Nytt datasystem för sommarkollo – enklare för barn och föräldrar

Stadens nuvarande verksamhetssystem för kollo bygger på Microsofts produkter och levereras av Vivicta (tidigare Tietoevry). Lösningen står inför ett teknikskifte, initierat av Microsoft. Microsoft erbjuder inte längre möjlighet att använda egna servrar som idag, utan kunderna ska använda Microsofts molnbaserade tjänster. Kolloverksamheten kommer därför inte att kunna fortsätta att använda systemet på nuvarande sätt, det måste migreras/byggas om och anpassas till den nya tekniken. Leverantören kommer inte att kunna utveckla eller ge support till dagens version.Den funktionalitet som det nuvarande systemet erbjudet motsvarar inte verksamhetens behov längre. Flera funktioner kommer att behöva utvecklas och informationssäkerheten stärkas. Att utveckla dagens system skulle medföra stora kostnader. Kulturförvaltningen föreslår därför att kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla ett nytt systemstöd.Upphandlingens kontraktsvärde beräknas till 4,5-9 MSEK under en förväntad avtalsperiod på fyra år, med möjlighet till förlängning till totalt högst tio år.Planen är att upphandla ett nytt systemstöd under våren 2026 och påbörja införandet hösten 2026. [(Godkänd - R 1) Upphandling för systemstöd för kollo.pdf] Rede4w Kulturförvaltningen Tjänsteutlåtande Kulturstrategiska staben Dnr KUL 2025/1657 2026-01-08 Sida 1 (3) K1dst1au a2nn rt ige.2s sl5.t klo alSc iuptkorp hidca oksn lhme 6onl@mstockholm.se Handläggare Till Christina Preisler Schedin Kulturnämnden Telefon: 08-50831868 2026-01-20 Upphandling av verksamhetsstöd för att söka kollo Förvaltningens förslag till beslut 1. Kulturnämnden uppdrar åt kulturförvaltningen att upphandla ett nytt systemstöd för stadens sommargårdsverksamhet (kollo) i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande. 2. Kulturnämnden uppdrar åt förvaltningschefen att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal med vinnande anbudsgivare samt besluta i övriga frågor som rör upphandlingen. 3. Ärendet justeras omedelbart. Sammanfattning Stadens nuvarande verksamhetssystem för kollo bygger på Microsofts produkter och levereras av Vivicta (tidigare Tietoevry). Lösningen står inför ett teknikskifte, initierat av Microsoft. Microsoft erbjuder inte längre möjlighet att använda egna servrar som idag, utan kunderna ska använda Microsofts molnbaserade tjänster. Kolloverksamheten kommer därför inte att kunna fortsätta att använda systemet på nuvarande sätt, det måste migreras/byggas om och anpassas till den nya tekniken. Leverantören kommer inte att kunna utveckla eller ge support till dagens version. Den funktionalitet som det nuvarande systemet erbjudet motsvarar inte verksamhetens behov längre. Flera funktioner kommer att behöva utvecklas och informationssäkerheten stärkas. Att utveckla dagens system skulle medföra stora kostnader. Kulturförvaltningen föreslår därför att kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla ett nytt systemstöd. Upphandlingens kontraktsvärde beräknas till 4,5-9 MSEK under en förväntad avtalsperiod på fyra år, med möjlighet till förlängning till totalt högst tio år. Kulturförvaltningen Kulturstrategiska staben Planen är att upphandla ett nytt systemstöd under våren 2026 och Askebykroken 13 påbörja införandet hösten 2026. Box 8100 163 08 Spånga Växel 08-50831900 Fax kultur@stockholm.se https://start.stockholm Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1657 Sida 2 (3) Bakgrund Stockholms stads kolloverksamhet erbjuder sommarläger för barn och unga. Verksamheten upphandlas från ett antal leverantörer, och platserna fördelas av stadsdelsförvaltningarna enligt stadens riktlinjer för sommarkollo. Sedan 2023 har kulturförvaltningen samordningsansvar för stadens kolloverksamhet. Idag finns det omkring 94 000 stockholmare i åldrarna 7–16 år, som är målgruppen för kollo. Av dem söker cirka 9–10 %, eller 8 000 - 9 000 barn och unga, till kollo varje år. Ca 6 500 av dem deltar i stadens kolloverksamhet. För att kunna bedriva kolloverksamheten behöver staden ett systemstöd där vårdnadshavare kan skicka in en ansökan, handläggare kan granska inkomna ansökningar och fördela platserna enligt stadens riktlinjer, skapa fakturaunderlag till vårdnadshavare och följa upp verksamheten. Ärendet Det nuvarande systemet står inför ett teknikskifte och motsvarar inte de krav verksamheten ställer på systemet. Kulturförvaltningen behöver därför upphandla ett nytt systemstöd som motsvarar verksamhetens krav på funktionalitet och säkerhet och kan anpassas och utvecklas över tid. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom kulturstrategiska staben, enheten för stadsutveckling. Samtliga stadsdelsförvaltningar har vidaredelegerat beslut om upphandlingen till kulturnämnden. Förvaltningens synpunkter och förslag Stadens nuvarande verksamhetssystem för kollo bygger på Microsofts produkter och levereras av Vivicta (tidigare Tietoevry). Lösningen står inför ett teknikskifte, initierat av Microsoft. Microsoft erbjuder inte längre möjlighet att använda egna servrar som idag, utan kunderna ska använda Microsofts molnbaserade tjänster. Kolloverksamheten kommer därför inte att kunna fortsätta att använda systemet på nuvarande sätt, det måste migreras/byggas om och anpassas till den nya tekniken. Leverantören kommer inte att kunna utveckla eller ge support till dagens version. Den funktionalitet som det nuvarande systemet erbjudet motsvarar inte verksamhetens behov längre. Flera funktioner kommer att behöva utvecklas och informationssäkerheten stärkas. Att utveckla Upphandling av verksamhetsstöd för att dagens system skulle medföra stora kostnader. Kulturförvaltningen söka kollo Tjänsteutlåtande Dnr KUL 2025/1657 Sida 3 (3) föreslår därför att kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla ett nytt systemstöd. Kolloverksamheten behöver ett systemstöd som bättre motsvarar verksamhetens krav på funktionalitet och säkerhet. Målet är att ha ett gemensamt system för alla som arbetar i kolloprocessen och som underlättar administrationen för vårdnadshavare, handläggare och kolloarrangörer. Kulturförvaltningen har förberett sig inför en kommande upphandling genom att annonsera en RFI (Request for Information). RFI:n visade att det finns flera leverantörer som erbjuder lösningar som motsvarar kulturförvaltningens behov på ett bättre sätt än dagens lösning. Upphandlingens kontraktsvärde beräknas till 4,5-9 MSEK under en förväntad avtalsperiod på fyra år, med möjlighet till förlängning till totalt högst tio år. Tidplan Planen är att genomföra upphandlingen under våren 2026 och påbörja införandet hösten 2026. Kulturförvaltningen planerar för en upphandling med förhandlat förfarande med föregående annonsering, detta i enlighet med Lagen om offentlig upphandling 6 kap. 5§. Förvaltningens förslag Förvaltningen föreslår att kulturnämnden ger kulturförvaltningen i uppdrag att upphandla ett nytt systemstöd för stadens sommargårdsverksamhet (kollo) i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande. Maria Jansén Stina Westerberg Förvaltningschef TF Avdelningschef Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen Upphandling av verksamhetsstöd för att söka kollo Attesterat av Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer: Namn Datum Maria Jansén, Förvaltningschef 2026-01-09 Stina Westerberg, TF avdelningschef 2026-01-09