Improving Access to City Archives and Public Records

[Verksamhetsplan Stadsarkivet 2026.pdf] Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Dnr: SSA 2025/6364 Sid 1 (25) 2025-12-05 Handläggare Till Susanna Uppling Kulturnämnden Telefon: 08-50828300 Verksamhetsplan 2026 för Stadsarkivet Förslag till beslut Stadsarkivet föreslår att kulturnämnden beslutar: 1. Nämnden godkänner förvaltningens förslag till verksamhetsplan 2026 inklusive bilagor och överlämnar verksamhetsplanen till kommunstyrelsen 2. Nämnden begär omslutningsförändringar om sammanlagt 33,6 mnkr till kommunstyrelsen 3. Nämnden beslutar att Stadsarkivets resultatenheter eDok IT-prislistan och e-arkivet IT-prislistan från och med 2026 slås ihop till en resultatenhet 4. Ärendet justeras omedelbart. Stadsarkivet 08-50828300 stadsarkivet@stockholm.se s tart.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 2 (25) Innehållsförteckning Inledning ....................................................................................................................................4 KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden ..........................................................................................................................................6 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid ..................................................................7 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan ..............................................................................7 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst ....................................................................................................................8 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet ........................................................................................................9 KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv ..................................................................................................10 KF:s inriktningsmål: 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning .............................................................................................................................11 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring ..............................................................................12 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar ..........................................................................................................................12 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar .........................................................................................................13 KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer .....................................................................................................13 KF:s inriktningsmål: 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla .................................................................................................................13 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd ......................................................................................................14 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb ..............................................................................................................................................15 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med .............................................................................................................................16 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb .............................................................................................16 start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 3 (25) KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden ...................................................................................................................17 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser .......18 KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt ........................................................................19 Redovisning av ekonomi .........................................................................................................22 Nämndens ekonomiska förutsättningar ............................................................................................22 Investeringar .....................................................................................................................................23 Försäljningar av anläggningstillgångar .............................................................................................23 Resultatenheter .................................................................................................................................23 Verksamhetsprojekt (driftprojekt) ....................................................................................................24 Budgetjusteringar ..............................................................................................................................24 Omslutningsförändringar ..................................................................................................................24 Medel för lokaländamål ....................................................................................................................25 Övriga ekonomiska redovisningar ....................................................................................................25 Systematiskt kvalitetsarbete ...................................................................................................25 Övrigt .......................................................................................................................................25 Bilagor Bilaga 1: Plan för upphandling 2026 Bilaga 2: Stadsarkivets system for intern kontroll 2026 Bilaga 3: Ledningens genomgång informationssäkerhet 2026 Stadsarkivet Bilaga 4: Vasentlighets- och riskanalys samt internkontroll 2026 Bilaga 5: KuNark VP 2026 start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 4 (25) Inledning Demokrati stärks och utvecklas genom allas rätt till insyn och tillgång till den offentliga informationen. Stadsarkivet är en central resurs i stadens informationsförsörjning och en av förutsättningarna för att offentlighetsprincipen ska fungera. Arkiven bevaras för att användas. Modern vård och förvaltning av analoga och digitala arkiv säkerställer att informationen är användbar för framtidens stockholmare. Genom ett brett och varierat utbud för olika målgrupper ska arkivets karaktär av öppen publik institution bibehållas och förstärkas. För att säkerställa att Stadsarkivets tjänster skapar värde följs användarnas behov regelbundet upp och analysen ligger till grund för den fortsatta tjänsteutvecklingen. Stadsarkivets övergripande inriktning följer två huvudspår: -att bli ett platsoberoende arkiv där det går att ta del av den efterfrågade informationen både digitalt och på plats. -att bidra till en integrerad informationshantering för hela staden Ett Stockholm som håller samman Stadsarkivet är alla stockholmares arkiv. Verksamheten ska tillgodose stockholmarnas behov oavsett förkunskaper och förmågor. Ett effektivt utlämnande av allmänna handlingar säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. Stadsarkivet ska ha en känd och välbesökt verksamhet, som ger både historiska och samtida perspektiv på stadens framtidsfrågor. Program och tjänsteutbud ska stimulera alla att upptäcka och få ny kunskap om arkiven samt skapa utrymme för dialog kring aktuella händelser och företeelser i omvärlden. Publicering och systematisering av digital information är prioriterat i arbetet med att öka tillgången till arkiven och nå en bredare publik. Detta ligger i linje med den strategiska inriktningen att bli ett platsoberoende stadsarkiv där den efterfrågade informationen finns tillgänglig på sätt som passar användaren, oavsett om besöket sker digitalt eller fysiskt. Under 2026 förstärker Stadsarkivet sin roll som alla stockholmares arkiv, bland annat genom att: • utveckla ett nytt sökgränssnitt för databasen Rotemannen. • erbjuda målgruppsanpassade föreläsningar och visningar som syftar till att skapa förståelse för arkivens möjligheter. Extra tyngdpunkt kommer att läggas på att utveckla program och visningar som lyfter fram Järva. • Stadsarkivet ska utreda om ny teknik kan skapa större och effektivare sökmöjligheter för såväl användare som handläggare. Fokus kommer under året att ligga på att tillgängliggöra Stadsarkivets stora utbud av kartor- och ritningar, samt på arkivmaterial inom de äldre sociala arkiven. Syftet är att uppmuntra till ökat användande av primärkällor i läsesalarna. • öka tillgången till digitalt arkivmaterial genom att inventera digitaliserat men opublicerat material och hitta nya användarvänliga sätt att presentera detta på. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 5 (25) Stadsarkivet skall fortsätta att tillämpa automatiserad handskriftstolkning av äldre handskrifter och öka samarbetet med Riksarkivet. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning Stadsarkivets verksamhet ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling. Det ska vara lätt både för medarbetare och användare att göra resurssmarta val. Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ska ligga till grund för Stadsarkivet miljö- och jämställdhetsarbete, tillsammans med stadens miljöprogram och kommande program för mänskliga rättigheter. En långsiktigt hållbar utveckling inbegriper också en förankring bakåt i tiden. Att förstå hur Stockholm hanterat de förändringar som en växande stad för med sig kan bidra till att väcka intresse och skapa förståelse för dagens klimat- och jämställdhetsutmaningar. Digitalisering, publicering och utveckling av publika gränssnitt minskar både person- och materialtransporter. Stadsarkivet fortsätter effektivisera lokalanvändningen genom ökat samnyttjande med övriga verksamheter. Arkivmagasinen i Liljeholmskajen och Kungsklippan erbjuder stor lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare. På lång sikt innebär detta att stadens miljöpåverkan för arkivförvaring minskar. Stadsarkivet ska verka för att stadens verksamheter lämnar över sina arkiv till Stadsarkivet samt erbjuda stöd i form av rådgivning och arkivarietjänster. Under 2026 bidrar Stadsarkivet till en hållbar utveckling genom att: • fortsätta bygga på kunskap om de globala målen i alla delar av verksamheten • fortsätta undersöka förutsättningarna att publicera arkivinformation på sätt som gör att den är lätt att hitta och använda för alla användare, oavsett fysisk plats • minska miljöpåverkan genom effektivare nyttjande av arkivlokaler och publika lokaler • underlätta för medarbetare att göra klimatsmarta val • i samband med inköp av varor alltid undersöka möjligheterna till återanvändning och återbruk som ett led i arbetet med klimatneutral stad. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla Stadsarkivet vill uppfattas som stadens informationsnav. Stadsarkivet stödjer Stockholms stad i att ligga i framkant när det gäller säker, tillgänglig och öppen information om hela stadens verksamhet, så att alla medborgare har möjlighet att delta i demokratin genom att påverka och granska beslutsfattandet. Stadens information ska vara lätt att hitta och återanvända, och bevaras på sätt som garanterar autenticitet och tillgänglighet, nu och i framtiden. Genom tillsyn, expertkunskap och rådgivning ska Stadsarkivet stödja stadens verksamheter i att hantera sin information på sätt som underlättar tillgången och upprätthåller offentlighetsprincipen. Stadsarkivet vill skapa en integrerad informationshantering för hela staden genom att erbjuda ökat stöd genom utbildningsinsatser och metodutveckling som syftar till att förenkla för verksamheterna. Genom ett proaktivt arbetssätt där informationen hanteras rätt från början kan framtida resurskrävande åtgärder förebyggas. