförande och en vice ordförande, valda av kommunfullmäktige. Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter samt se till att styrelsen sammanträder i den omfattning och på det sätt som anges i denna arbetsordning eller som följer av lag (jfr bland annat 8 kap 17 och 23 §§ ABL). Ordföran- den ska svara för att styrelseledamöterna på sammanträdena och där så är lämpligt även 6 mellan sammanträdena får upplysningar rörande bolagets förhållanden, gången av verk- samheten och därunder inträffade viktiga händelser. Ordföranden och vice ordföranden ska upprätthålla en nära och fortlöpande kontakt med vd angående bolagets utveckling. Stockholms Stadshus AB samordnar rekryteringar av verkställande direktörer till dotter- bolagen i samarbete med dotterbolagets ordförande/vice ordförande och koncernstyrel- sens ordförande/vice ordförande. Beslutet om anställning av vd fattas av dotterbolagets styrelse. Dotterbolagets ordförande och vice ordförande beslutar gemensamt, efter samråd med Stockholms Stadshus AB och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, vd:s förmåner vid nyanställning. Det- samma gäller vid förändringar av villkoren i anställningsavtalet. Styrelsen ska informeras om verkställande direktörens anställningsförmåner. Stockholms Stadshus AB samordnar den årliga lönerevisionen för verkställande direktörer inom Stockholms Stadshuskoncernen, vilket bland annat innebär att ta fram underlag och förslag till ny lön. Dotterbolagens ordförande tillsammans med vice ordförande ansvarar, ef- ter samråd med Stockholms Stadshus AB och koncernstyrelsens ordförande/vice ordförande, för att träffa överenskommelse med vd om lönerevision. Ordföranden och vice ordföranden beslutar gemensamt om vd:s anställningsförmåner. Even- tuellt avsteg från principen att vd inte äger bedriva verksamhet (inneha bisyssla) vid sidan av sin anställning i bolaget (jfr bland annat 8 kap 34 § ABL) hanteras i enlighet med vd:s an- ställningsavtal. Ordföranden och vice ordföranden har enligt av styrelsen fastställd attestinstruktion beställnings- och attesträtt. Det förekommer därutöver inte någon särskild arbetsfördelning inom styrelsen. Styrelsen får dock uppdra åt en eller flera av styrelsens ledamöter att vidta vissa åtgärder eller vara ansvariga för vissa ärenden. Om så sker ska det antecknas i styrelseprotokoll. Om förhål- landet inte är av endast tillfällig art ska dessutom arbetsordningen ändras i enlighet där- med. Styrelsen ska ha en särskilt utsedd sekreterare. Denne ska vara anställd hos bolaget och utses av styrelsen på förslag av vd. A.3.1 Personuppgiftsansvar Bolaget är personuppgiftsansvarigt enligt bestämmelserna i GDPR, vilket innebär att i första hand bolagets styrelse ansvarar för de åligganden som bestäms i denna förordning och tillhörande nationell lagstiftning. A.4 Övrigt A.4.1 Kommunens ledningsfunktion Bolagets styrelse och vd har att följa av bolagsstämman eller av kommunfullmäktige ut- färdade ägardirektiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordning, lag eller bolagets in- tresse. 7 Ägardirektiven för bolagen beslutas i samband med budgeten för Stockholms stad samti- digt som det kan tillkomma beslut i form av stadsövergripande program och riktlinjer lö- pande under året som betraktas som kompletterande ägardirektiv. Eftersom bolagen inom bolagskoncernen ägs av moderbolaget Stockholms Stadshus AB tillkommer koncernsty- relsen som ett organ med övergripande ansvar. Koncernstyrelsen beslutar om bland annat de kompletterande ägardirektiven. Eftersom bolagen är egna juridiska personer måste se- dan varje enskilt bolag i sin tur fatta beslut i respektive styrelse. Som framgår av bolagsordningen har kommunstyrelsen, om inte sekretess föreligger, rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper, samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska därför, om inte sekretess föreligger, lämna kommunstyrel- sen den information om verksamheten som den begär. Bolagets styrelse eller vd ska, vid behov, se till att