Journaler: Loggar sparas längre för att stoppa brott

[Tillämpningsbeslut gallringsloggar Vodok.pdf] Socialförvaltningen PM Avdelningen för beredskap och Dnr SOF 2026/60 Administration, Kanslienheten 2026-01-21 Sida 1 (2) Storforsplan 36 Box 44 12321 Farsta catrin.genborg@stockholm.se start.stockholm Tillämpningsbeslut för att gallra loggar i journalsystemet Vodok Beslut om tillämpning 1. Loggar i Vodok ska likställas med ”Loggar som används i syfte att dokumentera och utreda åtkomst” samt ”Loggar som används i syfte att dokumentera transaktioner och ändringar” i Beslut om bevarande och gallring av information inom it-området i Stockholms stad (SSA 2025:01). Med stöd av SSA 2025:01 samt juridiskt uttalande från stadsledningskontoret gällande preskriptionstider fastställs att loggar i Vodok ska gallras 15 år efter att uppgiften i loggen registrerades. Förutsättningar för att gallra loggar utifrån angiven frist har stämts av med systemleverantör för Vodok (Vivicta) 2. Hanteringsanvisningar för socialförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna kommer uppdateras innan gallringen verkställs. 3. Beslutet föreslås gälla retroaktivt. Bakgrund Vodok är ett journalsystem som har använts sedan 2006 inom socialförvaltningens och stadsdelsförvaltningarnas verksamheter för hälso- och sjukvård. I Vodok genereras åtkomst- och åtgärdsloggar som i dagsläget bevaras. Av Socialstyrelsens föreskrifter (9 § HSLF-FS 2016:40) framgår att dessa typer av loggar ska sparas minst 5 år, för att möjliggöra kontroll av åtkomsten till uppgifter om en patient. Regeln på 5 år ligger också i linje med gallringsbeslut hos Region Stockholm. Samrådsgruppen rekommenderar dock att loggar av denna typ ska gallras efter 10 år. En orsak kan vara att Socialstyrelsens Socialförvaltningen Kanslienheten föreskrifter tidigare innehöll denna regel och att gallringsråden inte har uppdaterats. Vid efterforskningar om Ineras regler för gallring Storforsplan 36 Box 44 av loggar i NPÖ framgår dock följande i rapporten Gallring av 12321 Farsta catrin.genborg@stockholm.se personuppgifter i Ineras tjänster (2023): start.stockholm PM Dnr SOF 2026/60 Sida 2 (2) ”Under utredningens möte med Socialstyrelsen har dock framkommit att bevarandetiden i kommande föreskrifter åter ska höjas till den tidigare gränsen, tio år, med hänsyn till preskriptionstiden för grovt dataintrång, 4 kap. 9 c § andra stycket brottsbalken.” Arkivansvaring vid Socialförvaltningen beslutade i ärende Dnr SOF 2025/784 att loggar i Vodok ska gallras 10 år efter att uppgiften i loggen registrerades. Därefter har juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret lämnat yttrande där de påtalat att preskriptionsfristen för brottet grovt dataintrång är längre än 10 år vilket kan utgöra skäl för en längre gallringsfrist av dessa loggar. Därav motiveras en gallring efter 15 år utifrån att den aktuella preskriptionstiden för grovt dataintrång är 15 år. Stadsarkivet planerar att uppdatera det stadsgemensamma beslutet om bevarande och gallring av information inom IT-området i Stockholms stad (SSA 2025:01) med anledning av detta. Därför rekommenderas att logguppgifter över åtkomst till eller ändring av patientuppgifter i Vodok gallras efter 15 år. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom avdelningen för beredskap och administration i samråd med stadsdelarkivarierna. Alaa Idris Enhetschef Socialförvaltningen Kanslienheten Storforsplan 36 Box 44 12321 Farsta catrin.genborg@stockholm.se start.stockholm Underskriftens äkthet valideras här: https://underskriftpas.stockholm.se/validera --- [Delegationsbeslut - tjänsteresa till Rumänien. Fact finding/studieresa för att samverka med lokala myndigheter och International Organisation for Migration (IOM).pdf] R Stockholms Socialförvaltningen BESLUT TJÄNSTERESA V stad Sida 1 (2) Redovisning av delegationsbeslut Beslut om tjänsteresa Deltagande (namn): Jenny Selenius UlfWikström Resans ändamål: Fact finding-resagenom Jämställdhetsmyndigheten. Deltagande i studieresa med syfte att initieraytterligare samverkan med rumänska myndigheter gällande fenomenet människohandel samt att följaupp ärenden som administrerats av IOM (International Organisation for Migration), så kallade återvändandeprogrammet. Resan är initierad och organiserad av Jämställdhetsmyndigheten Syftet med deltagande är att staden ska uppnå en ökad kunskap om strategier och planering för att mötamänniskors behov av skydd när det kommertill Människohandel. Detta görs på initiativ av den Nationella samordningen mot prostitution och människohandel, Jämställdhetsmyndigheten, vilka även står för kostnader som logi och resa. Resmål och datum: Rumänien, Bucharest 17/3 -20/3 Beräknad