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 6 (25) Ändamålsenliga magasin, ett användaranpassat e-arkiv och förvaltning av både analoga och digitala arkiv säkerställer att informationen finns bevarad för framtidens stockholmare. Stadsarkivet ska fortsätta verka för att fler av stadens verksamheter levererar sin information, och erbjuda stöd i form av rådgivning och arkivarietjänster. Ny information i Stockholms stad skapas i digital form. Stadsarkivet säkerställer att informationen identifieras, beskrivs och lagras på ett säkert sätt så att den är åtkomlig för de som behöver den. Införandet av eDok i alla stadens verksamheter har skapat förutsättningar för en hållbar informationshantering. Stadsarkivet strävar ständigt efter att använda sina resurser effektivt. Genom en kontinuerlig utveckling av medarbetarnas kompetens, större tonvikt på att lyssna på användares behov och genom nya tvärsektoriella och/eller internationella samarbeten, ökar den ekonomiska hållbarheten samtidigt som verksamheten berikas med andra perspektiv. Under 2026 förstärker Stadsarkivet sin roll som stadens informationsnav bland annat genom att: • fortsätta förvalta och vidareutveckla de centrala uppdragen eDok och e-arkiv Stockholm. Uppgraderingar, nya releaser och livcykelhantering bidrar både till säkrare system och bättre användarupplevelser. Under 2026 kommer bland annat e- arkivstjänsten digitaltarkiv.stockholm att lanseras, där användaren till att börja med kommer att kunna söka efter sitt skolbetyg, genom att logga in med BankID. • Möta identifierade behov i stadens verksamheter bland annat genom att förtydliga stadens arkivregler och ta fram ett nytt metodstöd. Dessutom ska en vägledning för hur AI-genererad information ska hanteras utifrån ett arkiv- och informationshanteringsperspektiv tas fram. Detta ska underlätta för stadens verksamheter att bedriva en kvalitativ, effektiv och långsiktigt hållbar informationshantering. • fortsätta att verka för att flera av stadens verksamheter levererar sin arkivinformation till Stadsarkivet genom projektet Töm staden på papper! Dessutom ska Stadsarkivet effektivisera arbetssätt som är kopplade till arkivleveranser till Stadsarkivet. • Driva och medverka i nationella forsknings- och utvecklingsprojekt. Ekonomiska förutsättningar Stadsarkivets budget uppgår till 71,1 mnkr, en minskning med 7,7 mnkr jämfört med 2025. Stadsarkivet redovisar omslutningsförändringar om 33,6 mnkr avseende ökade intäkter och kostnader för bland annat Stadsarkivets centrala system eDok och e-arkivet. KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden Stadsarkivet är alla stockholmares arkiv. Vi gör nuet och historien angelägna så att alla kan skapa sin egen och hela stadens framtid. Verksamheten ska tillgodose stockholmarnas behov oavsett var de bor och vilka förmågor de har, och uppmuntra till delaktighet och dialog i utformandet av utbudet. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 7 (25) Alla stockholmare ska ha möjligheter att agera, påverka och vara delaktiga i stadens utveckling. Ett effektivt utlämnande av allmänna handlingar säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. En långsiktigt hållbar utveckling inbegriper också en förankring bakåt i tiden. Stockholms historia kan fungera på ett sammanhållande sätt och som en levande del av stadens - dess medborgares, stadsdelars och verksamheters - gemensamma identitet. Publicering och systematisering av digital information är prioriterat i arbetet med att öka tillgången till arkiven och nå en bredare publik. Genom att utveckla självservicetjänster och aktivt söka samarbeten med olika typer av användare skapas förutsättningar för nya sätt att använda arkiven. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn och ungdomar ska ges möjlighet till jämlika uppväxtvillkor och trygghet samt en rik fritid Stadsarkivet stöder lärandet om demokratins och historiens roll i dagens samhälle och barns rätt att ta del av information genom att erbjuda studiebesök och digitala visningar, utveckla tematiska skolpaket och löpande presentera arkivinformation på Stadsarkivets och Stockholmskällans webbplatser. Lärare och elever vid grundskola, gymnasium och universitet ska ges goda förutsättningar att förstå arkivens möjligheter. Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till barn och ungas kunskap om rätten till offentlig information. Beskrivning Genom visningar, program och målgruppsanpassad kommunikation och via Stockholmskällan erbjuder Stadsarkivet skola och förskola pedagogiskt anpassat material så att alla barn och unga, oavsett var i Stockholm de bor, ska kunna få kännedom om rätten till offentlig information. Förväntat resultat Barn och unga i Stockholm ska känna till och kunna använda sig av informationen i arkiven på sina egna villkor, för eget skapande och inflytande. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Alla barn ska ges likvärdig möjlighet till utveckling och lärande i förskolan och skolan Stadsarkivets pedagogiska verksamhet ska tillgodose barn och ungas olika behov oavsett var de bor och vilka förmågor de har, och uppmuntra till delaktighet och dialog i utformandet av utbudet. Lärare och elever vid grundskola, gymnasium och vid universitet ska ges goda förutsättningar att förstå vilka möjligheter arkiven ger, både för kunskapsinhämtning om demokratins och historiens roll i samhället och skapande verksamhet. Webbplatsen Stockholmskällan är ett samarbete mellan utbildningsförvaltningen, kulturförvaltningen och Stadsarkivet. Stockholmskällan utgör en aktiv aktör i stadens arbete start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 8 (25) för att tillgängliggöra museernas, arkivens och bibliotekens historiska innehåll och inspirerar till användning av historiska primärkällor i undervisningen. Nämndmål: Stadsarkivet är ett stöd för lärande om historiens och demokratins roll i samhället Beskrivning Stadsarkivet fortsätter arbetet med barn och unga genom pedagogiska program som på olika sätt belyser frågor om demokrati och livsvillkor genom tiderna. Riktad och samordnad kommunikation med lärare är centralt för att nå ut till lärare liksom enkäter som följer upp målgruppens upplevelse av besöket. Stockholmskällan är ett samarbete mellan utbildningsförvaltningen, kulturförvaltningen och Stadsarkivet och är en viktig aktör i stadens arbete för att tillgängliggöra och inspirera till användning av historiska primärkällor i undervisningen. Under 2026 publicerar Stockholmskällans redaktörer material som relaterar till aktuella samhällsfrågor, teman som efterfrågas av lärare och/eller befintliga arbetsprocesser inom arkiv, museum och bibliotek samt kommunicerar Stockholmskällan för lärare och elever. Förväntat resultat Stadsarkivets pedagogiska verksamhet ska tillgodose barn och ungas olika behov oavsett var de bor och vilka förmågor de har, och uppmuntra till delaktighet och dialog i utformandet av utbudet. Barn och unga i Stockholm ska känna till och kunna använda sig av informationen i arkiven på sina egna villkor, för eget skapande och inflytande samt i stor utsträckning nås av Stadsarkivets program och visningar och Stockholmskällans utbud av källor och lektionsmaterial. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholms stad ska ge stöd och omsorg där behoven är som störst Stadsarkivet ska kunna vägleda till och lämna ut önskade handlingar på ett sätt som är anpassat efter vars och ens möjlighet och förmåga att fråga efter och ta till sig informationen. Detta gäller oavsett vem som frågar efter informationen, och oavsett via vilken kanal kunden väljer att ta kontakt. Användare ska lätt kunna komma i kontakt med Stadsarkivet via telefon, e-post eller besök, samt få information som leder dem vidare i sitt ärende. Under 2026 ska Stadsarkivet utreda förutsättningarna för att presentera egna publicerade databaser på ett mer lättillgängligt och överskådligt sätt samt fortsätta utveckla läsesalarnas verksamhet i syfte att ännu mer möta besökarnas behov. Stadsarkivet skall fortsätta jobba mot att möta användarnas behov av digitalt material. Stadsarkivet fortsätter att livesända sina föredrag och även att lägga upp inspelningarna i textad version på webbplatsen så att de är möjliga att ta del av i efterhand. Det underlättar för människor som av olika anledningar inte har möjlighet att själv besöka Stadsarkivet fysiskt. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 9 (25) Nämndmål: Stadens offentliga information är tillgänglig för alla, oavsett funktionsförmåga Beskrivning Stadsarkivets publika lokaler och kontaktvägar ska vara utformade på ett sätt som ger god tillgänglighet. Funktionshinder ska identifieras, förebyggas och undanröjas. Stadsarkivet är representerat i Kulturnämndens funktionshinderråd. Rådet ges regelbundet information om hur Stadsarkivet arbetar med funktionshinderperspektivet och får möjlighet att komma med synpunkter och inspel vid utformning av lokaler, service och aktiviteter. Stadsarkivet ska kunna vägleda till och lämna ut önskade handlingar på ett sätt som är anpassat efter vars och ens möjlighet och förmåga att fråga efter och ta till sig informationen. Detta gäller oavsett vem som frågar efter informationen, och oavsett via vilken kanal kunden väljer att ta kontakt. Stadsarkivet erbjuder telefonservice under vardagar för att guida användare till arkivets tjänster. Stadsarkivets läsesalar har del av dagen ökad bemanning för att kunna erbjuda mer hjälp till besökare som behöver det. Stadsarkivets medarbetare har ingående kunskaper i Offentlighet- och sekretesslagen (OSL) och förmåga att kommunicera regelverket till kunderna på ett pedagogiskt sätt. Stockholms stad är förvaltningsområde för minoritetsspråken samiska och meänkieli. Stadsarkivets webbplats har information om kontaktvägar, öppettider med mera på meänkieli, nordsamiska, lulesamiska och sydsamiska, samt på finska och engelska. Förväntat resultat Stadsarkivets publika lokaler och kontaktvägar ska upplevas som tillgängliga. Alla kunder ska bemötas enligt sina förutsättningar. Alla kunder ska få korrekta svar inom fastställda handläggningstider, och så snabbt som möjligt hänvisas vidare till rätt instans om frågan har hamnat fel. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.4 Stockholm ska vara en bra stad att åldras i - med god omsorg och stor trygghet Stadsarkivet har ett brett och varierat utbud för olika målgrupper. Äldre personer tar i hög utsträckning del av Stadsarkivets utbud av program och tjänster, såväl på plats i de publika lokalerna som digitalt. Den äldre målgruppen medvetandegörs om Stadsarkivets publika utbud via Stadsarkivets egna sociala kanaler, via nyhetsbrev samt via stadens webbplats, där Stadsarkivets programutbud finns presenterat under avsnittet Uppleva och göra: Konst och kultur samt Senior i Stockholm. Stadsarkivet deltar 2026 i Seniordagen i Kungsträdgården, ett arrangemang för äldre som kulturförvaltningen projektleder. Många äldre deltar även som volontärer som ger stöd till släktforskare i Stadsarkivets läsesalar. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 10 (25) Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till att tillgodose äldres behov av ett rikt och varierat kulturutbud Beskrivning Stadsarkivets publika verksamhet som ger möjlighet till olika former av personforskning och programverksamhet domineras idag av en publik äldre än 65 år. De som av olika skäl inte vill eller kan närvara på plats i de publika lokalerna kan ta del av föredragen via live-sändning eller titta på en textad version av föredragen i efterhand. Stadsarkivet arbetar även aktivt med volontärverksamhet. Många äldre har värdefulla kunskaper om Stadsarkivets material och stöttar mindre erfarna släktforskare i läsesalarna vid specifika tider. Förväntat resultat Stadsarkivet har ett brett och varierat utbud för olika målgrupper. Äldre personer tar fortsatt stor del i Stadsarkivets utbud av program och tjänster, även i digital form. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.5 Alla stockholmare ska ha tillgång till ett rikt kultur-, idrotts- och föreningsliv Stadsarkivet ska förstärka arkivets karaktär av öppen publik institution med fokus på att nå nya grupper som idag sällan använder arkivets resurser. Tjänster, program och lokaler ska utvecklas med utgångspunkt i användarnas behov och förväntningar. Publicering och systematisering av digital information är prioriterat i arbetet med att öka tillgången till arkiven och nå en bredare publik. Stadsarkivet ska sträva efter att tillgängliggöra arkivmaterial på det sätt som bäst passar våra användare. Stadsarkivet skall erbjuda goda möjligheter att forska i arkiven på egen hand genom att vara vägvisare in i källorna. Under 2026 kommer Stadsarkivet fokusera på att utveckla ett nytt sökgränssnitt för databasen Rotemannen. Stadsarkivet beaktar Stockholms stads program för idrott, motion och friluftsliv genom att erbjuda alla anställda friskvårdstimme samt lånecyklar som kan användas som färdmedel och för transport. Stadsarkivet ska arbeta för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien. Den publika verksamheten ska utvecklas i nära samarbete med Stadsmuseet, stadens bibliotek samt andra aktörer så att material och kunskap är tillgängliga för alla. Stadens invånare och akademi ska kunna bidra till kunskapen om arkivens innehåll, och därmed öka användbarheten. Aktivitet Startdatum Slutdatum Stadsarkivet ska utveckla ett nytt sökgränssnitt för databasen 2026-01-01 2026-12-31 Rotemansarkivet start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 11 (25) Nämndmål: Stadsarkivet är alla stockholmares arkiv Beskrivning Ett effektivt utlämnande av allmänna handlingar säkrar stockholmarnas rätt att snabbt och rättssäkert kunna ta del av offentlig information. Arkivmaterial skall finnas tillgängligt både digitalt och i våra läsesalar, på det sätt som bäst passar våra användare. Stadsarkivet skall erbjuda goda möjligheter att forska i arkiven på egen hand genom att vara vägvisare in i källorna. Stadsarkivet ska kontinuerligt göra arkivmaterial tillgängligt via etablerade digitala plattformar. Stadsarkivet ska arbeta för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien. Stadens invånare och akademi ska kunna bidra till kunskapen om arkivens innehåll, och därmed öka användbarheten. Förväntat resultat Stadsarkivet erbjuder en bred service och god tillgång till digitala resurser, som underlättar för användarna att själva återsöka arkivinformation. I kontakt med Stadsarkivet ska alla användare få korrekta svar inom fastställda handläggningstider och så snabbt som möjligt hänvisas vidare till rätt instans om frågan har hamnat fel. Program och tjänsteutbud ska stimulera alla att upptäcka och få ny kunskap om arkiven, och skapa utrymme för dialog kring aktuella händelser och företeelser i omvärlden. Under 2026 fokuserar Stadsarkivet på att förbättra sökingångar till och användbarhet av digitala resurser. Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Antal besök till Stadsarkivet 50 000 st Tertial KF:s inriktningsmål: 2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning Stadsarkivet ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling genom mer aktiv återbruk och återanvändning av material samt effektivare energianvändning i verksamhetslokalerna. Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ska ligga till grund för Stadsarkivet miljö- och jämställdhetsarbete, tillsammans med stadens miljöprogram och program för mänskliga rättigheter. En långsiktigt hållbar utveckling inbegriper också en förankring bakåt i tiden. Genom programverksamhet och publicering av arkivinformation kan Stadsarkivet bidra till att väcka intresse och skapa förståelse för dagens klimat- och jämställdhetsutmaningar. Digitalisering, publicering och utveckling av publika gränssnitt minskar både person- och materialtransporter. Lokalanvändningen effektiviseras, bland annat genom ökat samnyttjande med övriga verksamheter i staden, t.ex. uthyrning av mötesrum. Stadsarkivet ska verka för att stadens verksamheter lämnar över sina arkiv, och erbjuda stöd i form av rådgivning och arkivarietjänster. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 12 (25) KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Stockholm ska bli klimatpositivt – genom minskade utsläpp och ökad koldioxidlagring Stadsarkivet har en framtagen miljöhandlingsplan, inklusive resepolicy, som utgår ifrån stadens miljöprogram och resepolicy samt Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling. I samband med omgörningen av kontorslokalerna under 2024 har Stadsarkivet tagit fram en avfallshanteringsplan för att öka medvetenheten om och för mer effektiv källsortering. Under 2026 ska Stadsarkivet fortsätta att byta ut belysningskällorna i hyllsystemen till LED och aktivt verka för ett stabilt klimat i arkivmagasinen för bästa möjliga energieffektivisering. Stadsarkivet ska verka för att fler av stadens verksamheter lämnar sina arkiv t.ex. genom projektet Töm staden på papper. Stadsarkivets verksamhetslokaler erbjuder stor lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Köpt energi i stadens 1,2 GWh 1 675 GWh År organisation Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till en hållbar utveckling Beskrivning Agenda 2030:s globala mål för hållbar utveckling ska ligga till grund för Stadsarkivet miljöarbete. Stadens arkivförvaring ska vara energieffektiv genom ett stabilt klimat i arkivmagasinen och energieffektiv belysning. De nya lokalerna i Liljeholmskajen erbjuder större lagringskapacitet och bättre åtkomst för användare, vilket på lång sikt minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Stadsarkivet ska verka för att fler av stadens verksamheter lämnar sina arkiv. Verksamheten ska i övrigt arbeta enligt stadens miljöprogram, och underlätta för medarbetare att göra resurssmarta val. Förväntat resultat Under 2025 fortsätter Stadsarkivet kunskapsuppbyggnaden om Agenda 2030:s mål för hållbar utveckling, både genom information på arbetsplatsträffar samt vid särskilda utbildningstillfällen. Sedan tidigare har ett femtontal medarbetare genomgått utbildningen "Styr mot Agenda 2030 - jämställdhet i fokus." Syftet har varit att ge deltagarna stöd i arbetet för att kunna integrera arbetet med de globala målen i sina respektive verksamhetsområden under kommande år och att ta fram specifika aktiviteter. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Stockholm ska vara en stad där den biologiska mångfalden ökar Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Andel inköpta ekologiska 70 % 70 % År livsmedel i kronor start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 13 (25) KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.3 Stockholm ska vara en stad där framkomligheten ökar och utsläppen minskar Stadsarkivet har publika verksamheter på två platser, Kungsklippan och Liljeholmskajen. På båda platser finns läsesalar, vilket ger snabb och säker tillgång även till den analoga informationen. Stadsarkivet använder sig av stadens upphandlade hyrbilar och kör sin veckotransport mellan sina två verksamheter med elbil med målbilden om en helt fossilfri verksamhet 2030. Med större lagringskapacitet och bättre åtkomst behöver stadens verksamheter i huvudsak inte ha egna arkivlokaler utan kan leverera till Stadsarkivet, vilket i längden innebär färre transporter som minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. Nämndmål: Stadens information är samlad på lättillgängliga besöksplatser Beskrivning Stadsarkivets arkiv och läsesalar finns på två platser, Stadsarkivet Kungsklippan och Stadsarkivet Liljeholmskajen. Båda platserna är lätta att nå med kollektivtrafik, samt har bemannade läsesalar där arkivhandlingarna tas fram på plats. Med lokalerna vid Liljeholmskajen och den omflyttning och anpassning med placeringen av arkiven finns det bättre möjlighet att på ett effektivt sätt ta emot arkiv till rätt plats. Lokalerna i Liljeholmskajen är energieffektiva med genomgående LED-belysning och stabil klimatanläggning. Förväntat resultat Stadsarkivets publika platser är lätta att hitta och besöka med kollektivtrafik. Arkivinformationen är samlad och lätt tillgänglig. Med större lagringskapacitet och bättre åtkomst behöver stadens verksamheter i huvudsak inte ha egna arkivlokaler utan kan leverera till Stadsarkivet, vilket i längden innebär färre transporter som minskar stadens miljöpåverkan för arkivförvaring. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholmarnas hälsa ska främjas genom ren luft, rent vatten och giftfria miljöer KF:s inriktningsmål: 3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla Stadsarkivet vill uppfattas som stadens informationsnav. Stadsarkivet stödjer Stockholms stad i att ligga främst när det gäller säker, tillgänglig och öppen information om hela sin verksamhet, så att alla har möjlighet att delta i demokratin genom att påverka och granska beslutsfattandet. Stadens information ska vara lätt att hitta och återanvända och bevaras på sätt som garanterar autenticitet och tillgänglighet, nu och i framtiden. Genom tillsyn, expertkunskap rådgivning start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 14 (25) och en effektiv och samordnad kommunikation ska Stadsarkivet stödja stadens verksamheter i att hantera sin information på ett sätt som underlättar tillgången och upprätthåller offentlighetsprincipen. Stadsarkivets samverkan med forskning bidrar med ny kunskap om arkivens innehåll och potential. Prioriterat är projekt som skapar långsiktig användarnytta och där Stadsarkivets källmaterial och specialkompetens tas tillvara. Genom en kontinuerlig utveckling av medarbetarnas kompetens, och genom nya tvärsektoriella och internationella samarbeten, ökar den ekonomiska hållbarheten samtidigt som verksamheten berikas med andra perspektiv. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholms ekonomi är stark, hållbar och lägger grunden för en jämlik välfärd Stadsarkivet budgetram för 2026 är 71,1 mnkr netto, en minskning med 7,7 mnkr jämfört med 2025. Förändringar jämfört med 2025 år budget beror avser stadens nya hyresmodell, vilket minskar Stadsarkivet kostnader för lokalhyra med 8,7 mnkr per år. Stadsarkivet har dessutom under 2026 och 2027 en utökad budget om 1,0 mnkr per år för att utveckla en ny webbapplikation av databasen Rotemannen. Extern finansiering Stadsarkivet ska vidmakthålla och om möjligt utöka sitt deltagande i tvärsektoriella, nationella och internationella forsknings- och utvecklingssamarbeten. Gemensamt för dessa samarbeten är att de syftar till att skapa förutsättningar för nya sätt att använda arkiven, och därmed ökar arkivens användbarhet. Ytterligare en aspekt är att verksamheten berikas med andra perspektiv, och att den ekonomiska hållbarheten ökar genom extern finansiering. Genom löpande bevakning av nationella och internationella utlysningar och aktivt deltagande i ansökningar i samverkan med andra aktörer, till exempel Stadsmuseet, Riksarkivet och de nordiska huvudstadsarkiven, ska Stadsarkivet sträva efter att öka andelen extern finansiering. Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Nämndens 100 % 100 % Tertial budgetföljsamhet efter resultatöverföringar Nämndens 100 % 100 % Tertial budgetföljsamhet före resultatöverföringar Nämndens +/-1 % +/- 1 % År prognossäkerhet T2 Nämndmål: Stadsarkivets ekonomi är långsiktigt hållbar Beskrivning Genom effektivt resursutnyttjande säkerställer Stadsarkivet en långsiktigt hållbar ekonomi. Styrning och uppföljning ska vara tydlig. Medarbetare och chefer ska ha en god förståelse för de ekonomiska förutsättningarna och kunskap om på vilka sätt de kan påverka verksamhetens start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 15 (25) kostnader och intäkter. Detta bidrar till att identifiera utvecklingsområden och ta fram åtgärder vid behov och därmed uppnå en långsiktigt hållbar ekonomi. Budgeten följs upp löpande med prognos på helårsutfall och anpassas kontinuerligt för att rymmas inom fastställd budgetram. Åtgärder vidtas vid avvikelser. Förväntat resultat Nämndens budget är i balans och Stadsarkivet säkerställer en långsiktigt hållbar ekonomi. Prognossäkerheten är god och åtgärder och förändringar inom budgeten vidtas vid behov. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 I Stockholm ska alla ges möjlighet till ett eget jobb Fri tillgång till offentlig information är en viktig beståndsdel för utvecklingen av ett konkurrenskraftigt näringsliv. Stadsarkivet bidrar till detta genom att underlätta tillgången till och användbarheten av den information som skapats i stadens verksamheter. Digitalisering av arkivhandlingar görs på sätt som skapar så goda förutsättningar som möjligt för andra att återanvända informationen, till exempel i skapandet av tjänster. T ex genom att informationen publiceras som öppen data och att bilder publiceras med Creative Commons-licens som medger fritt återanvändande. Stadsarkivet är en attraktiv och mångsidig arbetsplats för praktikanter då förvaltningen erbjuder goda möjligheter till praktik på olika nivåer, där ambitionen är att erfarenheterna från Stadsarkivet ska öka den enskildes anställningsbarhet i framtiden. Samarbetet med arbetsmarknadsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna om Stockholmsjobb och feriearbetande ungdomar fortsätter. Studenter från universitet och högskolor tas emot för praktik. Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Antal tillhandahållna platser 18 st Tas fram av nämnd/styrelse Tertial för feriejobb Antal tillhandahållna platser 6 st Tas fram av nämnd/styrelse Tertial för Stockholmsjobb Antal tillhandahållna 5 st Tas fram av nämnd Tertial praktikplatser för högskolestuderande samt platser för verksamhetsförlagd utbildning Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till att stockholmare kommer in i arbetslivet. Beskrivning Stadsarkivet är en mångsidig arbetsplats som erbjuder goda möjligheter till praktik på olika nivåer. Stadsarkivet fortsätter det långvariga och etablerade samarbetet med arbetsmarknadsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna om Stockholmsjobb. Studenter från universitet och högskolor tas emot för praktik, framför allt inom arkivutbildningarna. I start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 16 (25) samverkan med arbetsmarknadsförvaltningen och olika stadsdelsförvaltning tar Stadsarkivet även emot feriearbetande ungdomar. Förväntat resultat Stockholmsjobbare, praktikanter och feriearbetare ska uppleva Stadsarkivet som en attraktiv arbetsplats. Erfarenheterna från Stadsarkivet ska öka den enskildes anställningsbarhet. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 I Stockholm ska alla ha rätt till ett bra boende som de har råd med Stadsarkivets verksamhet i Liljeholmskajen fokuserar på arkiv som på olika sätt belyser staden som plats och Stockholms bebyggelseutveckling. Detta sker i samverkan med andra aktörer vars kompetens och egna samlingar stärker möjligheterna att belysa både stadens historiska och framtida bebyggelseutveckling. Nämndmål: Stadsarkivet skapar utrymme för dialog om stadens utveckling med arkiven och historien som utgångspunkt Beskrivning En central del i utbudet på den publika besöksplatsen Stadsarkivet Liljeholmskajen är Stockholms historiska byggnadsritningar, cirka två miljoner ritningar från 1700-talet och framåt som finns uppsatta på UNESCOS lista över världsminnen. På Stadsarkivet Liljeholmskajen är byggnadsritningarna tillgängliga för både en intresserad allmänhet och professionella målgrupper som arkitekter, byggnadsantikvarier etc. Förväntat resultat Stadsarkivets verksamhet i Liljeholmskajen fokuserar på arkiv som på olika sätt belyser staden som plats och Stockholms bebyggelseutveckling. Detta sker i samverkan med andra aktörer vars kompetens och egna samlingar stärker möjligheterna att belysa både stadens historiska och framtida bebyggelseutveckling. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 Medarbetare i Stockholm ska ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Stadsarkivet har tydliga rutiner för arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet, bland annat genom en årlig uppföljning. Grunden för uppföljningen är en framtagen arbetsmiljöhandbok samt årliga skyddsronder. Uppföljningen sker genom framtagen enkät, där frågor besvaras och sammanställs i en rapport som anmäls till nämnden. Stadsarkivet har genomfört verksamhetsöversyn kopplat till riktlinjen för chefsstruktur och har efter det beslutat om förändringar av förvaltningens chefsstruktur som gäller från 2025. Stadsarkivet ska vara en arbetsplats där nya idéer och innovativa förslag tas tillvara. Medarbetare ska ges möjlighet, incitament och förutsättningar för att omsätta goda idéer i konkreta verksamhetsförbättringar som skapar mervärde för stockholmarna. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 17 (25) Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Aktivt Medskapandeindex 83 82 År Sjukfrånvaro 3 % Tas fram av nämnd Tertial Sjukfrånvaro dag 1-14 1,5 % Tas fram av nämnd Tertial Nämndmål: Stadsarkivets chefer och medarbetare ges goda förutsättningar att göra ett bra jobb Beskrivning Under 2026 fortsätter Stadsarkivet arbetet med att förfina arbetssätt och utveckla ledarskapet och medarbetarskapet och på att stärka den interna kulturen. En särskild satsning görs för att utveckla det kommunikativa medarbetarskapet och ledningens kommunikation. Samarbeten och benchmarking med andra aktörer både inom staden och utanför staden uppmuntras i syfte att få nya lärdomar och inspiration. Förväntat resultat Stadsarkivets chefer och medarbetare är väl insatta i Stadsarkivets mål och de värden som skapas för stockholmarna, vet vad som förväntas av dem och uppmuntras att testa nya arbetssätt och metoder för att uppnå målen. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden Stadsarkivet bidrar till stärkt civil beredskap inom staden genom att delta i sektorsorganisationen för civil beredskap. I samband med Risk- och sårbarhetsanalyserna har risker identifierats och beredskap finns för åtgärder. En kris- och krigsledningsgrupp finns etablerat samt katastrof- och beredskapsplan är i slutfasen av arbetet. Därutöver samarbetar Stadsarkivet med Riksarkivet och Regionarkivet om beredskap och undanförsel av identifierad arkivmaterial som behöver tas om hand av olika anledningar samt framtagande av beredskapslager för arkiv. Stadsarkivet ska genom deltagandet i sektorn för försörjning av grunddata öka kunskapen om informationsförsörjning inom sektorn. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 18 (25) Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Andel elektroniska inköp 75 % 75 % År Andel prioriterade avtal där 100 % 95 % År uppföljning genomförts Andel upphandlingar som 100 % Tas fram av nämnd/ År innehåller krav på styrelse arbetsrättsliga villkor Nämndmål: Stadsarkivet bidrar till att öka stadens förmåga inom civil beredskap Beskrivning Stadsarkivet deltar i stadens sektorsorganisation för civil beredskap inom sektorn för försörjning av grunddata. Förväntat resultat Stadsarkivets deltagande i sektorsorganisationen ska ge en ökad kunskap om informationsförsörjning i händelse av höjd beredskap. Nämndmål: Stadsarkivets systematiska informationssäkerhet- och dataskyddsarbete bidrar till hög beredskap och stark rådighet över verksamheterna Beskrivning I januari 2026 föreslås cybersäkerhetslagen träda i kraft. Stadsarkivet kommer därför behöva säkerställa att informationssäkerhetsarbetet följer de nya krav som kommer med den nya lagstiftningen, efterföljande föreskrifter och stadens uppdaterade interna riktlinjer. Utöver detta ska Stadsarkivet fortsätta utveckla det systematiska informationssäkerhetsarbetet och stärka internkontrollen för informationshanteringen. Förväntat resultat Stadsarkivets informationssäkerhetsarbete uppfyller de krav som kommer med den nya lagstiftningen genom en fortsatt utveckling av det systematiska informationssäkerhetsarbetet och stärkt internkontroll av informationshanteringen. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.6 Tryggheten ska öka genom förebyggande insatser Stadsarkivet arbetar kontinuerligt med att förbättra skyddet för arkivinformationen och öka tryggheten för både personal och besökare i sina verksamhetslokaler. Stadsarkivet har under fredagar så kallat förtroendeöppet för allmänheten i delar av läsesalen på Kungsklippan, vilket innebär att allmänheten får vistas i delar av de publika lokalerna utan att personal är närvarande. I syfte att öka tryggheten för både personal och besökare ännu mer har Stadsarkivet utökat sin kameraövervakning i de publika lokalerna. Detta för att bidra till att start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 19 (25) trygghetskänslan ökar ännu mer liksom skyddet för arkivmaterial och lokaler. I syfte att öka säkerheten ytterligare har Stadsarkivet infört passerkort för kontorslokalerna, med foto och namn så att det blir tydligt vilka som vistas i lokalerna. Stadsarkivet är en av flera verksamheter i staden som arbetar med säkerhetsskyddsarbetet i samarbete med stadens säkerhetsavdelning. Tillsammans med säkerhetsavdelningen ser Stadsarkivet över möjligheterna att etablera en säker plats för långtidsförvaring av säkerhetsskyddsklassat material. Arbetet med att förebygga och motverka välfärdsbrott är prioriterat inom verksamheten. För Stadsarkivets del sker det framför allt genom intern kontroll av leverantörer vid upphandling och uppföljning mot befintliga avtal. Stadsarkivets medarbetare uppmanas genomföra stadens e-utbildning om välfärdsbrott. Nämndmål: Stadsarkivets lokaler är trygga och säkra för besökare och personal Beskrivning Stadsarkivet bedriver publik verksamhet på två platser, Stadsarkivet Liljeholmskajen och Stadsarkivet Kungsklippan. Under öppettiderna kan allmänheten komma till de publika lokalerna och på plats ta del av den arkivinformation som förvaras i Stadsarkivet. Stadsarkivets medarbetare bistår med hjälp av sökning och framtagning av arkivhandlingar. Såväl besökare som Stadsarkivets medarbetare ska sig känna sig trygga när det befinner sig i verksamhetens lokaler. Förväntat resultat Stadsarkivets lokaler ska vara trygga och säkra att vistas och arbeta i. Besökare ska känna sig trygga när de tar del av våra tjänster i de publika lokalerna. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.7 Stockholm ska vara en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Stadsarkivet synliggör kvinnor och andra underrepresenterade grupper i historien, både genom programverksamhet och genom att bredda sökingångar till arkiven. Jämställdhetsperspektivet genomsyrar verksamheten och skapar förutsättningar för jämställt bevarande av information. Stadsarkivet deltar i stadens barnrättsnätverk och utvecklar verksamheten tillsammans med barn och med utgångspunkt i barns behov. Nationella minoriteters villkor belyses i programverksamheten. Stadsarkivets webbplats har information om kontaktvägar, öppettider med mera på språken meänkieli, nordsamiska, lulesamiska och sydsamiska. Stadsarkivet omvärldsbevakar och vidmakthåller internationella kontakter och nätverk för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Under 2026 publiceras resultat och lärdomar från projektet ”Stadens ansikten. Visuell kultur och social struktur i Stockholm 1860–1930” i samarbete med Stadsmuseet både i bok- och utställningsform. Arbetet med en webbapplikation för databasen Rotemannen har inletts. Under 2026 fortsätter även start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 20 (25) implementeringen av resultaten från EU-projektet "City Memories: Visualizing change in three european capitals" i syfte att göra världsminnet Stockholms stads byggnadsritningar mer kända och använda. Stadens information ska vara lätt att hitta och återanvända och bevaras på sätt som garanterar autenticitet och tillgänglighet, nu och i framtiden. Genom tillsyn, expertkunskap, rådgivning och en effektiv och samordnad kommunikation ska Stadsarkivet stödja stadens verksamheter i att hantera sin information på ett sätt som underlättar tillgången och upprätthåller offentlighetsprincipen. Införandet av eDok i alla stadens verksamheter har skapat förutsättningar för en hållbar informationshantering. Nämndmål: Stadsarkivet är stadens informationsnav Beskrivning Genom tillsyn, expertkunskap och rådgivning stödjer Stadsarkivet stadens verksamheter i att hantera sin information. Den digitala informationshanteringen i staden effektiviseras genom systemen e-arkiv Stockholm och eDok. Utveckling av fristående applikationer ska öka användningen av eDok. Utveckling av nya systemintegrationer till andra stadsgemensamma system kommer att bidra till ett sammankopplat IT-ekosystem vilket stärker Stadsarkivets position som stadens informationsnav. Stadsarkivet tar emot arkiv från kommunala myndigheter och bolag, statliga myndigheter på länsnivå och enskilda och bygger sökvägar och strukturer som ytterligare förbättrar tillgängligheten. Säker förvaring av välordnade och sökbara arkiv garanterar tillgängligheten till arkivinformationen idag och i framtiden. Modern förvaring, digitalisering och vård av skadade handlingar säkerställer att arkiven och informationen i dem finns bevarad för framtidens stockholmare. Stadsarkivets fortsätter att utveckla samarbetet och kommunikationen med arkivarier och arkivansvariga i stadens verksamheter samt erbjuda arkivkonsulttjänster till stadens verksamheter. Tjänsten mellanarkiv ger stadens verksamheter möjlighet att säkert förvara arkivinformation, där materialet hanteras av Stadsarkivets arkivkonsulter, men fortfarande ägs av verksamheten. Förväntat resultat Stadsarkivet arbetar för att säkerställa att stadens verksamheter har en god, effektiv, säker och transparent informationshantering som lever upp till gällande regelverk. Genom tillsyn, rådgivning och stöd samt god arkivvård säkerställa att de arkiv vi har och tar emot är sökbara och tillgängliga. Stadsarkivet erbjuder relevanta arkivtjänster och rådgivning som underlättar stadens verksamheter egna arkiv- och informationshantering. Det sker bland annat genom att erbjuda konsultstöd och ta fram metodstöd för informationshantering så att stadens verksamheter upplever att de kan bedriva en kvalitativ, effektiv och långsiktigt hållbar start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 21 (25) informationsredovisning. Fler av stadens verksamheter levererar sin information genom projekten Töm staden på papper! och avveckling av Diabas. Under 2026 ska stadens arkivregler revideras med syfte att möta Stockholms stads verksamheters förväntningar på tydliga riktlinjer och mer central styrning av stadens arkiv- och informationshantering. Systemstöden eDok och e-arkivet tillhandhåller hög säkerhet i enlighet med stadens informationssäkerhetsriktlinje och GDPR. Ny funktionalitet i samband med nya releaser underlättar arbetet med registrering, mötes- och remisshantering samt mellanarkivering och slutförvaring av stadens information. Under 2026 lanseras en ny publik e-arkivstjänst som möjliggör att medborgare via självbetjäning får åtkomst till sina betyg. Migrering av information i Diabas till mellanarkivet och slutarkivet kommer att bidra till bevarande av informationen samt minska kostnader för Stockholms stad. Under 2026 pågår arbete med att utveckla en ny eDok-applikation för stadens verksamheter, som syftar att underlätta tidsrapportering och fakturering. Detta sker genom en systemintegration med stadens ekonomisystem Agresso. Ytterligare utvecklingsarbete inom eDok är införande av automatisk registrering av handlingar som syftar till att effektivisera arbetet med diarieföring. Indikator Årsmål KF:s årsmål år 2026 Periodicitet Andel förelägganden som 85 % År är åtgärdade inom utsatt tid Aktivitet Startdatum Slutdatum Projekt - Töm staden på papper 2026-01-01 2026-12-31 Revidera och ta fram uppdaterade Arkivregler för Stockholms stad 2026-01-01 2026-12-31 Ta fram metodstöd som förenklar stadens informationshantering 2026-01-01 2026-12-31 Nämndmål: Stadsarkivets verksamhet bidrar till en öppen, jämställd och demokratisk stad som samarbetar internationellt Beskrivning Agenda 2030:s globala mål är ett stöd för att Stadsarkivets arbete i riktning mot den öppna, jämställda och demokratiska staden sker på ett normmedvetet, inkluderande och hållbart sätt. Stadsarkivet har under många år arbetat för att synliggöra kvinnor och andra underrepresenterade grupper genom historien, både genom programverksamhet och genom att bredda sökingångar till arkiven. Tre medarbetare är utbildade jämställdhetsstrateger. Jämställdhetsperspektivet genomsyrar verksamheten och skapar förutsättningar för jämställd bevarande av information. Stadsarkivet deltar i stadens internationella nätverk och vidmakthåller internationella kontakter och nätverk för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Kreativa