detta görs. Beslut om bildande eller avveckling av bolag eller verksamhetsgren, liksom andra strate- giskt eller principiellt viktiga frågor ska underställas kommunfullmäktige för prövning (jfr bolagsordningen). A.4.2 Investeringar • Investeringsplan fastställs i budget. • Inriktningsbeslut och Genomförandebeslut om investeringar överstigande 300 miljoner kronor ska föreläggas kommunfullmäktige för godkännande. Särskilda anvisningar gäller för projekt med en investeringsutgift som överstiger 1 miljard kronor. • Utredningsbeslut, Inriktningsbeslut och Genomförandebeslut överstigande 50 mnkr ska anmälas till Stockholms Stadshus AB i samband med påföljande tertial- rapport. • Uppföljning och återredovisning sker fortlöpande i koncernstyrelsen i tertialrap- porter, lägesredovisningar i förekommande fall samt i årsredovisningen. Enligt 10 kap. 3 § kommunallagen ska det i bolagsordningen framgå att kommunfullmäk- tige ska få ta ställning innan sådana beslut i bolagets verksamhet som är av principiell be- skaffenhet eller annars av större vikt fattas. Ärenden som ligger utanför bolagets reguljära verksamhet eller är av särskilt känslig natur bör därför, oavsett belopp, behandlas som frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och kräver godkännande av kommunfullmäktige. Förvärv av bolag ska, liksom bildande av bolag, också betraktas som ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och kräver godkän- nande av kommunfullmäktige. A.4.3 Gåva till allmännyttigt ändamål Gåva till allmännyttigt eller därmed jämförligt ändamål beslutas av ägaren/bolagsstäm- man. Styrelsen kan dock fatta beslut att lämna gåva för allmännyttigt eller därmed jäm- förligt ändamål om det med hänsyn till bolagets ställning är av ringa värde och det rym- mer inom den kommunala kompetensen (jfr 17 kap 5 § ABL). A.4.4 Sekretess All information som lämnas till styrelsens ledamöter, suppleanter, revisorer och arbetsta- garrepresentanter och som inte är offentliggjord ska, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningens samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, 8 behandlas så att bolaget eller annan inte skadas. Handling eller information som är sekre- tesskyddad får inte lämnas vidare till eller röjas för annan, se vidare B.2.2. A.4.5 Ägardirektiv vid höjd beredskap och bolagets krigsorganisation Kommunfullmäktige beslutade 2023-12-11, § 15 punkt 1 (dnr KS 2023/1268) om Ägar- direktiv vid höjd beredskap till bolag inom bolagskoncernen Stockholms Stadshus AB. Ägardirektivet antogs av årsstämman för Stockholms Stadshus AB den 23 april 2024 och kan aktiveras av stadsdirektören i händelse av höjd beredskap. A.4.6 Deltagande i centrala upphandlingar Om kommunfullmäktige beslutar att genomföra en central upphandling för stadens och bolagens samlade behov, ska bolaget som huvudregel delta i upphandlingen om det framgår av fullmäktiges beslut. Fullmakt för deltagande ska i sådant fall lämnas till den nämnd som kommunfullmäktige har utsett att genomföra upphandlingen. Vd bemyndigas att lämna sådan fullmakt för bolagets räkning efter kommunfullmäktiges beslut. Om vd i det enskilda fallet gör bedömningen att bolaget inte bör delta i den centrala upphandlingen, ska frågan underställas styrelsen för beslut innan fullmakt lämnas eller avböjs. B. INSTRUKTION FÖR ARBETSFÖRDELNINGEN MEL- LAN STYRELSEN OCH VD M.FL. – med utgångspunkt från 8 kap 4 § ABL B.1 Styrelsen B.1.1 Allmänt Enligt 8 kap 29 och 36 §§ ABL äger vd och dennes suppleant, vice vd, generellt att före- träda bolaget utåt och teckna dess firma i vad avser all löpande förvaltning såvida inte styrelsen genom riktlinjer eller anvisningar gjort särskilda begränsningar i enlighet med 8 kap 39 § ABL. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokfö- ringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska fastställa målsättningar, policyer och strategiska planer som är av väsentlig betydelse för bolaget och koncernen. Styrelsen ska vid behov se till att de blir föremål för uppdateringar och översyner. Styrelsen ska också fastställa riktlinjer och policyer till följd av beslut av aktieägare. Styrelsen svarar för den årliga fastställelsen av denna in- struktion. Uppstår en frågeställning som inte omfattas av denna instruktion, ska vd inhämta besked från styrelsen. B.1.2 Utlämnande av allmän handling mm Vd, vice vd, Stabschef, avdelningschef för ekonomi och administration, avdelningschef för affärsområde parkering och avdelningschef verksamhetsstöd och utveckling är dele- 9 gerade beslutanderätten om utlämnande av allmänna handlingar (jfr 6 kap 2 och 3 §§ of- fentlighets- och sekretesslagen). Motsvarande gäller beslutanderätten avseende en begäran om tillgängliggörande av data för vidareutnyttjande enligt lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data samt hantering av personuppgifter enlig dataskyddsför- ordningen (GDPR) B.1.3 Uppdatering av aktiebok Vd eller annan denne sätter i sitt ställe är delegerad att föra aktiebok. B.1.4 Arbetsmiljöansvar Bolaget är som arbetsgivare ansvarig för de anställdas arbetsmiljö i enlighet med arbets- miljölagen och därtill hörande förordningar och föreskrifter. Styrelsen har som högsta verkställande organ i bolaget ett övergripande ansvar för att det finns en tillfredsställande organisation för arbetsmiljöfrågor och att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete inom bolaget. Det åligger vd att ha nödvändiga kunskaper om och se till att arbetsmiljöla- gen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöföreskrifter utfärdade av Arbetsmiljöverket samt tillämplig personalpolicy följs inom bolaget. Vd har i sin tur möjlighet att delegera arbetsmiljöuppgifter till respektive chef med förutsättningar att påverka arbetsmiljön där de anställda finns. Vd ska följa upp och hålla styrelsen informerad om väsentliga frågor som rör arbetsmiljön i bolaget och som påverkar hur arbetsmiljöarbetet bedrivs. Bolaget ska ha en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter. B.1.5 Frågor som ska beslutas av styrelsen m.m. Vd ska förelägga styrelsen nedan angivna frågor för beslut. Denna uppställning konstitue- rar inte i sig rätt för styrelsen att fatta bindande beslut (jfr punkt A.4.1 ovan). Beloppen är angivna exklusive mervärdesskatt. a) Ingående av avtal som inte ingår i den löpande verksamheten > 1.000.000 kr b) Upptagande eller lämnande av lån, refinansiering, garantier, pan- Oberoende av belopp ter eller borgen c) Beslut om löner eller andra anställningsvillkor för ledande Oberoende av belopp befattningshavare på annat än för branschen sedvanliga villkor d) Ställande av säkerhet för annan juridisk eller fysisk person Oberoende av belopp e) Avsteg från Stadens policyer om representation m.m. Oberoende av belopp Beslut i ovan angivna frågor, undantagandes vad som regleras i 8 kap 34 § ABL, får för särskilt tillfälle genom beslut av styrelsen delegeras till vd. Beslut om sådan delegering ska antecknas i protokoll. Avtal som inte avser löpande förvaltningsåtgärder enligt 8 kap 29 § ABL ska alltid teck- nas av två firmatecknare i förening. 10 Vds kostnader godkänns av ordförande. Ordförandens kostnader godkänns av vice ordfö- rande tillsammans med vd. Vice ordförandens kostnader godkänns av ordförande tillsam- mans med vd. Styrelseledamots-/suppleants kostnader godkänns av ordförande tillsam- mans med vice ordförande och vd. Bolagets inköp av enklare förtäring till sammanträden kräver inte godkännande från ord- förande och vice ordförande. B.1.6 Information och rapportering till styrelsen Beslut som har fattats av Vd i den löpande förvaltningen, men som är av större betydelse för bolagets eller koncernens verksamhet och ekonomiska situation, ska rapporteras till styrelsen vid närmast följande sammanträde. Denna rapportering ska innefatta resultat, finansieringsförhållanden, likviditet och andra betydelsefulla ekonomiska förhållanden samt information om viktiga händelser, såsom exempelvis uppkomna tvister av betydelse, uppsägning av för bolaget viktigare avtal, etc. Rapporteringen