kostnad 0 (Resan görs i Jämställdhetsmyndighetens regi) (resa, logi m.m.): ~ / j / J Godkänns (signatur): \__-/)_Y_<7 Datum: 2t:Z.S"-63--1~ - Namnförtydligande: Punkt i (~ l, -delegations- ~-Q/\)Uf\ W-sD:>Rf l¾lL--kf' ordningen Beslut om kurs/konferens / Deltagande (namn): Dettaärettbeslutsomfattatsmedstödavdelegationochskaanmälastillnästkommandenämndsammanträde R Stockholms Information V stad Sida 2 (2) Kursens/konferensens namn och arrangör: Datum: Kurs-/konferensavgift: Godkänns (signatur): Datum: Namnförtydligande: Punkt i delegations- ordningen Redovisningavdelegationsbeslut --- [Nedskrivning av äldre fordringar år 2025.pdf] Socialförvaltningen Tjänsteutlåtande Avdelningen för beredskap och Dnr SOF 2026/83 administration 2026-01-30 Sida 1 (2) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Handläggare Till Marie Kolmodin Socialnämnden Telefon: 95 2026-02-17 Nedskrivning av äldre fordringar 2025 Anmälan av delegationsbeslut Förvaltningens beslut Socialnämnden lägger i enlighet med delegationsordningen punkt 3.3. ärendet om nedskrivning av fordringar som är äldre än ett år samt avskrivning av fordringar för dödsbon och konkursbon utan medel till handlingarna Sammanfattning I enlighet med nämndens delegationsordning punkt 3.3 och stadens riktlinjer har ekonomichefen för år 2025 nedskrivit 3 221 080,20 kr för osäkra fordringar. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2005 att alla osäkra fordringar ska nedskrivas senast efter ett år. En nedskrivning innebär att beloppet tas bort i den ekonomiska bokföringen men att personen ifråga fortfarande har en skuld till staden och att den långtidsbevakas hos stadens anlitade inkassobolag. Avskrivning görs för fordringar där dödsbon och konkursbon saknar medel. Både nedskrivning och avskrivning av fordran utförs enligt stadens regler för ekonomisk förvaltning 3 kap. 2 §, fakturering krav och inkasso. Enligt socialnämndens delegationsordning (ärendegrupp 3.3) kan beslut om nedskrivning av fordran, sedan erforderliga inkassoåtgärder vidtagits och senast efter ett år, fattas av förvaltningens ekonomichef. Ärendet I enlighet med nämndens delegationsordning punkt 3.3 och stadens riktlinjer har ekonomichefen för år 2025 nedskrivit 3 221 080,20 kr för osäkra fordringar. Socialförvaltningen Avdelningen för beredskap och administration Storforsplan 36 Box 44 123 21 Farsta Växel 08-50825000 Fax socialforvaltningen@stockholm.se https://start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr SOF XXXX Sida 2 (2) Den nedskrivning och avskrivning av osäkra fordringar som gjorts fördelas enligt följande: Nedskrivning/avskrivning Belopp, kr Tillstånds- och tillsynsavgifter 346 315,43 Egenavgifter 2 306 098,03 Hyresfordringar 417 695,92 Boutredningar och dödsbon 150 970,82 Summa 3 221 080,20 Ärendets beredning Ärendet har beretts av ekonomienheten inom avdelningen för beredskap och administration. Förvaltningens synpunkter och beslut Förvaltningen beslutar enligt delegationsordningen punkt 3.3 att socialnämnden lägger förvaltningens anmälan om nedskrivning och avskrivning av osäkra fordringar avseende 2025 till handlingarna. Ekonomichef Socialförvaltningen Nedskrivning av äldre fordringar om sammanlagt 2 010 609,72 kronor --- [Delegationsbeslut tjänsteresa, deltagande i nätverket Counter Terrorissm Prepardness Network (CPTN), Washington, USA.pdf] Ill Stockholms Socialförvaltningen BESLUTTJÄNSTERESA V stad Sida 1 (2) Redovisning av delegationsbeslut Beslut om tjänsteresa Deltagande (namn): PiaBoden Resans ändamål: Deltagande i workshop anordnad av Counter terrorismprepardness network (CTPN). CTPN är ett internationellt samarbete mot terrorism som fokuserar påutbyte av erfarenheter och arbetssättmellan städer, internationell forskning och gemensamt lärande är enviktig del i CTPN:s verksamhet. Nätverket för sammanpolitiker, tjänstemänoch experter, ocherbjuder en deladplattform för kunskapsutbyte, praktiska erfarenheter och akademisk expertis. Syftet med deltagande i workshop är att staden ska uppnå en ökad kunskap om strategier ochplanering för attmöta enterrorattack. Resmål ochdatum: Washington DC 16/3-20/2 2026 Beräknadkostnad 20000 SEK (resa, logi m.m.): ----- ~ ( J ,~,L2:2------ Godkänns (signatur): Datum: :oz(,-Ol-{ 1 Namnförtydligande: Punkt i --- 'l/tKk,vtCC\ C1'C.J,-vr~( lv1.,1_,t.\(r delegations- ordningen Beslut om kurs/konferens I Deltagande (namn): Detta ärettbeslutsomfattats medstöd avdelegation ochska anmälastill nästkommande nämndsammanträde Ill Stockholms Information V stad Sida 2 (2) Kursens/konferensens namn och arrangör: Datum: Kurs-/konferensavgift: Godkänns (signatur): Datum: Namnförtydligande: Punkt i delegations- ordningen Redovisning avdelegationsbeslut