Europa- start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 22 (25) projektet City Memories utgick från världsminnet Stockholms byggnadsritningar och inkluderade stadsarkiven i Budapest och Köpenhamn. Stadsarkivets delprojekt, Female Builders och Gendered Rooms, lyfte fram kvinnligt byggande samt genusaspekter av rumsliga funktioner. Under 2026 ska resultat och lärdomar från projektet fortsatt implementeras i syfte att göra världsminnet Stockholms stads byggnadsritningar mer kända och använda Förväntat resultat Kvinnor, nationella minoriteter och andra underrepresenterade grupper genom historien synliggörs, både genom programverksamhet och genom att bredda sökingångar till arkiven. Jämställdhetsperspektivet genomsyrar verksamheten och skapar förutsättningar för jämställt bevarande av information. Verksamhet för barn utvecklas med utgångspunkt i barns behov. Internationella kontakter och nätverk upprättas och vidmakthålles för att på bästa sätt utveckla den egna verksamheten. Redovisning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar Stadsarkivet budgetram för 2026 är 71,1 mnkr netto, en minskning med 7,7 mnkr jämfört med 2025. Förändringar framgår av tabellen: mnkr Budget 2025 78,8 Ny stadsintern hyresmodell -8,7 Uppdatering av databasen Rotemansarkivet 1,0 Budget 2026 71,1 Stadsarkivet kostnader för lokalhyra minskar med 8,7 mnkr 2026 då staden infört en ny hyresmodell. Hyresmodellen innebär att fastighetskontorets avkastningskrav slopas och för Stadsarkivet innebär det att självkostnadshyra införs för lokalerna på Kungsklippan och Liljeholmskajen. Stadsarkivet har under 2026 och 2027 en utökad budget om 1,0 mnkr per år för att utveckla en ny webbapplikation av Rotemansarkivet. Applikationen ska ta tillvara resultaten från forskningsprojektet Stadens ansikten, bland annat genom att kombinera data om individer i Rotemansarkivet med skannade fotografiska porträtt från Stadsmuseet Stadens minskade personalomkostnadspålägg, från 41 procent till 40 procent, innebär en årlig besparing för Stadsarkivets personalkostnad på cirka 0,8 procent. Jämfört med budget 2025 beräknas Stadsarkivets intäkter öka. Bland annat för statliga arkivleveranser efter att Riksarkivet beslutade om att justera avgifterna 2025. Stadsarkivet redovisar omslutningsförändringar om totalt 33,6 mnkr för ökade intäkter och kostnader. Stadsarkivets förslag till budget för 2026 fördelas enligt nedan. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 23 (25) KF- Budget 2026 inkl Omslutnings- Utfall Prognos Driftverksamhet, mnkr budget omslutnings- förändringar 2024 T2 2025 2026 förändringar Kostnader Ledning och projekt 14,1 2,5 16,6 16,3 15,0 Främja stadens informationshantering 12,4 4,1 16,5 16,8 15,7 Tillgängliggöra arkivinformation 14,3 0,5 14,8 14,6 14,3 Verksamhetsstöd 32,3 3,0 35,3 43 42,7 IT och digitalisering 31,5 23,5 55,0 43,6 52,1 Summa driftkostnader 104,6 33,6 138,2 134,3 139,8 Intäkter (-) Ledning och projekt -20,8 -2,5 -23,3 -23,5 -23,4 Främja stadens informationshantering -12,8 -4,1 -16,9 -14,4 -16,8 Tillgängliggöra arkivinformation -1,5 -0,5 -2,0 -1,3 -1,4 Verksamhetsstöd -2,2 -3,0 -5,2 -4,7 -4,0 IT och digitalisering 0,0 -23,5 -23,5 -21,1 -21,1 Summa driftintäkter -37,3 33,6 -70,9 -65,0 -66,7 Kapitalkostnader avskrivningar 2,6 - 2,6 2,6 2,6 internräntor 1,2 - 1,2 1,3 1,2 Summa kostnader 108,4 33,6 142,0 138,2 143,6 Summa intäkter -37,3 -33,6 -70,9 -65 -66,7 Netto 71,1 0,0 71,1 73,2 76,9 Kapitalkostnader Totalt bedömer Stadsarkivet 2026 års kapitalkostnader för maskiner och inventarier uppgå till 3,8 mnkr. Avskrivningarna uppgår till 2,6 mnkr och internräntor till 1,2 mnkr. Stadsarkivet har gjort en omfördelning inom driftbudgeten för att finansiera kapitalkostnaderna. Investeringar Stadsarkivets investeringsbudget för maskiner och inventarier uppgår 2026 till 1,0 mnkr. Under året kommer investeringsmedlen användas till att modernisera Stadsarkivets tekniska utrustning för föreläsningar och programverksamhet. Resultatenheter Stadsarkivet föreslår att förvaltningens två resultatenheter eDok IT-prislistan och e-arkivet IT- start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 24 (25) prislistan från och med 2026 går samman till en gemensam resultatenhet: - eDok och e-arkivet IT-prislistan Båda resultatenheterna finansieras via stadens IT-prislista. IT-prislistan är stadens modell för att finansiera löpande kostnader för centrala system och IT-stöd. Från och med 2024 är de båda resultatenheterna organiserade under samma verksamhetsområde på Stadsarkivet, IT och digitalisering, och en sammanslagning bedöms förenkla uppföljning och ge ökad flexibilitet för resultatenheten för att hantera över- och underskott. Omslutningsförändringar Totalt redovisar Stadsarkivet omslutningsförändringar om 33,6 mnkr för ökade intäkter och kostnader. Ökade kostnader/intäkter för: Kostnader, mnkr Intäkter, mnkr Ledning och projekt Folkbokföringsprojektet Swedpop 2,0 -2,0 Statliga arkivuppdraget 0,5 -0,5 Främja stadens informationshantering Försäljning arkivarietjänster till stadens förvaltningar och bolag 2,0 -2,0 Förvaring av statliga arkivhandlingar 2,1 -2,1 Tillgängliggöra arkivinformation Avgifter utlämnande av handlingar 0,5 -0,5 Verksamhetsstöd Anställningar i arbetsmarknadsåtgärder 1,5 -1,5 Lokalsamverkan 1,5 -1,5 IT och digitalisering Utnyckling av drifts- och förvaltningskostnader e-arkiv Stockholm genom 9,5 -9,5 stadens IT-prislista Utnyckling av drifts- och förvaltningskostnader eDok/Diabas genom 14,0 -14,0 stadens IT-prislista Summa 33,6 -33,6 start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 25 (25) Systematiskt kvalitetsarbete Stadsarkivet arbetar sedan länge med flera av de gemensamma förhållningssätt och de strategiska fokusområden som finns identifierade i Stockholms stads kvalitetsprogram. Några exempel är stockholmarna i fokus, helhetssyn, hållbarhet och att skapa handlingsutrymme för medarbetarna. Verksamheten präglas av systemsyn, som fokuserar på syfte och värdeskapande utifrån ett användarperspektiv. Agenda 2030:s globala mål är ett stöd för att kvalitetsutvecklingen sker på ett normmedvetet, inkluderande och hållbart sätt. Medarbetarna är centrala när det gäller användarnas upplevelse av en effektiv och kvalitativt god service. Därför är kontinuerlig kompetensutveckling med utgångspunkt i användarnas behov viktigt. Detta ställer både höga krav på ett kommunikativt perspektiv med ett ledarskap som förmår skapa förutsättningar för en lärande miljö och en gemensam förståelse av verksamhetens syfte. Under 2026 kommer insatser att göras för att utveckla ledningens kommunikation och det kommunikativa medarbetarskapet. En kontinuerlig omvärldsbevakning och fortlöpande aktiv samverkan med intressenter och forskare inom och utom staden säkerställer att tjänster och arbetssätt kan förändras i takt med användarnas behov. Stadsarkivet deltar i flera metodutvecklande forskningsprojekt, som Stadens ansikten och SWEDPOP, där innovativ användning av arkivinformation är en viktig del. start.stockholm 08-50828300 Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Susanna Uppling, Tf stadsarkivarie 2026-01-08 --- [Bilaga VP KuNark VP 2026.pdf] Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens budget/verksamhetsplan 2026 Nämndens Av nämnden Av nämnden Nämndens budget efter Utfall Prognos Mnkr ursprungliga redovisade begärda redovisade 2024 2025 budget 2026 omslutnings- budget- omslutnings- (VB 2024) (Tertialrapport 2) förändringar justeringar förändringar och begärda budget- justeringar (1+2+3) 1 2 3 4 4 5 Driftverksamhet Kostnader 104,6 33,6 0,0 138,2 134,3 139,8 Ledning och projekt 14,1 2,5 0,0 16,6 16,3 15,0 Främja stadens informationshantering 12,4 4,1 0,0 16,5 16,8 15,7 Tillgänggligöra arkivinformation 14,3 0,5 0,0 14,8 14,6 14,3 Verksamhetsstöd 32,3 3,0 0,0 35,3 43,0 42,7 IT och digitalisering 31,5 23,5 0,0 55,0 43,6 52,1 Intäkter (-) -37,3 -33,6 0,0 -70,9 -65,0 -66,7 Ledning och projekt -20,8 -2,5 0,0 -23,3 -23,5 -23,4 Främja stadens informationshantering -12,8 -4,1 0,0 -16,9 -14,4 -16,8 Tillgänggligöra arkivinformation -1,5 -0,5 0,0 -2,0 -1,3 -1,4 Verksamhetsstöd -2,2 -3,0 0,0 -5,2 -4,7 -4,0 IT och digitalisering 0,0 -23,5 0,0 -23,5 -21,1 -21,1 Verksamhetens nettokostnader exkl kap kostnad 67,3 0,0 0,0 67,3 69,3 73,1 avskrivningar 2,6 0,0 0,0 2,6 2,6 2,6 internräntor 1,2 0,0 0,0 1,2 1,3 1,2 Summa kostnader 108,4 33,6 0,0 142,0 138,2 143,6 Summa intäkter -37,3 -33,6 0,0 -70,9 -65,0 -66,7 Netto 71,1 0,0 0,0 71,1 73,2 76,9 Kulturnämnden: stadsarkivet Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. Investeringsbudget 2026 och kommande år E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Prognos (mnkr) Prognos VP 2026 Plan 2027 Plan 2028 Plan 2029 Plan 2030 2025 Inventarier och maskiner 0,3 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 2026-01-09 09:40 Invent o maskiner Kulturnämnden: stadsarkivet Resultatenheter 2026 Respektive nämnd ska besluta om vilka enheter som är resultatenheter med en beslutsats. Ange nedan vilka enheter som är resultatenheter och vilka som eventuellt avslutades under 2025. Fördela resultatenheterna per verksamhetsområde. Resultatenhetens namn Verksamhetsområde IT och digitalisering - eDok och e-arkivet IT-prislistan* * sammanslagning av Stadsarkivets två befintliga resultatenheter eDok IT-prislistan och e-arkiv IT-prislistan 2026-01-09 09:40 Resultatenheter Kulturnämnden: stadsarkivet Nämndens budget/verksamhetsplan 2026 Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Kostnader och intäkter (-) för följande typer av verksamhetsprojekt: • verksamhetsprojekt där kostnaderna bedöms överstiga 50 mnkr • verksamhetsprojekt som har betydande påverkan på stadens ekonomi • verksamhetsprojekt som berör frågor som är av strategisk vikt Ack. t.o.m. 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total Budget Prognos Plan Prognos Plan Prognos Prognos Prognos Beslutat Prognos Beslutat Prognos Mnkr (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (7) (8) (9) (10) (9) (10) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Total Total Total Total Start- Avslutn. Start- Avslutn. (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) kostnad intäkt kostnad intäkt datum datum datum datum Projekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Vid behov kan egna delsummeringar för grupper av projekt infogas. OBS att summaformeln kan behöva ändras. 1 och 2 Ackumulerad kostnad resp. intäkt t.o.m. 2025 för projektet. 11 och 12 Totalt beslutad/beviljad kostnad resp. intäkt för projektet. 15 och 16 Datum projektet ska starta resp. avslutas enligt beslutet. 17 och 18 Prognos för projektets start- resp. slutdatum. Avikelser från beslutade (15 resp. 16) datum ska förklaras. Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Avvikelser gentemot budget eller totalt beslutad kostnad resp. intäkt ska speciellt kommenteras med angivelse av dess orsak samt vidtagen åtgärd. Kulturnämnden: stadsarkivet Vid frågor kontakta budgetenheten, vid finansavdelningen, stadsledningskontoret. Omklassificering av ej aktiverbara utgifter hänförliga till investeringar E-post: slk-finansavdelningen.slk@stockholm.se Prognos (mnkr) Prognos VP 2026 Plan 2027 Plan 2028 2025 Ej aktiverbara utgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 2026-01-09 09:43 Ej aktiverbara utgifter Kulturnämnden: stadsarkivet Verksamhetsplan 2026 Nämnden/styrelsen ska redovisa pågående och planerade innovationssatsningar Vid frågor kontakta Johanna Persson, Strateg, Stadsledningskontoret Inrapporterade uppgifter sammanställs och kommuniceras E-post: johanna.persson@stockholm.se Om innovationssatsningen/projektet Finansiering Koppling till styrdokument Kontakt Förvaltning eller bolag S r N a a a t m s m n e n i n n e p g f x ö å a t r r e i n i r s n n o n n t m o o f v v i r n a a e a t t d i n i o o o s n n v ie s i o s s r a a a ch s t t s / p s n e k r i l a o n le j g f e r a / k v l p t l a a r r o i a n je o e k m t t t Kortfa o t c t h a d ö n b s e k s a k d ri v e n ff i e n k g t d fr ä a r m sy g f å te r , m å l Samverkansparter Tidsplan T s o a t f t ö a s l r n b h in u e g d la e g n e t Fö s r a v t a s l n t b n in u in g d g e g e n e n / t p s f / r ö b o r o j e la k g e e t ts Externa aktörer som beviljat medel St s o t c y k rd h o o k lm um s s e t n a t ds Agenda 2030 Eve w nt e u b e b ll p l l ä a n ts k till Kontaktperson EU-fonder och nationella Andra aktörer (fritext) Välj nedan Max 250 ord Bolag/förvaltningar i stadenAkademin Näringsliv Civilsamhället Start Slut Interna medel Externa medelmyndigheter Umeå Vetenskapsrådet, utlysning 2022 för En nationell forskningsinfrastruktur för universitet, vetenskaplig infrastruktur tillgång till historiska persondata byggs upp i Göteborgs Elisabeth Engberg/Umeå universitet, Stadsarkivet samverkan. Stadsarkivets databas universitet, projektledare för samverkansprojektet, Rotemansarkivet bearbetas och länkas till Lunds elisabeth.engberg@umu.se. Johan andra nationella databaser, exempelvis universitet, Gidlöf/Stadsarkivet, nodföreståndare, Swedpop folkräkningar. Riksarkivet 2023 202615.084 tkr 7.540 tkr 7.540 tkr swedpop.se johan.gidlof@stockholm.se --- [BIlaga VP Stadsarkivets system for intern kontroll 