ska vara av sådan beskaffenhet att styrelsen tillåts göra en välgrundad be- dömning. Den ekonomiska rapporteringen ska baseras på de anvisningar som lämnas av moderbolaget inför varje rapporteringstillfälle. I brådskande fall, samt när behov i övrigt föreligger mellan ordinarie styrelsemöten, ska rapportering ske direkt till styrelsens ordförande B.1.7 Kontroll - Attest - Utanordning Vd ska upprätta förslag till fullständig instruktion som reglerar attesträtten med mera inom bolaget. I instruktionen ska anges vem som ska utföra underliggande kontroll och vilka befattningshavare som har attest- respektive utanordningsrätt. Instruktionen fastställs av bolagets styrelse och ska i tillämpliga delar utgå från av Staden centralt beslutade principer. Attestberättigad äger rätt att skriftligt delegera utförandet av nödvändiga kontrollåtgärder. B.2 VD B.2.1 Allmänt Vd är skyldig att i sitt handlande för bolaget främja dess och koncernens intressen. Vd ska iaktta lojalitetsplikt som följer av anställningen vilket bland annat innebär att denne, med beaktande av vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningens samt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, behandlar all information till utomstående så att bolaget inte skadas och att denne har upplysningsplikt gentemot styrelsen rörande angelägenheter och förhållanden som har betydelse för bolaget och koncernen. Vd får inte handlägga fråga rörande mellanhavande mellan denne och bolaget. Vd får hel- ler inte handlägga fråga mellan bolaget och tredje man om denne i frågan har ett väsent- ligt intresse som kan strida mot bolagets. Vd får inte heller handlägga fråga mellan bola- get och tredje man som denne ensam eller tillsammans med annan får företräda. Bestämmelsen gäller inte om bolagets motpart är ett företag inom koncernen Stockholms Stadshus AB. 11 Vad som sägs om Vd i bland annat denna instruktion gäller även dennes ersättare när denne är i Vd:s ställe, såvida inte styrelsen genom riktlinjer eller anvisningar gjort sär- skilda begränsningar. Vd:s arbetsuppgifter består utöver av vad som regleras ovan i B.1.1 första stycket och B.1.5 av bland annat följande. B.2.2 Styrelsens dagordning, beslutsunderlag och närvaro Vd ska tillsammans med styrelsens ordförande upprätta förslag till dagordning inför styrelsesammanträdena. Vd ska också ta fram nödvändigt informations- och beslutsun- derlag inför sammanträdena samt i övrigt uppfylla sina plikter enligt denna arbetsordning. Vd ska vidare vara föredragande vid styrelsens sammanträden och därvid avge motive- rande förslag till beslut. Vd får, där så är lämpligt, delegera uppgiften som föredragande i särskilt ärende till annan person som är underställd Vd. För särskilt fall kan extern före- dragande (t.ex. anlitad konsult för visst projekt) komma i fråga, dock endast vid behand- lingen av det ärendet. Vd, vice Vd, styrelsens sekreterare, auktoriserad revisor, lekmannarevisor, representant för revisionskontoret, bolagets ledningsgrupp samt borgarrådssekreterare för den rotel som ansvarar för bolaget har närvarorätt vid styrelsens sammanträden, om inte styrelsen beslutar annat. Styrelsens ordförande kan bevilja annan person närvaro- och yttranderätt. Samtliga närva- rande noteras i protokollet. Respektive kanslichef eller motsvarande för de partier som finns representerade i styrel- sen får föredragningslista till styrelsemöten och ges tillgång till internpublicerade hand- lingar inklusive sekretess. B.2.3 Övrigt Vd ansvarar för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och annan författning och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Som framgår av bolagsordningen har kommunstyrelsen, om inte sekretess föreligger, rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper, samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska därför, om inte sekretess föreligger, lämna kommunstyrel- sen den information om verksamheten som den begär. Bolagets styrelse eller Vd ska, vid behov, se till att detta görs.