2026.pdf] Stadsarkivet Bilaga verksamhetsplan 2026 Dnr:SSA 2025/6364 Sida 1 (5) 2025-11-28 Stadsarkivets system för intern kontroll Sammanfattning I kommunallagen anges att nämnden ansvarar för den interna kontrollen. Syftet med intern kontroll är att säkerställa en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel och skador. Det innefattar allt från rättvisande räkenskaper till styrning och uppföljning mot kommunfullmäktige fastställda mål. I systemet för intern kontroll fastställs ansvarsfördelning samt hur internkontrollarbetet ska bedrivas. I enlighet med stadens tillämpningsanvisningar för nämndernas interna kontroll (Dnr KS 2025/1177) ska nämnden årligen fatta beslut om ett system för intern kontroll. Systemet ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivs i nämndens verksamhet. I systemet beskrivs roller och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner vid fel och brister. Stadsarkivet Kungsklippan 6 Box 22063 104 22 Stockholm Telefon 08-508 28 300 stockholm.se Tjänsteutlåtande Sida 2 (5) Bakgrund Syftet med intern kontroll är att säkerställa att uppsatta verksamhetsmål nås, lagar och styrdokument följs och att verksamheten bedrivs inom beslutade budgetramar. Den interna kontrollen är därmed ett viktigt verktyg för förvaltningsledning och nämnd för att styra både verksamhet och ekonomi. Den interna kontrollen inom en nämnd ska bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Detta betyder att den ska omfatta mål och strategier, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämnd ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas med övergripande riktlinjer och regler. Lagar och riktlinjer Kommunallagen Enligt kommunallagen 6 kap. 6 § ska varje nämnd se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat samt de mål och föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Stadens riktlinjer och anvisningar Stadens regler för ekonomisk förvaltning 6 kap. behandlar nämndernas arbete med intern kontroll. Där framgår att den interna kontrollen inom varje nämnd ska bygga på en helhetssyn av den kommunala verksamheten. Det betyder att den ska omfatta mål och strategier, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Syftet är att säkerställa att: - lagstiftning och andra för nämnden gällande riktlinjer, regler och beslut följs - anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig och stadens tillgångar skyddas - risken för fel och oegentligheter minimeras - redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande tillförlitlig och ändamålsenlig - säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och it- system är tillfredsställande. Stadsledningskontoret har utfärdat tillämpningsanvisningar (Dnr KS 2025/1177) för att vägleda förvaltningarna i arbetet med att Stadsarkivets system för intern kontroll Tjänsteutlåtande Sida 3 (5) utveckla formerna för den interna kontrollen. Anvisningarna förtydligar och kompletterar stadens regler för ekonomisk förvaltning. Intern kontroll på Stadsarkivet Stadsarkivets interna kontroll följer stadens riktlinjer och anvisningar. Nedan följer en beskrivning hur arbetet ser ut och hur ansvaret fördelas. Väsentlighets- och riskanalys Internkontrollarbetet börjar med en väsentlighet- och riskanalys. Syftet med väsentlighets- och riskanalysen är att öka förutsättningarna att ”rätt” områden kontrolleras. Syftet är också att genom förbyggande hantering föregripa en oönskad händelse innan den inträffar. De processer som är väsentliga inom nämndens ansvarsområde ska identifieras. Det kan vara kärnprocesser i verksamheten, stödprocesser eller ledningsprocesser. Utöver detta är vissa processer obligatoriska att hantera i väsentlighets- och riskanalysen. De finns upplagda i ILS-webb hos berörda nämnder. Det är processer som är väsentliga oavsett vilket uppdrag och inriktning respektive nämnd har. Alla processer ska brytas ned i väsentliga delprocesser och risker kopplade till delprocesserna ska identifieras. Till det ska det förebyggande arbetet beskrivas för att minimera risken för fel och oegentligheter. Riskerna ska värderas utifrån sannolikhet och konsekvens och utifrån detta ska en riskrespons framgå. Analysen genomförs i samband med verksamhetsplaneringen. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå vid fel eller misskötsel. De olika slag av konsekvenser som bedöms kan vara ekonomiska, verksamhetsmässiga eller förtroenderelaterade. Det kan vara konsekvenser för såväl nämnd som den enskilda medborgaren. I analysen av risk bedöms sannolikheten för att fel eller misskötsel kan inträffa. Stadsarkivets system för intern kontroll Tjänsteutlåtande Sida 4 (5) Bedömningen av sannolikhet och konsekvens görs enligt en femgradig skala: Sannolikhet Konsekvens 1. Låg 1. Försumbar 2. Medel 2. Måttlig 3. Hög 3. Betydande 4. Mycket hög 4. Allvarlig Utifrån värderingen av den oönskade händelsen tas beslut om riskrespons och eventuella direktåtgärder. Om risken får ett värde på 8 eller högre ska den med i internkontrollplanen. Internkontrollplanen Utifrån den genomförda väsentlighets- och riskanalysen tar Stadsarkivet årligen fram ett förslag till internkontrollplan i samband med verksamhetsplanen. Det övergripande syftet med internkontrollplanen är att kvalitetssäkra nämndens processer och minska risken för fel och oegentligheter. Internkontrollplanen ska beskriva vilka kontroller som ska genomföras under kommande verksamhetsår. Uppföljning av internkontrollplanen Under året ska uppföljningen av de löpande kontrollerna genomföras i enlighet med internkontrollplanen. I samband med tertialrapport 2 ska nämnden delrapportera hur det interna kontrollarbetet har fortlöpt med fokus på väsentliga avvikelser samt de åtgärder som vidtagits för att hantera avvikelserna. Resultatet av genomförda kontroller dokumenteras och rapporteras av nämnden i samband med verksamhetsberättelsen. Nämnden ska bedöma huruvida den interna kontrollen under året varit tillräcklig, delvis tillräcklig eller otillräcklig. Om allvarliga brister upptäcks i den interna kontrollen ska det omedelbart rapporteras till närmast överordnad chef. Vid misstanke om brott som kan leda till rättsliga påföljder ska nämnden omgående informeras och vidta åtgärder. Dessutom ska stadsrevisionen informeras. Stadsarkivets system för intern kontroll Tjänsteutlåtande Sida 5 (5) Organisation och ansvarsfördelning Kulturnämnden Nämnden har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas. Nämnden ska därutöver årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Nämnden ska försäkra sig om att internkontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder om säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Förvaltningschef Förvaltningschef ska upprätta förslag till system för intern kontroll för nämnden och ska se till att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll inom alla verksamhetsområden. Vidare säkerställer förvaltningschefen att väsentlighets- och riskanalys genomförs och dokumenteras samt upprättar, utifrån väsentlighets- och riskanalysen, förslag till internkontrollplan till nämnden. Förvaltningschef ska i samband med tertialrapport 2 och verksamhetsberättelsen rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nämnden de åtgärder som krävs för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Förvaltningschefen ska omgående informera nämnden och revisionskontoret om det på Stadsarkivet uppdagas förhållanden som medför misstanke om att brott föreligger. Förvaltningschef ska också se till att nämnden och revisionskontoret informeras om de åtgärder som vidtas. Enhetschef Enhetschefen ansvarar för den löpande interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Avvikelser ska rapporteras till förvaltningschef. Enhetschefen ansvarar för att genomföra en väsentlighets- och riskanalys inom sitt verksamhetsområde samt dokumentera vidtagna aktiviteter med anledning av väsentlighet- och riskanalysen. Enhetschef ska också sprida kunskap och involvera medarbetare i arbetet med att identifiera och analysera oönskade händelser och dess konsekvenser och risker. Medarbetarna Samtliga anställda är skyldiga att följa gällande regler och anvisningar för intern kontroll. Medarbetarna ska delta i arbetet att identifiera oönskade händelser och riskbedöma dem i syfte att minimera fel och misskötsel. Avvikelser ska rapporteras till närmast överordnad chef. Stadsarkivets system för intern kontroll --- [Bilaga VP Vasentlighets- och riskanalys samt internkontroll.pdf] Stadsarkivet Bilaga till verksamhetsplan 2026 Dnr: SSA 2025/6364 Sid 1 (16) 2025-12-03 Handläggare: Till: Johan Bergkvist Kulturnämnden Telefon: 08-50828300 Väsentlighets- och riskanalys samt internkontrollplan 2026 för Stadsarkivet Stadsarkivet 08-50828300 stadsarkivet@stockholm.se s tart.stockholm Tjänsteutlåtande Sid 2 (16) Innehållsförteckning Inledning ................................................................................................................................... 3 Risköversikt .............................................................................................................................. 4 Internkontrollplan .................................................................................................................. 16 start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 3 (16) Inledning Nämndens internkontrollarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för internkontroll, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internkontrollplan. Systemet för internkontroll ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån processerna och delprocesser ska oönskade händelser, risker, identifieras. Dessa ska värderas (1-4) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internkontrollplanen. I internkontrollplanen planerar nämnden hur de löpande kontrollerna ska följas upp. Internkontrollplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med tertialrapport 2 och verksamhetsberättelsen. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 4 (16) Risköversikt start.stockholm 08-50828300 snevkesnoK 5 14 51 10 45 48 Kritisk Hög Medium 4 Låg 2 3 4 7 12 6 8 9 11 16 Konsekvens Sannolikhet 23 35 52 17 18 19 20 21 26 36 37 38 39 4 Allvarlig Mycket hög 3 3 Betydande Hög 44 46 2 Måttlig Medelhög 1 Försumbar Låg 1 22 25 28 29 13 15 24 27 30 49 34 40 43 31 32 33 41 42 2 47 50 1 Sannolikhet 1 2 3 4 Tjänsteutlåtande Sid 5 (16) 3 Hög41 Medium 8 Låg Totalt: 52 Process Delprocess Nr Risk Risknivå Direktåtgärder Arkivpedagogik Programverksamhet med 1 Alltför resurskrävande evenemang Låg (2) föreläsningar Förebyggande hantering Proaktiv planering, tydliga rutinbeskrivningar. Bra teknisk infrastruktur. 2 Föreläsningarna upplevs inte som relevanta av Medium (3) besökarna Förebyggande hantering Checklistor som säkerställer att programinnehållet lyfter relevanta och önskvärda frågeställningar. Bra teknisk infrastruktur. Proaktiv planering, tydliga rutinbeskrivningar. Målgruppspassad och riktad kommunikation. Skriva poster på 3 Felaktig information i posterna Medium (3) Stockholmskällan Förebyggande hantering Samordning och kvalitetskontroll. Visningar för skolklasser 4 Lärare tycker inte att visningarna är ett stöd i Medium (3) undervisningen Förebyggande hantering Enkäter som följer upp lärarnas uppfattning om våra visningar samt omhändertagande av resultaten i den pedagogiska verksamhetsplaneringen. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 6 (16) Process Delprocess Nr Risk Risknivå Direktåtgärder Ekonomistyrning Budget och uppföljning 5 Budgetavvikelser upptäckts för sent vilket Medium (4) leder till underskott Förebyggande hantering Månatlig analys och budgetuppföljning av intäkter och kostnader. Chefer arbetar i stadens prognosverktyg Hypergene. Penninghantering och 6 Oegentligheter avseende förtroendekänsliga Fastställa anvisningar Medium (6) medelsförvaltning poster avseende resor och representation Förebyggande hantering Information om riktlinjer för medarbetare och stöd för attestanter av leverantörsfakturor. Stickprovskontroller av leverantörsfakturor. Redovisning 7 Räkenskaperna är inte upprättade i enlighet Medium (3) med god redovisningssed Förebyggande hantering Förvaltningen håller sig uppdaterad om förändringar av riktlinjer och lagar. Främja stadens Arkivvård 8 Bristfällig metadata och olämpliga arkivformat Medium (6) informationshantering Förebyggande hantering Arkivvårdsplan med prioriterade arbetsuppgifter. 9 Skadedjur och mögel i magasinen Medium (6) Förebyggande hantering Rutiner för rapportering om skadade handlingar för vidare hantering, till exempel sanering och vidareutredning. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 7 (16) Främja stadens Inspektioner och 10 Brister hos stadens verksamheter åtgärdas inte Nya arkivregler Hög (8) informationshantering förelägganden eller upptäcks inte vid uppföljning Förebyggande hantering Fånga upp verksamheternas behov på tydliga arkivregler, beslut, mallar och vägledningar. 11 Stadens verksamheters arkivlokaler är Medium (6) undermåliga Förebyggande hantering När lokaler inte hinns med under ordinarie inspektionstid bokas ny tid. Ett samarbete med utbildningsförvaltningen har inletts gällande skolinspektioner. Under 2027 planeras ta fram en separat inspektionsmetod/rutin för skolor. Ta emot arkiv 12 Arkiv är i undermåligt skick vid leverans Medium (3) Förebyggande hantering Stadsarkivet granskar arkivredovisningen samt gör kontroller av det fysiska arkivet inför leverans. 13 Leveransprojekt till e-arkivet tar lång tid Medium (4) Förebyggande hantering Stadsarkivet har sett över den digitala leveransprocessen och skapat en ny regel, tremånadersregeln för att bättre kunna hantera resurser och få leveransprocessen att röra sig framåt. 14 Skadedjur följer med vid leverans av analoga Medium (4) leveranser Förebyggande hantering Stadsarkivet uppmanar levererande verksamhet att alltid återkoppla om man hittat spår av skadedjur. Om skadedjur har hittats förvaras arkivet i ett karantänsområde innan eller vid ankomst till Stadsarkivet. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 8 (16) Tillhandahålla 15 Stadsarkivet saknar kompetens att utföra de Medium (4) arkivarietjänster för stadens uppdrag som efterfrågas verksamheter Förebyggande hantering Kompetensutveckling och rekrytering Förvalta och vidareutveckla e-arkiv Stockholm 16 e-arkiv Stockholm uppfyller inte nya krav på Medium (6) stadsgemensamma IT-stöd säkerhet Förebyggande hantering Nära samarbete med stadsledningskontorets projekt LångSIKT för att kartlägga utvecklingsbehoven. Dialog och diskussion med projektet och leverantörer för att implementera kostnadseffektiva lösningar som uppfyller kraven. eDok 17 eDok uppfyller inte nya krav på säkerhet Medium (6) Förebyggande hantering Nära samarbete med stadsledningskontorets projekt LångSIKT för att kartlägga utvecklingsbehoven. Dialog och diskussion med projektet och leverantörer för att implementera kostnadseffektiva lösningar som uppfyller kraven. Hantering och arkivering av Arkivera förvaltningens 18 Stadsarkivet hanterar och arkiverar sina egna Medium (6) allmänna handlingar handlingar handlingar felaktigt Förebyggande hantering Förstärkt organisation för att följa upp och förbättra diarieföring. Intern kompetensutveckling. Inköp Avrop 19 Avrop sker inte enligt avtal Medium (6) Förebyggande hantering Rekvirenter för inköpssystemet får utbildning för att bättre kunna följa centrala avtal och bättre systemutnyttjande i inköpssystemet. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 9 (16) Inköp Avtal 20 Brister i följsamhet mot ingångna avtal Medium (6) Förebyggande hantering De egna avtalen följs upp genom återkommande möten med leverantörerna och brister och fel tas upp i dessa möten. Upphandling 21 Otillåten direktupphandling sker Ta fram riktlinjer för Medium (6) direktupphandling Förebyggande hantering Information om gällande riktlinjer och LOU samt kontroller av inköp mot centrala avtal. Lokalförsörjning Hyresavtalsvård 22 Stadsarkivets lokalhyra motsvarar inte nyttan Låg (2) med lokalerna Förebyggande hantering Efter omgörning av kontorslokalerna på Kungsklippan nyttjas lokalerna mer effektivt genom uthyrning till andra verksamheter i staden. En särskild funktion inrättas för uppföljning och service till Stadsarkivets hyresgäster. Lokalförsörjningsarbete 23 Bristande analys av lokalbehov för Medium (3) arkivförvaring Förebyggande hantering Återkommande uppföljning av beståndet i arkivlokalerna samt projektet "Töm stan på papper" med syfte att fler av stadens verksamheter levererar sina arkiv till Stadsarkivet. Lokalprojekt 24 Fördyringar och förseningar av projekt Medium (4) Förebyggande hantering Löpande uppföljningsmöten med fastighetskontoret start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 10 (16) Lönehantering Attesträtt 25 Avvikelse från delegationsordning vid attest av Låg (2) lön Förebyggande hantering Delegationsordningen beskriver vad som gäller för attest. Stadsarkivet kontrollerar ett urval av attester. Behörigheter i stadens 26 Felaktig behörighetstilldelning i lönesystem Medium (6) centrala lönesystem Förebyggande hantering Kontroller av behörigheter Löneskuldshantering 27 Fel inför lönekörning medför löneskulder Medium (4) Förebyggande hantering Checklista Lönekollen till alla förvaltningens chefer i förebyggande syfte. Omvandlad okompenserad tid 28 Medarbetare arbetar för mycket Låg (2) Förebyggande hantering Ansvarig chef kontrollerar övertidsjournal och kompsaldo varje månad enligt rutin och checklista Lönekollen Organisationsträd i LISA 29 Behörighet stämmer inte med Låg (2) självservice delegationsordning Förebyggande hantering Förvaltningen granskar organisationsträd i Lisa självservice. Personalförteckning 30 Felaktigheter i personalförteckningen Medium (4) Förebyggande hantering Ansvarig chef kontrollerar personalförteckning varje månad enligt rutin och Lönekollen. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 11 (16) Lönehantering Semesteruttag per år 31 Medarbetare tar ut färre än 20 semesterdagar Medium (4) Förebyggande hantering Chef ansvarar för att regelbundet kontrollera medarbetares semestersaldo. Förvaltningen gör en årlig kontroll efter sommaren. Vid avvikelser skickas påminnelser till berörd chef. Slumpmässig kontroll 32 Felaktiga löneutbetalningar Medium (4) Förebyggande hantering Förvaltningen kontrollerar varje månad ett urval av Lönekollen för chefer, attesterad utbetald lön, löneskuldshantering och attesträtt (tas ut från Lisa självservice). Utbetald lön 33 Felaktiga utbetalningar Medium (4) Förebyggande hantering Chef enligt delegation kontrollerar varje månad. Förvaltningen kontrollerar ett urval av attesterade utbetalda löner varje månad. Övertidsjournal 34 Medarbetare arbetar för mycket övertid Låg (2) Förebyggande hantering Chef enligt delegation kontrollerar varje månad övertidsjournal Motverka otillåten påverkan Förebygga otillåten påverkan 35 Bristande följsamhet mot lagar, regler och Medium (3) riktlinjer Förebyggande hantering Information och utbildning. Utveckla och följa rutiner och vägledning start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 12 (16) Motverka otillåten påverkan Hantera otillåten påverkan 36 Lokala rutiner för att hantera otillåten påverkan Medium (6) är inte kända Förebyggande hantering Informera om lokala rutiner för medarebetare Motverka välfärdsbrott Förebygga välfärdsbrott 37 Brister i uppföljning mot lagar, regler och Medium (6) riktlinjer Förebyggande hantering Information och utbildning. Utveckla och följa rutiner och vägledning. Hantera välfärdsbrott 38 Bristande kompetens och avsaknad av rutiner Medium (6) Förebyggande hantering Utveckla metod- och analysstöd. Information och utbildning. Upptäcka välfärdsbrott 39 Brister i rutiner och uppföljning av leverantörer Medium (6) Förebyggande hantering Tydliga rutiner för uppföljning och kontroll av till exempel leverantörer. Rekrytering Annonsering 40 Otydliga eller exkluderande annonser Låg (2) Förebyggande hantering Förvaltningen använder serviceförvaltningen rekrytering för formulering av annons utifrån kraven i rekryteringsprocessen. Förvaltningens chefer uppmanas att genomgå utbildning i kompetensbaserad rekrytering som finns på utbildningsplattformen. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 13 (16) Rekrytering Kompetensbaserade 41 Intervjuer följer inte stadens Medium (4) intervjuer kompetensbaserade rekryteringsprocess Förebyggande hantering Förvaltningen använder serviceförvaltningens rekryteringsstöd vid intervjuer som följer och dokumenterar utifrån intervjuunderlag och bedömningsmatris. Kravprofil 42 Rekrytering sker utifrån bristande krav Medium (4) Förebyggande hantering Serviceförvaltningens rekrytering används vid rekryteringen och säkerställer att alla stegen följs i processen. Urval för intervju 43 Urval för intervju sker inte utifrån efterfrågade Låg (2) kompetenser och kvalifikationer Förebyggande hantering Serviceförvaltningens rekrytering används för att säkerställa att alla stegen sker utifrån rekryteringsprocessen. Verifiering 44 Kontroller för verifiering genomförs och Medium (6) dokumenteras inte Förebyggande hantering Serviceförvaltningen anlitas för rekryteringen och följer stegen i rekryteringsprocessen. Kontroll av legitimation och betyg och intyg ska utföras av serviceförvaltningen eller rekryterande chef innan anställning erbjuds. Systematiskt Fastställa krav genom 45 Otillräcklig informationsklassning Hög (8) informationssäkerhetsarbete informationsklassning Förebyggande hantering Se till att alla informationstillgångar är klassade och att rutiner finns för regelbunden uppföljning. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 14 (16) Fastställa lokal anvisning för 46 Otydligt ansvar för informationshantering i Medium (6) informationssäkerhet organisationen Förebyggande hantering Fastställa och implementera lokal anvisning för informationssäkerhet samt säkerställa att det finns tillräckliga resurser för att upprätthålla ett systematiskt informationssäkerhetsarbete. Informationssäkerhet inom 47 Ingen uppföljning av kontroll Medium (4) upphandlingsförfarande Förebyggande hantering En rutin behövs för uppföljning av hur leverantörer efterlever kraven på informationssäkerhet. Lokal rutin för 48 Obehörig åtkomst till information Hög (8) behörighetshantering Förebyggande hantering Framtagna rutiner för behörighetstilldelning och uppföljning ska användas för samtliga informationstillgångar som innehåller känslig information. Rutin för incidenthantering 49 Incidenter hanteras inte korrekt Medium (6) Förebyggande hantering Rutiner för rapportering och hantering av informationssäkerhets- och personuppgiftsincidenter behöver implementeras i hela verksamheten. Tillgängliggöra Besvara förfrågningar om 50 Medborgare får felaktig information om Medium (4) arkivinformation arkiven bestånd och tillgänglighet Förebyggande hantering Löpande information och avstämningar med ansvariga för arkivleveranser. Uppdaterade arkivförteckningar och register. Information via verksamhetsmöten och övriga kommunikationskanaler. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 15 (16) Lämna ut arkivinformation 51 Felaktigt utlämnande av sekretessbelagt Medium (4) material Förebyggande hantering Begränsa handläggningen av sekretessbelagd information till ett fåtal handläggare med god kompetens. Genomföra löpande kompetensutveckling i sekretesslagstiftningen samt ha nära dialog med förvaltningens jurist. Ta fram arkivhandlingar ur 52 Arkivhandlingar kan inte återfinnas Medium (3) arkivmagasinen Förebyggande hantering Rutiner kring framtagning och återställning av information. Löpande uppdatera arkivsystemet Arkis med korrekta placeringar. start.stockholm 08-50828300 Tjänsteutlåtande Sid 16 (16) Internkontrollplan Process Delprocess Nr Risk Riskvärde Kontroll Främja stadens Inspektioner och 1 Brister hos stadens verksamheter åtgärdas inte Kontroll av genomförda Hög (8) informationshantering förelägganden eller upptäcks inte vid uppföljning åtgärder Kontrollen syftar till att de nya Förebyggande hantering arkivreglerna och metodstöden Fånga upp verksamheternas behov på tydliga är framtagna och fångat upp arkivregler, beslut, mallar och vägledningar. verksamheternas behov. Systematiskt Fastställa krav genom 2 Otillräcklig informationsklassning Kontroll av rutiner för Hög (8) informationssäkerhetsarbete informationsklassning informationsklassningar Förebyggande hantering Kontroll av hur rutiner och Se till att alla informationstillgångar är klassade prioriteringar för och att rutiner finns för regelbunden uppföljning. informationsklassningar efterlevs. Lokal rutin för 3 Obehörig åtkomst till information Kontroll av rutiner för Hög (8) behörighetshantering behörighetsstyrning Förebyggande hantering Kontrollera att framtagna rutiner Framtagna rutiner för behörighetstilldelning och för behörighetstilldelning och uppföljning ska användas för samtliga uppföljning följs, särskilt för informationstillgångar som innehåller känslig informationstillgångar med information. känslig information. start.stockholm 08-50828300 --- [Bilaga VP Ledningens genomgang informationssakerhet 2026.pdf] Ledningens genomgång 2026 Stadsarkivet Ledningens genomgång Dnr: SSA 2025/6370 Kontaktperson: Gustav Fors och Emelie Geuken 3 (10) 1 Sammanfattning Den information som Stadsarkivet hanterar ska vara korrekt och tillgänglig för dem som behöver använda den men den behöver samtidigt skyddas från att röjas för obehöriga, förvanskas eller förstöras. Detta är kärnan i Stadsarkivets informations- säkerhetsarbete, informationen som Stadsarkivet förvarar och hanterar behöver skyddas så att den kan användas. I denna genomgång har relevanta dokument granskats för att belysa vilka åtgärder som behöver vidtas inom informationssäkerhets- området på Stadsarkivet. Denna granskning har lett till ett antal föreslagna prioriterade aktiviteter för de kommande tre åren. Kommande ny lagstiftning innebär att Stadsarkivet behöver arbeta mer aktivt med att stärka informationssäkerhetsarbetet. Framförallt genom att öka kunskapen om dessa frågor hos ledningen och genom att förtydliga ansvarsfördelningen avseende informationssäkerhetsfrågor. Genomgången berör inte informationssäkerhet inom säkerhetsskyddsarbetet. Detta hanteras enligt stadens tillämpningsanvisning för säkerhetsskydd, KS 2023/751. 4 (10) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning .............................................................................3 1.1 Faktorer som påverkar verksamhetens LIS .....................................5 1.1.1 Omvärldsbevakning – hot, trender och ny lagstiftning ................5 1.1.2 Vad händer inom staden – budget, inriktningar, lokala förändringar eller satsningar ........................................................5 1.1.3 Vad har verksamheten identifierat i RSA-arbetet ........................6 1.1.4 Resultatet från egen uppföljning (VoR och IKP) ..........................6 1.1.5 Resultatet från revisioner ............................................................7 1.1.6 Risker som identifierats i GDPR-årsrapport ................................7 1.1.7 Information om avvikelser (incidenter och andra händelser) .......7 1.2 Uppföljning av föreslagna förbättringar inför 2025 ...........................7 1.3 Förbättringar som föreslås för verksamhetens LIS ..........................8 5 (10) 1.1 Faktorer som påverkar verksamhetens LIS Stockholms stads informationssäkerhetsarbete utgår från standarden ISO 27001. Den utgör en grund för ett ledningssystem för informationssäkerhet, LIS, som är ett arbetssätt för hur en verksamhet bör arbete med informationssäkerhetsfrågor. I Stockholms stad regleras informationssäkerhetsarbetet av ”Riktlinje för informationssäkerhet i Stockholms stad” med tillhörande tillämpningsanvisningar. Den kommande cybersäkerhetslagen kommer också få påverkan på informationssäkerhetsarbetet. 1.1.1 Omvärldsbevakning – hot, trender och ny lagstiftning Världsläget fortsätter att vara oroligt och säkerhetsfrågor inklusive informationssäkerhetsfrågor står högt på agendan både globalt och nationellt. Under året har Stockholms stad, och ett stort antal andra myndigheter, drabbats av en storskalig personuppgiftsincident på grund av en cyberattack mot en leverantör. NIS2 och CER-direktiven har trätt i kraft och ska implementeras i svensk lag. NIS2 syftar till att uppnå en gemensam standard för informationssäkerhet inom EU medan CER syftar till att stärka motståndskraften för samhällsviktig verksamhet inom EU. Offentlig förvaltning är en av de sektorer som omfattas av NIS2 såväl som CER, vilket gör att Stadsarkivet likt Stockholms stads övriga förvaltningar omfattas. En ny cybersäkerhetslag där NIS2-direktivet implementeras ska enligt regeringens förslag träda i kraft den 15 januari 2026. 1.1.2 Vad händer inom staden – budget, inriktningar, lokala förändringar eller satsningar Enligt majoritetens förslag till budget för 2026 ska varje nämnd och bolag i Stockholms utveckla och stärka arbetet med informationssäkerhet samt beakta risker och sårbarheter med generativ AI och syntetisk media. Det pågår ett flertal projekt för att utreda hur staden kan använda AI som Stadsarkivet behöver bevaka och delta i. 1.1.3 Vad har verksamheten identifierat i RSA-arbetet I Stadsarkivets senaste risk- och sårbarhetsanalys tas risker avseende obehöriga intrång i systemen eDok och e-arkivet upp. Dessa intrång skulle kunna leda till att information röjs, förvanskas eller förstörs. Dessa risker minimeras genom löpande arbete med 6 (10) simulerade tester för att utvärdera och fastställa systemens säkerhet. En stor del av ansvaret åligger stadens centrala leverantör Vivicta. Även gällande de fysiska arkivlokalernas säkerhet finns det risker som kan leda till att information röjs, förvanskas eller förstörs. I arbetet med lokalsäkerheten behöver det säkerställas att obehöriga inte får tillgång till lokalerna samt att de är skyddade för yttre förhållanden så som klimatförändringar. Under 2026 inleds en ny RSA-cykel enligt stadens handbok för risk- och sårbarhetsanalys. 1.1.4 Resultatet från egen uppföljning (VoR och IKP) Enligt Stadsarkivets väsentlighets- och riskanalys för 2025 finns följande brister rörande systematiskt informationssäkerhetsarbete under KF:s mål för verksamhetsområde 3.5 Hög beredskap och stark rådighet ska råda i alla verksamhetsområden: Behörighetshantering Implementering av lokal anvisning Incidenthantering Informationsklassning Informationssäkerhet inom upphandlingsförfarande Av dessa brister har implementering av lokal anvisning och informationsklassning tagits med i internkontrollplanen. En kontrollpunkt är att följa upp att klassningar av information i de lokala system som ska föras över till det nya systemtjänsteavtalet har gjorts. Detta har genomförts som ett led i överföringen till det nya systemtjänsteavtalet. Det kvarstår dock flera frågor angående de lokala systemen som behöver följas upp, vilka delvis är beroende av resultatet av stadens projekt långSIKT. En lokal anvisning har ännu inte implementerats, vilket bör prioriteras under 2026. En mer detaljerad genomgång av dessa brister och föreslagna åtgärder finns i avsnitt 1.2 i genomgången. 1.1.5 Resultatet från revisioner I Stadsrevisionens årsrapport avseende Kulturnämnden 2024 lyfts att Stadsarkivet behöver ta fram en lokal anvisning för informationssäkerhet och att informationsklassningar av de informationstillgångar som ännu inte har klassats behöver genomföras. 7 (10) 1.1.6 Risker som identifierats i GDPR-årsrapport I den senaste årsrapporterna från dataskyddsombudet har ett flertal risker identifierats. Bland annat konstateras det att alla informationstillgångar inte är klassade och att det saknas tydliga rutiner för när och hur informationsklassningar och konsekvens- bedömningar ska göras. Gällande Stadsarkivets system eDok och e- arkiv Stockholm görs informationsklassningar kontinuerligt och handlingsplanerna följs upp i form av exempelvis penetrationstester och framtagande av rutiner. Men för övriga informationstillgångar saknas det fortfarande rutiner och en tydlig ansvarsfördelning för dessa frågor. 1.1.7 Information om avvikelser (incidenter och andra händelser) Det finns brister i incidentrapporteringen vad gäller så väl personuppgiftsincidenter som övriga informations- säkerhetsincidenter. När det gäller större potentiella incidenter så tas dessa om hand enligt fastställda rutiner. Men det är få incidenter som rapporteras. Förbättrade rutiner behövs för incident- rapportering för att säkerställa att fler incidenter fångas upp och hanteras. Enheten IT och digitalisering har under året tagit fram interna rutiner för incidentrapportering, liknande rutiner behöver implementeras för hela Stadsarkivet. Utbildningsinsatser kring vad som utgör en incident behöver också genomföras. 1.2 Uppföljning av föreslagna förbättringar inför 2025 Följande förbättringar föreslogs i ledningens genomgång inför 2025: Färdigställa och implementera lokal anvisning för informationssäkerhet En inventering har visat att Stadsarkivet saknar en lokal anvisning för informationssäkerhet. En lokal anvisning krävs för att beskriva hur stadens övergripande ledningssystem för informationssäkerhet omhändertas i den egna verksamheten. För att en lokal anvisning ska fungera i praktiken behöver det säkerställas att de roller och ansvarsområden som fastställs har tillräckliga resurser för att anvisningen ska kunna tillämpas. Stadsarkivets ledning behöver utreda vilka behov som finns för att informationssäkerhets- och dataskyddsarbetet ska fungera. 8 (10) En lokal anvisning har ännu inte implementerats. I ledningens genomgång 2025 föreslogs att Stadsarkivets ledning skulle utreda vilka behov som finns för att informationssäkerhets- och dataskyddsarbetet ska fungera. En dokumentcontroller har anställts i syfte att stärka Stadsarkivets internkontroll och informations- hantering. Det kvarstår att göra en genomgående analys av vilka resurser som behövs för att Stadsarkivet ska kunna bedriva ett mer systematiskt informationssäkerhetsarbete, förslagsvis görs detta i samband med att den lokala anvisningen tas fram. Genomföra inventering och klassning Inventering och klassning ska genomföras enligt följande plan. - Uppdatering av registerförteckning över personuppgifts- behandlingar enligt dataskyddsförordningen. - Fokus på att inventera och klassa informationstillgångar som innehåller stora mängder personuppgifter. - Behovet av och möjligheten till att ta in konsultstöd för att genomföra vissa klassningar samt upprätta en grund för en ny registerförteckning bör utredas. Registerförteckningen har delvis uppdaterats. Det behövs dock tydligare rutiner för när och hur uppdateringar ska ske för att säkerställa att den löpande hålls uppdaterad. Ett flertal informationsklassningar har genomförts under året. Bland annat för eDok och e-arkivet som är de tillgångar som innehåller flest personuppgifter. Konsultstöd har tagits in för att leda klassningar och ta fram rutiner, dock ej med önskat resultat. Rekommendationen att se över hur det ska säkerställas att det finns tillräckliga resurser för att driva det arbetet framåt kvarstår därför. Rutiner för behörighetstilldelning och behörighetsuppföljning Nya rutiner för tilldelning och uppföljning av behörigheter till system, databaser, gruppdiskar etc. behöver implementeras under 2025. Nya rutiner för behörighetstilldelning och behörighetsuppföljning har delvis tagits fram och implementerats. Bland annat avseende e- arkivet. Dessa rutiner är ändamålsenliga och det bör utredas om de kan användas även till fler system och informationstillgångar. Utredning av NIS2 och kommande nationell lagstiftning En genomlysning av hur NIS2 och tillkommande svensk lagstiftning 9 (10) påverkar Stadsarkivet och vilka åtgärder som detta innebär behöver genomföras under året. Informationssäkerhetssamordnaren har följt utvecklingen av den kommande cybersäkerhetslagen under året. Då den försenats har en fullständig analys av hur den kommer påverka Stadsarkivet inte kunnat göras. Stadsarkivet behöver invänta kommande föreskrifter samt stadens centrala riktlinjer på området men även avsätta resurser för att aktivt arbeta löpande med frågor kopplade till lagstiftningen. 1.3 Förbättringar som föreslås för verksamhetens LIS Föreslagna aktiviteter för de kommande tre åren Dessa åtgärder föreslås utöver de kompletteringar som nämns i uppföljningen ovan: 2026 Implementera lokal anvisning för informationssäkerhet En lokal anvisning för informationssäkerhet finns ännu inte på plats. Under 2026 ska en lokal anvisning vara implementerad. Ledningen behöver säkerställa att tillräckliga resurser för att genomföra detta finns på plats och att anvisningen följs i den löpande verksamheten. Utbildning för ledningsgruppen Enligt 2 kap. 4 § i förslaget till cybersäkerhetslag ska de personer som ingår i ledningen för en verksamhetsutövare genomgå utbildning om säkerhetsåtgärder. Då ansvaret för informationssäkerhetsarbetet ytterst ligger hos ledningen, i Stadsarkivets fall ledningsgruppen, behöver samtliga i ledningsgruppen genomgå utbildningar för få bättre förståelse för informationssäkerhetsfrågor. Översyn av arbetet med RSA Under 2026 inleds en ny omgång inom stadens RSA-process. I detta arbete behöver informationssäkerhetsfrågor ingå på ett tydligare sätt än tidigare. Ta fram en prioriteringslista för informationsklassningar En fastställd prioriteringslista för de informationsklassningar som behöver göras kommer underlätta det systematiska 10 (10) informationssäkerhetsarbetet och säkerställa att tillräckliga resurser finns för att utföra dem. 2027 Förbättrad incidentrapportering Idag rapporteras få incidenter överlag på Stadsarkivet. Vare sig det gäller informationssäkerhet, dataskydd eller arbetsmiljö. Rutiner finns på plats men de följs inte i tillräcklig grad. En översyn av dessa rutiner och utbildningsinsatser krävs för att rapporteringen ska öka. Utifrån RSA säkerställa att kontinuitetsplaner finns RSA-arbetet ska utmynna i olika typer av kontinuitetshanteringsåtgärder. Det behöver säkerställas att dessa finns på plats inom ramen för informationssäkerhetsarbetet. Öva utifrån framtagna kontinuitetsplaner De framtagna kontinuitetsplanerna behöver i den mån det är möjligt testas. 2028 Informationssäkerhet inom upphandlingsförfarande En genomlysning av hur Stadsarkivet arbetar med informationssäkerhet i samband med upphandlingar bör genomföras. Översyn av leverantörsberoenden En inventering av vilka leverantörsberoenden som finns kopplat till Stadsarkivets informationshantering och om tillräckliga avtal finns på plats. Godkänd av Lennart Ploom Stadsarkivarie --- [Bilaga VP Plan for upphandling 2026.pdf] Planerade upphandlingar per inköpskategori förvaltning/bolag: 120 - Stadsarkivet Databaskopia från Kommers/DataMart: 2025-12-01 Rapportuttag från Agresso: 2025-12-01 Inköpskategori Beskrivning Planerad start av upphandlingen Avtalsstart Uppskattat värde kr Ansvarig Organisation Ansvarig upphandlare Kontraktstyp (Okategoriserat) Digitiseringstjänster 2025-12-08 2026-10-01 8 000 000 Stadsarkivet Funktion.Upphandling.ssa@stockholm.se Tjänster Planerade upphandlingar per inköpskategori förvaltning/bolag: 120 - Stadsarkivet Databaskopia från Kommers/DataMart: 2025-12-01 Rapportuttag från Agresso: 2025-12-01 Avtalstyp Inköpskategori kod Samtliga inköpskategorier Upphandlingens omfattning Diarienr Klient Ramavtal Gemensamt 9910; (Okategoriserat); Ramupphandlingen avser digitiseringstjänster såsom skanning av pappershandlingar, audio/video och ljud, ritningar, foton samt rSeSgAi s2t0re2r5in/6g3, 7in7dexering och1 2O0CR-tolkning av skannat, digital, informationsmaterial.